Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi (Principles of Information System) 3 SKS 03 – Pengantar Teori Organisasi dan Manajemen Organisasi IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pengertian (1 dari 2) Organisasi adalah : 2 orang atau lebih yang bekerja sama dengan cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran/sejumlah sasaran yang spesifik [Stoner] sebuah sistem yang terdiri dari aktivitas-aktivitas dari 2 orang atau lebih, yang dikoordinasikan secara sadar, disengaja dan memiliki tujuan [Barnard] IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pengertian (2 dari 2) Bentuk Organisasi Organisasi formal Struktur, peran dan tujuan organisasi yang jelas Menganut : prinsip kesatuan tugas (ada struktur) dan prinsip efisiensi Organisasi Informal/Tidak formal Struktur dan peran individu tidak didokumentasi dengan jelas dan resmi Gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk bergabung secara sadar, meskipun mungkin menghasilkan sesuatu IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (1 dari 6) Organisasi adalah suatu social collectivies (kebersamaan sosial) [Beynon] ada 2 sudut pandang (perspektif) yang berbeda : Action perspective (bottom-up perspective) Organisasi adalah suatu institusi sosial yang dibangun oleh aktivitas individu yang ada didalamnya gambaran organisasi menjadi subjektif, berbeda untuk setiap individu. Action perspective fokus pada proses pengorganisasian bagaimana individu menggunakan struktur koordinasi dan bekerjasama dalam melakukan pekerjaannya Institutional perspective (top-down perspective) Organisasi mempunyai struktur sosial yang tidak bergantung pada individu yg ada didalamnya dan tindakan individu diatur/dibentuk oleh struktur social tsb dapat melihat organisasi secara objektif Institutional perspective fokus pada fungsi organisasi secara keseluruhan IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (2 dari 6) Action perspective Organisations as network [Mayo] Jaringan informal terbentuk karena adanya interaksi di tempat kerja yang dapat menyebabkan terjadinya perubahan lingkungan & peningkatan produktivitas dasar pembentukan teamwork Organisasi merupakan social-technical system Organisation as productions [Goffman] Bekerja secara berorganisasi akan menghasilkan identitas diri individu Organisations as constructions [Garfinkel] Organisasi didukung/dibangun oleh pengetahuan (mengenai pekerjaan yang ada didalam organisasi) yang dimiliki pekerja IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (3 dari 6) Institutional perspective Organisations as structures Cara pandang ini menganalisa organisasi dengan melihat organisasi sebagai struktur, yang terbagi menjadi departemen atau bagian yang mempunyai karakteristik dan fungsi tertentu. Fungsi tsb disusun dalam sebuah hirarki yang jelas yang memiliki garis otoritas yg telah dibentuk oleh atasan terhadap bawahan. Hirarki struktur ini diformalkan dengan baik sampai dapat dilihat dalam bagan organisasi Taylor fokus pada 3 prinsip : Management. Manajer harus bertanggungjawab pada berjalannya organisasi, pekerja harus berkonsentrasi pada tugas2 manualnya dan perancang/designer organisasi bertanggungjawab pada rencana dan racangannya Tasks. Semua tugas/task harus dievaluasi dan kalau perlu di rancang ulang untuk meningkatkan efisiensi Efficient methods. Sebaiknya mengadopsi metoda untuk seleksi, training dan monitoring pekerja, untuk menjamin agar pekerjaan dilakukan secara efisien IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (4 dari 6) Institutional perspective Organisations as systems Organisasi adalah sistem yang terbuka Organisasi dipandang sebagai sebuah unit yang mengambil sumberdaya dari lingkungannya dan memproses sumberdaya itu untuk menghasilkan barang atau jasa yang akan disalurkan kembali pada lingkungan Organisations as environments Bentuk organisasi dipengaruhi lingkungannya [Burn & Stalker] Lingkungan dinamis (selalu berubah) organisasi organik (bekerja secara kelompok) Lingkungan stabil organisasi mekanistik/birokrasi (bekerja sendiri dan tingkat spesialisasinya tinggi) IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (5 