MANAJEMEN KESEHATAN GIGI DAN MULUT

BAB I
MANAJEMEN
TUJUAN PEMBELAJARAN
TIU
: setelah menyelesaikan pembelajaran ini, mahasisiwa mampu memahami
tentang manajemen
TIK
: setelah menyelesaikan pembelajaran ini, mahasiswa mampu

menjelaskan pengertian manajemen

menerangkan prinsip-prinsip manajemen

menyebutkan unsure-unsur manajemen

menjelaskan fungsi manajemen
A. PENGERTIAN
Manajemen berasal dari bahasa Inggris yaitu “to manage” yang artinya
mengelola, mengatur, mengurus, melakukan atau mengendalikan segala sesuatu
sehingga berhasil. Di dalam kehidupan sehari-hari beberapa pemahaman timbul yang
berkaitan dengan kata manajemen ini. Ada yang menyatakan bahwa manajemen
sebagai suatu proses, tetapi dilain pihak manajemen dinyatakan sebagai sesuatu yang
tersendiri dan dipandang terpisah dari kegiatan bisnis dari kegiatan lainnya.
Untuk memperluas pandangan kita tentang pemahaman manajemen sebagai
proses berbagai definisi tentang manajemen dikemukakan berikut ini: Manajemen
dapat didefinisikan sebagai” kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh suatu
hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.” (
Siagian, P, 1994). Menurut George R Terry “manajemen adalah suatu proses tentang
perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan yang dilakukan dengan menggunakan
sumber daya yang tersedia untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.”
Menurut Klasik & Mary Parker Tollet ( dikutip dari Hellriegel & Slocum,
1992, Koontz & Weirich, 1992, Winardi,1990) menyebut bahwa manajemen adalah
suatu seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Selain itu manajemen
adalah suatu proses kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan,
pengendalian dan penilaian yang dilakukan secara berurutan dan berkelanjutan
dengan menggunakan sumber daya tersedia untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan dan disepakati sebelumnya.
B. RUANG LINGKUP
Dalam manajemen sering juga dipakai istilah administrasi untuk menerangkan
ruang lingkup yang sama. Pengertian “administrasi adalah keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 1
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.” ( Sondang ,P, Cit
Depkes,1999). Administrasi dalam arti sempit adalah tata usaha.
C. PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN
Terdapat dua prinsip penting di dalam manajemen, yaitu:
1. Manajemen untuk mencapai tujuan.
Prinsip ini melandasi pengertian bahwa manajemen adalah suatu kejadian
bersama untuk memperoleh sesuatu, pengertian ini menekankan pada tujuan
dimana manajemen menyaatakan sesuatu yang dikerjakan akan diperoleh
hasilnya.
2. Belajar dari pengalaman.
Prinsip ini yang membandingkan tujuan dengan pencapaian untuk menilai
efektifnya. Bila terjadi kesenjangan antara tujuan dan hasilnya/pencapaian maka
pemimpin harus menganalisa bagaimana hasil itu dicapai dan mencari penyebab
kesenjangannya. Kadang-kadang suatu penyebab tidak dapat dihilangkan dalam
waktu singkat dan hal ini disebut hambatan, dalam hal ini belajar dari pengalaman
memegang peranan penting.
Prinsip-prinsip manajemen adalah dasar-dasar dan nilai yang menjadi inti dari
keberhasilan sebuah manajemen.
Menurut Henry Fayol. seorang industrialis asal Perancis, prinsip-prinsip dalam
manajemen sebaiknya bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai
dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Prinsip - prinsip
umum manajemen menurut Henry Fayol terdiri dari.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Pembagian kerja (Division of work)
Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
Disiplin (Discipline)
Kesatuan perintah (Unity of command)
Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
Penggajian pegawai
Pemusatan (Centralization)
Hirarki (tingkatan)
Ketertiban (Order)
Keadilan dan kejujuran
Stabilitas kondisi karyawan
Prakarsa (Inisiative)
Semangat kesatuan dan semangat korps
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 2
Pembagian kerja (Division of work)
Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga
pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan
harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus
rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and
dislike.
Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the
right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi
kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja.
kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin
menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang
manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip
utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.
Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan
setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung
jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan
pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil
wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.
Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha
bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang
mempunyai wewemang terbesar adalah manajer puncak. oleh karena itu, apabila
manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang
yang ada padanya merupakan bumerang.
Disiplin (Discipline)
Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi
tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang
tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini,
pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap dirinya sendiri
sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerjaan sesuai dengan wewenang
yang ada padanya.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 3
Kesatuan perintah (Unity of command)
Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip
kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik.
Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan
wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada
serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta
pembagian kerja.
Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu
diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian
kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam
pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah
yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan
mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus
mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan.
Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari
pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.
Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan
organisasi. Hal semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap
kegiatan berjalan dengan lancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
Setiap karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan
organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya
tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian
kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi dapat terwujud, apabila setiap
karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.
Penggajian pegawai
Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan
terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan
kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga
dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam
prinsip penggajian harus dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan
tenang. Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbulkan kedisiplinan dan
kegairahan kerja sehingga karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 4
besar. Prinsip more pay for more prestige (upah lebih untuk prestasi lebih), dan
prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila ada
perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan
menimbulkan tindakan tidak disiplin.
Pemusatan (Centralization)
Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu
kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang
tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk
menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiuran wewenang
dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas
pelimpahan wewenang (delegation of authority)
Hirarki (tingkatan)
Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja
ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari
wewenang terbesar yang berada pada manajer puncak dan seterusnya berurutan ke
bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan akan mengetahui kepada
siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.
Ketertiban (Order)
Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada
dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang.
Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh karyawan, baik
atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban
dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.
Keadilan dan kejujuran
Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak
dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena
atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan
menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan
kejujuran pada bawahannya.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 5
Stabilitas kondisi karyawan
Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar
segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena
adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan.
Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan
dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran
yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja.
Prakarsa (Inisiative)
Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa
menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian
pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan,
pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang
datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai
orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan
terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah
kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang
hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan karyawannya.
Semangat kesatuan dan semangat korps
Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib
sepenanggungan sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat
kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap
karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh
dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat
kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara
yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa
bencana
D. UNSUR-UNSUR POKOK MANAJEMEN
Di dalam dunia usaha ada enam unsur yang mendukung manajemen,dikenal
dengan nama “The Six M’s” yang meliputi:
1. Manusia atau tenaga kerja (Man)
2. Uang atau biaya (Money)
3. Bahan-bahan atau material (Materials) baik bahan dalam pengertian
perlengkapan (Equipment and Supplies), maupun data/informasi
4. Peralatan (Machine)
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 6
5. Tata kerja/cara menyelenggarakan kerja (Methode)
6. Pasar (Market)
E. FUNGSI MANAJEMEN
Sebagaimana uraian definisi manajemen yang dikemukakan diatas, terdapat
empat garis besar fungsi manajemen,yaitu:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian.
3. Penggerakan.
4. Pengawasan/pengendalian.
Fungsi manajemen menurut Lufher Gullick yang dikenal dengan
“ POSDCORB”, yang merupakan istilah dari fungsi-fungsi manajemen, yaitu:
1. Planning ( perencanaan)
2. Organizing (pengorganisasian)
3. Staffing (pengadaan staf)
4. Directing (pengarahan)
5. Controlling (pengawasan)
6. Reporting (pelaporan)
7. Budgeting (pembiayaan)
Fungsi manajemen menurut Lufher Gullick dapat diuraikan seperti dibawah
ini:
1. Planning ( perencanaan)
Perencanaan adalah suatu proses menentukan kegiatan yang akan
dilakukan secara sistematis sesuai dengan keinginan. Sedangkan produk
suatu perencanaan adalah:
 Analisa keadaan dan masalah yang dihadapi
 Tujuan untuk mengatasi masalah
 Kebijakan dan strategi yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan yang
akan dilakukan.
 Rencana pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan.
 Rencana pengawasan, pengendalian dan penilaian.
Menurut George R Terry, perencanaan adalah pengumpulkan dan
pengolahan fakta-fakta serta menggunakan perkiraan-perkiraan untuk
bentuk masa depan dan perumusan usulan kegiatan yang diyakini dapat
mencapai tujuan yang diinginkan.
Para manajer harus memutuskan apa yang ingin dikerjakan, menetapkan
tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk organisasi, serta
memutuskan alat apa yang akan digunakan untuk mencapai tujuan
tersebut. Dalam rangka melakukan hal itu manajer harus mengestimasikan
sejauh mana kemungkinan dapat dicapai, baik dilihat dari aspek ekonomi,
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 7
social, politik dan lingkungan serta dihubungkan dengan sumber-sumber
yang ada untuk menwujudkan rencana tersebut.
Dengan adanya perencanaan tersebut, dimungkinkan hal-hal sebagai
berikut:
a. Organisasi akan mencadangkan sejumlah sumber daya tertentu yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu.
b. Anggota-anggota organisasi akan menjalankan kegiatan-kegiatan
sesuai dengan cara yang telah ditentukan.
c. Kemajuan dalam pencapaian tujuan akan dipantau dan diukur
sehingga tindakan-tindakan koreksi dapat diputuskan bila pencapaian
tujuan tersebut tidak memuaskan.
Rencana dapat dibedakan menjadi:
 Rencana kebijakan (Policy Plan), dibuat oleh manajer puncak / top
manajer.
 Rencana program (Program Plan/Strategi Plan)
 Rencana Operasional (Plan Of Achon), dibuat oleh manajer tingkat
paling bawah (middle manajer).
2. Organizing (pengorganisasian)
Organisasi adalah suatu wadah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan
yang sama. Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap orang di dalam
organisasi tersebut.
Setelah tujuan dan program untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan,
tugas selanjutnya dari seorang manajer adalah menyusun dan
mengembangkan organisasinya, untuk melaksanakan program tersebut.
Bentuk organisasi akan tergantung dari jenis, tujuan dan programnya, seorang
manajer harus mampu menetapkan bentuk organisasi ini dan kemudian
mengembangkan sehingga berfungsi.
Setiap tujuan yang hendak dicapai memerlukan keahlian sesuai dengan
bidangnya. Di dalam pengorganisasian manajer memutuskan posisi-posisi
yang perlu diisi serta tugas-tugas dan tanggungjawab yang melekat setiap
posisi tersebut. Tiap-tiap pekerjaan yang dilakukan oleh anggota-anggota
memerlukan saling berhubungan, yang pada akhirnya perlu disiapkan pula
alat-alat untu mengkoordinasikannya. Di dalam kenyataannya koordinasi
merupakan hal yang lebih penting daripada yang lainnya.
3. Staffing (pengadaan staf)
Staf adalah unsur yang membantu pimpinan menggerakkan organisasi dimana
mereka menghimpun didalamnya untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan
tujuan pengadaan Staf adalah mengisi struktur organisasi dengan orang
perorang yang akan diserahkan tugas menyelenggarakan kegiatan yang telah
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 8
digariskan. Peran dan fungsi staf adalah: 1) menyusun bahan-bahan
pengambilan keputusan, 2) sebagai penasehat (konsultan), 3) penyedia sumber
daya, 4) pelaksana teknis kegiatan dan 5) pengurus administrasi. Manfaat
pengadaan staf adalah: 1) dapat dicapainya tujuan dengan memuaskan, 2)
dapat meningkatkan efektifivitas dan efisiensi kerja, 3) dapat menambah
gairah kerja, dan 4) dapat diciptakan suasana kerja yang mengguntungkan.
Kepemimpinan adalah perpaduan berbagai perilaku yang dimiliki seseorang
sehingga orang tersebut memiliki kemampuan untuk mendorong orang lain
bersedia dan dapat menyelesaikan tugas-tugas tertentu yang dipercayakan
kepadanya (Ordway Tead). Kepemimpinan adalah suatu proses yang
mempengaruhi aktifitas seseorang atau sekelompok orang untuk mau berbuat
dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stogdill). Kepemimpinan adalah
hubungan yang tercipta dari adanya pengaruh yang dimiliki oleh seseorang
terhadap orang lain sehingga orang lain tersebut secara sukarela mau dan
bersedia bekerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan (Georgy R,
Terry). Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang
untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan
sasaran. Seorang pemimpin terlihat dalam lingkungan yang berbeda dimana
dibutuhkan bermacam gaya kepemimpinan.
Macam-macam gaya kepemimpinan antara lain, gaya kepemimpinan
otoriter adalah, menganggap organisasi sebagai milik pribadi, menganggap
bawahan sebagai alat semata-mata, tidak mau menerima kriti, saran ataupun
pendapan dari bawaannya. Gaya kepemimpinan demokratif adalah pemimpin
yang memiliki sifat, selalu berusaha mensinkronisasikan kepentingan dan
tujuan organisasi dengan kepentingan dan tujuan individual bawahannya.
Gaya kepemimpinan karimatis adalah seorang pemimpin yang memiliki
karisma yang diketahui bahwa pemimpin yang demikian mempunyai daya
tarik yang amat besar dan pada umumnya mempunyai pengikut yang amat
besar, meskipun para pengikut sering tidak dapat menjelaskan mengapa
mereka menjadi pengikut pemimpin itu. Di dalam pengorganisasian,
pemimpin membuat posisi-posisi dan memutuskan tugas serta tanggungjawab
yang melekat pada setiap posisi tersebut. Di dalam pengadaan staf, manajer
berusaha mendapatkan orang yang tepat untuk setiap pekerjaan. Pada setiap
unit biasanya orang-orang dicari setelah posisi-posisi tersebut ditentukan.
Namun demikian baik pengorganisasian maupun pengadaan staf kebanyakkan
merupakan suatu pekerja yang berkaitan. Pengadaan staf dalam kenyataannya
tidak dapat dilakukan sekaligus atau secara keseluruhan, karena mengadakan
staf dilaksanakan sehubungan dengan adanya anggota staf yang berhenti,
mendapat kecelakaan atau meninggal dunia.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 9
Contoh: Struktur Organisasi
pimpinan
Staf ahli
staf
4. Directing (pengarahan)
Pengarahan adalah salah satu tugas pimpinan di dalam fungsi melaksanakan
suatu program atau kegiatan, yaitu memberikan petunjuk kepada orang lain
atau bawahan dalam melaksanakan suatu kegiatan guna mencaapai tujuan
yang telah ditetapkan. Tujuan pengarahan adalah agar pelaksanaan kegiatan
memahami aktifitas yang dilakukannya dengan baik atau dapat juga dengan
adanya pengarahan diharapkan berbagai keputusan yang telah ditetapkan
dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Karena tidak seorangpun dapat
meramal masalah yang akan timbul dalam pekerjaan sehari-hari. Maka
manajer harus mempersiapkan pengarahan dari hari ke hari kepada para
bawahannya. Di dalam memberikan pengarahan atau bimbingan, manajer
menerangkan kepada anggota-anggota organisasinya apa yang harus mereka
kerjakan serta menolong mereka di dalam hal-hal yang belum diketahui.
Manajer menentukan sejauh mana pekerjaan telah dilaksanakan dan sejauh
mana kemajuan telah dicapai. Manajer harus tahu apa yang telah terjadi agar
dapat melangkah lebih lanjut, atau perlu diadakan perubahan/perbaikan di
dalam organisasi apabila terdapat penyimpangan dari pola yang telah
ditentukan.
Manfaat dari pengarahan tidak hanya bagi para pelaksana, tetapi juga bagi
pimpinan yang memberi pengarahan. Pengarahan berbeda dengan diskusi,
pengarahan lebih didominasi arus atas ke bawah. Sedangkan diskusi adalah
arus dua arah yang lebih didominasi dari hasil kesepakatan. Sedangkan
didalam pengarahan hasilnya adalah pemahaman.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 10
5. Controlling (pengawasan)
Pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi untuk menjamin agar upaya semua pekerjaan yang sedang
dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya
(Sondang,P,1994).
Pengawasan adalah kegiatan yang memberi penilaian sejauh mana kesesuaian
pelaksanaan suatu program mengikuti peraturan yang berlaku. Tujuan dari
kegiatan pengawasan adalah untuk mengupayakan agar setiap kegiatan yang
dilakukan harus mematuhi peraturan yang melandasinya. Peraturan-peraturan
tersebut dapat berbentuk:

Kebijakan

Rencana kegiatan

Standar

Pedoman

Produk hukum (peraturan dan perundang-undangan)
Sebagaimana dikemukakan sebelumnya bahwa pengawasan merupakan fungsi
pimpinan. Akan tetapi semakin besar suatu unit organisasi maka pelaksanaan
pengawasan dapat dilakukan oleh tenaga yang ditunjuk secara khusus untuk
itu secara fungsional.
6. Reporting (pelaporan)
Merupakan alat dari pengawasan yang perlu dijadikan suatu fungsi tersendiri
yang didalamnya telah menyangkut pekerjaan pengawasan. Laporan dibuat
agar atasan dan bawahan, mengetahui apa yang telah terjadi dan apa yang
belum diperbaiki ataupun ditambah.
7. Budgeting (pembiayaan)
Budgeting adalah merupakan alat pengawasan yang digunakan dalam dunia
bisnis maupun pemerintahan, atau merupakan suatu system penggunaan
bentuk-bentuk sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk
mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan melakukan perbandingan
pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 11
BAB II
MANAJEMEN KESEHATAN
TUJUAN PEMBELAJARAN
TIU
TIK
A.
: setelah menyelesaikan pembelajaran ini, mahasiswa
memahami tentang manajemen kesehatan
: setelah menyelesaikan pembelajaran ini, mahasiswa mampu
1. menerangkan ruang lingkup manajemen kesehatan
2. menerangkan sistem manajemen kesehatan
mampu
PENDAHULUAN
Jika kita menyebut perkataan sistem kesehatan, ada dua pengertian yang
terkandung didalamnya. Pertama pengertian sistem, kedua pengertian kesehatan.
Pengertian sistem banyak macamnya diantaranya salah satu sistem adalah gabungan
dari elemen-elemen yang saling dihubungkan oleh suatu proses atau struktur dan
berfungsi sebagai suatu satu kesatuan organisasi dalam upaya menghasilkan suatu
yang telah ditetapkan (Ryans). Menurut John McManana sistem adalah suatu struktur
konseptual yang terdiri dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja
sebagai satu unit organik untuk mencapai keluaran yang diinginkan secara efektif dan
efisien. Jika diperhatikan pengertian sistem ini adalah dapat dibedakan atas dua
macam,yakni:
a. Sistem sebagai suatu wujud
Adalah apabila bagian-bagian atau elemen-elemen yang terhimpun dalam system
tesebut membentuk suatu wujud yang cirri-cirinya dapat didiskrisikan dengan
jelas. Tergantung dari sifat bagian-bagian atau elemen-elemen yang membentuk
sistem, maka sistem sebagai suatu wujud dapat dibedakan atas dua macam, yaitu:
1) sistem sebagai wujud yang konkrit, yaitu bagian-bagian atau elemen-elemen
yang berbentuk sistem adalah konkrit dalam arti dapat ditangkap oleh panca
indera.
2) Sistem sebagai suatu wujud yang abstrak, yaitu bagian-bagian atau elemenelemen yang membentuk sistem adalah abstrak dalam arti tidak dapat
ditangkap oleh panca indera.
b. Sistem sebagai suatu metode.
Adalah apabila bagian-bagian atau elemen-elemen yang terhimpun dalam sistem
tersebut membentuk suatu metode yang dapat dipakai sebagai alat dalam
melakukan pekerjaan administrasi.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 12
B. RUANG LINGKUP MANAJEMEN KESEHATAN
Seperti halnya manajemen perusahaan, di bidang kesehatan juga dikenal
berbagai jenis manajemen sesuai dengan ruang lingkup kegiatan dan sumber daya
yang dikelolanya. Ada bidang yang mengurus personalia (manajemen personalia),
keuangan (manajemen keuangan), logistic obat dan peralatan (manajemen logistic),
pelayanan kesehatan (manajemen pelayanan kesehatan, dan sistem informasi
manajemen dan sebagainya).
Untuk masing-masing bidang tersebut juga dikembangkan manajemen yang
spesifik sesuai dengan ruang lingkup dan tugas pokoknya. Penerapan manajemen
pada unit pelaksanaan teknis merupakan upaya untuk memanfaatkan dan mengatur
sumber daya yang dimiliki oleh unit pelayanan kesehatan tersebut yang diarahkan
untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif, efisien dan rasional.
Dalam manajemen pelayanan kesehatan tersangkut tiga kelompok manusia,
yaitu: manusia penyelenggara pelayanan kesehatan (health provider). Kelompok
penerima jasa pelayanan kesehatan (para konsumen). Kelompok yang secara tidak
langsung terlibat misalnya para administrator baik dikalangan perusahaan maupun
pemerintah, yaitu masyarakat secara keseluruhan atau keluarga-keluarga penderita
yang jutru tidak jarang sangat menentukan dalam manajemen pelayanan kesehatan.
C. SISTEM KESEHATAN
Pengertian sistem adalah kumpulan dari berbagai faktor yang komplek dan saling
berhubungan yang tedapat dalam suatu Negara, yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan dan tuntutan kesehatan perorangan, keluarga, kelompok dan ataupun
masyarakat pada setiap saat yang dibutuhkan (WHO,1984). Pembagian jenjang
sistem terbagi menjadi tiga, yaitu:
a. Suprasistem
Adalah lingkungan dimana sistem tersebut berada. Lingkungan yang dimaksud
disini juga berbentuk suatu system tersendiri, yang kedudukan dan peranannya
lebih luas. Sistem yang lebih luas ini mempengaruhi system tetapi tidak dikelola
oleh sistem.
b. Sistem
Adalah suatu yang sedang diamati yang menjadi obyek dan subyek pengamatan.
c. Subsistem
Adalah bagian dari sistem yang secara mandiri membentuk sistem pula.
Subsistem yang mandiri ini kedudukan dan peranannya lebih kecil daripada
sistem.
Menurut Sistem Kesehatan Nasional (SKN), telah ditetapkan melalui SK.MenKes
RI. No.99a/MenKes/SK/III/1982 bahwa Sistem Kkesehatan Nasional adalah
suatu tatanan yang mencerminkan upaya bangsa Indonesia untuk meningkatkan
kemampuan mencapai derajat kesehatan yang optimal sebagai perwujudan
kesejahteraan umum seperti yang dimaksud dalam pembukaan UUD 1945. Dalam
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 13
Sistem Kesehatan Nasional (SKN), upaya kesehatan terbagi menjadi dua unsur
utama,yaitu :
1. upaya kesehatan masyarakat (UKM)
untuk memenuhi pelayanan kesehatan dasar masyarakat merupakan
tanggungjawab pemerintah, berdasarkan KEPRES No.15 tahun 1984 adalah
Departemen Kesehatan melalui segenap aparatnya yang tersebar diseluruh
tanah air. UU Pokok Pemerintahan Daerah No.5 tahun 1974 bahwa upaya
kesehatan masyarakat (UKM) merupakan tanggungjawab pemerintah daerah.
Fungsi pelayanan kesehatan masyarakat yang dimiliki oleh pemerintah hanya
merupakan pelayanan rujukan saja. Sedangkan pelayanan kesehatan seharihari dipercayakan kepada PUSKESMAS yang tersebar diseluruh kecamatan
di Indonesia.
2.
upaya kesehatan perorangan (UKP)
merupakan beban individu, keluarga dan kelompok-kelompok masyarakat
dalam sistem jaminan kesehatan, yang diberikan oleh melalui dokter keluarga
pada dasarnya merupakan pelayanan tingkat pertama (primary medical care
services). Apabila pelayanan kesehatan melalui dokter keluarga ini berhasil
dikembangkan akan diperoleh banyak manfaat antara lain, yaitu:

dapat diselenggarakan penanganan kasus penyakit.

dapat diselenggarakan pelayanan pencegahan penyakit dan
dijamin kesinambungan pelayanan kesehatan .

dibutuhkan pelayanan spesialis yaitu dapat diselenggarakan
pelayanan kesehatan yang terpadu.

Bila seluruh anggota keluarga yang ikut serta dalam
pelayanan kesehatan maka dapat mengatasi masalah
kesehatan yang dihadapi.

Dapat diperhitungkan sebagai factor yang mempengaruhi
timbulnya penyakit.

Dapat diselenggarakan penanganan kasus penyakit dengan
tata cara yang sederhana.

