Lampiran 1 Wawancara perancangan sistem penjualan PT. Master

L 1 Lampiran 1
Wawancara perancangan sistem penjualan
PT. Master Centranusa Cemerlang
Tabel wawancara perancangan sistem penjualan terhadap manajer pemasaran
Nama
Jabatan
Tanggal Wawancara
Jam Wawancara
Tempat
Rusdi
Manajer Pemasaran
19 April 2010
09.00 WIB
Kantor PT. Master Centranusa Cemerlang
Daftar Pertanyaan :
1. Bagaimana cara anda memasarkan produk anda?
2. Apa kesulitan yang anda hadapi pada sistem yang sedang berjalan saat ini?
3. Apakah yang anda harapkan dari pengembangan sistem penjualan yang ada?
Jawaban :
1. Strategi saya dalam melakukan pemasaran biasanya melalui telpon, fax, email,
dan juga menawarkan langsung ke customer pada saat datang ke kantor kami.
2. Pada saat cso ingin melalukan konfirmasi penawaran diskon ketika saya tidak
berada di ruangan saya, cso harus menunggu saya sampai saya kembali. Dalam
hal ini sering kali membuat pihak customer menunggu lama dalam penawaran
diskon.
3. Saya berharap kedepannya sistem penjualan yang ada saat ini dapat berjalan
secara parallel dengan sistem penjualan berbasis web. Jadi secara pelayanan
kepada pelanggan juga dapat ditingkatkan karena perusahaan dapat memberikan
informasi dan pelayanan pemesanan barang melalui sistem yang akan
dikembangkan nanti, baik itu informasi produk-produk kami maupun informasi
mengenai pemesanan produk. Dan hal ini juga tentu dapat memperluas jaringan
atau market share dari perusahaan karena customer nantinya tidak terbatas oleh
jarak dan waktu, karena customer dapat berinteraksi langsung dengan perusahaan
melalui sistem yang akan dikembangkan nanti.
L 2 Tabel wawancara perancangan sistem penjualan terhadap CSO
Nama
Jabatan
Tanggal Wawancara
Jam Wawancara
Tempat
Aida
CSO
19 April 2010
10.00 WIB
PT. Master Centranusa Cemerlang
Daftar Pertanyaan:
1. Bagaimana cara pelanggan melakukan pembelian produk?
2. Bagaimana proses order di perusahaan anda?
3. Apakah anda mengalami kesulitan dalam proses order ini?
Jawaban :
1. Pelanggan melakukan order dengan menggunakan telepon, fax, atau email
terkadang ada yang datang langsung ke kantor.
2. Ketika customer memesan barang melalui sales maupun saya lalu saya
memeriksa data customer serta mencek customer melakukan penawaran diskon
atau tidak, jika customer melakukan penawaran diskon saya meminta persetujuan
ke manager pemasaran untuk dikonfirmasi harganya, jika penawaran diskon
yang manager pemasaran konfirmasi selesai atau tidak ada penawaran diskon
lalu saya membuat sales order serta membuat surat perintah produksi dan
dikirimkan ke bagian produksi untuk diproduksi, setelah diproduksi bagian
produksi mengirimkan barang ke bagian pengirimanan barang untuk dikirim
customer setelah barang sampai ke customer bagian pengiriman meminta tanda
tangan customer untuk konfirmasi bahwa barang telah dikirim lalu bagian
pengiriman memberikan konfirmasi ke saya untuk dibuat pernyataan order.
3. Ya, karena ketika saya menerima purchase order (PO) dari customer jika di PO
tersebut ada penawaran diskon yang tinggi, saya harus ke manager pemasaran
untuk konfirmasi harga tersebut tapi jika diskon tidak terlalu tinggi saya bisa
langsung membuat surat order. Lalu jika manajer pemasaran tidak menyetujui
penawaran diskon tersebut maka saya akan memberitahukan kepada customer
bahwa penawaran diskon tersebut tidak disetujui dan saya melakukan negosisasi
kembali kepada customer, namun jika penawaran diskon tersebut disetujui oleh
manager pemasaran maka saya akan membuat surat order serta surat perintah
produksi untuk diberikan kepada bagian produksi untuk memproduksi barang
pesanan customer.