dari 6) Institutional perspective Organisations as information processor Organisasi sebagai pengolah informasi untuk pengambilan keputusan dalam organisasi Berdasarkan pengkajian pada beberapa organisasi, Herbert Simon menyatakan bahwa pengambilan keputusan yang dilakukan manusia tidaklah rasional, karena tidak semua informasi yang relevan tersedia manusianya tidak mampu mengolah semua informasi tsb Menurut Herbert Simon informasi merupakan darah bagi organisasi, sehingga organisasi umumnya telah membentuk sistem informasi IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Teori Organisasi (6 dari 6) Structuration Theory Teori strukturasi diciptakan oleh sosiolog Anthony Giddens untuk menyatukan kedua perspektif Action perspective yang fokus pada human action, pada dasarnya sangat terkait dengan institutional perspective yang fokus pada social structure Social structure tercipta karena adanya human action, adanya social structure akan menyebabkan timbulnya human action, dan Giddens menyebutnya suatu proses lingkaran (loop/cyclical process) IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Mind Mapping (1 dari 2) Informs/ constrains Social structure Structuration Produces Human action reproduces Structures Focus Structuration theory Informal organisation Focus Networks Systems Environment Institutional perspective Organisation theory Action perspective Productions Constructions Information processor [Beynon, page 218] IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (1 dari 10) Melihat organisasi berdasarkan strukturnya merupakan cara pandang yang statik Struktur direpresentasikan dengan adanya obyek2 dan adanya hubungan antar obyek itu sendiri. Obyek adalah karyawan (employees), pelanggan (customers), pemasok (suppliers), produk dan jasa Pada umumnya, model struktur organisasi direpresentasikan dengan peta hubungan antara karyawannya IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (2 dari 10) Struktur Organisasi (organization structure) : Cara yang digunakan untuk membagi, mengorganisir dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas yg ada dalam organisasi Tiga aspek formal dalam struktur organisasi Division of Labour pembagian tugas dan tanggung jawab pada anggota organisasi Chain of command and control terkait dengan hirarki, kekuasan dan wewenang yang dibentuk dalam organisasi Specifications of rules and procedures. Umumnya organisasi menengah-besar memiliki aturan dan prosedur jelas (eksplisit) yang akan mengatur cara bekerja secara rinci Birokrasi memiliki struktur formal yang kaku dengan peran yang jelas terdefinisi, prosedur tindakan yang jelas dan rantai komando serta kontrol yang jelas IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (3 dari 10) Division of labour lebih cocok disebut Division of work, karena yang dibagi adalah pekerjaannya bukan pekerja/karyawannya dihindarkan spesialisasi pekerjaan yang terlalu spesialistik, karena dapat menimbulkan efek psikologis pekerja yang kurang baik (merasa terasing, mudah bosan, dsb) perlu disusun bagan organisasi yang menggambarkan bagaimana tugas/pekerjaan dibagi dan dikelompokan IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (4 dari 10) Chain of command and control Karakteristik yang sangat penting dalam menyusun hirarki struktur organisasi span of control (rentang kendali) Span of control adalah kemampuan individu untuk mengendalikan anak buah/bawahan dilihat berdasarkan jumlah bawahan yang harus melapor secara langsung kepada seorang atasan berpengaruh pada hubungan kerja dan kecepatan pengambilan keputusan IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (5 dari 10) Rentang kendali lebar Terlalu banyak yang harus diperhatikan oleh manajer Bawahan kurang mendapat perhatian, berpotensi untuk mudah terjadi kesalahan dan frustasi Manajer ditekan untuk mengabaikan dan memaafkan kesalahan (kehilangan kendali) pengambilan keputusan cepat (responsif) Rentang kendali sempit Tidak efisien Pengambilan keputusan lambat (tidak responsif) IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (6 dari 10) Chain of command and control Faktor-faktor yg mempengaruhi Span