Dapat dicegah pemakaian peralatan kedokteran yang
canggih.
Sistem kesehatan adalah merupakan subsistem pelayanan kesehatan, sedangkan
pengertian yang terkandung didalamnya sangat luas. Sebagai akibat dari luasnya
pengertian sehat, maka terdapat berbagai kegiatan yang sekalipun tidak berhubungan
langsung dengan kesehatan, tetapi karena dampaknya juga ditemukan pada kesehatan
menyebabkan berbagai kegiatan tersebut seyogiyanya harus turut diperhitungkan.
Kegiatan-kegiatan yang seperti ini, yang dikenal dengan nama health related
activities banyak macamnya. Misalnya kegiatan pembangunan perumahan,
pengadaan sandang pangan, perbaikan lingkungan pemukiman dan lain sebagainya.
Sedangkan ciri-ciri sistem yang merupakan bagian-bagian atau elemen-elemen saling
berhubungan, mempengaruhi dan merupakan satu kesatuan. Serta mempunyai fungsi
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 14
untuk mencapai tujuan sama yang telah ditetapkan, untuk mengubah masukan
mengubah masukan jadi keluaran, bekerjasama secara bebas tapi tetap terikat dan
merupakan sistem terpadu, tak tertutup terhadap lingkungan. Sedangkan unsurunsurnya adalah: 1).Organisasi pelayanan. 2). Organisasi pembiayaan dan 3). Mutu
pelayanan dan mutu pembiayaan.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 15
BAB III
MANAJEMEN PERKANTORAN
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini dan melakukan latihan mahasiswa mampu :
• Memberikan secara grs bsr mengenai pengertian, prinsip-prinsip dan fungsi,
desain, tata ruang kantor dan sistem pengarsipan.
•
TIU : setelah mengikuti mata kuliah ini mahasiswa dapat memahami konsep
dan fungsi-fungsi manajemen perkantoran
•
TIK : setelah mengikuti mata kuliah mahasiswa diharapkan :
 menjelaskan pengertian manajemen kantor
 menjelaskan prinsip manajemen kantor
 Mengaplikasikan desain kantor
 Mengaplikasikan tata ruang kantor
 mengaplikasikan sistem pengarsipan
A. Pendahuluan
Manajemen perkantoran dipakai silih berganti dengan arti yang sama,
perkataan administrasi dengan dan manajemen pada umumnya dianggap sebagai
kata-kata sepadan. Hal itu ditegaskan oleh salah satu terbitan bangsa-bangsa sebagai
berikut : administrasi dan manajemen makin lama makin banyak dipakai secara
searti. Walaupun istilah administrasi lebih banyak dalam tindakan urusan Negara dan
istilah manajemen lebih banyak bagi urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini
terwdapat kecenderungan penggunaan manajemen dalam derajat yang lebih luas bagi
urusan Negara hal ini terjadi mungkin karena penerapan praktek-praktek manajemen
perusahaan yang semakin meningkat di bidang administrasi Negara.
Manajemen yang baik juga melakukan penataan ruangan tempat para staf akan
bekerja. Banyak unit kesehatan yang memiliki penataan ruangan kerja yang tidak
nyaman oleh karena ukuran bangunan atau ruang kerja perorangan yang sempit, atau
bentuknya yang aneh atau sering kali karena tidak ada orang yang memikirkan hal
ini.
Tidak diperlukan aturan yang rumit untuk menayta ruangan kerja hanya ada dua
pertanyaan yang sederhana yang perlu dijawab yaitu :
1. Pekerjaan apa yang akan diselesaikan?
2. Dapatkah ruangan ini diatur dalam cara lain yang dapat memudahkan
pekerjaan dan lebih nyaman untuk pasien?
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 16
B. Pengertian
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan pekerjaan
perkantoran.
Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu
instansi pemerintah, perusahaan swasta dan pada suatu badan sosial harus didukung
oleh pelayanan perkantoran. Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan
kantor yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok.
Menurut George Terry : merumuskan pekerjaan perkantoran sebagai berikut :
”Pekerjaaan perkantoran meliputi penyampaian pekerjaan sacara lisan dan
pembuatan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyaknya hal dengan
cepat guna menyediakan suatu landasan fakta”
Menurut Mills dan Standing Fort, setiap kantor memikul kewajiban untuk
mengamati secara cermat urusan-urusan perusahaan sebagaimana terlihat surat-surat
dan peringatan pejabat pimpinan akan segala sesuatu yang tak menguntungkan yang
dapat terjadi.
C. Konsep Tata Usaha Sebagai Pekerjaan Perkantoran
Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan yang terdiri dari 6 pola
perbuatan :
1. menghimpun : yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedinya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan
dimana-mana sehingga siap digunakan bila diperlukan
2. Mencatat : yaitu kegiatan, membubuhkan berbagai peralatan tulis keteranganketerangna yang diperlukan sehingga terwujud tulisan
yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah : yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna
4. Menggandakan : yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan
5. Mengirim : yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dengan alat dari
satu pihak ke pihak yang lain
6. Menyimpan : yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu dan aman
1) Pengertian tata ruang kantor
• adalah penyusunan alat-alat kantor pd luas lantai yg tersedia (Littlefield dan
Peterson, 1956)
• Adalah ketentuan penentuan kebutuhan ruangan utk menyiapkan suatu
susunan praktis yg dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dgn
biaya yg layak (George Terry,1985)
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 17
2) Fungsi Kantor Pada Pusat Kesehatan
Adalah tempat pelaksanaan pekerjaan adaministrasi dan penyimpanan
dukomen dan surat-surat, kantor tidak selalu berupa satu ruangan penuh tapi dapat
hanya berupa sebuah meja atau sudut ruangan.
3) Kegiatan Perkantoran
 Kegiatannya surat menyurat (korespondensi)
 Kegiatan pelayanan kesehatan
 Manajemen staf
 Administrasi dana dan peralatan
- Pemesanan
- Penyimpanan
- Pengeluaran
4) Desain Kantor
a. Dibuat gambar denah kantor dengan skala 1 : 40, dicantumkan panjang
dan lebar ruangan dan desain letak pintu, jendela dan pilar gedung
b. Catat dan tentukan setiap aktivitas/ pekerjaan, proses pelaksanaan, urutan
pekerjaan dan jumlah pegawai
c. Susun konsep tata kerja ruang kantor yang memungkinkan :
 Penambahan/pengurungan pegawai
 Penambahan/penggantian perabotan / alat kerja
 Perubahan penyelesaian/proses/prosedur kerja
 Penambahan, pengurangan/perubahan pekerjaan tambah kuantitas
 Perubahan struktur organisasi
5) Pedoman penyusunan tata ruang
a) Proses pekerjaan kantor menempuh jarak terpendek
b) Rangkaian aktifitas berjalan secara lancar
c) Penggunaan ruang secara efisien
d) Terpeliharanya keselamatan dan kepuasan kerja
e) Pengawasan pekerjaan secara maksimal
f) Kesan pihak luar baik
g) sewaktu-waktu dapat dengan mudah dirubah
6) Azas-azas pokok tata ruang
a. Azas jarak pendek : jarak antara 2 titik merupakan jarak pendek
b. Azas rangkaian kerja : penempatan para pegawai dan alat-alat kantor
menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan
c. Azas penggunaan segenap ruangan : dimungkinkan ruangan yang tidak
terpakai
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 18
d. Azas`susunan tempat kerja : dapat dirubah dengan mudah bila diperlukan
(perubahan proses kerja, penemuan teknologi)
7) Langkah-langkah penyusunan tata ruang
a. Adanya hubungan kerja antara unit-unit yang lain
b. Sifat-sifat pekerjaan (rahasia dan umum)

Pelayanan publik mudah terlihat

Pengelompokan unit-unit yang berhubungan

Pusat ketatausahaan ditempatkan ditengah-tengah

Unit kerja yang membutuhkan ketenagaan dengan unit yang
menimbulkan kebisingan diletakkan berjauhan.
Macam-macam tata ruang
1.
Tata ruang tertutup/terpisah
Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi dalam beberapa satuan.
Pembagian ini sesuai kondisi gedung terdiri berkamar-kamar maupun
karena dibuat secara terpisah dengan sketsel kayu atau kaca.
Pelaksanaan fungsi tiap seksi-seksi dilakukan pada ruang kerja yang
terpisah-pisah
2.
Tata ruang terbuka
Pada Susunan ini ruang kerja yang tidak dipisah-pisahkan semua aktifitas
dulaksanakan pada suatu ruangan kerja yang terbuka. Ruangan besar
terbuka akan lebih baik daripada ruang yang sama luasnya yang dibagi
dalam satuan-satuan kecil.
Keuntungan tata ruang terbuka
1. Memungkinkan pengawasan lebih efektif bagi segenap pegawai
2. Mempererat hubungan pegawai satu dengan yang lain karena adanya
persatuan sehubungan bekerja pada satu ruangan
3. Memudahkan penyebaran udara dan cahaya
4. Memudahkan perubahan bila ada penambahan pegawai dan penambahan
pegawai dan alat-alat kantor
Kerugian tata ruang terbuka
1. Pekerjaan yang bersifat rahasia/pribadi tidak terjamin
2. Dapat terjadi kebisingan
Faktor yg berhubungan dgn tata ruang
1. Cahaya : penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan
menambah efisiensi kerja pegawai karena mereka dapat bekerja lebih
cepat dan mengurangi kesalahan, mata tidak cepat lelah,
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 19
2.
3.
4.
5.
Pembagian pencahayaan : langsung, setengah langsung, setengah tidak
langsung dan tidak langsung
Warna : merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi pegawai,
akan mempengaruhi keadaan jiwa pegawai, pewarnaan yang tepat pada
dinding dan alat akan memelihara kegembiraan dan ketenangan kerja
pegawai
Udara : yang penting suhu udara dan kelembaban udara
Suara : alat yang menimbulkan kebisingan dipasangi peredam suara,
karena suara dapat mempengaruhi efisiensi pekerjaan
D. Sistem Pengarsipan
Dalam pelaksanaan tata usaha banyak sekali dipergunakan kertas dan
peralatan tulis yang beranekaragam, oleh karrena itu tata usaha sering disebut juga
pekerjaan tulis menulis. Dengan dilakukan pekerjaan tulis menulis dalam setiap
kantor untuk mencacat berbagai informasi pada lembaran kertas maka tercipta catatan
tertulis.
Fungsi pokok tatausaha dapat diringkas jadi kegiatan-kegiatan catatan tertulis
dan menyimpan catatan tertulis jadi kegiatan menyimpan keterangan sebagai suatu
aktifitas tatausaha dalam kenyataanya berupa kegiatan menaruh catatan tertulis
dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau
hilang.
1. Pengertian
segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam setiap
kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujan tertentu
Suatu kumpulan catatan tertulis yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali
2. Sistem penyimpanan arsip
1. Menurut abjad/alfabet filling
2.
nama org,organisasi yg tertera pd setiap surat
3. Menurut prihal/subject filling : urusan yg dimuat dlm tiap catatan tertulis mis
slrh surat mengenai iklan dkumpulkan jadi dgn judul iklan
4. Menurut wilayah/geografic filling : dssn menurut pbgn wilayah mis (pulau,
propinsi, kota dll)
5. Menurut nomor/numeric filling : disimpan menurut urutan angka dr 1 hingga
bilangan yg lbh bsr
6. Menurut tanggal/chronological filling : dssn menurut urutan tanggal pd setiap
catatan yg tertulis
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 20
3. Tata kerja kearsipan
1. Dicatat dlm buku agenda pengriman dan penerimaan surat pd pihak lain
2. Utk setiap srt keluar dan srt msk dibuatkan buku agenda sendiri, tp dpt juga
disatukan
3. Stlh diagenda srt disimpan
4. Penyimpanan dilakukan dlm berkas jepitan (snelchechter) atau dlm berkas
tebal (briefordner)
5. Pengarsipan yg lbh praktis menggunakan siste penyimpanan abjad atau prihal
4. Penyusutan arsip
a. Kegunaan arsip tdk digunakan utk selamanya,suatu ketika arsip berakhir
kegunaannya dan tdk memp. nilai utk disimpan nilai arsip
b. untuk mengetahui bernilai atau tidaknya suatu arsip diukur dengan angka
pemakaian, dengan rumus :
Angka pemakaian = jml permintaan surat
jml srt dlm arsip
c. Semakin besar presentasi dari angka pemakaian semakin baik arsip tersebut
dan makin bermanfaat untuk disimpan
d. Arsip tersebut masih aktif untuk membantu jalannya organisasi.
e. Pengarsipan membutuhkan pegawai, ruangan dan tpt penyimpanan
5. Syarat-syarat petugas arsip
1. Ketelitian : dapat membedakan nama, angka yang sepintas tampak
sama
2. Kecerdasan : memiliki daya ingat yang tajam sehingga tidak mudah
lupa tentang pokok soal yang telah diarsipkan
3. Kecekatan : mempunyai jasmani yang baik sehingga dpt bekerja
dengan cepat
4. Kerapian : dapat menyusun dgn rapi kartu2, berkas2, surat2 shg lbh
mudah dicari
Daftar Pustaka:
1. Hasibuan SP Melayu, 2006,Manajemen dasar, pengertian disian
masalah, edisi revisi, Bumi Aksara, Jakarta
2. Mahon Mc.Rose Maary,Barton Elizabet, Piot Maurice, 1999,
Manajemen Pelayanan Primer, Alih bahasa : Kumala Poppy, EGC,
Jakarta
3. The Leang Gie, 1979 :Administrasi Perkantoran Modern, cetakan
ke 9, Penerbit Nur Cahaya, Jogjakarta
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 21
BAB IV
MANAJEMEN KESEHATAN GIGI
TUJUAN PEMBELAJARAN
T I U : setelah menyelesaikan pembelajaran ini, mahasiswa
memahami tentang manajemen kesehatan Gigi
T I K : setelah menyelesaikan pembelajaran ini, mahasiswa mampu
- Menerangkan ruang lingkup manajemen kesehatan Gigi
- Menjelaskan manajemen kesehatan gigi
- Meenerangkan sistem rujukan pelayanan kesehatan gigi
mampu
A.
PENDAHULUAN
Pada dasarnya manajemen merupakan sebagian ilmu lainnya, yang secara
umum mempelajari mengelola atan mengatur suatu hal yang berkaitan dengan
administrasi dan lain-lain. Ilmu manajemen ini dapat juga dipakai kehidupan
sehari-hari atau dalam suatu organisasi baik organisasi besar maupun kecil
yang dalam pelaksanaannya menyangkut hal-hal pengertian dan konsep dasar
manajemen.
B.
RUANG LINGKUP MANAJEMEN KESEHATAN GIGI
Manajemen di sini meliputi pengertian dan konsep dasar manajemen yang
mempunyai keterkaitan dengan pelayanan asuhan kesehatan gigi dan mulut,
agar dapat memberikan pelayanan yang optimal, maka dibutuhkan berbagai
sumber daya yang harus diatur dengan proses manajemen secara baik.
Manajemen kesehatan gigi merupakan suatu kenyataan bagi tenaga kesehatan
gigi untuk dapat memahami ilmu manajemen dengan baik dan trampil sebagai
acuan atau landasan dalam memberikan pelayanan asuhan kesehatan gigi dan
mulut, juga dapat mengelola dan mengatur waktu sebaik mungkin. Selain itu
dapat digunakan untuk mengkaji proses pengambilan keputusan tentang
bagaimana menggunakan orang lain untuk menyelesaikan berbagai tugas.
C.
MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN GIGI
Visi Departemen Kesehatan RI, Indonesia Sehat 2010 dicanangkan melalui
program kesehatan terutama di bidang promotif, preventif, kuratif dan
rehabilitatif. Hal ini diperlukan untuk meningkatkan derajat kesehatan demi
mendapatkan tingkat kesadaran penting arti pemeliharaan kesehatan gigi.
Kegiatan-kegiatan pelaksanaan dapat melalui:
a. Macam-macam program penyuluhan kesehatan gigi dan mulut.
 Kegiatan pelayanan kesehatan gigi dan mulut masyarakat dan keluarga
melalui UKGMD
 Penyuluhan kesehatan gigi dan mulut pada anak usia sekolah
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 22
b.
c.
d.
e.
D.
 Penyuluhan kesehatan gigi dan mulut pada penderita/pengunjung
PKM/RS
Kegiatan pelayanan kesehatan gigi dan mulut:
 Kegiatan promotif untuk meningkatkan kesehatan gigi dan mulut
melalui penyuluhan
 Kegiatan preventif untuk memberikan perlindungan khusus pada gigi.
 Kegiatan kuratif untuk memberikan penyembuhan orang sakit.
Keadaan dan masalah kesehatan gigi dan mulut:
 Dilakukan survey melalu DMF-T, CPITN dan OHIS
 Hasil survey melalui masalah yang didapat
Tujuan kegiatan pelayanan kesehatan gigi dan mulut:
 Masyarakat mampu memelihara kesehatan gigi dan mulut
 Masyarakat dapat melakukan perencanaan terjadinya
penyuluhan gigi dan mulut
 Masyarakat dapat mempergunakan sarana pelayanan kesehatan
gigi
Tahap-tahap pelaksanaan:
 tahap persiapan
 tahap perencanaan
 tahap pelaksanaan
 tahap pembinaan
 tahap penilaian
 tahap pengembangan
SISTEM RUJUKAN PELAYANAN KESEHATAN GIGI
Pengertian rujukan adalah suatu sistem penyelenggaraan pelayanan kesekatan
yang melaksanakan pelimpahan tanggungjawab atau timbale balik terhadap
suatu kasus penyakit atau masalah kesehatan secara vertical dalam arti dari
unit kesehatan yang kurang mampu kepada unit yang lebih mampu atau secara
horizontal dalam arti unit kesehatan yang setingkat lebih tinggi
kemampuannya.
Manfaat:
Dari sudut pemerintah/penentu kebijakan (policy maker):
 Membantu menghemat, tidak perlu menyediakan fasilitas dan sarana
alat kesehatan yang sama disetiap unit.
 memperjelas sistem pelayanan kesehatan, terdapat hubungan kerja
antara berbagai unit kesehatan.
 Memudahkan pekerjaan administrasi administrasi/manajemen
perencanaan.
Dari sudut masyarakat/pemakai jasa pelayanan (health consumer):
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 23

Meringankan biaya pengobatan, dapat dihindari pemerksaan yang
sama berulang-ulang.
 Mempermudah mendapatkan npelayanan, diketahui fungsi dan
wewenang setiap sarana kesehatan.
Dari sudut penyelenggara pelayanan kesehatan (health provider):
 Memperjelas jenjang karier tenaga kesehatan dengan dampak positif.
 Membantu meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan melalui
kerjasama.
 Memudahkan/meringankan beban tugas, sesuai unit kerja.
Macam-macam rujukan:
 Rujukan kesehatan
 Rujukan medik.
Dalam bidang kedokteran gigi dikembangkan:
 Rujukan kesehatan
 Rujukan teknologi berupa ilmu pengetahuian,pedoman, petunjuk
pelaksanaan dll.
 Rujukan sarana berupa alat kesehatan, brosur, leaflet, poster dan alat
KIE
 Rujukan operasional berupa anggaran dan alat transport
 Rujukan medik.
 Rujukan penderita
 Rujukan model
 Rujukan jaringan/preparat
 Rujukan tenaga ahli mengirim tenaga ahli
 Rujukan alhi tehnologi-menerima tenaga ahli / mengikuti pelatihan

