BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Istilah komunikasi atau

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Komunikasi
Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication berasal dari
bahasa Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama.
Sama di sini maksudnya adalah sama makna. 1
Komunikasi
merupakan aktivitas dasar
manusia
dalam
berbagai
kehidupannya. Sebagai makhluk sosial manusia tidak bisa tidak terlibat dalam
komunikasi. Karena komunikasi sebagai salah satu alat untuk berinteraksi dengan
orang lain dalam memenuhi kebutuhan hidupnya. Dengan komunikasi pula
manusia dapat survive. Sebagian besar waktu yang dimiliki manusia digunakan
untuk berkomunikasi dengan orang lain. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya
komunikasi dalam menunjang kehidupan manusia.
Menurut Brent D. Ruben mendefinisikan komunikasi adalah “suatu proses
melalui individu dalam hubungan, dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam
masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan menggunakan informasi untuk
mengkoordinasi lingkungannya dengan orang lain”.2
Definisi di atas memberikan gambaran yang jelas bagaimana komunikasi
adalah proses menciptakan, mengirimkan dan menggunakan informasi untuk
1
2
Ibid., hal 9.
Arni Muhammad. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara. 2011, hal. 3.
10
melakukan koordinasi dengan orang lain baik dalam tataran individu, dalam
kelompok maupun organisasi.
Sedangkan menurut Ruslan (2006), “secara garis besar dalam suatu
proses komunikasi harus terdapat unsur-unsur kesamaan makna agar terjadi
suatu pertukaran pikiran atau pengertian antara komunikator (penyebar pesan)
dan komunikan (penerima pesan)”.3
Berdasarkan pengertian komunikasi di atas, maka dapat diketahui unsurunsur pokok dalam proses berkomunikasi sebagai berikut (Ruslan 2006) :
1. Source, yaitu individu atau sumber yang berinisiatif untuk menyampaikan
pesan-pesan.
2. Message, suatu gagasan, ide berupa pesan, informasi, pengetahuan, ajakan,
bujukan, atau ungkapan bersifat pendidikan, emosi, dan lain sebagainya
yang akan disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok
tertentu (komunikan).
3. Channel, berupa media, sarana, atau saluran yang dipergunakan oleh
komunikator dalam mekanisme penyampaian pesan-pesan kepada
khalayaknya.
4. Effect, suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesan-pesan
tersebut. Dapat berakibat positif maupun negatif bergantung dari
tanggapan, persepsi, dan opini dari hasil komunikasi tersebut. 4
3
Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta : Raja Grafindo
Persada. 2006.
4
Ibid.
11
Dari pengertian tersebut di atas peneliti menyimpulkan bahwa komunikasi
adalah
proses
penyampaian pesan atau lambang atau simbol-simbol dari
komunikator kepada komunikan melalui berbagai saluran dengan tujuan
memberitahu, mengubah sikap dan perilaku orang lain.
2.1.1 Peran dan Fungsi Komunikasi
Komunikasi memegang peranan penting, karena komunikasi merupakan
komponen yang sangat diperlukan dalam berhubungan dengan orang lain. Sebab
tanpa komunikasi tidak akan ada proses interaksi : saling tukar ilmu pengetahuan,
pengalaman, pendidikan, persuasi, informasi atau pesan dan lain sebagainya.
Fungsi komunikasi dapat dilihat dalam hidup pribadi, hubungan dengan
orang lain, di tempat kerja dan dalam masyarakat.5
Fungsi komunikasi dilihat dalam hidup pribadi, adalah sebagai berikut :
1. Mengungkapkan perasaan dan gagasan – komunikasi dapat menjadi
alat katarsis untuk melepaskan beban mental dan psikologis sehingga
mendapatkan keseimbangan hidup kembali.
2. Menjelaskan perasaan, isi pikiran dan perilaku diri sendiri.
3. Semakin mengenal diri – mengenal isi hati, pikiran dan perilaku diri
sendiri dan mendapat umpan balik dari rekan komunikasi tentang
pikiran, emosi, kehendak, cita-cita dan perilaku dari komunikator.
Fungsi komunikasi dilihat dalam hubungan dengan orang lain :
1. Mengenal orang lain. Dengan komunikasi orang lain dapat
mengungkapkan dirinya, isi pikirannya dan perasaannya.
2. Menjalin perkenalan, pertemanan dan persahabatan dengan orang lain.
3. Membahas masalah, bertukar pikiran dan membuat rencana kegiatan
bersama orang lain.
5
Agus M. Hardjana. Komunikasi Intrapersonal dan Interpersonal. Yogyakarta : Kanisius. 2003,
hal, l 20-21.
12
4. Meminta bantuan dan pertolongan kepada orang lain.
5. Saling membantu mengubah sikap dan perilaku hidup bersama dengan
orang lain.
Fungsi komunikasi di tempat kerja :
1. Menjalin hubungan baik dengan rekan kerja di tempat kerja.
2. Membangun kerja sama dan sinergi dengan rekan kerja.
3. Memberitahu tentang kerja dan mengarahkan kerja itu sesuai dengan
tujuan.
4. Mengatasi perbedaan pendapat, ketegangan dan konflik.
Fungsi komunikasi dalam masyarakat :
1. Mempersatukan masyarakat.
2. Mengatasi masalah bersama dalam masyarakat.
3. Membuat usaha untuk kemajuan masyarakat.
4. Mengusahakan kesejahteraan masyarakat.
Pendapat yang sedikit berbeda diungkapkan oleh Onong Effendy, bahwa
secara umum fungsi komunikasi dibagi menjadi 4 hal sebagai berikut :
a. Menyampaikan Informasi (to inform),
Memberitahukan atau menerangkan informasi atau hal-hal yang belum
diketahui seseorang maupun publik terhadap apa yang terjadi kepada
seseorang atau publik sehingga informasi yang diberikan menambah
pengetahuan dan wawasan.
b. Mendidik (to educate),
Memberikan pendidikan dan pengetahuan yang bermanfaat, baik secara
formal, nonformal maupun informal sehingga mendorong pembentukan
watak dan pendidikan ketrampilan serta kemahiran yang diperlukan pada
semua bidang kehidupan.
c. Menghibur (to entertain),
Informasi yang disampaikan setidaknya dapat memberikan hiburan,
menghilangkan rasa stress dan memberikan alternatif jalan keluar dari
permasalahan yang sedang dihadapi.
13
d. Mempengaruhi(to influence).
