3.1. Sejarah dan Latar Belakang Rumah Sakit Royal Taruma
advertisement
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1. Sejarah dan Latar Belakang Rumah Sakit Royal Taruma Pembangunan Rumah Sakit Royal Taruma merupakan cita-cita lama Yayasan Tarumanagara yang tertunda. Sebelum Rumah Sakit Royal Taruma berdiri, para mahasiswa Fakultas Kedokteran Universitas Tarumanagara melakukan praktek di berbagai rumah sakit. Awalnya Rumah Sakit Sumber Waras di Grogol Jakarta Barat itu menjadi andalan utama untuk tempat praktek mahasiswa Fakultas Kedokteran Universitas Tarumanegara (UNTAR). Rumah Sakit Sumber Waras secara historis memiliki kaitan erat dengan Universitas Tarumanagara. Namun seiring berjalanya waktu Rumah Sakit Sumber Waras tidak bisa lagi dikatakan rumah sakit dengan katagori andalan. Sedangkan kebutuhan tempat praktek mahasiswa sangat mendesak. Hal ini ditambah dengan keadaan Fakultas Kedokteran yang semakin populer menampung lebih banyak jumlah mahasiswa. Selain dibidang pendidikan, Yayasan Tarumanagara adalah badan sosial yang bergerak dalam bidang kesehatan, kesejahteraan dan bidang lainnya. Untuk itu Yayasan mencoba untuk menjalankan usaha sosial di antaranya mendirikan rumah sakit (Koderi, 2011:31). Rumah Sakit Royal Taruma berdiri pada 29 Maret 2007, merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha pelayanan kesehatan yang melayani berbagai jenis pemeriksaan untuk masyarakat wilayah Jakarta Barat dan sekitarnya. Rumah Sakit Royal Taruma beralamatkan di Jalan Daan Mogot No.34, Jakarta Barat dengan kode pos 11470. Rumah Sakit Royal Taruma terdiri dari 8 lantai yang dibangun dengan gaya arsitektur simple dan modern, dengan rencana pengadaan 279 tempat tidur. Pada saat ini, Rumah Sakit Royal Taruma telah membuka kamar perawatan dengan 171 tempat tidur. Rumah Sakit Royal Taruma memberikan fasilitas pelayanan kesehatan baik rawat jalan seperti Poliklinik Spesialis, Bone Care Clinic, Medical Check Up, dan Unit Gawat Darurat (UGD), maupun rawat inap seperti kamar perawatan dengan beberapa tingkatan kelas pelayanan, Kamar Isolasi, Kamar Bayi, Kamar Bersalin, Kamar Operasi, Intensive Care Unit (ICU) / Intensive Cardiac Care Unit and Intermediate Care (ICCU & IMC), Neonatal Intensive Care Unit / Perinatal Intensive Care Unit (NICU/PICU). Tersedia pula penunjang medis bagi pasien 67 68 seperti Laboratorium, Radiologi, Endoskopi, Kolposkopi, Farmasi, Rehabilitasi Medik, dan Hemodialisa disertai sarana diagnostik radiologi yang modern seperti MRI 1,5 Tesla, CT-Scan 64 slices, Fluoroskopi, Mammografi, Panoramic, BMD, USG 4 Dimensi, dan Angiografi. Rumah Sakit Royal Taruma juga menyediakan fasilitas kegiatan kesehatan minor seperti Seminar, Senam hamil (YOGA), Parental Class maupun fasilitas non kesehatan untuk pengunjung non-pasien seperti Café, Bank, ATM, Toko Bayi, Pojok Asuransi, Toko Alat Kesehatan, dan Salon. Dengan dukungan Sumber Daya Manusia yang berkualitas dan fasilitas lengkap dan terkini, diharapkan Rumah Sakit Royal Taruma dapat memenuhi harapan dan kebutuhan layanan kesehatan masyarakat Jakarta Barat dan sekitarnya. Dasar atau Filosofi Rumah Sakit Royal Taruma adalah nilai inti yang dijabarkan dalam nama utama, yakni ROYAL TARUMA: Ramah, Obyektif, Yakin, Antisipatif, Lugas Tuntas, Akurat, Rapi, Unggul, Mutu pelayanan, Andal 3.1.1. Maksud dan Tujuan Pendirian Rumah Sakit Maksud dan tujuan Yayasan Tarumanagara mendirikan rumah sakit Royal Taruma antara lain: 1. Untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat termasuk memberikan pelayanan kesehatan terbaik kepada masyarakat secara profesional dan bermutu tinggi. 2. Untuk memberikan pelayanan kesehatan secara tepat guna, inovatif dan efisien dengan didukung sumber daya manusia yang profesional. 3. Untuk menjamin kualitas sarana prasarana kesehatan yang berteknologi tinggi kepada masyarakat luas. 4. Untuk memenuhi penyelenggaraan praktek pendidikan kedokteran sebagai sarana penunjang pembelajaran praktek mahasiswa. 5. Sebagai pusat penelitian dan pelayanan kesehatan yang mampu berperan untuk melayani seluruh lapisan masyarakat di bidang kesehatan dengan lebih baik. 3.1.2. Visi dan Misi Adapun Visi dan Misi dari Rumah Sakit Royal Taruma, adalah sebagai berikut: 69 Visi Rumah Sakit: Menjadi Rumah Sakit yang terkemuka dan terpandang secara Nasional dan Internasional pada semua aspek pelayanan Rumah Sakit dan pendidikan tenaga profesional. Misi Rumah Sakit: 1. Memberikan pelayanan kesehatan terbaik kepada seluruh lapisan masyarakat dan menyelenggarakan pendidikan pelatihan tenaga profesional yang bermutu sesuai dengan perkembangan jaman. 2. Meningkatkan kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana untuk menjamin pelayanan yang semakin baik kepada masyarakat. 3. Meningkatkan kemampuan manajemen, sikap dan perilaku untuk pelayanan yang semakin baik. 4. Melakukan kerjasama dengan mitra di dalam dan di luar negeri dalam berbagai bentuk. 3.2. Struktur Organisasi Rumah Sakit Royal Taruma Gambar 3.1 Struktur Organisasi dan Komite Sistem Mutu RS. Royal Taruma. 70 Rancangan organisasi Rumah Sakit Royal Taruma merupakan rancangan organisasi mekanistik. Secara umum, rancangan mekanistik menyatakan bahwa organisasi memiliki aturan-aturan standar, prosedur, dan hirarki kekuasaan yang jelas bagaikan mesin mekanis (Daft, 2013:30). Bentuk organisasi sangat formal dan tersentralisasi dan kebanyakan keputusan berasal dari level atas. Setiap anggota dalam organisasi memiliki tugas masing-masing sesuai dengan yang ditentukan dalam deskripsi pekerjaan untuk setiap jabatan. Organisasi menekankan arah komunikasi vertikal ke atas maupun ke bawah melalui masing-masing tingkat organisasi. Struktur kewenangan masing-masing bagian organisasi juga dinyatakan secara jelas dalam arah vertikal sesuai dengan hirarki dengan rantai perintah yang formal. Dalam struktur organisasi, Manajemen RS. Royal Taruma bertanggung jawab penuh kepada PT. Taruma Bhakti Medika. Persero ini merupakan sebuah badan usaha milik Yayasan Tarumanagara. RS. Royal Taruma dipimpin oleh seorang Direktur RS yang dibantu oleh beberapa Kepala Biro, Kepala Divisi, dan Komite. Ada 2 buah komite yang membantu Direktur RS yaitu Komite Medik dan Komite Mutu. Komite Medik bertanggung jawab untuk menyusun standar pelayanan medis dan memantau pelaksanaannya. Sedangkan, Komite Mutu bertanggung jawab untuk menyusun garis besar kebijakan medis di bidang mutu profesi medis bersama dengan Komite Medis serta melakukan pemantauan dan pengawasan mutu pelayanan medis. Ada 2 biro yang membantu Direktur RS, yaitu: Biro Teknologi Informasi dan Biro Pengembangan RS. Biro Teknologi Informasi bertanggung jawab atas infrastruktur teknologi informasi yang meliputi jaringan komunikasi dan perangkat keras, sistem analis yang bertanggung jawab atas perancangan pengembangan sistem, dan programmer pengembangan aplikasi perangkat lunak sekaligus administrator basis data. Biro berikutnya yang membantu Direktur adalah Biro Pengembangan RS yang bertanggung jawab atas pemasaran, pelayanan pelanggan, pengembangan SDM, pengelolaan resiko, dan manajemen representatif. Dalam menjalankan pelayanannya, ada 4 buah divisi yang bertanggung jawab dalam operasional pelayanan dalam rumah sakit yaitu: Divisi Pelayanan Medis, Divisi Penunjang Medis, Divisi Keuangan dan Akunting, dan Divisi Umum Personalia. Divisi pelayanan medis bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan rencana pembinaan dan pengelolaan penyelenggaraan pelayanan medis. Divisi penunjang medis mempunyai tugas mengkoordinasikan semua kebutuhan pelayanan 71 penunjang medis, melaksanakan pemantauan dan pengawasan penggunaan fasilitas dan kegiatan pelayanan penunjang medis. Divisi berikutnya yaitu divisi keuangan dan akutansi berurusan dengan pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan dan akutansi, dan mengendalikan administrasi keuangan dan akutansi dalam rumah sakit. Divisi umum personalia merupakan divisi yang berhubungan dengan para karyawan. Divisi personalia bertanggung jawab dalam bagaimana menjalin kerjasama dalam mengembangkan dan menumbuhkan kebijaksanaan dalam mempengaruhi orangorang dalam organisasi maupun membantu para pimpinan untuk mengelola sumberdaya manusia yang dimiliki. 