Mengelola Investasi Teknologi Informasi

Mengelola Investasi Teknologi Informasi
Oleh: Ir. Mas Wigrantoro Roes Setiyadi, SE, MSi., MPP*)
Hampir semua perusahaan Indonesia yang beraset di atas lima ratus juta rupiah
sudah menggunakan komputer untuk mendukung operasional sehari-hari. Meski hanya
satu buah Personal Computer (PC), dan hanya digunakan untuk tugas – tugas
administrasi dan korespondensi namun perusahaan yang sudah memanfaatkan PC
tergolong cukup maju. Disadari atau tidak, penggunaan PC telah menggeser mesin ketik,
kadang-kadang kalkulator, dan bahkan lemari penyimpan berkas. Namun demikian,
komputer dan perangkat pendukungnya tidak sekedar berfungsi menggantikan alat kantor
konvensional, lebih tinggi dari itu, komputer jika digunakan dengan terencana, terukur
dan terkelola dengan baik akan menjadi “alat perang unggul” dalam mengalahkan
pesaing (di kalangan perusahaan pencari laba) dan “alat layanan publik” yang efisien dan
efektif di lingkungan organisasi nirlaba baik di pemerintahan maupun swasta.
Persoalannya, masih banyak eksekutif atau pimpinan organisasi yang belum
menyadari peran penting komputer bagi eksistensi dan kelangsungan hidup
organisasinya. Di awal tahun 1990-an banyak perusahaan membeli PC hanya agar tidak
terkesan ketinggalan zaman. Awal 2000-an semakin banyak perusahaan Indonesia yang
memiliki komputer, namun belum banyak yang memanfaatkan komputer dan fasilitas
pendukung komputer secara optimal, kebanyakan masih digunakan untuk otomatisasi
kantor saja. Periode 2005 hingga awal 2007, wajah penggunaan komputer di Indonesia
khususnya di lingkungan organisasi bisnis telah mulai berubah. Semakin banyak
perusahaan atau instansi pemerintah yang tersambung ke Internet, memiliki website,
hampir di setiap meja karyawan terpasang personal komputer, para eksekutif terbiasa
dengan notebook,atau Personal Digital Assistance, laporan hasil kerja tidak lagi disajikan
hanya dengan kertas, namun dipresentasikan dalam softcopy, lalu lintas elektronik mail
semakin meningkat, akses pengguna Internet kantoran menempati
ranking teratas,
terutama pada jam-jam kantor.
Statistik memang menunjukkan peningkaan pemanfaatan komputer, namun
kembali ke awal paragraf di atas, kenyataan bahwa pimpinan organisasi belum
sepenuhnya paham peran dan fungsi komputer secara khusus maupun teknologi informasi
secara umum, meski sudah banyak pemakaian komputer di kantornya, hal-hal seperti ini
yang diduga menjadi penyebab rendahnya produktivitas investasi komputer. Artinya, jika
dibandingkan dengan investasi sumber daya lain, seperti kendaraan, gedung, mesin-mesin
pabrik dan lain sebagainya yang mudah diukur return atas investasi-nya, mestinya
investasi teknologi informasi juga dapat diukur tingkat return-nya. Sayangnya, tidak
semua organisasi, termasuk yang paling menonjol adalah di organisasi pemerintahan,
yang melakukan kajian tingkat kembalian (return on investment = ROI) ketika hendak
membeli perangkat teknologi informasi. Kebiasaan yang lazim, sesudah proposal teknis
dan anggaran disetujui langsung diikuti dengan pengadaan.
Perlu disadari bahwa dalam hal investasi, selalu terjadi persaingan dalam
“perebutan” alokasi dana investasi. Selain itu investasi teknologi informasi pada
umumnya masih dievaluasi seperti halnya investasi untuk sektor lain. Terkait dengan
bagaimana
memberi
justifikasi
pentingnya
investasi
teknologi
informasi
dan
hubungannya dengan kemampuan pengembalian investasi, Ward (2003) mengatakan
there is no simple answer to the question: on what basis should information system and
information technology investments be assessed against other investments? Artinya? Hal
ini merupakan tantangan segera dibuatnya prinsip dan kebijakan penilaian manfaat
investasi sistem informasi dan atau teknologi informasi yang dapat menjadi acuan bagi
keputusan dan atau penentuan prioritas investasi.
Ada bebeberapa isu penting yang perlu diperhatikan oleh mereka yang diberi
kewenangan untuk melakukan investasi teknologi informasi. Pertama, dianjurkan untuk
menentukan dasar-dasar pertimbangan dalam investasi. Tidak selalu nilai manfaat
investasi teknologi informasi harus dihitung menggunakan ROI, perlu dipertimbangkan
pula faktor-faktor non-teknologi, seperti apakah investasi teknologi informasi akan
berpotensi meningkatkan penjualan, kepuasan pelanggan, tingkat keuntungan dan lain
sebagainya. Guna memudahkan dalam mengukur manfaat, khususnya manfaat keuangan,
bagi perusahaan yang akan mengimplementasikan teknologi informasi dalam skala luas
dan bersifat strategis perlu memertimbangkan untuk meninjau kembali perlakuan
akuntansi yang akan digunakan untuk menilai kinerja investasi teknologi informasi. Data
akuntansi sangat penting dalam menghitung manfaat investasi teknologi informasi.
Setelah identifikasi dasar-dasar pertimbangan dilakukan, maka langkah kedua
adalah menentukan prioritas, dengan memperhatikan cakupan manfaat bisnis dan
ekonomi, keterbatasan sumber daya, dan faktor lainnya. Bagaimanapun, dari semua
pertimbangan di atas perlu dipilih dan dipilah mana yang harus didahulukan dari lainnya.
Prioritas penting terutama jika sumber daya perusahaan tidak mencukupi semua
kebutuhan investasi teknologi informasi.
Jika prioritas telah ditentukan, sumber daya keuangan dan lainnya yang
diperlukan untuk investasi telah dialokasikan, maka langkah ketiga yang disarankan
untuk dilakukan adalah melakukan proses pengelolaan dalam mewujudkan manfaat yang
diharapkan. Dalam konteks manajemen sistem informasi, langkah ini tergolong
operasionalisasi investasi teknologi informasi, tergolong kritis, dan oleh karenanya
memerlukan perhatian penuh dari manajemen.
Melengkapi tiga langkah sebelumnya, eksekutif perlu menguji resiko investasi
berdasarkan karakteristik aplikasi dan pendekatan dalam pengelolaannya. Pada era awal
penggunaan sistem informasi identifikasi resiko pemanfaatan teknologi informasi tidak
banyak dilakukan. Namun sejalan dengan semakin berperannya komputer dalam kegiatan
bisnis dan menjadikan komputer sebagai jantung kehidupan dari organisasi, mulai
disadari resiko atas investasi teknologi informasi. Sebagai contoh, jika sebuah bank yang
sudah menyelenggarakan layanan online, atau sebuah perusahaan penerbangan yang
sudah melayani penjualan tiket melalui Internet, atau perusahaan operator telekomunikasi
yang sangat tergantung pada teknologi informasi, semua fasilitas komputernya padam
dalam waktu sehari saja, dapat dibayangkan berapa besar potensi kerugian yang diderita
oleh perusahaan- perusahaan tersebut.
*****
*) Direktur, PT. Pratama Jaringan Nusantara; Ketua, Masyarakat Telematika Indonesia;
Dosen Pasca Sarjana, Magister Ilmu Komputer Universitas Budi Luhur, Magister Ilmu
Komunikasi Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama).