We Are an ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company!

JMT
Continous Improvement!
We Are an ISO 9001:2008 Certified
Outsourcing Services Company!
The ISO 9001:2008 is an international
standard on quality management system (QMS) that promotes a systematic
approach towards
the management of
product quality.
1
www.jmt.co.id
JMT
Continous Improvement!
2
www.jmt.co.id
18 TAHAPAN MENCAPAI KESUKSESAN
PROGRAM OUTSOURCING!
PENGANTAR
“Look, the debate over outsourcing
should be over by now. It was pretty
much all about politics to begin with.
The question now is not how do we
stop outsourcing, but how do we use
outsourcing to enhance competitiveness in what is, and forever will be, a
global marketplace?”
JACK WELCH
Mantan CEO General Electric
sumber: www.welchway.com
Keuntungan Melakukan Outsourcing
1. Fokus pada kompetensi utama
Dengan melakukan outsourcing, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memfokuskan sumber
daya yang ada sepenuhnya pada
pekerjaan strategis yang berkaitan
langsung dengan kepuasan pelanggan
dan mengalihkan pekerjaan penunjang diluar core-business perusahaan
kepada vendor outsourcing. Jika
perusahaan anda adalah perusahaan
manufaktur atau jasa, bukankah lebih
baik anda fokus membuat produk
atau jasa berkualitas tinggi yang dapat
memuaskan keinginan pasar, daripada
menghabiskan sumber daya perusahaan yang terbatas untuk menangani
persoalan ketenagakerjaan?
2. Penghematan dan pengendalian
biaya operasional
Salah satu alasan utama melakukan
outsourcing adalah peluang untuk
mengurangi dan mengontrol biaya
operasional. Dengan mengalihkan
masalah ketenagakerjaan kepada
vendor outsourcing, perusahaan dapat
melakukan penghematan biaya dengan
menghapus anggaran untuk berbagai
investasi di bidang ketenagakerjaan,
termasuk mengurangi SDM yang
diperlukan untuk melakukan kegiatan
administrasi ketenagakerjaan. Hal ini
tentunya akan mengurangi overhead
dan dana yang dihemat dapat digunakan untuk hal lain yang berkaitan
langsung dengan peningkatan kualitas
produk/jasa.
Dengan mengalihkan penyediaan dan
pengelolaan SDM yang bekerja diluar
core-business perusahaan kepada
vendor outsourcing, perusahaan dapat
mengendalikan biaya SDM-nya dengan
mengubah fixed cost menjadi variable
cost, dimana jumlah SDM disesuaikan
dengan kebutuhan core-business.
ban bulanan dan biaya pemutusan
karyawan dapat dikurangi. Resiko
perselisihan dengan karyawan pun
dapat dihindari karena secara hukum
hal ini menjadi tanggung jawab vendor
outsourcing.
Karena core-business-nya dibidang
ketenagakerjaan, vendor outsourcing
memiliki sumber daya dan kemampuan yang relatif lebih baik dibandingkan dengan perusahaan. Saat menjalin
kerjasama dengan vendor outsourcing
yang profesional, perusahaan akan
mendapatkan keuntungan dengan memanfaatkan keahlian vendor tersebut
untuk menyediakan dan mengelola
SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Banyak perusahaan yang menyadari
bahwa merekrut dan mengkontrak
karyawan, menghitung dan membayar
gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan,
memberikan pelatihan, administrasi umum serta memastikan semua
proses ini berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah pekerjaan
yang rumit, banyak membuang waktu,
pikiran dan dana yang cukup besar.
Mengalihkan pekerjaan-pekerjaan ini
kepada vendor outsourcing yang lebih
kompeten dengan memberikan sejumlah fee sebagai imbalan jasa terbukti
lebih efisien dan lebih murah daripada
mengerjakan semuanya sendiri.
3. Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing
4. Perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon pasar
Setelah melakukan outsourcing, beberapa perusahaan dapat mengurangi
jumlah karyawan mereka secara signifikan karena banyak dari pekerjaan
mereka menjadi tidak relevan lagi. Jika
dilakukan dengan baik, outsourcing
dapat membuat perusahaan menjadi
lebih ramping dan lebih gesit dalam
merespon kebutuhan pasar. Kecepatan
merespon pasar ini menjadi competitive advantage perusahaan dibandingkan kompetitor.
5. Mengurangi resiko
Dengan melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih
sedikit karyawan, dan dipilih yang
intinya saja. Hal ini menjadi salah satu
upaya perusahaan untuk mengurangi
resiko terhadap ketidakpastian bisnis
di masa mendatang. Jika situasi bisnis
sedang bagus dan dibutuhkan lebih
banyak karyawan, maka kebutuhan ini
tetap dapat dipenuhi melalui outsourcing. Sedangkan jika situasi bisnis
sedang memburuk dan harus mengurangi jumlah karyawan, perusahaan
tinggal mengurangi jumlah karyawan
outsourcing-nya saja, sehingga be-
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
6. Meningkatkan efisiensi dan
perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core
Dalam dunia bisnis internasional maupun Indonesia saat ini, outsourcing
menjadi salah satu topik utama para
perusahaan, baik kecil maupun besar,
PMDN maupun PMA, swasta maupun
BUMN. Mereka berusaha merestrukturisasi proses bisnis mereka, mencari jalan yang lebih efektif dan lebih
efisien dalam mengelola pekerjaan
non-core dan menangani persoalanpersoalan ketenagakerjaan yang
dirasakan semakin rumit dan mahal.
Banyak dari mereka yang memutuskan
bahwa outsourcing adalah solusi yang
paling tepat.
Namun sayangnya hanya sedikit eksekutif perusahaan yang benar-benar
mengerti tentang outsourcing, yaitu
bagaimana memutuskan pekerjaan
apa saja yang akan dialihkan, cara
memilih vendor yang tepat, dan cara
mengelola proyek outsourcing agar
tidak menjadi kegagalan yang justru
merugikan perusahaan.
Kami adalah perusahaan yang telah
menggeluti dunia outsourcing sejak
1994, berpengalaman panjang dalam
menghadapi berbagai masalah ke-
3
tenagakerjaan dan telah bekerjasama
dengan berbagai perusahaan dengan
karakter dan kebutuhan yang berbedabeda. Walaupun relatif termasuk
pemain lama, kami tidak pernah berhenti melakukan perbaikan sistem dan
kinerja untuk menyesuaikan dengan
perkembangan zaman.
Tahun ini, layanan outsourcing kami
berhasil mendapatkan sertifikat
Quality Management System ISO
9001:2008 No. FS 560046 dari The
British Standards Institution dan ANSIASQ National Accreditation Board
(BSI-ANAB). Keberhasilan ini adalah
bukti pengakuan dunia internasional
terhadap sistem manajemen mutu layanan outsourcing yang diterapkan oleh
PT. Jasa Mandiri Techgraha.
Melalui brosur ini, kami ingin berbagi
pengetahuan kepada anda mengenai tahapan-tahapan penting dalam
melakukan outsourcing, agar keputusan anda untuk melakukan outsourcing
benar-benar menjadi keputusan yang
menguntungkan dan merubah perusahaan anda menjadi lebih kompetitif.
TAHAP 1
MENGENAL ARTI OUTSOURCING
Apa yang dimaksud dengan outsourcing?
Dalam dunia bisnis, outsourcing atau
alih daya dapat diartikan sebagai
penyerahan sebagian pelaksanaan
pekerjaan yang sifatnya non-core atau
penunjang oleh suatu perusahaan
kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau
penyediaan jasa pekerja/buruh.
Dasar Hukum Outsourcing
Dasar hukum outsourcing adalah Pasal
64 Undang-Undang No.13 Tahun 2003
Tentang Ketenagakerjaan:
“Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada
perusahaan lainnya melalui perjanjian
pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa Pekerja/Buruh yang dibuat
secara tertulis”.
Pekerjaan yang Dapat Dialihkan
4 Berdasarkan Pasal 65 Undang-Undang
jang dan tidak berhubungan langsung
dengan proses produksi, atau dalam istilah bisnis disebut sebagai “non-core”.
Perusahaan harus memastikan bahwa
pekerjaan yang dialihkan memenuhi
persyaratan sebagaimana tercantum
dalam pasal 65 dan pasal 66 untuk
menghindari terjadinya perubahan
status hubungan kerja antara pekerja/
buruh dan perusahaan penyedia jasa
pekerja/buruh beralih menjadi hubungan kerja antara pekerja/buruh dan
perusahaan pemberi pekerja.
berjalan tanpa arahan yang jelas dan
bahkan menyimpang dari strategi dan
tujuan awal perusahaan.