Rujukan ditinjau dari unit kesehatan yang dilakukan adalah:
 Rujukan intern
 Rujukan ekstren
Tata cara mengirim rujukan:
1.
Rujukan medik: dibuat surat format rujukan untuk:
 Rujukan pasien: kepada/dari dokter/instansi yg lebih mampu/berwenang
 Rujukan pasien ke/dari laboratorium klinik untuk menunjang diagnosa.
 Rujukan model/jaringan untuk dikirim ke laboratorium atau jawaban
laboratorium.
2.
Rujukan kesehatan:
 Mengirim brosur
 Mengirim peralatan dan fasilitas kesehatan pencegahan dan promotif
 Pelatihan tenaga kesehatan
 Pengiriman tenaga kesehatan
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 24
BAB V
KOMUNIKASI
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti perkuliahan tentang komunikasi, mahasiswa semester 1
dapat :
1) Menjelaskan pengertian komunikasi
2) Menjelaskan prinsip-prinsip komunikasi
3) Menjelaskan unsur-unsur komunikasi
4) Menjelaskan alur komunikasi komunikasi
5) Menyebutkan dan Menjelaskan jenis-jenis komunikasi
6) Menyebutkan dan Menjelaskan kegunaan alat-alat komunikasi
A.
PENDAHULUAN
Manusia sebagai mahluk sosial tidak dapat hidup sendiri tanpa adanya manusia
lain, dan manusia selalu tergantung pada manusia lainnya, sehingga akan terjadi
reaksi dan interaksi diantara mereka. Dengan adanya reaksi dan interaksi
menunjukkan adanya komunikasi, yang sangat penting artinya bagi kelangsungan
kehidupan manusia (Dep.Kes RI, 1999). Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak bisa
lepas dari kegiatan komunikasi. Pada kenyataannya komunikasi memang secara
mutlak merupakan bagian yang integral dari kehidupan kita (Kariyoso, 1994)
B.
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Kata komunikasi berasal dari bahasa latin communicare, atau communis yang
berarti menjadikan milik bersama (Azwar, 1996, dan Dep.Kes, 1999). Pada saat kita
berkomunikasi dengan orang lain berarti kita berusaha untuk sesuatu yang kita
sampaikan menjadi miliknya juga (Dep.Kes.RI, 1999).
Menurut Azwar (1996), komunikasi adalah :
1. pertukaran pikiran atau keterangan dalam rangka menciptakan rasa saling
mengerti dan saling percaya demi terwujudnya hubungan yang baik antara
seseorang dengan orang lainnya.
2. pertukaran fakta, gagasan, opini, atau emosi antar dua orang atau lebih.
3. suatu hubungan yang dilakukan melalui surat, kata-kata, simbol atau pesan yang
bertujuan agar setiap manusia yang terlibat dalam proses dapat saling tukar
menukar arti dan pengertian terhadap sesuatu.
Berdasarkan pengertian tersebut di atas, jelaslah tujuan utama komunikasi
adalah menimbulkan saling pengertian,1 bukan persetujuan. Seseorang yang tidak
setuju terhadap sesuatu hal, tetapi memahami benar apa yang tidak disetujuinya
tersebut, juga telah memiliki komunikasi yang baik.
Menurut Gitosudarmo (2000), komunikasi didefinisikan sebagai penyampaian
atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima, baik lisan, tulisan, maupun
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 25
menggunakan alat komunikasi. Pertukaran informasi yang terjadi di antara pengirim
dan penerima tidak hanya dilakukan lisan atau tertulis oleh manusia, akan tetapi juga
menggunakan alat komunikasi yang canggih. Sebagai contoh, pengiriman informasi
dengan sistem informasi manajemen yang kompleks, dengan data yang berasal dari
berbagai sumber, kemudian dianalisis oleh komputer dan disampaikan kepada
penerima secara elektronik.
Pentingnya komunikasi dalam hubungannya dengan pekerjaan telah
ditunjukkan oleh banyaknya waktu yang dipakai untuk berkomunikasi dalam
pekerjaan. Suatu studi menunjukkan bahwa pekerja bagian produksi berkomunikasi
16 sampai 46 kali dalam satu jam. Untuk manajer tingkat bawah menggunakan
waktunya sekitar 20-50 % secara verbal atau lisan, sedangkan pada tingkatan manajer
menengah dan atas, 29-64 % secara verbal langsung maupun melalui telepon
(Gitosudarmo, 2000). Dapatlah diperkirakan banyaknya komunikasi yang dilakukan
oleh seorang tenaga kesehatan seperti perawat misalnya, yang harus berkomunikasi
dengan dokter, pasien, keluarga pasien, dan sejawatnya.
C.
PRINSIP DASAR KOMUNIKASI
Agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar, dalam arti mencapai tujuan
sebagaimana yang diharapkan, ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam
proses komunikasi. Menurut Dep.Kes (1999) prinsip komunikasi adalah :
1. memenuhi syarat lima C yaitu :
a. Complete : lengkap
b. Clear
: jelas
c. Consic : singkat
d. Correct : benar atau tepat
e. Courteou : sopan
2. antara komunikator dan komunikan hendaknya mempunyai hubungan baik, wajar,
dan saling mempercayai.
3. bersifat timbal balik
4. bersifat terbuka dan tidak dibuat-buat.
D.
UNSUR KOMUNIKASI
Untuk terjadi komunikasi ada beberapa faktor yang harus ada, yaitu unsur
komunikasi dan proses komunikasi. Terdapat beberapa pendapat mengenai unsurunsur dalam komunikasi, namun pendapat tersebut tidak saling bertentangan malah
saling melengkapi. Pada beberapa buku, unsur komunikasi dikelompokkan menjadi
dua bagian yaitu unsur utama dan unsur pelengkap, namun beberapa buku lain
menyebutkan semuanya sebagai unsur utama komunikasi. Secara umum pendapat
tersebut dikelompokkan menjadi empat macam, yang secara sederhana digambarkan
dalam bagan 1. berikut ini
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 26
Pendapat
3 unsur
1. sumber
2. pesan
3. sasaran
Bagan 1. Unsur-unsur komunikasi
Pendapat
Pendapat
4 unsur
5 unsur
1. sumber
2. pesan
3. media
4. sasaran
1. sumber
2. pesan
3. media
4. sasaran
5. sistim simbol
Pendapat
6 unsur
1. sumber
2. pesan
3. media
4. sasaran
5. umpan balik
6. akibat
Sumber : Azwar, Pengantar administrasi kesehatan, 1996.
Menurut Dep.Kes (1999), yang termasuk dalam kelompok unsur utama
komunikasi adalah komunikator, pesan, dan komunikan. Unsur pelengkap
komunikasi adalah sumber pesan, saluran atau media, dan tujuan atau efek. Menurut
Gitosudarmo (2000), unsur utama komunikasi adalah pengirim, penyandian
(encoding), pesan, saluran, penerima, penafsiran (decoding), umpan balik, dan
gangguan (noise).
Secara umum unsur komunikasi tersebut dapat dijelaskan berikut ini :
1.
Komunikator atau pengirim adalah orang memiliki informasi, ide, gagasan,
atau pesan, dan berkehendak menyampaikan kepada orang lain sebagai
penerima pesan atau komunikan. Dalam manajemen, komunikator ini dapat
berasal dari perorangan, kelompok, dan ataupun institusi serta organisasi
tertentu (Azwar, 1996). Dalam buku karangan Azwar (1996), komunikator atau
pengirim diberi sebutan sebagai sumber.
2.
Pesan adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima
(Gitosudarmo,1999), dan pesan merupakan pengertian dari pengirim yang akan
disampaikan kepada penerima (Dep.Kes,1999). Sebagian besar pesan dalam
bentuk kata baik lisan maupun tulisan, namun beraneka ragam perilaku
nonverbal dapat juga digunakan untuk menyampaikan pesan, seperti gerak
tubuh, raut muka, gambar, dan lain sebagainya.
3.
Penyandian (encoding), merupakan proses mengubah informasi ke dalam
isyarat atau simbul tertentu untuk ditransmisikan (Gitosudarmo, 2000), dan
merupakan rumusan pesan yang akan disampaikan (Dep.Kes, 1999). Proses
penyandian ini dilakukan oleh pengirim.
4.
Komunikan adalah orang yang menerima pesan dari pengirim (Dep.Kes, 1999)
dan melakukan proses penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim
(Gitosudarmo, 2000).
5.
Sumber pesan adalah yang pertama memiliki ide atau gagasan yang akan
disampaikan kepada penerima (Dep.Kes, 1999).
6.
Saluran seringkali disebut media, adalah alat yang dipilih dan dipakai oleh
komunikator untuk menyampaikan pesan kepada komunikan. Saat ini dikenal
dua macam media (Azwar, 1996), yaitu :
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 27
a.
7.
8.
9.
10.
E.
media massa, seperti surat kabar, majalah, film, radio, dan televisi.
Keuntungan menggunakan media massa adalah cakupan (coverage) lebih
luas, namun kerugiannya adalah efektifitasnya sulit dipantau.
b. Media antar pribadi bertujuan terjadinya interaksi antara sumber dan
sasaran, seperti telepon, surat, dan pembicaraan perorangan. Keuntungannya
adalah pesan yang disampaikan mencakup rahasia dan pribadi, namun
membutuhkan biaya, tenaga dan waktu yang cukup besar, apalagi bila
komunikan yang ingin dituju dalam jumlah besar.
Tujuan atau efek komunikasi, ada juga yang menyebutnya akibat, adalah hasil
dari suatu komunikasi, yakni terjadinya perubahan pada diri komunikan.
Perubahan dapat ditemukan pada pengetahuan, sikap, pikiran dan ataupun
tingkah laku dari komunikan (Azwar, 1996).
Penafsiran atau decoding adalah proses menerjemahkan pesan dari pengirim,
seperti mengartikan huruf morse dan yang sejenisnya. Sebagian besar decoding
dilakukan dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh penerima (Gitosudarmo,
2000).
Umpan balik atau feedback adalah reaksi dari penerima terhadap pesan yang
disampaikan, yang dimanfaatkan oleh pengirim untuk memperbaiki atau
menyempurnakan komunikasi yang dilakukan (Azwar, 1996). Pada dasarnya
umpan balik merupakan tanggapan penerima atas informasi yang disampaikan
pengirim. Umpan balik hanya terjadi pada komunikasi dua arah (Gitosudarmo,
2000).
Noise atau gangguan adalah setiap faktor yang mengganggu penyampaian atau
penerimaan pesan dari pengirim kepada penerima. Gangguan dapat terjadi pada
setiap elemen dari proses komunikasi.
PROSES KOMUNIKASI
Proses komunikasi pada dasarnya adalah proses penyampaian pikiran oleh
seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan) dengan menggunakan
lambang-lambang (Dep.Kes, 1999). Dalam proses komunikasi ini komunikator
melakukan encoding yaitu merumuskan pesan yang akan disampaikan, kemudian
memilih lambang yang tepat, dan memilih saluran komunikasi yang tepat. Yang
dilakukan oleh komunikan adalah decoding yaitu menafsirkan atau mengartikan
pesan.
Menurut Dep.Kes RI (1999) unsur komunikasi dalam proses komunikasi
dapat digambarkan seperti skema pada gambar 1.1.
Sumber
Komun
ikator
Pesan
Encoding
Media
Pesan
Komu
nikan
Tujuan
Decoding
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 28
Gambar 1. Skema proses komunikasi menurut Dep.Kes.RI (1999).
Menurut Gitosudarmo (2000), unsur komunikasi dalam proses komunikasi
adalah pengirim, penyandian (encoding), pesan, saluran, penerima, penafsiran
(decoding) umpan balik (feed back), dan gangguan (noise). Bagan proses komunikasi
tersebut pada gambar 1.2.
pengirim
Proses
penyandian
noise
noise
Pesan dan
saluran
Proses
penafsiran
noise
penerima
noise
noise
Umpan
balik
Gambar 1.2 Skema proses komunikasi menurut Gitosudarmo (2000).
Berdasarkan gambar proses komunikasi di atas, maka tampak bahwa unsur
noise atau gangguan dapat terjadi pada setiap unsur dari proses komunikasi, sehingga
selain semua unsur dapat mempengaruhi jalannya proses komunikasi, semua unsur
juga dipengaruhi oleh noise. Adanya unsur umpan balik dari si penerima kepada
pengirim dapat digunakan sebagai evaluasi bagi proses komunikasi, untuk
mengetahui apakah yang dimaksudkan oleh komunikator telah diterima dengan
benar, dan untuk memperbaiki komunikasi.
Kedua skema proses komunikasi di atas dapat digabungkan menjadi modifikasi
dari proses komunikasi. Melalui hasil penggabungan ini tampak bahwa proses
komunikasi merupakan suatu siklus, yang demikian seterusnya sampai dicapai tujuan
komunikasi. Skema penggabungan kedua model proses komunikasi di atas
digambarkan pada gambar 1.3. berikut ini.
sumber
Komu
nikator
pesan
media
pesan
Komu
nikan
noise
noise
noise
noise
noise
encoding
decoding
noise
noise
Tujuan
Umpan
balik
Gambar1.3 Skema modifikasi proses komunikasi model Dep.Kes.RI (1999) dan
model Gitosudarmo (2000)
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 29
Komunikasi sebagai proses dapat dikelompokkan menjadi dua bentuk yaitu :
1. Komunikasi primer, ialah komunikasi yang terjadi langsung antara komunikator
dengan komunikan tanpa menggunakan media baik berbentuk cetak maupun
elektronika.
2. Komunikasi sekunder, ialah komunikasi yang berlangsung dengan menggunakan
alat sebagai mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima pesan ataupun
untuk menghadapi hambatan-hambatan.
F.
ALUR KOMUNIKASI
1.
2.
3.
G.
Komunikasi searah, adalah bentuk komunikasi dengan komunikator yang
sangat berperan, sedangkan komunikan hanya sebagai penerima saja, tanpa
adanya tanya jawab. Sebagai contoh adalah tulisan seseorang di majalah
atau koran, pengumuman pemerintah melalui radio atau TV, poster yang
ditempel di keramaian, dan lain sebagainya.
Komunikasi dua arah, adalah komunikasi yang berlangsung timbal balik
antara komunikator dan komunikan.
Komunikasi berantai, adalah komunikasi yang komunikannya
meneruskan lagi pesannya sebagai komunikator bagi komunikan
berikutnya. Bila komunikasi berantai ini dilakukan secara lisan maka isi
pesan dapat berubah sama sekali pada saat pesan tiba pada komunikan
terakhir. Dengan cara tertulis dapat mengurangi terjadinya penyimpangan
pesan pada komunikan terakhir.
JENIS KOMUNIKASI
1.
Komunikasi Personal atau perorangan, adalah komunikasi antara dua
orang yang dapat berlangsung dengan tatap muka (face to face
communication) dan komunikasi bermedia (mediated comunication).
a. komunikasi primer, yang efektif untuk terjadinya kontak pribadi dan
mengubah pendapat, sikap, dan perilaku seseorang. Komunikator
dapat memahami tentang kerangka berpikir dari penerima, kondisi
fisik dan mental penerima, suasana lingkungan saat terjadi
komunikasi, serta tanggapan komunikan secara langsung.
b. Komunikasi bermedia adalah komunikasi sekunder, menggunakan alat
misalnya telepon.
2.
Komunikasi kelompok (dalam bentuk ceramah
atau diskusi),
komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan sekelompok orang,
dalam suatu forum diskusi misalnya. Komunikasi dalam kelompok kecil
ini memiliki kelebihan, yaitu adanya kontak pribadi, umpan balik terjadi
langsung, dan suasana lingkungan saat diskusi dapat diketahui secara
langsung. Kekurangan dari komunikasi kelompok kecil adalah kerangka
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 30
3.
berpikir individu sulit diketahui, kondisi fisik dan mental individu sulit
terdeteksi..
Komunikasi masa ( dalam pers, film, radio, televisi, periklanan, dan
pertunjukkan), adalah komunikasi yang sasarannya kelompok orang dalam
dalam jumlah besar sekaligus, umumnya tidak terhitung dan tidak dikenal.
Pesan yang disampaikan biasanya bersifat umum dan sumber pesan
biasanya suatu instansi atau lembaga. Pesan dapat disampaikan kepada
komunikan secara serentak, tetapi umpan balik tidak dapat diketahui
secara langsung.
Menurut Potter dan Perry (1993), Swansburg (1990), Szilagyi (1984), dan
Tappen (1995) ada tiga jenis komunikasi yaitu verbal, tertulisa dan non-verbal
yang dimanifestasikan secara terapeutik.
KOMUNIKASI VERBAL
Jenis komunikasi yang paling lazim digunakan dalam pelayanan keperawatan di
rumah sakit adalah pertukaran informasi secara verbal terutama pembicaraan
dengan tatap muka. Komunikasi verbal biasanya lebih akurat dan tepat waktu.
Katakata adalah alat atau simbol yang dipakai untuk mengekspresikan ide atau
perasaan, membangkitkan respon emosional, atau menguraikan obyek,
observasi dan ingatan.
Sering juga untuk menyampaikan arti yang tersembunyi, dan menguji minat
seseorang. Keuntungan komunikasi verbal dalam tatap muka yaitu
memungkinkan tiap individu untuk berespon secara langsung.
Komunikasi Verbal yang efektif harus:
1. Jelas dan ringkas
Komunikasi yang efektif harus sederhana, pendek dan langsung. Makin
sedikit kata-kata yang digunakan makin kecil kemungkinan terjadinya
kerancuan.
Kejelasan dapat dicapai dengan berbicara secara lambat dan
mengucapkannya dengan jelas. Penggunaan contoh bisa membuat
penjelasan lebih mudah untuk dipahami. Ulang bagian yang penting dari
pesan yang disampaikan. Penerimaan pesan perlu mengetahui apa,
mengapa, bagaimana, kapan, siapa dan dimana.
Ringkas, dengan menggunakan kata-kata yang mengekspresikan ide secara
sederhana.
Contoh: “Katakan pada saya dimana rasa nyeri anda” lebih baik daripada
“saya ingin anda menguraikan kepada saya bagian yang anda rasakan tidak
enak.”
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 31
2. Perbendaharaan Kata
Komunikasi tidak akan berhasil, jika pengirim pesan tidak mampu
menerjemahkan kata dan ucapan. Banyak istilah teknis yang digunakan
dalam keperawatan dan kedokteran, dan jika ini digunakan oleh perawat,
klien dapat menjadi bingung dan tidak mampu mengikuti petunjuk atau
mempelajari informasi penting. Ucapkan pesan dengan istilah yang
dimengerti klien. Daripada mengatakan “Duduk, sementara saya akan
mengauskultasi paru-paru anda” akan lebih baik jika dikatakan “Duduklah
sementara saya mendengarkan paru-paru anda”.
3. Arti denotatif dan konotatif
Arti denotatif memberikan pengertian yang sama terhadap kata yang
digunakan,sedangkan arti konotatif merupakan pikiran, perasaan atau ide
yang terdapat dalam suatu kata. Kata serius dipahami klien sebagai suatu
kondisi mendekati kematian, tetapi perawat akan menggunakan kata kritis
untuk menjelaskan keadaan yang mendekati kematian. Ketika
berkomunikasi dengan klien, perawat harus hati-hati memilih kata-kata
sehingga tidak mudah untuk disalah tafsirkan,terutama sangat penting ketika
menjelaskan tujuan terapi, terapi dan kondisi klien.
4. Selaan dan kesempatan berbicara
Kecepatan dan tempo bicara yang tepat turut menentukan keberhasilan
komunikasi verbal. Selaan yang lama dan pengalihan yang cepat pada
pokok pembicaraan lain mungkin akan menimbulkan kesan bahwa perawat
sedang menyembunyikan sesuatu terhadap klien. Perawat sebaiknya tidak
berbicara dengan cepat sehingga kata-kata tidak jelas. Selaan perlu
digunakan untuk menekankan pada hal tertentu, memberi waktu kepada
pendengar untuk mendengarkan dan memahami arti kata. Selaan yang tepat
dapat dilakukan denganmemikirkan apa yang akan dikatakan sebelum
mengucapkannya, menyimak isyarat nonverbal dari pendengar yang
mungkin menunjukkan. Perawat juga bisa menanyakan kepada pendengar
apakah ia berbicara terlalu lambat atau
terlalu cepat dan perlu untuk diulang.
5. Waktu dan relevansi
Waktu yang tepat sangat penting untuk menangkap pesan. Bila klien sedang
menangis kesakitan, tidak waktunya untuk menjelaskan resiko operasi.
Kendatipun pesan diucapkan secara jelas dan singkat, tetapi waktu tidak
tepat dapat menghalangi penerimaan pesan secara akurat. Oleh karena itu,
perawat harus peka terhadap ketepatan waktu untuk berkomunikasi. Begitu
pula komunikasi verbal akan lebih bermakna jika pesan yang disampaikan
berkaitan dengan minat
dan kebutuhan klien.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 32
6. Humor
Dugan (1989) mengatakan bahwa tertawa membantu pengurangi
ketegangan dan rasa sakit yang disebabkan oleh stres, dan meningkatkan
keberhasilan perawat dalam memberikan dukungan emosional terhadap
klien. Sullivan dan Deane (1988) melaporkan bahwa humor merangsang
produksi catecholamines dan hormon yang menimbulkan perasaan sehat,
meningkatkan toleransi terhadap rasa sakit, mengurangi ansietas,
memfasilitasi relaksasi pernapasan dan menggunakan humor untuk
menutupi rasa takut dan tidak enak atau menutupi ketidak mampuannya
untuk berkomunikasi dengan klien.
KOMUNIKASI NON-VERBAL
Komunikasi non-verbal adalah pemindahan pesan tanpa menggunakan
katakata.Merupakan cara yang paling meyakinkan untuk menyampaikan
pesan kepada orang lain. Perawat perlu menyadari pesan verbal dan nonverbal yang disampaikan klien mulai dari saat pengkajian sampai evaluasi
asuhan keperawatan, karena isyarat non-verbal menambah arti terhadap
pesan verbal. Perawat yang mendektesi suatu kondisi dan menentukan
kebutuhan asuhan keperawatan.
Komunikasi non-verbal teramati pada:
1. Metakomunikasi
Komunikasi tidak hanya tergantung pada pesan tetapi juga pada hubungan
antara pembicara dengan lawan bicaranya. Metakomunikasi adalah suatu
komentar terhadap isi pembicaraan dan sifat hubungan antara yang
berbicara, yaitu pesan di dalam pesan yang menyampaikan sikap dan
perasaan pengirim terhadap pendengar. Contoh: tersenyum ketika sedang
marah.
2. Penampilan Personal
Penampilan seseorang merupakan salah satu hal pertama yang diperhatikan
selama komunikasi interpersonal. Kesan pertama timbul dalam 20 detik
sampai 4 menit pertama. Delapan puluh empat persen dari kesan terhadap
seserang berdasarkan penampilannya (Lalli Ascosi, 1990 dalam Potter dan
Perry, 1993).
Bentuk fisik, cara berpakaian dan berhias menunjukkan kepribadian, status
sosial, pekrjaan, agama, budaya dan konsep diri. Perawat yang
memperhatikan
penampilan dirinya dapat menimbulkan citra diri dan profesional yang
positif.
Penampilan fisik perawat mempengaruhi persepsi klien terhadap
pelayanan/asuhan keperawatan yang diterima, karena tiap klien mempunyai
citra bagaimana seharusnya penampilan seorang perawat. Walaupun
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 33
penampilan tidak sepenuhnya mencerminkan kemampuan perawat, tetapi
mungkin akan lebih sulit bagi perawat untuk membina rasa percaya terhadap
klien jika perawat tidak memenuhi citra klien.
3. Intonasi (Nada Suara)
Nada suara pembicara mempunyai dampak yang besar terhadap arti pesan
yang dikirimkan, karena emosi seseorang dapat secara langsung
mempengaruhi nada suaranya. Perawat harus menyadari emosinya ketika
sedang berinteraksi dengan klien, karena maksud untuk menyamakan rsa
tertarik yang tulus terhadap klien dapat terhalangi oleh nada suara perawat.
4. Ekspresi wajah
Hasil suatu penelitian menunjukkan enam keadaan emosi utama yang tampak
melalui ekspresi wajah: terkejut, takut, marah, jijik, bahagia dan sedih.
Ekspresi wajah sering digunakan sebagai dasar penting dalam menentukan
pendapat interpesonal. Kontak mata sangat penting dalam komunikasi
interpersonal. Orang yang mempertahankan kontak mata selama pembicaraan
diekspresikan sebagai orang yang dapat dipercaya, dan memungkinkan untuk
menjadi pengamat yang baik. Perawat sebaiknya tidak memandang ke bawah
ketika sedang berbicara dengan klien, oleh karena itu ketika berbicara sebaiknya
duduk sehingga perawat tidak tampak dominan jika kontak mata dengan klien
dilakukan dalam keadaan sejajar.
5. Sikap tubuh dan langkah
Sikap tubuh dan langkah menggambarkan sikap; emos, konsep diri dan keadaan
fisik. Perawat dapat mengumpilkan informasi yang bermanfaat dengan
mengamati
sikap tubuh dan langkah klien. Langkah dapat dipengaruhi oleh faktor fisik
seperti
rasa sakit, obat, atau fraktur.
6. Sentuhan
Kasih sayang, dukungan emosional, dan perhatian disampaikan melalui
sentuhan. Sentuhan merupakan bagian yang penting dalam hubungan perawatklien, namun harus mnemperhatikan norma sosial. Ketika membrikan asuhan
keperawatan gigi, perawat menyentuh klien, seperti ketika memasang celemek,
mengatur posisi kepala pasien pada saat pemeriksaan. Perlu disadari bahwa
keadaan sakit membuat klien tergantung kepada perawat untuk melakukan
kontak interpersonal sehingga sulit untuk menghindarkan sentuhan. Bradley &
Edinburg (1982) dan Wilson & Kneisl (1992) menyatakan bahwa walaupun
sentuhan banyak bermanfaat ketika membantu klien, tetapi perlu diperhatikan
apakah penggunaan sentuhan dapat dimengerti dan diterima oleh klien,
sehingga harus dilakukan dengan kepekaan dan hati-hati.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 34
H.
ALAT-ALAT KOMUNIKASI
1. Internet
2. Telepon
3. Handphone
4. Fax
5. Pager
6. Push to talk
1) Internet
Definisi
Secara harfiah, internet (kependekan daripada perkataan 'inter-network') ialah
rangkaian komputer yang berhubung menerusi beberapa rangkaian. Manakala
Internet (huruf 'I' besar) ialah sistem komputer umum, yang berhubung secara global
dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket (packet switching
communication protocol). Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet.
Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking.
Cara Memakai
Buka Mozilla atau browser lainnya , kutipkan alamat website yang dicari di kotak
(Address) lalu mulai memakainya.
Guna Dari Internet
Bisa mencari semua informasi,hiburan,maupun berita aktual dan lainnya.Lebih
praktis untuk mencari informasi dibandingkan dengan BUKU.
2) Telepon
Definisi
Telepon adalah alat telekomunikasi yang dapat mengirimkan pembicaraan melalui
sinyal listrik. Umumnya penemu telepon adalah Alexander Graham Bell, dengan
telepon pertama dibuat di Boston, Massachusetts, pada tahun 1876. Tetapi, penemu
Italia Antonio Meucci telah menciptakan telepon pada tahun 1849, dan pada
September 2001, Meucci dengan resmi diterima sebagai pencipta telepon oleh
kongres Amerika, dan bukan Alexander Graham Bell.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 35
Cara Memakai
Tekan (nomor rumah/lainnya )yang akan anda hubungi lalu mulai berbicara ,setelah
selesai berbicara tutup kembali telepon dengan RAPAT.Jika orang yang anda
hubungi tidak mengangkat(dan anda ingin mencoba lagi,cukup menutup telepon lalu
tekan REDIAL).
Guna Dari Telepon
Berbicara dengan orang yang tempatnya jauh dari diri kita(beda rumah/beda
keberadaan,tidak lebih jauh dari satu kecamatan ).
3) Handphone(Telepon Genggam)
Definisi
Telepon genggam, biasanya disebut juga dengan cellular.Merupakan pengembangan
teknologi telepon, dimana perangkatnya dapat digunakan sebagai perangkat untuk
mobile atau berpindah-pindah
Cara Memakai
Pertama-tama isi pulsa ,baterai penuhkan lalu mulai tekan nomor teman anda atau
yang lainnya lalu tekan tombol gambar telepon (berwarna hijau diangkat)lalu mulai
berbicara setelah selesai berbicara tekan tombol (gambar telepon berwarna merah
,ditutup).
Guna Dari Handphone(Telepon Genggam)
Sama dengan telepon namun bedanya bisa di bawa kemana saja karena ukuran
tubuhnya.
4) Fax
Definisi
Disingkat dengan FoIP, Suatu mekanisme untuk mengirimkan fax melalui Internet
(yang berbasis IP). Hal ini mirip seperti VoIP.
Cara Menggunakan
Tekan nomor fax yang anda tuju lalu tunggu sebentar,maka dokumen akan terkirim.
Guna Dari Fax
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 36
Mengirim dokumen dari suatu negeri ke negeri lainnya.
5) Pager.
Definisi
Pager adalah alat panggil seperti handphone namun lebih praktis dikarenakan,pager
tidak memiliki fasilitas lainnya selain sms.Pager hanya bisa menerima SMS dan tidak
bisa mengirim SMS.
Cara Menggunakan
Tekan nomor pager yang anda tuju lalu ketik yang anda ingin katakan pada yang anda
kirimkan.
Guna Dari pager
Mengirimkan SMS kepada orang yang kita tuju dengan cepat dan lebih praktis.
6) Push To Talk
Definisi
Alat bicara yang ukuran tubuhnya lumayan kecil.Pembicara yg memakainya harus
bergantian dengan lawan bicaranya ,misal:si A berbicara lalu berhenti, si B