L 3 Tabel wawancara perancangan sistem penjualan terhadap finance
Nama
Jabatan
Tanggal Wawancara
Jam Wawancara
Tempat
Utami
Finance
19 April 2010
11.00 WIB
Kantor PT. Master Centranusa Cemerlang
Daftar Pertanyaan :
1. Bagaimana cara anda merekapitulasi keuangan di perusahaan anda?
2. Apakah ada kesulitan dalam merekap dan mencari data keuangan yang anda
kerjakan?
3. Bagaimana cara anda melihat siklus penjualan produk di perusahaan anda?
Jawaban :
1. Saya merekapitulasi data setiap hari dan setiap kegiatan penjualan yang
dilakukan oleh customer kepada sales order di perusahaan saya. Setelah
customer melakukan pembayaran, saya akan masukkan data-data tersebut dalam
database sebagai laporan keuangan di perusahaan saya.
2. Terkadang memang sulit, mengingat banyaknya data yang masuk dan saya harus
memasukkan data tersebut ke dalam database satu per satu. Belum lagi apabila
terdapat kesalahan, saya harus mencari dengan teliti data tersebut terlebih
dahulu, kadang saya sedikit kesulitan untuk mencari data dengan nama customer
tertentu. Karena biasanya data-data dimasukkan berdasarkan tanggal order.
3. Untuk melihat siklus penjualan pada perusahaan. Saya harus terlebih dahulu
konfirmasi kepada bagian Customer Service Officer. Belum lagi apabila bagian
CSO saya sedang sibuk atau sedang tidak ada ditempat, saya menjadi kesulitan
merekap data, karena siklus penjualan ini penting untuk memastikan masukkan
data yang saya tangani.
L 4 Tabel wawancara perancangan sistem penjualan terhadap produksi
Nama
Jabatan
Tanggal Wawancara
Jam Wawancara
Tempat
Hari
Produksi
19 April 2010
13.00 WIB
Kantor PT. Master Centranusa Cemerlang
Daftar Pertanyaan :
1. Bagaimana proses produksi di perusahaan anda?
2. Bagaimana cara anda mengetahui jadwal produksi anda?
3. Adakah kesulitan yang dialami oleh anda?
Jawaban :
1. Saya melakukan proses produksi barang sesuai dengan permintaan bagian CSO.
Setelah saya mengetahui jadwal produksi saya, lalu berapa banyak jumlah yang
harus saya kerjakan barulah proses produksi tersebut bisa dijalankan. Setelah
barang yang saya produksi selesai, saya akan memberikan konfirmasi kepada
CSO bahwa produksi telah selesai dan barang siap untuk dikirim.
2. Jadwal produksi saya ditentukan oleh bagian CSO melalui surat perintah
produksi yang dibuat berdasarkan permintaan customer.
3. Ya, kadang surat perintah produksi itu terlambat datang ke saya. Pada saat surat
perintah produksi itu datang terlambat saya dalam pengerjaan produksinya
menjadi tidak optimal karena terburu-buru.
L 5 Lampiran 2
Kuesioner perancangan sistem penjualan
PT. Master Centranusa Cemerlang
Pilih jawaban yang paling tepat menurut anda.
1. Bagaimana cara anda mengetahui informasi mengenai PT. Master Centranusa
Cemerlang?
a. Brosur
b. Surat Kabar
c. Marketing perusahaan
d. Relasi
2. Bagaimana cara pembelian barang yang biasa anda lakukan dari PT. Master
Centranusa Cemerlang?
a. Datang langsung
b. Surat menyurat
c. Fax/ Email
d. Telepon
3. Berapa banyak jumlah pesanan yang anda lakukan dalam satu kali transaksi
pembelian barang dari PT. Master Centranusa Cemerlang?
a. < 2 pcs
b. 2-4 pcs
c. 4-6 pcs
d. > 6 pcs
4. Berapa banyak frekuensi pemesanan barang yang anda lakukan dalam satu
bulan?
a.
<2 kali
b.
2-4 kali
L 6 c.
4-6 kali
d.