Berdasarkan Pasal 6 Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Republik Indonesia Nomor: KEP.220/
MEN/X/2004 Tentang Syarat-Syarat
Penyerahan Sebagian Pelaksanaan
Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain,
suatu pekerjaan dikategorikan sebagai
core atau non-core adalah sepenuhnya
ditetapkan oleh perusahaan. Perusahaan membuat alur kegiatan proses
secara keseluruhan dan menetapkan kegiatan/pekerjaan apa saja
yang dikategorikan sebagai core dan
non-core, kemudian melaporkannya
kepada dinas tenaga kerja setempat
sebagai landasan penyerahan sebagian
pelaksanaan pekerjaan kepada vendor
outsourcing.
3. Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing
kepada seluruh karyawan
Cara Menentukan Core atau Non-core
Suatu Pekerjaan
Posisi atau Pekerjaan yang Tidak Seharusnya Dialihkan
Setiap posisi, pekerjaan atau fungsi
bisnis yang dianggap strategis dan
menjadi bagian dari kompetensi utama
perusahaan tidak seharusnya dialihkan, karena bila ternyata dialihkan dan
gagal, maka dapat dipastikan perusahaan akan kehilangan kemampuan
untuk bersaing di pasar dan mengalami kerugian yang sangat besar. Sebaliknya, pekerjaan atau fungsi bisnis
apa pun diluar kompetensi utama
perusahaan dapat dijadikan kandidat
untuk outsourcing.
Penyebab Gagalnya Outsourcing
1. Kurangnya komitmen, dukungan
dan keterlibatan pihak manajemen dalam pelaksanaan proyek
outsourcing
Tanpa keterlibatan dari pihak manajemen dalam mencapai tujuan jangka
pendek maupun jangka panjang
outsourcing, proyek outsourcing akan
2.Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing secara
utuh dan benar
Kurangnya pengetahuan akan outsourcing secara utuh dan benar dapat
mengakibatkan kegagalan dalam memenuhi sasaran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena
perusahaan gagal memilih vendor yang
tepat dan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
Komunikasi harus dilakukan secara
efektif dan terarah agar tidak muncul
rumor dan resistensi dari karyawan
yang dapat mengganggu kemulusan
proyek outsourcing. Resistensi ini
muncul karena:
a. Kekhawatiran akan adanya PHK.
b. Penentangan dari serikat pekerja.
c. Kekhawatiran outsourcing dapat
merusak budaya yang ada.
d. Kekhawatiran akan hilangnya
kendali terhadap pekerjaanpekerjaan yang dialihkan.
e. Kekhawatiran bahwa kinerja
vendor ternyata tidak sebaik
perusahaan.
4. Terburu-buru dalam mengambil
keputusan outsourcing
Proses pengambilan keputusan untuk
outsourcing harus dilakukan dengan
hati-hati, terencana dan mempunyai
metodologi yang jelas dan teratur.
Jika tidak, hal ini malah menjadikan
outsourcing sebagai keputusan yang
beresiko tinggi.
5. Outsourcing dimulai tanpa visi
yang jelas dan pondasi yang kuat
Tanpa visi yang jelas dan pondasi yang
kuat, tujuan dari proyek outsourcing
tidak akan tercapai karena:
a. Harapan perusahaan terhadap
vendor tidak jelas.
b. Perusahaan tidak siap menghadapi perubahan.
c. Perusahaan tidak membuat patokan kinerja sebelum pengalihan
kerja ke vendor.
d. Peran dan tanggungjawab antara
klien dan vendor yang tidak jelas.
No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan, pekerjaan yang dapat dialihkan
adalah pekerjaan yang bersifat penunPT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
e. Tidak adanya dukungan internal.
f. Lemahnya komunikasi atau
manajemen internal.
g. Lemahnya manajemen proyek,
keputusan diserahkan sepenuhnya kepada vendor.
TAHAP 2
MELAKUKAN ASSESSMENT
Keputusan untuk melakukan outsourcing adalah keputusan yang sangat
penting, bersifat permanen dan memiliki pengaruh jangka panjang. Sebelum memutuskan untuk melakukan
outsourcing, anda harus memahami
sejauh mana pengaruh outsourcing terhadap masa depan perusahaan. Anda
harus menganalisis seberapa besar
keuntungan dan resiko yang mungkin
dihadapi oleh perusahaan.
Financial Assessment
Untuk mengetahui seberapa besar
biaya yang dapat anda hemat, anda
dapat membuat perbandingan biaya.
Umumnya perusahaan melihat biaya
outsourcing adalah 20-30% lebih
mahal daripada dikerjaan sendiri oleh
perusahaan (in-house), hal ini karena
mereka hanya menggunakan perhitungan sederhana seperti contoh berikut:
In-House vs Outsourcing
Komponen In-House
biaya
Upah
1.000
Fee 10%
PPN 10%
Total Biaya
Selisih
1.000
0%
Outsourcing
1.000
100
110
1.210
21%
Perusahaan tidak melihat komponenkomponen biaya lain yang dapat dihemat sehubungan dengan dialihkannya
SDM atau pekerjaan mereka kepada
vendor outsourcing. Secara keseluruhan, komponen-komponen biaya yang
juga harus diperhitungkan adalah:
1. Biaya karyawan
Adalah biaya yang berkaitan dengan
karyawan perusahaan yang dapat
dikurangi akibat proses outsourcing.
a. Upah: gaji pokok, upah lembur,
bonus/insentif, serta berbagai
macam tunjangan karyawan.
b. Pesangon, pinjaman karyawan,
asuransi kesehatan, dsb.
c. Tunjangan pajak penghasilan.
d. Peralatan kerja: seragam, ID
card, sepatu, kelengkapan
safety, dsb.
e. Anggaran untuk peralatan kantor: meja, kursi, lemari, komputer, printer, kertas, alat tulis,
air minum, gelas, dsb.
f. Biaya lain-lain: biaya rekrutmen,
pelatihan, seminar, perjalanan
dinas, dsb.
2. Biaya operasional karyawan
Adalah biaya yang terkait dengan
pekerjaan yang dilakukan karyawan.
a. Operasional komputer: lisensi
software, koneksi internet.
b. Biaya legal ketenagakerjaan.
c. Jasa keuangan: administrasi dan
payroll bank, pelaporan pajak.
d. Biaya listrik, telepon, cetak
dokumen, pos, kirim fax, dsb.
e. Transportasi ke bank, Jamsostek, Disnaker, dan instansi
terkait ketenagakerjaan lainnya.
3. Biaya-biaya lainnya yang secara
tidak langsung dikeluarkan
sehubungan dengan pengelolaan
karyawan
Selain financial assessment, ada tiga
assessment lain yang sama pentingnya
yang harus dilakukan perusahaan:
1. Business value assessment
Menganalisis kompetensi perusahaan dan memilah antara pekerjaan
core dan non-core untuk memastikan bahwa rencana outsourcing
sesuai dengan strategi perusahaan.
2. Operational assessment
Menganalisis kesiapan perusahaan
dalam mendukung rencana outsourcing ini, memastikan sumber
daya yang diperlukan telah tersedia
dan siap digunakan.
3. Risk assessment
Setiap proyek pasti mengandung
resiko, termasuk juga proyek outsourcing. Risk assessment mengidentifikasi resiko-resiko yang mungkin
muncul sehubungan penerapan outsourcing di perusahaan dan menyusun rencana penanggulangannya.
TAHAP 3
MENGAMBIL KEPUTUSAN
Mempresentasikan Hasil Assessment
Kepada Manajemen
Setelah melakukan assessment, langFind more information about us at http://www.jmt.co.id
kah berikutnya adalah mempresentasikan hasil temuan dan rekomendasi
anda kepada manajemen. Presentasi
anda sedikitnya berisi hal-hal berikut:
1. Posisi atau pekerjaan yang menjadi kandidat outsourcing.
2. Hasil analisis untung dan rugi
perusahaan secara finansial dan
non-finansial bila melakukan
outsourcing.
3. Kemungkinan resiko yang dihadapi dan cara mengatasinya.
4. Rekomendasi anda.
Tujuan dari presentasi adalah untuk
mendapatkan dukungan dari pihak
manajemen terhadap rekomendasi
apa pun yang anda berikan. Ada tiga
pilihan rekomendasi yang dapat anda
berikan kepada manajemen:
1. Melakukan outsourcing.
2. Tetap pada kondisi saat ini.
3. Melakukan perbaikan kondisi
yang ada tanpa outsourcing.
Membentuk Tim Outsourcing
Setelah mendapat lampu hijau dari
manajemen, langkah pertama dalam
membuat rencana outsourcing adalah
membentuk tim outsourcing yang terdiri atas perwakilan pihak manajemen
dan memiliki tanggung jawab:
1. Mendefinisikan sasaran dan hasil
outsourcing yang ingin dicapai
perusahaan.
2. Mengidentifikasi posisi atau pekerjaan yang akan dialihkan.
3. Memilih dan menganalisis kemampuan vendor dalam mencapai
sasaran dan hasil yang diinginkan
perusahaan.
4. Memperjelas peran dan tanggung
jawab pihak-pihak yang terlibat.
5. Memimpin dan mengelola perubahan-perubahan yang terjadi akibat
pengalihan karyawan atau pekerjaan.