of control adalah Kemampuan bawahan/anak buah Kejelasan pendelegasian wewenang Kejelasan perencanaan Laju perubahan organisasi Pemanfaatan standar sasaran Teknik-teknik komunikasi Banyaknya kontak pribadi IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (7 dari 10) Chain of command and control Tipe organisasi Organisasi fungsional (functional organization) bentuk yang paling logis dan mendasar supervisi mudah dilakukan cocok untuk organisasi satu lokasi atau satu produk Direktur Keuangan Pemasaran Personalia Produksi Layanan Informasi IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (8 dari 10) Chain of command and control Tipe organisasi Organisasi produk/pasar (product/market organization) Departemen dibagi menjadi divisi (division) yg menangani produk atau pasar atau wilayah tertentu Divisi merupakan badan semi-otonom Contoh : adanya SBU (small bussiness unit) pd organisasi tsb Kelemahan : kepentingan divisi lebih diutamakan dari pada kepentingan organisasi secara keseluruhan Direktur Keuangan Pemasaran Divisi Alat Perawatan Personalia Divisi Alat Industri Layanan Informasi Produksi Divisi Farmasi Divisi Confection IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (9 dari 10) Chain of command and control Tipe organisasi Organisasi matrik (matrix organization) Organisasi yang mempunyai 2 struktur sekaligus struktur fungsional/divisional (strukturnya vertikal) struktur proyek/tim bisnis (strukturnya horizontal) Setiap karyawan mempunyai 2 atasan (ada 2 rantai komando) Keuntungan : Efisien untuk menyatukan individu yang mempunyai ketrampilan khusus Memberikan fleksibilitas penghematan yang luar biasa Kerugian : Karyawan dituntut untuk mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi, berkerjasama & fleksibel IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Struktur Organisasi (10 dari 10) Chain of command and control Tipe organisasi Organisasi matriks Direktur Keuangan Proyek 1 Proyek 2 Proyek 3 Pemasaran Personalia Produksi Layanan Informasi IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Mind Mapping (2 dari 2) Static view Business unit Divisional Unitary Organisation structure Definition Centralisation Relationships Aspects Division of labour Impacts Objects Impacts Groups Rules/procedures Chain command/control Business units Information systems Bureaucracy [Beynon, page 228] Employees IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Kesimpulan Pengorganisasian adalah : Penetapan struktur fungsi melalui penentuan berbagai aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan unit-unitnya Pengelompokkan aktivitas, penugasan, pendelegasian wewenang untuk pelaksanaan Pengkoordinasian baik secara horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi Pengorganisasian merupakan proses manajerial yang berkelanjutan Manajemen IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pengertian (1 dari 2) Manusia adalah makhluk sosial, sehingga ada kecenderungan untuk berinteraksi & bekerjasama Manusia pasti menjadi anggota suatu organisasi, baik formal maupun informal Manajemen, berasal dari kata “to manage”, yang artinya mengelola, mengurus, mengatur Individu yang fungsinya mengelola organisasi untuk mencapai tujuan disebut manajer (manager) IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pengertian (2 dari 2) Manajemen adalah : suatu proses kerjasama dengan dan bersama-sama individu lain, utk mencapai tujuan2 organisasi, secara efektif & efisien [Kreitner] seni untuk mencapai sasaran melalui orang lain [Follett] teknik/seni untuk mengarahkan orang lain [Mooney & Reiley] Efisiensi kemampuan untuk menggunakan sesedikit mungkin sumberdaya untuk mencapai tujuan, atau melakukan sesuatu dengan benar (doing things right) Efektivitas kemampuan untuk mencapai tujuan dengan benar, atau melakukan sesuatu yang benar (doing the right thing) IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi2 Manajemen Planning Control Managing for effectiveness and efficiency Coordination Organizing Command [Henri Fayol, 1916] IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi2 Manajemen Planning Control Managing for effectiveness and efficiency