Standard Operating Procedure (SOP)

Standard Operating Procedure (SOP)
Administrasi dan Tata Persuratan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam
UIN Sumatera Utara
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 1
2 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
KATA PENGANTAR
Segala
puji
bagi
Allah
SWT
yang
telah
menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya, sehingga kita
dapat menjalankan aktifitas kita sesuai dengan peran dan
fungsi kita masing-masing dengan sebaik-baiknya. Shalawat
dan salam atas junjungan Nabi Besar Muhammad SAW
sebagai uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian kita,
khususnya dalam memerankan tugas kita sebagai dosen.
Sebagai Fakultas baru, Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam (FEBI) UIN Sumatera Utara berkeinginan untuk
melakukan upaya-upaya percepatan dalam membangun
budaya akademik dan manajemen kerja yang profesional dan
berkualitas. Oleh karena itu dituntut adanya panduan dan
Standard Operating Procedure (SOP) untuk dijadikan sebagai
pedoman bagi pelaksanaan berbagai kegiatan dimaksud.
Salah satu kegiatan yang dilaksanakan adalah
perkuliahan kemahasiswaan yang merupakan kegiatan yang
dilaksanakan oleh mahasiswa. Agar kegiatan kemahasiswaan
tersebut dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan capaian
yang diinginkan, maka perlu adanya pedoman atau Standard
Operating Procedure (SOP). Oleh karena itu, Standard Operating
Procedure (SOP) ini disusun dan dimaksudkan sebagai
pedoman untuk pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan bagi
pihak-pihak terkait di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN
Sumatera Utara.
Standard Operating Procedure (SOP) tentu masih
memiliki kekurangan dan sangat memungkinkan untuk terus
diperbaiki dan disempurnakan pada masa mendatang. Saya
mengucapkan terima kasih atas kerjasama seluruh civitas
akademika Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam (FEBI) UIN
Sumatera Utara atas kerja kerasnya untuk membangun
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 1
fakultas yang kita cintai ini. Semoga ini semua menjadi amal
saleh dan mendapat perkenan Allah SWT. Amin.
Dekan,
Dr. Azhari Akmal Tarigan, M.Ag
2 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 3
4 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
Standard Operating Procedure (SOP)
LAYANAN ADMINISTRASI DAN TATA PERSURATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM IAIN
SUMATERA UTARA
A. RASIONAL
Dosen, pegawai dan mahasiswa sebagai warga fakultas
memiliki hak untuk memperoleh pelayanan akademik
maupun kebutuhan non-akademik sesuai dengan ketentuan
yang berlaku. Untuk memenuhi hak ini, maka Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Islam menyediakan fasilitas sarana dan
prasarana yang dapat menunjang pelayanan akademik dan
non-akademik seluruh civitas akademika fakultas baik dosen
maupun mahasiswa serta pegawai. Standar Operasional dan
Prosedur merupakan salah satu bahagian dari alat penuntun
terciptanya pelayanan yang prima sesuai dengan prinsip
Manajemen Good Governance University dan menjadikan
fakultas yang handal dan mampu bersaing di tingkat internal
IAIN maupun eksternal.
B. DASAR HUKUM
SOP ini berpedoman pada peraturan dan perundangundangan sebagai berikut:
1. Undang-Undang Nomor : 20 Tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-Undang Nomor : 12 Tahun 2012, tentang
Pendidikan Tinggi;
3. Peraturan Menteri Agama RI Nomor : 81 Tahun 2013,
tentang Perubahan atas PMA Nomor 14 Tahun 2013
tentang Organisai dan Tata Kerja Institut Agama Islam
Negeri Sumatera Utara;
4. Keputusan Menteri Agama RI Nomor : B.II/3/12847
Tahun 2013, tentang Pengangkatan Rektor IAIN
Sumatera Utara;
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 5
5. Keputusan Menteri Agama RI Nomor : 97 Tahun 1973,
Tentang Peresmian IAIN Sumatera Utara;
6. Keputusan
Menteri
Agama
RI
Nomor
In.07/B.1a/KP.07.6/01/2014, tentang Pengangkatan
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam IAIN
Sumatera Utara.