Membujuk, mempengaruhi atau membentuk suatu opini seseorang ataupun
publik, meyakinkan tentang informasi-informasi yang disampaikan
sehingga mau merubah sikap atau mendukung opini yang
mempengaruhinya. 6
Dari pengertian fungsi komunikasi tersebut peneliti dapat menggambarkan
bahwa dalam komunikasi setidaknya harus memiliki salah satu dari fungsi
komunikasi tersebut di atas, baik komunikasi itu bersifat
untuk memberi
informasi, memberikan tambahan pengetahuan atau memberikan suatu perasaan
yang menyenangkan bagi penerima pesan atau juga dapat mengubah sikap atau
perilaku orang lain. Hal ini tentunya disesuaikan dengan tujuan yang hendak
dicapai dari komunikasi tersebut agar komunikasi menjadi efektif.
2.1.2 Tujuan Komunikasi
Tujuan utama komunikasi adalah untuk membangun atau menciptakan
pemahaman atau pengertian bersama. Namun sebenarnya komunikasi mempunyai
beberapa tujuan spesifik seperti dijelaskan oleh Daryanto dalam buku Ilmu
Komunikasi adalah sebagai berikut :
1. Perubahan sikap (attitude change)
Seorang komunikan setelah menerima pesan, kemudian sikapnya berubah, baik
positif maupun negatif. Dalam berbagai situasi, kita mempengaruhi sikap orang
lain dan berusaha agar orang lain bersikap positif sesuai keinginan kita.
6
Effendy, op.cit., 8.
14
2. Perubahan pendapat (opinion change)
Dalam komunikasi berusaha menciptakan pemahaman. Pemahaman ialah
kemampuan memahani pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh
komunikator. Setelah memahami arti komunikator maka akan tercipta pendapat
yang berbeda-beda bagi komunikan. Cotoh : berita yang disampaikan oleh
surat kabar. Informasi yang diterima khalayak dalam waktu bersamaan, namun
pendapat/opini yang muncul dari individu berbeda-beda.
3. Perubahan perilaku (behavior change)
Komunikasi bertujuan untuk mengubah perilaku ataupun tindakan seseorang.
Contoh : Kampanye kesehatan, misalnya mengenai merokok menyebabkan
gangguan kesehatan. Setelah mengikuti kampanye seorang perokok kemudian
berusaha mengurangi atau berhenti merokok.
4. Perubahan sosial (social change)
Membangun dan memelihara ikatan hubungan dengan orang lain sehingga
menjadi hubungan yang semakin baik. Dalam proses komunikasi yang efektif
secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Contoh : di
perkotaan, sering terjadi komunikasi dilakukan bukan untuk menyampaikan
informasi atau mempengaruhi sikap semata, melainkan kadang terdapat
maksud implisit di baliknya, yakni untuk membina hubungan baik. 7
Agar pesan atau informasi yang disampaikan menjadi efektif maka
komunikator harus mampu menetapkan tujuan komunikasi terlebih dahulu.
Apakah tujuan komunikasi untuk merubah opini, atau merubah sikap atau
perilaku seseorang. Disamping itu komunikator juga harus mampu mengemas
pesan melalui media yang tepat dengan khalayak yang dituju. Dengan demikian
maka informasi yang disampaikan melalui media yang tepat akan efektif dan
dapat memenuhi kebutuhan informasi khalayaknya.
7
Daryanto. Ilmu Komunikasi. Bandung : Satu Nusa 2010, hal. 148-150.
15
2.1.3 Komunikasi Organisasi
Goldhaber (1986) memberikan definisi komunikasi organisasi adalah
“organizational communications is the process of creating and exchanging
messages within a network of interdependent relationship to cope with
environmental uncertainty”. Atau dengan kata lain, komunikasi organisasi adalah
proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang
saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau
yang selalu berubah-ubah.8
Definisi di atas mengandung tujuh konsep kunci yaitu, proses, pesan,
jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.
Berikut adalah penjelasan singkat dari tujuh konsep tersebut :
a. Proses. Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang
menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya. Karena
gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan
tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.
b. Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek,
kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang.
c. Jaringan adalah sekumpulan perangkat yang digunakan untuk menyimpan
pesan-pesan dan saling terkait satu dengan yang lain, di mana dengan cara
tersebut pengguna dapat menyimpan, menggali dan saling berbagi pakai
terhadap informasi yang tersedia.
8
Muhammad, op. cit., 67-74.
16
d. Keadaan Saling Tergantung. Artinya sifat dari suatu organisasi
merupakan sistem terbuka. Maka bila suatu bagian mengalami gangguan
maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada
seluruh sistem organisasi.
e. Hubungan. Karena organisasi adalah sistem terbuka dan sistem kehidupan
sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak di tangan
manusia atau dengan kata lain jalannya pesan dalam organisasi
dihubungkan oleh manusia.
f. Lingkungan.Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas
secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan
keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini
dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Yang
termasuk lingkungan internal adalah personalia (karyawan), staf, golongan
fungsionaris dari organisasi dan komponen organisasi lainnya. Sedangkan
lingkungan eksternal dari organisasi adalah langganan, saingan dan
teknologi.
g. Ketidakpastian.Yang dimaksud dengan ketidakpastian adalah perbedaan
informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan.
17
Sedangkan ahli komunikasi Greenbaunm mengatakan “Komunikasi
organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia
membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan
komunikasi terutama sekali sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi dan
masalah menggiatkan aktivitas”.9
Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi
organisasi, namun secara umum dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks
yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun
eksternal.
2. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan
media.
3. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya,
hubungannya dan ketrampilan /skil-nya.
2.1.3.1 Fungsi Komunikasi Organisasi
Dalam organisasi, komunikasi memegang peranan yang sangat penting.
Komunikasi dalam organisasi mempunyai 4 fungsi, yaitu :
1. Informatif
Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi.
Maksudnya seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan lebih tepat.
9
Ibid., 66.
18
2. Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang
berlaku dalam organisasi tersebut. Ada dua hal yang berpengaruh
terhadap fungsi regulatif, yaitu pertama atasan atau orang yang berada
dalam tataran manajemen, mereka memiliki kewenangan untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Kedua, berkaitan
dengan pesan yang ada pada tataran karyawan, selalu berorientasi
pada kerja.
3. Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak
akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya
kenyataan ini, maka banyak pimpinan lebih menyukai untuk
mempersuasi karyawannya dari pada memberi perintah.
4. Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan untuk dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
19
2.2 Public Relations
2.2.1 Definisi Public Relations
Pengertian Public Relations menurut Frank Jefkins, “Public Relations
(PR) adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun
ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka
mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian”.10
Dari pengertian di atas seorang praktisi PR dituntut mampu mengerjakan
banyak hal. Ia harus bisa menjadi seorang komunikator, seorang penasehat dan
sekaligus perencana kampanye yang baik. Dan dia harus mampu menghadapi
banyak pihak, mulai dari kalangan dalam seperti staf, anggota atau pegawai
hingga kalangan luar seperti agen, konsumen, wartawan, pemerintah dan
sebagainya.