menunggu bunyi *beep barulah menjawabnya.Kesimpulannya 1 PTT bisa dipakai
dengan berbanyak orang namun orang-orang yang memakainya harus berbicara
SECARA BERGANTIAN.
Cara Memakainya
Si A berbicara lalu berhenti,Lawan bicaranya (si B) menunggu bunyi *beep barulah
menjawabnya,begitu juga dengan si c,d,e,f,dan lainnya.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 37
BAB VI
KOMUNIKASI DALAM PELAYANAN KESEHATAN GIGI
TUJUAN PEMBELAJARAN
Selesai perkuliahan tentang komunikasi dalam pelayanan kesehatan gigi,
mahasiswa tingkat 1 dapat :
a. Menjelaskan tentang komunikasi yang baik dalam meningkatkan
pelayanan kesehatan gigi yang berkualitas kepada masyarakat
b. Menjelaskan tentang ketrampilan berkomunikasi yang harus dimiliki
dalam memberikan pelayanan kesehatan gigi
A. PENDAHULUAN
Komunikasi merupakan proses yang sangat khusus dan berarti dalam hubungan
antar manusia. Pada profesi keperawatan gigi komunikasi menjadi lebih
bermakna karena merupakan metoda utama dalam mengimplementasikan proses
keperawatan.
Pengalaman ilmu untuk menolong sesama memerlukan kemampuan khusus dan
kepedulian sosial yang besar (Abdalati, 1989). Untuk itu perawat gigi
memerlukan kemampuan khusus dan kepedulian sosial yang mencakup
ketrampilan intelektual,tehnical dan interpersonal yang tercermin dalam perilaku
“caring” atau kasih sayang/ cinta (Johnson, 1989) dalam berkomunikasi dengan
orang lain.
Perawat gigi yang memiliki ketrampilan berkomunikasi dengan pimpinan, teman
sejawat dan pasien tidak saja akan mudah menjalin hubungan rasa percaya dengan
klien, mencegah terjadinya masalah legal, memberikan kepuasan profesional
dalam pelayanan keperawatan dan meningkatkan citra profesi keperawatan serta
citra rumah sakit (Achir Yani), tetapi yang paling penting adalah mengamalkan
ilmunya untuk memberikan pertolongan terhadap sesama manusia.
B. KOMUNIKASI DALAM TIM KESEHATAN GIGI UNTUK MEMBINA
HUBUNGAN KERJA YANG BAIK
Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi dalam organisasi dapat
diperoleh dengan mempelajari arah dasar gerakannya yang tampak dengan
terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Saluran komunikasi formal ditentukan
oleh struktur orgnisasi atau ditunjukkan oleh berbagai sarana formal lainnya
(Handoko, 1995).
Aliran komunikasi dalam organisasi merupakan pdoman ke arah mana
seseorang dapat berkomunikasi dalam organisasi. Aliran komunikasi formal
dalam organisasi dapat dibedakan menjadi empat, yaitu komunikasi dari atas
kebawah, dari bawah ke atas, horisontal, dan diagonal (Gitosudarmo, 2000).
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 38
Komunikasi vertikal, terdiri dari :
a. komunikasi dari atas ke bawah (downward communication), merupakan aliran
komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hirarki organisasi.
Bentuk dari alirannya seperti prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana
melaksanakan tugas, umpan balik terhadap prestasi bawahan, penjelasan
tujuan organisasi, dan lain sebagainya. Kelemahan komunikasi ini adalah
ketidak akuratan pesan yang sampai setelah beberapa tingkatan. Pesan dengan
bahasa yang mungkin tidak sesuai dengan tingkatan di bawahnya
menyebabkan penyimpangan pesan komunikasi (Gitosudarmo, 2000 dan
Handoko, 1995).
b. komunikasi dari bawah ke atas ( upward communication), dirancang untuk
menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi.
Bawahan diharapkan memberikan informasi tentang prestasinya dan praktek
serta kebijakan organisasi. Komunikasi dari bawah ke atas dapat berupa
laporan tertulis, maupun lisan, kotak saran, pertemuan kelompok, dan lain
sebagainya (Gitosudarmo, 2000 dan Handoko,1995).
Permasalahan utama yang terjadi adalah bias informasi yang disampaikan,
terutama untuk informasi yang kurang mengenakkan atasannya. Informasi
yang bias menyampaikan hal yang menyenangkan atasan dan bukan yang
diperlukan oleh atasan.
Komunikasi horizontal
Komunikasi yang terjadi antara orang-orang yang kedudukannya setingkat,
atau antara teman sejawat. Komunikasi horisontal bertujuan menjalin
hubungan yang baik antar teman sejawat. Bentuk komunikasi ini pada
dasarnya ( Dep.Kes, 1999 dan Gitosudarmo, 2000).
Komunikasi diagonal
Merupakan aliran komunikasi dari orang-orang yang memiliki hirarki yang
berbeda
dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung
(Gitosudarmo, 2000 dan Handoko, 1995). Komunikasi diagonal ini memotong
secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi (Dep.Kes, 1999).
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 39
Secara kematis keempat macam komunikasi di atas dapat digambar pada
gambar 1.4 berikut ini.
2
3
1
2
4
4
1
Keterangan gambar panah :
1. komunikasi dari atas ke bawah
2. komunikasi dari bawah ke atas
3. komunikasi horisontal
4. komunikasidiagonal
5. da Gambar 4. Skema aliran komunikasi formal dalam organisasi
6. ad
C. KETRAMPILAN
BERKOMUNIKASI DAN TEHNIK PENGGUNAAN ALAT
7. dax
TELEKOMUNIKASI
1. KETRAMPILAN BERKOMUNIKASI
Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah
produk, atau seberapa kuatnya sebuah kasus hukum, kesuksesan tidak akan pernah
diperoleh tanpa penguasaan ketrampilan komunikasi yang efektif. Apakah anda
sedang mempersiapkan presentasi, negosiasi bisnis, melatih tim bola basket,
membangun sebuah teamwork, bahkan menghadapi ujian akhir gelar kesarjanaan,
maka efektifitas komunikasi akan menentukan kesuksesan anda dalam kegiatankegiatan tersebut. Kemampuan anda dalam mengirimkan pesan atau informasi
dengan baik, kemampuan menjadi pendengar yang baik, kemampuan atau
ketrampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian
penting dalam melaksanakan komunikasi yang efektif.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 40
Menurut penulis buku ini tidak ada seorang pun di dunia yang memiliki
kemampuan atau pengetahuan dan pemahaman mengenai komunikasi sebaik yang
dimiliki oleh William Shakespeare, sastrawan Inggris yang sangat terkenal di abad
pertengahan, yang hingga saat ini masih dipandang sebagai referensi utama sastra
dunia. Selama berabad-abad banyak sekali komunikator ulung di dunia yang
mendapatkan inspirasi dan panduan dari karya-karyanya yang abadi. Buku ini justru
menggali lebih dalam karya-karya sang jenius sastra ini dan mengaplikasikan
inspirasi dari karya-karya tersebut dalam dunia komunikasi baik personal maupun
dalam komunikasi bisnis. Karya-karya Shakespeare ternyata mampu memberikan
pelajaran-pelajaran yang bernilai tinggi untuk menjadi komunikator yang efektif dan
ulung, baik dalam dunia pekerjaan kita maupun dalam kehidupan pribadi kita.
Ada lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan
yaitu: pengirim pesan (sender), pesan yang dikirimkan (message), bagaimana pesan
tersebut dikirimkan (delivery channel atau media), penerima pesan (receiver), dan
umpan balik (feedback). Kelima hal inilah yang diuraikan dengan amat menarik
melalui penggalan-penggalan frase dari karya-karya Shakespeare tersebut. Seperti
penggalan syair berikut yang diucapkan oleh tokoh karakter Ulysses yang diambil
dari karya Shakespeare yang berjudul Troilus and Cressida yang berbunyi:
No man is the lord of anything, Though in and of him there be much consisting, Till
he communicate his parts to others.
Disinilah letak pentingnya kemampuan mengembangkan komunikasi yang
efektif yang merupakan salah satu ketrampilan yang amat diperlukan dalam
rangka pengembangan diri kita baik secara personal maupun profesional. Paling
tidak kita harus menguasai empat jenis ketrampilan dasar dalam berkomunikasi yaitu:
menulis – membaca (bahasa tulisan) dan mendengar – berbicara (bahasa lisan).
Bayangkan betapa waktu-waktu kita setiap detik setiap saat kita habiskan untuk
mengerjakan setidaknya salah satu dari keempat hal itu. Oleh karenanya kemampuan
untuk mengerjakan ketrampilan dasar komunikasi tersebut dengan baik mutlak
diperlukan demi efektifitas dan keberhasilan kita.
Menurut Stephen Covey, justru komunikasi merupakan ketrampilan yang paling
penting dalam hidup kita. Kita menghabiskan sebagian besar jam di saat kita sadar
dan bangun untuk berkomunikasi. Sama halnya dengan pernafasan. Komunikasi kita
anggap sebagai hal yang otomatis terjadi begitu saja, sehingga kita tidak memiliki
kesadaran untuk melakukannya dengan efektif. Kita tidak pernah dengan secara
khusus mempelajari bagaimana menulis dengan efektif, bagaimana membaca dengan
cepat dan efektif, bagaimana berbicara secara efektif, apalagi bagaimana menjadi
pendengar yang baik. Bahkan untuk yang terakhir, yaitu ketrampilan untuk
mendengar tidak pernah diajarkan atau kita pelajari dalam proses pembelajaran yang
kita lakukan baik di sekolah formal maupun pendidikan informal lainnya. Bahkan
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 41
menurut Covey, hanya sedikit orang yang pernah mengikuti pelatihan mendengar.
Dan sebagian besar pelatihan tersebut adalah teknik Etika Kepribadian, yang
terpotong dari dasar karakter dan dasar hubungan yang mutlak vital bagi pemahaman
kita terhadap keberadaan orang lain.
Stephen Covey menekankan konsep kesalingtergantungan (interdependency) untuk
menjelaskan hubungan antar manusia. Unsur yang paling penting dalam komunikasi
bukan sekedar pada apa yang kita tulis atau kita katakan, tetapi pada karakter kita dan
bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Jika kata-kata ataupun
tulisan kita dibangun dari teknik hubungan manusia yang dangkal (etika kepribadian),
bukan dari diri kita yang paling dalam (etika karakter), orang lain akan melihat atau
membaca sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi efektif adalah karakter yang
kokoh yang dibangun dari fondasi integritas pribadi yang kuat.
Kita bisa menggunakan analogi sistem bekerjanya sebuah bank. Jika kita
mendeposito-kan kepercayaan (trust) kita, ini akan tergambar dalam perasaan aman
yang kita miliki ketika kita berhubungan dengan orang lain. Jika saya membuat
deposito di dalam rekening bank emosi dengan Anda melalui integritas, yaitu sopan
santun, kebaikan hati, kejujuran, dan memenuhi setiap komitmen saya, berarti saya
menambah cadangan kepercayaan Anda terhadap saya. Kepercayaan Anda menjadi
lebih tinggi, dan dalam kondisi tertentu, jika saya melakukan kesalahan, anda masih
dapat memahami dan memaafkan saya, karena anda mempercayai saya. Ketika
kepercayaan semakin tinggi, komunikasi pun mudah, cepat, dan efektif.
Covey mengusulkan enam deposito utama yang dapat menambah rekening bank
emosi dalam hubungan kita dengan sesama:
Berusaha benar-benar mengerti orang lain.
Ini adalah dasar dari apa yang disebut emphatetic communication- komunikasi
empatik. Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain, kita biasanya
”berkomunikasi” dalam salah satu dari empat tingkat. Kita mungkin mengabaikan
orang itu dengan tidak serius membangun hubungan yang baik. Kita mungkin
berpura-pura. Kita mungkin secara selektif berkomunikasi pada saat kita
memerlukannya, atau kita membangun komunikasi yang atentif (penuh perhatian)
tetapi tidak benar-benar berasal dari dalam diri kita.
Bentuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi empatik, yaitu melakukan
komunikasi untuk terlebih dahulu mengerti orang lain – memahami karakter dan
maksud/tujuan atau peran orang lain.
Kebaikan dan sopan santun yang kecil-kecil begitu penting dalam suatu hubungan –
hal-hal yang kecil adalah hal-hal yang besar.
Memenuhi komitmen atau janji adalah deposito besar; melanggar janji adalah
penarikan yabng besar.
Menjelaskan harapan. Penyebab dari hampir semua kesulitan dalam hubungan
berakar di dalam harapan yang bertentangan atau berbeda sekitar peran dan tujuan.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 42
Harapan harus dinyatakan secara eksplisit.Meminta maaf dengan tulus ketika Anda
membuat penarikan.
Memperlihatkan integritas pribadi. Integritas pribadi menghasilkan kepercayaan dan
merupakan
dasar
dari
banyak
jenis
deposito
yang
berbeda.
Integritas merupakan fondasi utama dalam membangun komunikasi yang efektif.
Karena tidak ada persahabatan atau teamwork tanpa ada kepercayaan (trust), dan
tidak akan ada kepercayaan tanpa ada integritas. Integritas mencakup hal-hal yang
lebih dari sekadar kejujuran (honesty). Kejujuran mengatakan kebenaran atau
menyesuaikan kata-kata kita dengan realitas. Integritas adalah menyesuaikan realitas
dengan kata-kata kita. Integritas bersifat aktif, sedangkan kejujuran bersifat pasif.
Setelah kita memiliki fondasi utama dalam membangun komunikasi yang
efektif, maka hal berikut adalah kita perlu memperhatikan 5 Hukum
Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication)
yang kami kembangkan dan rangkum dalam satu kata yang mencerminkan
esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau
meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya
bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati,
tanggapan, maupun respon positif dari orang lain.
Hukum # 1: Respect
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap
menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa
hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita
berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin
dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi
seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan
seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling
menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang
menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai
individu
maupun
secara
keseluruhan
sebagai
sebuah
tim.
Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win
Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip
dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan
yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga
mengatakan bahwa ”Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan
untuk dihargai.” Dia mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun
keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini
adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh
Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati
ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 43
Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang
mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar
yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang
lain. Dan cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain
melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Hal ini
pula yang menjadi satu dari tiga rahasia manajer satu menit dalam buku Ken
Blanchard dan Spencer Johnson, The One Minute Manager.
Hukum # 2: Empathy
Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau
kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki
sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih
dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Secara khusus Covey
menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan
manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru
dimengerti (Seek First to Understand – understand then be understood to build the
skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya
dengan Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih
dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan
dalam
membangun
kerjasama
atau
sinergi
dengan
orang
lain.
Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message)
dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver)
menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami
perilaku konsumen (consumer’s behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami
perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan,
keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan
bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim.
Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa
empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan
membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun
teamwork.
Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu
mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga
nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau
penolakan dari penerima.
Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau
siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif.
Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik
dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi
satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang
merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu dalam kegiatan
komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 44
kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau
penerima pesan.
Hukum # 3: Audible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika
empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima
umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat
diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus
disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima
dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk
menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual
yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan
baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan
cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.
Hukum # 4: Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang
terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan
multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di
Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan
korespondensi tingkat tinggi. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat
menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana.
Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita
perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan),
sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota
tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada
gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.
Hukum # 5: Humble
Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati.
Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun
rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki.
Dalam edisi Mandiri 32 Sikap Rendah Hati pernah kita bahas, yang pada intinya
antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First
Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong
dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan,
lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang
lebih besar.
Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi
yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada
gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 45
dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan
jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan.
Daftar Pustaka
Departemen Kesehatan RI Pusat Pendidikan Tenaga Kesehatan (1999) Manajemen
Kesehatan Gigi dan Mulut. Jakarta.
Kariyoso (1994) Pengantar Komunikasi Bagi Siswa Perawat. Jakarta .EGC.
Koontz, H., O’Donnell, C., Weihrich, H. (1996) Manajemen, edisi kedelapan, jilid
dua. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Azwar, Asrul (1996) Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi ke tiga. Jakarta.
Binarupa Aksara.
Handoko, T. Hani (1995) Manajemen. Edisi ke dua. Yogyakarta. BPFE.
Gitosudarmo, Indriyo., Sudita, I Nyoman (2000) Perilaku Keorganisasian. Edisi
pertama. Yogyakarta. BPFE.
http://www.roy-sembel.com., Komunikasi yang Efektif, Sinar Harapan, 2002
http://www.sinarharapan.co.id/ekonomi/mandiri/2003/0527/man01.html
http://gilikeyou.blogspot.com/2007/11/alat-alat-komunikasi.html
http://library.usu.ac.id.//2003/download/fk/keperawatan
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 46
BAB VII
MANAJEMEN WAKTU PELAYANAN KESEHATAN GIGI
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini dan melakukan latihan mahasiswa mampu :
1. Penggunaan waktu secara efektif
2. Merencanakan penggunaan waktu sesuai pekerjaan yg dilakukan : jadual
waktu kerja, menyusun program, mengisi dan menggunakan kalender tahunan
A. Pendahuluan
Waktu sering tidak dianggap sebagai suatu sumber daya namun waktu
merupakan sumber daya yang tidak dapat diperbaharui dan tidak ada kejadian yang
dapat berlangsung kecuali jika tersedianya waktu, untuk mencapai suatu tujuan atau
mendekati indikator keberhasilan perlu menyisihkan waktu untuk mengatur waktu.
Waktu yang bermanfaat adalah yang digunakan untuk melakukan kegiatan yang
menghasilkan sesuatu yang berarti.
Biasanya orang malas melakukan pengaturan waktu akan tetapi bila telah
menjadi kebiasaan gaya hidup yang positif dan produktif. Karena itu perlu kita sadari
bahwa kita sering dihadapkan pada tekanan waktu. Bagaimanapun sibuknya kita tetap
dituntut dapat mengalokasikan waktu untuk dapat mengorganisir dan memuaskan diri
kita dan semua pihak.
B. Dimensi Waktu
Waktu mempunyai 3 demensi yaitu masa lalu yang tidak akan kembali, masa
kini yang cepat berlalu, masa depan yang selalu merupakan misteri.
Masa lalu bagi yang melihat dengan kacamata positif biasanya penuh
kenangan indah dan terkait dengan hari esok. Bagi yang melihat dengan negatif tidak
ingin terulang mengganggu pikiran, banyak atau penuh penyesalan malah kalau
diingat sering merasa tertekan tapi masa lalu tidak pernah akan kembali. Yang masih
kita miliki masa kini dan masa depan. Meskipun kita tidak tahu persis, berapa lama
masa depan tersebut karena itu manajemen waktu menekan pada dua demensi yaitu
1. Merencanakan waktu, memerlukan kemampuan dalam menjabarkan apa yang
akan dicapai dan dilakukan didepan. Rentangnya bisa jangka panjang dan
menengah.
2. Mengelola waktu memerlukan kemampuan untuk menetapkan dan
mengendalikan sasaran dan kegiata-kegiatan jangka pendek (jam, harian,
mingguan dan bulanan) melalui pengembangan dan antisipasi, penjadwalan,
optimasi penggunaan sumber daya dan penentuan prioritas.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 47
a. Penggunaan waktu secara efektif
Dua aspek penting dlm pengelolaan wkt
1. Mengetahui penggunaan waktu bagi staf dalam pelayanan kesehatan
2. Merencanakan waktu sesuai pekerjaan yang akan dilaksanakan dengan
menggunakan jadwal waktu, jadwal kerja, daftar piket dan bagan
program
Dengan penggunaan waktu secara efektif dapat memupuk kelebihan waktu,
tanpa mengesampingkan tugas kegiatan.
Ciri-ciri dan indikator keberhasilan penggunaan waktu secara efektif :
1. Adanya kelebihan waktu
2. Adanya kesempatan untuk berfikir dan pengembangan diri.
3. Membentuk kebiasaan bekerja secara efisien.
4. Kegiatan selalu dalam kontrol atau kendali
5. Terarah pada tujuan yang diyakini penting bermanfaat dan berorientasi
pada hasil
6. Ada rasa senang memutuskan dan melakukan setiap pekerjaan.
7. Memungkinkan lebih rileks
8. Adanya rasa puas
b. Merencanakan Waktu dan Kegiatan
Bagian terpenting mengatur waktu adalah perencanaan pengunaan waktu
perlu mempunyai tujuan dan sasaran yang jelas dan jelas pula skala prioritasnya.
Urutan-urutannya adalah apa yang harus dilakukan saat ini tergantung pada prioritas
saat ini. Dan apa yang menjadi prioritas hari ini,minggu ini tergantung skala prioritas
minggu ini. Demikian seterusnya sehingga setiap tujuan dan sasaran kegiatan
merupakan satu rangkaian yang saling terkait secara terencana berkelanjutan
antisipasi yang terkendali menuju ke masa yang akan datang yang optimis dan
berkelanjutan.
Perencanaan waktu untuk sebuah unit kesehatan yang dikelola dengan baik
sebagai berikut :
1. Suatu jadwal waktu mingguan yang menunjukan waktu dalam
seminggu saat sebuah kegiatan selalu dilaksanakan
2. Beberap jadwal kerja yang menunjukan rincian tanggal kapan
kegiatan tertentu berlangsung dan tempat dilaksanakan
3. Beberapa daftar piket untuk berbagai bagian pekerjaan.
4. Suatu program mengenai semua kegiatan kesehatan khusus misalnya
penyuluhan kesehatan gigi
5. Sebuah tinjauan umum tahunan mengenai kegiatan yang
dilaksanakan
6. Kadang-kadang jadwal waktu, jadwal kerja dan daftar piket dapat
digabung.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 48
c. Membuat Jadwal Kerja Unit Kesehatan
Sebuah jadwal kerja diperlukan bila kegiatan-kegiatan yang berbeda atau
kegiatan yang sama yang dilaksanakan ditempat yang berbeda dalam waktu tertentu.
Misalnya kunjungan rumah dapat dilakukan setiap hari atau beberapa kali seminggu,
tetapi mencakup beberapa desa atau jenis penyakit yang berbeda pada waktu-waktu
khusus. Dengan cra serupa tim keliling dapat mengadakan perjalanan pada hari yang
sama pada setiap minggu tetapi mengunjungi daerah yang berbeda. Pemeriksaan
dapat diputuskan setiap hari yang sama tetapi pada setiap minggu yang diperiksa
adalah bagian-bagian yang berbeda dari unit kesehatan.
Untuk membuat jadwal kerja setiap kegiatan atau tempat yang berbeda disusun
dan dibuat tanggalnya secara bergiliran seluruh siklus ini kemudian diulangi lagi.
Jadwal kerja kunjungan tim keliling perlu peta yang menunjukan rute, jarak,
dan waktu perjalanan. Waktu perjalanan akan bergantung pada keadaan jalan, alam
dan faktor lain serta jarak. Sebagian dari tim dapat ditinggalkan disuatu tempat
sementara yang meneruskan perjalanan sehingga menghemat waktu.
Faktor lain yang harus dibuatkan jadwal kerja jumlah penduduk disuatu desa
atau daerah (kepadatan penduduk) dan hari-hari pasar setempat.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 49
BAB VIII
MANAJEMEN SISTEM PERJANJIAN PELAYANAN KESEHATAN GIGI
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti perkuliahan diharapkan mahasiswa mampu :
1. memahami buku sistem perjanjian
2. faktor-faktor penting dalam penjadualan perjanjian
A. PENDAHULUAN
Sebuah sistem perjanjian (appointment) yang direncanakan dan dikelola
dengan baik dapat meringankan pekerjaan, dan ditandai tepat waktu
setidaknya kalaupun ada, hanya sedikit kelambatan bagi pasien atau tenaga
medis. Tujuan dari sistem perjanjian adalah untuk membuat setiap anggota
tim mampu merencanakan dan menyiapkan pekerjaan mereka. dan untuk
menjamin bahwa klinisian dan pasien ada pada waktu yang ditentukan dengan
peralatan yang perlu untuk ditangani. Sistem appointment yang tidak disiplin
menciptakan kekacauan.
B. BUKU PERJANJIAN
Buku perjanjian sangat penting untuk bagian resepsionis dan merupakan alat
yang sangat penting untuk manajemen praktek. Buku perjanjian dapat digunakan
untuk menentukan beban kerja setiap hari dan dibuat sesuai aturan ataupun
kesepakatan tim kerja. Resepsionis harus memahami kebutuhan ruang perawatan,
laboratorium dan pasien sebagai hal-hal ini dipertimbangkan ketika perjanjian
dibuat. Mereka perlu mengetahui suatu perjanjian termasuk perjanjian
“tersendiri”, yang akan dibukukan kapan saja waktu yang diperlukan tersedia,
