perencanaan strategis sistem informasi/teknologi informasi di pt

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 27 Juli 2013
PERENCANAAN STRATEGIS
SISTEM INFORMASI/TEKNOLOGI INFORMASI
DI PT. MIWON INDONESIA
Bambang Ariyanto W1, *), dan Febriliyan Samopa2)
1) Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi
Program Studi Magister Manajemen Teknologi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60235
e-mail: [email protected]
2) Program Studi Magister Manajemen Teknologi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
ABSTRAK
Strategi sistem informasi dan teknologi informasi di PT. Miwon Indonesia perlu
dikembangkan agar menjadi sebuah alat strategis untuk meningkatkan daya saing perusahaan
dan sebagai business enabler melalui perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi
informasi yang tepat dan selaras dengan strategi bisnis perusahaan.
Metodologi penelitian perencanaan strategis SI/TI di PT. Miwon Indonesia menggunakan
metodologi Ward & Peppard. Metodologi ini menganalisa kondisi perusahaan melalui
berbagai faktor yang dapat mempengaruhi organisasi kemudian hasilnya diformulasikan ke
dalam analisa SWOT untuk memperoleh berbagai faktor kunci internal dan eksternal serta
memperoleh peluang sasaran dimasa mendatang. Faktor-faktor yang menentukan akan
dipetakan dan diselaraskan dengan strategi bisnis perusahaan melalui kolaborasi analisa BSC
dengan CSF untuk memperoleh kebutuhan SI yang selaras. Kemudian dilakukan analisa
kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kebutuhan SI dan menyusun strategi bisnis-SI,
strategi manajemen SI/TI, dan strategi TI serta menyusun portofolio aplikasi masa mendatang.
Hasil penelitian berupa blueprint perencanaan strategis SI/TI di PT. Miwon Indonesia.
Kata kunci: Proses strategi SI/TI, Perencanaan SI/TI, Formulasi strategi SI/TI, Metode Ward
& Peppard, PT. Miwon Indonesia
PENDAHULUAN
Perencanaan strategis SI/TI yang bersifat dinamis, efisien, efektif, dan fleksibel
dengan diselaraskan dengan strategi bisnis dapat membantu perusahaan melihat secara
obyektif kondisi-kondisi internal dan eksternal sehingga dapat mengantisipasi perubahan
lingkungan bisnis dan mampu bertahan atau bahkan memenangi persaingan (competitive
advantage).
PT. Miwon Indonesia adalah perusahaan yang memproduksi Monosodium Glutamate
(MSG), Dry Glutamic Acid (DGA),dan Flexible Packing (Rotogravure Printing). Dalam
perkembangan organisasinya, Tim Kerja Teknologi Informasi di PT. Miwon Indonesia
terbentuk sejak tahun 2010 dan sebelum terbentuk sebagai sebuah tim kerja, tugas dan peran
teknologi informasi berada dibawah naungan Tim Kerja Accounting. Beranggotakan 5
karyawan dengan pembagian tugas 4 orang sebagai pengembang aplikasi ERP (ERP
Developer) dan 1 orang sebagai technical support.
Setelah terbentuk sebagai sebuah Tim Kerja, Tim Kerja Teknologi Informasi berupaya
mencapai efisiensi, efektifitas, dan keselarasan strategi teknologi informasi dengan strategi
ISBN : 978-602-97491-7-5
C-10-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 27 Juli 2013
bisnis perusahaan. Sebagai perwujudan upaya tersebut, setiap tahun Tim Kerja Teknologi
Informasi membuat action plan dan business plan sebagai pedoman rencana tahun berikutnya.
Tetapi upaya tersebut perlu ditunjang dengan perbaikan-perbaikan di level manajerial dan
operasional di bidang TI serta merubah cara pandang peranan Tim Kerja Teknologi Informasi
yang sebelumnya dianggap sebagai penunjang dalam hal efisiensi biaya operasional,
meningkatkan ketepatan dan produktifitas operasional diberbagai fungsi perusahaan menjadi
sebuah alat strategis untuk meningkatkan daya saing dan sebagai business enabler.
Penelitian terdahulu menunjukan bahwa dalam melakukan perencanaan strategis SI/TI,
keselarasan antara strategi bisnis perusahaan dan strategi SI/TI adalah sebuah kebutuhan dan
merupakan tantangan karena memiliki sejumlah perspektif dengan persyaratan yang berbedabeda, bergantung pada latar belakang, tujuan penelitian, dan kondisi serta kultur budaya
perusahaan.