Selain itu pengertian PR menurut Prof. Marston menyatakan bahwa “PR
adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan
kebijaksanaan dan tata cara sebuah organisasi demi kepentingan publik, dan
melaksanakan program kegiatan dan komunikasi untuk meraih pengertian dan
dukungan publik”.11
10
Frank Jefkins, (direvisi Daniel Yadin). Public Relations. Edisi kelima. Erlangga. Jakarta. 2004,
hal. 10.
11
Onong.,op.cit., 117.
20
Sedangkan L. Bernays dalam bukunya Public Relations mengatakan
bahwa “PR memiliki tiga arti yaitu : sebagai penerangan kepada publik, persuasi
yang ditujukan kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik, dan
upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga”.12
Dari beberapa definisi Public Relations di atas dapat ditarik kesimpulan
bahwa Public Relations merupakan komunikator semua bentuk kegiatan
komunikasi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Kegiatan komunikasi
tersebut bertujuan untuk menumbuhkan hubungan baik antara segenap publiknya,
baik publik internal maupun eksternal dan apa yang dikomunikasikan dapat
mempersuasi publiknya dengan tujuan mengubah sikap dan perilakunya.
2.2.2 Fungsi Public Relations
Kegiatan Public Relations menurut pakar humas Internasional, Cutlip &
Center, and Canfield dalam kaitan dengan fungsi Public Relations dapat
dirumuskan sebagai berikut :
1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama
(fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi).
2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan
publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
3. Mengidentifikasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi,
dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya
atau sebaliknya.
4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada
pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama.
12
Ibid., 13.
21
5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur informasi,
publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya,
demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak. 13
Konsep fungsi Public Relations di atas didukung oleh pendapat serupa dari
Onong U. Effendy dalam bukunya, Hubungan Masyarakat Suatu Komunikologis.
Dalam konsepnya ketika PRO (Public Relations Officer) menjalankan tugas dan
operasionalnya, baik sebagai komunikator dan mediator, maupun organisator
memiliki 4 fungsi sebagai berikut :
a. Sebagai Communicator atau penghubung antara organisasi atau
lembaga yang diwakilinya dengan publiknya.
b. Membina Relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang
positif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
c. Peranan Back Up Management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi
manajemen organisasi atau perusahaan.
d. Membentuk Corporate Image, artinya peranan Public Relations
berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya. 14
Sedangkan Bertrand R. Canfield dalam bukunya Public Relations
Principles and Problems mempunyai pendapat yang sedikit berbeda dengan
mengemukakan tiga fungsi Public Relations, yaitu :
13
Bertrand R. Canfield. Public Relations : Principles and Problems. University of California.
2009
14
Onong U. Effendy. Hubungan Masyarakat Suatu Komunikologis. Bandung : Remaja
Rosdakarya. 1993, hal. 36.
22
a. Mengabdi kepada kepentingan umum (It should serve the public’s
interest).
b. Memelihara komunikasi yang baik (Maintain good communication).
c. Menitikberatkan moral dan tingkah-laku yang baik (And stress good
morals and manners).15
Meskipun pendapat Canfield sedikit berbeda dengan dua pendapat
sebelumnya, namun secara umum pendapat dari ketiga ahli di atas mempunyai
pemahaman yang sama bahwa fungsi Public Relations adalah memelihara
komunikasi yang baik kepada publiknya.
2.2.3 Khalayak Public Relations
Pengertian khalayak (public) adalah sekelompok atau orang-orang yang
berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal ataupun eksternal.
Menurut definisi yang dirumuskan oleh Institute of Public Relations
Associations (IPRA) istilah khalayak sengaja dituangkan dalam istilah bermakna
majemuk, yakni publics. Hal ini dikarenakan berbeda dari yang diindikasikan oleh
definisi dari beberapa kamus tertentu – kegiatan-kegiatan humas tidak diarahkan
kepada khalayak dalam pengertian yang seluas-luasnya (masyarakat umum) 16.
Dalam kalimat lain, kegiatan-kegiatan PR tersebut khusus diarahkan kepada
khalayak terbatas atau pihak-pihak tertentu yang berbeda-beda, dan masing-
15
16
Onong op.cit., 137.
Frank Jefkins dalam Yadin. Public Relations. Jakarta : Erlangga. 2003, hal. 80.
23
masing dengan cara yang berlainan pula. Penyebaran suatu pesan PR tidak
dilakukan secara pukul rata ke semua orang seperti halnya pesan iklan.
Dalam memilih khalayak, PR lebih selektif. Unsur atau segmen tertentu
sengaja
dipilih
untuk
lebih
mengefektifkan
penerimaan
pesan.
Setiap
organisasi/perusahaan memiliki sendiri khalayak khususnya. Kepada khalayak
terbatas itulah organisasi senantiasa menjalin komunikasi, baik secara internal
maupun eksternal.
Dalam melakukan tugas dan fungsinya, Public Relations memiliki kaitan
erat dengan keberadaan publik atau khalayak. Yang dimaksud dengan khalayak
atau publik disini bukanlah masyarakat secara keseluruhan, melainkan kelompokkelompok tertentu yang berkepentingan dengan perusahaan. Khalayak disini dapat
pula diartikan sebagai stakeholders dari perusahaan; atau dapat dikatakan sebagai
kelompok atau orang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi dan dalam
suatu organisasi, baik secara internal maupun eksternal.
Secara umum, menurut Jefkins dalam buku Public Relations, khalayak
utama dapat diidentifikasi sebagai pihak yang paling sering terkait dengan
organisasi. 17 Di sini khalayak diidentifikasi ada sepuluh, yaitu :
1. Masyarakat umum
2. Calon pegawai / anggota
3. Anggota / pegawai
4. Mitra usaha pemasok jasa atau barang yang menjadi kebutuhan rutin
organisasi
17
Ibid., hal. 81.
24
5. Investor, pemegang saham, kalangan perbankan
6. Para distributor
7. Konsumen dan pemakai produk atau jasa organisasi
8. Para opinion leader atau pemimpin pendapat umum
9. Serikat Pekerja
10. Media Massa
Klasifikasi daftar khalayak tersebut di atas untuk sebuah perusahaan atau
organisasi komersial.
Public Relations sebagai suatu lembaga atau perorangan bertugas
melakukan hubungan baik ke dalam maupun ke luar perusahaan dengan
khlayaknya. Dalam proses mengkomunikasikan informasi dari perusahaan kepada
khalayaknya PR harus memahami benar karakteristik dari semua khalayaknya,
agar informasi yang disampaikan dapat menyentuh seluruh khalayak.
