RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI LAYANAN

Seminar Nasional Teknologi Informasi 2017
B20
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI LAYANAN
BIMBINGAN DAN KONSELING PADA SEKOLAH
(Studi Kasus : Sekolah XYZ)
Dani Anggoro1), Koko Van Edti 2)
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas BudiLuhur
Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Jakarta Selatan, 12260
1
email : [email protected] , [email protected]
tersebut maka sekolah mennyediakan fasilitas Bimbingan
dan konseling di sekolah. Tujuan utamanya adalah
membekali peserta didik agar lebih siap menghadapi
tantangan-tantangan yang akan datang dan mencegah
timbulnya masalah yang serius dikemudian hari. Saat ini di
dalam pengelolaan data bimbingan konseling di sekolah
masih dilakukan secara manual sehingga dalam
menyajikan informasi layanan bimbingan dankonseling
terdapat kendala.
ABSTRACT
Counseling and guidance service at school is to help
students to reach development goals which cover social
personality, study, and career. It can be achieved with
support from students, parents, and school. School should
can be present information which are correct and accurate
to support counselig and guidance service at school.
Currently in data management of guidance and counseling
service are still used manual method it spend more times
to search the data, the information still using files which it
has less informative, data entry of violation still using
handwritten method so there is a possibility mistaken in
violation entry. Based on the problem, this research would
build and design a counseling and guidance information
system computerized with object oriented programming
method usingVB.NET 2008 and MySQL database. The
research method was gathering data by observation on the
field, interview with related staff, and document analyze.
This research will produce information system application
which useful for counseling and guidance service. The use
of this application may help to minimalize mistaken in
data entry, easier to search the data to produce information
such as a report which is more informative and faster.
1.2 Rumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penelitian ini yaitu :
Bagaimana cara mendapatkan kembali data riwayat
konsultasi dan bimbingan konslingsiswa secara cepat
apabila dibutuhkan kembali.
• Bagaimana cara mengatasi keamanan dokumen
karena terbatasnya tempat penyimpanan dokumen,
yang mengakibatkan dokumen hilang dan sulit untuk
dicari.
• Bagaimana
meminimalkan
kesalahan
dalam
pencatatan pelanggaran siswa dan pembuatan laporan
• Bagaimana menghasilkan informasi berupa laporan
yang lebih 127nformative dan cepat.
•
Keywords
The design of information systems, counseling, school,
object oriented programming.
1.3 Batasan Masalah
Rancang bangun sistem informasi layanan bimbingan
dan konseling di sekolah memiliki beberapa batasan
masalah yaitu sebagai berikut:
• Sistem informasi yang dikembangkan untuk Sekolah
meliputi proses pencatatan pelanggaran, konsultasi,
panggilan konsultasi, kunjungan rumah sampai
pembuatan laporan yang dibutuhkan.
• Sistem Informasi yang dirancang dan dibangun berupa
aplikasi desktop yang dioprasikan oleh Guru
Bimbingan Konseling (BK).
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Sekolah merupakan salah satu sarana pendidikan
formal yang harus bisa memberikan pelayanan atau
fasilitas terbaik untuk siswa maupun orang tua siswa.
Sekolah hendaknya memberikan informasi tentang
perkembangan proses belajar mengajar kepada orang tua
siswa secara tepat dan akurat. Untuk menunjang pelayanan
127
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2017
B20
•
1.3 Metode Penelitian
Metode penelitian yang dipilih penulis adalah jenis
penelitian kualitatif yaitu penelitian yang bersifat
deskriptif yang dilakukan untuk mendapatkan data
sebanyak
mungkin
sesuai
dengan
fakta
dilapangan.Penelitian ini dilakukan pada Sekolah XYZ
dan total waktu dibutuhkan untuk melakukan penelitian
sekitar 4 bulan.Adapun sumber data pada penelitian ini
adalah Kepala Sekolah XYZ dan GuruBK tersebut untuk
mengetahui proses pencatatan dan penanganan bimbingan
konseling.
Penelitian yang dilakukan penulis untuk pengumpulan
data berasal dari sumber primer dan sumber sekunder.
