PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI
PERUSAHAAN AUTO DEALER & SERVICE :
STUDI KASUS PT BAM
Misbahul Fajri
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercu Buana
JL. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, 11650
[email protected]
Abstrak
Persaingan bisnis di era globalisasi dengan didukung kemajuan teknologi yang begitu cepat dan
dibukanya perdagangan bebas serta diperbolehkannya impor mobil built-up, PT. BAM merupakan
perusahaan modal dalam negeri, yang bergerak dibidang penjualan dan layanan purna jual mobil merek
tertentu harus siap menghadapi tantangan ini, untuk menjadi perusahaan yang dapat memuaskan dan
kepercayaan pelanggan.
Untuk menjadi perusahaan yang mempunyai keunggulan bersaing dan bertahan di masa datang, maka
peranan sistem informasi dan teknologi sangat diperlukan sebagai dukungan terhadap strategi bisnis
perusahaan, untuk itu perencanaan strategis sistem informasi sangat diperlukan agar implemetasi dan
pengembangan SI/TI terarah. Dengan metodologi Ward dan Peppard dan metode analisa pendukungnya
yaitu Value Chain, Strategic Option Generator, PEST, 5Forces, dan SWOT análisis untuk menganalisa
lingkungan bisnis dan SI/TInya, identifikasi strategi dengan matrik SWOT dan kebutuhan sistem informasi
menggunakan CSF SWOT analysis
Hasil dari penelitian ini berupa usulan renstra sistem informasi dan teknologi yaitu usulan portofolio
aplikasi dan arsitektur sistem informasi, strategi teknologi yaitu dengan pengembangan infrastruktur dan
strategi manajemen sistem informasi dan teknologi berupa perubahan struktur organisasi MIS divisi, serta
perencanaan impementasi pada PT. BAM untuk jangka waktu 5 tahun kedepan.
Keyword: Perencanaan strategis sistem informasi, Ward and Peppard, portfolio
1. Pendahuluan
Sejalan dengan visi PT. BAM untuk
menjadi perusahaan otomotif yang terkemuka
maka perusahaan melakukan berbagai upaya
untuk tetap unggul dan terdepan pada produk
dan layanan. Hal ini tentunya tidak mudah,
diperlukan suatu perencanaan strategis yang
matang pada setiap unit bisnis agar seluruh
element perusahaan yang ada dapat bersatu
padu dalam mewujudkan tujuan tersebut.
Divisi MIS/EDP merupakan penggerak utama
sistem untuk mewujudkan competive value
dalam rangka menghadapi iklim persaingan
yang semakin ketat. Sehingga perencanaan
strateis SI/TI merupakan hal yang vital untuk
diterapkan.
Masalah yang timbul dalam kegiatan
operasional PT. BAM dalam menjalankan
bisnisnya adalah sebagai berikut: Pertama,
persaingan Bisnis membutuhkan peningkatan
layanan kepada customer dan kinerja
operasional yang baik, dimana dibutuhkan
sistem yang efektif dan efesien. Kedua,
kurangnya panduan strategis dalam langkah
penerapan sistem informasi, sehingga
Volume III/No.1/Mei/2011
penerapannya bersifat adhoc. Ketiga, kurang optimalnya
dukungan SI/TI dalam kegiatan bisnis perusahaan,
karena tidak dilibatkannya semua unsur dalam
perusahaan dalam menentukan implementasi SI/TI.
Penelitian ini hendak menjawab permasalahan diatas
yaitu: Bagaimana usulan perencanaan strategis SI/TI
dapat menunjang kegiatan strategis bisnis PT. BAM
dimasa depan.
Penelitian penelitian ini bertujuan untuk: Pertama,
menghasilkan usulan perencanaan strategis sistem
informasi bagi PT. BAM. Kedua, merancang garis besar
arsitektur sistem informasi agar kegiatan analisis dan
desain sistem dapat dilakukan secara lebih terinci sesuai
dengan perencanaan strategis sistem informasi yang
dibuat, dan supaya berbagai sistem yang dibangun dapat
saling bekerja satu dengan yang lainnya. Terakhir,
mempelajari framework untuk melakukan alignment
antara strategi bisnis dengan strategi sistem informasi
guna merancang suatu strategi yang mampu memberikan
kepada PT. BAM dalam daya saing sesuai dengan yang
diharapkan.
2. Dasar Teori
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Perencanaan strategis merupakan salah satu hal yang
penting bagi suatu perusahaan atau organisasi untuk
33
mencapai tujuan, selain itu pengembangan
strategi dapat mengatasi ancaman eksternal
dan merebut peluang pasar. Tujuan utama
perencanaan strategis agar perusahaan dapat
melihat secara obyektif kondisi-kondisi
internal dan eksternal [Rang06]. Perencanaan
strategis yang dapat juga disebut formula
strategis merupakan proses penyusunan
perencanaan jangka panjang.
