english for effective oral presentation skills

KOMUNIKASI INTERPERSONAL
Kokom Komala
Disampaikan pada Kegiatan Latihan
Kepemimpinan Mahasiswa
Kopertis Wilayah III Jakarta
Selasa, 11 Nopember 2014
BIODATA
• Kokom Komala,
• Widyaiswara
Griya Pamulang Estate
e-mail:
[email protected]
HP. 081320719326
TUJUAN
• Setelah mengikuti kegiatan
ini peserta diharapkan
dapat berkomunikasi
dengan baik sebagai bagian
dari kemampuan penting
untuk berkinerja dalam
organisasi.
3
MOTTO OF THE DAY
“Knowing is not enough,
We must apply
Willing is not enough,
we must do”
(Gothe)
Mengetahui saja tidak cukup Kita harus mengaplikasikannya
Menginginkan saja tidak cukup - Kita harus melakukannya
4
KOMPONEN
KOMUNIKASI
MENDENGAR
AKTIF
ETIKA
KOMUNIKASI
PROSES
KOMUNIKASI
KOMUNIKASI
KOMUNIKASI
EFEKTIF
(REACH)
JENIS
KOMUNIKASI
HAMBATAN
KOMUNIKASI
KOMUNIKASI
INTERPERSONAL
& PUBLIK
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Hm . . . Apa arti komunikasi?
6
Komunikasi ----Communicatus
(Latin) ;
Berbagi atau milik
bersama
Komunikasi adalah
suatu upaya yang
bertujuan untuk
mencapai
kebersamaan
KOMUNIKASI
Proses penyampaian informasi dari komunikator
kepada komunikan dengan menggunakan media
dan cara penyampaian informasi yang dipahami
oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki
kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik
7
KOMUNIKASI
EFEKTIF
Proses penyampaian
pesan/informasi dari
seseorang (pengirim)
kepada yang lain
(penerima) dengan
menggunakan cara atau
teknik/sarana
penyampaian
pesan/informasi tertentu.
jika
pesan/informasi
yang
disampaikan
telah diterima
dan dipahami
sesuai dengan
yang diinginkan
pengirim
pesan/informasi.
8
KOMUNIKASI
Proses penyampaian informasi
dari komunikator kepada
komunikan dengan menggunakan
media dan cara penyampaian
informasi yang dipahami oleh
kedua belah pihak, serta saling
memiliki kesamaan arti lewat
transmisi pesan secara simbolik
9
KOMUNIKASI
Proses penyampaian informasi, ide &
emosi melalui simbol, kata, gambar,
angka, grafik dan diaktualisasikan dalam
bentuk proses interaksi dua arah dari
komunikator kepada komunikan dengan
menggunakan media dan cara
penyampaian maupun kesamaan arti
yang dipahami oleh kedua pihak.
10
»Proses pertukaran
informasi yang dipahami
oleh dua orang atau lebih,
biasanya dengan maksud
untuk memotivasi atau
mempengaruhi perilaku.
11
KOMPONEN KOMUNIKASI
•
•
•
•
•
•
Komunitor
Komunikan
Pesan
Interaksi
Media
Mutual Understanding
(respon terhadap pemahaman yang sama)
12
AGAR KOMUNIKASI
EFEKTIF :
1. Analisis Isi Pesan
2. Analisis penerima pesan
3. Etika komunikasi
13
ANALISIS ISI PESAN
• 5 W 1 H: ringkas, tepat, menarik dan tetap
fokus pada topik pembicaraan
• Sampaikan pesan dengan makna tunggal –
hindari kesalahan persepsi
• Perluas wawasan
• Perhatikan lingkungan sekitar. Perhatikan
cerita-cerita menarik, joke, angka-angka dan
situasi penting. Jika perlu siapkan data
pendukung, jujur.
• Jangan bicara jika tidak tahu apa-apa tentang
topik yang dibicarakan atau tidak dikuasai.
14
ANALISIS PENERIMA PESAN
•
•
•
•
Identifikasi lawan bicara
Dengan berapa orang Anda berbicara
Informasi demografis tentang lawan bicara
Bagaimana hubungan Anda dengan lawan
bicara
• Mengertilah gaya komunikasi lawan bicara,
bicaralah dengan bahasa mereka--sederhana tapi jelas.
• Informasi apa yang diinginkan.
15
Lanjutan
ANALISIS PENERIMA PESAN
• Berusaha mengerti dunia & masalah lawan
bicara
• Apa saja yang sudah diketahui penerima
pesan mengenai apa yang ingin Anda
bicarakan
• Kepribadian unik apa yang mungkin Anda
hadapi
• Sesuaikan dengan tempat, situasi dan
nuansa percakapan.