Sumber primer didapat melalui berbagai cara antara lain
melakukan pengamatan langsung dilapangan pada Sekolah
XYZ, wawancara terhadap narasumber yaitu Kepala
Sekolah XYZ dan GuruBK, dan analisis terhadap
dokumen-dokumen yang digunakan dalam penanganan
bimbingan konseling
Pengumpulan data dari sumber sekunder didapatkan
melalui studi kepustakaan dan literatur lainnya, seperti
melakukan pengumpulan data melalui teknologi internet,
yang berhubungan dengan penelitian
yang sedang
dilakukan.
Teknik analisa data yang digunakan untuk mengetahui
alur kerja yang jelas dan sebagai acuan penyesuaian
dengan sistem informasi yang akan dirancang,
menggunakan alat-alat analisa berupa Activity Diagram
danUse Case Diagram.Untuk perancangan sistem
informasi yang merupakan penggantian perubahan ataupun
pengembangan dari sistem yang berjalan dibuat
menggunakan konsep dan lingkup perancangan yang
berorientasi objek, dalam perancangan ini penulis
menggunakan metode perancangan berorientasi obyek
yaitu :E-R Diagram, Logical Record Structure,
Normalisasi, Spesifikasi Basis Data, Tampilan Layar
danSequence Diagram
c.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Bimbingan
Muhammad Surya (1998:12) “Bimbingan adalah
pemberian bantuan yang terus-menerus secara sistematis
dari pembimbing kepada yang di bimbing agar tercapai
kemandirian dalam pemahaman diri, penerimaan diri,
pengarahan diri, dan perwujudan diri dalam mencapai
tingkatan perkembangan optimal dengan lingkungan”.
2.2 Pengertian Konseling
Mulyadi (2013:13) “Konseling adalah pertemuan
empat mata antara konselor(orang yang ahli dengan klien
(orang yang menerima bantuan) melalui wawancara
profesional dalam rangka upaya membantu klien dalam
mengatasi permasalahan yang dihadapi,”.
2.3 Tujuan Bimbingan konseling
Mulyadi (2016:60) tujuan dari bimbingan konseling
adalah tercapainya tingkat perkembangan yang optimal
oleh setiap individu atau peserta didik sesuai dengan
tingkat kemampuannya dan dapat menyesuaikan diri
dengan lingkungannya.Tujuan pemberian layanan
bimbingan layanan bimbingan dan konseling adalah agar
individu dapat:
• Merencanakan
kegiatan
penyelesaian
studi,
perkembangan karier serta hidupnya di masa yang
akan datang.
• Mengembangkan seluruh potensi dan kekuatan yang
dimiliki seoptimal mungkin.
• Menyesuaikan diri dengan lingkungan pendidikan,
lingkungan masyarakat, serta lingkungan kerjanya.
• Mengatasi hambatan-hambatan dan kesulitan yang
dihadapi dalam studi penyesuaian dengan lingkungan
pendidikan, masyarakat, maupun lingkungan kerja
1.4 Manfaat Penelitian
a.
b.
Mempermudah dalam kontroling pelanggaran
siswa
Manfaat bagi orang tua siswa
• Orang tua siswa dapat memperoleh informasi
secara cepat
• Dokumen yang diberikan kepada Orang tua siswa
menjadi lebih informatif
Manfaat bagi Pihak Sekolah
• Laporan yang dibutuhkan pihak sekolah dapat
lebih informatif dan lebih cepat diperoleh pada
saat yang diperlukan.
• Menghindari kesalahan penulisan dan
minimalisasi penggunaan kertas
• Meningkatkan keamanan data karena data sudah
tersimpan dalam database.
Manfaat bagi Guru BK
• Pencarian data bimbingan konseling mudah dan
lebih cepat
• Pembuatan laporan untuk lebih mudah dan cepat.
2.4 Konsep Dasar Sistem
Tata Sutabri (2012:10) mendefinisikan sistem sebagai
“suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen,
atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain dan terpadu.” Teori sistem
128
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2017
B20
mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi
adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh
agar dapat lebih efektif. Selain itu sistem sendiri tidak bisa
lepas dari lingkungan sekitarnya maka umpan balik dapat
berasal dari lingkungan sistem yang di maksud.