Leading Organizing Staffing [Managerial function have been updated] IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi2 Manajemen Planning Control Manajer memastikan bahwa organisasi bergerak pada arah yang benar untuk mencapai tujuan organisasi Managing for effectiveness and efficiency Leading Organizing Staffing [Managerial function have been updated] Manajer menggunakan logika dan metode tertentu untuk memikirkan dan menyusun tujuan dan tindakan untuk mencapai tujuan tersebut IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi2 Manajemen Manajer mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi anggota organisasi untuk melaksanakan tugasnya Planning Control Managing for effectiveness and efficiency Leading Organizing Staffing [Managerial function have been updated] Manajer mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang dan sumberdaya untuk mencapai tujuan/sasaran organisasi IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Fungsi2 Manajemen Planning Control Managing for effectiveness and efficiency Leading Staffing [Managerial function have been updated] Manajer melakukan seleksi, pelatihan dan pengembangan individu2 anggota organisasi yang akan berkontribusi pada kegiatan organisasi Organizing IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Peran Manajer (1 dari 2) Menurut Henry Mintzberg (1970) Interpersonal roles Figurehead Leader Liaison Informational roles Monitor Disseminator Spokesperson Peran hubungan personal Sebagai simbol/tokoh Sebagai pemimpin Sebagai penghubung Peran dlm masalah informasi Memantau Membagi/menyebarluaskan Sebagai juru bicara IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Peran Manajer (2 dari 2) Menurut Henry Mintzberg (1970) Decisional roles Enterpreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator Peran sebagai pengambil keputusan Pengambil inisiatif Menangani masalah Mengalokasikan sumberdaya Melakukan negosiasi/ perundingan IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi 2 Jenis Manajer (1 dari 2) Strategic Planning Management Control Operational Control Berdasarkan posisi pada organisasi Manajer Puncak (Top Managers) Manajer Menengah (Middle Managers) Manajer Garis Pertama (First Line Managers) IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Jenis2 Manajer ction n u F g n i tur Manufac ion t c Fun g t in e k r Ma Hu ma n Re sou rce Fu nct ion Finance Functio n (2 dari 2) Berdasarkan ruang lingkup kegiatan yang dikelola Manajer Umum membawahi unit2 yang kompleks & bertanggungjawab atas semua kegiatan dari unit tersebut Manajer Fungsional membawahi/bertanggungjawab hanya satu bidang fungsional IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi 2 Fungsi Plan Manajemen per Jenjang Organize Plan Direct Control Control Staff Staff Control Organize Manajer Puncak (Top Managers) Strategic Planning Direct Direct Manajer Menengah (Middle Managers) Management Control Staff Organize Plan Manajer Garis Pertama (First Line Managers) Operational Control IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Karakteristik Informasi per Jenjang Manajer Puncak Strategic Planning Environmental Sumber Informasi Manajer Menengah Management Control Manajer Garis Pertama Operational Control Manajer Puncak Strategic Planning Internal Summary Bentuk Informasi Manajer Menengah Management Control Manajer Garis Pertama Operational Control Detail IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Ketrampilan Manajer Management Skill kemampuan menerapkan fungsi2 manajemen dan kemampuan untuk penyelesaikan masalah Technical Skills kemampuan menggunakan alat, termasuk alat bantu (tools), menerapkan prosedur operasional standar dan pengetahuan teknik khusus Human Skills kemampuan untuk bekerjasama dengan orang lain dan memotivasi orang lain baik sebagai individu maupun kelompok Conceptual Skills kemampuan untuk mengkoordinasi dan memadukan berbagai kepentingan dan kegiatan didalam organisasi IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Evolusi Teori Manajemen (1 dari 2) 3 aliran dalam teori manajemen : Aliran Klasik (Classical School) mempunyai 2 cabang : Manajemen Ilmiah (ScientIfic