ataukah perjanjian yang memerlukan koordinasi dengan suatu tim kerja. Perlu
juga dipertimbangkan pada kasus yang memerlukan waktu untuk menerima hasil
laboratorium sebelum suatu tindakan perawatan dimulai.
Sistem perjanjian yang efektif memerlukan kerja sama antara pasien dan tim
perawatan gigi. Karena waktu adalah uang, maka bila pasien tidak memenuhi
perjanjian, pada beberapa klinik memberlakukan penggantian kerugian waktu
sebelum membuat perjanjian berikutnya. Perjanjian juga mengalami hambatan
bila resepsionis tidak membukukan perjanjian dengan akurat. Hal ini dapat
menghambat kelancaran penanganan bagi pasien berikutnya, yang berakibat pada
ketidakpuasan pasien. Prosedur pelayanan yang akurat pada saat pembukuan
berdampak pada pemenuhan janji oleh pasien.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 50
Para manajer praktek harus mengembangkan jasa resepsi yang berfokus
pada pasien kunjungan pertama, guna meletakkan landasan hubungan yang saling
menghargai dan langgeng, menjamin konsistensi dan mengurangi kesalahan.
C. FAKTOR-FAKTOR PENTING DALAM PENJADUALAN PERJANJIAN
Dalam membuat perjanjian terdapat beberapa faktor yang harus
diperhatikan, selain faktor resepsionis, jenis perawatan pasien, kondisi pasien.
Dalam membukukan perjanjian seorang Resepsionis harus:
a. Mengklarifikasi apakah jasa-jasa ditawarkan atas dasar NHS atau dasar
privat.
b. Menjelaskan hal yang akan terjadi selama perjanjian;
c. Menspesifikasi semua biaya dan persyaratan pembayaran.
Tim perawatan gigi bertanggung jawab terhadap pasien untuk mendapat
pengetahuan yang baik dan memberi persetujuan tindakan medis (informed
consent) pada perlakuan (treatment) tersebut. Penting bagi resepsionis
menekankan kesan-kesan tertentu saat membukukan perjanjian, misalnya
mengingatkan pasien untuk makan sebelum kunjungannya. Sistem kerja yang
dilakukan oleh seorang resepsionis harus dituangkan dalam suatu standart operating
prosedure (SOP), untuk memudahkan penanganan tugas oleh anggota tim yang lain.
Resepsionis dalam membuat perjanjian harus memahami tahap-tahap yang
diperlukan pada tiap jenis perawatan, sehingga dapat memperkirakan lamanya
perawatan, dan menentukan waktu yang tepat untuk kunjungan pasien berikutnya.
Demikian juga untuk menentukan beberapa kunjungan berikutnya yang diperlukan
oleh seorang pasien, guna membuat perjanjian dalam buku perjanjian.
Sistem Administrasi
Resepsionis yang efisien dan bersahabat merupakan asset besar bagi praktek
gigi. Faktanya adalah bahwa kalau staf resepsionis tidak terlatih secara formal
untuk menjalankan sistem-sistem administrasi yang efisien, konsisten dan efektif
maka mereka mungkin tidak memahami arti penting mereka. Resepsionis
seringkali tidak memiliki kualifikasi administratif formal. Karena itu wajar
mengasumsikan bahwa pelatihan mereka telah didasarkan pada “hands-on”
(penerusan) dan trial and error.
DAFTAR RUJUKAN
Bridges, Glenys (th….) Dental Reception and Practice Management
Finkbeiner, BL., Finkbeiner, C. (th….) Practice Management for the dental team.
Gaylor, JL (th…..) The Administratif Dental Assistant, second ed. ……..
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 51
BAB IX
MANAJEMEN PASIEN
Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikut perkuliahan mahasiswa mampu mengetahui :
1. Manajemen tim kesehatan gigi
2. Penerimaan pasien
3. Tata Ruang pelayanan gigi
4. Tata Cara Megatur Alur pasien
A.
PENDAHULUAN
Orang yang paling penting dalam praktek gigi adalah pasien. Jangan pernah
mengabaikan fakta bahwa setiap pasien memiliki latar belakang kebutuhankebutuhan yang berbeda. Oleh karena itu, kenali setiap pasien sebagai seorang
individu yang memiliki kebutuhan-kebutuhan khusus dan menentukan bagaimana
agar peka terhadap kebutuhan-kebutuhan tersebut. Dokter gigi dan perawat gigi
adalah sebuah profesi yang bersifat menolong. Setiap usaha tidak hanya dilakukan
untuk meringankan ketidaknyamanan pasien, tapi juga pasien diajari untuk menolong
dirinya sendiri.
Setiap orang yang dating harus dimengerti kepentingan dasarnya untuk
menentukan motivasi yang akan diberikannya. Jika tidak dokter dan staf memeliki
pemahaman yang jelas tentang hal ini mereka akan menjadi tidak berani setelah
sejumlah usaha yang gagal untuk memotivasi pasien untuk menerapkan “kualitas
pelayanan kesehatan gigi”.
B.
MANAJEMEN TIM TENAGA KESEHATAN GIGI
Pelayanan kesehatan gigi tidak lepas dari tim yang terlibat dalam klinik
pelayanan kesehatan gigi. Kedokteran gigi, sebagaimana kebanyakan dunia bisnis,
dihadapkan dengan isu tentang bagaimana untuk mencapai sebuah produktivitas
pegawai yang tinggi sambil memelihara keefektifan pengeluaran. Suatu cara untuk
menjumpai kenyataan ini adalah dengan memaksimalkan penggunaan skill masingmasing pegawai. Kebanyakan para dokter gigi akan termasuk ke dalam objek kantor.
Dengan adanya kerjasama tim adalah sebuah kemajuan yang modern di dalam
pelayanan kesehatan gigi. Tim pelayanana kesehatan gigi terdiri atas beberapa
kelompok perawat gigi yang profesional yangmasing-masing memberi kontribusi
atau masukan berupa keahlian-keahlian mereka dan juga pengalaman-pengalaman
mereka. Sebuah tim agar dapat berjalan baik, maka setiap orang harus mempunyai
pemahaman yang jelas dimana mereka akan memasuki sebuah tim sehingga setiap
orang dapat fokus kepada pemenuhan terhadap aturan-aturan timnya yang harus
dilaksanakan atau di ikuti.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 52
Tim pelayanan kesehatan terdiri atas :
1. Tenaga Dokter Gigi
2. Tenaga Perawat Gigi
3. Tenaga administrasi
4. Tehniker gigi
5. Pengelola obat
1. Dokter Gigi
Pada umumnya dokter gigi bekerja sebagai tenaga suasta yang independen
atau di departemen kesehatan, dengan memberikan perawatan / perlakuan pelayanan
kesehatan nasional (National Health Service).
Banyak para dokter gigi membuka praktek kecil-kecilan, dengan menjalankan
bisnisnya sendiri, sehingga dokter gigi memerlukan keahlian manajemen bisnis
untuk menjalankan prakteknya. Beberapa dokter gigi memilih untuk mengambil
aturan-aturan yang mengikat untuk bekerja pada perusahaan. Para dokter gigi bekerja
pada bisnis pelayanan kesehatan gigi yang memberikan perawatan gigi, dan
perusahaan tersebut mempekerjakan seorang manajer untuk mengatur usahanya.
Untuk memenuhi akan pelayanan yang berkualitas terhadap pasien, para
dokter gigi bekerja bersama perawat gigi, terapis, tekniker gigi, petugas administrasi
dan pengelola obat.
2. Perawat gigi
Perawat gigi mempunyai peranan yang sangat penting di dalam menjalankan
sebuah perawatan di sebuah ruangan dengan memberikan pertolongan kepada para
dokter gigi.Untuk itu diperlukan pengetahuan dan keterampilan dalam prosedur
perawatan, menyiapkan bahan-bahan dan instrumen yang tersedia pada sebuah klinik
agar pada operasi berhasil dan berjalan lancar. Disampng itu perawat gigi
bertanggung jawab untuk meyakinkan bahwa pasien dapat nyaman dan merasa aman.
Sebelum dilakukan perjanjian dengan pasien, perawat gigi mempersiapkan
ruang perawatan. Sejak dilakukan pemeriksaaan pada pasien, perawat gigi mencatat
apa yang ditemukan oleh dokter gigi di dalam catatan mengenai pasien(rekam
medik). Ketika pasien meninggalkan ruangan perawatan, suster mengisi kolomkolom dalam register dan memelihara semua instrumen perawatan gigi. Beberapa
perawat gigi juga bekerja sebagai penerima pasien atau mengerjakan berbagai tugastugas administrasi.
Perawat gigi melakuan promosi kesehatan gigi yang telah diperoleh di
institusi pendidikan kesehatan gigi dan bekerja sebagai pendidik kesehatan, serta
berkonsentrasi pada pencegahan penyakit gigi. Pilihan karir lainnya untuk perawat
gigi dapat menjadi asisten dokter gigi spesialis.
3. Tenaga Administrasi
Tenaga administrasi dapat bertugas sebagai penerima pasien (Resepsionis)
dan petugas keuangan. Sebagai tenaga administrasi harus memiliki
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 53
pengetahuan tentang perawatan gigi, komunikasi yang baik serta keterampilan
dalam pemecahan masalah yang dapat dilakukan dengan bekerja sama dengan
petugas lain.
a. Sebagai resepsionis
Resepsionis dalam pelayanan klinik gigi sangat diperlukan sehingga
pelayanan di klinik gigi dapat berjalan dengan lancar.Seorang resepsionis
harus menguasai tentang lama waktu perawatan, tarif pelayanan gigi.
Resepsionis harus bisa berkomunikasi secara efektif,mendengarkan dan
mengobservasi pasien serta berhubungan dengan staf lain di klinik pelayanan
kesehatan gigi.
Seorang resepsionis bisa melaksanakan tugas sebagai berikut :
a. Menyambut pasien dengan ramah
b. Membantu mempersiapkan berkas perawatan.
c. Menjawab telepon dan menyampaikan pesan dengan segera.
d. Jadwal perjanjian.
e. Merawat kartu pasien dan medical record.
Aturan-aturan penerima pasien sangatlah diperlukan. Penerima pasien
mempunyaihubungan yang sangat vital antara masyarakat umum dan tim pelayanan
kesehatan gigi. Resepsionis berperan sangat penting dalam pemasaran pelayanan
kesehatan gigi dan memahami keberadaan pasien serta pendekatan terhadap
koleganya.
Kenyamanan dan keberadaan pasien adalah yang diutamakan oleh para
penerima pasien. Banyak pasien ketika datang untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan gigi merasa bosan menunggu di ruangan dan tidak pasti apa yang akan
terjadi pada saat melakukan perawatan. Para penerima pasien harus dapat
meyakinkan pasien bahwa mereka harus tenang dan percaya diri.
Ketika berbicara pada pasien-pasien melalui telepon, para penerima pasien
haruslah ramah dan efisien. Sangatlah penting untuk menangani para pasien dengan
cara yang positif.
Seorang resepsionis memerluka pengetahuan untuk dapat mempergunakan mesin
pembayaran, komputer, faxmili, dan mesin foto kopi.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 54
b. Sebagai Petugas keuangan
Petugas keuangan adalah orang yang bekerja secara khusus menangani
pembukuan keungan. Pekerjaan yang dilakukan oleh bagian ini adalah
membukukan pemasukan dan pengeluaran keuangan. Petugas
keuangan dapat mengelola pembiayaan pasien lewat asuransi dan
mengatur sistem pembayaran pasien.
4. Teknisi
Tehnisi gigi merupakan salah satu anggota tim pelayanan kesehatan gigi dan
memeungkinkan jangkauan yang luas dari perawatan gigi, walaupun
kebanyakan mereka bekerja secara tersendiri pada laboratorium, dengan
memberikan pelayanan, tehnisi gigi merupakan bagian yang terintegrasi dari
tim pelayanan kesehatan gigi yang bekerja sesuai dengan instruksi dokter gigi.
Tehnisi gigi secara formal dididik pada institusi pendidikan tehniker gigi.
5. Pengelola obat
Di dalam pelayanan kesehatan gigi diperlukan pemberian obat-obatan baik
untuk keperluan pre maupun post-treatmen.
C.
TATA RUANG PELAYANAN GIGI
Manajemen yang baik juga melakukan penataan ruangan tempat para staf
akan bekerja. Banyak unit kesehatan yang memilki penataan ruangan yang tidak
nyaman oleh karena ukuran bangunan atau ruangan kerja perseorangan yang sempit
atau yang bentuknya aneh. Persoalan yang sering terjadi adalah kelangkaan ruangan
penyimpanan. Gudang sering kali terlalu sempit dan terlalu penuh, sehingga sulit
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 55
Penyuluhan
Kesgi
bila harus mencari sesuatu. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk
memecahkan masalah ini.Pertama dengan menempatkan lemari-lemari yang dapat
dikunci yang di rapatkan kedinding semacam lemari kitchen set.
1. Ruang perawatan gigi
a. Ruang non klinik
1). Ruang Parkir
2).Ruang penerimaan
3).Ruang Tunggu
4).Ruang bisnis/pembayaran
5). Toilet
2.2 Ruang Klinik
2.2.1 Ruang Pemeriksaaan
2.2.2 Ruang Promosi
2.2.3. Ruang Perawatan
2.2.4. Ruang Laboratorium
2.2.5 Ruang Radiologi.
2.2.6. Ruang sterilisasi
3.1.1. Ruang Penerimaan Pasien
Ruangan yang cerah, hangat dan dekorasi ruangan yang nyaman akan
memberikan kesan tertentu bagi pasien. Jika suasana/kondisi di ruang penerimaan
terasa hangat dan bersahabat, hal tersebut akan membuat seorang pasien bisa rilek.
Atau barangkali menawarkan secangkir kopi atau the atau minuman lainnya akan
lebih memberikan kesan yang baik bagi pasien.
Membaca adalah salah satu kegiatan yang biasa dilakukan di dalam ruang
penerimaan dengan tersedianya berbagai sumber bacaan. Pemilihan yang baik
termasuk diantaranya bacaan mengenai petunjuk memasak, olahraga, travel,
komunitas dan berita dunia serta majalah kesehatan. Kartu resep (gbr 3-10) dapat
ditaruh pada tempat brosur untuk menghindari pasien mengkopi informasi dari
majalah dan beberapa buku menu masakan pilihan (gbr 3-11). Hal ini akan mencegah
mereka (para pasien) menyobek bagian dalam majalah atau buku. Buang/hindari
karpet yang sudah kotor, furniture yang sudah usang atau tanaman yang tidak
terawatt. Juga lebih baik lagi apabila tersedia buku atau majalah untuk anak-anak
serta beberapa mainan. Suatu area harus dirancang sebagai ruang bermain anak dan
hal itu akan sangat membantu. Jika musik dimainkan sebagai pengiring dalam ruang
penerimaan, pastikan memilih jenis musik yang berkesan lembut dibandingkan
dengan musik rock atau jenis musik yang keras.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 56
2. Ruang Tunggu
Salah satu kewajiban lain yang harus dilakukan oleh seorang petugas
penerimaan pasien yaitu menjaga pasien dan menginformasikan kepadanya tentang
perkiraan waktu bagi pasien harus menunggu dan kapan saatnya akan dipanggil.
Apabila ada hal yang mengakibatnya penambahan waktu giliran pemeriksaan atau
keadaan darurat lainnya, maka hal tersebut harus diinformasikan secara terus terang.
Sebaiknya tidak berbicara atau menjelaskan dengan alasan lain seperti dokter
terlambat datang (Gbr 3-12). Terus-terang kepada pasien berapa lama lagi kira-kira ia
harus menunggu.
Penerima tamu yang mengenai gigi telah meru berubah dengan sangat (di) atas tahun
terbaru. Banyak pengaruh mempunyai shaped peran penerima tamu karena itu adanya
hari ini, mencakup pengembangan dan harapan publik di dalam profesi yang
mengenai gigi [itu]. Penerima tamu masa kini perlu untuk mampu
menggambar/menarik di atas cakupan luas ketrampilan, beberapa yang memulai dari
sektor jasa/layanandan (orang) yang lain dari sektor pelayanan kesehatan. Dalam
banyak kasus penerima tamu mengembangkan basis ketrampilan mereka dari suatu
campuran kecakapan formal dan pengalaman langsung.
Resepsonis pada umumnya titik kontak yang pertama pasien mempunyai dengan
praktek dan adalah ' berbelanjalah jendela' tentang praktek. Pertimbangan saksama
harus diberikan kepada penampilan area resepsi dan staff resepsi, siapa yang harus
dengan tangkas diperkenalkan pakaian/pengausan kantor dibanding/bukannya yang
seragam perawat dapat menyesatkan kecuali jika staff resepsi dua kali lipat
berkwalitas seperti perawat.
Penerima tamu adalah mata rantai yang rumit antara orang
banyak/masyarakat dan regu praktek. Dan Kenyamanan pasien Kesejahteraan/
kesehatan harus perhatian utama kepada penerima tamu . Pasien melaporkan bahwa
penantian dan dengan tidak tertentu sekitar perawatan meningkat/kan ketertarikan
mereka. Penerima tamu harus sadar akan bagaimana pasien sedang perasaan dan
bertindak, dan perlu selalu nampak yakin dan tenang. Pasien akan sering
mencerminkan sikap penerima tamu, maka resepsi staff memelopori ketika saling
berinteraksi dengan pasien.
Ketika berkata kepada pasien per telepon, penerima tamu perlu bunyi efisien
dan ramah. Adalah penting untuk memelihara suatu nada hal positif. Praktek perlu
menetapkan protokol telepon untuk mencerminkan yang ideal untuk praktek, yang
diamati oleh semua anggota regu ketika menjawab telepon .
Suatu aspek/pengarah yang penting pada praktek adalah atmospir melingkupi
area resepsi. Resepsi Daerah kerja harus dijaga rapi dan rapi terus menerus, sebab
kemampuan/ wewenang pertunjukan ini dan kendali ttg lingkungan pekerjaan mu.
Ini meminta sistem kerja metodis, yang adalah penting untuk menambahkan
profesionalisme ke bantuan administratif. Pelajaran untuk bekerja di bawah tekanan
datang dengan pengalaman.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 57
Penerima tamu harus taat pada. Adalah penting untuk memonitor yang akan
datang dan perjalanan pasien dan untuk menyimpan/pelihara suatu mata pada [atas]
ruang tunggu [itu]. Jika suatu pasien tengah menantikan lama waktu, suatu maaf
harus dibuat dan situasi harus dibawa untuk perhatian dokter gigi.
Ketrampilan Komunikasi baik adalah suatu atribut penting. Jika komunikasi
sedang kekurangan antar anggota regu, sering berarti berbagai hal mendapat/kan
dilupakan, luput/kehilangan atau tidak melakukan dengan baik. Yang penting untuk
penerima tamu yang mengenai gigi untuk mampu berkomunikasi dengan pasien .
Kadang-Kadang ini akan melibatkan penggunaan suatu simpatik mempedulikan cara,
sedangkan pada lain ketegasan akan diperlukan. Pasien gelisah memerlukan suatu
menenteramkan hati nada menyatakan untuk membantu tenang kegelisahan mereka,
tetapi atau isu sulit keluhan boleh perlu untuk dihadapkan dengan penggunaan suatu
pendekatan yang lebih tegas. Atakan suara nyaring adalah sangat penting sedemikian
sehingga orang-orang dapat secara penuh memahami apa yang kamu sedang berkata.
Mendengarkan dapat sebagaimana pentingnya pidato, dan jika suatu menyampaikan
kebutuhan pesan itu harus mempertahankan maksud/arti nya cukup untuk bisa
dipertimbangkan kepada orang buat siapa itu dimaksudkan.
Ketrampilan administratif baik diperlukan dalam rangka memastikan bahwa
semua tugas-tugas resepsi diprioritaskan dan lengkap dengan kemampuan/
wewenang. Kadang-Kadang penerima tamu diperlukan untuk membuat keputusan di
dalam kerangka aturan praktek, dan harus cukup yakin untuk melakukannya.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 58
D.
TATA CARA MENGATUR ALUR PASIEN
Alur pasien adalah urutan pasien mulai datang, mendapatkan perawatan dan
pulang.
PELAYANAN KESEHATAN GIGI DAN MULUT POLIKLINIK GIGI
Pasien
Poliklinik
Gigi
Loket
Pendaftaran
Klinik Oral
Diagnostik
Ruang
Tunggu
Penyuluhan
Kesgi
ya
Apakah perlu
pembersihan
Karang Gigi
Penyuluhan
Kesgi
Apakah perlu
penambalan
Gigi
Penambalan
gigi
ya
tidak
Apakah perlu
pencabutan
Gigi
Apakah
perlu
premedikasi
oral
ya
Instruksi
setelah
perawatan
tidak
Pencabutan
gigi
tidak
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Selesai
perawatan
Penyuluhan
n
Kesgi
Page 59
BAB X
HUKUM KESEHATAN DALAM PELAYANAN KESEHATAN GIGI
A.
PENDAHULUAN
Hukum terdiri dari tatanan aturan hubungan yang dapat dilaksanakan antar
individu dan antara individu dengan masyarakat mereka. Beberapa produk hukum
adalah konstitusi-konstitusi, anggaran dasar, badan administratif memerintah, dan
keputusan-keputusan pengadilan.
Setiap hari, para profesional gigi berhadapan dengan isu-isu yang
berhubungan dengan hukum bidang perawatan gigi. Tugas profesi di kalangan dokter
dan tenaga kesehatan lainnya dahulu bersifat altruistik yang mementingkan sikap
untuk mensejahterakan orang lain dari pada kepentingan diri sendiri, sehingga tidak
melakukan praktek untuk tujuan komersialisme. Dewasa ini hal tersebut sulit
dilaksanakan. Hubungan antara dokter atau tenaga kesehatan lainnya dengan pasien
yang bertujuan komersial pada mulanya dianggap sebatas pelanggaran etika.
Pelanggaran etika profesi kesehatan tidak dengan sendirinya pelanggaran hukum.
Kesalahan melaksanakan tugas profesi yang menimbulkan kerugian pada
pasien , dapat terjadi jika (1) melalaikan kewajiban (2) melakukan hal yang
seharusnya tidak boleh dilakukan mengingat sumpah profesi dan sumpah jabatan
(3) mengabaikan sesuatu yang seharusnya dilakukan (4) berprilaku tidak sesuai
dengan norma umum. Keempat bentuk kesalahan tersebut dapat dikatan sebagai
kesalahan melaksanakan profesi atas dasar ketentuan profesional. Kesalahan
tersebut berbeda dengan kesalahan melaksanakan profesi atas dasar peraturan
perundang-undangan atau peraturan hukum. Namun demikian kesalahan antara
keduanya sulit untuk dibedakan karena akibat yang diderita pasien.
Oleh karena itu perlu pengetahuan dan pemahaman tentang ketentuan
peraturan hukum atau peraturan undang-undangan yang memuat tentang perilaku
atau akibat yang dilarang oleh hukum atau undang-undang dalam lingkup hukum
kesehatan.
B.
UNDANG-UNDANG PRAKTEK KEDOKTERAN NO.29 TH 2004
1. latar belakang terbitnya UU Praktek Kedokteran
2. tujuan
3. ruang lingkup
C.
DASAR HUKUM PROFESI PERAWAT GIGI
1.
Aspek Hukum Standar Asuhan Keperawatan Profesional
2.
Kepmenkes No.1035 Tahun 1998 Tentang Perawat Gigi
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 60
Menyatakan bahwa perawat gigi merupakan salah satu jenis tenaga
kesehatan dalam kelompok keperawatan yang dalam menjalankan tugas
profesinya harus berdasarkan standar profesi. Berdasarkan Kepmenkes
tersebut maka perawat gigi merupakan profesi tersendiri yang berbeda dengan
jenis kesehatan lainnya yang berada dalam kelompok tenaga perawatan seperti
juga perawat dan bidan.
Perawat gigi adalah setiap orang yang telah lulus pendidikan perawat
gigi sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku, selanjutnya perawat
gigi dalam menjalankan tugasnya harus mempunyai surat ijin perawat gigi
(SIPG) dan surat ijin kerja (SIK) sesuai dengan peraturan pemerintah.
Perawat gigi dalam menjalankan tugas profesinya diarahkan untuk
meningkatkan kerjasama dengan profesi terkait.
Berdasarkan SK Menteri kesehatan tersebut di atas maka perawat gigi
merupakan profesi dalam bidang kesehatan
3.
Kepmenkes No.1392 Tahun 2001 Registrasi Dan Ijin Kerja
Perawat Gigi
Perawat gigi merupakan profesi kesehatan yang melaksanakan
pelayanan kesehatan gigi dan mulut secara profesional. Perawat gigi dalam
melaksanakan peran ,tugas, dan fungsinya dilakukan denga penuh tanggung
jawab sesuai dengan hak dan wewenang yang dimilikinya.
Guna meningkatkan kinerja profesi perawat gigi salah satunya
diperlukan standar profesi sebagai dasar setiap perawat gigi dalam
menjalankan profesinya. Dengan demikian sebagai petunjuk dalam
menjalankan profesi secara profesional perlu disusun suatu pedoman standar
profesi perawat gigi. Penyusunan standar profesi perawat gigi disusun sesuai
dengan standar profesi yang berlaku dari pusat pemberdayaan profesi dan
tenaga kesehatan luar negeri.
Dalam penyusunan standar profesi ini digunakan berbagai acuan atau
masukan pihak terkait pelayanan perawat gigi. Pertimbangan lain adalah
standar ini disusun dalam mengantisipasi era globalisasi agar profesi perawat
gigi Indonesia siap bersaing dalam era pasar bebas. Kepmenkes no.1575 tahun
2005 tentang organisasi dan tata kerja DepKes.
D.
KOMPETENSI PERAWAT GIGI
1. Upaya Peningkatan Kesehatan Gigi Dan Mulut
2. Upaya Pencegahan Penyakit Gigi Dan Mulut
3. Upaya Penyembuhan Penyakit Gigi Dan Mulut
4. Upaya Mendiagnosa Penyakit Gigi dan Mulut
5. Kegiatan Manajerial
6. Melakukan Higiene Kesehatan Gigi Dan Mulut
7. Melakukan penelitian
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 61
ANALISA TUGAS PERAWAT GIGI
Pada bagian ini diuraikan tugas perawat gigi pada berbagai segmen pelayanan
kesehatan gigi.
1. Pelayanan Kesehatan Gigi dan Mulut
Pelayanan Kesehatan Gigi dan Mulut meliputi
2. Pelayanan Asuhan Sistematik (pada kelompok anak sekolah ?UKGS, ibu
hamil, dan anak pra sekolah )
3. Pelayanan asuhan kesehatan masyarakat
a. Manajemen mikro
b. Usaha Kesehatan Gigi di Sekolah
c. Posyandu
d. Balai Pengobatan Gigi
e. Puskesmas Pembantu
f. Rumah Sakit
- di Poli
- di Poli Spesialis
g. Panti Jompo
E.
F.
HAK DAN KEWAJIBAN TENAGA KESEHATAN
1.
Kewajiban Tenaga Kesehatan
a. Tenaga kesehatan wajib mematuhi standar profesi, menghormati
hak pasien, menjaga kerahasiaan identitas dan dat kesehatan
pribadi pasien, memberikan informasi yang berkaitan dengan
kondisi dan tindakan yang akan dilakukan, dan meminta
persetujuan terhadap tindakan yang akan dilakukan.
b. Tenaga kesehatan berwajiban untuk membuat dan memelihara
rekam medis
2.
Hak Tenaga Kesehatan
HAK DAN KEWAJIBAN PASIEN
1. Kewajiban Pasien
2. Hak Pasien
Ketentuan UU Kesehatan No.23 tahun 1992, dalam pasal 53 beserta
penjelasan pasalnya menetapkan bahwa tenaga kesehatan wajib hukum untuk
memenuhi standar profesi dan hak pasien. Yang dimaksud hak azasi pasien
menurut deklarasi Helsinki tahun 1964 meliputi : (1) Hak informasi tentang
profil kesehatan yang tercemin dalam rekam medis (The right to information),
(2) Hak untuk memberikan persetujuan tindak medis oleh pasien/ informed
concent (the right to self determination) (3) Hak atas kerahasiaan kedokteran
yang diketahui dari hasil pemeriksaan pasien (The right to protect his privacy)
(4) Hak atas pendapat kedua (The right to second opinion).
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 62
G.
PERSETUJUAN TINDAKAN MEDIS (INFORMED CONCENT)
1. Latar belakang
Penyelenggaraan pelayanan kesehatan selain bersifat azasi kemanusiaan dan
azasi pemeliharaan kesehatan, juga diharapkan tercipta hubungan yang
lancara antara pasien dan tenaga kesehatan terutama dokter ataupun perawat
harus terjadi secara kolaboratif. Akan tetapi bisa terjadi masalah bila terbentur
pada dilema dua prinsip yaitu prinsip memberikan kebaikan pada pasien yang
bertolak dari sudut pandang nilai etika dan ilmu kesehatan berdasarkan
pengetahuan keterampilan dan pengalaman dokter atau perawat, bertolak
belakang dengan prinsip menghormati hak menentukan diri sendiri dari sudut
pandang pasien. Kedua prinsip tersebut dapat menimbulkan konflik.
Memberikan penjelasan kepada pasien dalam rangka memperoleh ijin
persetujuan pasien untuk melakukan tindakan medik, kadang kala terdapat
pertimbangan dengan maksud memperingan penderitaan pasien atau dengan
maksud tidak menakutkan perasaan pasien, supaya tidak menjadi guncang,
sehingga penjelasan tidak lengkap karena ada bagian yang sengaja disimpan
untuk menghindari akibat buruk pada pasien. Pertimbangan tersebut terjadi
biasanya dalam kasus yang berisiko besar, yang sebelumnya tidak terduga,
didasari oleh rasa tanggung jawab etika kedokteran memperlakukan hal yang
terbaik terhadap pasien.
Dengan demikian, atas dasar adanya konflik yang dilematis tersebut,
maka diperlukan persetujuan tindakan medis (informed concent) sebagai
tanggung jawab moral dalam profesi kedokteran.
2. Pengertian
Informed concent dalam Permenkes No.589 th 1989 diterjemahkan
dengan istilah persetujuan tindakan medik. Menurut Beauchamp dalam
informed concent harus ada lima unsur pendukungnya yaitu (1) pemberian
informasi atau disclosure (2) pemahaman informasi yang menyeluruh (3)
kesukarelaan atau volunteeriness (4) kemampuan atau competence (5) izin
atau concent.
Berdasarkan kelima unsur di atas, maka informed concent dapat
diartikan sebagai izin atau otorisasi yang diberikan secara suka rela oleh