2.3 Internal Relations
Istilah internal relations atau hubungan internal merupakan hubungan
yang penting dalam suatu organisasi. Internal relations menunjukkan hubungan
antara organisasi dengan karyawan di semua level. Karyawan bisa terdiri dari
manager, secretary, supervisor, receptionist dan lain sebagainya. Publik internal
atau karyawan ini merupakan sumber daya terbesar dari organisasi.
25
Menurut Cutlip & Center, dalam buku Effective Public Relations pegertian
publik internal atau lebih dikenal dengan sebutan Employee Relations yaitu
“sekelompok orang bekerja (karyawan/pegawai) di dalam suatu perusahaan”.18
Dapat juga diartikan bahwa hubungan kepegawaian (Employee Relations)
tersebut tidak diartikan dalam pengertian yang sempit, yaitu sama dengan
hubungan industrial yang hanya menekankan pada unsur dua proses “produksi
dan upah” yang terkait dengan “lingkungan kerja”, namun pengertiannya lebih
dari itu, hubungan tersebut dipengaruhi oleh hubungan komunikasi internal antar
karyawan dengan karyawan lainnya atau hubungan karyawan dengan manajemen
perusahaan yang efektif.
Pelaksanaan program Employee Relations (hubungan publik internal) yang
tepat adalah sarana teknis melalui suatu kegiatan PR dengan metode komunikasi
yang memiliki kekuatan mengelola sumber daya manusia demi pencapaian tujuan
perusahaan. Organisasi/perusahaan akan kehilangan sebagian besar potensi
sumber daya manusianya jika tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang
efektif – yang merupakan landasan untuk hubungan manajemen dengan
karyawan.
Oleh karena itu akan jauh lebih baik apabila Internal Public Relations
berupaya melakukan hubungan komunikasi secara langsung atau kontak pribadi
dengan para karyawan secara non formal yaitu misalnya komunikasi di belakang
meja kerja, pada saat makan siang di kantin dan sebagainya.
18
Cutlip and Center. Effective Public Relations. Jakarta : Kencana, 2009.
26
Dengan cara demikian timbang rasa, pengertian bersama dan kepercayaan
dari mereka dapat terpelihara. Dengan mendatangi dan bercakap-cakap dengan
mereka maka dapat diketahui sikap, pendapat, kesulitan, keinginan, harapan dan
perasaannya.
Pengertian di atas didukung oleh pendapat Frazier Moore dalam bukunya
Humas Membangun Citra Dengan Komunikasi mengatakan, komunikasi dua arah
yang baik antara manajemen dan karyawan didasarkan pada asas-asas komunikasi
karyawan19 , yaitu sebagai berikut :
a. Manajemen harus bersedia secara sadar memberikan informasi kepada
karyawannya. Setiap pelaksana harus memahami bahwa komunikasi
merupakan tanggung jawab utama, dan dalam evaluasi pelaksanaan
secara keseluruhan, tanggung jawab komunikasi yang diberikan adalah
sangat berat.
b. Komunikasi harus berfungsi sebagai suatu sistem yang lengkap antara
manajemen dan karyawan.
c. Pesan tertulis harus digunakan untuk menghindari penyimpangan arti
yang mungkin terjadi dalam komunikasi lisan.
d. Pesan harus disampaikan dengan menggunakan kata-kata yang lazim,
yang sesuai dengan tingkat pendidikan karyawan.
e. Media komunikasi harus dipilih dan pesan harus disiapkan oleh
komunikator yang berpengalaman. Terutama yang penting bahwa
komunikasi tentang informasi penting tidak dipercayakan kepada
orang dengan pengalaman komunikasi yang terbatas.
f. Komunikasi jangan secara sengaja disalahgunakan atau disesatkan
tetapi harus faktual, saksama, dan tidak memihak.
g. Informasi harus diberikan tepat pada waktunya dan pesan harus
disampaikan dengan cepat untuk menghindari kesalahpahaman.
19
Frazier Moore. Humas Membangun Citra Dengan Komunikasi. Bandung : Remaja Rosdakarya,
2005, hal. 350.
27
h. Pengulangan adalah penting dalam komunikasi karyawan yang baik.
Informasi harus diulang dengan cara yang berlainan agar mudah
dipahami.
i. Informasi harus dikomunikasikan dalam jumlah yang kecil agar mudah
dipahami.
j. Tanggung jawab terhadap komunikasi karyawan yang bersifat formal
harus diserahkan kepada staf humas.
2.4 Media Internal
Media internal adalah
saluran
yang digunakan untuk mendukung
kegiatan Public Relations dalam berkomunikasi dengan publik internalnya
(karyawan) dalam suatu organisasi. Media atau saluran komunikasi diharapkan
dapat menjadi sarana dalam memberikan informasi mengenai langkah organisasi
dalam mencapai tujuan dan pemenuhan kebutuhan antara perusahaan dengan
karyawan dapat berlangsung lewat media komunikasi tersebut.
Hal ini selaras dengan pengertian media menurut Ronald adalah
“merupakan jalur penting dalam kegiatan-kegiatan Public Relations”.20 Karena
dengan media, PR dapat mengatur pesan penting yang akan disampaikan dalam
suatu kemasan dengan baik dan ditujukan kepada sasaran yang tepat.
Sedangkan pengertian media internal menurut Ardianto adalah media yang
dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan nonkomersial serta lazim
digunakan dalam aktivitas Public Relations.21
20
Ronald D. Smith. Strategic Planning For Public Relations. New Jersey: Lawrence Erlbaum
Associates Publisher. 1992, p. 153.
21
Soemirat dan Ardianto. Dasar-dasar Pubic Relations. Bandung : Remaja Rosdakarya, 2009, hal.
75.
28
Di sini, peneliti mengartikan bahwa media internal adalah media yang
digunakan untuk kalangan tertentu di dalam perusahaan. Kalangan tertentu yang
dimaksud adalah karyawan.
Dimana media tersebut dibagikan secara gratis
kepada karyawan untuk memberikan berbagai informasi tentang perusahaan.
Dengan demikian karyawan mendapat informasi yang diperlukan tentang arah dan
dinamika seputar perusahaan dimana mereka bekerja yang juga dapat bermanfaat
untuk mengambil sebuah keputusan.
2.4.1 Fungsi Media Internal
Ada tiga fungsi media dalam proses komunikasi menurut Ronald dalam
buku Strategic Planning Public Relations22 yaitu :
1. Sebagai media hubungan komunikasi internal dan eksternal yang
diedarkan atau diberikan secara gratis dalam upaya penyampaian
pesan-pesan, informasi, dan berita mengenai aktivitas perusahaan,
manfaat produk barang, relasi bisnis, stakeholder (hubungan dengan
pemegang saham), dan employee relations (hubungan dengan
pegawai dan keluarganya),
2. Sebagai ajang komunikasi antara karyawan, misalnya ucapan selamat
ulang tahun, informasi kelahiran bayi dan keluarga karyawan,
adanya pegawai atau pendatang baru (new comer), kegiatan olah
raga, wisata, keagamaan, program kesehatan, hingga berita duka cita
serta kegiatan sosial.