Perencanaan
strategis bisnis yaitu sekumpulan rencana
jangka panjang yang akan diimplementasikan
oleh suatu organisasi dalam rangka
pencapaian tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan [Curt02]. Sistem informasi
memberi terciptanya peluang inovasi terhadap
proses bisnis sehingga diperlukan redefinisi
strategi bisnis perusahaan agar dapat
memenangkan persaingan dan dapat bertahan
dimasa yang akan datang, sistem informasi
dikatakan efektif adalah sistem yang
mendorong dan berperan sebagai enabler
dalam strategi bisnis suatu organisasi.
Perencanaan strategis sistem informasi
berjalan seiring dengan perencanaan strategi
bisnis
organisasi,
dimana
merupakan
dukungan SI/TI terhadap strategis bisnis
perusahaan..
Tiga sasaran utama dari upaya penerapan
SI/TI dalam suatu organisasi atau perusahaan
[Ward03], yaitu :
1. Memperbaiki efisiensi kerja dengan
melakukan otomasi berbagai proses yang
mengolah informasi.
2. Meningkatkan keefektifan manajemen
dengan memuaskan kebutuhan informasi
guna pengambilan keputusan.
3. Memperbaiki daya saing/meningkatkan
keunggulan kompetitif organisasi dengan
merubah gaya dan cara berbisnis.
Implementasi TI didalam organisasi
mempunyai tujuan utamanya yaitu [Ward03]:
1. Pemrosesan data (Data Processing)
Digunakan untuk meningkatkan efisiensi
operasional dengan cara mengotomasikan
proses-proses pusat informasi.
2. Sistem
informasi
manajemen
(Management information system)
Digunakan
untuk
meningkatkan
efektifitas manajemen dengan cara
pemenuhan
kebutuhan-kebutuhan
informasi.
3. Sistem informasi strategis (Strategic
information system)
Digunakan
untuk
meningkatkan
kemampuan bersaing dengan cara
mengubah praktek bisnis.
Umumnya tujuan utama mengadopsi
proses strategi SI/TI antara lain untuk
[Ward03]:
Volume III/No.1/Mei/2011
1.
Penyelarasan SI/TI dengan bisnis untuk menentukan
dimana SI/TI paling memberikan konstribusi serta
menentukan urutan prioritas investasi.
2. Untuk
memperoleh
keunggulan
bersaing,
menciptakan peluang bisnis dengan menggunakan
SI/TI.
3. Membangun infrastruktur teknologi yang efektif
dalam harga serta fleksibel perkembangannya
dimasa mendatang.
4. Mengembangakan sumber daya dan kompetensi
yang sesuai
Tujuan perumusan dan perencanaan strategi SI
sebagai berikut [Ward03]:
1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi mengenai
kondisi perusahaan saat ini dan masa mendatang
yang mencerminkan kesesuaian antara strategi
bisnis dengan strategi SI/TI.
2. Melengkapi fungsi SI agar responsif terhadap
perubahan bisnis yang cepat dan mampu memenuhi
kebutuhan yang sifatnya mendesak dan penting.
3. Memposisikan peranan SI untuk lebih central dalam
bisnis dengan representasi pada level top
management.
4. Meyakinkan bahwa arsitektur SI telah dibuat
sehingga sistem yang berkualitas dapat dibangun
dan dipelihara.
Perencanaan SI/TI merupakan proses identifikasi
portfolio aplikasi SI berbasiskan komputer yang akan
mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis
dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Terdapat berbagai
macam metode yang dapat digunakan untuk proses
perencanaan strategi sistem informasi dimana hampir
semua lilteratur mengemukakan metode tersendiri.
Strategic Planning for Information System John Ward
& Peppard
Gambar 2.1 Metodologi PSSI Ward & Peppard
[Ward03]
Pendekatan Ward dan Peppard dalam perencanaan
strategis sistem informasi dengan melihat tujuan bisnis
organisasi dan menangkap peluang bisnis, dengan
memanfaatkan
SI/TI
secara
maksimal
untuk
meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi.
Perencanaan strategis SI/TI yang berfokus hanya pada
teknologi tanpa berdasarkan keputusan bisnis membuat
investasi SI/TI tidak bermanfaat dalam organisasi.
Metodologi ini mempunyai tahapan masukan untuk
34
dianalisa dan keluaran hasilnya, Untuk proses
metodologi Ward & Peppard dapat dilihat
pada gambar 2.1 diatas. Tahapan masukannya
yaitu sebagai berikut:
1. Analisa lingkungan bisnis eksternal,
mengkaji aspek-aspek eksternal bisnis
yang mempengaruhi perusahaan sat ini
dan yang akan datang.
2. Analisa lingkungan bisnis internal,
mengkaji
kondisi
bisnis
didalam
organsasi, dengan melihat proses bisnis
dan operasionalnya;.
3. Analisa lingkungan SI/TI eksternal,
mengkaji kondisi SI/TI organisasi saat
ini, meliputi infrastruktur, aplikasi dan
organisasi.
4. Analisa lingkungan SI/TI internal,
mengkaji
tren
SI/TI
dan
arah
pengembangannya,
peluang
dan
pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI
yang ada.
Tahapan keluaran atau hasil dari
perencanaan strategis Ward dan Peppard
adalah sebagai berikut:
1. Strategis bisnis, menghasilkan rencana
pelaksanaan bisnis unit atau fungsi untuk
meningkatkan bisnis value dan kinerja.