seorang penderita yang kompeten kepada dokter untuk melakukan suatu
tindakan medis terhadap dirinya yang dianggap baik setelah penderita itu
mendapat informasi yang jelas dan dapat dipahami.
Menurut Komalawati, informed concent dapat diartikan sebagai suatu
kesepakatan persetujuan pasien atas upaya medis oleh dokter terhadap dirinya
setelah mendapat informasi dari dokter mengenai medis yang dapat dilakukan
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 63
untuk menolong dirinya disertai informasi mengenai segala risiko yang
mungkin terjadi.
3. Tujuan
Informed concent bertujuan untuk (1) perlindungan pasien untuk
segala tindakan medis (2) perlindungan tenaga kesehatan dokter atau perawat
terhadap terjadinya akibat yang tidak terduga serta dianggap merugikan pihak
lain. (3) perlindungan terhadap pasien dari segala medis yang ditujukan pada
jasmani dan rohaninya yang dilakukan tanpa sepengetahuan pasien dari prosedur
medis yang sebenarnya tidak perlu. (4) perlindungan terhadap dokter dokter atau
perawat yang telah melakukan tindakan medis atas dasar standar profesi medis
tetapi menghadapi akibat yang tidak terduga dan dianggap merugikan pihak lain,
maka tindakan medis yang bermasalah tersebut memperoleh jaminan
perlindungan berdasarkan risk of treament dan error of judgement untuk
kepentingan kesehatan.
4. Unsur Materi dan Cakupan
Materi dan cakupan dalam informed consent meliputi :
1. diagnosis termasuk prosedur pemeriksaannya
2. status penyakit : ringan, sedang , atau berat
3. berbagai macam alternatif terapi dengan keuntungan dan
kerugiannya masing-masing, termasuk jenis terapi yang
ditawarkan beserta alasannya.
4. Quality of life (QoL), apakah setelah terapi QoL nya akan lebih
baik, sama saja, atau mungkin menjadi lebih buruk. QoL disini
lebih ditekankan kepada nilai fungsional dibandingkan dengan
nilai fisiknya, dalam artian hal apa yang masih bisa dilakukan
oleh dirinya dalam sisa kehidupan selanjutnya. Apakah dia masih
bisa menolong dirinya sendiri dan berkarya, ataukah dia harus
tergantung kepada orang lain selama masa sisa kehidupannya.
5. Model
Menurut Arnold, RM., ada dua cara yang dikenal untuk menyampaikan
informed consent yaitu :
a. A proforma approach : an event model of informed consent.
Di beberapa klinik, permintaan izin dimulai beberapa saat dan risiko dari
suatu jenis terapi oleh dokter atau perawat, dan permintaan agar penderita
mau menandatangani dan mengijinkan untuk melaksanakan terapi tersebut.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 64
Walaupun waktu penyampaian isi sangat terbatas tetapi metode ini secara
hukum masih memenuhi syarat minimal untuk mendapatkan informed
consent. Sebaliknya dilihat dari tujuan etika yang lebih tinggi, metode ini
tidak memenuhi syarat, karena tidak memperkaya penderita dengan
pengetahuan tentang penyakitnya , juga tidak mengajak penderita untuk ikut
serta memutuskan rencana terapi. Metode ini sepertinya sangat
menyederhanakan masalah, padahal seringkali masalah klinik itu bersifat
kompleks, yang memerlukan pengulangan dan penambahan informasi.
b. A dialogical approach The process of Informed Consent
Model ini beranggapan bahwa baik dokter maupun penderita mempunyai
sesuatu yang ingin disampaikan , yang dapat membantu proses pengambilan
keputusan. Dokter membawa pengetahuan, teknik, dan pengalaman dalam
mengobati penderita dengan keluhan yang sama, sedangkan penderita
menceritakan keadaan hidupnya dan kemampuannya untuk menilai efek terapi
terhadap dirinya. Model ini ingin menggambarkan bahwa pengambilan
keputusan itu tidak bisa dibuat hanya satu kali pada satu waktu saja,
melainkan merupakan rentetan keputusan, mulai dari kecurigaan adanya
penyakit, keharusan adanya terapi terhadap penyakit tersebut sampai penderita
pulang dari rumah sakit. Satu keputusan mungkin dibuat pada pertemuan
pertama sedangkan keputusan lainnya pada kesempatan yang lain. Model ini
juga mengakui keharusan adanya kontak antara penderita dengan berbagai
ahli kesehatan lainnya. Misalnya , penderita kanker payudara perlu dengan
Onkolog dan ahli bedah tentang risiko dari berbagai terapi dengan perawat
tentang efek samping serta dengan pekerja sosial tentang masalah keuangan.
6. Bentuk
Sampai dengan saat ini, terdapat dua bentuk persetujuan yaitu :
1. Expressed consent , dalam hal ini, persetujuan diberikan dalam bentuk
tulisan dan lisan. Persetujuan tulisan biasanya diberikan dalam kasuskasus, dimana dokter harus melakukan tindakan invasif, baik untuk
diagnosis maupun terapi, seperti endoskopi, operasi, kemoterapi, dan
radiasi. Sedangakan untuk kasus-kasus ringan seperti USG, EKG, atau
suntikan dapat diberikan secara lisan.
2. Implied consent, adalah izin yang diberikan tanpa diekspresikan baik
tertulis maupun lisan. Adanya izin dari penderita diartikan oleh dokter
dengan melihat sikap yang tidak negatif ataupu antagonis. Misalnya
pada saat penderita datang berkonsultasi sebetulnya dia sudah
membawa sikap positif, yaitu bahwa dia sudah mempunyai niat untuk
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 65
memberi izin kepada dokter untuk mewawancarai dan memeriksanya
secara fisik. Inilah yang terjadi di semua ruang praktek dokter. Semua
penderita yang datang berkonsultasi, dianggap telah memberikan
izinnya. Proses demikian tidak dianggap melanggar proses informed
consent, baik dilihat dari segi hukum legal maupun etik.
Makin tinggi kepercayaan seorang penderita kepada dokter makin
besar kemungkinan bahwa informed consent nya dalam bentuk Implied
consent. Tetapi untuk kasus-kasus yang besar terutama yang berkaitan dengan
tindakan invasif yang mungkin mempengaruhi quqlity of Life (QoL)
sebaiknya persetujuan diberikan secara tertulis. Menurut Appelbaum, yang
dimaksud dengan invasif adalah tindakan yang menggunakan alat yang
dimasukkan ke dalam tubuh. Menurut Permenkes 585 tahun 1989, tindakan
invasif adalah semua tindakan yang langsung dapat mempengaruhi keutuhan
jaringan tubuh.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 66
BAB XI
MANAJEMEN PEMASARAN
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti perkulihan mahasiswa dapat mengetahui :
1.1
Prinsip-prinsip pemasaran
1.2
Unsur-unsur dalam pemasaran
1.3
Analisis aspek pemasaran
1.4
Bauran pemasaran
1.5
Konsep pemasaran dalam pelayanan kesehatan gigi
A. PENDAHULUAN
Pemasaran adalah meneliti kebutuhan dan keinginan konsumen, menghasilkan
barang atau jasa, menentukan harga dan mendistribusikan barang dan jasa.
Menurut Kotler (2002) pemasaran adalah suatu proses sosial yang didalamnya
individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan
dengan menciptakan, menawarkan dan secara bebas menukarkan produk yang
bernilai dengan pihak lain. Untuk defenisi manajerial pemasaran sering
digambarkan sebagai ”seni menjual produk” tapi bagian terpenting dari
pemasaran bukan penjualan. Tujuan pemasaran : menghasilkan barang dan jasa,
agar disukai, dibutuhkan dan dibeli oleh konsumen.
B. PRINSIP PEMASARAN
Menciptakan nilai bagi pelanggan (customer value), keunggulan bersaing
(Competitif Advantages) dan fokus pemasaran.
C. RUANG LINGKUP PEMASARAN
Pemasaran umumnya dipandang sebagai tugas untuk menciptakan,
memperkenalkan dan menyerahkan barang dan jasa kepada konsumen dan
perusahan. Ada sepuluh jenis lingkup pemasaran: barang, jasa, pengayaan
pengalaman, peristiwa, orang, tempat, kepemilikan, organisasi, informasi dan
gagasan.
Barang
Barang-barang fisik merupakan bagian terbesar dari produksi dan usaha
pemasaran. Contohnya alat kerajian, alat kosmetik, media belajar dan
sebagainya.
Jasa
Jasa adalah hasil kerja atau kemampuan seseorang yang dapat dipasarkan,
seperti profesi dokter, dokter gigi atau perawat yang memberikan jasa
pelayanan kesehatan dan sebagainya.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 67
Pengayaan pengalaman
Dengan merangkaikan beberapa jasa dan barang, seseorang dapat
menciptakan, mempergelarkan dan memasarkan pengayaan pengalaman,
seperti out bont, taman wisata, taman safari dan sebagainya.
Peristiwa (Event)
Pemasar mempromosikan peristiwa-peristiwa yang terkait tujuan tertentu,
seperti pameran-pameran, perheletan pernikahan, pementasan seni dan
sebagainya
Orang
Pemasaran selebriti menjadi bisnis penting, dengan memiliki manajer, agen
atau berhubungan dengan pemasar selebriti. Atau dengan menjadikan nama
sendiri menjadi merk dagang.
Tempat
Tempat – kota, negara bersaing untuk menarik para turis, pabrik dan pusat
perusahaan, persewaan tempat pertemuan (aula/gedung pertemuan) dan
sebagainya.
Properti
Properti adalah hak kepemilikan yang berwujud baik benda nyata (real estate)
atau finansial (saham dan obligasi). Properti diperjual belikan dan
menyebabkan timbulnya upaya pemasaran.
Organisasi
Organisasi aktif bekerja untuk membanguncitra yang kuat dan menyenangkan
pikiran masyarakat publik mereka. Badan usaha mempromosikan (iklan)
identitasnya untuk mendapatkan lebih banyak pengakuan publik.
Informasi
Informasi dapat diproduksi dan dipasarkan sebagai produk. Sekolah dan
universitas
D. BAURAN DALAM PEMASARAN
Bauran pemasaran (marketing mix) adalah seperangkat alat pemasaran yang
digunakan perusahan untuk terus menerus mencapai tujuan pemasaran di
pasar sasaran. Alat pemasaran dibagi dalam empat kelompok yang disebut 4 P
dalam pemasaran : Product, Price, Place, dan Promotion.
Komponen 4 P dalam pemasaran adalah menggambarkan pandangan penjual
tentang alat-alat pemasaran yang dapat mempengaruhi pembeli. Dari sudut
pandang pembeli masing-masing alat pemasaran harus dirancang memberikan
manfaat bagi pelanggan (4 C)
1. Product (produk)
Customer Solution (solusi pelanggan)
2. Price (harga)
Customer Cost (biaya pelanggan)
3. Place (tempat)
Convinience (kenyamanan)
4. Promotion (promosi)
Communication (Komunikasi)
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 68
Yang menjadi pemenang adalah perusahaan yang dapat memenuhi kebutuhan
pelanggan secara ekonomis dan secara menyenangkan serta dapat
berkomunikasi secara efektif.
Empat komponen P dalam Bauran Pemasaran
Bauran Pemasaran
Produk
Tempat
Keragaman produk
Saluran pemasaran
Kualitas
Pasar Sasaran
Cakupan pasar
Design
Pengelompokan
Ciri
Lokasi
Nama merk
Persediaan
Kemasan
Transportasi
Ukuran
Harga
Pelayanan
Daftar harga
Garansi
Rabat/Diskon
Imbalan
Potongan harga Khusus
Periode Pembayaran
Relation
Syarat Kredit
Promosi
Promosi Penjualan
Periklanan
Tenaga Penjualan
Kehumasan / Public
Pemasaran langsung
E. ANALISIS ASPEK PEMASARAN
Untuk melihat peluang usaha yang akan dirintis/dikembangkan memiliki peluang
pasar yang memadai atau tidak, biasanya ada beberapa komponen yang harus
dianalisis dan dicermati, diantaranya :
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 69
1.
Kebutuhan dan keinginan konsumen
Barang dan jasa apa yang banyak dibutuhkan dan diinginkan konsumen?
Berapa banyak yang mereka butuhkan? Bagaimana daya beli mereka?
Ada lima jenis kebutuhan pelanggan/konsumen, yaitu:
a. Kebutuhan yang dinyatakan (pelanggan menginginkan produk yang tidak
mahal)
b. Kebutuhan riil (pelanggan ingin produk yang biaya operasionalnya rendah,
bukan yang harga awalnya rendah)
c. Kebutuhan yang tidak dinyatakan (pelanggan mengharapkan pelayanan
penjualan yang baik).
d. Kebutuhan kesenangan (pelanggan akan senang dengan penjual yang
memberikan Hadiah yang bermanfaat)
e. Kebutuhan rahasia (pelanggan ingin terlihat oleh teman-temannya sebagai
Konsumen cerdas}
2.
Segmentasi pasar
Pelanggan dikelompokkan dan diidentifikasi, misal berdasarkan geografi,
demografi, sosial budaya. Kalau sudah segmentasi pasar teridentifikasi maka
sasaran pasar akan terwujud dan tercapai.
Target
Menyangkut banyak konsumen yang dapat diraih. Berapa target yang ingin
dicapai? Apakah konsumen loyal pada bisnis kita ? apakah dapat memberi
kepuasan?
Nilai tambah
Dapat di ketahui – tinggi atau rendah
Masa hidup produk
Bertahan lama atau tidak , jika produk bertahan lama maka potensi pasar tinggi.
Struktur pasar
Apakah termasuk persaingan tidak sempurna (monopoli, digopoli,
monopolistic), pasar persaingan sempurna
Persaingan dan strategi pesaing
Jika persaingan meningkat, peluang pasar rendah
Ukuran pasar
Dapat dianalisis dari volume penjualan. Volume penjualan naik, berarti pasar
potensial.
Pertumbuhan pasar
Sama seperti pada ukuran pasar
Laba kotor
Jika profit margin kotor > 20% berarti pasar potensial
Pangsa Pasar
Jika pangsa pasar meningkat bahkan setelah 5 tahun mencapai 40% , maka
memiliki pangsa pasar yg lebih baik (potensial).
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 70
F. KONSEP PEMASARAN DALAM PELAYANAN KESEHATAN GIGI
Banyak prakatisi percaya bahwa mereka tidak perlu mengadakan pemasaran
apapun karena mereka mempunyai pasien lebih dari cukup. Bagaimanapun,
pemasaran tidak hanya mengenai menarik pasien baru: ini mengenai bisnis
menguntungkan yang kita kembangkan dengan menemukan kebutuhan konsumen
luar (pasien yang membeli pelayanan kesehatan gigi dari kita) dan konsumen dalam
kita (anggota kelompok yang menyediakan jasa yang kita jual kepada para pasien).
Pemasaran mencakup setiap kegiatan manajemen. Banyak aktivitas
pemasaran yang termasuk dalam kebutuhan Clinical Governance. Pada Gambar 12.1
kita akan melihat bagaimana proses taktik manajemen diterapkan dalam inisiatif
pemasaran manajemen.
Bauran pemasaran
Pemasaran membutuhkan kemampuan membayangkan, menentukan dan
pemecahan masalah. Melalui penerapan bauran pemasaran (yang dikenal dengan 4P)
manajer dapat membuat prakteknya ditempatkan secara logis bagi konsumen dalam
memenuhi kebutuhan kesehatan giginya, tidak hanya sekali, melainkan terusmenerus. Bauran pemasaran adalah suatu teknik yang digunakan untuk menegaskan
barang dan jasa yang diinginkan konsumen, sehingga kita dapat mengembangkan dan
mempromosikan produk yang tepat, dengan harga yang tepat, pada tempat yang tepat,
dan untuk orang yang tepat. Ketika kita mengetahui apa yang diinginkan konsumen,
kita dapat merancang dan menghubungkan jasa atau pelayanan yang tepat atau sesuai.
Mengidentifikasi kebutuhan konsumen
Penilaian penelitian pasar untuk menemukan kebutuhan mereka
Merancang inisiatif pemasaran kita
Merencanakan sumber-sumber dan pelatihan pegawai
Melaksanakan setiap perencanaan
Memeriksa hasil
Meninjau ulang seluruh hasil
Gambar 12.1 Proses pemasaran
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 71
Keahlian pemasaran
Pemasaran yang sukses diawali dengan suatu rencana pemasaran, dimana
obyek pemasaran kita diatur dalam istilah SMART. Visi asli dari praktek rencana
bisnis dimana maksud dan obyek ditempatkan, untuk dibagikan kepada seluruh
kelompok. Energi dan motivasi dibutuhkan untuk mendorong inisiatif maju
pemasaran dapat muncul dari penyampaian hasil, seperti yang dijelaskan oleh pegolf
Jack Niklaus.
‘Saya tidak pernah memukul tembakan bahkan pada saat latihan, tanpa memiliki
suatu yang sangat tajam, dalam memusatkan perhatian pada gambar tersebut dalam
kepala saya. Ini seperti suatu film berwarna. Pertama, saya melihat bola ketika saya
mau ini berakhir, bagus dan putih, dan duduk diatas rumput hijau yang terang.
Kemudian pemandangan berubah dengan cepat dan saya melihat bola tersebut
meluncur disana, dan jalurnya, adalah bentuk lintasan, bahkan sikapnya dalam
mendarat. Lalu terdapat jalan pintas untuk keluar dan pemandangan berikutnya
memperlihatkan pada saya membuat suatu ayunan yang akan mengembalikan
pikiran saya pada kenyataan.’
Banyak inisiatif pemasaran gagal meraih hak potensi untuk suatu kekurangan
klarifikasi atau perencanaan. Inisiatif lainnya ditolak pada tahap perencanaan,
kekurangan waktu, keahlian atau sumber daya. Kebenarannya adalah jika kita tidak
memiliki waktu utnuk merencanakan suatu inisiatif, sangat tidak mungkin kita
mempunyai waktu untuk melihatnya berjalan. Sampai kita mempunyai visi yang jelas
dan rencana yang spesifik, kita hanya mempunyai ide yang masih diragukan, yang
tidak dapat diatur atau diukur. Teknik standar yang biasa dipakai untuk membuat
penjelasan adalah perkembangan obyektif SMART (Spesific, Measurable,
Achievable,Relevant, Time measured). Dengan cara ini rincian diklarifikasi dan
indikator untuk mengukur kemajuan pencapaian mereka.
Riset pasar
Riset pasar sangat perlu dalam memastikan pelayanan yang disediakan adalah
yang diinginkan oleh pasien dan yang ingin disediakan oleh kelompok. Kita tidak
dapat mengetahui apa keinginan yang lainnya sampai kita dapat menunjukkan hasil
dari target riset pasar. Riset yang efektif akan mengenali konsumen kita, dan
menunjukkan alasan mereka membeli dari kita ketika memutuskan untuk membeli
dan siapa para pesaing kita. Ini juga akan membantu kita dalam membuat suatu
rencana pemasaran.
Adalah suatu kesalahan jika kita beranggapan bahwa pasien kita mendapatkan
pelayanan terbaik sejak sikap konsumen sudah menjadi suatu kebiasaan. Konsumen
akan dengan mudah mengulang membeli produk yang sudah mereka ketahui dan
pahami. Dalam beberapa kasus pasien kita mungkin membeli barang kosmetik
kesehatan gigi, seperti pemutih gigi dan perhiasan gigi dari toko, salon kecantikan
dan penjual di pasar, tidak sesuai dengan apa yang kita sediakan atau kita sarankan
pada mereka. Sikap konsumen dapat berubah; suatu bukti memperlihatkannya, ketika
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 72
memberikan saran dan informasi yang diperlukan, orang membuat keputusan yang
beralasan. Oleh karena pilihan kesehatan gigi dapat menjadi begitu rumit, kita perlu
menanamkan fakta penuh di hadapan pasien; pentingnya menyediakan informasi
untuk proses pengambilan keputusan telah diakui oleh perkembangan peran
koordinator kesehatan, yang dikenalkan agar pasien dapat mengambil keputusan
mengenai pilihan kesehatan langsung.
Metode riset pasar
Riset pasar menyediakan informasi yang dibutuhkan dalam membuat rencana
pemasaran untuk menyeimbangkan kebutuhan konsumen dalam dan luar.
Berikut angka metode riset pasar yang secara luas digunakan dalam praktek
kesehatan gigi untuk mengumpulkan informasi yang relevan dalam pengembangan
pelayanan kesehatan gigi, antara lain:
Kuisioner:
digunakan untuk membangun pendapat konsumen dan
kebutuhan yang disadari
Survei surat:
dikirimkan surat panggilan, dan dikembalikan saat
pasien datang kembali
Observasi:
melihat dan mendengarkan pasien pada saat praktek
Lembar kesenangan:
tanyakan “Seberapa baik yang telah kami lakukan?”
dalam suatu skala 1-5
Kotak saran:
dapat tersedia di ruang tunggu atau di depan teras
Informasi sensus:
demografi daerah praktek kita
Fokus kelompok:
meminta tanggapan dan ide kelompok yang dituju
Memperhatikan para pesaing: untuk mengetahui apa yang dilakukan para pesaing
dan mencari cari untuk menyainginya.
Mendengarkan pasien
Jika tanggapan pasien hanya berupa komplain, kemudian sedikit lebih
program tanggapan pasien harus diperkenalkan seperti sistem ‘3Cs’, melalui pujian
pasien, tanggapan dan komplain yang dikumpulkan.
Tanggapan
Terdapat banyak cara untuk mengumpulkan tanggapan pasien, salah satunya
dengan memahami pandangan mereka. Ide cukup bagus untuk mengundang timbal
balik spontan dari pasien, juga menyediakan kesempatan bagi mereka untuk
memberikan timbal balik yang tidak berarti apa-apa tanpa menempatkan mereka pada
suatu titik. Lembar kesenangan yang tidak ada namanya akan mengumpulkan
informasi yang berguna, tersedia untuk dibagikan pada setiap orang, tidak hanya
kepada pasien yang kita harapkan memberikan balasan yang menyenangkan.
Bahkan tanggapan tentang pola warna praktek atau buku-buku dalam ruang
tunggu, menyediakan pandangan penting bagaimana pasien melihat praktek tersebut.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 73
Jika kita mendengarkan pasien dengan seksama, mereka akan memberitahu kita apa
yang perlu kita ketahui untuk mengembangkan pelayanan kita.
Komplain
Mengetahui komplain dengan baik dapat meningkatkan hubungan antara
konsumen dengan penyedia jasa. Ketika kepentingan konsumen telah ditempatkan
dengan segera dan efektif, komplain resmi dapat dihindari. Jarangnya kesempatan
hubungan antara pasien dan praktek akan menjadi rusak dan pasien akan pergi ke
tempat lain. Bagaimanapun, kebanyakan situasi dapat diatasi dengan mengambil
tindakan yang sesuai sebelum masalah menjadi besar.
Prosedur komplain dalam rumah NHS telah diperkenalkan pada praktek
kesehatan gigi selama April 1996, berikut rekomendasi dari Wilson Report. Praktek
telah dibutuhkan untuk mengembangkan prosedur komplain dalam rumah secara
efektif, mengikuti kode definisi praktek. Selama 2005 program ini telah
dikembangkan lebih jauh untuk memasukkan prosedur untuk menanggapi komplain
pasien non-NHS. Rincian dari prosedur penanganan komplain telah termasuk dalam
bagian komplain pasien pada
Pujian
Ketika para pasien merasa puas dengan produk dan pelayanan kita, kita perlu
memperhatikan catatan secara tepat mengenai apa yang mereka harapkan. Pada saat
kita mengetahui apa yang kita lakukan benar, kita dapat melakukannya lebih daripada
itu.
Kadang-kadang pada waktu seorang pasien dipuaskan oleh pelayanan kita, itu
disebabkan oleh salah seorang anggota staf yang “berjalan lebih jauh” bagi mereka.
Budaya pelayanan dalam kesehatan gigi adalah penting dan harus dibangun ke dalam
prosedur kita, daripada menjadi dasar elemen kesmpatan. Standar pelayanan, yang
diatur dan didorong, memastikan konsistensi dalam merawat pasien.
Mempersiapkan kelompok
Bisnis yang sukses menciptkan suatu keseimbangan antara kebutuhan
kelompok konsumen dalam dan luar. Bahkan dengan visi yang jelas, rencana
pemasaran akan gagal meraih potensi mereka, kelompok tidak akan mampu
memberikan kontribusi yang sesuai untuk menjadi sukses. Manajer perlu
menghimbau setiap orang agar memiliki:
 peralatan yang diperlukan;
 keahlian yang diperlukan;
 motivasi yang benar.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 74
Peralatan yang diperlukan
Memiliki peralatan yang tepat untuk bekrja dapat membuat semangat kerja,
mengingat bekerja tanpa perlatan atau dengan peralatan yang salah atau sudah
kadaluarsa akan memberi dampak yang beragam pada kualitas performa kerja.
Keahlian yang diperlukan
Sebelum meminta siapapun untuk mengerjakan tugas baru, pastikan bahwa
mereka telah mendapatkan pelatihan yang sesuai, dorongan dan mekanisme timbal
balik untuk membangun kepercayaan dan semangat. Hal ini penting untuk
memasukkan pelatihan ketetapan didalam pemasaran apapun. Rincian harus tersedia
mengenai bagaimana tugas tersebut akan dikerjakan dan petunjuk kerja tertulis
dengan maksud agar informasi pertama tersedia sehingga dapat mengurangi efek
“bisikan Cina” yang muncul ketika petunjuk kerja dibagikan secara verbal.
Motivasi yang benar
Motivasi adalah suatu faktor kunci dalam kesuksesan pemasaran dan setiap
anggota kelompok memberikan tanggapan berbeda kepada motivasi yang kita bangun
ke dalam kepercayaan. Kita perlu memahami hal ini dan memastikan bahwa setiap
orang akan mampu memperoleh suatu nilai dari partisipasi dalam inisiatif, membuat
kepuasan pasien meningkat atau membayar insentif.
Meskipun terdapat kebenaran yang tidak diragukan dalam istilah dulu “jika
kita ingin suatu pekerjaan selesai, berikanlah kepada seorang yang sibuk” disana
tidak ada batasan untuk berapa banyak seseorang dapat melakukan pekerjaan. Jika
kelompok kita sangat ketat dalam waktu kerja mereka, akan sangat naïf untuk
menambah daya kerja mereka dan mengaharapkan mereka untuk mencapai suatu
inisiatif tambahan dengan antusiasme, konsistensi dan akurasi. Ketika setiap anggota
kelompok terlibat dalam inisiatif pemasaran dan dapat melihat hasil kerja mereka,
inisiatif pemasaran akan membawa kelompok tersebut menjadi hidup. Orang-orang
mempunyai pendekatan praktis untuk tugas kerja dan memerlukan timbal balik dari
segala usaha mereka. Kemudian, dengan melibatkan mereka dalam segala aspek
inisiatif, mereka menjadi senang untuk “berjalan lebih jauh” meraih sukses.
Analisa informasi riset
Ketika analisa informasi terkumpul dari inisiatif penelitian termasuk faktorfaktor yang ditampilkan pada Gambar 12.2, pengetahuan akan kebutuhan dan harapan
konsumen dalam dan luar yang terkumpul. Dengan pengetahuan dan keterlibatan
kelompok, kita siap untuk membuat recana pemasaran kita. Sebagai sebuah
kelompok, diskusikan penemuan-penemuan riset, capai kesepakatan dalam
mengartikan dan mencari cara untuk memakai hasilnya. Disamping menambahkan
kedalaman pikiran dalam pemasaran kita, kita akan memastikan bahwa kebutuhan
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 75
kelompok kita dibawa ke dalam diskusi terbuka dan seluruh kelompok dapat
memberikan inisiatif.
Permintaan
Konsumen
Persaingan
Keahlian Kelompok
Pengembangan Produk
Gambar 12.2 Informasi yang perlu dikumpulkan dalam membuat suatu rencana
pemasaran.
Rencana pemasaran
Kolonel John ‘Hannibal’ Smith dari ‘Kelompok A’ sangat terkenal dengan ucapan:
“saya menyukainya ketika suatu rencana datang bersama-sama”. Semua manajer
dapat mengenali pernyataan ini. Ketika suatu rencana disusun dan diterapkan dengan
baik menghasilkan hasil yang diinginkan, penghargaan sangat memuaskan. Rencana
pemasaran diawali dengan sebuah strategi: suatu garis besar mengenai apa yang ingin
kita peroleh. Dengan adanya hal ini, rincian teknik bagaimana kita akan mencapai
gol dapat ditambahkan.
Pada sektor eceran, milyaran poundsterling telah dihasilkan setiap tahun
dalam pengadaan barang dan jasa; pemakaian jendela merupakan suatu aspek kunci
penjualan. Dengan cara yang sama promosi dan presentasi barang dan pelayanan
kesehatan gigi harus bagus dan menyulut imajinasi dan antusiasme pembeli.
Ketika merancang kampanye promosi untuk pelayanan professional, kita harus
memilih apakah kita perlu untuk mendidik atau memberitahu konsumen. Sangat
penting untuk menjadi jelas mengenai hal ini.
 Pendidikan diperlukan pada saat barang dan jasa merupakan hal baru bagi
konsumen dan mereka perlu belajar mengenai potensial manfaat.
 Informasi diperlukan pada saat konsumen telah terbiasa dengan produk dan kita
ingin menunjukkan pada mereka mengapa harus membeli dari kita.
Mempromosikan manfaat
Pada saat konsumen memutuskan untuk membeli, mereka mencari
keuntungan-keuntungan: mereka ingin terlihat lebih baik, merasa lebih baik, atau
menjadi lebih percaya diri. (Kebanyakan pasien kesehatan gigi menginginkan makan,
berbicara, dan senyum dengan percaya diri.) ketika konsumen menyadari bahwa kita
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 76
mampu menyediakan keuntungan atau manfaat yang mereka inginkan, mereka mulai
mempertimbangkan fitur-fitur produk kita, dan memilih apakah membeli dari kita
atau dari pesaing kita.


