Unduh PDF

integra
Office
integra
Office
Already Proven Concept & Validate Solution
2
PERSURATAN & DISPOSISI
Lamanya proses administrasi dalam hal pencatatan surat masuk/
surat keluar, sulitnya surat ditemukan kembali pada saat diperlukan,
hilangnya surat karena tercecer yang menyebabkan hilangnya data,
serta lambatnya informasi yang didapat, melatar belakangi
dikembangkannya sistem persuratan & disposisi berbasis teknologi
informasi.
FITUR PERSURATAN
• Digitalisasi konten surat (scan dokumen/file).
• Fasilitas konsep surat.
• Nota dinas atau surat internal.
• Penomoran surat otomatis (generate by system).
• Fasilitas pencarian (search engine) & pensortiran surat secara cepat
dan akurat.
• Menampilkan banyak surat dalam satu halaman (display per page).
• Pengelompokkan surat.
• Monitoring alur riwayat & status surat (dibaca, belum dibaca, didisposisikan dan dilaporkan).
• Link penghubung surat dengan surat sebelumnya (tautan surat).
• Fitur notifikasi email & SMS bagi penerima surat.
• Manajemen template surat.
FITUR DISPOSISI
• Proses disposisi surat kepada bawahan.
• Fitur notifikasi email & SMS bagi penerima disposisi.
• Fasilitas revisi (undo) kesalahan dalam membuat disposisi.
• Pencarian (search engine) dan pensortiran terkait Disposisi.
• Pelaporan pelaksanaan disposisi & feedback laporan.
• Fasilitas meneruskan disposisi dari atasan ke bawahan.
• Fasilitas template perintah, dan penerima Disposisi yang disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing pejabat dalam jajaran manajemen
dalam struktur organisasi masing-masing unit kerja.
NDO
N
LO
“Terima maupun kirim surat
melalui kurir atau e-mail”
AUG 25
7 PM
IL
BY AIR MA
“Baca Surat dan disposisi kapanpun dimanapun”
3
TAMPILAN PERSURATAN
TAMPILAN DISPOSISI
4
TASK MANAGEMENT
Ada banyak sekali task management tools yang menarik untuk
digunakan, namun kebanyakan membutuhkan biaya yang besar
untuk lisensinya, memiliki fitur yang terlalu kompleks sehingga sulit
digunakan semua orang, dan masih banyak kendala lainnya. Tentunya yang ingin dicari adalah task management tools yang simple, mudah digunakan, intuitif, dan desainnya menarik.
Integra Task management sebuah layanan untuk mengorganisir
berbagai macam hal secara bersama-sama yang bisa diakses melalui internet. Semua team akan memiliki sebuah board yang bisa
digunakan bersama-sama untuk memanage project yang sedang
lakukan.
TASK MANAGEMENT
• Dashboard monitoring, Open, Progress, Done & Close task.
• Filter task berdasarkan Jenis, waktu & prioritas.
• Pemberian Tugas
• Pelaporan Tugas
• Catatan Tugas & Pengingat.
• Rekap performa.
5
COMMUNITY PORTAL & GRUP
Perusahaan makin bertumbuh dan membutuhkan kolaborasi semua orang dalam perusahaan.
System kami membantu mengelola semua informasi baik berupa post dari publik, post sendiri,
maupun dari group akan tampil dalam sebuah timeline feeds personal masing-masing user
sehingga memudahkan untuk mencari atau mengetahui informasi. Pengguna dapat melakukan
scrolling kebawah layaknya sedang asik melihat informasi di medsos dan melakukan komentar
dengan mudah.Seluruh history pembicaraan dan percakapan akan direkam dan dapat
dijadikan sebagai alat bukti resmi dengan timestamp dan user tracker print yang jelas. Tab
notifikasi akan menampikan semua notifikasi yang perlu kita cek untuk memastikan tidak ada
informasi penting yang terlewatkan. Ketika ada tugas yang diberikan kepada kita, ketika ada teman
yang komen topik yang kita buat atau ketika ada personal message dari seseorang semua akan tampil
di notification center ini.
FITUR COMMUNITY PORTAL & GRUP
• Posting Informasi, jadwal, gambar, link, video maupun File
• Diskusi (Komentar) pada Timeline post
• Pengelompokan timeline global, grup & personal
• Pencarian konten pada timeline
• Kontak.
6
CALENDAR / SCHEDULE
Dengan Integra Schedule, pemilik akun dapat mengatur jadwal
dan berbagi info jadwal tersebut kepada orang lain. Schedule
dapat dibuat lebih dari satu, misalkan ada Schedule khusus
untuk jadwal urusan pekerjaan, dan ada schedule khusus untuk
jadwal urusan pribadi. Selain digunakan sebagai pengingat
agenda, hingga mencatatkan aktivitas. Berbagi jadwal meeting,
Berbagi jadwal project, berbagi jadwal keberangkatan tugas
dinas, ataupun berbagi jadwal santai bersama rekan-rekan diluar
kantor. Integra Scehdule memaksimalkan hari-hari di kantor.
FITUR SCHEDULE
• Menambahkan schedule, kedalam schedule pribadi, atasan
maupun bawahan
• Fasilitas pengingat.
• Berbagi kalender ke rekanan / team project.