Delivery rencana tersebut digambarkan
pada portofolio aplikasi.
2. Strategi SI/TI, menghasilkan rencana
pengmebangan SI/TI untuk menjalankan
nilai tambah dari bisnis kedepan, dengan
mepertimbangakan
teknologi
informasinya.
3. Strategi manjemen SI/TI, menghasilkan
perencanaan dan pengaturan program
pengembangan
SI/TI
dengan
memperhatikan segi organisasi dan
kebijakannya.
Ward menyebutkan bahwa hasil
proses perencanaan strategis SI adalah:
1. Hard deliverables, yaitu dokumen yang
mendefinisikan rencana dan strategi
mncakup computer based material dalam
bentuk kamus, model analisis matrik dan
informasi.
2. Soft
deliverables,
yaitu
yang
berhubungan dengan faktor manusia,
seperti
keahlian,
kepedulian
dan
motivasi.
Metode Analisis
Tabel 2.1 Metode Analisis Bisnis & SI/TI yang
diterapkan pada Metodologi Ward & Peppard
No.
Metode
Analisis
1
Value Chain
Analysis
Strategic
Option
Generator
SWOT
Analysis
2
3
4
5
5
Forces
Model
PEST
Analisis Bisnis & SI/TI
Internal
Eksternal
√ √ √ √ Strenght &
Weakness
Oppurtunity
& Threat
√ √ Penerapan metodologi perencanaan strategis digunakan
beberapa metode analisis untuk mendukung input dan
deliverables, metode analisa yang digunakan pada tahap
masukan dapat dilihat tabel 2.1, yaitu sebagai berikut :
Critical Success Factor Analysis
Metode analisa ini digunakan untuk menentukan
faktor-faktor keberhasilan kritis pada suatu perusahaan
yang merupakan penyajian informasi pada tingkat
eksekutif (Executive Information Support). Rockart
mendefinisikan CSF sebagai ”The limited number of
areas in which results, if they are satisfactory, will
ensure successful competitive performance for the
organization.”[Ward03]. Dengan CSF memungkinkan
manajemen untuk menggunkan judgement dengan dua
cara yaitu:
1. Mempelajari hal yang penting dari peluang dalam
waktu tertentu dan sampai sejauh mana mendukung
pencapai obyektif bisnis.
2. Mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk
merencanakan kebutuhan informasi bisnis.
Strategic Option Generator
Metode analisa ini digunakan untuk menentukan
strategic information system (SIS) pada matriks Warren
McFarlan. Selain itu, metode ini juga digunakan untuk
mengidentifikasi
peluang
untuk
mendapatkan
competitive advantage dalam penggunaan Sistem
Informasi. Wiseman sebagai penemu metode ini
menjelaskan 4 dimensi yang ada pada Strategic Option
Generator [Wise85].
Pada masing-masing dimensi, harus dilakukan
pemilihan terhadap salah satu strategi yang digunakan
untuk membuat perencanaan, sehingga akan didapatkan
arahan untuk mendapatkan strategic advantage. Dimana
dari dimensi tersebut adalah sebagai berikut: Dimensi 1
strategy target, dimensi 2 : strategy thrus, dimensi 3 :
strategy mode, dan dimensi 4 : strategy direction. Us.
Volume III/No.1/Mei/2011
35
Value Chain Analysis
Porter menunjukkan suatu model rantai
nilai yang berinteraksi antar aktivitas dalam
suatu unit, value chain dapat digunkan untuk
pemerikasaan sistematis semua kegiatan yang
ada pada organisasi/perusahaan. Metode
analisis ini bertujuan untuk mengidentifikasi
dan mengelompokkan aktifitas-aktifitas yang
terjadi di dalam perusahaan ke dalam dua
bagian besar yaitu aktifitas utama dan aktifitas
pendukung. Setelah itu aktivitas-aktivitas
tersebut akan dipetakan dan digunakan
sebagai dasar untuk menentukan solusi SI/TI
untuk
mendapatkan
keuntungan
bagi
perusahaan, seperti yang terlihat pada gambar
berikut ini. Aktivitas Utama yaitu : Inbound
Logistic, Operation, Outbound Logistic,
Marketing and Sales, dan Services. Aktivitas
Pendukung yaitu Procurement, Technology
Development,
Human
Resources
Management, dan Firm Infrastructure.
Five Forces Model By Porter
Metode Analisis ini digunakan untuk
melihat peta persaingan yang ada pada bisnis.
Analisis ini akan melihat sejauh mana
pengaruh persaingan diantara competitor yang
ada, pendatang baru, produk atau layanan
pengganti, daya tawar supplier serta daya
tawar pelanggan terhadap keberlangsungan
bisnis perusahaan. Hasil dari analisis ini dapat
digunakan dalam SWOT analysis untuk
membantu menentukan peluang dan ancaman
yang ada pada perusahaan.
SWOT Analysis
Metode ini digunakan untuk melihat
kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh
perusahaan serta melihat peluang dan
ancaman yang ada dalam mengembangkan
bisnis. Kemudian, berdasarkan kriteriakriteria tersebut disusunlah suatu strategi
untuk mengatasi keadaan lingkungan bisnis
perusahaan Berdasarkan strategi tersebut
dapat ditentukan CSF SWOT yang berguna
dalam menentukan kebutuhan informasi, yang
kemudian akan menentukan solusi IS/IT.