Penelitian ini bertujuan membuat Perencanaan Strategis SI/TI agar selaras dengan
strategi bisnis di PT. Miwon Indonesia yang berupa “”Blue print perencanaan strategis
SI/TI di PT. Miwon Indonesia”.
METODOLOGI
Faktor penting dalam proses perencanaan strategis SI/TI adalah penggunaan
metodologi yang berupa sekumpulan alat dan teknik analisa yang tepat untuk memperoleh
kondisi saat ini, memperoleh kebutuhan SI, menyelaraskan kebutuhan SI dengan strategi
bisnis perusahaan serta memformulasikannya ke dalam strategi SI/TI.
Perancangan rencana strategis SI/TI dalam penelitian ini mengacu pada metodologi kerangka
kerja Perencanaan Strategis SI/TI oleh Ward dan Peppard yang terdiri dari tahapan masukan
dan tahapan keluaran.
1. Inputs, sebagai masukan dalam perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi terdiri
dari :
a) Internal Business environment, merupakan strategi bisnis yang digunakan pada
masa sekarang, tujuan, sumber daya, proses dan budaya organisasi serta nilai dari
bisnis itu sendiri.
b) External Business environment, mencangkup aspek-aspek politik, ekonomi,
sosial, teknologi, industri, dan iklim kompetisi perusahaan.
c) Internal IS/IT environment, pandangan SI/TI terhadap bisnis pada masa sekarang,
pengalaman perusahaan dalam bisnis, cakupan bisnis, dan konstribusinya terhadap
pasar, kemampuan perusahaan, sumber daya dalam perusahaan dan infrastruktur
teknologi yang digunakan. Aplikasi portofolio saat ini dari sistem yang berjalan dan
sistem yang sedang dikembangkan atau belum dikembangkan tapi sudah
direncanakan.
d) External IS/IT environment, perkembangan teknologi dan peluang yang ada serta
SI/TI yang digunakan oleh pihak lain terutama konsumen, pesaing, dan pemasok.
2. IS/IT Strategy Process, proses pengolahan informasi yang diperoleh dari input dan
menghasilkan output.
3. Outputs
a) Business IS Strategy
Bagaimana setiap unit dapat memanfaatkan SI/TI dalam mencapai sasaran bisnisnya.
Mencangkup portofolio aplikasi yang dikembangkan untuk tiap unit dan model bisnis.
Menjelaskan arsitektur tiap unit.
b) IT Strategy
ISBN : 978-602-97491-7-5
C-10-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 27 Juli 2013
4.
5.
Strategi dan kebijakan yang diterapkan untuk mengatur penggunaan teknologi dalam
perusahaan dan mengatur sumber daya teknisi ahli.
c) IS/IT Management Strategy
Elemen umum dari strategi yang akan diaplikasikan pada organisasi secara
menyeluruh dan memastikan konsistensi kebijakan berdasarkan kebutuhan.
Future Application Portfolio, rincian mengenai usulan aplikasi yang digunakan di masa
mendatang, untuk mengintegrasikan tiap unit dan menyesuaikan perkembangan
teknologi dengan perkembangan perusahaan.
Current Application Portfolio, rincian mengenai aplikasi sistem informasi yang
diterapkan perusahaan saat ini dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh
serta melihat dukungan aplikasi terhadap kegiatan operasional dan perencanaan strategi
sistem dan teknologi informasi bagi perusahaan.
METODE ANALISIS PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI
Analisa Porter's Five Forces
Analisa Five Forces Porter merupakan sebuah kerangka kerja untuk analisis industri
(intensitas persaingan dan daya tarik pasar) dan pengembangan strategi bisnis dengan
melibatkan 5 faktor.
Kompetisi yang terjadi dalam pasar didapatkandari dua arah, secara horizontal dan vertikal.
Dalam analisa Five Forces Porter terdapat tiga kekuatan yang berasal dari kompetisi secara
horizontal: Threat of new entrants, Rivalry among existing competitors, dan Threat of
substitute products or services.
Dan terdapat dua kekuatan yang berasal dari kompetisi secara vertikal: Bargaining powers of
suppliers dan Bargaining powers of buyers.
Analisa PEST
Analisa PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi
meliputi 5 aspek, yaitu politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Arah analisa PEST adalah
kerangka untuk menilai sebuah situasi dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan,
rencana pemasaran atau ide. Analisa ini cukup mempengaruhi perusahaan karena analisa ini
dapat diketahui adanya peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.