3.2.1. Tugas dan Wewenang Anggota Rumah Sakit Royal Taruma Dalam sub-bab ini akan menjelaskan bagian tugas dan wewenang dalam struktur organisasi dan komite sistem mutu Rumah Sakit Royal Taruma. 1. Direktur a. Merencanakan, mengorganisasikan dan melaksanakan serta mengarahkan karyawan dalam melaksanakan tugas. b. Menetapkan anggaran belanja dan pendapatan operasional tahunan. c. Melaksanakan program kerja dan kegiatan pelayanan serta anggaran operasional. d. Mengevaluasi hasil pelaksanaan program kerja, kegiatan pelayanan dan anggaran. e. Menetapkan uraian tugas dan tanggung jawab seluruh karyawan. f. Melaksanakan penilaian kinerja karyawan. g. Menetapkan, melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan penerapan Standar Pelayanan Rumah Sakit, Standar Pelayanan Medis dan Penerapan Etika Rumah Sakit. h. Membuat Standar Penilaian Kinerja karyawan. i. Mengambil keputusan atau kebijakan sehubungan dengan pelaksanaan pelayanan di Rumah Sakit. j. Menetapkan pengangkatan Ketua Satuan Medis Fungsional. k. Menetapkan pembentukan Ketua Komite Medik. 72 l. Menyelenggarakan kordinasi dan kerjasama fungsional dengan Dinas Kesehatan Pemerintah. m. Mengikuti rapat dinas, seminar, ceramah dan kegiatan lainnya. n. Melaksanakan dan mengamankan peraturan/perundang-undangan. 2. Komite Medik a. Membantu direktur rumah sakit menyusun standar pelayanan medis dan memantau pelaksanaannya. b. Melaksanaan pembinaan etika profesi, disiplin profesi dan mutu profesi. c. Mengatur kewenangan profesi antar kelompok petugas medis. d. Membantu direktur menyusun medical petugas by laws dan memantau pelaksanaannya. e. Membantu direktur rumah sakit menyusun kebijakan dan prosedur yang terkait dengan mediko-legal. f. Membantu direktur rumah sakit menyusun kebijakan dan prosedur yang terkait dengan etiko-legal. g. Melakukan koordinasi dengan kepala bidang pelayanan medik dalam melaksanakan pemantauan dan pembinaan pelaksanaan tugas kelompok petugas medis. h. Meningkatkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan dalam bidang medis. i. Melakukan monitoring dan evaluasi mutu pelayanan medis antara lain melalui monitoring dan evaluasi kasus bedah, penggunaan obat, farmasi dan terapi, ketepatan, kelengkapan dan keakuratan rekam medis, tissue review, mortalitas dan morbiditas, medical care review/peer review/audit medis melalui pembentukan sub komite – sub komite. j. Memberikan laporan kegiatan kepada direktur rumah sakit. 3. Komite Mutu a. Bersama ketua komite medis menyusun garis besar kebijakan medis di bidang mutu profesi medis. b. Membuat dan melaksanakan rencana /program kerja. c. Membuat panduan mutu pelayanan medis. d. Melakukan pemantauan dan pengawasan mutu pelayanan medis. 73 e. Menyusun indikator mutu klinik (berkoordinasi dengan kelompok Petugas medis). f. Melakukan koordinasi dengan komite peningkatan mutu rumah sakit. g. Melakukan pencatatan dan pelaporan secara berkala. 4. Biro Teknologi Informasi a. Memelihara sarana, prasarana komputer dan jaringan, b. Mengusulkan pengadaan komputer, printer, jaringan, dan lainnya. c. Mengawasi penggunaan program SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit). d. Melaksanakan pencatatan laporan dan pengelolaan administrasi. 5. Teknologi Informasi. a. Melaksanakan inventarisasi, tentang kondisi seluruh perangkat yang ada. b. Melaksanakan pelatihan berlanjut terhadap operator program SIRS. 6. Divisi Pelayanan Medis a. Mengkoordinasikan rencana pembinaan dan pengelolaan penyelenggaraan pelayanan medik dan keperawatan pada instalasi gawat darurat, rawat jalan, rawat inap dan bedah sentral. b. Memfasilitasi seluruh kebutuhan instalasi di dalam mengelola dan menyelenggarakan pelayanan medis sesuai standar pelayanan yang ditetapkan. c. Mengkoordinasikan rencana pengendalian dan pengelolaan penyelenggaraan pelayanan penunjang medis pada instalasi farmasi, laboratorium, radiologi, gizi, dan pemeliharaan sarana rumah sakit. d. Memfasilitasi kebutuhan instalasi di dalam mengelola dan menyelenggarakan pelayanan penunjang medik sesuai dengan standar pelayanan yang ditetapkan. 7. Divisi Keuangan dan Akuntansi a. Membantu kepala bagian tata usaha dalam melaksanakan tugasnya di bidang urusan keuangan dan akuntansi. 74 b. Mengumpulkan bahan pedoman petunjuk teknis kebijaksanaan dan pembinaan urusan keuangan dan akuntansi. c. Melakukan urusan pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan dan akuntansi, dan mengendalikan administrasi keuangan dan akutansi. d. Penyiapan urusan keuangan dan akuntansi yang meliputi pembayaran gaji dan administrasi pertanggungjawaban pengelolaan keuangan dan akuntansi. e. Membina, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas. f. Memberi petunjuk kepada bawahan baik lisan maupun tulisan. g. Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada kepala bagian tata usaha. 3.3. Struktur Organisasi Radiologi Dalam sub-bab ini akan digambarkan tentang struktur organisasi serta tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Departemen Radiologi Rumah Sakit Royal Taruma. Departemen Radiologi merupakan salah satu bagian dari Divisi Penunjang Medik yang bertugas untuk memberikan pelayanan pemeriksaan radiologi bagi pasien. Departemen Radiologi dikepalai oleh seorang Kepala Departemen Radiologi yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Penunjang Medis. Dalam menjalankan operasional Departemen Radiologi, maka Kepala Departemen Radiologi dibantu oleh Kepala Bagian Radiologi, Petugas Proteksi Radiasi, Petugas Administrasi Radiologi, Radiografer, Perawat, dan Dokter Ahli Radiologi. Gambar 3.2 Struktur Organisasi Departemen Radiologi RS. Royal Taruma. 75 3.3.1. Tugas dan Wewenang Anggota Radiologi Tugas dan wewenang anggota Departemen Radiologi di Rumah Sakit Royal Taruma yang penulis dapat merupakan berdasarkan hasil dari wawancara dengan salah satu petugas Departemen Radiologi di Rumah Sakit Royal Taruma. 