3. Sebagai sarana media untuk pelatihan dan pendidikan dalam bidang
tulis-menulis bagi karyawan, serta staff PR yang berbakat atau
berpotensi sebagai penulis ilmiah populer.
22
Ronald op.cit., 156.
29
2.4.2. Bentuk Media Internal
Jurnal Internal / House Internal adalah istilah yang dapat
diartikan secara lebih luas yakni sebagai terbitan atau bahan cetakan
yang diterbitkan secara teratur untuk mencapai khalayak tertentu yaitu
para staff dan anggota organisasi. Berikut adalah variasi bentuk Jurnal
Internal :
1. Majalah, jurnal internal dengan format majalah biasanya berukuran
A4. Isinya kebanyakan adalah tulisan fitur dan ilustrasi. Jurnal ini
bisa
dicetak
dengan
menggunakan
teknik
lithografi
atau
photogravure. Hal ini tergantung dari kebijakan dan kemampuan
organisasi atau perusahaan.
2. Koran, Meskipun mirip dengan koran tabloid, tapi isinya terdiri dari
berita yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi. Proses
percetakannya biasanya lebih canggih, yakni secara offset-litho.
3. Newsletter, Jumlah halamannya biasanya lebih sedikit, yakni 2
hingga 8 halaman, dan biasanya berukuran A4. Sebagian besar isinya
adalah
tulisan-tulisan
singkat
dengan
atau
tanpa
gambar.
Percetakannya menggunakan teknik lithografi atau dapat diproduksi
pada mesin fotokopi kantor.
4. Majalah Dinding, Bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan
pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan
untuk keperluan internal maupun eksternal.
30
Secara khusus dalam merancang jurnal internal, Internal Public Relations
harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
a. Cakupan Pembaca
Sebuah jurnal harus menyediakan informasi atau pesan yang bisa diterima
oleh berbagai kalangan dengan jurnal yang berbeda-beda. Pembaca akan
memilih jurnal yang diminati dan menarik untuk dibaca, tentunya yang
sesuai dengan kebutuhannya. Organisasi harus memahami khalayak yang
akan membaca jurnal tersebut. Jika perlu menyediakan jurnal yang
berbeda untuk pimpinan dan karyawan.
b. Kuantitas
Ukuran suatu jurnal yang akan diterbitkan akan mempengaruhi kualitas
jurnal itu sendiri. Baik metode produksi ataupun kandungan materinya dan
banyaknya eksemplar yang harus dicetak untuk sekali penerbitan.
c. Frekuensi
Seberapa sering jurnal diterbitkan, tentu mempunyai periode dalam
penerbitannya misalnya tanggal, hari, dan bulan penerbitan. Jurnal harus
diterbitkan secara teratur dan tanggal publikasi yang tetap. Pada umumnya
jurnal internal memiliki jangka waktu terbit yang relatif lama seperti
bulanan atau triwulanan, meskipun ada juga yang terbit harian, dan
mingguan.
31
d. Kebijakan
Dalam hal ini menyangkut tujuan jurnal tersebut diterbitkan. Dalam setiap
pembuatan jurnal tentu saja mempunyai tujuan tertentu untuk mencapai
khalayaknya melalui pesan yang dikemas. Idealnya setiap jurnal memiliki
ciri khas yang terkait dengan isi. Contohnya memberitahukan aspek-aspek
tentang perusahaan, wahana komunikasi antara anggota organisasi dan
lainnya.
e. Judul
Pemilihan judul sangat penting. Judul harus menarik, mencolok, berbeda
dan mudah diingat tetapi tidak boleh lepas dari tujuan yang telah
dipaparkan sebelumnya. Judul harus konsisten atau tidak boleh berubahubah, maka pemilihan judul harus cermat dan tepat sehingga mudah untuk
mengenali perusahaan dan jenis usahanya.
f. Gaya dan Format
Pemilihan format jurnal secara benar merupakan hal yang tak kalah
penting. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemilihan format antara
lain adalah ukuran halaman, jumlah kolom per halaman, warna yang
digunakan, bagaimana tulisannya. Gaya dan format jurnal yang telah
dirancang harus mampu menarik khalayak untuk membaca jurnal tersebut.
Oleh karena itu tampilan yang menarik patut menjadi perhatian utama.
32
g. Dijual atau dibagikan secara gratis
Apabila jurnal sudah menjadi media yang besar dan memiliki nama, maka
akan banyak dicari orang sehingga jurnal itu bernilai tinggi. Tetapi jika
jurnal masih kecil dan berupa poster, maka nilai jualnya belum ada atau
hanya bisa dibagi secara cuma-cuma, namun yang terpenting adalah nilai
pesan yang terkandung di dalamnya.
h. Iklan
Jurnal yang sudah besar dan terkenal akan banyak sekali pengiklan yang
menampilkan produknya dalam jurnal tersebut. Iklan dapat menambah
penampilan jurnal agar lebih menarik dan mampu meningkatkan minat
baca pada jurnal tersebut. Tetapi bisa juga sebaliknya penempatan iklan
akan merusak penampilan jurnal jika tidak memperhatikan komposisi
dengan baik.
i. Distribusi
Pendistribusian jurnal ada berbagai cara misalnya melalui pos, dari tangan
ke tangan, di jual di toko buku, dititipkan di loper koran, atau tempattempat tertentu lainnya. Dalam hal ini tergantung dari kebijakan
perusahaan dan budget yang dimiliki.
33
2.4.3 Tujuan Media Internal
Secara umum penggunaan media internal mempunyai tujuan sebagai
berikut :
1. Kesadaaran (awareness) : membuat publik sasaran untuk berpikir
tentang suatu hal dan mencoba untuk memperkenalkan suatu
tingkatan pemahaman tertentu. Semua itu bisa disebut sebagai tujuan
kognitif (pemikiran).
2. Sikap dan opini (attitude and opinion) : membuat publik sasaran
membentuk suatu sikap atau opini tertentu tentang suatu subjek.
Semua itu disebut sebagai tujuan afektif.
3. Perilaku (behavior) : membuat publik sasaran bertindak sesuai
dengan
yang
diinginkan.
Ini
disebut
tujuan
konatif
atau
psikomotorik.