Perencanaan strategi SI didapat dari
hasil analisis SWOT dipergunakan untuk
mengidentifikasi dan dievaluasi CSF. Tahap
analisis SWOT sebagai alat yang dipakai
untuk menyusun faktor-faktor strategis
perusahaan adalah matrik SWOT,
Matrik
SWOT menghasilkan empat bagian alternatif
strategis yaitu Strategi SO, Strategi ST,
Startegi WO, dan Strategi WT.
Application Portfolio Matrix
Application
Portfolio
Matrix
dikembangkan pertama kali oleh McFarlan
yang digunakan untuk menggambarkan
Volume III/No.1/Mei/2011
kontribusi IS/IT terhadap bisnis saat ini maupun yang
akan datang, berdasarkan pada pengaruh industri
[Ward03]. Matriks ini digunakan untuk melihat kondisi
IS/IT saat ini (current application portofolio) maupun
kondisi IS/IT setelah dilakukan perencanaan (future
application portofolio). Matriks Application Portfolio
tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Secara umum, McFarlan melihat pemetaan sistem
informasi dan teknologi infomasi terhadap suatu
perusahaan dapat dilihat dari dua perpektif yaitu:
1. Tingkat ketergantungan terhadap SI/TI.
2. Tingkat potensi SI/TI dapat memberikan manfaat
atau keuntungan kompetitif.
Pada matrik aplikasi portofolio McFarlan masingmasing sistem dapat dikategorikan berdasarkan
karakteristiknya yaitu: Support, Key Operational, High
Potential, dan Strategic.
Strategic Alignment
Suatu strategi yang direncanakan haruslah align
dengan strategi bisnis perusahaan, begitu juga IS
strategy harus memiliki alignment dengan IT strategy.
Sehingga idealnya strategi bisnis perusahaan akan mendrive strategi sistem informasi yang akan direncanakan
dan strategi sistem informasi tersebut akan men-drive
strategi teknologi informasi yang akan dibuat. Hal ini
berarti harus ada kesesuaian antara strategi bisnis,
strategi IS dan strategi IT. Untuk melihat apakah IS
strategy di-drive dari Business Strategy dan IT strategy
di drive oleh IS strategy, maka dalam melakukan
perencanaan harus mengacu pada strategi bisnis
perusahaan yang merupakan penjabaran dari tujuan
perusahaan untuk mencapai misi perusahaan.
PEST Analysis
Analisa ini konsern pada pengaruh lingkungan bisnis
eksternal, PEST merupakan singkatan dari Politik,
Ekonomi, Sosial dan Teknologi issue yang dapat
berpengaruh pada pengembangan strategi bisnis.
Mengidetifikasi pengaruh PEST cara yang sangat
berguna dalam merangkum lingkungan bisnis dalam
kegiatan operasional bisnis. Bagaimanapun, itu harus di
follow up dengan mempertimbangkan bagaiaman bisnis
seharusnya merespons pengaruh-pengaruh issue tersebut.
3. METODOLOGI
Metodologi dalam penelitian ini terdiri dari beberapa
tahap yaitu; pertama, tinjauan literatur, terhadap
metodologi perencanaan strategis dan metoda-metoda
analisa pendukungnya, kedua, pengumpulan data, ketiga,
proses analisa terhadap lingkungan bisnis dan SI/TI PT.
BAM, dan keempat, keluaran dari proses analisa yaitu
berupa usulan perencanaan strategis sistem informasi,
gap analisis dan rencana implementasi. Jadi Pada
penelitian ini analisa dan output strategis IS/IT
mengabdosi metodologi Ward and Peppard dengan
ditambah perencanaan implementasinya, gambar 3.1
merupakan metodologi penelitiannya pada penelitian ini.
Metode-metode yang digunakan pada penelitian ini
36
sesuai pada tabel 2.1 dan metodologi ward
and peppard dapat juga dijabarkan dalam sbb:
• Indentifikasi dimana sekarang SI/TI
berada: Terangkum dalam analisa
internal bisnis dan SI/TI dan analisa
eksternal bisnis SI/TI dan current
applicatiob portfolio.
• Identifikasi dimana SI/TI ingin berada di
masa dapan: adalah berupa future
application portfolio dari metodologi
ward and peppard.
• Identifikasi gap SI antara kondisi
sekarang dan kondisi yang diharapkan
masa depan, yaitu ternagkum pada bagian
4 pada tulisan ini mengenai gap analisis
dengan tabelnya.
• Identifikasi
bagaimana
untuk
mendapatkan apa yang diharapkan di
masa depan; ini dapat dilihat pada output
dari Srategi Manajemen SI/TI.
• Bagaimana
untuk
mendapat
dan
mencapai semuanya kesana, ini dapat
dilihat dari keseluruhan output dari
metodologi ward and peppard yaitu
stratesi SI, strategi TI, Strategi
Manajemen SI/TI, dengan ditambah
perencanaan implementasi untuk future
application portfolionya.
yang standar dari perusahaan atau organisasi yang lain.