1. Kepala Divisi Penunjang Divisi Medis Kepala Penunjang Divisi Medis merupakan pimpinan dibawah Direktur, bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengendalian pelayanan penunjang medis Rumah Sakit Royal Taruma. Sebagai pendukung dalam berjalannya misi Rumah Sakit Royal Taruma untuk meningkatkan kemampuan manajemen, sikap, dan perilaku untuk pelayanan yang semakin baik, Kepala Penunjang Divisi Penunjang Medis memegang peranan tugas, yaitu : a. Memastikan pelayanan di bagian penunjang medis dapat berjalan dengan baik dan lancar. b. Merangkum semua data-data laporan yang berasal dari kepala badan yang merupakan bawahan penunjang medik untuk diteruskan ke direktur. 2. Kepala Departemen Radiologi Kepala Departemen Radiologi merupakan pimpinan departemen dibawah kepala divisi penunjang medis, bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengendalian departemen radiologi Rumah Sakit Royal Taruma. Sebagai pendukung dalam berjalanya misi Rumah Sakit Royal Taruma untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana untuk menjamin pelayanan yang semakin baik kepada masyarakat, Kepala Departemen Radiologi memegang peranan tugas, yaitu: a. Memastikan pemeriksaan sesuai dengan prosedur. b. Memastikan peralatan siap dipakai termasuk supplier barang medis. c. Memastikan pelaksanaan sesuai dengan ketentuan. d. Memastikan distribusi laporan tepat waktu. e. Memastikan petugas dalam menjalankan pekerjaannya dengan aman. f. Mengajukan dana untuk kegiatan radiologi. g. Mengajukan permintaan pengadaan yang ada. h. Mengajukan laporan – laporan kegiatan yang ada di lingkungan radiologi. i. Menilai kinerja bawahannya. 76 3. Kepala Bagian Radiologi Kepala Bagian Radiologi merupakan seorang profesional yang diberikan wewenang dan bertanggung jawab dalam pemantauan aktivitas kegiatan pengelolaan radiologi agar kegiatan radiologi yang dilakukan dapat berjalan sesuai dengan prosedur standar yang berlaku pada rumah sakit. Sebagai pendukung dalam berjalanya misi Rumah Sakit Royal Taruma untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana untuk menjamin pelayanan yang semakin baik kepada masyarakat; dan menyelenggarakan pendidikan pelatihan tenaga profesional yang bermutu sesuai dengan perkembangan jaman, Kepala Bagian Radiologi memegang peranan tugas, yaitu: a. Memastikan pelaksanaan kegiatan radiologi dapat berjalan efektif. b. Membantu kepala divisi radiologi dalam menyusun lembar kerja di radiologi. c. Menanggapi dan menyelesaikan permasalahan di radiologi. d. Membuat data laporan bulanan. e. Membuat usulan pengembangan pelayanan radiologi. f. Menyiapkan data untuk program pemantapan mutu. g. Memastikan pemeliharaan prasarana radiologi. h. Mengkoordinir bagian radiologi. i. Membimbing karyawan radiologi. 4. Petugas Proteksi Radiasi Petugas Proteksi Radiasi merupakan profesional yang memantau dan memastikan keamanan petugas radiologi pada semua pelaksaan kegiatan radiologi didalam Rumah Sakit Royal Taruma sesuai dengan tingkat keamanan paparan radiasi radiologi yang berlaku. Sebagai pendukung misi dalam melakukan kerjasama dengan mitra di dalam dan di luar negeri dalam berbagai bentuk, Petugas Proteksi Radiasi memiliki tugas dan wewenang, yaitu : a. Melakukan pengecekan kadar radiasi radiologi secara periodik. b. Membuat laporan bulanan dan rekapitulasi hasil pengecekan film badge dari Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan (BPFK). 77 5. Radiografer Radiografer merupakan profesional yang melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dalam melaksanakan pemeriksaan atau tindakan pelayanan radiologi di Rumah Sakit Royal Taruma. Sebagai pendukung misi dalam memberikan pelayanan kesehatan terbaik kepada seluruh lapisan masyarakat. Radiografer memiliki tugas, yaitu : a. Memastikan pemeriksaan dan penjadwalan dengan benar. b. Memastikan peralatan siap dipakai. c. Memastikan pelaksanaan sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP) dan Instruksi Kerja (IK). 6. Administrasi Radiologi Administrasi Radiologi merupakan profesional yang diberi tugas dan wewenang untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan administrasi dari penerimaan pasien hingga pendistribusian hasil radiologi Rumah Sakit Royal Taruma kepada pasien. Sebagai pendukung misi dalam memberikan pelayanan kesehatan terbaik kepada seluruh lapisan masyarakat, Administrasi Radiologi memiliki tugas dan wewenang, yaitu : a. Mengelola administrasi pasien. b. Menjaga kelancaran administrasi. c. Rekaptulasi Pemeriksaan radiologi setiap bulan. 3.4. Tata Laksana Sistem Berjalan Sistem berjalan dalam Departemen Radiologi secara lengkap dideskripsikan pada SOP (Standard Operation Procedure) pelayanan radiologi RS. Royal Taruma. Hasil dari obervasi proses pelayanan radiologi dilapangan dideskripsikan dalam diagram aktivitas (activity diagram) yang ditunjukkan dalam Gambar 3.8. Berikut adalah tata laksana sistem berjalan dan proses bisnis pada Departemen Radiologi Rumah Sakit Royal Taruma. 78 3.4.1. Sistem Berjalan Berdasarkan SOP (Standard Operation Procedure) Rumah Sakit Royal Taruma. 3.4.1.1. Pendaftaran Proses pendaftaran pemeriksaan radiologi dibedakan menjadi 2, yaitu pendaftaran radiologi untuk pasien rawat jalan dan pendaftaran radiologi untuk pasien rawat inap. 3.4.1.1.1. Pendaftaran Radiologi Rawat Jalan Proses Pasien Rawat Jalan adalah pasien yang mendapatkan pelayanan medis di poliklinik rumah sakit, unit gawat darurat atau pasien umum yang berasal dari luar. Proses pendaftaran pemeriksaan radiologi rawat jalan adalah proses pendaftaran bagi pasien rawat jalan untuk mendapat pelayanan pemeriksaan radiologi. Tujuan proses pendaftaran adalah untuk memastikan proses pendaftaran dan pembayaran pemeriksaan radilogi yang tepat dan benar. Proses pemeriksaan radiologi baru hanya dilakukan setelah proses pendaftaran dilakukan dan pembayaran sudah lunas. Namun, pasien dengan kegawatan atau dalam gawat darurat, akan diprioritaskan untuk segera dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu. Bagi pasien rawat jalan proses pendaftaran pemeriksan radiologi dimulai dari pasien yang membawa surat permintaan pemeriksaan radiologi akan memberikan surat tersebut kepada petugas administrasi pendaftaran radiologi. Setelah menerima permintaan pemeriksaan radiologi, maka petugas administrasi pendaftaran radiologi akan meminta dokter ahli radiologi untuk memberikan persetujuan atas pemeriksaan yang diminta. Selanjutnya, petugas administrasi pendaftaran radiologi melakukan konfirmasi item pemeriksaan dan harga kepada pasien atau wakil pasien. Jika tidak setuju maka petugas administrasi radiologi akan mengembalikan formulir permintaan pemeriksaan radiologi kepada pasien. Jika pasien setuju maka petugas radiologi akan membuat struk pembayaran transaksi radiologi yang diberikan kepada pasien. Pasien kemudian membawa bukti tersebut ke kasir dan kasir akan menerima pembayaran atau pelunasan biaya pemeriksaan. Kasir akan memberikan bukti pembayaran kepada pasien dan pasien akan menyerahkan kembali bukti pembayaran ke loket pendaftaran radiologi. Setelah itu lalu petugas radiologi menerima struk bukti transaksi radiologi berwarna kuning dan stempel lunas dari pasien yang telah melakukan pembayaran. 79 Gambar 3.3 Diagram Alir Proses Pendaftaran Radiologi untuk Pasien Rawat Jalan. 