2.4.4 Majalah Dinding Sebagai Media Informasi Internal
Majalah dinding atau yang biasa diakronimkan menjadi mading
adalah salah satu jenis media komunikasi cetak yang paling sederhana
sebagai sarana informasi. Menurut Nursito dalam buku Membimbing
Majalah Dinding mengatakan bahwa prinsip majalah tercermin lewat
penyajiannya, baik yang berwujud tulisan, gambar, atau kombinasi dari
keduanya. Bentuk majalah dinding berupa kolom-kolom, bermacam
34
hasil karya, seperti lukisan, teka-teki silang, karikatur, cerita bergambar
dan sejenisnya disusun secara variatif. 23
Lebih lanjut Nursito menjelaskan, semua materi disusun secara
harmonis sehingga keseluruhan perwajahan mading tampak menarik.
Bentuk fisik mading biasanya berwujud lembaran tripleks, karton, atau
bahan lain dengan ukuran yang beraneka ragam. Ukuran yang tergolong
relatif besar adalah 120 cm x 240 cm, sedang yang lebih kecil lagi
disesuaikan dengan situasi dan kondisi. 24
Menurut Kertapati majalah dinding sebagai media informasi
internal harus mempunyai enam syarat informasi yang berkualitas
baik. 25 Syarat-syarat tersebut adalah sebagai berikut :
1.
Bahasa. Bahasa adalah sistem lambang bunyi atau gaya tulisan
yang digunakan sehingga memudahkan pembacanya dalam
memahami tulisan, isi pesan atau informasi yang hendak
disampaikan.
2.
Pesan / Informasi. Semua bentuk informasi yang berhubungan
merupakan pesan yang harus diketahui oleh publik internal
perusahaan, misalnya berupa kegiatan yang dilakukan perusahaan.
23
Nursito.Membimbing Majalah Dinding. Adicita Karya Nusa. 1999, hal, 1-8.
Ibid
25
Maria Assumpta Rumanti. Dasar-dasar Public Relations. Jakarta : Grasindo 2002.
24
35
3.
Bentuk. Merupakan wujud atau tampilan yang
diberikan pada
media internal sehingga siapapun yang melihatnya akan tertarik
untuk membacanya.
4.
Teks. Tulisan yang digunakan dalam menyampaikan pesan-pesan
yang saling berhubungan dengan kepentingan publiknya.
5.
Warna. Warna memiliki peranan yang sangat penting pada
penampilan media. Pemilihan dan penggunaan warna yang menarik
dan tepat akan menarik perhatian orang untuk melihat dan
membaca media internal tersebut.
6.
Gambar. Merupakan foto-foto dari kegiatan yang menjadi tema
dalam topik yang dibahas.
Pendapat di atas didukung juga oleh Boove (dalam Liliweri, 2001:75)
dalam buku Dasar-sasar Komunikasi Periklanan. Beliau mengatakan bahwa
media cetak yang baik harus memiliki daya tarik. 26
Daya tarik yang harus ada adalah sebagai berikut :
1. Daya Tarik Pesan, meliputi : isi pesan, tata bahasa, gaya penulisan dan
aktualisasi berita.
2. Daya Tarik Fisik, meliputi : gambar (kualitas gambar/foto dan kualitas
kertas), tata letak, tata warna (teknik pewarnaan dan kualitas warna).
26
Alo Liliweri. Dasar-dasar Komunikasi Periklanan. Jakarta : Pustaka Utama Grafiti. 2001, hal.
75.
36
3. Daya Tarik Kuantitas, meliputi : frekuensi terbitnya media cetak
tersebut.
2.5 Efektivitas Media Internal Majalah Dinding
Komunikasi atau
proses
penyampaian informasi
melalui
media
dalam suatu organisasi merupakan salah satu kebutuhan pokok. Dalam proses
penyampaian informasi, hasil akhir yang ingin dicapai adalah timbulnya efek
dimana efek tersebut diharapkan dapat
memberikan umpan balik sesuai
dengan yang dikehendaki. Komunikasi dapat mendorong orang lain untuk
melakukan tindakan yang sesuai dengan yang kita inginkan, merupakan hasil
yang paling sulit dicapai dalam penyampaian informasi. Pada hasil yang lebih
rendah yaitu mengusahakan agar informasi kita disetujui dan yang paling rendah
adalah dapat dipahami.
Ketika bicara tentang efektivitas komunikasi, tidak akan terlepas dari efek
komunikasi itu sendiri. Karena efek adalah unsur penting dalam keseluruhan
proses komunikasi. Efek bukan hanya sekedar umpan balik dan reaksi penerima
(komunikan) terhadap pesan yang dilontarkan oleh komunikator, melainkan efek
dalam komunikasi merupakan paduan sejumlah “kekuatan” yang bekerja dalam
masyarakat (karyawan di perusahaan).
37
Bentuk konkrit efek dalam komunikasi menurut Effendy
adalah
terjadinya perubahan pendapat, atau sikap atau perilaku khalayak, akibat pesan
yang menyentuhnya.27 Oleh karena itu efek melekat pada khalayak sebagai akibat
dari perubahan pandangan komunikan. Efek diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Efek Kognitif : efek kognitif berhubungan dengan pikiran atau
penalaran, sehingga khalayak yang semula tidak tahu, yang tadinya
tidak mengerti, yang tadinya bingung menjadi merasa jelas. Contoh,
pesan komunikasi melalui media massa yang menimbulkan efek
kognitif antara lain berita, tajuk rencana, artikel, acara penerangan,
acara pendidikan dan sebagainya.
2. Efek Afektif : Berkaitan dengan perasaan. Akibat dari membaca surat
kabar atau majalah, mendengarkan radio, menonton televisi atau film
bioskop, timbul perasaan tertentu pada khalayak. Perasaan akibat
terpaan media massa itu bisa bermacam-macam, senang sehingga
mencucurkan air mata, takut sampai merinding, dan lain-lain perasaan
yang hanya bergejolak dalam hati, misalnya perasaan marah, benci,
kesal, kecewa, penasaran, sayang, gemes, sinis, kecut dan sabagainya.
3. Efek Konatif bersangkutan dengan niat, tekad, upaya, usaha yang
cenderung menjadi suatu kegiatan atau tindakan. Karena berbentuk
perilaku, maka sebagaimana disinggung di atas efek konatif sering
27
Onong.,loc.cit., hal. 318-319
38
disebut juga efek behavioral. Timbulnya efek konatif setelah muncul
kognitif dan efek afektif.
Efektivitas dapat dilihat dari efek atau umpan balik yang ditimbulkan
setelah membaca media internal majalah dinding baik dalam tingkat kognitif,
afektif maupun konatif.
