persuratan dinas - Ditjen Bimas Buddha
advertisement
DIREKTORAT JENDERAL BIMBINGAN MASYARAKAT BUDDHA Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 4 6 Agustus 2009 Sekretaris Ditjen Bimas Buddha PERSURATAN DINAS Dasar hukum: 1. Peraturan Menteri Agama Nomor … Tahun 2009 tanggal ... Keterkaitan: 1. Direktur Jenderal 2. Sekretaris dan Direktur Urusan 3. Kabag dan Kasubdit Peringatan: Penanganan surat dinas yang tidak sesuai dengan SOP Persuratan Dinas berakibat tidak tertanganinya surat Surat keluar yang tidak mengikuti SOP Persuratan Dinas bukan merupakan surat dinas Ditjen Bimas Buddha dan tidak menimbulkan tanggung jawab Kualifikasi Pelaksanaan: Tata Persuratan Dinas Surat Statuter Surat Non Statuter Klasifikasi Surat Dinas Peralatan/Perlengkapan: 1. Lembar Disposisi 2. Agenda Masuk 3. Cap Tanggal 4. Nomor Surat Keluar Pencatatan dan Pendataan: Setiap surat masuk dan keluar dicatat oleh bagian Tata Usaha untuk mendapat disposisi dari Direktur Jenderal dan penanganan kepada Sekretaris/Direktur Urusan kemudian disposisi kebagian/subdit sesuai dengan tugas dan fungsinya. Definisi: Surat masuk adalah semua surat yang ditujukan ke Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Buddha secara lembaga. Surat yang ditujukan kepada pribadi tidak mengikuti SOP Persuratan Dinas. Penomoran surat masuk dimaksudkan agar memudahkan penelurusan tindak lanjut dan sebagai acuan untuk bagian Arsiparis melakukan arsiparis. Disposisi adalah petunjuk dari atasan untuk tiap surat yang masuk kepada bawahan juga merupakan dasar dari pelaksanaan tugas dan fungsi. Surat keluar adalah surat yang melalui proses SOP Persuratan Dinas dan ditujukan untuk tindak lanjut kepentingan Ditjen Bimas Buddha/masyarakat. Nomor Surat Keluar diberikan atas dasar urutan kronologi surat yang dikeluarkan oleh Ditjen Bimas Buddha dengan mengikuti metode klasifikasi tata persuratan Departemen Agama RI. Pelaksana: Mutu Baku No Aktivitas Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/ Keterangan Waktu Output 1 2 3 Perlengkapan Surat Masuk 1. Menerima surat masuk Tata Usaha Agenda surat masuk Dokum en berupa tanda terima surat 2. Mencatat surat dalam lembar disposisi Direktur Jenderal 3. Mendistrib usikan surat Tata Usaha Sekretaris/ Direktur 4. Menangan i surat Kasubag/K asie Arsiparis Surat Keluar 1. Menerima disposisi Lembar Disposisi Kabag/Kas ubdit ke Kasubag/K asie Kasubag/ Kasie Sekretaris/ Direktur Urusan Direktur Jenderal 1 hari 1 hari Lembar kendali arsip 1 hari Tata Persuratan dan Klasifikasi Persuratan Tata Persuratan dan Klasifikasi Persuratan 1 hari 2. Menyamp aikan Surat Keluar Kabag/ Kasubdit 1 hari 3. Penomora n Surat Tata Usaha Tata Persuratan dan Klasifikasi Persuratan 1 hari 4. Arsip Arsiparis Lembar Kendali Arsip 1 hari Lembar disposis i dengan petunju k pelaksa naan Lembar a disposis i dengan petunju k sesuai tingkata n Arsip Draft Surat Keluar Surat keluar yang sudah ditanda tangani oleh Dirjen/ Ses/ Dir Surat Keluar yang siap di distribu sikan Arsip Surat Keluar Surat yang tidak perlu ditanggapi langsung diserahkan kepada Arsiparis untuk di arsip FLOWCHART SOP PERSURATAN DINAS Surat Masuk Mulai Menerima surat masuk Mencatat surat dalam lembar disposisi Mendistribusikan surat Menangani surat Selesai Surat Keluar Mulai Menerima disposisi Menyampaikan Surat Keluar Penomoran Surat Arsip Selesai