3.4.1.1.2. Pendaftaran Radiologi Rawat Inap Pasien rawat inap adalah pasien yang dinyatakan oleh dokter yang memeriksa, baik yang masuk melalui rawat jalan maupun gawat darurat, untuk diobservasi dan atau mendapatkan tindakan medis lebih lanjut sehingga perlu dirawat inap. Pendaftaran radiologi rawat inap adalah proses permintaan pemeriksaan radiologi pasien rawat inap mulai dari perjanjian diterima sampai dengan pemeriksaan dilakukan. Tujuan proses pendaftaran adalah untuk memastikan proses pemeriksaan radiologi dapat dilakukan dengan tepat dan benar. Proses pemeriksaan 80 radiologi dilakukan sesuai dengan standar pengujian radiologi. Pasien dengan kegawatan menjadi prioritas untuk dilakukan pemeriksaan radiologi terlebih dahulu. Gambar 3.4 Diagram Alir Proses Pendaftaran Radiologi untuk Pasien Rawat Inap. Bagi pasien rawat inap proses pendaftaran pemeriksaan radiologi dimulai dari perawat yang berada di ruang perawatan pasien akan memberikan formulir permintaan pemeriksaan radiologi yang sudah dinyatakan oleh dokter yang memeriksa kepada petugas administrasi radiologi. Kemudian petugas radiologi akan menerima perjanjian untuk pemeriksaan radiologi. Petugas radiologi akan melakukan konfirmasi item radiologi kepada dokter ahli radiologi, melakukan persiapan tindakan radiologi, menginformasikan harga pemeriksaan radiologi dan waktu 81 pelaksanaan pemeriksaan. Jika pasien setuju dengan informasi radiologi yang telah diberikan oleh petugas administrasi radiologi, maka petugas radiologi akan memberitahukan perawat agar membawa pasien ke radiologi untuk melakukan tahap pengujian. 3.4.1.2. Pengujian Radiologi Pengujian atau pemeriksaan radiologi meliputi foto sinar-X (radiografi), Flouroscopy, Full-Body CT Scan, Mammography, MRI, dan Ultrasonography, Blass Nier Overzight (BNO). Tujuan proses pengujian radiologi untuk memastikan proses pemeriksaan radiologi bisa berjalan dengan baik dan benar. Pelaksanaan pemeriksaan radiologi harus sesuai dengan ketentuan standar layanan Kementrian Kesehatan Republik Indonesia (KEMENKES RI) dan standar profesi. Pasien dengan kegawatan menjadi prioritas untuk dilakukan pemeriksaan radiologi terlebih dahulu. Proses dimulai dari bagian rawat jalan, rawat inap atau bagian ICU/ICCU/PICU/IM/NICU/PERINA memberikan infromasi untuk melakukan pengujian radiologi maka petugas radiologi akan memastikan kesiapan, pasien, alatalat radiologi dan jadwal untuk pelaksanaan pemeriksaan. Jika pemeriksaan belum siap dilakukan maka petugas radiologi akan menyiapkan / melengkapi persiapan pemeriksaan radiologi yang belum lengkap atau menunda / membatalkan pemeriksaan pasien. Jika pemeriksaan siap dilakukan maka petugas radiologi akan melakukan pemeriksaan sesuai item yang tercantum dalam formulir permintaan pemeriksaan radiologi. Pada proses pemeriksaan petugas radiologi akan melakukan pengecekan apakah pemeriksaan sudah sempurna atau kurang sempurna. Jika pemeriksaan kurang sempurna maka dokter radiologi dan petugas radiologi akan melakukan konfirmasi ke pasien untuk mengulangi pemeriksaan. Jika pasien bersedia untuk dilakukannya pemeriksaan ulang, maka petugas radiologi akan melakukan kembali pemeriksaan sesuai item yang tercantum dalam formulir permintaan pemeriksaan radiologi. Apabila hasil pemeriksaan sempurna maka proses akan dilanjutkan ke laporan radiologi dan analisis. 82 Gambar 3.5 Diagram Alir Proses Pengujian Radiologi. 3.4.1.3. Laporan Radiologi dan Analisis Laporan radiologi adalah hasil dari pemeriksaan X-Ray, Flouroscopy, FullBody CT Scan, Mammography, MRI dan Ultrasonography. Tujuan proses laporan radiologi telah dilaporkan sesuai jenisnya dan dianalisa oleh dokter bagian radiologi. Analisa hasil pemeriksaan bersifat rahasia. Setelah pengujian radiologi telah selesai maka petugas radiologi akan mencetak / memproses hasil visual radiologi. Petugas radiologi akan melaporkan hasil pemeriksaan radiologi kepada dokter radiologi untuk di analisis. Dokter radiologi menganalisis hasil pemeriksaan radiologi dan akan menginputnya ke sistem, kemudian dokter radiologi akan mencetak (print out) hasil interpretasi pemeriksaan radiologi. Setelah melakukan pencetakan hasil interpretasi pemeriksaan maka proses selanjutnya adalah distribusi hasil pemeriksaan radiologi. 83 Gambar 3.6 Diagram Alir Proses Laporan Radiologi dan Analisis. 3.4.1.4. Distribusi Hasil Pemeriksaan Radiologi Distribusi hasil pemeriksaan radiologi merupakan suatu proses pemberian hasil pemeriksaan kepada pihak yang berhak / berwenang mengetahui hasil pemeriksaan radiologi. Tujuan distribsi hasil pemeriksaan radiologi untuk memastikan bahwa hasil pemeriksaan radiologi sudah diberikan kepada yang berhak / berwenang. Hasil pemeriksaan radiologi yang di distribusi harus sudah melalui proses laporan dan analisis dokter. Dalam proses ini petugas radiologi yang telah mendapatkan hasil pemeriksaan radiologi dari dokter akan memastikan kembali bahwa lembar jawaban film / paper dan label sesuai dengan data pasien pada formulir hasil pemeriksaan radiologi. Petugas radiologi akan merapikan hasil pemeriksaan radiologi dengan membaginya satu lembar untuk pasien, satu lembar untuk arsip rekam medis, dan arsip radiologi disimpan pada soft copy hardisk dan back up database oleh divisi TI (Teknologi Informasi). Kemudian petugas radiologi akan mengelompokkan hasil berdasarkan asal pasien yaitu pasien rawat jalan dan pasien rawat inap. 84 Gambar 3.7 Diagram Alir Proses Distribusi Hasil Pemeriksaan Radiologi. Untuk pasien rawat jalan dan walk in, petugas radiologi akan melihat bukti pembayaran pasien dan menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien. Pengambilan hasil akan dicatat pada buku ekspedisi dan pasien / keluarga menandatanganinya sebagai bukti pengambilan. Untuk pasien rawat inap, petugas radiologi akan menghubungi bagian / ruangan yang terkait setelah dapat dihubungi perawat ruangan akan mengambil hasil pemeriksaan, pengambilan hasil dicatat dibuku ekspedisi disertai tanda tangan petugas yang mengambil. 3.4.2. Sistem Berjalan Berdasarkan Observasi Lapangan Dalam bagian ini akan dijelaskan proses pelayanan radiologi yang sedang berjalan pada Rumah Sakit Royal Taruma. Proses tersebut akan digambarkan melalui activity diagram yang terdapat pada gambar 3.8 yang akan menjelaskan activity diagram proses pelayanan radiologi Rumah Sakit Royal Taruma dan gambar 3.9 akan menjelaskan proses permintaan atau pengembalian barang pada bagian radiologi Rumah Sakit Royal Taruma. Dr. Pengirim Membuat Surat Permintaan Pemeriksaan Pasien Admin Radiologi Kasir Dr. Radiologi Mengecek Kesesuaian Permintaan Pemeriksaan Mendaftar Pemeriksaan Radiologi Radiografer Perawat Bagian Anastesi Mereview Surat Permintaan Pemeriksaan Tolak Status Permintaan? Terima Tidak Mendaftarkan Dokter Pengirim Tidak Mendaftarkan Identitas Pasien Ada Medical Record? Ada Dr. Pengirim Sudah Terdaftar? Pakai Zat Kontras Atau Anastesi? Ada Ya Pasien Setuju? Tidak Mencetak Surat Persetujuan / Penolakan Zat Kontras Atau Anastesi Tidak Ya Tanda Tangan Penolakan Penggunaan Zat Kontras Atau Anastesi Tanda Tangan Persetujuan Penggunaan Zat Kontras Atau Anastesi Memberikan Informasi Item dan Harga Apa Pasien Setuju dengan Harganya? Tidak Setuju Setuju Menerima Struk Transaksi Mencetak Struk