7. Pedoman Tata Persuratan Dinas di Lingkungan IAIN
Sumatera Utara tahun 2014.
C. TUJUAN
Standar Operasi dan Prosedur Layanan Administrasi ini
bertujuan untuk:
1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam
pelaksanaan proses pengelolaan dan pelayanan bagi
dosen dan mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam.
2. Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi bagi
dosen dan mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam berdasarkan manajemen Good Governance
University.
D. RUANG LINGKUP
Ruang Lingkup SOP Layanan Administrasi dan Tata
Persuratan meliputi: Jenis Surat, Distribusi Surat, Otorisasi
Penerimaan Surat dan Pengiriman Surat, Dokumen yang
digunakan, dan Unit yang terlibat.
Jenis Surat yang diproses di Fakultas dan diatur dalam
SOP ini adalah:
1. Surat Keterangan
Surat Keterangan mencakup berbagai jenis surat
seperti Surat Keterangan Aktif Kuliah, Surat
Keterangan Cuti Kuliah, Surat Izin Riset,
2. Surat Teguran/Peringatan
3. Surat Ketetapan Dekan
6 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
Pejabat dan tenaga kependidikan yang terlibat di
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam termasuk di tingkat
Institute Agama Islam Negeri Sumatera Utara, yaitu:
1. Rektor
2. Dekan
3. Wakil Dekan bidang Akademik
4. Wakil
Dekan
bidang
Administrasi
Umum,
Perencanaan dan Keuangan
5. Wakil Dekan bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama
6. Ketua Jurusan
7. Sekretaris Jurusan
8. Kepala Laboratorium
9. Kepala Tata Usaha
10. Kepala Subbagian Administrasi Umum, Perencanaan,
dan Keuangan
11. Kepala Subbagian Akademik, Kemahasiswaan, dan
Alumni
12. Staf Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni
13. Staf Administrasi Umum, Perencanaan, dan Keuangan.
E. PROSEDUR
1. Administrasi Surat Keterangan (Umum)
Tahapan
1
2
3
4
Uraian
Surat masuk diterima dan
diteliti isinya
Isi Surat dicatat dalam
Buku Surat Masuk
Dibuat Lembar Disposisi
dan Kartu Kendali, ditulis
catatan/keterangan
mengenai isi surat dan
dilekatkan di surat
Surat
diperiksa
dan
diparaf
Pelaksana
Waktu
Staf umum
2 Menit
Staf umum
2 Menit
Staf umum
2 Menit
Kasubbag
Umum
2 Menit
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 7
5
6
7
8
9
10
11
12
Surat
diperiksa
dan
diteruskan ke pejabat
yang
berwenang
(Dekan/Wakil Dekan)
Surat
diperiksa
dan
dituliskan isi disposisi
untuk
diproses
oleh
pejabat yang berwenang
(Wakil
Dekan/Ketua
Jurusan)
Disposisi surat dianalisis
dan
diteruskan
ke
kasubbag yang terkait
Disposisi surat dianalisis
dan
diproses
penyelesaiannya
Pengetikan
Surat
Keterangan sesuai isi
surat masuk
Surat
Keterangan
diperiksa,
kemudian
diparaf dan diteruskan
ke Perjabat terkait untuk
ditanda tangani
Surat
Keterangan
ditandatangani
Surat
Keterangan
distempel,
diarsipkan,
disampaikan
kepada
yang
bersangkutan.
Penerimaan dicatat dan
ditanda
tangani
si
penerima surat di Buku
Ekspedisi
KTU
2 Menit
Dekan/
Wakil Dekan
2 Menit
KTU
2 Menit
Kasubbag
Umum/
Akademik
Staf Umum/
Akademik
5 Menit
Kasubbag
dan KTU
2 Menit
Dekan/
Wakil Dekan
Staf Umum
2 Menit
8 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
10
Menit
2 Menit
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 9
10 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 11
12 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 13
14 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 15
16 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 17
18 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 19