Menetapkan Sasaran yang Ingin Dicapai
Mendefinisikan dengan jelas sasaran
apa yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan adanya outsourcing. Hal
ini sangat penting, karena sasaran
yang jelas akan menjadi arah perusahaan untuk melangkah ke tahapan
berikutnya.
Membuat Jadwal Kerja
Setelah menetapkan sasaran yang
ingin dicapai, saatnya anda membuat
5
jadwal kerja penerapan outsourcing.
Langkah yang dilakukan
Menetapkan persyaratan
Mencari calon vendor
Waktu
1 minggu
1 minggu
Mengundang calon
vendor, diskusi mengenai
kebutuhan perusahaan,
1 minggu
dan minta proposal
penawaran
Waktu yang diberikan
kepada calon vendor untuk survei lapangan dan
membuat proposal
1 minggu
Lakukan inspeksi ke
lokasi calon vendor dan
uji tuntas
1 minggu
Evaluasi proposal yang
masuk
Presentasi kepada
manajemen
2 minggu
1 minggu
Total waktu
± 2 bulan
Mengumumkan Rencana Outsourcing
2. Tugas dan tanggung jawab masingmasing pihak.
3. Tingkat kinerja dari jasa yang
diberikan.
Untuk melakukan ini, kedua belah
pihak terlebih dahulu mengidentifikasi
dan mendokumentasikan berbagai elemen dari pelaksanaan outsourcing.
Elemen
Jasa
Karyawan
Penjelasan
Deskripsi terperinci
mengenai jasa yang
diberikan
Posisi dan jumlah karyawan yang dialihkan
Jenis laporan yang
harus diberikan
kepada perusahaan,
Laporan
termasuk laporan yang
kepada peberhubungan dengan
rusahaan
instansi pemerintah
seperti Depnakertrans
dan Kantor Pajak
Pelayanan
kepada
karyawan
Pelayanan dan dokumen yang diberikan
kepada karyawan
outsourcing, termasuk
slip gaji, print saldo
Jamsostek, dsb.
Outsourcing adalah keputusan strategis yang dapat mempengaruhi seluruh
bagian di dalam perusahaan anda
dan demi kesuksesan outsourcing ini,
anda perlu dukungan penuh bukan
dari pihak manajemen saja, tetapi juga
dari seluruh karyawan baik di kantor
maupun di pabrik. Oleh karena itu,
komunikasi yang baik kepada seluruh
karyawan adalah hal yang sangat penting. Pilih metode yang anda anggap
paling baik, melalui email, rapat, atau
yang lainnya. Anda bisa meminta vendor outsourcing membantu anda dalam
proses komunikasi ini. Keberadaan
mereka akan membantu pertanyaanpertanyaan yang mungkin muncul
seputar rencana outsourcing.
Setelah elemen-elemen tersebut
didefinisikan, maka kedua belah pihak
dapat merancang Service Level Agreement (SLA), yaitu perjanjian antara
perusahaan sebagai pengguna jasa dan
vendor outsourcing sebagai penyedia
jasa yang mengatur tingkat layanan
yang akan diterima/diberikan oleh
masing-masing pihak.
MERINCI KEBUTUHAN
1. Memenuhi persyaratan dokumen
legal
TAHAP 4
Menetapkan Persyaratan dan Tingkat
Kinerja yang Harus Dicapai oleh Vendor
Perusahaan harus membuat persyaratan dan tingkat kinerja yang harus dicapai oleh vendor dan melampirkannya kedalam perjanjian kerjasama
antara perusahaan dan vendor.
Beberapa hal yang masuk kedalamnya
6 antara lain:
1. Jasa yang harus diberikan oleh
vendor.
TAHAP 5
MENCARI VENDOR YANG TEPAT
Ciri Vendor Profesional
Sesuai dengan Pasal 2 Keputusan
Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor:
KEP.101/MEN/VI/2004 Tentang Tata
Cara Perijinan Perusahaan Penyedia
Jasa Pekerja/Buruh, ditambah dengan
dokumen-dokumen lain yang dibutuhkan, dokumen legal yang harus dimiliki
oleh vendor outsourcing antara lain:
a. Akte notaris pendirian perusahaan
yang sudah disesuaikan dengan
Undang-Undang Republik Indone-
sia Nomor 40 Tahun 2007 Tentang
Perseroan Terbatas, yang di dalamnya
memuat kegiatan usaha penyedia jasa
Pekerja/Buruh.
b. Surat pengesahan akte pendirian perusahaan dari Departemen Kehakiman
dan HAM RI.
c. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP).
d. Surat Ijin Operasional Perusahaan
Penyedia Jasa Pekerja/Buruh dari
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
sesuai domisili perusahaan. Walaupun
disahkan oleh dinas setempat, surat
ijin operasional ini dapat digunakan di
seluruh wilayah Indonesia.
e. Surat Wajib Lapor Ketenagakerjaan
yang masih berlaku (Undang-Undang
No. 7 Tahun 1981).
f. Sertifikat Kepesertaan Jaminan Sosial
Tenaga Kerja.
g. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
2. Tidak memotong hak-hak tenaga
kerja
Vendor outsourcing profesional harus
memberikan perlindungan upah dan
kesejahteraan kepada SDM yang mereka tempatkan di perusahaan. Vendor
tidak boleh mengambil keuntungan
dengan melakukan pemotongan upah
dengan alasan apapun, kecuali:
a. Pemotongan upah yang telah diatur
oleh peraturan perundangan
• Pajak Penghasilan PPh Pasal 21.
• Jaminan Hari Tua Jamsostek.
• Potongan upah apabila karyawan tidak melakukan pekerjaan
(Pasal 93 Ayat 1 Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang
Ketenagakerjaan).
b. Pemotongan yang dikenakan oleh
pihak ketiga
• Biaya administrasi oleh Bank
atas transaksi payroll.
• Potongan lain oleh pihak ketiga
yang menjadi kewajiban karyawan.
c. Pemotongan upah untuk cicilan
pinjaman karyawan kepada vendor
outsourcing.
3. Manajemen yang profesional
Vendor yang memegang teguh prinsip
profesionalisme adalah vendor yang
menerapkan sistem manajemen mutu
dengan fokus pada kepuasan pelanggan, memberikan pelayanan berkualitas, dan tepat waktu.
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
JMT
Continous Improvement!
What Our Clients Say
About Outsourcing...
“One way of increasing company’s
competitiveness is by using outsourcing
strategy, especially for non-core operations. by doing so, we can focus more on
handling and developing core operations,
which are the main competencies of our
company.”
Sapurahno
Assistant GM - Warehouse Dept. Service Parts Division
PT. Toyota-Astra Motor
“Core employee, consultants/contractors and
outsourcing services are an integral parts that
can not be seperated one to another for making the company more successful”
Ir. Adjie Sapta, M.Si 7
General Manager - General Affairs Division
PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia
www.jmt.co.id
JMT
Continous Improvement!
What Our Employees Say
About Us...
“I have experienced with other outsourcing company before. I was faced
with various costs. At JMT, I never
found all those things anymore.”
Denny Firdaus, ST.
Building Supervisor - Jakarta
“JMT has been a good place to work for.
Their staff were very nice and helpful. The
salary is also good, my life is so much better
than before. Thank you JMT!”
8 Malikul
Driver - Karawang
www.jmt.co.id
Ciri-ciri vendor dengan manajemen
profesional:
a. Berbudaya korporat: transparansi,
independensi, responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.
b. Menjaga prinsip efisiensi dan efektivitas.
c. Bekerja secara terencana/terprogram.
d. Menerima setiap umpan balik dari
perusahaan, mengevaluasi dan
melakukan perbaikan.
4. Pengalaman menangani perusahaan
besar
Perusahaan-perusahaan besar biasanya memberikan persyaratan yang sulit
dipenuhi oleh sebagian besar vendor
outsourcing. Vendor dituntut untuk
memiliki sistem manajemen yang profesional dan tingkat kinerja yang tinggi
dari SDM yang ditempatkan di perusahaan mereka. Bila vendor outsourcing
yang anda pilih memiliki pengalaman
kerjasama yang cukup panjang dengan
perusahaan-perusahaan ini, dapat
dipastikan mereka cukup profesional
untuk bekerjasama dengan perusahaan anda.
Membuat Daftar Vendor Potensial
Cara mudah mencari vendor:
1. Internet
Lakukan pencarian di internet dan
lihat website-nya untuk mendapatkan gambaran awal dari vendor.
2. Kenalan
Minta referensi dari teman anda
yang bekerja di perusahaan lain.
Vendor mana yang mereka pakai
dan bagaimana kinerjanya.
