Mengukur Kinerja

Mengukur Kinerja Pengelolaan Perkotaan dengan
Metode Malcolm Baldridge
Oleh Ir Irwan Prasetyo
Pengembangan Profesional IAP
Sebagai Perencana Kota/Tata Ruang tentunya kita tidak hanya terlibat sampai produk rencana
kota/wilayah itu selesai, namun kita juga perlu mempertimbangkan bagaimana
manajemen/pengelolaan yang akan dilaksanakan nantinya serta bagaimana mengukur
keberhasilannya. Dalam aspek pengelolaan inilah banyak pihak menganggap para profesional
perkotaan belum berhasil, walaupun beberapa teori dan peraturan sudah dibuat. Ada suatu
metoda yang dapat membantu kita untuk memberi gambaran keberhasilan suatu pengelolaan
perkotaan yaitu, Metoda Malcolm Baldridge Criteria for Performance Excellence. Metoda ini
banyak digunakan oleh badan-badan usaha yang melayani masyarakat dari skala kecil sampai
besar, seperti perusahaan multi-nasional (pabrik pesawat Boeing), rumah sakit, hotel (RitzCarlton), non profi t organization hingga terakhir ini, kantor pemerintah kota di Amerika Serikat,
yakni City of Coral Spring, Florida pada tahun 2007. Perlu selalu kita ingat bahwa
warga/masyarakat tentunya merupakan end user dari produk rencana, sarana dan infrastruktur
yang dikelola oleh perencana dan pengelola perkotaan. Mari kita lihat aspek-aspek apa saja yang
menjadi pertimbangan dalam Performance Excellence ini. Persyaratan dari metoda ini terdiri dari
tujuh kategori sebagai berikut:
1. Leadership/Kepemimpinan
2. Strategic Planning/Perencanaan Strategis
3. Customer and Market Focus/Fokus terhadap Masyarakat yang dilayani
4. Measurement, Analysis, and Knowledge Management/ Metode Tolok Ukur, Analisa dan
Manajemen Pengetahuan
5. Workforce Focus/Fokus terhadap Sumber Daya Manusia
6. Process Management/Manajemen Proses
7. Results/Hasil yang diperoleh
Kaitan antar aspek tersebut dapat dilihat pada diagram 1 di bawah ini. Diagram tersebut
menggambarkan bagaimana aspek-aspek atau kriteria-kriteria tersebut berkaitan dan berproses
membentuk profi l organisasi. Kriteria-kriteria tersebut memiliki bobot masing-masing dengan
total nilai 1000 points. Seluruh kriteria tersebut di analisa dengan bentuk pertanyaan-pertanyaan
untuk masing-masing kategori sebagai berikut:
1. LEADERSHIP/Kepemimpinan (120 points)
How do your senior leaders lead? How do senior leaders guide and sustain your organization?
How do senior leaders communicate with your workforce and encourage high performance? How
do you govern and address your social responsibilities? Describe your organization’s governance
system. How do your organization addresses its responsibilities to the public, ensures ethical
behavior, and practices good citizenship?
Di sini terlihat bahwa leadership memiliki bobot sangat tinggi untuk mendapatkan Performance
Excellence. Leadership diharapkan dapat mengarahkan visi dan misi dan mengkomunikasikan
hal tersebut kepada jajaran bawahannya dan sekaligus memotivasi mereka. Sistem pengaturan
dengan perhatian terhadap tanggung jawab publik, dan etika juga menjadi pertimbangan.
Respons terhadap seluruh pertanyaan-pertanyaan dalam metode ini akan dievaluasi sebagai
bahan penilaian tingkat kesuksesan kinerja.
2. STRATEGIC PLANNING/Perencanaan Strategis (85 points)
How do you develop your strategy? How do your organization determines its strategic challenges
and advantages? How do your organization establishes its strategy and strategic objectives to
address these challenges and enhance its advantages. summarize your organization’s key
strategic objectives and their related goals? How do you deploy your strategy? How do your
organization converts its strategic objectives into action plans. Summarize your organization’s
action plans and related key performance measures or indicators.Project your organization’s
future performance relative to key comparisons on these performance measures or indicators.
Dalam kriteria Perencanaan Strategis ini dilihat/dinilai bagaimana organisasi menyusun strategi
berdasarkan kekuatan dan kelemahan yang ada, dan bagaimana menurunkan strategi kepada
jajaran bawah untuk mewujudkannya. Juga dilihat/dinilai bagaimana organisasi mengukur
kemajuan rencana tersebut. Dalam kaitannya dengan kita sebagai perencana, peran
perencanaan memiliki andil yang besar dalam hal ini. Penyusunan rencana strategis, rencana
detail, rencana dan pelaksanaan program, dan program monitoring dalam sistem Pemerintah
Daerah merupakan hal-hal yang sangat perlu diperhatikan.
3. CUSTOMER AND MARKET FOCUS /Fokus terhadap Masyarakat yang dilayani (85 points)
How do your organization determines the requirements, needs, expectations, and preferences of
customers and market? How do your organization builds relationships with customers and
determines the key factors that lead to customer acquisition, satisfaction, loyalty, and retention
and to business expansion and sustainability? Dalam aspek ini terlihat bahwa sebagai profesional
perkotaan perlu mengetahui kebutuhan dan keinginan warga/masyarakat melalui cara-cara
tertentu, dengan selalu membina hubungan dengan mereka, dan mendengarkan suara mereka.