Definisi efektivitas secara umum menurut Hardjana dalam bukunya
berjudul Audit Komunikasi, adalah “mengerjakan hal-hal yang benar, membawa
hasil, menangani tantangan masa depan, meningkatkan keuntungan atau laba,
dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya”.28 Indikator-indikator untuk
mengukur efektivitas dalam audit komunkiasi oleh Hardjana adalah sebagai
berikut :
a. Penerima/pemakai : Dalam konteks ini akan ditinjau mengenai seberapa
sering si penerima akan membaca media internal yang ada.
b. Isi : Dalam konteks ini ditinjau mengenai kejelasan informasi, kesesuaian
dengan fakta, dan aktualitas informasi.
c. Ketepatan waktu : Dalam hal ini akan ditinjau mengenai jadwal
penerbitan.
d. Media : Dalam hal ini akan ditinjau mengenai media majalah dinding
apakah memenuhi informasi bagi karyawan.
e. Format : Dalam konteks ini ditinjau mengenai media majalah dinding
yang menarik.
f. Sumber : Dalam konteks ini ditinjau mengenai sumber informasi yang
dapat dipercaya.
28
Andrea Hardjana. Audit Komunikasi: Teori dan Praktek. Jakarta : Grasindo. 2000, hal. 24.
39
Adapun pendapat Emerson dalam Sumaryadi mengatakan bahwa
“Efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang
telah ditentukan”. Jadi apabila tujuan tersebut telah dicapai, baru dapat dikatakan
efektif. Hal ini juga dipertegas oleh Hasibuan bahwa “efektivitas adalah
tercapainya suatu sasaran eksplisit dan implisit”. Pendapat senada juga
dikemukakan oleh Miller dalam buku yang sama “Effectiveness be define as the
degree to which a social system achieve its goals. Effectiveness must be
distinguished from efficiency. Efficiency is mainly concerned with goal
attainments”, yang artinya efektivitas dimaksudkan sebagai tingkat seberapa jauh
suatu sistem-sistem sosial mencapai tujuannya. 29
Di sisi lain para ahli komunikasi cenderung untuk sama-sama berpendapat
bahwa dalam melancarkan komunikasi lebih baik menggunakan pendekatan apa
yang disebut A-A Procedure atau from Attention to Action Procedure (singkatan
dari AIDDA) yaitu :
A = Attention (Perhatian)
I = Interest (Minat)
D = Desire (Hasrat)
D = Decision (Keputusan)
A = Action (Kegiatan)
29
Sumaryadi. Efektivitas Implementasi Kebijakan Otonomi Daerah. 2005, hal. 105.
40
Dalam proses komunikasi ini mengandung maksud bahwa komunikasi
hendaknya dimulai dengan membangkitkan perhatian. Dalam hal ini komunikator
harus mempunyai daya tarik (source attractiveness).
Dengan
dimulainya
komunikasi
yang
membangkitkan
perhatian
(Attention) merupakan awal suksesnya komunikasi. Apabila perhatian komunikan
telah terbangkitkan, hendaknya disusul dengan upaya menumbuhkan minat
(interest), yang merupakan derajat yang lebih tinggi dari perhatian. Minat adalah
puncak perhatian yang merupakan titik tolak bagi timbulnya hasrat (desire) untuk
melakukan suatu kegiatan yang diharapkan komunikator. Hanya hasrat saja pada
diri komunikan, belum berarti apa-apa bagi komunikator, sebab harus dilanjutkan
dengan datangnya keputusan (decision), yakni keputusan untuk melakukan
kegiatan (action) sebagaimana diharapkan komunikator.30
Tabel 2.1
Simulasi model AIDDA dalam Majalah Dinding Perusahaan
A Attention (Perhatian)
Kehadiran Majalah Dinding mampu
menarik perhatian karyawan.
I Interest (minat)
Ketertarikan mulai timbul pada diri
karyawan terhadap majalah dinding.
Dalam hal ini disebabkan oleh dimensidimensi penting yang ada dalam majalah
dinding. Dimensi-dimensi tersebut dapat
ditimbulkan dengan rubrik-rubrik yang
menarik.
30
Onong., loc.cit., hal 303-305
41
D Desire (Hasrat)
Hasrat/kemauan karyawan untuk ikut
serta dalam pembuatan majalah dinding
yang diinginkan.
D Decision (Keputusan)
Setelah timbul
hasrat pada diri
karyawan,
maka
akan
menghantarkannya
kepada
suatu
keputusan, yakni keputusan untuk
melakukan kegiatan mading.
A Action (Tindakan)
Tindakan para karyawan yang telah ikut
serta dalam pembuatan mading, dan
secara terus menerus ingin berbagi
dalam mading.
Sumber : Onong U. Effendy
Setelah peneliti memahami pengertian efektivitas dari pendapat beberapa
ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa efektivitas adalah suatu pencapaian
sasaran sesuai dengan apa yang telah direncanakan atau diharapkan.
Selanjutnya penelitian ini akan mengukur pencapaian sasaran dari media
internal majalah dinding yang dibuat oleh divisi Internal Public Relations PT.
Cakrawala Andalas Televisi sebagai sarana komunikasi internal dalam usaha
memenuhi kebutuhan informasi karyawannya.
2.6 Pemenuhan Kebutuhan Informasi
Pada dasarnya setiap orang cenderung mempunyai kebutuhan. Dimana
masing-masing orang memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Timbulnya
kebutuhan seseorang dipengaruhi oleh kondisi fisiologi, situasi dan kognisi yang
42
mempengaruhi individu tersebut dalam memutuskan sesuatu dari kemungkinan
pilihan yang ada. Kebutuhan dasar manusia seperti dikemukakan Maslow yang
dikutip oleh Pawit adalah kebutuhan manusia dari tahap yang paling dasar sampai
kepada tingkat kebutuhan paling tinggi, 31 yang dapat dijelaskan seperti pada
diagram berikut :
Gambar 2.1 Piramida Teori Kebutuhan Hierarki Maslow
Selain kebutuhan dasar manusia yang disampaikan oleh Maslow di atas,
manusia juga membutuhkan informasi dalam dinamika kehidupannya untuk
memecahkan masalah-masalah yang mereka hadapi setiap hari.
Karena pada
dasarnya manusia membutuhkan informasi untuk menunjang kegiatannya, sebagai
tuntutan kehidupan serta untuk memenuhi kebutuhannya.
31
Krech dalam Pawit M. Yusup. Ilmu Informasi, Komunikasi, dan Kepustakaan. Jakarta : Bumi
Aksara. 2009, hal. 338.
43
Informasi merupakan hasil dari proses berpikir seseorang. Proses berpikir
adalah mengolah atau memproses stimulus yang masuk ke dalam diri individu
melalui panca indra kemudian diteruskan ke otak/pusat syaraf untuk diolah
dengan pengetahuan, pengalaman, selera, iman yang dimiliki seseorang. Setelah
diproses maka stimulus baru dapat dimengerti sebagai informasi.