Bukti Transaksi Menerima Pembayaran Menerima Bukti Pembayaran Mencetak Bukti Pembayaran Penjadwalan Pemeriksaan Radiologi Ada Penggunaan Anastesi? Ada Menerima Jadwal Penyuntikan Anastesi Tidak Menerima Konfirmasi Jadwal Mempersiapkan Data Pasien Menerima Inrtruksi Persiapan Pemeriksaan Verifikasi dan Memberikan Instruksi Menunggu Antrian Pemeriksaan Persiapan Pemeriksaan Pasien Setuju? TTD? Mencetak Surat Persetujuan / Penolakan Zat Kontras atau Anastesi Tidak Belum Ya Butuh Zat Kontras atau Anastesi? Tidak Ya Sudah Tanda Tangan Persetujuan Penggunaan Zat Kontras Atau Anastesi Menyuntik Zat Kontras atau Anastesi Pelaksanaan Foto Tanda Tangan Penolakan Penggunaan Zat Kontras Atau Anastesi Mencetak Foto Foto Jelas dan Benar? Tidak Ya Input Pemakaian Inventory Menganalisis Hasil Visualisasi Radiologi Mencetak Label Foto dan Memasukkan Foto ke dalam Amplop Butuh Analisa Lanjut? Tidak Ya Melakukan Anamnesis Ada Biaya Tambahan? Mencetak Hasil Pemeriksaan Tidak Ada Menerima Struk Biaya Tambahan Mencetak Biaya Tambahan Menerima Pembayaran Biaya Tambahan Menyerahkan Hasil Pemeriksaan Membaca Hasil Pemeriksaan Menerima Hasil Pemeriksaan Mencetak Struk Pelunasan Biaya Tambahan Membuat Laporan Radiologi Memberitahu Hasil Pemeriksaan Gambar 3.8 Activity Diagram - Proses Pelayanan Radiologi Rumah Sakit Royal Taruma 86 Gambar 3.9 Activity Diagram – Inventory 1. Permintaan Pemeriksaan Aktivitas–aktivitas yang terjadi di dalam Rumah Sakit Royal Taruma dimulai ketika pasien membawa surat permintaan pemeriksaan radiologi yang sebelumnya telah dibuat oleh dokter pengirim. Surat Pemeriksaan radiologi ini berisi tentang informasi pemeriksaan apa saja yang harus dilakukan petugas radiologi terhadap pasien. Setelah itu, pasien akan memberikan surat pemeriksaan radiologi kepada bagian administrasi pendaftaran radiologi. 2. Verifikasi Surat Permintaan Pemeriksaan Kemudian bagian administrasi radiologi akan mengecek kesesuaian surat permintaan tersebut. Setelah itu, bagian administrasi radiologi akan memberikan surat permintaan pemeriksaan tersebut kepada dokter radiologi untuk direview dan memberikan verifikasi surat pemeriksaan yang telah dibuat oleh dokter pengirim. Jika diterima, maka akan lanjut ke proses berikutnya. Jika ditolak, maka bagian 87 administrasi radiologi harus menyesuaikan permintaan pemeriksaan berdasarkan keterangan yang diberikan oleh dokter radiologi. 3. Pendaftaran Selanjutnya bagian administrasi radiologi nantinya akan melakukan pengecekan apakah dokter pengirim dan pasien tersebut sudah terdaftar atau belum. Jika belum maka bagian administrasi akan mendaftarkan dokter pengirim tersebut dan juga akan mendaftarkan pasien yang belum terdaftar atau belum mempunyai medical record. Selanjutnya bagian administrasi akan memeriksa apakah dalam pemeriksaan tersebut perlu dilakukan pemberian zat kontras atau anastesi. Bila pemeriksaan yang dilakukan perlu menggunakan zat kontras atau layanan anastesi, maka surat persetujuan penggunaan zat kontras atau anastesi diberikan ke pada pasien untuk memohon persetujuannya. Bila pasien menolak maka pasien harus menandatangani surat penolakan persetujuan zat kontras atau anastesi. 4. Pembayaran Setelah melakukan pendaftaran maka bagian administrasi radiologi akan memberikan informasi item dan harga yang akan dibayar oleh pasien. Jika setuju, administrasi akan membuat struk pembayaran. Kemudian pasien akan mendapatkan struk pembayaran yang nantinya akan diberikan kepada kasir dan pasien akan melakukan proses pembayaran di kasir. Setelah proses pembayaran telah selesai maka kasir akan memberikan bukti pembayaran kepada pasien yang nantinya akan dibawa kembali ke administrasi radiologi untuk melanjutkan melanjutkan proses penjadwalan dan pemeriksaan. 5. Penjadwalan Pemeriksaan Pasien Penjadwalan dilakukan setelah semua data pemeriksaan yang dibutuhkan lengkap untuk dilakukan pemeriksaan dan bukti pelunasan pembayaran pasien sudah diterima administrasi radiologi. Selanjutnya bagian administrasi radiologi akan melakukan penjadwalan pemeriksaan yang sesuai dengan permintaan pemeriksaan dengan dokter radiologi yang bertugas. Jika ada pasien yang harus menggunakan tindakan anastesi, maka bagian administrasi radiologi akan memberikan jadwal 88 pelaksanaan anastesi kepada bagian anastesi untuk melakukan penyuntikan anastesi sesuai dengan jadwal pemeriksaan yang telah ditentukan sebelumnya. Selanjutnya administrasi radiologi akan mempersiapkan data pasien dan pasien juga akan diberikan informasi – informasi prosedur pemeriksaan yang sesuai dengan jenis pemeriksaan yang telah dipilih. Beberapa penjadwalan akan dilakukan sesuai dengan prosedur pemeriksaan pasien yang telah diinformasikan, yang mengharuskan pasien untuk melakukan puasa dan tindakan lainnya untuk mendukung proses pemeriksaan. Setelah itu dokter radiologi akan memberikan instruksi pemeriksaan kepada radiografer untuk mendukung proses pemeriksaan pasien. Jika pasien yang telah dijadwalkan tidak dapat hadir dalam waktu yang ditentukan, maka bagian administrasi akan mengatur ulang jadwal yang ada. Setelah pasien mendapatkan jadwal pemeriksaan, pasien akan menunggu panggilan pemeriksaan. 6. Pelaksanaan Pemeriksaan Pada saat penjadwalan pemeriksaan pasien telah tiba, petugas radiografer akan melakukan persiapan pemeriksaan radiologi, pada saat proses ini petugas radiografer akan menjelaskan prosedur pemeriksaan kembali kepada pasien. Jika pemeriksaan pasien diperlukan untuk penyuntikan zat kontras atau tindakan anastesi yang ternyata belum diinformasikan sebelum pemeriksaan, maka bagian administrasi radiologi akan memberikan lagi surat persetujuan zat kontras dan/atau anastesi (formulir Informed Consent). Jika pasien setuju maka pasien akan menandatangani surat persetujuan penggunaan zat kontras dan/atau anastesi dan perawat akan melakukan penyuntikan zat kontras dengan pengawasan dokter ahli radiologi atau pelaksanaan anastesi oleh dokter ahli anastesi dengan memberikan zat anastesi kepada pasien. Tujuan permohonan persetujuan penggunaan zat kontras atau tindakan anastesi ini untuk memastikan bahwa pasien akan mendapatkan penolakan (disclaimer) tanggung jawab dari rumah sakit jika terjadi efek samping atau reaksi alergi yang dapat mengakibatkan hingga pasien meninggal dalam penyuntikan sesuai dengan prosedur. Setelah itu radiografer akan melakukan pelaksanaan foto radiologi pasien. Hasil foto radiologi bisa saja berbeda-beda tergantung dari penggunaan alat dari pemeriksaan pasien. Setiap prosedur pemeriksaan berbeda-beda karena setiap alat 89 memiliki syarat keamanan yang berbeda-beda pula untuk bisa memakai alat tersebut. Berikut penjelasan syarat-syarat keamanan peralatan dan karakteristik masingmasing pemeriksaan radiologi beserta dengan bentuk hasilnya. a. Radiografi Radiografi ialah penggunaan radiasi pengion (sinar X, sinar gama) untuk membentuk bayangan bagian dalam tubuh yang dikaji pada film tanpa melakukan pembedahan. Radiografi umumnya digunakan untuk melihat obyek tak tembus pandang, misalnya bagian dalam tubuh manusia. Gambaran benda yang diambil dengan radiografi disebut radiograf atau radiogram. Radiografi lazim digunakan pada pelbagai