• Pastikan mereka menerima pesan Anda dan
menginterpretasikan dengan benar
16
ETIKA KOMUNIKASI
• Ramah
• Jadilah yang pertama menyapa
:”Assalammu’alaikum” atau “Halo “
• Tertariklah pada orang lain dengan tulus.
Bersikap tidak pandang bulu. Menerima
lawan bicara sebagaimana adanya.
• Mau mendengarkan pembicaraan orang lain
(terbuka) dan tidak melulu membicarakan
diri sendiri. Jadikan dialog atau komunikasi
dua arah
17
• Jangan mengucapkan kata-kata sulit atau,
kasar dan slank, istilah yang tidak
dimengerti lawan bicara, porno,
menyinggung sara, dan kontroversial.
• Perhatikan norma sosial
• Tidak boleh melupakan nama lawan bicara.
• Jangan membicarakan kekurangan diri
• Jangan membuat malu lawan bicara,
menjelekkan orang lain di depan umum
• Pertimbangkan tingkat kerahasiaan
18
KOMUNIKASI Publik
ide
Pengalaman masa lalu
Pesan
Persepsi
noise
TUJUAN
MEMORI BARU
TINDAKAN
Saluran
MEDIA
INDERA
Skill
Komunikasi
umpan
balik
PROSES KOMUNIKASI
Channel
Television, telephone,
Speaking, writing,
computer
Sender
Self-concept
Family
Culture
Skills
Feelings
Attitudes
Values
Message
Interference
Feedback
Context
Receiver
Self-concept
Family
Culture
Skills
Feelings
Attitudes
Values
(Environment,
status, time, etc)
20
Source: Dwyer, Judith. The Business Communication Handbook, Prentice Hall Sydney, 1999.
Proses komunikasi menurut :
1. Model : Edwin B. Flippo
INF
Membuat
12 November 2014
INF
PENGIRIM
SIMBOL
PENERIMA
Kode membaca
•Berbicara
•Kata-kata
•Mendengarkan
•Menulis
•Tindakan
•Membaca
•Bertindak
•Gambar
•Mengamati
•Menggam
barkan
•Angka
21
2. Model : Stephen P. Robbin
Pesan
Sumber
Pesan
Pengkodean
Pesan
Salur
an
Pesan
Pembacaan
Kode
Penerima
Umpan balik
12 November 2014
22
3. Model Herbert J. Chruden dan Arthur W. Sherman
Pembuat
Penyam
Peneri
an Kode
paian
maan
Pembaca
Tindak
an
Ideasi
Kode
Rintangan-rintangan yang mungkin
Umpan balik
Kerangka referensi
12 November 2014
23
4. Model : Shannon dan Weaver
Sumber
Encoder
Saluran
pesan
Decoder
Penerima
pesan
Gangguan
12 November 2014
24
5. Dosen dengan Mahasiswa
Penyam
Sumber
Encoding
Pesan
paian
Gangguan
Decoding
Penerima
Pesan
Umpan balik
12 November 2014
25
Pesan
Sumber
(Sender)
Pengkode
an
(Encode)
Pesan
Pesan
Saluran
(Chanel)
Pengkode
an
(Decode
)
Pesan
Penerima
(Receiver)
Umpan Balik
26
Proses dan unsur-unsur
komunikasi
Menafsirkan
Pesan
Pengirim
Menerima
Pesan
12 November 2014
Menyusun
Pesan
Menyampaikan
Pesan
Penerima
27
PROSES KOMUNIKASI
YANG GAGAL
A
A
A1
A2
PENGAJAR/
DOSEN
PESERTA/
MAHASISWA
12 November 2014
B
28
A
PROSES KOMUNIKASI
YANG BERHASIL
A
A
A
A
PENGAJAR/
DOSEN
PESERTA/
MAHASISWA
12 November 2014
A
29
TAHAPAN DALAM KOMUNIKASI
Tahap public areas (menghindari
konflik, evaluasi diri)
Tahap exploratory exchange
(mengarah pada saling kenal
Tahap effective interaction
(persahabatan akrab)
Stable exchange stage (memiliki tahap
emosi yang efektif thd lawan bicara)
30
JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI
☺menurut sifatnya
☺menurut jumlah yang
berkomukikasi
Pribadi; Umum
Perseorangan; Kelompok
Lisan (lsg, tidak lsg); tulisan
☺menurut cara penyampaian
(gbr, surat, blanko, naskah)
Memberi perintah, ceramah,
nasihat, saran, pidato,
☺menurut maksud
komunikasi
wawancara
☺menurut kelangsungan
Langsung; tidak langsung
☺perilaku
Formal; informal
☺menurut
ruang lingkup