Manfaat untuk memuaskan kebutuhan konsumen (misalnya, gigi kita akan
menjadi lebih putih);
Fitur-fitur adalah mengenai bagaimana produk tersebut bekerja (misalnya,
menggunakan nampan di rumah atau mengambil satu jam perawatan bedah).
Biaya juga merupakan suatu fitur.
Kampanye pemasaran
Kampanye pemasaran diawali dengan identifikasi kelompok konsumen target
sehingga kita dapat merancang suatu kampanye pemasaran untuk memperlihatkan
pada mereka. Lalu kita perlu memutuskan bagaimana menempatkan informasi kita ke
hadapan mereka pada suatu waktu dimana kita dapat menjawab pertanyaanpertanyaan mereka. Dimana memungkinkan, gunakanlah gambar visual. Mereka
mendapat suatu efek perbandingan berbicara pada seseorang dalam suatu partikel
bunyi dari suara. Bunyi visual dari suatu materi dan tanda menciptakan kesan dari
produk atau jasa. Seperti kita dapat menilai dengan baik suatu buku berdasarkan
sampulnya, begitu pula pasien menilai kesan visual suatu praktek berdasarkan
penampilan praktek tersebut.
Pada saat mempertimbangkan kesan, kita harus melihat pandangan pasien berikut:
Nama praktek:
Cocokkah dengan kesan yang ingin kita gambarkan?
Penampilan praktek: Apakah praktek menampilkan tipe pasien yang kita ingin
jadikan konsumen? Apakah gedung telah dipelihara dengan
baik, nyaman, bersih dan rapi? Apakah dekorasinya
terkordinasi dan konsisten?
Informasi bagi pasien:
Apakah kita sudah membaharui lembaran informasi
pasien? Bagaimana penyebarannya? Apakah semua
pelayanan
kita
ditampilkan?
Dapatkah
pasien
mendiskusikan kebutuhan kesehatan gigi dan aspirasinya
dengan anggota kelompok?
Fokus konsumen
Proses manajenmen taktik harus digunakan untuk mengembangkan focus
pelayanan konsumen. Hal ini akan melibatkan pelatihan staf untuk memastikan
bahwa segala kegiatan konsisten dengan standar pelayanan yang dijanjikan kepada
para konsumen kita.
Untuk para pasien kita (pasar luar) ini termasuk perlunya para pegawai untuk:
 Tersenyum saat berinteraksi dengan pasien;
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 77