Meminta Dokumen Penawaran
Setelah membuat daftar vendor outsourcing dalam jumlah yang cukup,
langkah selanjutnya adalah meminta
dokumen penawaran dari mereka. Dokumen penawaran sedikitnya memuat
hal-hal sebagai berikut:
1. Pendahuluan
Berisi penjelasan atau jawaban dari
vendor mengenai ruang lingkup, sasaran, prioritas, strategi dan persyaratan
yang diminta oleh perusahaan. Selain
itu, vendor harus menjelaskan keunggulan jasa mereka dibandingkan
vendor lain serta strategi yang mereka
miliki untuk memastikan kesuksesan
proyek outsourcing ini. Bila diperlukan,
vendor dapat menjelaskan pengalaman
mereka dalam menangani proyek outsourcing yang serupa dengan proyek
yang akan dilakukan oleh perusahaan.
2. Profil vendor outsourcing
Berisi profil lengkap vendor seperti
misi dan visi perusahaan, struktur
organisasi, alamat, dokumen legal yang
dibutuhkan sebagai perusahaan outsourcing, laporan keuangan, sertifikat/
penghargaan dan sebagainya.
3. Bentuk kerjasama
Vendor harus menjelaskan secara terperinci bentuk kerjasama dan langkahlangkah apa saja yang akan dilakukan.
Langkah-langkah ini termasuk jasa
yang akan diberikan, perencanaan
strategis dan operasional proyek outsourcing, rencana rekrutmen dan penempatan, standar penilaian kinerja.
4. Perkiraan biaya
Vendor harus menjelaskan secara
terperinci besaran dan komponenkomponen biaya apa saja yang akan
dan mungkin timbul sebagai akibat
pelaksanaan proyek ini. Pastikan
bahwa tidak ada biaya tersembunyi
yang akan timbul di kemudian hari.
5. Referensi perusahaan pengguna
Daftar perusahaan pengguna jasa vendor, lengkap dengan alamat dan nomor
telpon PIC serta jenis pekerjaan yang
dilakukan vendor.
Mengevaluasi Vendor
Cara efektif mengevaluasi vendor
adalah sebagai berikut:
1. Buat kriteria penilaian yang akan
diterapkan untuk seluruh vendor.
2. Buat tim yang terdiri dari berbagai
departemen untuk menilai vendor
berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan. Pastikan proses penilaian
berlangsung secara objektif.
3. Evaluasi hasil dan diskusikan secara
terbuka. Jika perlu, libatkan pihak
manajemen untuk memberi masukan.
Kesalahan dalam memilih vendor
1. Konflik Kepentingan
Masalah yang sering terjadi adalah
terjadinya benturan kepentingan
antara penilai dengan vendor yang
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
dinilai. Sudah menjadi rahasia umum
bahwa banyak vendor yang berusaha
mendapatkan pekerjaan dengan caracara yang tidak etis, seperti melakukan
perjanjian terselubung dengan oknum
perusahaan. Hal ini sangat berbahaya,
karena vendor yang terpilih tentunya
dipilih secara tidak objektif yang pada
akhirnya akan merugikan perusahaan.
2. Menjadikan biaya sebagai satusatunya faktor penentu
Penghematan biaya hanyalah manfaat jangka pendek dari penerapan
outsourcing, masih banyak manfaat
lain yang lebih besar bagi perusahaan.
Oleh karena itu, untuk memastikan
keberhasilan proyek outsourcing yang
akan dilakukan perusahaan, beberapa
faktor penting seperti kompetensi,
pengalaman, dan reputasi vendor juga
harus menjadi faktor penentu dalam
memilih vendor outsourcing.
3. Proses evaluasi vendor yang tidak
benar
Setiap vendor memiliki kelebihan dan
kekurangan masing-masing. Adalah
penting bagi perusahaan untuk mengukur secara hati-hati resiko yang
mungkin dihadapi dengan berbagai
pilihan vendor ini, apalagi hubungan
kerja yang terjadi antara perusahaan
dan vendor adalah hubungan kerja
jangka panjang yang mempengaruhi
kelancaran bisnis perusahaan.
TAHAP 6
MENGANALISIS ISI KONTRAK
Silahkan hubungi kami jika anda ingin
mengetahui bentuk standar draft
perjanjian kerjasama antara PT. Jasa
Mandiri Techgraha sebagai vendor
outsourcing dan perusahaan sebagai
pengguna jasa outsourcing. Struktur
perjanjian kami adalah:
1.Judul perjanjian
Sesuai dengan Pasal 64 UndangUndang No.13 Tahun 2003 Tentang
Ketenagakerjaan, judul perjanjian yang
tepat bukanlah Perjanjian Outsourcing
melainkan Perjanjian Penyediaan Jasa
Pekerja atau Buruh.
2.Nama pihak yang melakukan
perjanjian
Nama perusahaan dan vendor yang
bekerjasama.
9
3.Nomor perjanjian
Untuk keperluan arsip masing-masing
perusahaan.
4.Pencantuman waktu atau tanggal
pembuatan perjanjian
Pencantuman tanggal ini sangat penting untuk menentukan saat mulai berlakunya perjanjian. Ketiadaan tanggal
bisa mengakibatkan suatu perjanjian
tidak bisa dilaksanakan atau tidak
mempunyai kekuatan mengikat secara
hukum kepada para pihak.
5.Para pihak yang mengadakan
perjanjian
Yaitu identitas para pihak yang
meliputi nama, kedudukan dalam
perusahaan, alamat perusahaan, serta
kewenangannya dalam mewakili perusahaan atau institusi untuk melakukan
tindakan hukum.
6.Premis yang menjelaskan latar
belakang dibuatnya perjanjian ini
Premis menerangkan bidang usaha
masing-masing pihak serta pencantuman pihak pertama sebagai pemberi
kerja dan pihak kedua sebagai penerima kerja.
7.Isi perjanjian
Isi perjanjian adalah bagian utama dan
paling penting dari suatu perjanjian.
Isi perjanjian memuat keinginan kedua
belah pihak yang dituangkan secara
tertulis dalam bentuk pengaturan atas
hak dan kewajiban.
Pasal 1 DEFINISI menerangkan
istilah-istilah penting yang perlu
dijelaskan dalam perjanjian, agar tidak
terjadi perbedaan interpretasi.
Pasal 2 RUANG LINGKUP PEKERJAAN menerangkan mengenai lingkup
pekerjaan. Ruang lingkup disesuaikan dengan Pasal 65 ayat 2 UndangUndang No.13 Tahun 2003 Tentang
Ketenagakerjaan dan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Republik Indonesia Nomor: KEP.220/
MEN/X/2004 Tentang Syarat-Syarat
Penyerahan Sebagian Pelaksanaan
Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain.
10 Pasal 3 HUBUNGAN PARA PIHAK
menerangkan mengenai hubungan
antara para pihak. Inti dari pasal ini
adalah mencegah salah satu pihak mewakili dan/atau menggunakan nama
pihak lainnya untuk keperluan dan
alasan apapun.
Pasal 4 HAK DAN KEWAJIBAN PARA
PIHAK menerangkan mengenai hak
dan kewajiban masing-masing pihak.
Segala hal yang menyangkut hak-hak
dan kewajiban-kewajiban ini harus
dinyatakan secara tertulis dan jelas
untuk menghindari perselisihan saat
pelaksanaan perjanjian ini.
Pasal 5 HAK UNTUK MEMERIKSA
CATATAN menjelaskan hak perusahaan untuk memeriksa atau mengaudit catatan pajak dan segala biaya lain
yang menjadi kewajiban vendor untuk
mencegah penyelewengan kewajiban
oleh vendor.
Pasal 6 LARANGAN PEMBERIAN
KEUNTUNGAN dibuat untuk mencegah hal-hal buruk (seperti negosiasi
ilegal) yang dapat mengakibatkan terjadinya benturan kepentingan akibat
hubungan antara Pekerja/Buruh dan
karyawan vendor dengan karyawan
perusahaan.
Pasal 7 BIAYA DAN IMBALAN JASA
menjelaskan komponen biaya apa
saja yang menjadi kewajiban masingmasing pihak.
Pasal 8 PENAGIHAN DAN PEMBAYARAN BIAYA menjelaskan cara
penagihan dan pembayaran biaya dan
imbalan jasa.
Pasal 9 PERNYATAAN JAMINAN menyatakan jaminan dari masing-masing
pihak, baik perusahaan maupun vendor terkait keabsahan perjanjian serta
hal-hal dasar yang menjamin kelancaran pelaksanaan perjanjian ini.
Pasal 10 KERAHASIAAN dibuat untuk
mencegah kebocoran data-data perusahaan yang sebenarnya rahasia dan
digunakan oleh pihak-pihak luar yang
tidak bertanggung jawab.
Pasal 11 PELANGGARAN OLEH
PEKERJA/BURUH menjelaskan
langkah-langkah yang harus dilakukan
perusahaan dan vendor bilamana terjadi pelanggaran yang dilakukan oleh
Pekerja/Buruh.
Pasal 12 MASA BERLAKU DAN PENGAKHIRAN PERJANJIAN menjelaskan masa berlaku perjanjian ini, cara
mengakhiri perjanjian sebelum masa
berlakunya selesai, serta konsekuensi
dari berakhirnya perjanjian.