Identifikasi dan Pengumpulan Data
Dalam tahapan ini identifikasi dan pengumpulan data
akan dilakukan kegiatan sebagai berikut: Studi literatur
terhadap dokumen sehingga didapat data sekunder,
melakukan metode wawancara , mengidentifikasi visi
dan misi, tujuan dan objektif yang dilakukan serta
bentuk dan struktur organisasinya, mengidentifikasi
lingkungan internal perusahaan, , mengidentifikasi
lingkungan eksternal perusahaan.
Proses Analisa
Metodologi yang digunakan dalam penyusunan
penelitian ini adalah metodologi Ward and Peppard
dalam menghasilkan keluaran perencanaan strategis
sistem informasi pada PT. BAM berdasarkan kondisi
dan penerapan sesuai pada organisasi tersebut.
Perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai
tools, teknik dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis,
bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan
teknologi [Wadr03].
Pada Metodologi Ward and Peppard proses strategi
SI/TI mebutuhkan analisa lingkungan terdapat organisasi
yang dapat dilihat pada Gambar 2.1, yang terdiri dari:
analisis lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan
bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal, dan
analisis lingkungan SI/TI eksternal,
Tahap selanjutnya dalam proses analisa, setelah
proses analisa lingkungan bisnis dan SI/TI adalah analisa
Matrik SWOT yang merupakan kelanjutan dari proses
analisa SWOT pada proses analisa sebelumnya. Analisa
Matrik SWOT sangat bermanfaat untuk menentukan
strategi bisnis organisasi, dengan analisa Critical
Success Factor (CSF) strategis bisnis dapat ditentukan
program strategi bisnis unitnya.
Langkah – langkah penelitian dapat dilihat
pada Gambar 3.1 di atas. Tahap-tahap tersebut
akan dijelaskan berikut ini.
Tinjauan Literatur
Tinjaun literatur merupakan tahap yang
sangat penting karena merupakan pondasi
dalam penelitian ini untuk mempelajari teoriteori yang relavan dalam pemecahan masalah
lingkungan bisnis, lingkungan SI/TI, serta
metodologi
yang
digunakan
untuk
penyusunan perencanaan strategis sistem
informasi PT. BAM, dan tinjauan terhadap
kasus perencanaan strategis SI/TI dari
beberapa organisasi untuk mengetahui bentuk
Volume III/No.1/Mei/2011
Tahapan Keluaran
Tahapan keluaran pada metodologi Ward and
Peppard dilakukan untuk menghasilkan keluaran
perencanaan strategi SI/TI yaitu:
1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap
unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk
mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan
gambaran arsitektur aplikasi.
2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi
bagi pengolahan teknologi dan SDM SI/TI.
3. Strategi manajemen SI/TI, yang mencakup elemenelemen umum yang diterapkan melalui organisasi,
untuk memastikan konsistensi penerapan SI/TI yang
dibutuhkan
4. ANALISA & RENSTRA SI/TI
Analisa Lingkungan Bisnis Eksternal
Berdasarkan hasil survey, dan selanjutnya dilakukan
analisa terhadap lingkungan bisnis eksternal PT. BAM.
Dengan melakukan analisa ini, digunakan 2 buah metode
37
analisa untuk analisis eksternal, dimana salah
satunya yaitu pada SWOT dapat juga melihat
aspek internal, analisis-analisis eksternal itu
sebagai berikut:
Analisis ini digunakan untuk melihat peta
persaingan yang ada pada bisnis ini dengan
melihat sejauh mana pengaruh kompetitor
yang ada, kompetitor baru, produk dan
layanan pengganti, serta daya tawar terhadap
supplier
dan
pelaggan
terhadap
keberlangsngan bisnis usaha PT. BAM.
Metode-metode analisa yang digunakan untuk
analisa internal atau eksternal dapat dilihat
pada tabel 2.1. dan apa fungsi dan
kegunaanya dapat dilihat pada bagian 2 yaitu
mengenai dasar teori pada tulisan ini.
OT pada SWOT Analysis
Dalam metode ini yang digunakan adalah
Peluang (Oppurtunities) dan Ancaman
(Threat) yang dimiliki oleh perusahaan yang
ada dalam mengembangkan bisnis. Kemudian
berdasarkan peluang dan ancaman yang ada
disusunlah strategi untuk mengatasinya.
Peluang (Opportunity):
1) Dibukanya import mobil built-up oleh
pemerintah membuat faktor ini sangat
penting karena merupakan peluang bagi
PT. BAM untuk dapat bertumbuhnya
pelanggan,.
2) Perkembangan SI/TI yang semakin
fleksibel dan murah dengan adanya open
source.
3) Pertumbuhan pasar otomotif yang baik
karena sambutan pasar membutuhkan
kendaraan untuk aktivitasnya.
4) Kondisi SI/TI PT. BAM masih terbuka
lebar untuk pengembangannya.
5) Banyaknya kebutuhan user dalam
pengolahan data dan informasi untuk
mendukung kegiatan pekerjaannya.