>6 kali
5. Apakah anda mengalami kesulitan ketika melakukan pemesanan barang dari PT.
Master Centranusa Cemerlang?
a. Selalu
b. Sering
c. Kadang-kadang
d. Tidak pernah
6. Apakah anda mengalami kesulitan untuk mendapatkan informasi mengenai
barang yang akan dipesan?
a. Selalu
b. Sering
c. Kadang-kadang
d. Tidak pernah
7. Apakah anda mengerti cara penggunaan internet?
a. Sangat mengerti
b. Mengerti
c. Kurang mengerti
d. Tidak mengerti
8. Berapa lama anda menggunakan internet dalam satu minggu?
a. >20 jam
b. 10-20 jam
c. 5-10 jam
d. <5 jam
L 7 Lampiran 3
Wawancara pengimplementasian sistem penjualan
PT. Master Centranusa Cemerlang
Tabel wawancara pengimplementasian sistem penjualan terhadap manajer
pemasaran
Nama
Jabatan
Tanggal Wawancara
Jam Wawancara
Tempat
Rusdi
Manajer Pemasaran
8 Juni 2010
09.00 WIB
Kantor PT. Master Centranusa Cemerlang
Daftar Pertanyaan :
4. Apakah anda nyaman dengan tampilan sistem yang baru?
5. Bagaimana pendapat anda mengenai sistem yang baru?
6. Apakah anda merasa terbantu dengan sistem yang baru?
Jawaban :
4. Ya, saya merasa nyaman dengan sistem yang baru ini, karena desain yang
dirancang sedemikian rupa hingga saya mudah untuk mengakses seluruh fasilitas
dari sistem yang ada.
5. Menurut saya sistem yang baru ini cukup bagus. Sistem ini mempermudah saya
dalam melihat order-order yang ada di perusahaan ini. Selain itu saya juga dapat
berhubungan secara online dengan bagian CSO untuk mendiskusikan diskon
yang ditawarkan pelanggan saya. Tetapi ada sedikit kekurangan yang masih saya
temui pada sistem ini yaitu belum ada sistem help bagi user dari perusahaan
maupun dari customer sehingga tiap kesulitan, harus diberikan beberapa kali
arahan sampai user benar-benar memahami. Dan terkadang costumer service
kami harus berulang-ulang memberikan pengarahan kepada pelanggan pada satu
kesulitan yang sama.
6. Ya, saya merasa terbantu. Karena sistem ini sangat efisien dalam segi waktu.
Saya tidak perlu menunggu staff keuangan mencetak dan mengantarkan hasil
laporan penjualan kepada saya, sehingga setiap saat saya dapat melihat arus
laporan penjualan.
L 8 Tabel wawancara pengimplementasian sistem penjualan terhadap CSO
Nama
Jabatan
Tanggal Wawancara
Jam Wawancara
Tempat
Aida
CSO
8 Juni 2010
10.00 WIB
Kantor PT. Master Centranusa Cemerlang
Daftar Pertanyaan :
1. Apakah anda nyaman dengan tampilan sistem yang baru?
2. Bagaimana pendapat anda mengenai sistem yang baru?
3. Apakah anda merasa terbantu dengan sistem yang baru?
Jawaban :
1. Ya, saya merasa nyaman dengan sistem yang baru ini. Karena menu-menu
didesain sedemikian rupa sehingga saya mudah mengakses fitur-fitur yang ada
pada sistem ini. Selain itu warna pada latarbelakang juga nyaman untuk dilihat.
2. Sistem ini memberikan fitur-fitur yang mempermudah proses sistem order pada
perusahaan kami. Seperti adanya fitur diskon, fitur ini mempermudah berbagai
pihak. Dari pihak customer dapat menawarkan diskon yang diinginkan, saya
dapat menyetujui diskon tersebut, tetapi diskon yang ditawarkan customer terlalu
tinggi, saya dapat melakukan negosiasi langsung kepada manager saya. Tetapi
tampilan pada sistem yang baru ini masih cukup standar, apalagi kami
berhubungan dengan masyarakat luas, perlu suatu tampilan yang lebih bagus
untuk menarik perhatian dari customer baru misalnya dengan memasukkan lebih
banyak gambar lagi ke dalamnya.