3. Hasil Analisa dan Racangan Sistem
3.1 Proses Bisnis Usulan
a) Proses Input Data Pelanggaran Siswa
Pelapor (guru piket, wali kelas, guru pengajar dan siswa
lain), melaporkan siswa yang melanggar kemudian Guru
BK akan memanggil siswa yang melakukan pelanggaran
untuk di-input pelanggaran nya di Form Entri Kasus.
2.5 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen dalam mengambil keputusan. Tata Sutabri
(2012:46) mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut
:“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian yang mendukung fungsi operasi
organisasiyang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi
dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.”
b) Proses Cetak Surat Panggilan Konsultasi
Guru BK mencetak surat panggilan konsultasi melalui
Form Cetak Surat Panggilan Konsultasi jika, siswa
melakukan pelanggaran mencapai lebih dari atau sama
dengan tiga kali, Siswa mendapatkan surat panggilan
konsultasi yang ditujukan kepada orang tua siswa dengan
waktu yang telah ditentukan. Jika orang tua siswa hadir,
maka Guru BK akan meng-Input kartu konseling melalui
Form Entri Kartu Konseling.
c) Proses Entri Surat Kunjungan Rumah
Jika orang tua tidak hadir pada waktu yang telah
ditentukan pada surat panggilan konsultasi sebanyak dua
kali, maka Guru BK akan melakukan kunjungan rumah.
Setelah melakukan kunjungan rumah Guru BK akan
meng-entry surat kunjungan rumah melalui Form Entri
Surat Kunjungan Rumah.
d) Proses Cetak Surat Perjanjian
Guru BK mencetak surat perjanjian melalui Form Cetak
Surat Perjanjian jika, orang tua siswa meminta dicetakkan
surat perjanjian.
e) Proses Pembuatan Laporan
Guru BK akan mencetak laporan dengan menggunakan
sistem yang sudah terkomputerisasi. Laporan yang akan
dicetak antara lain : Laporan Pelanggaran, Laporan
Pelanggaran per siswa,Laporan Pelanggaran Terbanyak,
Laporan Konsultasi, Laporan Kunjungan Rumah.
2.6 Perancangan Berorientasi Objek
Perancangan berorientasi objek adalah “untuk
melakukan transformasi model analisis yang di buat dalam
fase analisis ke dalam model perancangan sebagai cetak
biru
untuk
pembangunan
software.
Fase
ini
mendeskripsikan organisasi data yang spesifik dengan
mengkolaborasi objek-objek, atribut-atribut dengan
motode-metode yang ada.”Wiranto Heri Utomo(2010:59).
Tujuan perancangan sistem itu untuk memahami
kebutuhan kepada pemakai sistem (user) dan memberikan
gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap.
2.7 UML
Prabowo Pudjo Widodo dan Heriawati (2010:6):
mendefinisikan Unified modeling language (UML) sebagai
berikut :“Unified modeling language (UML) merupakan
sebuah bahasa pemodelanstandar.Ketika kita membuat
model menggunakan konsep UMLada aturan-aturan yang
harus diikuti. Bagaimana elemen-elemen yang kita buat
berhubungan satu dengan yang lainnya harus mengikuti
standar yang ada. UML bukan hanya diagram, tapi juga
menceritakan konteksnya. ” UML pada awalnya
dikembangkan dengan ide mempromosikan komunikasi
dan produktivitas diantara para pengembang sistem
berorientasi objek, tetapi kekuatan dariUML telah
menyebabkan untuk membuat terobosan kedalam setiap
jenis pengembangan sistem dan perangkat lunak
2.8Use Case
Use
case
diagram
adalah
diagram
yang
menggambarkan interaksi antara pengguna 129ystem
(actor) dengan kasus (use case) yang disesuaikan dengan
langkah-langkah (scenario) yang telah ditentukan.