Ancaman (Threat):
1. Stabilitas ekonomi & politik nasional
merupakan ancaman bagi PT. BAM.
2. Dibukanya regulasi perdagangan bebas,
banyaknya produk yang masuk, dan
Volume III/No.1/Mei/2011
3.
4.
5.
dibukanya investor asing untuk menamkan
modalnya di Indonesia.
Banyaknya produk dan layanan yang diberikan oleh
kompetitor lain,.
Persaingan dengan kompetitor yang ada yang lebih
mapan dalam pemanfaatan TI.
Naiknya harga BBM dan memungkinkan juga
naiknya pajak kendaraan mewah dan pembatasan
kendaraan atau kepemilikan kendaraan.
Analisa Lingkungan Bisnis Eksternal
Value Chain Analysis
Proses bisnsi yang ada pada PT. BAM dengan value
chain dapat dilihat pada gambar 4.2
Strategic Option Generator
Strategi target yang akan dipilih dalam merencanakan
strategi sistem informasi PT. BAM adalah customer,
melihat Visi dan Misi PT. BAM mengutamakan
pelayanan dan kepuasan kepada customer/pelanggan.
Tabel 4.1 Analisa Strategic Option Generator
Strategi
Target
Trust
Mode
Direction
Orientasi
Customer
Growth
Defensive
Provide
SW pada SWOT Analysis
Dengan menggunakan Strength (S) dan Weakness
(W) pada SWOT analysis pada PT. BAM dijelaskan
sebagai berikut:
Kekuatan (Strength)
• Sumber daya manusia yang potensial dan sudah
berpengalaman.
• Produk yang bermerk dan berkualitas, kendaraan
buatan Eropa.
• Perusahaan sudah lama berdiri dan mempunyai
banyak relasi dan pelanggan.
• Mempunyai jaringan distribusi dan mitra
bisnis/aliansi.
• Adanya tenaga TI yang dapat mengembangakan
sistem informasi yang handal sesuai dengan
kebutuhan atau permintaan user.
38
Kelemahan (Weakness)
• Manajemen dan bisnis proses kurang
efektif dan efisien.
• Dukungan teknologi informasi yang
belum memadai karena kurangnya
perhatian.
• Kurang intensifnya pemasaran dan
promosi yang gencar.
• Infrastruktur TI yang belum optimal dan
belum jelas arah pengembangannya.
• Kurangnya inovasi pelayanan dan
produk,.
Visi dan Misi SI/TI PT. BAM
Strategi sistem dan teknologi informasi
akan menjelaskan penentuan portofolio
aplikasi sistem informasi di lingkungan PT.
BAM. Sementara strategi manajemen sistem
dan teknologi nformasi akan menjelaskan
aspek-aspek pengelolaan sistem dan teknologi
informasi di lingkungan PT. BAM. Oleh
karena itu visi dari sistem dan teknologi
informasi dilingkungan PT. BAM adalah
”Menjadi IT organisasi yang terbaik
dan memberikan nilai tambah terhadap
perusahaan”.
Misi:
”Menyediakan layanan TI yang
terintegrasi dan manageable serta memberikan
solusi bisnis kepada PT. BAM”.
Sedangkan program strategi yang harus
dilaksanakan guna mencapai visi dan misi
tersebut di atas adalah sebagai berikut:
1. SI/TI yang mampu memberikan solusi
bisnis PT. BAM sehingga dapat
meningkatkan
pelayanan
kepada
pelanggan.
2. SI/TI yang meningkatakan proses bisnis
perusahaan sehingga kegiatan operasional
menjadi efeisien dan efektif.
3. SI/TI yang meningkatkan layanan
informasi kepada user dengan tepat dan
cepat.
4. SI/TI yang mempunyai infrastruktur yang
handal, optimal dan terintegrasi.
Identifikasi Strategi Berdasarkan CSF
SWOT
Berdasarkan analisa matrik SWOT maka
akan didapat strategi perusahaan yang
merujuk pada kekuatan, kelemahan, peluang
dan ancaman serta melihat visi dan misi,
tujuan dan budaya perusahaan, setelah itu
dapat ditentukan program strategi divisi-divisi
dengan menjabarkan CSF serta divisi yang
menangani
dan
membutuhkan,
pada
prinsipnya strategi sistem dan teknologi
informasi silingkungan PT. BAM adalah
strategi-strategi
sistem
dan
teknologi
informasi yang mendukung perusahaan untuk
Volume III/No.1/Mei/2011
mencapai tujuan utamanya yang dituangkan dalam visi
dan misi perusahaan Buana Sakti Grioup
Strategi SI
Dengan mempertimbangkan hasil identifikasi
strategi IS/IT diatas serta mengacu pada kebutuhan
bisnis perusahaan, dapat dikembangkan portfolio strategi
IS/IT PT. BAM dalam bentuk McFarlan Strategic Grid,
dengan mempertimbangkan faktor-faktor sebagai
berikut:
Pola pengembangan sistem informasi dilakukan
secara modular dan terintegrasi.
Menggunakan teknologi open source untuk
perangkat lunak yang dibeli dari luar.
Menggunakan sharing database untuk aplikasiaplikasi yang mempunyai fungsi yang sama.