3. Ya, saya merasa terbantu dengan adanya sistem ini karena mempermudah kami
dalam memperoleh order dari customer kami, baik dari customer yang sudah
menjadi pelanggan tetap kami, maupun dari customer baru kami. Untuk
pengolahan data-data order pun cukup mudah dan interaktif.
L 9 Tabel wawancara pengimplementasian sistem penjualan terhadap finance
Nama
Jabatan
Tanggal Wawancara
Jam Wawancara
Tempat
Utami
Finance
8 Juni 2010
11.00 WIB
Kantor PT. Master Centranusa Cemerlang
Daftar Pertanyaan :
1. Apakah anda nyaman dengan tampilan sistem yang baru?
2. Bagaimana pendapat anda mengenai sistem yang baru?
3. Apakah anda merasa terbantu dengan sistem yang baru?
Jawaban :
1. Ya, saya merasa nyaman dengan sistem ini. Karena tampilannya yang cukup
sederhana dan mudah dalam menelusuri tiap fitur yang ada pada sistem ini.
2. Dengan adanya sistem yang baru ini memberikan kemudahan kepada saya untuk
mencari data-data keuangan dari penjualan-penjualan yang ada dalam kurun
waktu tertentu.
3. Betul, saya merasa terbantu. Pada sistem yang baru ini, terdapat fasilitas-fasilitas
yang dapat mempermudah pekerjaan saya dalam mengolah data keuangan
perusahaan. Sistem dapat secara otomatis memasukkan data pembelian dan
memberikan rincian keuangan.
L 10 Tabel wawancara pengimplementasian sistem penjualan terhadap produksi
Nama
Jabatan
Tanggal Wawancara
Jam Wawancara
Tempat
Hari
Produksi
8 Juni 2010
13.00 WIB
Kantor PT. Master Centranusa Cemerlang
Daftar Pertanyaan :
1. Apakah anda nyaman dengan tampilan sistem yang baru?
2. Bagaimana pendapat anda mengenai sistem yang baru?
3. Apakah anda merasa terbantu dengan sistem yang baru?
Jawaban :
1. Sistem ini memberikan tampilan yang sederhana dan memudahkan saya didalam
penggunaannya. Menu-menu pada sistem ini peletakannya cukup membantu saya
dalam mengakses keperluan-keperluan saya dalam sistem.
2. Sistem yang baru ini sudah cukup bagus. Tetapi saya masih merasa terdapat
kekurangan pada sistem ini, belum ada fitur yang dapat mengingatkan saya
tanggal batas produksi pada tiap order yang harus saya produksi.
3. Untuk penjadwalan produksi saya, saya sudah cukup terbantu, karena saya dapat
dengan cepat melihat dan mengingatkan saya daftar-daftar order barang yang
perlu saya produksi.
L 11 Lampiran 4
Kuesioner pengimplementasian sistem penjualan
PT. Master Centranusa Cemerlang
Pilih jawaban yang paling tepat menurut anda.
1. Bagaimana pendapat anda mengenai tampilan situs PT. Master Centranusa
Cemerlang?
a. Sangat menarik
b. Menarik
c. Kurang menarik
d. Tidak menarik
2. Bagaimana pendapat anda mengenai fitur-fitur yang ada pada PT. Master
Centranusa Cemerlang?
a. Sangat lengkap
b. Lengkap
c. Kurang lengkap
d. Tidak lengkap
3. Bagaimana pendapat anda mengenai penyampaian informasi yang diberikan oleh
situs ini?
a. Sangat baik
b. Baik
c. Kurang baik
d. Tidak baik
L 12 4. Bagaimana pendapat anda mengenai kelengkapan informasi yang diberikan oleh
situs ini?
a. Sangat lengkap
b. Lengkap
c. Kurang lengkap
d. Tidak lengkap
5. Apakah anda terbantu dengan adanya informasi di situs ini?
a. Sangat terbantu
b. Terbantu
c. Kurang terbantu
d. Tidak terbantu
6. Apakah anda mengerti cara penggunaan situs ini?
a. Sangat mengerti
b. Mengerti
c. Kurang mengerti
d. Tidak mengerti
7. Apakah mudah melakukan pesanan barang melalui situs ini?
a. Sangat mudah
b. Mudah
c. Kurang mudah
d. Tidak mudah