• Melakukan konfirmasi terhadap schedule yang diberikan
• Meneruskan sebuah schedule (mewakilkan / penugasan)
• Fasilitas cek penggunaan ruangan dan pememesan ruangan
• Berbagi jadwal meeting beserta berbagi dokumen meeting
7
KNOWLEDGE MANAGEMENT
Knowledge adalah aset perusahaan yang perlu dijaga dan
dikelola. Knowledge Management dapat membantu perusahaan
untuk melakukan sharing pengetahuan seputar proses bisnis,
masalah-masalah yang terjadi pada setiap unit kerja, hingga
berbagi pengalaman tentang hal-hal di luar pekerjaan yang
bermanfaat bagi pengembangan pengetahuan dari karyawan
perusahaan.
Terdapat 2 jenis knowledge yaitu Tacit dan Explicit. Tacit Knowledge dapat menjadi aset yang berharga bagi perusahaan karena
Tacit Knowledge berisi pengetahuan dari pengalaman
sehari-hari, yang jika dibagikan akan sangat membantu seluruh
stakeholder dalam perusahaan untuk mengatasi masalah atau
menambah pengetahuan. Contoh dari Tacit Knowledge adalah
pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing
karyawan lain pada saat rapat atau pelatihan. Sedangkan
Explicit Knowledge bersifat tersirat atau sudah didokumentasikan, sehingga memudahkan karyawan untuk mempelajarinya.
Contoh pengetahuan secara explicit adalah modul di
perusahaan untuk karyawan baru yang berisi deskripsi pekerjaan
atau dokumentasi alur proses bisnis perusahaan.
Dengan adanya kedua jenis pengetahuan tersebut di atas, maka
diperlukan Knowledge Management untuk mengatur
pendokumentasian pengetahuan tersebut yang bedampak pada
sehingga mendukung penciptaan, pengaturan, dan penyebaran
8
dari pengetahuan bisnis kepada karyawan dan manajer dari
sebuah perusahaan
Pengetahuan dapat dengan mudah dicari melalui kata kunci/
tagging atau pun by category. Tujuan didesain seperti mesin
pencari untuk memanfaatkan behaviour pengguna yang sudah
terbiasa dengan “tanya ke om google”. Knowledge juga disusun
dalam bentuk timeline scroll kebawah juga memanfaatkan
behaviour pengguna sosial media seperti FB, Path, dsb.
Knowledge yang disimpan secara elektronik dapat berupa teks,
gambar, video atau konten lain yang mudah untuk dicerna
seluruh pegawai maupun stakeholder.
DYNAMIC WORKFLOW
Dynamic Workflow adalah sebuah modul yang mengakomodasi
satu alur aktifitas yang bersifat rutin. Dalam penerapannya dapat
digunakan sebagai tools helpdesk, change request bahkan
dapat digunakan memonitor kegiatan marketing. Didalam
Workflow dibuat rantai yang menghubungkan node-node
aktifitas. Rantai yang terdapat didalam dynamic workflow dapat
dimonitor, sehingga jika terjadi permasalah akan segara dapat
diketahui, setiap node akan memberikan notifikasi kapan node
tersebut mendapat respon action dan kapan finish action.
Dalam penerapan sebagai tools helpdesk dimana merupakan
sistem manajemen untuk membantu menangani kebutuhan
customer / user terkait dengan pertanyaan, pelayanan, support
teknis, atau komplain terhadap produk & jasa tertentu. Sistem
akan membuatkan nomor ticket secara otomatis dan melakukan
assingment terhadap personil support terkait dan memberikan
notifikasi. Personil support dapat berkolaborasi dengan team
teknis melalui sebuah media kolaborasi berbentuk seperti
medsos (post & comment) dimana penyelesaian suatu issue /
ticket dapat lebih cepat dilakukan.
9
Tiket yang status = Open/Progress/Done/Close, dapat dilihat dan
diselesaikan satu persatu sesuai tingkat priortas dan standar
waktu layanan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sistem ini juga
dapat mengirimkan notifikasi kepada customer/user jika ticketnya
sudah diselesaikan atau dijawab. Media seperti screenshot , link
,gambar, pdf dapat diunggah untuk memudahkan penyelesaian
masalah. Bahkan pada fitur integrasi dengan Team Viewer, team
support dapat mengirimkan link agar bisa melakukan remote access ke lingkungan klien secara realtime.
MOBILE SUPPORT
Kami melanjutkan proses pengembangan aplikasi untuk
perangkat genggam. Beberapa dari modul sistem kami
sudah secara penuh berupa aplikasi mobile adapun
modul sistem kami lainnya kami lengkapi dengan web
responsif, sehingga tampilan di browser akan
menyesuaikan dengan ukuran layar perangkat mobile.
10
STARTER
Detail Fitur & Harga
11
Rp
20K
PRO
Rp
30K
ENTERPRISE
Rp
50K
per pengguna/bulan
per pengguna/bulan
per pengguna/bulan
Community Portal & Grup
Ya
Ya
Ya
Calendar / Schedule
Ya
Ya
Ya
Task Management
Ya
Ya
Ya
e-Knowledge
Ya
Ya
Ya
Notification Center
Ya
Ya
Ya
HelpDesk
-
Ya
Ya
Persuratan & Disposisi
-
-
Ya
Mobile Aplication
-
Ya
Ya
12