129
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2017
B20
3.2 Logical Record Structure (LRS)
Menggambarkan struktur rancangan basis data yang
digunakan pada sistem informasilayanan bimbingan dan
konseling di sekolah
Entri Guru BP
Entri Siswa
siswa
Entri Jurusan
siswakelas
PK NIS
NIS
nama
tgllahir
tmptlahir
nmorgtua
pekerjaan
alamat
notelepon
Entri Kelas
Entri Siswa Per
Kelas
kelas
kdkelas
PK NIS
PK kdkelas
PK kdkelas
tingkat
kdjurusan
thnajaran
kdjurusan
NIS
detilpelanggaran
jurusan
PK kdbukukasus
kdbukukasus PK kdpelanggaran
spk
Entri Pelanggaran
bukukasus
PK nospk
kdbukukasus
tglspk
hari
waktu
tempat
bertemu
thnajaran
kdbukukasus
Entri Kategori
Pelanggaran
Entri Buku
Pelanggaran
Guru BK
PK kdkartu
Cetak Surat
Pangilan Konsultasi
tglkartu
permasalahan
penyelesaian
thnajaran
nospk
kdpegawai
Entri Data
Konseling
Entri Hasil
Kunjungan Rumah
NIS
tgllanggar
thnajaran
Siswa
nmjurusan
nmrjurusan
pelanggaran
kdpelanggaran
kdbukukasus
kdbukukasus
nospk
krtkonseling
penanganan
pelapor
PK kdbukukasus
PK kdjurusan
PK kdpelanggaran
nmpelanggaran
kdkategori
kdkategori
skrumah
PK noskr
tglskr
tujuan
hasilwawancara
kesimpulan
thnajaran
srtperjanjian
PK nosp
tglsp
thnajaran
isiperjanjian
kdbukukasus
kategori
PK kdkategori
nmkategori
kdpegawai
gurubp
PK kdpegawai
Cetak Surat
Perjanjian
NIP
namabp
jurusanbp
alamat
notelepon
Cetak Lap.
Pelanggaran
Gambar 2Logical Record Structure (LRS)
Cetak Lap.
Pelanggaran Siswa
3.4 Struktur Tampilan
Menggambarkan struktur tampilan sistem informasi
layanan bimbingan dan konseling di sekolah
Cetak Pelanggaran
Terbanyak
Cetak Lap
Konsultasi
Kepala Sekolah
Cetak Lap Kuj.
Rumah
Gambar 1 Use Case Diagram
130
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2017
B20
Gambar 5Rancangan Layar Form EntriData Siswa
c.
Rancangan Layar Rancangan Layar Master Entri
Data Jurusan
Gambar 3Struktur Tampilan
3.5 Rancangan Layar
a.
Gambar 6Rancangan Layar Form Entri Data Guru
Rancangan Layar Form Entri Data Guru BK
d.
Rancangan Layar Master Entri Data Kelas
Gambar 7Rancangan Layar Form Entri Data Kelas
e.
Rancangan Layar Master Entri Data Siswa Kelas
Gambar 4Rancangan Layar Form Entri Data Guru BK
b.
Rancangan Layar Form Entri Data Siswa
Gambar 8Rancangan Layar Form Entri Data Kelas
131
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2017
f.
B20
Rancangan Layar Master EntriData Pelanggaran
Gambar 9 Rancangan Layar Form Entri Data Kelas
g.
Rancangan Layar Master Entri Data Kategori
Gambar 10 Rancangan Layar Form Entri Data Kelas
h.
Rancangan Layar Transaksi Entri Buku Pelanggaran
Gambar 12 Rancangan Layar Form Cetak Surat Panggilan
Konsultasi
j.
Gambar 11 Rancangan Layar Form Entri Buku Pelanggaran
i.
Rancangan Layar Transaksi Entri Kartu Konseling
Gambar 13 Rancangan Layar Form Entri Kartu Konseling
Rancangan Layar Transaksi Cetak Surat Panggilan
Konsultasi
k.
132
Rancangan Layar Transaksi Entri Surat Kunjungan
Rumah
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2017
B20
b.
Rancangan Keluaran Laporan Pelanggaran Per
Periode
Laporan Pelanggaran
Dari Tanggal [dd/mm/yyyy] Sampai [dd/mm/yyyy]
Tanggal
[dd/mm/yyy]
Nama Siswa
[Nama Siswa]
Kelas
[Kelas]
Tanggal Cetak : dd/mm/yyyy
Pelanggaran
[Pelanggaran]
Tindakan
[Tindakan]
halaman :99
Gambar 17 Laporan Pelanggaran Per Periode
c.
Laporan PelanggaranPer Siswa
NIS
: [NIS]
Nama
: [Nama Siswa]
Kelas
: [Kelas]
Gambar 14 Rancangan Layar Form Entri Kartu Konseling
l.