Pasal 13 PENGALIHAN TUGAS
menjelaskan tentang larangan vendor
untuk mengalihkan sebagian atau seluruh pekerjaan kepada pihak lain tanpa
persetujuan tertulis terlebih dahulu
dari perusahaan.
Pasal 14 FORCE MAJEURE menjelaskan tentang hal-hal yang harus
dilakukan apabila terjadi bencana tak
terduga yang menimpa salah satu pihak, baik perusahaan maupun vendor.
Pasal 15 PENYELESAIAN PERSELISIHAN menjelaskan bahwa setiap
perselisihan yang terjadi antara perusahaan dan vendor terkait pelaksanaan
perjanjian harus diselesaikan terlebih
dahulu secara musyawarah dan mufakat. Apabila jalan musyawarah tidak
berhasil, maka perselisihan diselesaikan melalui pihak ketiga, yaitu
Badan Arbitrase Nasional Indonesia
(BANI).
Pasal 16 PEMBERITAHUAN menjelaskan alamat korespondensi untuk
masing-masing pihak,.
Pasal 17 HUKUM YANG BERLAKU
menjelaskan bahwa hukum yang
berlaku dalam perjanjian ini adalah
hukum dan ketentuan-ketentuan yang
berlaku di negara Republik Indonesia.
Pasal 18 LAIN-LAIN menjelaskan
mengenai hal-hal lain yang belum
diatur atau belum cukup diatur dalam
perjanjian ini.
TAHAP 7
NEGOSIASI KONTRAK
Menjalin Hubungan Kemitraan yang
Saling Menguntungkan
Negosiasi adalah proses membicarakan manfaat, biaya dan resiko masingmasing pihak terkait dengan hubungan kemitraan yang akan dibangun.
Negosiasi harus dilandasi oleh keinginan masing-masing untuk membentuk
sebuah hubungan kemitraan jangka
panjang yang setara dan seimbang, saling membutuhkan dan menguntungkan. Hal-hal berikut harus dibangun
dan dikembangkan untuk membentuk
hubungan kemitraan yang baik:
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
JMT
Continous Improvement!
Legal Requirements
We have meet all the requirements needed to
operate an outsourcing company!
1. Akte Notaris Pendirian Perusahaan
2. Surat Pengesahan Akte Pendirian Perusahaan
3. Akta Notaris Perubahan Anggaran Dasar Perseroan
Disesuaikan Dengan Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan
Terbatas dan Memuat Kegiatan Usaha Penyedia Jasa
Pekerja/Buruh
4. Persejutuan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan
5. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) – Menengah
6. Surat Ijin Operasional Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja/Buruh
7. Surat Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan
(Undang-Undang No.7 Tahun 1981)
8. Surat Keterangan Fiskal (SKF)
9. Sertifikat Kepesertaan Jamsostek
10. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
11. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
12. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP)
13. Izin Tempat Usaha Berdasarkan UU Gangguan
14. Kartu Tanda Anggota Biasa Kamar Dagang dan Industri
(KADIN)
11
www.jmt.co.id
JMT
Continous Improvement!
Job Safety is The Number One
Priority for Our Employee!
12
Especially for those who work in dangerous area. It is our responsibility to provide all safety equipment needed to our employees and make
sure they are well informed about how accidents can happen.
www.jmt.co.id
JMT
Continous Improvement!
13
www.jmt.co.id
JMT
Continous Improvement!
Some Jobs That Have
Been Outsourced to Us...
Administration
Building Maintenance
Building Supervisor
Cleaning Service
Drafter
Driver
Forklift Driver
Gardener
Helper
Office Boy / Room Boy
Packaging
Photocopier Operator
Receptionist
Sales/SPG
Secretary
Scrap Cleaner
Sludge/Oil Trap Cleaner
Telephone Operator
Warehouse
Web Developer/Programmer
And Many others..
14
www.jmt.co.id
1.Kepercayaan
Hubungan kemitraan yang dimulai
dengan rasa saling curiga akan berakibat buruk dan berujung pada perselisihan, bahkan pemutusan kerjasama.
Oleh karena itu, kepercayaan adalah
faktor paling penting dalam menjalin
hubungan kemitraan, karena tanpa
rasa saling percaya, hubungan kemitraan tidak akan berlangsung lama.
2.Komitmen
Komitmen adalah keinginan kuat
masing-masing pihak untuk menjalankan dengan sungguh-sungguh apa
yang telah dijanjikan dan disepakati
bersama. Komitmen mencerminkan
integritas masing-masing pihak yang
melakukan kerjasama.
3.Semangat
Tidak ada hubungan kemitraan
yang dapat berjalan dengan baik
tanpa didukung oleh semangat untuk
melaksanakan perjanjian dengan baik.
Semangat untuk bekerja akan tumbuh
dengan sendirinya bisa masing-masing
pihak melihat manfaat yang menguntungkan dengan adanya hubungan
kemitraan ini.
4.Dapat diandalkan
Dapat diandalkan berarti selalu
berhasil melaksanakan dengan baik
apa yang dijanjikan dan menjadi
kewajibannya. Hal ini penting untuk
menumbuhkan kepercayaan salah satu
pihak terhadap pihak lainnya, sehingga
masing-masing pihak merasa aman
dan nyaman dalam hubungan kemitraan ini.
5.Kebersamaan
Kebersamaan dilandasi oleh visi yang
sama yang dimiliki oleh kedua belah
pihak mengenai arah kemitraaan ini.
Dengan adanya kebersamaan, semua
masalah yang timbul dalam hubungan
kemitraan ini akan diselesaikan secara
bersama-sama tanpa merugikan salah
satu pihak.
6.Saling menghargai
Hubungan kemitraan yang tidak
dilandasi dengan rasa saling menghargai akan berakibat salah satu pihak
merasa diabaikan/diremehkan. Hal ini
dapat memicu kesalahpahaman dan
perselisihan serta mengubah hubungan yang baik menjadi hubungan yang
buruk dan dingin antara para pihak.
7.Saling membutuhkan
Dengan kekurangan dan kelebihan
yang dimiliki oleh masing-masing
pihak, rasa saling membutuhkan akan
timbul dan menjadi alasan dilaksanakannya kemitraan ini. Rasa saling
membutuhkan akan menimbulkan
ketergantungan para pihak yang
melakukan kerjasama. Bila ketergantungan ini menjadi manfaat yang
dirasakan bersama, maka hal ini akan
menciptakan hubungan kemitraan
jangka panjang.
8.Komunikasi yang baik
Komunikasi yang baik dan lancar
dapat menguatkan hubungan kemitraan yang telah terjalin. Hal ini harus
diperhatikan demi kelancaran hubungan kemitraan yang telah terjalin
dengan baik. Dengan komunikasi yang
baik, informasi dan pengetahuan dapat
disampaikan dengan jelas, semua permasalahan akan segera tertangani dan
tidak menumpuk atau tertunda.
TAHAP 8
MENGKOMUNIKASIKAN HASIL
KEPUTUSAN
Setelah proses negosiasi terkait syarat
dan ketentuan kontrak selesai dilakukan, saatnya mengkomunikasikan hasil
keputusan untuk melakukan outsourcing kepada semua pihak yang terpengaruh oleh hasil keputusan.
Membuat rencana komunikasi
Buatlah rencana komunikasi yang baik
agar tidak muncul rumor dan resistensi dari karyawan yang dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing.
1. Identifikasi pertanyaan-pertanyaan
yang mungkin muncul serta antisipasi
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
tersebut.
2. Menganalisis cara berkomunikasi
yang sesuai. Komunikasi dapat dilakukan melalui rapat rutin atau khusus.
Sebaiknya dilakukan secara terbatas dan tertutup dengan melibatkan
manajer divisi atau departemen.
3. Memilah dengan baik hal-hal apa saja
yang akan dikomunikasikan.
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
a. Posisi atau pekerjaan apa saja
yang akan dialihkan dan posisi
atau pekerjaan apa saja yang
tidak dialihkan.
b. Alasan mengalihkan posisi atau
pekerjaan tersebut.
c. Perusahaan mana yang dipilih
sebagai vendor outsourcing dan
alasan kenapa perusahaan tersebut yang dipilih.
d. Kapan rencana penerapan
proyek outsourcing akan dimulai
dan siapa penanggung jawabnya.
4. Mencari waktu yang tepat untuk
melakukan komunikasi. Komunikasi
sebaiknya dilakukan paling tidak satu
bulan sebelum rencana penerapan outsourcing. Hal ini agar karyawan yang
diberhentikan memiliki cukup waktu
untuk mempersiapkan diri.
5. Mengantisipasi kemungkinan terburuk
bila timbul gejolak dalam karyawan.
Siapkan rencana antisipasi bersama
tim security dan manajer divisi atau
departemen. Hal ini untuk menghindari dampak negatif akibat kekecewaan karyawan. Perketat keamanan
aset, termasuk data perusahaan.