bidang, seperti pelayanan kesehatan, arkeologi, dan industri. Radiografi digunakan untuk menghasilkan gambar diam 2 dimensi dari suatu obyek bagian dalam tubuh manusia. Oleh karena menggunakan radiasi sinar-X yang merupakan radiasi pengion, maka pemeriksaan radiografi harus dilakukan berdasarkan permintaan dokter pengirim dan harus memperhatikan batas paparan radiasi yang boleh diterima pasien dalam satu periode waktu. Selain itu pemeriksaan radiografi juga merupakan kontra indikasi bagi ibu hamil. Macam-macam pemeriksaan radiografi yang dilakukan antara lain: TRAKTUS CARDIORESPIRATORIUS, ABDOMEN & PELVIS, VERTEBRA & AXIAL, TULANG MUKA, EXSTREMITAS, SISTEM PENCERNAAN, dan SISTEM UROGENITAL. Pemerikaan dapat dilakukan tanpa atau menggunakan zat kontras. b. Fluoroskopi Pemeriksaan dengan alat fluoroskopi menggunakan sinar-X, namun mampu untuk menghasilkan gambar statis (serupa dengan radiografi) dan gambar dinamis (bergerak) karena dilengkapi dengan komponen detektor gambar yang disebut image intensifier maupun flat panel detector. Untuk bisa menggunakan alat ini, ada beberpa pemeriksaan dimana pasien harus diberikan suntikan zat kontras terlebih dahulu. Ada 2 macam zat kontras, yaitu kontras yang disuntikkan melalui pembuluh darah dan kontras yang diminum atau dimasukkan melalui anus. Hal ini dikarenakan dengan bantuan zat kontras penyinaran sinar-X klasik yang dilakukan terus menerus mampu menghasilkan gambar dengan kontras yang jelas. 90 Dalam pemberian zat kontras melalui pembuluh darah vena maka sebelum disuntik pasien harus menyetujui syarat dan kondisi yang berlaku dengan menandatangani surat persetujuan zat kontras terlebih dahulu. Hasil dari FLUROSKOPI tersebut akan ditampilkan terlebih dahulu pada layar monitor dan diperiksa kembali kualitas dan kejelasan gambar sebelum dicetak. Pencetakan bisa menggunakan film sesuai dengan jumlah dan keadaan pemeriksaan. Dalam pemeriksaan FLUROSKOPI membutuhkan dokumen pendukung seperti kuisioner untuk pemeriksaan khusus. Jika proses foto telah selesai maka radiografer akan mencetak foto dan melakukan pengecekan kembali apakah hasil foto yang diambil sudah benar dan jelas, jika hasil foto yang telah diambil kurang jelas maka radiografer akan melakukan pengambilan foto kembali. Setelah pengecekan foto maka radiografer akan menginput pemakaian inventori seperti film dan obat yang telah digunakan dalam proses pemeriksaan ini. Kemudian radiografer akan mencetak label foto dan memasukkan foto kedalam amplop hasil pemeriksaan radiologi. Hasil visualisasi radiologi yang sudah lengkap tersebut untuk dianalisis oleh dokter radiologi c. Angiografi Pemeriksaan angiografi merupakan pencitraan sinar-X untuk memeriksa pembuluh darah yang dapat dilakukan dengan menggunakan peralatan fluoroskopi atau dengan mengunakan peralatan khusus angiografi. Peralatan khusus angiografi terdiri dari tabung pembangkit sinar-X dan detektor gambar yang dirangkai dalam suatu lengan berbentuk huruf C sehingga dikenal dengan nama C-arm. Khusus yang mampu untuk melihat pembuluh darah kecil. Untuk bisa menggunakan alat ini pasien harus melepas semua benda – benda yang menempel pada bagian tubuh yang ingin diperiksa. Benda – benda yang menghalangi bagian tubuh yang diperiksa akan menggangu hasil dari angiografi tersebut. Hasil dari angiografi dicetak kedalam film sesuai dengan jumlah dan keadaan pemeriksaan. d. Mammography MAMMOGRAFI merpakan alat khusus pencitraan payudara dengan menggunakan sinar-X yang relatif kecil, sehingga hal ini tidak membahayakan pasien dan tidak diperlukan ruang isolasi dengan daya kedap radiasi khusus untuk melakukan pelaksanaan pemeriksaan. Untuk mendapatkan hasil yang akurat, pasien 91 harus mengisi kuisioner mammografi terlebih dahulu yang diperlukan oleh dokter ahli radiologi untuk memberikan diagnosis yang tepat. Selain itu, informasi ini juga diperlukan agar pengukuran dan pengaturan alat bisa berjalan dengan tepat. Hasil dari MAMOGRAFI dilihat dulu ketepatan posisinya dengan komputer sebelum dicetak. Jika sudah tepat dan jelas, maka hasil dicetak dalam film untuk dilakukan diagnosis lebih lanjut. Dalam Pemeriksaan MAMMOGRAFI membutuhkan dokumen pendukung seperti formulir permintaan pemeriksaan radiologi, formulir permintaan pemeriksaan mammografi. e. CT-SCAN (Computed Tomography) Untuk bisa dilaksanakanya pemeriksaan dengan menggunakan alat CTSCAN radiografer harus memastikan bahwa pasien wanita tidak dalam keadaan mengandung (hamil). Hal ini disebabkan karena tingkat radiasi sinar-X pada alat CTSCAN bisa membahayakan janin yang ada didalam kandungan. Pemeriksaan ini dilakukan harus dengan ruang tertutup khusus dengan kemampuan kedap radiasi, agar tingkat radiasi tidak menyebar ke luar ruangan. Walaupun memiliki tingkat radiasi yang sama – sama tinggi dengan MRI, CT-SCAN tidak memakai medan magnet untuk bisa menembus bagian dalam pasien, melainkan menggunakan sinarX. CT-SCAN mampu menghasilkan hasil yang lebih rinci dan terpisah dan dibentuk menjadi tampilan 3D sehingga lebih memudahkan dokter dalam melakukan diagnosa. Dalam Pemeriksaan CT-SCAN membutuhkan dokumen pendukung seperti formulir persiapan pemeriksaan radiologi dengan Kontras IntraVena, formulir persiapan Pemeriksaan CT SCAN Abdomen/ Whole Abdomen dengan Kontras Oral dan Intra Vena (IV). f. Pemeriksaan BMD (Bone Mineral Densitometry) Pemeriksaan BMD adalah Tes Kepadatan Mineral Tulang (Bone Mineral Densitometry) umumnya berkorelasi dengan kekuatan tulang dan digunakan untuk mendiagnosis osteoporosis. BMD diukur dengan uji absorptiometry sinar-X energi ganda (disebut sebagai scan DXA). Dengan mengukur BMD, memungkinkan untuk memprediksi risiko patah tulang. Ini sama halnya dengan dengan mengukur tekanan darah untuk membantu memprediksi risiko stroke. 92 Penting untuk diingat bahwa tes BMD tidak dapat memprediksi dengan pasti kapan dimulainya proses patah tulang. Ini hanya dapat memprediksi risiko. Tes kepadatan tulang tidak sama dengan scan tulang, yang merupakan tes kedokteran yang digunakan untuk mendeteksi tumor, kanker, patah tulang, dan infeksi pada tulang. Standar penilaian hasil tes BMD mengacu pada standar yang dikeluarkan oleh WHO untuk osteoporosi (WHO Technical Report Series # 843, Jenewa 1994): Hasil tes dinyatakan normal bila statistik BMD menunjukkan skor T antara 1 dan -1, dengan standar deviasi 1 dibanding rata-rata orang dewasa. Massa tulang yang rendah (secara medis disebut osteopenia) bila nilai BMD yang lebih besar dari 1 deviasi standar tetapi kurang dari 2,5 standar deviasi terhadap rata-rata orang dewasa. Laporan ini menunjukkan skor T antara -1 dan -2,5, yang berarti meningkatkan risiko patah tulang tetapi tidak memenuhi kriteria untuk osteoporosis. Osteoporosis: Sebuah nilai BMD 2,5 atau standar deviasi bawah lebih besar dari massa tulang puncak dewasa rata-rata muda. BMD dalam kisaran ini menandakan risiko patah tulang lebih tinggi daripada osteopenia. Laporan ini menunjukkan skor T -2,5 atau lebih rendah. National Osteoporosis Foundation memperkirakan bahwa 10 juta orang di Amerika Serikat mengalami osteoporosis dan hampir 34 juta lebih memiliki osteopenia, yang menempatkan mereka pada risiko lebih besar