Analisa Business Strategy
Analisa strategi bisnis digunakan untuk mengetahui arah dan tujuan strategi bisnis perusahaan
melalui pernyataan visi, misi, sasaran, dan tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Analisa Value Chain
Analisa value chain adalah serangkaian proses di dalam perusahaan yang terkait langsung
dengan penciptaan nilai untuk kebutuhan pelanggan.
Berdasarkan kegiatan bisnis, analisa value chain memiliki 2 aktivitas, yaitu :
1. Aktivitas Utama, semua aktivitas yang berkaitan dengan proses produksi maupun
penyalurannya.
2. Aktivitas Pendukung, semua aktivitas yang tidak terlibat dalam proses produksi
secara langsung namun dapat meningkatkan efektifitas maupun efisiensi.
Analisa Balanced Scorecard
Balanced Scorecard (BSC) adalah metode analisa untuk melakukan manajemen strategi
sekaligus manajemen pelaksanaan strategi. Penerapan BSC dapat menghasilkan 2 laporan
utama, yaitu strategy map dan scorecard. BSC terdiri dari 4 perspektif, yaitu Financial
perspective, Customer perspective, Internal process perspective, dan Learning and growth
ISBN : 978-602-97491-7-5
C-10-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 27 Juli 2013
perspective. Diharapkan BSC dapat menghasilkan rencana strategi yang memiliki
karakteristik kompherensif, koheren, seimbang, dan terukur.
Analisa CSF
Digunakan untuk mengembangkan strategi SI/TI dan strategi bisnis untuk mencapai
keselarasan antara keduanya. CSF dalam konteks perencanaan strategi informasi digunakan
untuk menafsirkan dengan jelas arah tujuan, taktik, dan kegiatan operasional.
Analisa Strategic Grid
Digunakan untuk memetakan aplikasi yang ada saat ini dan juga kebutuhan aplikasi dimasa
akan datang dalam mendukung bisnis organisasi/perusahaan. Pemetaan aplikasi ini dengan
empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support) sesuai kategori penilaian
suatu aplikasi terhadap dampaknya terhadap bisnis. Dari hasil pemetaan tersebut didapatkan
gambaran kontribusi SI terhadap bisnis. Hasil tersebut dapat menjadi masukan bagi kegiatan
pembuatan strategi SI dan kemungkinan pengembangannya ke depan
Analisa SWOT
Digunakan untuk mengidentifikasi faktor internal (strengths dan weakness) dari organisasi
secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi. Kemudian hasil identifikasi
diperbandingkan untuk memaksimalkan strengths – opportunities dan meminimalkan
weakness – threats dengan tujuan mencapai strategi yang optimal.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dan penelitian deskriptif. Dikatakan
penelitian kualitatif karena menekankan analisisnya pada proses penyimpulan deduktif dan
induktif sedangkan dikatakan penelitian deskriptif karena hanya menganalisa dan menyajikan
fakta secara sistematik. Gambar 1 adalah kerangka penelitian perencanaan strategi SI/TI di
PT. Miwon Indonesia.
MEMAHAMI SITUASI TERKINI
Analisa Internal Bisnis
1. Analisa Business Strategy
Visi Perusahaan
“Menjadi perusahaan terkemuka di Indonesia dalam bidang makanan dengan keunggulan
di bidang marketing, manajemen dan struktur finansial”.
Misi Perusahaan
“Melakukan proses manajemen secara sistematik dan evaluasi secara rutin untuk
menjadikan perusahaan terkemuka di Indonesia, yaitu :
- Sebagai “Market leader” dalam bisnis makanan
- Pengembangan sumber daya manusia yang efektif
- Memberikan kontribusi positif kepada pemegang saham, pelanggan, karyawan, dan
masyarakat sekitar perusahaan”.
Dilihat dari pernyataan visi, PT. Miwon Indonesia memiliki harapan dalam bidang
makanan menjadi perusahaan terkemuka di Indonesia dan didukung dengan keunggulankeunggulan di bidang marketing, manajemen, dan struktur finansial. Dalam usaha menjadi
perusahaan terkemuka di bidang makanan tersebut, melalui pernyataan misi, PT. Miwon
Indonesia melakukan proses manajemen secara sistematik dan mengevaluasinya secara
rutin dengan cara mengembangkan konsep perusahaan sebagai “Market Leader” ditunjang
ISBN : 978-602-97491-7-5
C-10-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 27 Juli 2013
dengan pengembangan sumber daya manusia yang efektif dan dapat memberikan
konstribusi positif bagi stakeholder dan masyarakat sekitar.