12 November 2014
Internal; eksternal
31
JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI
☺dari segi formal
Formal, non formal, informal
☺dari segi jarak
Langsung, tidak langsung
☺dari segi
sarana/saluran/media yang
digunakan
Surat,radio, televisi, internet,
sms
☺dari segi tujuan
☺dari segi kedinasan
☺dari segi lawan bicara
☺dari segi hirarki
12 November 2014
Seminar, diskusi panel,rapat
kerja, kampanye, dll
Sesama rekan, atasan dan
bawahan
Satu orang, banyak orang
Vertikal, horizontal
32
Manfaat komunikasi
•
•
•
•
Mengangkat harkat dan martabat seseorang
Membina hubungan baik di tempat kerja
Menjalin komunikasi perasaan
Menentukan keberhasilan dalam kegiatan
Inti interaksi sosial =
baik di dalam maupun di luar organisasi
12 November 2014
33
Faktor pengetahuan
Faktor pengalaman
HAMBATAN
KOMUNIKASI
Faktor kecerdasan
Faktor psikologis
Faktor
biologis/fisiologis
34
INFORMA
SI
EKSPRESI
DA”WAH
FUNGSI
KOMUNIKA
SI
EKONOMI
SOSIAL
35
KAIDAH KOMUNIKASI YANG
EFEKTIF
•
•
•
•
•
Respect
Emphaty
Audible
Clear
Humble
REACH
36
INTERPERSONAL COMMUNICATION
• Jenis : langsung/tatap muka, tidak
langsung; telepon, surat, email. Dll
• Komunikasi tatap muka : verbal dan
non-verbal.
• 3 V dalam komunikasi : visual, vocal,
verbal
• Komunikasi non-verbal: body language
dan bahasa isyarat.
37
VOCAL
• Komponen suara :
- Artikulasi/kata-kata diucapkan
dengan tepat dan mudah dimengerti
- Lapal atau ucapan
- Vocal/suara yang baik
- Intonasi, tekanan, ketinggian nada
- Pengulangan/repetition
- Kecepatan/ speed
38
VOCAL/ SUARA YANG BAIK
• Pernafasan yang baik
• Aksen daerah yang tidak terlalu
menonjol
• Ekspresif
• Lembut
39
VERBAL
• Pilihan kata yang tepat/efektif, mencakup
apa yang Anda maksud, sesuai dengan daya
tangkap lawan bicara-berpikir dulu baru
berbicara
• Tidak bertele-tele, ringkas, to the point,
jelas/spesifik, akurat. Hindari kata
“segera”, “gampang diatur”, “bereslah”.
Hindari bergumam atau mengucapkan katakata yang tidak jelas.
40
• Hangat dan bersahabat, tidak menyerang,
menggurui, merendahkan,
menyalahkan,menakut-nakuti, menyinggung.
• Tetaplah konsisten
• Perhatikan tata bahasa dan penggunaan
istilah
• Jangan berbicara sambil membayangkan
atau memikirkan hal lain
• Gunakan selalu 3 magic word; maaf, terima
kasih, mohon/tolong
41
NON-VERBAL
•
•
•
•
•
•
•
•
Kontak mata
Ekspresi wajah
Senyum – yang tulus – mengeluarkan endorphin
Gerakan kepala, tangan, dan badan
Posisi tubuh
Penampilan fisik (pakaian, perhiasan/aksesori
Jabat tangan
Maksimalkan komunikasi non verbal: smile genuinly,
gunakan sentuhan secara hati-hati, tepuk tangan
jika perlu.
42
SO CLEAR
(crystal clear communication “Kris Cole”)
•
•
•
•
•
•
•
Sit/stand
Open
Centre
Lean (60 – 70 derajat)
Eye Contact
Apropriate
Relaxed and Balanced
43
Jarak Individu Dlm Komunikasi
(Allan Pease, 1981)

The Intimate Zone (Jarak Komunikasi 6-18 inc/15-45cm)
Bicara dengan teman dekat
 The Personal Zone (Jarak Komunikasi 18-48 inc/45-120cm)
Bicara keg. Sosial dengan Teman yg kita kenal baik
 The Sosial Zone (Jarak Komunikasi 4-12 feet/1,5-3,5m)
Bicara dengan orang asing
 The Public Zone (Jarak Komunikasi >12 feet/diatas 3,5m)
 Bicara dengan pendengar Kelompok.
44
Persentase bahasa tubuh
7%
Katakata
55%
BahasaTubuh
38%
Nada suara
(Albert Mehrabian )
45
MAKNA BAHASA TUBUH
No.
Bahasa Tubuh
Makna
1.
