komunikasi bisnis dalam organisasi kustiadi basuki senin,22mei

KOMUNIKASI BISNIS DALAM
ORGANISASI
KUSTIADI BASUKI
SENIN,22MEI 2017
PERTEMUAN 10
Pendahuluan
• Organisasi adalah sekelompok masyarakat kecil yang
bekejasama untuk mencapai tujuan.
• Komunikasi adalah perekat (lem) yang memungkin
sekelompok masyarakat kecil tersebut secara
bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.
• Dalam mencapai tujuan suatu organisasi, perlu ada
suatu proses komunikasi yang memungkinkan
anggota organisasi bertukar informasi dengan
menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang
biasa (umum).
• Karena melalui proses komunikasi akan diperoleh
suatu hasil yng sangat berarti bagi suatu organisasi.
• Setiap individu, baik sebagai anggota suatu
kelompok maupun sebagai anggota suatu
organisasi bisnis dan nonbisnis
memiliki
pemahamn dan kemampuan berkomunikasi.
• Bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan,
yaitu komunikasi verbal dan nonverbal yang
harus melalui proses dan seringkali timbul
kesalahpahaman/kendala. Sehingga memerlukan
perbaikan, agar kemampuan berkomunikasi
dapat ditingkatkan
Pengertian Komunikasi
• Communication is aprocess by with information is
exchanged between or among individuals through a
common system of symbols, signs, and behaviors
(Himstreet/Baty, 1990)
• Komunikasi adalah seni penyampaian informasi
(pesan, mesagge, ide, sikap, atau gagasan) dari
komunikator untuk merubah serta membentuk
perilaku
komunikan
(pola,
sikap
dan
pemahamannya) ke pola dan pemahaman yang
dikehendaki komunikator” (Siahaan, 1993).
• Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan
dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam
bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun
nonverbal (Djoko Purwanto, 1997).
Kesimpulan:
• Komunikasi bermaksud menyampaikan informasi atau
pesan kepada pihak lain
• Komunikasi dilakukan dengan sadar dan untukeroleh
tanggapan
• Komunikasi menggunakan cara atau sarana yang
dimengerti bersama
Bentuk Dasar Komunikasi
• Komunikasi Verbal (verbal communication)
merupakan salah satu bentuk komunikasi yang
disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan
(written) maupun lisan (oral).
Contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal, seperti :
Mengirim pesan atau menelpon orang tua, teman,
pacar; mengobrol/berbimcang-bincang dengan teman;
menggosip dengan tetangga sebelah; membaca puisi
di muka kelas; mempresentasikan makalah dalam
seminar; dan sebagainya.
Mengirim pesan-pesan, seseorang dapat mengguna
kan tulisan (menulis) dan ucapan (berbicara/lisan).
Untuk menerima pesan-pesan dapat menggunakan
pendengaran (mendengarkan) dan bacaan (membaca).
• Berbicara dan Menulis
Mengirim pesan-pesan bisnis, orang lebih senang
berbicara (speaking) karena praktis daripada menulis
(written) yang relatif jarang. Bukan berarti penyampaian
pesan bisnis dengan tertulis tidak penting, karena tidak
semua pesan bisnis bisa disampaikan secara lisan. Pesan
yang sangat penting dan kompleks akan lebih tepat
menggunakan tulisan, seperti surat, memo, laporan, dan
sebagainya.
• Mendengarkan dan Membaca
Suatu komunikasi dikatakan efektif, apabila merupakan
komunikasi dua arah. Dalam dunia bisnis ada
kecendeungan menggunakan/memanfaatkan waktu untuk
memperoleh informasi daripada menyampaikannya. Oleh
karena itu untuk bisa melakukannya memerlukan
ketrampilan mendengar (listening) dan membaca
(reading).
• Ketika seseorang melakukan penyaringan informasi
(supporting idea) harus dapat memutuskan mana
informasi yang penting dan mna yang tidak penting.
Pendekatan ang dapat dilakukan adalah mencari de pokok
(main idea) dan ide-ide pendukung.
• Bentuk komunikasi bisnis yang dilakukan oleh para
pelaku bisnis dalam melakukan komunikasi verbal.
Kirim pesan
Terima pesan
Gambar 1 : Komunikasi Verbal
•Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam
komunikasi bisnis adalah komunikasi noverbal, yakni
menggunakan gerakan-gerakan tubuh atau bahasa
isyarat (body language), ekspresi wajah, sandi, simbolsimbol, pakaian seragam, warna, intonasi suara, dsb
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur
sehingga sulit untuk dipelajari. Komunikasi nonverbal juga
bebrbeda dengan komunikasi verbal dalam hal
penyampaian pesan. Dalam komunikasi nonverbal,pesan
disampaikan secara spontan atau bersifat alami (natural)
dan tidak penah direncanakan sebelumnya.
Contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonvebal
• Tersenyum dan bejabat tangan dengan orang lain untuk
menunjukkan rasa senang, simpati, dan penghormatan.
• Membuang muka menunjukkan sikap tidak senang
tehadap orang lain
• Menggelengkan kepala menunjukkan sikap menolak
• Menganggukan kepala sebagai tanda setuju
Bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang
terstruktur, sehingga sulit untuk dipelajari. Komunikasi
nonverbaljuga berbeda dengan komunikasi verbal dalam
hal penyampaian pesan. Dalam komunikasi nonverbal,
pesan disampaikan secara spontan atau bersifat alami
(natural) dan tidak penah direncanakan sebelumnya.