untuk osteoporosis. Data penelitian dari Depkes Indonesia pada tahun 2006 menunjukkan bahwa 1 dari 5 orang Indonesia rentan terkena penyakit osteoporosis. g. MRI (Magnetic Resonance Imaging) Untuk dilaksanakan pemeriksaan dengan menggunakan alat MRI, pasien tidak boleh membawa benda logam baik yang ada didalam tubuh pasien maupun yang melekat pada tubuhnya kedalam ruang MRI. Hal ini dikarenakan MRI menggunakan medan magnet yang sangat tinggi. Membawa benda logam ke area tersebut akan sangat berbahaya karena dapat menyebabkan tertariknya logam ke mesin MRI dan bisa merusak peralatan. Daya tarik logam ini mampu menarik lebih bahan logam lebih dari berat manusia sekalipun. Selain itu pasien dengan implan logam atau yang menggunakan alat pacu jantung juga dilarang mendekat ke area 93 MRI. Berdasarkan jenis radiasi yang digunakan, pemeriksaan MRI jauh lebih aman bagi manusia daripada pemeriksaan radiologi lainnya yang menggunakan radiasi sinar-X. Hasil pemeriksaan MRI membutuhkan film lebih dari satu lembar sebagai media cetaknya. Pencetakan yang banyak tersebut dikarenakan MRI perlu mencetak hasil gambar 2D dan 3D secara terbagi-bagi sesuai dengan pengaturan protokol pemeriksaan (sekuen) yang digunakan. Pemeriksaan MRI bisa saja berbeda-beda jumlah cetak pada setiap pemeriksaanya, tergantung dari jenis pemeriksaan dan diagnosis pasien. Hasil pemeriksaan MRI ini bisa digunakan untuk diagnosis kelainan pada jaringan lunak atau daerah anatomi terkecil sekalipun. Berbeda dengan pemeriksaan CT Scan yang baik untuk mendeteksi kelainan pada jaringan keras dan tulang. Dalam pemeriksaan MRI mebutuhkan dokumen pendukung yaitu formulir permintaan pemeriksaan MRI, surat persetujuan penggunaan zat kontras/anastesi, formulir anamnesis pemeriksaan pasien MRI. Zat kontras digunakan dalam pemeriksaan MRA (Magnetic resonance angiography, yaitu kelompok pemeriksaan menggunakan modalitas magnetic resonance imaging (MRI) untuk memvisualisasikan pembuluh darah). Bila permohonan pemeriksaan MRI meminta pemeriksaan MRCP (magnetic resonance cholangiopancreatography, adalah istilah dalam pencitraan medis yang menyatakan sebuah teknik untuk memvisualisasikan saluran empedu dan saluran pankreas menggunakan modalitas MRI), maka formulir persiapan pemeriksaan MRCP diberikan. h. USG (Ultrasonography) USG Merupakan alat pemeriksaan yang paling tidak berisiko pada departemen radiologi. Hal ini dikarenakan USG memiliki kadar radiasi yang sangat rendah dan tidak membahayakan sama sekali bagi mahluk hidup. untuk bisa memakai alat ini, pasien hanya perlu untuk melepas baju bagian atas dan pasien diharuskan untuk diolesi cairan khusus untuk bisa melihat kondisi internal fisik pasien. hasil pasien bisa terlihat dilayar alat USG tersebut. Hasil USG bisa terlihat langsung dilayar. Bukan hanya dokter radiologi / petugas radiografer saja yang bisa melihat keadaan internal pasien, pasien sendiri juga bisa melihat keaadaan internalnya secara langsung, sehingga tidak diperlukan dokter untuk mencetak hasil 94 kedalam film. Namun jika pasien meminta hasil cetak, maka petugas radiologi akan mencetak hasil dari alat USG tersebut. Dalam Pemeriksaan USG membutuhkan dokumen pendukung seperti formulir permintaan pemeriksaan radiologi, formulir persiapan pemeriksaan USG. 7. Laporan Hasil Pemeriksaan Proses selanjutnya dokter radiologi akan menganalisis hasil visualisasi radiologi yang sebelumnya diberikan oleh petugas radiografer, jika hasil visualisasi radiologi membutuhkan analisa lanjut maka dokter radiologi akan melakukan anamnesis. Anamnesis adalah diagnosa pemeriksaan pasien. Dokter radiologi akan menulis dan mencetak hasil pemeriksaan radiologi atau disebut juga dengan ekspertise radiologi. Hasil laporan pemeriksaan ini berupa berkas foto yang terdiri dari beberapa hasil foto dari pemeriksaan dan hasil laporan diagnosa. Kemudian laporan hasil tersebut diberikan kepada bagian administrasi radiologi untuk kemudian didistribusikan kepada pasien yang bersangkutan. Pada setiap pemeriksaan yang telah dilakukan, bagian administrasi radiologi akan melakukan pencatatan pemeriksaan yang telah dilakukan didalam buku log pemeriksaan pasien yang telah disiapkan. Pencatatan dicatat berdasarkan nomor urut pemeriksaan saja yang ditambahkan sendiri secara manual oleh petugas radiologi. 8. Distribusi Hasil Pemeriksaan Jika proses pemeriksaan telah selesai, maka bagian administrasi akan melakukan pendataan apakah ada biaya tambahan atau tidak, jika ada maka bagian administrasi akan mencetak biaya tambahan dan setelah itu bagian administrasi memberikan struk biaya tambahan kepada pasien. Biaya tambahan ini merupakan biaya alat/obat/media yang dikeluarkan lebih dari seharusnya pada pemeriksaan pasien terkait. Setelah itu struk biaya tambahan tersebut akan dibawa ke kasir untuk melakukan pelunasan biaya tambahan. Jika pembayaran biaya tambahan sudah lunas maka kasir akan mencetak struk pelunasan biaya tambahan. Pasien memberikan struk tersebut kepada bagian administrasi radiologi untuk bisa mengambil hasil pemeriksaan yang telah dilakukan. 95 Bagian administrasi radiologi akan menyerahkan amplop yang berkas foto pemeriksaan pasien beserta hasil pemeriksaan kepada pasien. Pasien yang telah menerima foto dan hasil pemeriksaan akan membawa hasil tersebut ke dokter pengirim atau dokter luar lainya untuk dilakukan pembacaan hasil pemeriksaan. 9. Persediaan Material Radiologi Setiap proses pemeriksaan, petugas radiografer akan melakukan pendataan penggunaan obat, alat dan bahan medis habis pakai, dan film yang telah digunakan oleh pasien secara manual. Setiap minggu dibuat laporan pembelian material radiologi seperti obat-obatan, film, dan sebagainya. Untuk proses pemesanan persediaan, jika persediaan sudah mencapai batas kurang maka petugas radiografer akan membuat surat permintaan barang. Ambang batas kurang yang ditentukan bisa saja berbeda – beda setiap bulannya, bergantung pada keadaan data penggunaan peralatan dan obat pada bulan yang terkait. Nantinya bagian farmasi akan memverifikasi untuk segera dilakukan pemberian barang sesuai dengan permintaan. Setelah itu petugas radiografer akan membuat laporan penerimaan barang yang kemudian akan diberikan kepada kepala radiologi. Kepala radiologi nantinya akan memverifikasi penerimaan barang yang telah diterima oleh petugas radiografer. Jika ada obat yang tidak sesuai maka radiografer akan mengembalikan barang tersebut ke bagian farmasi kemudian radiografer akan yang akan membuat laporan barang apa saja yang sudah dikembalikan kepada bagian farmasi, dan membuat laporan pengembalian barang yang akan diverifikasi oleh kepala radiologi. 3.5. Masalah Secara garis besar, departemen radiologi Rumah Sakit Royal Taruma telah memanfaatkan sistem komputer dengan aplikasi desktop, namun sistem yang ada sekarang masih belum mencakup keseluruhan proses bisnis yang berjalan. Pemanfaatan sistem informasi radiologi di RS. Royal Taruma masih hanya terbatas pada proses pendaftaran pasien, pembayaran, dan penulisan laporan hasil pemeriksaan. Sistem yang berjalan belum menyatukan modul aplikasi yang ada dengan kebutuhan keseluruhan proses bisnis di lapangan. 