Melakukan komunikasi kepada semua
pihak yang terpengaruh oleh hasil
keputusan
Mengkomunikasikan hasil keputusan untuk melakukan outsourcing
kepada seluruh tingkatan, mulai dari
staf hingga direktur. Komunikasikan
dengan baik dan jelas, seberapa jauh
pengaruh keputusan untuk melakukan outsourcing terhadap karyawan,
terutama karyawan yang terpengaruh
langsung oleh keputusan ini.
Bagaimana dengan masa depan
mereka saat posisi mereka dialihkan
nanti? Apakah mereka akan di-PHK
ataukah mereka tetap dipekerjakan
tetapi status hubungan kerjanya
berubah menjadi karyawan outsourcing. Jika mereka diberhentikan atau
tetap dipekerjakan sebagai karyawan
outsourcing, bagaimana dengan hakhak pesangon, gaji dan tunjangan
mereka nanti? Apakah akan berubah
atau tetap sama?
TAHAP 9
MASA TRANSISI PROYEK
Setelah selesai mengkomunikasikan
keputusan melakukan outsourcing,
saatnya anda memulai proyek out-
15
sourcing. Di tahap awal ini ada beberapa hal yang harus anda lakukan:
1. Pastikan bahwa semua karyawan yang
terlibat dalam proyek outsourcing ini
memahami seluruh isi dan persyaratan
dalam perjanjian atau kontrak yang
telah ditandatangani bersama.
2. Bentuk tim khusus yang melibatkan
level supervisor atau manajer dan bertanggung jawab terhadap kelancaran
proses transisi ini.
3. Semua anggota tim harus dibuatkan
tugas dan tanggung jawab masingmasing terkait dengan masa transisi
ini.
Setiap masalah yang terjadi harus
dicatat dan segera dilakukan tindakan
koreksi bersama vendor anda. Setelah
tim terbentuk dan siap bekerja, pastikan anda memperhatikan hal-hal
berikut:
1. Bicarakan lebih mendalam bersama
vendor mengenai prosedur-prosedur
standar terkait kegiatan outsourcing
yang akan diterapkan oleh vendor
anda di perusahaan. Lihat apakah
sesuai dan dapat diterapkan dengan
baik di perusahaan anda, bila tidak
lakukan penyesuaian.
2. Beritahu vendor hal-hal apa saja
yang perlu mereka ketahui mengenai perusahaan anda terkait dengan
pelaksanaan outsourcing. Contoh:
tata tertib perusahaan, SOP-SOP
teknis, kebijakan-kebijakan terkait
Kesehatan dan Keselamatan Kerja
(K3), dsb. Jika diperlukan, lakukan
pelatihan bersama.
3. Pastikan bahwa komunikasi antara
perusahaan dan vendor dapat berlangsung dengan baik. Tentukan PIC
serta nomor telp atau email yang dapat
dihubungi, baik di pihak perusahaan
maupun vendor. Contoh: tentukan
PIC untuk bagian payroll, PIC untuk
bagian penagihan, PIC untuk bagian
rekrutmen, PIC untuk bagian kepersonaliaan, dsb. Hal ini penting, agar setiap masalah dapat disampaikan secara
utuh dan ditangani dengan cepat.
16
vendor adalah:
1. Peningkatan efisiensi dan efektivitas perusahaan.
2. Peningkatan produktivitas karyawan.
3. Peningkatan kepuasan kerja dan
kualitas pelayanan kepada karyawan.
4. Rendahnya tingkat absensi dan
perpindahan karyawan.
Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan menuntut vendor outsourcing
untuk dapat mengelola karyawannya secara profesional agar tercipta
keseimbangan antara kebutuhan SDM
dengan tuntutan dan perkembangan
bisnis perusahaan.
Bagus tidaknya vendor anda dalam
mengelola karyawan mereka menentukan tingkat produktivitas serta disiplin
kerja karyawan outsourcing yang mereka tempatkan di perusahaan anda.
Perusahaan, baik besar dengan ribuan
karyawan maupun kecil dengan belasan karyawan, sama-sama memerlukan
sistem manajemen SDM yang bekerja
secara efektif dan efisien.
Untuk mendapatkan sistem ini,
pastikan vendor anda telah memiliki
dan menerapkan prosedur-prosedur
standar yang telah terbukti efektif dan
efisien dalam mengelola SDM. Prosedur-prosedur ini antara lain prosedur
rekrutmen dan seleksi, pengenalan,
penempatan dan pemberhentian,
pelatihan dan pengembangan SDM,
penilaian kinerja dan pengupahan.
outsourcing saat ini maupun di
masa mendatang, menghindari
kelebihan atau kekurangan jumlah
karyawan, sehingga setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik
dan tepat waktu.
3. Menghindari terjadinya tumpang
tindih dalam pelaksanaan pekerjaan.
4. Mempermudah koordinasi,
integrasi dan sinkronisasi dalam
perusahaan.
Sebelum anda mengirimkan kebutuhan karyawan outsourcing kepada vendor, anda harus mengetahui karyawan
seperti apa yang sedang anda cari. Hal
ini dapat dilakukan dengan membuat
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan
yang antara lain berisi tentang:
1. Nama posisi.
2. Rincian upah (gaji pokok, tunjangan, benefit lain).
3. Lokasi penempatan.
4. Atasan atau penanggung jawab
karyawan.
5. Hari dan jam kerja.
6. Ringkasan pekerjaan dan kondisi
kerja.
7. Tanggung jawab dan tugas utama.
8. Kualifikasi (persyaratan pendidikan, usia, status, pengalaman kerja,
dsb.).
Setelah perencanaan SDM dilakukan
dan kebutuhan karyawan outsourcing
telah diidentifikasi, anda dapat meminta formulir permintaan karyawan
kepada vendor anda.
TAHAP 11
PERENCANAAN SDM
Perusahaan yang tidak merencanakan
karyawan outsourcing-nya dengan
baik akan mendapatkan kenyataan
bahwa karyawan outsourcing mereka
tidak sesuai baik dari segi kuantitatif,
kualitatif, strategi, operasional dan
fungsional. Padahal, produktivitas
perusahaan hanya akan meningkat
apabila karyawan outsourcing yang
ada merupakan karyawan-karyawan
yang telah direncanakan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Contoh Formulir Permintaan Karyawan
TAHAP 12
REKRUTMEN & SELEKSI
Setelah mengisi dengan jelas dan
Tujuan dari perencanaan SDM adalah
lengkap formulir permintaan karyTAHAP 10
untuk:
awan dan menyerahkannya kepada
MANAJEMEN SDM
1. Menentukan spesifikasi dan jumlah
vendor anda, vendor akan melakukan
karyawan outsourcing yang akan
prosedur rekrutmen dan seleksi untuk
Umumnya, tujuan akhir yang ingin
mengisi posisi yang akan dialihkan
mencari karyawan sesuai dengan perdicapai perusahaan saat mengalihkan
oleh perusahaan.
syaratan yang telah anda tetapkan.
sebagian manajemen SDM-nya kepada
2. Menjamin tersedianya karyawan
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
JMT
Continous Improvement!
E-Recruitment System
Our own online recruitment system is a
powerful, easy to use and simple to
understand. It is designed to help
jobseekers to search jobs and
recruiters to advertise jobs
in Indonesia.
LowonganKerjaSMA.com
Lowongan Kerja Khusus SMA & Sederajat
EngineeringJobs.co.id
Lowongan Kerja Khusus Teknik
www.jmt.co.id
17
JMT
Continous Improvement!
We Help You Stay
Lean & Nimble!
By turning your fixed HR costs into
variable ones. Pay only for what you
need.
18
www.jmt.co.id
yang nantinya dikirimkan kepada
anda patut dipertanyakan karena telah
melibatkan uang atau keuntungan bagi
vendor yang seharusnya tidak ada.
2. Vendor yang baik memiliki komitmen
kuat untuk mendapatkan karyawan
yang berkualitas. Hal ini dibuktikan
oleh adanya prosedur standar dalam
melakukan rekrutmen dan seleksi
karyawan mereka. Prosedur ini mutlak
dibutuhkan untuk menjaga konsistensi
dan kemampuan telusur apabila karyawan yang lulus ternyata bermasalah
dikemudian hari.
Sumber tenaga kerja yang biasa digunakan oleh PT. Jasa Mandiri Techgraha
adalah:
Prosedur Standar Rekrutmen & Seleksi JMT
Beberapa keuntungan melakukan
rekrutmen dan seleksi dengan menggunakan vendor adalah:
1. Anda dapat berkonsentrasi pada
kegiatan yang lebih penting.
2. Anda dapat menggunakan keahlian dan jaringan yang dimiliki oleh
vendor.
3. Vendor dianggap lebih mengerti
mengenai peraturan ketenagakerjaan daripada perusahaan, sehingga
dapat mengurangi resiko hukum.
4. Waktu, tempat dan biaya yang digunakan untuk iklan, seleksi dokumen, tes dan wawancara awal dapat
dihemat, karena semua dilakukan
oleh vendor.