 Pentingnya Komunikasi Nonverbal
• Komunikasi nonverbal sering tidak terencana/ kurang
terstrukur, namun memiliki pengaruh yang lebih besar
daipada komunikasi verbal. Sehingga penting dalam dunia
bisnis misal dalam berapa hal :
 Isyarat-isyarat komunikasi noverbal sangat penting
terutama untuk menyampaikan persahaan dan emosi
 Dengan
memperhatikan
isyarat
nonverbal,
seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau
menegaskan kejujuran pembicara
 Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi
pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang
efisien
Tujuan Komunikasi Nonverbal
 Menyediakan/memberikan informasi
 Mengatur suatu percakapan
 Mengekspresikan emosi
 Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau
mengembangkan pesan-pesan verbal
 Mengendalikan atau mempengaruhiorang lain
 Mempermudah tugas-tugas khusus
Dalam dunia bisnis, seorang manajer (pemimpin) harus
dapat menjadi komunikator yang baik, tahu bagaimana
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada para
bawahannya, kapan suatupesan-pesan bisnis itu harus
disampaikan, dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu
harus disampaikan.
Proses Komunikasi
Proses komunikasi dalam suatu organisasi bisnis dan
nonbisnis meliputi beberapa unsursbg :
Gambar 2 : Proses dan Unsur Komunikasi
• Unsur-unsur Utama Komunikasi
o Pengirim Pesan (=Sumber Informasi)
Awal proses komunikasi membentuk pokok pikiran,
mengumpulkan informasi, dan mengabstraksikan kenyataankenyataan melalui proses pemikiran perorangan (pengirim
pesan = sumber informasi) yang dipengaruhi oleh latar
belakang dan pengalamannya
o Enkoding (= Merumuskan Pesan)
Pokok pikiran yang tebentuk dirumuskan ke dalam
pesan-pesan (messages) agar konkrit dan siap
dikirimkan dengan cara teknik tertentu
o Media (= Sarana/Peralatan yang digunakan)
Pesan-pesan yang telah dirumuskan dan telah siap
untuk disampaikan, kemudian dipilihkan media
(sarana) komunikasi yang paling tepat , seperti : lisan,
tertulis, elektronik, simbol-simbol atau tanda-tanda.
o Dekoding (= Penjabaran Rumusan)
Pesan-pesan yang telah dirumuskan dan telah
disampaikan dengan menggunakan media komunikasi
yang terpilih, perlu dijabarkan sedemikian rupa agar
dapat dimengerti oleh penerima pesan.
o Penerima Pesan
Sasaran atau pihak lain (audience) yang menjadi tujuan
pengirim pesan untuk mendapatkan informasi
o Umpan Balik
Tanggapan dari penerima pesan, bahwa informasi sudah
diterima atau minta penjelasan lebih lanjut
oGangguan (***)
Gangguan adalah setiap faktor yang mengganggu
penyampaian atau peneriman pesan dari pengirim kepada
penerima, dandapat terjadi pada setiap unsur dalam
komunikasi
Kesalahpahaman/Penghambat Dalam Komunikasi
Masalah Dalam Mengembangkan Pesan
Sumber potensialnya adalah saat merumuskan pesan, karena
munculnya kegaru-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa
dengan situasi yang ada, atau dengan orang yang akan
menerima, adanya pertentangan emosi, atau adamya kesulitan
dalam mengekspresikan ide.
Masalah Dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi dapat pula terganggu karena munculnya
masalah dalam penyampaian pesan dari pengirim ke
penerima pesan, dikarenakan faktor fisik misalnya
sambungan kabel yang jelek, arus litrik yang lemah, dan
tindakan yang tidak terbaca. Gangguan tersebut tampaknya
sepele, namun mereka dapat memblok atau mengganggu
suatu pesan
 Masalah Dalam Menerima Pesan
Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara
lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara,
kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan
kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima
 Masalah Dalam Menafsirkan Pesan
Perbedaan latarbelakang, perbendaharaan bahasa, dan
pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya
kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.
Cara Memperbaiki Komunikasi
Beberapa persyaratan untuk dapat melakukan
komunikasi dengan efektif lain :
Persepsi, komunikator harus dapat memprediksikan
pesan-pesan yang akan disampaikan dapat diterima
oleh penerima pesan (komunikan)
Ketepatan, agar komunikasi yang dilakukan mencapai
sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal-hal
yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir
audience. Apabila hal tersebut diabaikan yang muncul
adalah miscommunication.
Kredibilitas, komunikator perlu memiliki keyakinan
bahwa komunikan (audience) adalah orang-orang
yang dapat dipercaya. Juga sebaliknya, komunikator
harus mempunyai satu keyakinan akan inti pesan dan
maksud yang ingin disampaikan.
Pengendalian, komuniaktor dalam berkomunikasi harus
mampu mengendalikan audiencenya. Karena reaksi audience
tergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator
mengendalikan audiencenya saat melakukan komunikasi
Kecocokan/Keserasiam, komunikator harus dapat menjalin/
menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan serta
menghormati dan memberi kesan yang baik kepada
audiencenya, agar komunikasi berjalan lancar dan mencapai
tujuannya.
 Kesimpulan, bahwa komunikasi yang efektif dapat mengatasi
berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan
memperhatikan tiga hal sebagai berikut :
• Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
• Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
• Mempermudah upaya umpan-balik antara si pengirim dan si
penerima pesan