-
Menggunakan
arsitektur
n-tier
dalam
implementasi infrastruktur sistem informasi.
Menggunakan
skala
prioritas
dalam
pengembangan IS/IT karena faktor keterbatasan
sumberdaya yang ada, dengan memprioritaskan
pengembangan sistem-sistem yang mendukung
inovasi proses bisnis.
Strategi TI
Aplikasi yang diusulkan untuk dikembangakan
memerlukan komponen-komponen teknis yang ada
dalam
TI.
Pengembangan
aplikasi
tersebut
membutuhkan pengelolaan hardware agar bisa berfungsi
dengan baik dan benar.
Strategi Manajemen SI/TI
Strategi manajemen SI/TI memerlukan perubahan
atau pembentukan organisasi baru dilingkungan
departemen MIS untuk mengelola SI/TI perusahaan
dengan baik. Departemen ini berada tepat dibawah
pimpinan puncak PT. BAM yang akan memberikan
dukungan yang kuat dalam penerapan strategi SI/TI
dilingkungan perusahaan. Usulan organisasi yang baru
adalah dapat dilihat pada gambar 4.14, bila dibandingkan
dengan struktur organisasi banyaknya perubahan untuk
39
mendukung perencanaan strategis SI/TI, yaitu
dengan adanya IT Projek Manajemen, divisi
IT Network & Data Center, Development dan
divisi Support. Untuk dapat jelasnya struktur
organsasi baru yang diusulkan dapat dilihat
pada Gambar 4.14. Dimana organisasi
sebelumnya hanya mempunyai divisi network
& Data Center dan Help Desk.
Gambar 4.14 Usulan Struktur Organisasi MIS
Departemen PT. BAM
Jadi perencanaan strategis SI/TI ini pada penelitian ini
menghasilkan:
1. Strategi SI antara lain future application portfolio.
2. Startegi TI, yaitu dengan pengembangan
infrastruktur TI.
3. Strategi Manajemen SI/TI, dengan dikembangkanya
organisasi MIS pada PT. BAM.
4. Gap Analysis didapat dari future application
portfolio dan current application portfolio.
5. Perencanaan implementasi yang berkelanjutan
selama 5 tahun kedepan.
5. KESIMPULAN DAN SARAN.
Mengacu kepada lingkungan bisnis yang
dihadapi perusahaan serta visi, misi dan
strategi SI, maka aplikasi yang diusulkan
untuk dibangun yaitu:
1. Pengembangan sistem untuk efektifitas
operasi dan keputusan bisnis, berupa SI
Inventory, CRM, dan menintegrasikan
modul-modul yang sudah ada.
2. Pengembangan aplikasi akses informasi
global berupa akses internet kecepatan
tinggi. Aplikasi intranet dan internet
saling mendukung, misalnya dalam
menanggapi keluhan dan permintaan
informasi dari pelanggan dan juga
cabang.
3. Pengembangan aplikasi sistem yang
sudah ada dan megintegrasikan.
4. Pembelian Web server dan mail server
sewa link jaringan WAN
Gap
Analisis
implementasi
dan
perencanaan
Roadmap pengembangan SI/TI dibuat
berdasarkan atas solusi SI/TI dan identifikasi
kebutuhan informasi. Penentuan jadwal
pengembangan SI/TI berdasarkan skala
prioritas yang telah ditentukan, terdapat 35
perencanaan
implemetasi
SI/TI
yang
dicanangkan untuk periode 5 tahun kedepan.
Gap analisis dapat dilihat pada table 4.9
Volume III/No.1/Mei/2011
Kesimpulan
1. Perencanaan strategis sistem informasi di PT. BAM
sangat diperlukan, agar arah pengembangan dan
implemetasi SI/TI sejalan dengan visi dan misi
perusahaan,
agar
perusahaan
mempunyai
competitive value dan dapat bertahan di masa
datang, dalam menyusunnys digunakan metode
Ward & Peppard karena sangat mendukung
terciptanya suatu perencanaa SI/TI yang bersifat
strategis dengan analitis, terstruktur dan penjabaran
dengan baik dan mudah diikuti dan diterapkan.
2. Penggunaan metode analisis seperti SWOT analysis
dan Critical Success Factor (CSF) ini sangat
menunjang penentuan program strategis yang
dibutuhkan, dimana program strategis PT. BAM
bersifat adhoc sesuai dengan kondisi dilapangan dan
belum terdokumentasi dengan baik.
3. Berdasarkan permasalahan dan kondisi yang ada
pada PT. BAM, maka diperlukan pembangunan
yang berkelanjutan dibidang SI/TI, yang sebaiknya
dimulai dengan Infrastruktur TI, Jaringan Intranet
yang kemudian aplikasi-aplikasi yang menunjang
operasional perusahaan menjadi efisien dan efektif,
serta aplikasi yang menunjang pertumbuhan
perusahaan dengan layanan yang terbaik kepada
pelanggan baik pelanggan lama maupun pelanggan
baru.