5. Nama perusahaan dan status anda
yang sedang mencari karyawan
baru tetap rahasia, hal ini biasanya
dianggap penting oleh perusahaanperusahaan besar untuk menghindari “hujan” lamaran, baik
yang dikirim via pos maupun yang
datang langsung.
Untuk mendapatkan karyawan yang
tepat dan terbaik bagi perusahaan,
anda harus memastikan bahwa vendor
anda memiliki reputasi baik. Hal ini
dapat dilakukan dengan dua cara.
1. Lakukan penyelidikan untuk mengetahui apakah vendor anda “memperdagangkan” kebutuhan karyawan kepada
para pelamar atau tidak. Bila ya,
maka dapat dipastikan bahwa vendor
anda adalah vendor dengan reputasi
buruk. Proses rekrutmen dan seleksi
serta kualitas dari kandidat-kandidat
1. Sumber Internal
Database pelamar, mantan karyawan
dengan reputasi baik.
2. Sumber Eksternal
Iklan (online recruitment dan surat
kabar), mailing list, rekomendasi dari
karyawan atau rekan bisnis, lembaga
pendidikan, organisasi professional,
job expo, kerjasama dengan agen
tenaga kerja.
PT. Jasa Mandiri Techgraha memiliki
standar bahwa setiap permintaan satu
orang karyawan oleh perusahaan,
berarti PT. Jasa Mandiri Techgraha
harus mengirimkan setidaknya tiga
orang kandidat yang telah lulus tes
dan wawancara kepada perusahaan.
Setelah melakukan rekrutmen dan
seleksi, vendor akan mengantarkan
kandidat terpilih kepada perusahaan
untuk dites lebih lanjut.
wawancara oleh user di perusahaan
dan mencegah vendor menempatkan
karyawannya tanpa persetujuan tertulis dari perusahaan.
Contoh Formulir Rekomendasi Kandidat Yang
Lulus
Vendor akan memanggil kembali
kandidat yang direkomendasikan oleh
perusahaan untuk menandatangani
kontrak atau Perjanjian Kerja Waktu
Tertentu (PKWT). PKWT ini dilampirkan dengan:
1. Formulir persetujuan upah dan
tunjangan.
2. Pernyataan kerahasiaan.
3. Tata tertib dan peraturan perusahaan.
4. Dokumen-dokumen lainnya.
Setelah kontrak dilakukan, vendor
akan menjelaskan berbagai hal-hal
penting yang bersifat non-teknis yang
perlu diketahui oleh karyawan, meliputi periode cut-off absensi, waktu
pembayaran upah, rincian dan cara
menghitung upah (termasuk penjelasan mengenai potongan pajak, iuran
JHT dan potongan payroll oleh bank),
hak istirahat/cuti (bila ada), pelatihan
yang akan diberikan, fasilitas Jamsostek dan cara menggunakannya, dsb.
TAHAP 13
PENEMPATAN & ORIENTASI
Contoh Formulir Pengantar Kandidat
Jika ada kandidat yang lulus, maka
perusahaan mengisi formulir rekomendasi kandidat yang lulus dan dikirimkan kepada vendor. Hal ini penting
sebagai bukti persetujuan perusahaan
atas kandidat yang telah lulus tes dan
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
Setelah proses rekrutmen dan seleksi
selesai dilaksanakan dan karyawan
baru telah dikontrak, vendor akan
menugaskan pengawas lapangan
untuk mengantarkan karyawan baru
tersebut ke lokasi penempatannya.
Formulir serah terima karyawan ditandatangani sebagai bukti penempatan
karyawan baru.
Perusahaan dan vendor kemudian
bekerjasama melakukan orientasi atau
pengenalan karyawan baru. Kegiatan
ini dilakukan di lokasi penempatan
yang ditunjuk oleh perusahaan. Hal-
19
hal yang umum diberikan pada saat
orientasi antara lain:
1. Hal-hal terkait perusahaan penempatan, meliputi sejarah, visi, misi, sasaran dan tujuan perusahaan, struktur
organisasi, produk/jasa perusahaan,
fasilitas-fasilitas dalam perusahaan,
peraturan, tata tertib dan kebijakan
perusahaan, buku pedoman karyawan
(bila ada), prosedur K3, dsb.
2. Tugas dan tanggung jawab karyawan,
meliputi penjelasan mengenai lokasi kerja, uraian tugas dan tanggung
jawab, jadwal kerja, peralatan kerja,
hubungan dengan bagian/unit kerja
lain, dsb.
3. Perkenalan kepada supervisor/pengawas, atasan langsung di perusahaan
dan rekan kerja.
Contoh Formulir Serah Terima Karyawan
PENILAIAN KINERJA
PELATIHAN
Jika diperlukan, perusahaan dapat
melakukan pelatihan kepada karyawan
outsourcing atau bekerjasama dengan
vendor. Teknis dan biaya yang timbul
harus dibicarakan terlebih dahulu
bersama-sama.
20
Pertama, perusahaan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan sasaran
yang ingin dicapai. Kemudian perusahaan merancang program pelatihan
yang sesuai dengan sasaran tersebut.
Vendor melakukan pelatihan di perusahaannya sendiri atau bekerjasama
dengan lembaga pelatihan milik
pemerintah atau swasta. Biaya yang
timbul kemudian ditagihkan kepada
perusahaan. Hal ini dikarenakan pelatihan dilakukan atas permintaan dan
kebutuhan pihak perusahaan. Tujuan
dari pelatihan antara lain:
1. Meningkatkan keahlian dan pengetahuan kerja.
2. Meningkatkan kuantitas dan kualitas pekerjaan.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
4. Menurunkan jumlah kecelakaan
kerja.
5. Memperbaiki moral karyawan.
6. Meningkatkan disiplin dan motivasi kerja.
7. Menurunkan turnover, ketidakhadiran dan peningkatan kepuasan
kerja.
TAHAP 15
TAHAP 14
Prosedur Standar Pelatihan JMT
Program pelatihan meliputi penentuan
metode dan materi pelatihan. Setelah
itu, perusahaan menyerahkan program pelatihan kepada vendor untuk
dieksekusi.
Secara berkala, vendor bekerjasama
dengan perusahaan melakukan penilaian kinerja atas karyawan outsourcing yang ditempatkan di perusahaan. Di PT. Jasa Mandiri Techgraha,
karyawan outsourcing dinilai kinerjanya setiap tiga bulan sekali. Tujuan dari
penilaian kinerja ini adalah:
1. Sebagai alat untuk menjaga tingkat
kinerja.
2. Sebagai alat untuk membantu
dan mendorong karyawan untuk
mengambil inisiatif dalam rangka
memperbaiki kinerja.
3. Memperkuat hubungan antara
karyawan dengan JMT dan user
melalui diskusi tentang kemajuan
kerja mereka.
4. Meningkatkan motivasi dan etos
kerja.
5. Pembeda antara karyawan satu dengan yang lain.
6. Mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan-hambatan agar
kinerja menjadi lebih baik.
7. Dasar bagi pemutusan hubungan
kerja, pemberian sanksi ataupun
hadiah.
Prosedur Standar Penilaian Kinerja JMT
Ada 10 poin kinerja yang dinilai dan
dikelompokkan menjadi tiga kategori:
1. Kemampuan melaksanakan tugas:
penguasaan pekerjaan, pengetahuan
tentang tugas, cara mengerjakan
tugas, sistem dokumentasi, manajemen waktu dan komunikasi.
2. Hasil pekerjaan: kualitas hasil
pekerjaaan dan pencapaian target.
3. Disiplin: kehadiran dan penampilan.
Contoh Formulir Penilaian Kinerja
Setelah dilakukan penilaian kinerja,
vendor kemudian membahas hasilnya
untuk merumuskan tindak lanjut apa
yang tepat bagi karyawan outsourcing yang mendapatkan nilai rendah,
sedang atau tinggi. Vendor kemudian
membuat summary dan melaporkannya kembali kepada perusahaan.
Contoh Formulir Laporan Penilaian Kinerja
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
Contoh Formulir Rencana Tindak Lanjut Laporan Penilaian Kinerja
Setelah dihitung, dikonfirmasikan
kembali, dan disetujui oleh perusahaan, vendor kemudian melakukan
pembayaran upah melalui transfer
bank atau tunai (untuk yang belum
memiliki rekening bank) di akhir bulan. Slip gaji dicetak dan didistribusikan kepada semua karyawan outsourcing, agar karyawan dapat memeriksa
kebenaran dari hak kompensasinya.
TAHAP 16
KOMPENSASI & TAGIHAN
Hak Karyawan Terkait Pengupahan
Sesuai peraturan perundangan, karyawan outsourcing setidaknya memiliki
hak sebagai berikut:
1.Upah minimum
Sesuai dengan Peraturan Menteri
Tenaga Kerja Republik Indonesia
Nomor: PER-01/MEN/1999 Tentang
Upah Minimum.