Definisi informasi menurut Claude E. Shannon dan Warren Weaver
dengan menjawab pertanyaan “What is information ? Patterner matter-energy
that affects the probabilities of altervatives availabel to an individual making
decision”. Dengan kata lain informasi adalah energi yang terpolakan, yang
mempengaruhi individu dalam mengambil keputusan dari kemungkinan pilihanpilihan yang ada.32
Seperti dijelaskan di atas bahwa munculnya kebutuhan seseorang karena
suatu rangsangan / stimulus yang ditangkap oleh panca indra yang selanjutnya
diproses di dalam otak. Proses yang terjadi dalam otak inilah yang disebut
berpikir dan hasil berpikir seseorang inilah yang menimbulkan keinginan atau
kebutuhan tertentu sesuai dengan apa yang dipikirkannya dan diharapkan.
Dengan demikian keinginan atau kebutuhan setiap orang akan dipecahkan
masalah-masalah yang dihadapi setiap hari melalui proses berpikir untuk
meningkatkan kualitas hidupnya. Proses berpikir ini mendorong seseorang untuk
mencari cara mendapatkan sesuatu yang dicarinya dan mencapainya. Salah satu
32
Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo. 2004, hal. 6.
44
yang dicari adalah informasi. Dan informasi itu akan diperoleh dari berbagai
media yang ada di sekitarnya.
Dari penjelasan di atas maka jika dikaitkan dengan lingkungan yang
merangsang timbulnya kebutuhan, khususnya yang berhubungan dengan
seseorang yang dihadapkan pada berbagai media penampung informasi (sumber
informasi), maka Katz, Gurevitch dan Haas33 yang dikutib oleh Pawit M. Yusuf
dalam bukunya Ilmu Informasi, Komunikasi dan Kepustakaan, mengusulkan
beberapa kebutuhan, yaitu :
1. Kebutuhan Kognitif. Ini berkaitan erat dengan kebutuhan untuk
memperkuat informasi, pengetahuan, dan pemahaman seseorang akan
lingkungannya. Kebutuhan ini didasarkan pada hasrat seseorang untuk
memahami dan menguasai lingkungannya. Di samping itu, kebutuhan ini
juga dapat memberi kepuasan atas hasrat keingintahuan dan penyelidikan
seseorang.
2. Kebutuhan Afektif. Kebutuhan ini dikaitkan dengan penguatan estetis,
hal yang dapat menyenangkan, dan pengalaman-pengalaman emosional.
Dalam hal ini, berbagai media sering dijadikan alat untuk mengejar
kesenangan dan hiburan. Misalnya orang membeli radio, televisi dan
menonton film, tidak lain karena mencari hiburan.
33
Pawit, op.cit.
45
3. Kebutuhan Integrasi Personal (Personal Integrative needs). Ini
dikaitkan dengan penguatan kredibilitas, kepercayaan, stabilitas, dan status
individu. Kebutuhan-kebutuhan ini berasal dari hasrat seseorang untuk
mencari harga diri. Jika seseorang memiliki wawasan yang luas karena
sering membaca informasi dari media maka akan lebih meningkatkan
harga diri dari seseorang ketika orang tersebut berhadapan dengan orang
lain.
4. Kebutuhan integrasi sosial (social integrative needs). Kebutuhan ini
dikaitkan dengan penguatan hubungan keluarga, teman dan orang lain di
dunia. Kebutuhan ini didasari oleh hasrat seseorang untuk bergabung atau
berkelompok dengan orang lain. Karena pada hakekatnya manusia adalah
makhluk sosial, maka seseorang perlu merasa diterima dan dihargai dari
suatu kelompok / komunitas tertentu. Dengan adanya informasi yang
diterima melalui media komunitas tersebut maka akan memperkuat ikatan
orang tersebut terhadap komunitas itu.
5. Kebutuhan berkhayal (escapist needs). Ini dikaitkan dengan kebutuhankebutuhan untuk melarikan diri, melepaskan ketegangan, dan hasrat untuk
mencari hiburan atau pengalihan. Kebutuhan ini berasal dari proses
berpikir seseorang yang ingin melepaskan ketegangan dari rutinitas
pekerjaan atau seseorang memiliki suatu cita-cita yang belum tercapai.
Maka orang tersebut akan mencari informasi dari media yang ada di
lingkungannya untuk mendapatkan sesuatu yang dipikirkan tersebut.
46
2.7 Penelitian Terdahulu Tentang Efektivitas Media Internal
Hasil penelitian terdahulu tentang efektivitas media internal yang
dilakukan oleh Melinda Florinda Camellia pada tahun 2010 dengan judul
Efektivitas Media Internal Untuk Memenuhi Kebutuhan Informasi Karyawan
(Studi Pada Majalah KILAS di Energi Mega Persada34) diketahui bahwa media
internal KILAS “efektif” dalam memenuhi kebutuhan informasi karyawan Energi
Mega Persada (EMP), seperti kegiatan operasional, lokasi pengeboran di lapangan
dan lain-lain. Meskipun secara keseluruhan keberadaan media internal KILAS
dinilai telah efektif untuk memenuhi kebutuhan informasi karyawan EMP, namun
masih ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan, diantaranya adalah: kemasan
media, penambahan rubrik, pola penulisan dan nara sumber yang belum
berimbang antara top manajemen dan karyawan.
Penelitian tersebut menggunakan metode kuantitatif dengan pendekatan
survei. Konsep pengukuran efektivitas yang dipakai pada penelitian ini ialah
standard yang paling umum dalam audit komunikasi oleh Andre Hardjana.
Sedangkan rumus yang digunakan untuk mengukur efektivitas media internal
adalah Rumus Quartil dalam Likert Summarting Rating (LSR). Pengolahan data
menggunakan program SPSS versi 16.
34
Melinda Florinda Camellia. Efektivitas Media Internal Untuk Memenuhi Kebutuhan Informasi
Karyawan. Jakarta : UMB 2010.
47
Penelitian sejenis lainya yang pernah dilakukan oleh Kurnilia Sesfi pada
tahun 2011 dengan judul Efektivitas BNI Forum Sebagai Media Internal PT BNI
Persero Tbk dalam Menyampaikan Informasi Kepada Karyawan 35 menunjukkan
hasil yang efektif juga. Dalam penelitian ini menggunakan tipe deskriptif dengan
pendekatan kuantitatif, dengan metode survei dan observasi. Proporsi populasi
berjumlah 764 orang dengan sample berjumlah 90 orang.
Saran yang diberikan dalam penelitian ini agar BNI Forum lebih
memperkaya informasi yang ada di dalamnya, dan perusahaan lebih
meningkatkan penggunaan BNI Forum dalam penyebaran informasi.
35
Kurnilia Sesfi. Efektivitas BNI Forum Sebagai Media Internal PT BNI Persero Tbk dalam
Menyampaikan Informasi Kepada Karyawan. Jakarta : UMB 2011.
48