4. MEASUREMENT, ANALYSIS, AND KNOWLEDGE MANAGEMENT/Metode Tolok Ukur,
Analisa dan Manajemen Pengetahuan (90 PTS.)
How do your organization selects, gathers, analyzes, manages, and improves its data,
information, and knowledge assets? How does it manages its information technolog? How do
your organization reviews and uses reviews to improve its performance.
Garis besar dari kategori ini adalah untuk mengetahui bagaimana organisasi menganalisa dan
melakukan pengukuran terhadap kinerja, dengan memanfaatkan sistem informasi yang ada.
Untuk pengelola tata ruang, tools seperti Geographic Information Systems akan sangat
bermanfaat dalam mengetahui situasi dan kinerja pengelolaan tata ruang. Database
Kependudukan danb Kepemilikan kendaraan contohnya, adalah informasi yang perlu selalu
ditingkatkan dan diperhatikan karena akan sangat mempermudah pekerjaan. Dari data ini
didapatkan rasio-rasio Key Performance Indicator (KPI) yang menjadi tolok ukur keberhasilan
manajemen tata ruang atau pengembangan perkotaan. IAP sekarang sedang menjajagi untuk
memiliki Liveable City Index yang manfaatnya adalah untuk mengetahui tingkat kinerja ini.
Kategori ini mengarah kepada dashboard bagi para pimpinan organisasi untuk mengambil
langkah-langkah penting dalam pengembangan.
5. WORKFORCE FOCUS/Fokus terhadap Sumber Daya Manusia (85 PTS.)
How do your organization engages, manages, and develops your workforce to utilize its full
potential in alignment with your organization’s overall mission, strategy, and action plans? How
do you assess workforce capability and capacity needs and to build a workforce environment
conducive to high performance?
Bidang Sumber Daya Manusia juga menjadi perhatian dalam pengukuran kinerja ini. Bagaimana
organisasi mengelola, memanfaatkan potensi SDM, dengan aspek-aspek lingkungan kerja,
kenyamanan, workforce engagement yang membuat karyawan merasa memiliki, dan
bertanggungjawab secara tulus kepada organisasi serta visi dan misinya, agar dapat melayani
warga dengan baik. Termasuk juga dalam hal ini perihal reward and punishment, kesejahteraan
karyawan dan lain-lain.
6. PROCESS MANAGEMENT/ Manajemen Proses (85 PTS.)
How do your organization determines its core competencies and work systems? How does it
designs, manages, and improves its key processes for implementing those work systems to
deliver customer value and achieve organizational success and sustainability, including the
readiness for emergencies?
Dalam aspek ini dilihat bagaimana sistem atau prosedur kerja direncanakan, disusun dan
dilaksanakan sesuai . dengan kompetensi yang ada untuk melayani warga sebaik-baiknya,
metoda seperti ISO 9000 atau ISO 14000 sering digunakan dalam kategori ini. Selain
prosedurprosedur rutin juga diperhatikan aspek-aspek kesiapan dalam keadaaan darurat
(emergency). Kita tentunya sudah banyak memiliki peraturan, undang-undang yang mengatur
proses pengelolaan perkotaan ini, tinggal kita perlu memastikan apakah prosedur ini dijalankan
dengan konsisten.
7. RESULTS/Hasil yang diperoleh (450 PTS.)
Sebagai kategori terakhir adalah results atau hasil. Pada akhirnya hasillah yang paling
menentukan tingkat kinerja dengan points atau bobot yang terbesar.
This category examines your organization’s performance and improvement in all key areasproduct and service outcomes, customer-focused outcomes, fi nancial and market outcomes,
workforce-focused outcomes, processeff ectiveness outcomes, and leadership outcomes.
performance levels are examined relative to those of competitors and other organizations
providing similar products and services.
Dalam aspek ini seluruh hasil-hasil tolok ukur diperhitungkan. Grafi k-grafi k dan rate
pertumbuhan infrastruktur, rasio-rasio keuangan, tingkat pelayanan, tingkat efi siensi yang
berlaku, akan diperhitungkan untuk mengukur tingkat kinerja.
Penutup
Points dari masing-masing kategori kemudian ditotal untuk menentukan rangking atau tingkat
kelulusan organisasi tersebut untuk memperoleh Award Malcolm Baldridge. Demikian sekilas
tentang suatu metoda pengukuran kinerja suatu organisasi pengelola terhadap pelayanan
masyarakat. Tentunya kita tidak harus mengadopsi mentah-mentah metoda ini, namun
setidaknya metoda ini dapat memberi ideide tentang cara mengukur kinerja manajemen
perkotaan dalam hal pelayanan masyarakat, pemantauan program, pemeliharaan infrastruktur
kota dan lain sebagainya. Kasus-kasus yang merugikan seperti kebakaran kolong jalan tol
dengan manajemen atau pengelolaan yang baik terhadap infrastruktur dan sarana perkotaan.
Semoga hal ini bermanfaat bagi kita para profesional dibidang perkotaan. Diagram 1. Keterkaitan
antar Kriteria Malcolm Baldridge
Sumber : Koleksi PT RSI