4. Usulan perencanaan Strategis SI/TI PT. BAM terdiri
dari Strategis SI yaitu berupa future aplikasi
portofolio, diantaranya aplikasi portal, reward
pelanggan, SI Service dan SI Inventory sangat
diperlukan untuk dapat keunggulan bersaing dan
40
5.
operasional perusahaan yang efisien dan
efektif. Strategi TI adalah dengan
membangun Infrastruktur TI dan Jaringan
Komunikasi antara kantor pusat dan
cabang. Strategi Manajemen SI/TI yaitu
perubahan struktur organisasi MIS
departemen yang diperbesar untuk
mendukung
operasional
dan
pengembangan sesuai usulan renstra
SI/TI PT. BAM.
Perencanaan implementasi SI/TI di PT.
BAM dicanangkan selama lima tahun.
Prioritas SI/TI dipilih berdasarkan
kriteria yaitu pertama, dampak terhadap
bisnis secara langsung, kedua, urgency
terhadap kebutuhan saat ini, dan ketiga
tingkat ketergantungan. Diharapakan
SI/TI
sebagai
enabler
untuk
meningkatkan revenue dan produktifitas
perusahaan
dan
juga
mampu
meningkatkan dan mempertahankan
pelanggan sehingga PT. BAM menjadi
perusahaan yang berdaya saing tinggi.
Saran
1. Melakukan
penambahan
struktur
organisasi departemen MIS, sehingga
divisi ini dapat dengan mudah
mewujudkan keselarasan antara strategi
binis dan strategi TI.
2. Membentuk komite TI yang berfungsi
melakukan pengarahan kebijakan SI/TI
keseluruh unsur didalam perusahaan.
3. Dalam pengembangan sistem informasi
dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu inhouse development dan dilakukan dengan
cara outsourcing untuk aplikasi yang
perlu penaganan khusus dibidangnya.
Untuk
pembangunan
infrastruktur
dilakukan pengadaan tender projek untuk
pemilihan produk dan vendor yang tepat.
4. Dalam mengelola sistem informasi
dengan pengaturan dan kewenangan yang
jelas, perlu dibuat Standar Operation
Prosedur dan dokumentasi lainnya.
5. Perencanaan strategis sistem informasi
ini sebaiknya selalu di follow-up kembali
sesuai dengan kondisi perkembangan
SI/TI di PT. BAM dan bisnis saat itu,
agar
dapat
cepat
mengantisipasi
perubahan yang terjadi.
[Buana02], Group Buanasakti,
www.buanasakti.co.id, 2002
[Curt02], Curtis, Graham. Business Information System:
Analysis, Design and Practise. 4th Ed. Prentice Hall.
2002.
[Earl89], Earl, M.J., Management Strategies for
Information Technology, Prentice Hall, 1989.
[Gasp01], Gaspersz, Vincent, Production Planning and
Inventory Control, ed revisi, PT. Gramedia Pustaka
Utama, 2001
[Harr92], Harrison, Alan. Just In Time Manufacturing in
Perspective: The Manufacturing Practitioner Series.
Hemel Hempstead, Hertfordshire, Prentice Hall
International (UK) Ltd, 1992.
[Leod07], McLeod, Raymond Jr. & Schell, George.
Management Information System. 10th ed, New Jersey,
Pearson, 2007
[PSSI1], Tambunan, Torkis, Penyusunan Rencana
Strategis Sistem Dan Teknologi Informasi Dinas
Pekerjaan Umum Provinsi DKI Jakarta, Fasilkom UI,
2007.
[PSSI2], Satria Setiawan, Heri, Model Perencanaa
Strategis Sistem Informasi Untuk Industri Manufaktur:
Studi Kasus PT. Meiwa Indonesia, Fasilkom UI, 2007.
[PSSI3], Hidayat, Syarif, Perencanaan Strategis Sistem
Informasi Studi Kasus: PT. MBT Utama, Fasilkom UI,
2002.
[PSSI4], Sugiyanta Lipur, Perencanaan Strategis Sistem
Informasi Perusahaan Sekuritas, Jurnal Sistem Informasi
MTI-UI, Vol 1-No.2 – Oktober 2005.
[Pwhc96], Waterhouse, Price, System Management
ethodology Strategic Information Systems Planning
(SISP), version 2.1, Inc.: Proce Waterhouse World Firm
Service BV. 1996.
[Rang06], Rangkuti. F., Analisa SWOT Teknik
membedah
kasus
bisnis:
Reorientasi
Konsep
Perencanaan Strategis untuk Menghadapi Abad 21, 14th
ED, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta 2006.
[Tozer96], Tozer, Edwin. E., Strategic IS/IT Planning:
Strategic Planning for Information System, Professional
Ed, Betterworth-Heinemann, Boston, 1996.
[Ward03], Ward, J. & Peppard, J., Strategic Planning for
Information System, 3rd Ed, John Wiley & Son,
Chicester, 2003.
[Wise95], Wiseman, C. And MacMillan, I., Creating
weapons from information systems, Journal of Business
Strategi 5:2 [1984] 42-49.
DAFTAR PUSTAKA
[Alte96], Alter, S., Information System a
Management
Prespective,
The
Benjamin/Cummings Publishing Company,
Inc, Manlo Park, California, 1996.
Volume III/No.1/Mei/2011
41