Rancangan Keluaran Laporan Pelanggaran Per Siswa
Rancangan Layar Transaksi Cetak Surat Perjanjian
Tanggal
[dd/mm/yyy]
Pelanggaran
[Pelanggaran]
Tanggal Cetak : dd/mm/yyyy
Tindakan
[Tindakan]
Pelapor
[Pelapor]
halaman :99
Gambar 18 Laporan Pelanggaran Per Siswa
d.
Gambar 15 Rancangan Layar Form Cetak Surat Perjanjian
1.
Rancangan Keluaran Laporan Pelanggaran
Terbanyak
Laporan Pelanggaran Terbanyak
Rancangan Keluaran Sistem
a. Rancangan Cetak Surat Pangilan Konsultasi
SMA XYZ
Jl. xxx, No. 999, Kota xxx
Nomor Surat
: [Nomor Surat]
Perihal
: Pangilan Konsultasi
Kepada Yth,
Orang Tua/ Wali Siswa dari :
Nama
: [Nama Siswa]
Kelas
: [Kelas]
Di Tempat
Gambar 19 Laporan Pelanggaran Terbanyak
e.
Dengan Hormat,
Sehubungan ada hal yang perlu dibicaran tentang putra/
putri bapak mengenai Pelanggaran Sebagai Berikut :
1.
[kategori], [Nama Pelanggaran ]
2.
...
Maka Diharapkan kehadiran Bapak/ Ibu Pada
Hari
: dd/mm/yyyy
Waktu
: hh:mm
Tempat
: xxx
Kehadiran
Bapak/Ibu
memungkinkan
kami
untuk
melakukan tindakan/ sanksi dari sekolah.
Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terimakasih.
dd/mm/yyy
Kepala Sekolah XYZ
Rancangan Keluaran Laporan Konsultasi
Laporan Konsultasi
Dari Tanggal [dd/mm/yyyy] Sampai [dd/mm/yyyy]
Tanggal
[dd/mm/yyy]
Nama
Siswa
[Nama
Siswa]
Tanggal Cetak : dd/mm/yyyy
Kelas
Pelanggaran
Penyelsaian
Ditemui
[Kelas]
[Pelanggaran]
[Penyelsain]
[Nama
yang
menemui]
halaman :99
Gambar 20 Laporan Konsultasi
..........................
Gambar 16Rancangan Surat Panggilan Konsultasi
133
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2017
B20
4. Kesimpulan dan Saran
1.
Kesimpulan
•
Rancangan sistem informasi yang dibangun berbasis
desktop dan tidak perlukoneksi internet karena
aplikasi hanya dipakai disekolah dan hanya digunakan
oleh guru BK.
Rancangan Sistem Informasi Layanan Bimbingan dan
Konseling Pada Sekolah dibangun sesuai kebutuhan
dan rumusan masalah yang sudah dianalisa
sebelumnya.
Dengan menerapkan Sistem Informasi Layanan
Bimbingan dan Konseling diharapkan dapat
mempermudah Guru BK dalam memonitoring
konseling siswa di sekolah dan meminimalkan
penggunaan kertas, karena semua data sudah disimpan
kedalam database yang terstruktur.
•
•
2.
Saran
•
Rancangan sistem informasi yang di terapkan
memerlukan pelatihan untukpenggunasupaya bisa
mengindari kesalahan pengguna dan secara rutin
memback-up data ke media lain untuk menghindari
kerusakan atau kehilangan data dikarenakan
kerusakan sistem operasi maupun virus.
REFERENSI
[1] Mulyadi, 2016, “Bimbingan Konseling di Sekolah dan
Madrasah”, Jakarta, Prenamedia Group
[2] Surya, Muhammad, 1998, “Dasar-dasar Bimbingan dan
Konseling”, Yogyakarta, Andi Offset
[3] Surya, Muhammad, 1998, “Dasar-dasar Bimbingan dan
Konseling”, Yogyakarta, Andi Offset
[4] Utomo, W.H., 2010,“Pemodelan Basis Data Berorientasi
Objek”, Yogyakarta: Andi
[5] Widodo, P.P. & Herawati, 2011,“Menggunakan UML
(Unified Modeling Language)”, Bandung: Informatika
134