Gambar 1 Kerangka Penelitian Perencanaan Strategi SI/TI
Analisa Value Chain
Dari analisa value chain, observasi, dan wawancara diperoleh beberapa kebutuhan SI yang
dapat dikembangkan antara lain, aplikasi financial ratios, aplikasi analisa production cost
untuk proses produksi MSG.
Gambar 2 Analisa value chain PT. Miwon Indonesia
Analisa Eksternal Bisnis
Analisa PEST
Hasil dari analisa PEST, memperlihatkan bahwa secara politik industri MSG di Indonesia
sangat terbuka. Hal ini dapat memunculkan pesaing-pesaing baru. Dari segi ekonomi, industri
ini cukup menjanjikan. Kebutuhan akan produk MSG banyak dipergunakan oleh industriindustri makanan. Sedangkan dari segi sosial budaya, industri produksi MSG memiliki
tantangan yang cukup signifikan dikarenakan asumsi masyarakat mengenai efek samping
ISBN : 978-602-97491-7-5
C-10-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 27 Juli 2013
penggunaan MSG. Dari sisi teknologi, masih banyak teknologi-teknologi yang dapat
dipergunakan untuk memenangkan persaingan.
Analisa Five Forces
Hasil analisa Porter's Five Forces menempatkan PT. Miwon Indonesia memiliki banyak
tantangan dalam menghadapi persaingan. Mulai dari persaingan memperoleh bahan baku tetes
tebu dari supplier hingga terdapat pesaing utama dan pendatang yang berpotensi menjadi
pesaing PT. Miwon Indonesia di masa mendatang.
Analisa Internal SI/TI
Kebijakan Manajemen SI/TI Saat Ini
Tim kerja TI PT. Miwon Indonesia telah menerapkan kebijakan IT Policy, pembagian tugas
TI menjadi dua bagian (developer ERP dan troubleshooting), dan proyek-proyek TI lebih
terencana. Meski demikian, salah satu permasalahan utama dalam kegiatan operasional adalah
tidak adanya dokumentasi proses bisnis aplikasi ERP. Perlu adanya berbagai standarisasi
terkait bidang TI, misalnya penerapan COBIT, ITIL, dan ISO sebagai bentuk dari SLA
(Service Level Agreement) tim kerja TI terhadap stakeholder PT. Miwon Indonesia.
Analisa Portfolio Aplikasi Saat Ini
PT. Miwon Indonesia telah menerapkan sistem ERP untuk mendukung proses bisnis
perusahaan dengan jumlah 14 modul terkait dengan unit produksi MSG.
Analisa Eksternal SI/TI
Terdapat beberapa tren teknologi terkini yang berpeluang dapat diterapkan di PT. Miwon
Indonesia, antara lain cloud computing, virtualization technology, mobile application, M2M
technology, dan web application.
ANALISA STRATEGI
Analisa SWOT
Hasil dari pemahaman kondisi saat ini yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya akan
dipetakan secara sistematis dalam bentuk peta SWOT untuk merumuskan strategi organisasi
demi mencapai tujuan strategi yang optimal berdasarkan faktor-faktor kunci keberhasilan
yang diperoleh.
Analisa BSC
Dalam melakukan analisa balanced scorecard, diusulkan membuat rancangan strategy map
untuk menyelaraskan dan merealisasikannya dalam bentuk memetakan strategi-strategi yang
dibuat berdasarkan visi dan misi serta kesesuaiannya dengan hasil analisa SWOT yang telah
dilakukan.
Konsolidasi BSC dan CSF
Dari hasil observasi, wawancara, dan analisa value chain diperoleh beberapa kebutuhan SI,
yaitu aplikasi financial ratios, aplikasi analisa production cost untuk proses produksi MSG.
Dan diketahui bahwa kedua aplikasi tersebut sejalan dengan temuan hasil analisa balanced
scorecard, yaitu pada aspek finansial (penurunan berkelanjutan production cost dan menjaga
likuiditas perusahaan). Dari temuan kebutuhan SI yang selaras dengan visi-misi kemudian
difokuskan lebih mendalam dan lebih komprehensif dengan menggunakan critical success
factors.
ISBN : 978-602-97491-7-5
C-10-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 27 Juli 2013
Analisa Kesenjangan
Analisa kesenjangan ini memetakan kesenjangan SI/TI antara kondisi saat ini dengan
kebutuhan SI yang dihasilkan dari berbagai analisa sebelumnya.