Management School) Teori Organisasi Ilmiah (Classical Organizational Theory School) Aliran Perilaku (Behavioral School) Aliran Ilmu Manajemen (Management Science) Pendekatan yang berusaha mengintegrasikan ke 3 aliran : Pendekatan Sistem (System Approach) Pendekatan Kontingensi (The Contingency Approach) Pendekatan Keterlibatan Dinamis (Dynamic Engagement Approach) IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Evolusi Teori Manajemen (2 dari 2) 1890 1900 1910 1920 1930 SCIENTIFIC MANAGEMENT SCHOOL 1940 1950 1960 1970 1980 1990 CLASSICAL ORGANIZATIONAL THEORY SCHOOL THE BEHAVIORAL SCHOOL Henri Fayol Abraham Maslow Douglas McGregor MANAGEMENT SCIENCE THE SYSTEM APPROACH THE CONTINGENCY APPROACH DYNAMIC ENGAGEMENT APPROACH IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (1 dari 7) Menurut Henri Fayol ada 14 prinsip manajemen untuk mengelola organisasi : 1. Devision of labor (pembagian pekerjaan) Makin spesialis, makin efisien kerjanya 2. Authority (wewenang) Manajer mempunyai wewenang untuk memberi perintah 3. Discipline (disiplin) Setiap anggota organisasi harus mematuhi peraturan 4. Unity of command (kesatuan perintah) Setiap pekerja hanya menerima perintah dari satu orang IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (2 dari 7) Henri Fayol, 14 prinsip manajemen (lanjutan) : 5. Unity of direction (kesatuan arah) Mempunyai tujuan yang sama dan diarahkan oleh satu orang 6. Subordination of individual interest to the common good (mengutamakan kepentingan umum) Kepentingan organisasi lebih diutamakan dari pada kepentingan pribadi 7. Remuneration (imbalan) Pengupahan/kompensasi untuk pekerjaan yang dilakukan harus adil bagi pekerja maupun majikan IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (3 dari 7) Henri Fayol, 14 prinsip manajemen (lanjutan) : 8. Centralization (pemusatan) Manajer adalah tanggungjawab terakhir dari keputusan yang diambil, meskipun dia mendelegasikan wewenang ke bawah 9. The Hierarchy (hierarki) Otoritas wewenang dalam organisasi mulai top manajer sampai pimpinan terbawah 10. Order (tersusun/teratur) Bahan baku/material dan manusia/pekerja, pada waktu yang tepat/waktu tertentu, ditempatkan pada tempat yang tepat IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (4 dari 7) Henri Fayol, 14 prinsip manajemen (lanjutan) : 11. Equity (keadilan) Manajer harus adil dan akrab dengan bawahannya 12. Stability of staff (kestabilan staf) Banyak keluar masuk staf menunjukan ada ketidak efisien-an fungsi organisasi 13. Initiative (inisiatif) Bawahan harus diberi kebebasan untuk memikirkan dan melaksanakan tugasnya 14. Esprit de Corps (semangat kelompok) Meningkatkan semangat kelompok akan menimbulkan rasa kesatuan IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (5 dari 7) Abraham Maslow Kebutuhan yang memotivasi manusia untuk mendapatkan kepuasan disusun secara hierarki (bertingkat/bertahap) Kebutuhan Jasmani Kebutuhan paling dasar/kebutuhan utama Kebutuhan untuk memelihara kelangsungan hidup/generasi seperti makan, minum, seks, dsb Kebutuhan Rasa Aman Kebutuhan akan perlindungan dari segala bentuk ancaman, termasuk penyakit, ketidak-pastian, pemutusan hubungan kerja dsb. IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (6 dari 7) Abraham Maslow (lanjutan) Kebutuhan Sosial Kebutuhan yang berkaitan dengan hubungan individu tsb dengan individu lain, seperti kebutuhan akan cinta, kasih sayang, rasa memiliki, dsb. Kebutuhan Penghargaan Kebutuhan akan penghargaan dari individu lain, seperti rasa hormat, pengakuan, harga diri, dsb. Kebutuhan Aktualisasi Diri Kebutuhan untuk meningkatkan kemampuan diri, seperti adanya peluang untuk maju, tantangan dalam pekerjaan, kesempatan untuk berkreasi (kreativitas), dsb. IKI-10400 Prinsip Prinsip Sistem Informasi Pendapat Beberapa Ahli (7 dari 7) Douglas McGregor Teori X Mengasumsikan bahwa orang itu malas, membenci pekerjaan, menghindari tanggungjawab dan harus diarahkan secara ketat dengan paksaan, uang ataupun pujian Teori Y Mengasumsikan bahwa orang menyukai tanggungjawab, menyukai pekerjaan dan berusaha melaksanakan pekerjaan dengan baik karena akan mendapatkan imbalan/penghargaan