Berdiri tegap dan lurus
Eksptrovert, memandang diri sehat
2
Berdiri seperti kecapekan dengan
kepala menunduk
Intropert, tidak merasa nyaman dengan
situasi
3
Menggunakan gerakan badan secara Terbuka, berpandangan maju dan luas,
bebas
percaya kepada diri sendiri
4
Menggunakan gerakan badan secara Malu, tidak mampu memiliki kepastian
terbatas
dan sifat terttutup
5
Tetap menyendiri dan menjaga jarak Cenderung menyendiri, mungkin karena
malu atau tertekan
6
Condong ke arah posisi yang dapat
didekati, sedikit maju
Ingin meninggalkan tempatnya dan sikap
diikutsertakan dalam percakapan
7
Duduk gelisah atau sering melihat
ke arah jam
Ingin mengakhiri percakapan, ada suara
yang mendesak harus dilakukan, rasa
8
Menunduk sambil menjawab
Kesal, atau malu, bisa juga karena tidak
12 November
2014
rauf
46
pertanyaan,
tidak melakukan
kontak sukri
berani
mata
KOMUNIKASI DALAM DUNIA KERJA
•
•
•
•
DOWNWARD/TOP-DOWN COMMUNICATION
UPWARD/BOTTOM- UP COMMUNICATION
HORIZONTAL COMMUNICATION
INTERNAL-EXTERNAL COMMUNICATION
47
Implementasi tujuan &
strategi
• Instruksi pekerjaan &
dasar
rasional
* Prosedur dan praktik
* Umpan balik kinerja
* Indoktrinasi
•
*
* Masalah dan
pengecualian
* Saran perbaikan
* Laporan kinerja
* Keluhan dan perselisihan
* Informasi Finansial dan
akuntansi
KOMUNIKASI HORIZONTAL
Penyelesaian masalah intradepartemental
Koordinasi interdepartemental
Mengubah inisiatif dan perkembangan
48
PENYEBAB KEGAGALAN KOMUNIKASI
 Perbedaan latar belakang budaya
 Pendidikan
 Status sosial
49
 KOMUNIKASI
Komunikasi Verbal
Komunikasi Non-Verbal
50
• Oral/ Spoken
• Word Structure
• Something
WRITTEN
•
•
•
•
•
Body Language
Eyes Contact
Vocal Expression
Intonation
51
Face Expression
MAKNA GERAKAN PENDENGAR
• Rejection gesture : tangan dan kaki bersilang,
menggosok hidung/mata/telinga, bersandar ke
meja
• Cooperative gesture
• Interruption gesture
• Confidence gesture (berada di pihak pembicara)
• Frustration gesture
• Nervous gesture
• Boredom gesture (menyangga kepala)
52
MENDENGAR AKTIF
Upaya sungguhsungguh dan tulus
untuk dapat
memahami informasi
yang diperlukan
• Mendengar aktif
diperlukan dalam
komunikasi
antarpribadi dalam
tugas sehari-hari.
• Mendengar aktif adalah menyimak
 anda memusatkan perhatian
memaknai dengan benar
pesan/informasi yang disampaikan
53
Hambatan mendengar aktif
• Hambatan dari diri
sendiri
• Persepsi kita terhadap
seseorang
• Pesan yang terlalu
panjang atau terlalu
singkat
12 November 2014
54
Meningkatkan
pengetahuan
Mengurangi
salah paham
MANFAAT
MENDENGAR
AKTIF
Meningkatkan
pencapaian
tujuan
Pendalaman
hubungan
55
MENJADI PENDENGAR
AKTIF
Memberikan perhatian
dan minat
Mendengar dan
menyimak dengan benar
Memahami
Bereaksi
56
Cara spesifik yang dipraktekkan
mendengar aktif :
- Berhenti berbicara
- Jangan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan
- Hindari pemberian “bumbu-bumbu” pada isi
pembicanaan yang lain
- Beri kesempatan orang lain untuk berbicara
- Jangan menghindar dari pembicaraan
- Hindari adanya kecurigaan terhadap apa yang
akan dibicarakan orang lain.
12 November 2014
57
…….Lanjutan……
Cara spesifik yang dipraktekkan
mendengar aktif :
- Jangan terlalu memperhatikan sikap dan
penampilan pembicara
- Cobalah mengerti dasar yang digunakan
orang untuk berbicara
- Berjanjilah untuk memikirkan gagasan
kawan bicara dan pelajari gagasan itu
dengan seksama
- Saringlah butir-butir yang paling penting
- Berterima kasihlah kepada kawan bicara
- Berhenti berbicara
12 November 2014
58
Remember the three "Rs":
- Respect yourself
- Respect others
- Responsible for all your actions.
59
60