96 Berdasarkan atas wawancara dan pengamatan yang telah penulis lakukan terdapat beberapa masalah yang sering dihadapi oleh Rumah Sakit Royal Taruma sebagai berikut: 3.5.1. Verifikasi Permohonan Pemeriksaan oleh Dokter Radiologi Review atau verifikasi permohonan pemeriksaan dari dokter pengirim oleh dokter radiologi termasuk dalam pengolahan data klinis. Verifikasi betujuan untuk mendapatkan persetujuan pemeriksaan pasien. Proses berjalan sekarang masih menggunakan sistem pencatatan manual. Hal ini menyebabkan petugas administrasi radiologi harus melakukan pendistribusian formulir fisik secara berulang-ulang antar ruang dokter radiologi dengan ruang administrasi. 3.5.2. Proses Penjadwalan Proses penjadwalan pemeriksaan radiologi termasuk kedalam pengolahan data administrasi. Proses penjadwalan sekarang masih dituliskan di papan tulis dan buku perjanjian pemeriksaan. Dalam kasus ini pencatatan untuk pemeriksaan pasien terkadang bisa lupa untuk dituliskan ke dalam papan tulis dan buku perjanjian, sehingga hal ini dapat menyebabkan bentrok pemeriksaan jika ada pasien yang melakukan pemeriksaan di jam yang sama. Untuk pasien yang melakukan pemeriksaan secara berkala, petugas administrasi radiologi harus mencari data pasien yang harus melakukan pemeriksaan tersebut, hal ini dapat memungkinkan menyebabkan pemeriksaan yang dilakukan terlambat untuk dilakukan. 3.5.3. Pencatatan Pemeriksaan Pasien pada Tiap Modalitas Pencatatan pemeriksaan pasien termasuk dalam pengolahan data administrasi. Pencatatan pemeriksaan pasien yang berjalan masih dicatat dalam buku log, setiap buku log merupakan modalitas yang berbeda. Seperti pemeriksaan MRI memiliki buku pemeriksaan sendiri, dan pemeriksaan CT Scan mempunyai buku sendiri. Hal ini dapat menyebabkan pencarian pemeriksaan pasien yang membutuhkan waktu relatif lama. 97 3.5.4. Pencarian Riwayat Pemeriksaan Pasien Sistem pencarian riwayat pemeriksaaan pasien termasuk dalam pengolahan data klinis. Sistem pencarian riwayat pemeriksaan pasien hanya dapat disaring berdasarkan tanggal atau bulan pemeriksaan pasien. Hal ini dapat menyulitkan petugas administrasi radiologi atau dokter jika ingin melakukan pencarian riwayat pemeriksaan pasien. 3.5.5. Rekapitulasi Transaksi Pemeriksaan berdasarkan Dokter Pengirim Rekapitulasi Transaksi termasuk kedalam pengolahan data administrasi. Dalam sistem yang berjalan, data dokter pengirim tidak akurat. Sehingga jika petugas administrasu ingin menuliskan nama dokter pengirim yang baru harus memasukkan data tersebut ke dalam database. Hal ini dapat mengganggu pada saat proses pencatatan dalam keadaan darurat atau dalam keadaan untuk menuliskan informasi tersebut dalam waktu yang cepat. Dalam sistem yang berjalan data rekap dokter pengirim tidak ada, hal ini berguna untuk melakukan pendataan dokter mana yang sering melakukan pemeriksaan yang nantinya dapat digunakan untuk mengetahui seberapa sering dokter pengirim merekomendasikan atau merujuk pasien agar melakukan pemeriksaan radiologi di Rumah Sakit Royal Taruma. Informasi ini ditujukan untuk membangun relasi yang lebih baik lagi bagi Rumah Sakit Royal Taruma dengan memberikan apresiasi kepada dokter pengirim. 3.6. Usulan Pemecahan Masalah Untuk menyelesaikan masalah pada Rumah Sakit Royal Taruma, penulis mengusulkan beberapa pemecahan masalah, antara lain: 3.6.1. Verifikasi Pemeriksaan dari Dokter Radiologi Proses persetujuan oleh dokter ahli radiologi atas permintaan pemeriksaan radiologi yang diajukan dilakukan melalui sistem. Sehingga petugas administrasi radiologi menerima informasi persetujuan pemeriksaan dengan perubahan status, dengan demikian tidak perlu lagi ada pendistribusian formulir-formulir fisik antar ruangan. Dengan demikian petugas administrasi radiologi dengan segera dapat memberikan informasi kepada pasien. 98 3.6.2. Proses Penjadwalan Sistem penjadwalan pasien yang berinformasikan tentang modalitas yang digunakan, dengan tercantumnya modalitas yang ada. Dapat menghindarkan jadwal bentrok. Untuk mempermudah pencarian data pasien dalam melakukan penjadwalan, sistem akan mereferensikan data pasien sesuai dengan penjadwalan terkait. 3.6.3. Pencatatan Pemeriksaan Pasien dan Modalitas Nantinya sistem akan memiliki pencatatan pemeriksaan sesuai modalitas yang digunakan, hal ini dapat memudahkan radiografer maupun administrasi radiologi dalam melakukan pencarian pemeriksaan sesuai dengan modalitas yang ada dan akan disimpan kedalam sistem. Dengan adanya pencatatan pemeriksaan sesuai dengan modalitas maka administrasi radiologi dapat melihat informasi modalitas berikut dengan pemeriksaan yang sering dilakukan pasien. Hal ini berguna untuk membantu dalam pembuatan laporan sesuai pemeriksaan modalitas. Membantu kemudahan dalam pengecekan dan pencarian data pemeriksaan pasien sesuai dengan modalitas jika data tersebut diperlukan untuk kepentingan medis. Dengan demikian lebih memudahkan pencarian dibandingkan dengan mencari menggunakan buku log sesuai dengan kategori modalitas. 3.6.4. Pencarian Riwayat Pemeriksaan Pasien Dengan sistem yang dirancang ini, pencarian riwayat pasien dapat melakukan pencarian riwayat pemeriksaan dengan menggunakan nama pasien. Hal ini memudahkan dalam pencarian riwayat pemeriksaan dibandingkan dengan mencari pasien berdasarkan tanggal atau bulan pemeriksaan. 3.6.5. Laporan Dokter Pengirim Dengan sistem yang dirancang ini radiografer maupun petugas administrasi radiologi dapat melihat rekap yang tercatat dari dokter pengirim yang telah merujuk pemeriksaan pasien radiologi ke Rumah Sakit Royal Taruma. Sehingga rekap ini dapat menjadi track record dokter pengirim yang telah merujuk pemeriksaan radiologi ke Rumah Sakit Royal Taruma. Dengan adanya track record tersebut, terlihat seberapa sering dokter pengirim merekomendasikan pasien untuk melakukan pemeriksaan radiologi di Rumah Sakit Royal Taruma, sehingga Rumah Sakit Royal 99 Taruma dapat memberikan apresiasi kepada dokter pengirim tersebut. Dengan demikian, dokter pengirim yang sering melakukan rujukan pemeriksaan radiologi dapat dijadikan sebagai mitra kerja sama dalam pemeriksaan radiologi yang nantinya akan dilakukan di Rumah Sakit Royal Taruma. 3.6.6. Integrasi Data Untuk mendukung proses pemeriksaan radiologi membutuhkan dokumendokumen pemeriksaan yang berisikan informasi pemeriksaan pasien radiologi, data klinis, maupun data administrasi. Dalam proses bisnis yang sedang berjalan, dokumen-dokumen ini masih berbentuk fisik. Dokumen-dokumen tersebut akan diberikan kepada petugas radiologi maupun dokter yang membutuhkan masih dalam bentuk fisik sesuai dengan alur proses pemeriksaan radiologi. Dengan menggunakan sistem ini maka dokumen tersebut akan terintegrasi antara petugas radiologi, sehingga petugas radiologi tidak harus memberikan dokumen tersebut secara manual kepada petugas radiologi yang membutuhkan dokumen tersebut. Dengan sistem ini dokumen tersebut akan dapat dilihat oleh petugas radiologi yang membutuhkan dokumen tersebut secara langsung tanpa menunggu dokumen tersebut untuk diantarkan. Dalam penyimpanan dokumen, petugas radiologi dapat melakukan penyimpanan dokumen-dokumen radiologi secara elektronik. 100 Halaman ini sengaja dikosongkan