2.Upah kerja lembur
Sesuai dengan Keputusan Menteri
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor: KEP-102/
MEN/VI/2004 Tentang Waktu Kerja
Lembur dan Upah Kerja Lembur.
3.Tunjangan Hari Raya (THR)
Sesuai dengan Peraturan Menteri
Tenaga Kerja Republik Indonesia
Nomor: PER-04/MEN/1994 Tentang
Tunjangan Hari Raya Keagamaan
Bagi Pekerja di Perusahaan.
4.Jaminan Sosial Tenaga Kerja
(Jamsostek)
Sesuai dengan Keputusan Menteri
Tenaga Kerja Republik Indonesia
Nomor: KEP-150/MEN/1999 Tentang
Penyelenggaraan Program Jaminan
Sosial Tenaga Kerja Bagi Tenaga
Kerja Harian Lepas, Borongan dan
Perjanjian Kerja Waktu Tertentu.
Proses Penagihan
Di PT. Jasa Mandiri Techgraha, periode
perhitungan upah karyawan outsourcing adalah tanggal 21 bulan ini s/d 20
bulan berikutnya. Pengumpulan laporan absensi dan perintah kerja lembur karyawan outsourcing dilakukan
setiap tanggal 21 setiap bulannya, dan
kemudian dilanjutkan dengan proses
perhitungan upah oleh departemen
payroll dan pajak.
Prosedur Standar Penagihan JMT
Vendor kemudian melakukan penagihan kepada perusahaan dengan
melampirkan dokumen-dokumen yang
diperlukan, antara lain:
1. Rekapitulasi tagihan, yang berisi
rincian upah karyawan.
2. Kwitansi bermaterai.
3. Faktur pajak.
4. Laporan absensi.
5. Perintah kerja lembur.
Kewajiban Pajak Outsourcing
1.Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Outsourcing adalah kegiatan penyediaan jasa pekerja/buruh, dimana
pekerja/buruh dikontrak oleh perusahaan penyedia jasa dan ditempatkan
pada perusahaan pengguna jasa. Karyawan outsourcing merupakan karyawan perusahaan penyedia jasa bukan
karyawan perusahaan pengguna jasa,
dan perusahaan penyedia jasa melakukan pembayaran secara langsung gaji,
upah, honorarium, tunjangan dan
sejenisnya kepada karyawan outsourcing-nya.
Oleh karena itu, sesuai dengan Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak
Nomor: SE-05/PJ.53/2003, outsourc-
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
ing tidak masuk kedalam jenis barang
dan jasa yang tidak dikenakan PPN,
sehingga wajib membayar PPN. Dasar
pengenaan pajak adalah sebesar seluruh tagihan yang diminta oleh vendor
outsourcing kepada perusahaan (termasuk tagihan atas upah dan management fee).
2.Pajak Penghasilan Pasal 23
Sesuai dengan Pasal 1 ayat 2 huruf k
Peraturan Menteri Keuangan Nomor:
244/PMK.03/2008, jasa penyedia
tenaga kerja (outsourcing services)
termasuk jasa lain yang dipotong Pajak
Penghasilan sebesar 2% (dua persen)
dari jumlah bruto tidak termasuk PPN.
Lebih lanjut dalam Surat Edaran Nomor: SE-53/PJ/2009 yang dimaksud
dengan jumlah bruto adalah jumlah
seluruh penghasilan tidak termasuk
pembayaran gaji, upah, honorarium,
tunjangan dan pembayaran lain
sebagai imbalan sehubungan dengan pekerjaan yang dibayarkan oleh
penyedia tenaga kerja kepada tenaga
kerja yang melakukan pekerjaan, berdasarkan kontrak dengan pengguna
jasa. Pembayaran tersebut harus dapat
dibuktikan dengan kontrak kerja dan
daftar pembayaran gaji, upah, honorarium, tunjangan dan pembayaran lain
sebagai imbalan sehubungan dengan
pekerjaan sebagaimana dimaksud di
atas.
Berdasarkan peraturan tersebut, jumlah bruto yang dimaksud adalah jasa
manajemen (management fee) tidak
termasuk gaji karyawan.
3.Contoh tagihan
Total upah karyawan
Management Fee 10%
Tagihan sebelum Pajak
PPN 10%
Tagihan setelah pajak
PPh 23 (2%*Fee)
: Rp 1.000,: Rp 100,: Rp 1.100,: Rp 110,: Rp 1.210,: Rp
2,-
Jumlah yang dibayarkan kepada vendor setelah dikurangi dengan PPh 23
adalah: Rp 1.208,-
TAHAP 17
PENANGANAN KELUHAN
Kepuasan pelanggan adalah kunci dari
kelangsungan kerjasama bisnis jangka
panjang. Vendor yang berkomitmen
kuat terhadap peningkatan kepuasan
pelanggan wajib memiliki prosedur
21
standar bagaimana cara mengatasi
keluhan dari para pelanggannya.
ketenagakerjaan, dll.
Saat anda melakukan rapat atau
berdiskusi dengan vendor anda, pastikan bahwa mereka memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaanpekerjaan tersebut.
TAHAP 18
MENGEVALUASI PROYEK OUTSOURCING
Prosedur Standar Survey Pelanggan JMT
Prosedur Standar Keluhan Pelanggan JMT
PT. Jasa Mandiri Techgraha, berkenaan
dengan persyaratan ISO 9001:2008
telah merancang dan menerapkan
prosedur standar untuk menangani keluhan pelanggan. Prosedur ini dibuat
untuk memastikan bahwa seluruh
masalah atau keluhan pelanggan dapat
segera ditangani dan terdokumentasi
dengan baik.
Contoh Formulir Survey Pelanggan
Contoh Formulir Keluhan Pelanggan
Setiap keluhan pelanggan akan dicatat
dan dipelajari, kemudian diambil tindakan koreksi atau pencegahan menggunakan prosedur standar permintaan
tindakan koreksi dan pencegahan.
22
Setiap akhir tahun, PT. Jasa Mandiri
Techgraha juga mengadakan survey
kepuasan pelanggan untuk mengetahui persepsi pelanggan terhadap
pelayanan PT. Jasa Mandiri Techgraha.
Hasil survey didiskusikan dalam rapat
internal untuk kemudian dibuatkan
rencana dan program perbaikan di
saat memasuki tahun berikutnya.
Prosedur Standar Permintaan Tindakan Koreksi
dan Pencegahan JMT
Di akhir periode perjanjian, setidaknya
tiga bulan sebelum perjanjian antara
perusahaan dan vendor berakhir, perusahaan harus mengevaluasi beberapa
hal:
1. Apakah keputusan melakukan
outsourcing secara umum menguntungkan perusahaan atau malah
merugikan perusahaan?
2. Jika menguntungkan, seberapa
besar dampaknya terhadap perusahaan?
3. Apakah sasaran dan tujuan perusahaan melakukan outsourcing telah
tercapai?
4. Bagaimana dengan kinerja vendor,
apakah sesuai dengan harapan
perusahaan?
Lakukan diskusi dengan manajemen
dan pimpinan divisi/departemen untuk menjawab pertanyaan ini, kemudian putuskan langkah apa yang akan
diambil setelah perjanjian outsourcing
berakhir. Ada tiga keputusan utama
yang mungkin akan muncul:
1. Memberhentikan proyek outsourcing, dan kembali mengambil alih
pekerjaan-pekerjaan yang sebelumnya dialihkan.
2. Mengganti vendor, apabila dianggap tidak dapat memperbaiki
kinerjanya
3. Memperpanjang perjanjian dengan
maupun tidak merubah perjanjian
yang ada.
Apapun keputusan anda, pastikan
keputusan ini adalah keputusan terbaik untuk perusahaan dan pelanggan
anda!
TERIMA KASIH
Selain dari apa yang telah kita bahas
Telah bersedia meluangkan waktu
di atas, sebenarnya masih banyak
dan perhatian anda membaca
pekerjaan yang menjadi kewajiban
brosur kami ini. Semoga kita dapat
pihak vendor seperti hubungan inbekerjasama membentuk hubundustrial, yaitu bagaimana memelihara
gan kemitraan yang baik dan saling
hubungan dengan pekerja, menangani
menguntungkan!
perselisihan perburuhan, administrasi
kepegawaian, pengelolaan laporan
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
JMT
Continous Improvement!
Focus on Core
Business!
Focus on the more important
business issues associated
with meeting your customer
needs.
Free Up Your
Time & Resources!
Let us deal with the complicated, risky,
time consuming, non-core parts of your
business.
23
www.jmt.co.id
JMT
Continous Improvement!
Some of Our Clients
As the business grows, they know they
cannot handle all the tasks. They hire us
to do the non-core works.
PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia
PT. Yamaha Music Manufacturing Asia
PT. Nusa Toyotetsu Corporation
PT. Central Proteina Prima Tbk.
PT. Toyota Astra Motor
PT. Dentsu Indonesia
PT. Indospring Tbk.
24
www.jmt.co.id