FORMULASI PERENCANAAN STRATEGI SI/TI
Strategi Bisnis - SI
Tujuan dari rekomendasi strategi bisnis – SI adalah bagaimana setiap unit dapat
memanfaatkan SI/TI dalam mencapai sasaran bisnis. Setelah melalui analisa CSF, kemudian
dilakukan pemetaan potensi kebutuhan bisnis terhadap kebutuhan sistem informasi
Strategi TI
Untuk mendukung hasil keputusan dari strategi bisnis – SI terdapat beberapa rekomendasi
terkait strategi TI, yaitu : rekomendasi perangkat keras dan rekomendasi pengembangan
sumber daya manusia
Strategi Manajemen SI/TI
Dalam upaya mendukung hasil rekomendasi strategi bisnis – SI dan strategi TI, terdapat
beberapa rekomendasi terkait dengan manajemen SI/TI antara lain : melakukan dokumentasi
semua aplikasi ERP agar standar dan memfokuskan pada pengembangan dan peningkatan
SDM TI
KESIMPULAN DAN SARAN
Proses perencanaan strategis SI/TI dari lingkungan bisnis dan SI/TI di PT. Miwon
Indonesia tidak berhenti setelah menghasilkan rekomendasi, tetapi proses ini merupakan
proses yang berkelanjutan (sustainable) untuk kompetitif memenangi persaingan dan
menjadikannya sebagai business enabler. Dimulai dari identifikasi visi, misi, sasaran dan
tujuan organisasi, dilanjutkan dengan melakukan identifikasi terhadap lingkungan internal eksternal organisasi dan SI/TI yang kemudian menentukan peluang SI/TI dan memperhatikan
ancaman yang diperoleh untuk dapat dilaksanakan formulasi strategi berdasarkan kebutuhan
informasi yang selaras dengan strategi bisnis perusahaa. Penelitian ini menghasilkan
rekomendasi portofolio aplikasi untuk dikembangkan dan diimplementasikan oleh PT. Miwon
Indonesia di masa mendatang.
Rekomendasi-rekomendasi
yang
dihasilkan
dari
penelitian
ini
tidak
mempertimbangkan cost benefit, perbaikan proses bisnis dan SI/TI serta aplikasi-aplikasi
yang menjadi prioritas untuk dikembangkan di masa mendatang.
Bagi penelitian selanjutnya, penulis menyarankan dilakukannya analisa terhadap faktor-faktor
yang menjadi prioritas pengembangan sistem informasi beserta analisa kelayakan investasi
dan diperhatikan juga strategi implementasinya.
DAFTAR PUSTAKA
Josua Tarigan, Onno W Purbo, Ridwan Sanjaya. (2010). Business-Driven Information
Systems. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Khakim Ghozali dan Feby Artwodini M. (2011). Pembuatan Portofolio Aplikasi Mendatang
Pada Perusahaan Jasa Konstruksi. SurabayaJurnal Sistem Informasi ITS, .
ISBN : 978-602-97491-7-5
C-10-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 27 Juli 2013
Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse. (2011). Perancangan Strategis Sistem Informasi :
Studi Kasus Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Departemen Agama
RI. Journal of Information System Universitas Indonesia, .
Mintzberg Henry. (1994). The Fall Rise and the Rise Fall of Strategic Planning. Harvard
Business Review.
McNurlin, B.C. and Sprague, R.H.. (2002). Information Systems Management in Practice.
New Jersey: Prentice Hall.
Richardus Eko Indrajit. (2000). Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.
Jakarta: PT. Gramedia.
Higgins. (1983). Organizational Policy and Management: Text and Cases. Chicago: Dryden
Press.
Ward J M and Peppard J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. New York:
John Wiley & Sons, Inc.
Daniel Q Chen,. Alexander Teubner., Martin Mocker, Davis S. Preston. (2010). Information
System Strategy : Reconceptualization, Measurement, and Implications. MIS
Quarterly. Vol 34 (2), pp. 233.
Bernard Boar. (2001). The Art of Strategy Planning for Information Technology. New York:
John Wiley & Sons, Inc.
Earl, M. J. (1989). Management Strategis for Information Technology. Sydney: Prentice Hall.
Dekar Urumsah. (2005). Perencanaan Stratejik Sistem Informasi dan Proses Pembelajarannya
di Organisasi. JakartaPT. Elex Media Komputindo, .
Michael E. Porter. (2008). The Five Competitive Forces That Shape Strategy. Harvard
Business Review, .
ISBN : 978-602-97491-7-5
C-10-8