Membangun kontak mata, bahakan saat terlalu sibuk berbicara kepada pasien
disaat kedatangannya;
 Kapanpun memungkinkan memanggil pasien berdasarkan namanya;
 Berikan perhatian khusus ketika bersepakat dengan pasien;
 Menjaga pasien selalu mendapat informasi dan meyakinkan;
 Gunakan bahasa tubuh untuk memperlihatkan ketertarikan;
 Tunjukkan hormat, baik kepada pasien maupun kolega;
Untuk kelompok kita (konsumen dalam pasar) ini akan menjadi lingkungan
kerja yang adil dalam istilah:
 Tingkat gaji yang wajar;
 Kontrak dan daftar kerja yang jelas;
 Prosedur dorongan dan penghargaan;
 Pegawai tetap diberikan informasi;
 Pengakuan akan pencapaian mereka.
Kepuasan kerja merupakan hasil langsung dari penerimaan lainnya,
penghargaan dari apa yang kita kerjakan.
Menetapkan tujuan dan obyek
Tujuan dan obyek merupakan suatu kesatuan bagian dari rencana pemasaran
apapun. Juga merupakan metodologi dan kriteria dimana kita mengukur kesuksesan
kita dalam memperoleh mereka. Pada saat diidentifikasi dalam waktu aspek yang
diukur dari obyek SMART, kita perlu mengumpulkan informasi untuk menaksir
hasilnya. Informasi ini akan berupa kualitatif dan kuantitatif.
Informasi kualitatif
Untuk menaksir inisiatif kita, kita mengulas pengalaman selama inisiatif
untuk mengatakan apa yang berjalan baik, apa yang akan kita lakukan berbeda di
masa yang akan datang, dan bagaimana hasil yang kita capai mempunyai kelompok
kerja yang efektif, normal dan pasien nyaman dalam praktek kita.
Informasi kualitatif merupakan subyektif dan melihat bagaimana konsumen:
 Berpikir dan merasakan hasil inisiatif;
 Mengalami memakai barang dan jasa kita;
 Membuat keputusan untuk membeli.
Tipe informasi ini dikumpulkan melalui pertanyaan terbuka seperti:
‘Seberapa membantunya kelompok penerima tamu kita?’
‘Apa yang mereka lakukan sehingga kedatanganmu lebih nyaman?’
Informasi kuantitatif
Pada saat inisiatif telah lengkap, suatu pemeriksaan harus lengkap untuk
menganalisa hasilnya dalam bentuk laporan, table dan grafik untuk membandingkan
modal yang dibuat dengan hasil yang dicapai.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 78
Informasi kuantitatif merupakan obeyktif dan melihat fakta yang dapat diukur seperti:
 Statistik, anggaran dan penjualan;
 Berapa banyak praktek lainnya didaerah kita yang menawarkan pelayanan serupa;
 Janji mana yang paling sering tidak ditepati.
Menentukan harga produk
Agar jelas, bisnis harus menjual barang dan jasa melebihi biaya yang
dikeluarkan untuk memproduksinya. Tidaklah harus keuangan merugi (dalam cara
yang sama membebankan melebihi yang konsumen sanggup membayar akan
membawa kepada kejatuhan). Untuk mengatur pendapatan dan pengeluaran yang
sesuai membutuhkan para manajer untuk:
 Membuat pemakaian sumber daya yang paling ekonomis;
 Mempunyai pengetahuan mengenai pasar, persaingan dan kebutuhan dari
pembeli dan penyedia.
Menentukan harga lebih merupakan keputusan tersulit yang harus kita buat
dan penting untuk kita mengetahui struktur dan proses seperti yang digambarkan
pada Gambar 12.3, untuk memastikan bahwa kita memberikan nilai pada konsumen
dan menghasilkan keuntungan bagi bisnis.
Menguji biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengetahui harga
terendah kita
Menguji sikap atau perilaku konsumen untuk mengetahui harga
tertinggi kita
Mengulang penelitian, sasaran dan tujuan strategi
Memutuskan untuk menawarkan potongan perkenalan untuk jangka
waktu tertentu
Gambar 12.3 Proses penentuan harga
Pertimbangan menjadi terlalu rumit. Hukum kesehatan dan keamanan membutuhkan
pekerja untuk menetapkan strategi keamanan untuk tempat kerja mereka sendiri.
Untuk mengukur kerangka dalam NHSWR praktek aktif untuk standar kesehatan dan
keamanan yang baik, yang bermanfaat bagi setiap orang yang terlibat dalam kegiatankegiatan praktek.
Manajemen keuangan
Baru-baru ini peran manajer praktek kesehatan gigi telah berdiri untuk
memasukkan aspek keuangan manajemen praktek sejajar dengan manajer dalam
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 79
sector lainnya. Sebelumnya, keuangan praktek merupakan rahasia yang tertutup, dan
pengetahuan manajer mengenai keseluruhan keuangan adalah terbatas. Ketika untuk
bekerja didalam pendapatan dan pengeluaran target sebagaimana diatur dalam
rencana bisnis praktek dengan protokol pelaporan yang disetujui dari menajer praktek
dapat menghasilkan kontribusi berarti bagi manajemen keuangan.
Jika anggota kelompok kesehatan gigi, dengan pelatihan menajemen
keuangan yang tidak resmi, dipromosikan kedalam peranan manajer praktek, sebagai
bagian dari pelatihan mereka perlu mengembangkan pengetahuan kerja kontrol
keuangan. Peranan mereka tidak mudah memastikan praktek yang berjalan pelan,
tetapi untuk memaksimalkan pendapatan praktek dan kontrol keuangan sehingga
praktek berjalan dengan lambat atau pelan dan pertemuan yang menguntungkan
aturan obyektif dalam rencana bisnis.
Rencana bisnis
Mengutip dari guru binis Sir John Harvey-Jones,
“Bisnis berjalan di suatu tempat, kita berada pada jalur atau di belakang,
tidaklah terdapat model diam.” Suatu rencana bisnis merupakan suatu pusat jika
bisnis tersebut adalah untuk pergi ke suatu tempat. Ini harus digambarkan dengan
jelas bisnis dalam kata-kata seperti di bawah ini:
 Latar belakang dan petunjuk bisnis;
 Diagram organisasi;
 Produk dan jasa;
 Sasaran penjualan;
 Biaya penjualan;
 Identifikasi pasar;
 Persaingan;
 Perkembangan produk dan jasa;
 Penjualan dan pemasaran;
 Personal kunci;
 Standar kualitas;
 Diagram arus kas.
Pada suatu tempat, rancana bisnis harus digunakan sebagai suatu titik
referensi konstan, yang diperiksa dan diperbaharui setiap tahunnya. Ketika bekerja
pada suatu rencana bisnis yang disetujui, manajer senior dapat membiarkan manajer
praktek bebas untuk mencari ukuran operasional yang sesuai untuk pencapaian ini.
Menegaskan manajemen keuangan
Sejak tujuan manajemen keuangan adalah untuk mencapai golongan bisnis
praktek, kesuksesan bargantung pada pembuatan yang spesifik, terukur, disepakati,
relevan, dan waktu sasaran diukur, berdasarkan performa sebelumnya, dengan
penyesuaian yang dibangun untuk mencerminkan tren keuangan. Manajemen
keuangan memulai dengan visi praktek, cerminan sebagai suatu pernyataan misi
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 80
dalam rencana bisnis dan dipecah menjadi satu, tiga, dan lima tahun target,
digambarkan dalam kata-kata dan arus kas.
Pernyataan misi
Pernyataan misi dimulai dengan visi praktek sebagai contoh, dapat
dinyatakan:
‘Adalah tujuan dari praktek ini untuk bekerja dengan para pasien kita untuk
menyediakan standar yang paling baik, bagi kedua perawatan kesehatan gigi,
yaitu klinik dan non-klinik. Kami bermaksud untuk menyediakan dengan suatu
keramahan, lingkungan yang mendukung dimana para pasien dan kolega kami
dapat mengalami potensi mereka.’
Dengan adanya pernyataan misi, sangat memungkinkan untuk merencanakan
kegiatan untuk mencapai visi. Pernyataan misi terdapat suatu poin untuk membuat
keputusan. Pendanaan bagi kegiatan pencapaian visi harus dievaluasi dan
dipertimbangkan, dimana segala sesuatu yang tidak mempunyai dampak yang cukup
berarti harus dikesampingkan atau dibuang.
Manajemen arus kas
Istilah arus kas mempunyai arti perpindahan uang didalam bisnis dalam
istilah:
 Penerimaan: uang yang diterima untuk barang dan jasa;
 Pembayaran: uang yang dikeluarkan untuk menjalankan bisnis.
Dalam buku ini, Finance for the Terrified, Mike Grace, penulis, dokter gigi
dan penulis yang menerbitkan manajemen praktek, mengatakan:
“Suatu ramalan arus kas adalah suatu rincian mengenai anggaran bisnis, yang
menyediakan bagi kita suatu perkiraan perhitungan dari pendapatan yang kita
harapkan akan menerima dan biaya-biaya yang diperkirakan akan kita bayar.”
Tujuan manajemen arus kas mengatur keuangan dengan bekerja didalam suatu
kerangka kerja kebijakan dan protocol yang menegaskan:
 Seberapa cepat kita membayar tagihan;
 Tingkat penguasaan saham;
 Kegiatan rekonsiliasi;
 Indicator performa.
Sukses memprediksi kegiatan arus kas pengetahuan tentang bisnis
mengijinkan manajer untuk memperlihatkan.
Pada tahap perencanaan, target arus kas harus dibagi menjadi tiga kategori berikut:
 Jangka pendek: perencanaan untuk akibat yang akan datang dalam empat
minggu kedepan;
 Jangka tengah: perencanaan yang berakibat dalam waktu enam minggu
kedepan;
 Jangka panjang: perencanaan yang berakibat dalam waktu setelah enam bulan.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 81
Arus kas adalah peralatan manajemen yang penting dari pembukuan
manajemen yang telah disiapkan. Pemilik praktek harus memperlihatkannya setiap
sebulan sekali sehingga kemajuan dapat dimonitor dan anggaran kedepan dapat
dirubah sesuai dengan antisipasi.
Pendapatan
Pendapatan NHS
Untuk kerja praktek bagi suatu kontrak pelayanan personal kesehatan gigi
(PDS), sumber utama pendapatan akan dihubungkan pada nilai kontrak yang telah
dinegosiasi dengan PCT dan dibayar dalam 12 cabang yang sama. Praktek perlu
mengembangkan sistem pengumpulan biaya karena biaya pasien yang tidak
dikumpulkan mewakili kerugian praktek. PCT akan menyediakan daftar biaya yang
dikenakan bagi pasien, yang akan dikurangi dari pembayaran setiap bulan. Hal ini
dianjurkan untuk mengumpulkan pembayaran dari pasien sebelum mereka ditangani.
Dalam publikasinya, manajemen keuangan dasar bagi praktek kesehatan gigi
umum, BDA menganjurkan pengaturan pendapatan praktek yang efektif bergantung
pada maksimalisasi pendapatan praktek oleh:
 Memperlihatkan kepada pasien suatu pembukuan terbaru pada setiap
kunjungannya;
 Mengumpulkan semua biaya (meminta pasien untuk membayar sesuai dengan
perawatan yang diterimanya);
 Membayar biaya yang dikumpulkan pada bank secepat mungkin;
 Menjaga catatan akurat mengenai biaya berjalan.
Pendapatan pasien pribadi
Pendapatan non-NHS akan dikumpulkan baik dari penyedia skema kesehatan
gigi dan secara langsung dari pasien pribadi sama besar dengan biaya NHS, catatan
akurat keuangan yang diterima dan dibayarkan harus disimpan. Kebijakan praktek
harus diterapkan kapan dan bagaimana pasien.
Pengeluaran
Pengeluaran adalah uang yang dihabiskan untuk menjalankan praktek. Untuk tujuan
akuntansi dan manajemen, pengeluaran ini dibagi menjadi pengeluaran modal dan
revenue.
 Pengeluaran modal yaitu uang yang dikeluarkan dalam item dengan nilai yang
dapat diakui (item-tem yang kita cairkan dan menggunakannya dalam bisnis)).
 Pengeluaran revenue yaitu uang dihabiskan untuk menjalankan bisnis, misalnya
biaya persediaan, gaji, pemanas dan biaya telepon.
Pengeluaran harus dimonitor dengan hati-hati untuk memastikan seluruh
pembelian adalah nilai terbaik dari uang. Memungkinkan untuk menyimpan uang
dengan berbelanja di sekitar penyedia atau supplier dan kesepakatan yang tegas.
Pembelian harus direncanakan dan persediaan harus dimonitor dan diatur.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 82
Untuk memeberikan pasien standar pelayanan terbaik, kita harus memenuhi
kebutuhan keuangan yang layak kelompok kita. Gaji menggambarkan pengeluaran
praktek tunggal terbesar, jadi ketelitian diperlukan dalam mencapai terbesar dari
pengeluaran ini. Setiap orang harus mempunyai gambaran kerja yang jelas mengatur
apa yang diharapkan dari pertukaran dan gaji mereka.
Buku kas
The Inland Revenue (penghasilan dalam negeri) mengharuskan seluruh
pebisnis untuk membuat catatan yang menunjukkan semua pendapatan dan
pengeluaran. Buku kas tersebut harus dibaharui setiap hari untuk memberikan
informasi pendapatan dan pengeluaran terbaru. Buku tersebut akan menunjukkan cek
yang telah diterbitkan tetapi belum ditunjukkan dalam penarikan bank, dan uang yang
telah disetorkan ke bank tetapi belum muncul dalam buku rekening bank kita. Dengan
memasukkan faktur-faktur supplier ke dalam buku kas kita akan mengetahui berapa
besar hutang kita pada supplier dan dari perangkat lunak manajemen pasien kesehatan
gigi kita dapat menghitung berapa besar hutang pasien yang didapat dari praktek kita.
Dengan menambahkannya dalam buku kas kita telah melengkapi seluruh situasi
keuangan. Buku kas dapat menjadi suatu bagian dari paket komputerisasi
pembukuan. Bagaimanapun, kebanyakan pemegang buku membuat catatan kertas
buku kas disamping catatan komputerisasi mereka.
Sistem keuangan
Manajemen keuangan yang efektif bergantung pada sistem komunikasi yang
baik dan jelas yang diciptakan oleh manajer. Sistem dan kegiatan yang berhubungan
harus ditulis dalam operasi manual praktek dan para staf yang bertanggung jawab
memakai prosedur tersebut haru dilatih dan mampu untuk melaksanakan tugasnya.
Sistem yang dibutuhkan manajemen keuangan digambarkan pada Tabel 12.2.
Mekipun praktek kesehatan gigi menyediakan perawatan kesehatan daripada
suatu produk yang jelas, seperti bisnis lainnya yang obyek keuangannya adalah untuk
memberikan pelayanan yang tinggi pada suatu keuntungan kualitas.
Tabel 12.2 Sistem yang dibutuhkan untuk manajemen keuangan.
Pendapatan
Aktifitas
Pembayaran pasien
Perkiraan pasien yang dihasilkan
Pasien diminta untuk membayar perawatan pada
setiap kunjungan
Komputerisasi catatan pembayaran
Penerimaan pembayaran
Protokol pembayaran masuk Bank
Sistem pembayaran kartu
NHS PDS
Pembayaran anggaran praktek rekening bank setiap
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 83
bulan
Pencocokan kembali pembayaran
Pembayaran dari
perusahaan keuangan
Pencocokan kembali dengan klaim yang dibuat
Dicatat dalam pembukuan dan dalam catatan pasien
Pembayaran pola
kesehatan gigi
Dicocokan kembali dengan klaim yang dibuat,
ketidakcocokan ditindaklanjuti
Penjualan produk
kesehatan gigi
Sistem pemesanan
Rekonsilisasi persediaan
Kebijakan penetapan harga
Mengenakan biaya pertemuan untuk setiap
Buku janji
pertemuan
yang dibatalkan
Biaya untuk pembatalan mendadak pasien pribadi
Daftar tunggu untuk pembatalan
Pustaka : 1. Manajemen Pemasaran, Philip Kotler, 2002
2. Administrative Dental Assistant, Linda J. Gaylor, 200..
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 84
BAB XII
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Tujuan pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, petugas kesehatan harus mampu :
1. Memahami ruang lingkup sumber daya dalam pelayanan kesehatan
2. Mengidentifikasi jenis-jenis sumber daya pelayanan kesehatan
3. Mengidentifikasi jenis peralatan, obat dan bahan kedokteran
4. Mengapresiasikan pemesanan peralatan, obat dan bahan kedokteran
5. Mengaplikasikan penggunaan katalog peralatan, obat dan bahan kedokteran
6. Mendemontrasikan teknik mengisi formulir pemesan dan permintaan
peralatan, obat dan bahan kedokteran
7. Melakukan penghitungan keperluan obat dan bahan kedokteran
8. Mendemonstrasikan teknik penyimpanan peralatan, bahan dan obat.
9. Memahami ruang lingkup manajemen keuangan
10. Memahami penggunaan buku kas
11. Memahami dasar pembukuan
12. Memahami alat pembayaran
13. Memahami sistem perpajakan
14. Mengaplikasikan laporan keuangan
15. Menginterprestasikan pengadaan sumber daya manusia pelayanan kesehatan
16. Menginterprestasikan pengembangan sumber daya manusia pelayanan
kesehatan
17. Menginterprestasikan pengembangan sumber daya manusia pelayanan
kesehatan
A.
PENDAHULUAN
Manajemen merupakan suatu cara sistematik untuk membantu para pengelola
(manajer) kesehatan dan hampir semua pekerja kesehatan sehingga dengan
menguasainya terus menerus akan membentuk sutu kondisi lingkungan kerja yang
dinamis. Dasar-dasar manajemen dipakai di semua tingkat sistem pelayanan
kesehatan di tingkat menengah, di wilayah atau propinsi dan juga pusat (nasional).
Sistem pengelolaan manajemen sumber daya kesehatan yang bekualitas sangat
dibutuhkan untuk menjalankan sistem kesehatan berdasarkan perawatan kesehatan
primer.Manajemen pengelolaan sumber daya kesehatan yang baik bagi suatu
organisasi adalah seperti kesehatan bagi tubuh dan berfungsinya semua bagian secara
mulus. Prioritas yang pokok-pokok menyesuaikan pelayanan dengan kebutuhan dan
situasi yang berubah, mempergunakan sebaik-baiknya sumber daya kesehatan yang
terbatas dan peningkatan kualitas pelayanan.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 85
Manajemen pusat pelayanan kesehatan meliputi manajemen kesehatan dari
seluruh penduduk yang ada dalam wilayah kerjanya. Bila pusat kesehatan terkelola
dengan baik, masyarakat menjadi lebih sehat. Pengelolaan di sektor sumber daya
kesehatan yang baik menjamin adanya perbaikan yang dapat dinikmati semua
kalangan
B.
PENGELOLAAN PERALATAN, OBAT DAN BAHAN
1. Jenis peralatan
Dalam pengadaan peralatan, obat dan bahan dibedakan atas:
a. habis pakai (juga disebut dapat diperbaharui)dan
b. Tidak habis pakai (tidak dapat diperbaharui)
Peralatan habis pakai adalah peralatan yang digunakan dalam waktu
singkat misalnya spuit, aplikator bonding .Sedangkan yang disebut
peralatan tidak habis pakai adalah yang dapat bertahan beberapa tahun
serta perlu perawatan dan pemeliharaan misalnya dental unit, peralatan
konservasi gigi, tang cabut, light curing
Dalam pengelolaan peralatan, obat dan bahan ada empat langkah utama
yang harus dikuasi yaitu : pemesanan, penyimpanan, pengeluaran dan
pemeliharaan
2. Pemesanan peralatan, obat dan bahan
Hanya beberapa pekerja kesehatan (biasanya staf senior) yang berwenang
pemesanan peralatan obat dan bahan.Pada waktu melaksanakan kegiatan
pemesanan diperlukan keahlian sebagai berikut :
a. Menyusun daftar kebutuhan dari mengetahui sebelumnya dan
perkiraan pemakaian sekarang. Harus dibuat beberapa daftar
peralatan, bahan dan obat yang dibutuhkan, bergantung pada tempat
pembelian yang diharapkan. Jumlah setiap peralatan, bahan dan obat
yang digunakan bergantung pada jumlah pasien yang dilayani dan
dapat diperkirakan dari pengalaman atau dengan menanyakan kepada
orang yang berpengalaman. Karena sumber daya selalu
terbatas,peralatan, bahan dan obat-peralatan, bahan dan obat
konsumsi harus digunakan dengan hemat.
b. Menyesuakan kebutuhan dengan sumber daya yang tersedia dan
membuat perkiraan biaya misalkan peralatan, bahan dan obat yang
diperlukan dan jumlahnya, harga satuan dan harga total harus disusun
dalam bentuk tabel agar memudahkan dalam evaluasi
PERALATAN,
JUMLAH
HARGA
HARGA
BAHAN DAN OBAT
SATUAN
TOTAL
Kaca mulut
20
15.000
300.000
Sterilisator
1
3.000.000
3.000.000
Spuit
20 boks
50.000
1.000.000
Total harga
4.300.000
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 86
c. Menggunakan katalog
Katalog adalah buku yang berisi daftar peralatan, bahan dan obat
yang dapat dibeli dari tempat tertentu. Buku ini digunakan bila
peralatan, bahan dan obat dipesan dari tempat yang jauh. Katalog
dapat dikeluarkan olehgudang pemerintah atau perusahaan, pabrik
atau toko swasta. Dalam hal melakukan pemesan dengan katalog
harus dipelajari terlebih dahulu dengan sangat teliti dan harus di
catat jumlah serta harga peralatan, bahan dan obat dengan tepat
d. Mengisi formulir pemesanan atau permintaan
Sebuah formulir pemesanan biasanya disediakan bersama-sama
dengan katalog. Toko atau perusahaan yang berbeda memiliki
formulir khusus yang berbeda pula. Sebuah formulir pemesanan
memiliki kolom untuk masing-masing hal berikut : nomor referensi
peralatan, bahan dan obat, nama peralatan, bahan dan obat, jumlah
yang dipesan, harga satuan, harga total. Contoh dari formulir
pemesanan peralatan, bahan dan obat dapat diperlihatkan sebagai
berikut :
NOMOR
PERALATAN,
BAHAN DAN
OBAT
Hem 601 190
NAMA
PERALATAN,
BAHAN DAN
OBAT
Tang molar
JENIS
SATUA
N
JUMLA
H
HARGA
SATUAN
Paruh 2
sisi
5
5
500.000
TOTA
L
2.000.0
00
e. Menghitung keperluan obat
Dasar-dasar menghitung keperluan obat harus didasarkan kepada
pada kebutuhan tempat pelayanan kesehatan setempat. Misalkan
1)
Kebutuhan Di BPG
Gambaran situasinya dihitung dari berapa jumlah kunjungan
pasien rata-rata perbulan selain itu dihitung pula berapa jumlah
pasien yang memerlukan perawatan tumpatan, ekstraksi,
scaling, perawatan syaraf, rehabilitaif dan bedah minor
2)
Kebutuhan Di UKGS
Gambaran situasi antara lain berapa jumlah SD yang dibina
dan beberapa jumlah murid yang dilayani. Jenis kegiatan di
UKGS yaitu : tumpatan, ekstraksi dengan topikal anastesi,
penyuluhan dan sikat gigi bersama.
Contoh :
amalgam 1 botol (50 cc) dapat menumpat kurang lebih untuk 30
tumpatan dan Hg 1 botol (50 cc) dapat dipakai untuk
menumpat kurang lebih amalagam untuk 50 tumpatan.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 87
Bila dalam satu bulan jumlah pasien yang memerlukan
tumpatan 200 maka amalgam yang dibutuhkan adalah 1/30 x
200 = ± 6,5 botol, Hg yang dibutuhkan adalah 1/50 x 200 = 4
botol.
Pasta gigi 1 tube ukuran ekonomi untuk bisa dipakai 150 kali
sikat gigi. Bila jumlah murid ukgs yang dilayani sebanyak 600
orang dan membutuhkan 2 kali sikat gigi masal dalam satu
bulan maka pasta gigi yang dibutuhkan 1/150 x 600 x 2 = 8
tube
f. Penyimpanan peralatan bahan dan obat
Memasukan peralatan bahan dan obat baru dalam penyimpanan
Peralatan, bahan dan obat disimpan dalam dua tempat yaitu 1)
tempat penyimpanan utama atau cadangan dimana persediaan
disimpan tetapi tidak digunakan.
Khusus untuk obat disimpan di tempat kering, sejuk dan
dihindarkan dari cahaya. Lemari merupakan tempat yang paling
baik. Bila mungkin, tablet harus disimpan dalam wadah kedap
udara dan dan tertutup. Masing-masing botol atau kaleng harus
diberi label yang jelas.
Tanda bintang merah atau tanda serupa harus diterkan pada label
semua botol atau kaleng yang mempunyai batas waktu
kadaluarsa pada tahun yang sedang berjalan. Obat-obat ini harus
terlebih dahulu digunakan. Obat yang berbahaya harus disimpan
dalam lemari khusus dan terkunci dengan catatan pengeluaran
khusus.
g. Pengeluaran alat, bahan dan obat
Peralatan, bahan dan obat baru biasanya dikirim bersama surat,
baik berupa faktur bila peralatan, bahan dan obat tersebut belum
dibayar atau catatan penyerahan bila peralatan, bahan dan obat
sudah dibayar. Faktur dan catatanpenyerahan harus ditempatkan
pada arsip yang terpisah dan diberi label yang sesuai. Tanda
terima peralatan, bahan dan obat bahan dan obat harus dicatat
dalam buku persediaan atau buku persediaan atau buku besar
yang biasanya memiliki halaman yang terpisah untuk peralatan,
bahan dan obat,bahan dan obat. Pencatatan terbagi atas kolomkolom yang menyatakan :
1) Tanggal penerimaan peralatan, bahan dan obat
2) No referensi peralatan, bahan dan obat
3) No faktur
4) Jumlah peralatan, bahan dan obat
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 88
Dalam hal ini biasanya terdapat dua buku besar satu untuk peralatan, bahan
dan obat habis pakai dan satu lagi untuk peralatan tidak habis pakai. Masingmasing peralatan, bahan dan obat di catat dalam halaman. Setiap kali suatu
peralatan, bahan dan obat diserahkan jumlah yang diterima ditambahkan ke
jumlah persediaan total. Setiap kali peralatan, bahan dan obat dikeluarkan
jumlah dikurangkan dari umlah persediaan total. Tabel berikut ini sebagai
contoh ;
Peralata
n, bahan
dan obat
Tangga
l
Diterim
a dari
Faktu
r
Kasa
1/4
5/4
Gudang
456
Jumlah
yg
diterim
a
10
gulung
Jumlah
dikeluarka
n
Neraca
persediaa
n
2 gulung
4 gulung
8 gulung
4 gulung
Setelah diterima dan dicatat dalam buku stock peralatan bahan
dan obat dapat dikeluarkan untuk dipergunakan bila diperlukan.
Terdapat tiga prosedur administrasi yang berkaitan dengan
pengeluaran peralatan yaitu:
1) Pencatatan dibuku besar
2) Surat pengeluaran peralatan, bahan dan obat
3) Inventaris
C.
MANAJEMEN SUMBER DAYA FINANSIAL
1. Ruang lingkup manajemen keuangan
Baru-baru ini peran manajer praktek kesehatan gigi telah berdiri untuk
memasukkan aspek keuangan manajemen praktek sejajar dengan manajer
dalam sector lainnya. Sebelumnya, keuangan praktek merupakan rahasia yang
tertutup, dan pengetahuan manajer mengenai keseluruhan keuangan adalah
terbatas. Ketika untuk bekerja didalam pendapatan dan pengeluaran target
sebagaimana diatur dalam rencana bisnis praktek dengan protokol pelaporan
yang disetujui dari menajer praktek dapat menghasilkan kontribusi berarti bagi
manajemen keuangan.
Jika anggota kelompok kesehatan gigi, dengan pelatihan menajemen keuangan
yang tidak resmi, dipromosikan kedalam peranan manajer praktek, sebagai
bagian dari pelatihan mereka perlu mengembangkan pengetahuan kerja kontrol
keuangan. Peranan mereka tidak mudah memastikan praktek yang berjalan
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 89
pelan, tetapi untuk memaksimalkan pendapatan praktek dan kontrol keuangan
sehingga praktek berjalan dengan lambat atau pelan dan pertemuan yang
menguntungkan aturan obyektif dalam rencana bisnis.
Pada suatu tempat, rancana bisnis harus digunakan sebagai suatu titik referensi
konstan, yang diperiksa dan diperbaharui setiap tahunnya. Ketika bekerja pada
suatu rencana bisnis yang disetujui, manajer senior dapat membiarkan manajer
praktek bebas untuk mencari ukuran operasional yang sesuai untuk pencapaian
ini.
Sejak tujuan manajemen keuangan adalah untuk mencapai golongan bisnis
praktek, kesuksesan bargantung pada pembuatan yang spesifik, terukur,
disepakati, relevan, dan waktu sasaran diukur, berdasarkan performa
sebelumnya, dengan penyesuaian yang dibangun untuk mencerminkan tren
keuangan. Manajemen keuangan memulai dengan visi praktek, cerminan
sebagai suatu pernyataan misi dalam rencana bisnis dan dipecah menjadi satu,
tiga, dan lima tahun target, digambarkan dalam kata-kata dan arus kas.
Mengelola uang dalam jasa pelayanan kesehatan adalah pekerjaan yang rumit
dan penuh dengan tanggung jawab, yang sebagian besar dikerjakan oleh akutan
atau petugas keuangan. Seorang tenaga kesehatan di unit kecil misalnya
diharuskan dapat membuat sistem pembukuan.
2. Sistem keuangan
Manajemen keuangan yang efektif bergantung pada sistem komunikasi yang
baik dan jelas yang diciptakan oleh manajer. Sistem dan kegiatan yang
berhubungan harus ditulis dalam operasi manual praktek dan para staf yang
bertanggung jawab memakai prosedur tersebut haru dilatih dan mampu untuk
melaksanakan tugasnya. Sistem yang dibutuhkan manajemen keuangan
digambarkan pada Tabel 12.2.
Mekipun praktek kesehatan gigi menyediakan perawatan kesehatan daripada
suatu produk yang jelas, seperti bisnis lainnya yang obyek keuangannya adalah
untuk memberikan pelayanan yang tinggi pada suatu keuntungan kualitas.
Tabel 12.2 Sistem yang dibutuhkan untuk manajemen keuangan.
Pendapatan
Aktifitas
Pembayaran pasien
Perkiraan pasien yang dihasilkan
Pasien diminta untuk membayar perawatan pada
setiap kunjungan
Komputerisasi catatan pembayaran
Penerimaan pembayaran
Protokol pembayaran masuk Bank
Sistem pembayaran kartu
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 90
NHS PDS
Pembayaran anggaran praktek rekening bank setiap
bulan
Pencocokan kembali pembayaran
Pembayaran dari
perusahaan keuangan
Pencocokan kembali dengan klaim yang dibuat
Dicatat dalam pembukuan dan dalam catatan pasien
Pembayaran pola
kesehatan gigi
Dicocokan kembali dengan klaim yang dibuat,
ketidakcocokan ditindaklanjuti
Penjualan produk
kesehatan gigi
Sistem pemesanan
Rekonsilisasi persediaan
Kebijakan penetapan harga
Mengenakan biaya pertemuan untuk setiap
Buku janji
pertemuan
yang dibatalkan
Biaya untuk pembatalan mendadak pasien pribadi
Daftar tunggu untuk pembatalan
Pengeluaran revenue
3. Manajemen arus kas
Terdapat dua jenis uang yaitu uang yang tidak tampak atau alokasi anggaran
dan uang tunai. Yang dimaksud dengan uang yang tidak tampak adalah tidak
dapat dilihat atau dipegang. Uang ini berupa surat pinjaman yang dibeerikan
sebagai biaya alokasi atau jaminan pinjaman. Adapun yang di maksud uang
tunai adalah yang dapat dipegang dan dilihat. Uang ini diberikan kepada
pekerja kesehatan untuk dipakai dalam melaksanakan pekerjaan pelayanan
kesehatan.
Dianjurkan dalam pengelolaan keuangan di pusat pelayanan kesehatan
jangan menyimpan uang bentuk tunai dalam jumlah yang cukup besar. Untuk
diperlukan suatu cara yang di sebut sistem kas keuangan
Istilah arus kas mempunyai arti perpindahan uang didalam bisnis dalam
istilah:
Penerimaan: uang yang diterima untuk barang dan jasa;
Pembayaran: uang yang dikeluarkan untuk menjalankan bisnis..
Menurut Mike Grace, penulis, dokter gigi dan penulis yang menerbitkan
manajemen praktek, mengatakan:
“Suatu ramalan arus kas adalah suatu rincian mengenai anggaran bisnis,
yang menyediakan bagi kita suatu perkiraan perhitungan dari pendapatan yang
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 91
kita harapkan akan menerima dan biaya-biaya yang diperkirakan akan kita
bayar.”
Tujuan manajemen arus kas mengatur keuangan dengan bekerja didalam
suatu kerangka kerja kebijakan dan protocol yang menegaskan:
1.
Seberapa cepat kita membayar tagihan;
2.
Tingkat penguasaan saham;
3.
Kegiatan rekonsiliasi;
4.
Indicator performa.
Sukses memprediksi kegiatan arus kas pengetahuan tentang bisnis
mengijinkan manajer untuk memperlihatkan.
Pada tahap perencanaan, target arus kas harus dibagi menjadi tiga kategori
berikut:
 Jangka pendek: perencanaan untuk akibat yang akan datang dalam
empat minggu kedepan;
 Jangka tengah: perencanaan yang berakibat dalam waktu enam minggu
kedepan;
 Jangka panjang: perencanaan yang berakibat dalam waktu setelah enam
bulan.
Arus kas adalah peralatan manajemen yang penting dari pembukuan
manajemen yang telah disiapkan. Pemilik praktek harus memperlihatkannya
setiap sebulan sekali sehingga kemajuan dapat dimonitor dan anggaran
kedepan dapat dirubah sesuai dengan antisipasi.
4. Buku kas
The Inland Revenue (penghasilan dalam negeri) mengharuskan seluruh
pebisnis untuk membuat catatan yang menunjukkan semua pendapatan dan
pengeluaran. Buku kas tersebut harus dibahrui setiap hari untuk memberikan
informasi pendapatan dan pengeluaran terbaru. Buku tersebut akan
menunjukkan cek yang telah diterbitkan tetapi belum ditunjukkan dalam
penarikan bank, dan uang yang telah disetorkan ke bank tetapi belum muncul
dalam buku rekening bank kita. Dengan memasukkan faktur-faktur supplier
ke dalam buku kas kita akan mengetahui berapa besar hutang kita pada
supplier dan dari perangkat lunak manajemen pasien kesehatan gigi kita dapat
menghitung berapa besar hutang pasien yang didapat dari praktek kita.
Dengan menambahkannya dalam buku kas kita telah melengkapi seluruh
situasi keuangan. Buku kas dapat menjadi suatu bagian dari paket
komputerisasi pembukuan. Bagaimanapun, kebanyakan pemegang buku
membuat catatan kertas buku kas disamping catatan komputerisasi mereka.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 92
5.
Dasar-dasar pembukuan
Pengaruh transaksi terhadapa laporan keuangan tidak langsung digambarkan
dalam laporan keuangan, tetapi ditampung lebih dulu dalam alat-alat
pencatatan yang merupakan bagian dari suatu sistem pencatatan. Untuk
menciptakan suatu sistem pencatatan yang dapat memenuhi kebutuhan
informasi bagi pemakai sehingga data untuk laporan keuangan dapat diperoleh
melalui cara-cara yang teratur
BUKTI
TRANSAKSI
TRANSAKSI
JURNAL
BUKU BESAR
LAPORAN
KEUANGAN
NERACA
LAPORAN
LABA RUGI
LAP. PERUBAHAN
MODAL
1) Jurnal
Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi perusahaan yang dilakukan
secara kronologis dengan menunjukan rekening yang didebit dan dikredit
beserta jumlah rupiahnya masing-masing. Contoh
2000 Nov 1 : Diterima setoran modal dari ali senilai Rp. 100.000
2 : Dibeli peralatan kantor secara tunai Rp. 25.000
TANGGAL
NAMA REKENING NOMOR
JUMLAH
REKENING
DEBIT
KREDIT
2000
Nov
1
3
Kas
Modal, Ali (setoran
modal dari Ali)
Rp.100.000
Peralatan kantor
Kas (pembelian
peralatan kantor)
Rp. 25.000
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Rp.
100.000
Rp. 25.000
Page 93
2) Posting
Proses memindahkan ayat-ayat jurnal yang teah dibuat dalam buku jurnal ke
buku besar, yaitu memindahkan jumlah dalam kolom debit jurnal ke dalam
sisi debit rekening dan memindahkan jumlah dalam kolom kredit jurnal ke
dalam sisi kredit rekening.
Contoh BUKU BESAR
TANGGAL
2007 1
NOV 31
KET
F
1
JMLH
100.000
Saldo
KAS
TANGGAL
2007
3
NOV
KET
F
1
JMLH
25.000
TANGGAL
2007
1
NOV
KET
F
1
JMLH
100.000
TANGGAL
KET
F
JMLH
MODAL ALI
TANGGAL
KET
F
JMLH
PERALATAN KANTOR
TANGGAL
KET
F
JMLH
2007 3
1
25.000
NOV
6.
Alat pembayaran
1) Perbankan
Pengertian bank menurut UU RI No. 10 tahun 1998 adalah suatu badan usaha
yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan dan
menyalurkan kepada masyarakat dalam bentuk kredit dan atau bentuk-bentuk
lainnya.
2) Kegiatan Utama Bank
Kegiatan utama bank adalah menghimpun dana (funding) dan menyalurkan
dana (lending). Adapun kegiatan jasa pendukung lainnya seperti jasa
pemindahan uang (transfer), jasa penagihan (inkaso), jasa kliring dan jasa
penjualan mata uang asing (valas)
3) Jenis alat pembayaran
a. Giro, merupakan simpanan masyarakat pada bank yang penarikannya dapat
dilakukan dengan menggunakan cek, surat perintah pembayaran lainnya,
biro gilyet atau surat pemindah bukuan lainnya
b. Cek adalah surat perintah pembayaran tanpa syarat
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 94
c. Bilyet giro adalah surat pemindah bukuan
d. Tabungan adalah simpanan pihak lain pada bank yang penarikkannya hanya
dapat dilakukan menurut syarat-syarat tertentu yang telah disepakati, tetapi
tidak dapat ditarik dengan cek/alat yang dipersamakan.
e. Deposito adalah simpanan pihak lain pada bank yang penarikannya hanya
dapat dilakukan pada waktu tertentu menurut perjanjian antara penyimpan
dan bank yang bersangkutan
f. Kas adalah mata uang kertas dan logam baik dalam rupiah maupun valas
yang masih berlaku sebagai alat pembayaran.
g. Kartu plastic seperti credit card, charge card , debit card, cash card, check
guarantee card.
7. Perpajakan
a) Pajak adalah iuran rakyat pada kas Negara berdasarkan undang-undang
yang dapat dipaksakan dengan tidak mendapat jasa timbale
(kontraprestasi) yang langsung dapat ditunjukkan dan yang digunakan
untuk membayar pengeluaran.
b) Fungsi pajak sebagai sumber budgeting dan pengatur yaitu sumber dana
agi pemerintah untuk membiayai pengeluaran-pengeluarannya juga
sebagai alat untuk mengatur/melaksanakan kebijakan pemerintah dalam
menjalankan fungsi budaya, sosial dan ekonomi.
c) Jenis Tarif pajak
Jenis tariff pajak terdiri atas pajak sebanding, tetap, progresif dan degresif
d) Tarif pajak dihitung berdasarakan wajib pajak orang pribadi, wajib pajak
dalam negeri dan BUT
e) Nomor Pokok Wajib Pajak merupakan suatu sarana dalam perpajakan
yang dipergunkana sebagai tanda pengenal diri/identitas WP yang
berfungsi sebagai tanda pengenal diri identitas WP dan untuk menjaga
ketertiban dalam pembayaran pajak dan dalam pengawasan administrasi
perpajakan
f) Subjek dan Obyek Pajak
Yang menjadi subjek pajak yaitu orang pribadi, badan dan bentuk usaha
tetap, sedangkan objek pajak adalah penghasilan seseorang, badan dan
bentuk uasaha
8. Laporan Keuangan
Dalam membuat laporan keuangan terditi atas
a. Neraca, atau sering juga disebut laporan posisi keuangan adalah suatu daftar
yang menggambarkan aktiva(harta kekayaan), kewajiban dan modal yang
dimiliki oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu. Rekening neraca
(rekening riil) merupakan rekening-rekening yang ada pada akhir periode akan
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 95
dilaporkan didalam neraca, Rekening riil terdiri dari ; aktiva, kewajiban dan
modal. Aktiva merupakan sumber-sumber ekonoi yang dimiliki perusahaan
yang biasa dinyatakan dalam satuan uang, Kewajiban adalah hutang yang harus
dibayar oleh perusahaan dengan uang atau jasa pada suatu saat tertentu di masa
yang akan datang. Sedangkan yang disebut modal pada hakekatnya merupakan
hak pemilik perusahaan atas kekayaan perusahaan,
Contoh
KLINIK MANDIRI
NERACA
31 DESEMBER 200...
KEWAJIBAN
Hutang dagang
xxxxxxxx
Hutang bank
xxxxxxxx
xxxxxxxx
Modal
AKTIVA
Aktiva Lancar
Kas
Piutang dagang
Perlengkapan
Aktiva tetap
Peralatan
Kendaraan
xxxxxxxx
xxxxxxxx
Modal drg Ali
xxxxxxx
Jumlah Aktiva
xxxxxxxx
Jumlah Pasiva
xxxxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
b. Laporan laba rugi
Laporan laba rugi di susun dengan maksud untuk menggambarkan hasil
operasi perusahaan dalam suatu periode tertentu Contoh;
KLINIK MANDIRI
LAPORAN LABA RUGI
UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR TANGGAL 31 DESEMBER 200...
 Pendapatan
Pendapata jasa
xxxxxxxx
Pendapatan lain-lain
xxxxxxxx +
Total pendapatan
xxxxxxxx
 Biaya-biaya operasi
Gaji pegawai
xxxxxxxx
Biaya listrik
xxxxxxxx
Biaya sewa gedung
xxxxxxxx
Biaya lain-lain
xxxxxxxx +
Total biaya
xxxxxxxx _ Laba/Rugi bersih
xxxxxxxx
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 96
c. Rekening-rekening laba rugi
Yang dimaksud dengan rekening-rekening laba rugi (rekening nominal)
adalah rekening-rekening yang pada akhir periode akan dilaporkan laba rugi.
Yang termasuk laporan laba rugi adalah rekening nominal terdiri dari
pendapatam dan biaya. Pendapatan merupakan penerimaan kas atau harta lain
yang diterima dari konsumen sebagai hasil penjualan barang atau pemberian
jasa.. Sedangkan biaya adalah harga pokok barang yang dijual dan jasa yang
dikonsumsi untuk menghasilkan pendaftaran
d. Laporan perubahan modal
Laporan perubahan modal memberikan gambaran alasan yang menjadi
penyebab terjadinya perubahan jumlah modal pemilik. Contoh
KLINIK MANDIRI
LAPORAN PERUBAHAN MODAL
UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR TANGGAL 31 DESEMBER 200...
 Modal 1 Januari 2006
xxxxxxxxxx
 Laba tahun 2006
xxxxxxxxxx (+)
xxxxxxxxxx
 Pengambilan prive
xxxxxxxxxx (-)
 Modal 31 Desember 2006
xxxxxxxxxx
D.
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Manajemen sumber daya manusia atau lebih dikenl dengan manajemen
personalia yaitu segenap aktivitas yang berhubungan dengan masalah
penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu . Sasaran utamanya ialah penggunaan dan
pengalokasian sumber daya sebaik mungkin.
Walaupun fokus perhatian manajemen sumber daya manusia adalah agar setiap
tenaga kerja kesehatan dapat memberi kontribusi yang optimal dalam realisasi
tujuan organisasi pelayanan kesehatan.
Menurut Manullang terdapat 3 aspek utama dalam pengelolaan sumber daya
manusia yaitu pengadaan, pengembangan dan dan pemanfaatan sumber daya
manusia
1. Pengadaan sumber daya manusia
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 97
Aktivitas utama dalam manajemen sumber daya manusia dalam pelayanan
kesehatan adalah pengadaan sumber daya manusia. Hal ini berupa aktivitasaktivitas untuk menyusun program penarikan, seleksi dan penempatan tenaga
kerja.
Inti pengadaan sumber daya manusia adalah menyediakan tenaga kerja yang
dibutuhkan suatu organisasi secara kuantitatif maupun kualitatif. Secara
kuantitatif, ditentukan melalui analisis angkatan kerja (work force analysis).
Pengadaan tenaga kerja secara kualitatif mrelibatkan deskripsi jabatan
maupun spesifikasi jabatan.
Penarikan tenaga kerja, dimaksudkan memanggil pelamar yang dilakukan
dengan cara melalui iklan, lembaga pendidikan, serikat pekerja dan koneksi
keluarga karyawan maupun kenalan.
2. Pengembangan sumber daya manusia
Suatu organisasi pelayanan hanya dapat berkembang apabila organisasi selalu
tanggap terhadap perubahan lingkungan, teknologi dan iptek. Dengan
demikian organisasi harus dapat menyesuaikan sumber daya manusianya
khususnya dari segi kualitatif terhadap perubahan teknologi, melalui
pembekalan peningkatan keterampilan dan pengetahuan .
Pengembangan pegawai ini harusvdirancang secara global melalui suatu
pemetaan yang disebut matrik kompetensi. Aktivitas yang dapat dilakukan olh
suatu organisasi pelayanan kesehatan untuk pengembangan pegawainya
melalui
a. pelatihan/pendidikan
b. rotasi jabatan
c. delegasi tugas
d. promosi
e. konseling
b. konferensi
c. penugasan dalam suatu kepanitiaan.
3. Pemanfaatan sumber daya manusia
a. Pemanfaatan sumber daya manusia merupakan suatu proses kegiatan
pimpinan yang bermaksd mempekerjakan pegawai yang memberi prestasi
cukup dan tidak mempekerjakan pegawai yang tdak bermanfaat. Bagi
pegawai yang menunjukan kemungkinan memberi manfaat diusahakan
agar kemungkinan itu menjadi kenyataan, dengan jalan memotivasi
pegawai. Pegawai yang tidak tidak memberi manfaat diberhentikan atau
dipensiunkan.
b. Dengan demikian, lingkup pemanfaatan sumber daya manusia terdiri dari
pemberhentian, pensiun dan motivasi
1) Pemberentian
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 98
Pemberhetian berarti pemutusan hubungan kerja (PHK) dengan
pegawai. Dasar pertimbangan objektif tentulah bila peagawi sudah
menjadi parasit kepada perusahaan, dalam arti output yang
dihasilkannya lebih kecil dari input yang digunakan.
Dalam masa percobaan, pegawai dapat dipecat bila pegawai
menunjukn hasil kerja yang tidak memuaskan. Setelah selesai masa
percobaan (tiga bulan), status pegawai harus ditentukan :
diberhentikan atau diterima menjadi pegawai tetap. Sesudah selesai
masa percobaan, pegawai hanya dapat diberhentikan, setelah
memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu. Dalam menerapkan
PHK, seorang manajer harus memperhatikan, berpedoman dan
merealisasi patokan-patokan yang terdapat dalam perundanganundangan sosial, perundang-undangan tenaga kerja, seperti tanggung
jawab moral perusahaan berupa pesangon dan uang jasa bagi pegawai
yang diberhentikan.
2) Pensiun
Pensiun adalah pemberhentian pegawai oleh perusahaan karena
pegawai berumur lanjut sehingga tidak dapat lagi dapat bekerja
dengan sempurna. Manfaat pensiun bukan saja bagi pegawai yang
dipensiunkan, tetapi pula bagi pegawai yang belum pensiun dan bagi
perusahaan. Adanya pemberian pensiun dapat menstabilisasi
pegawai, meningkatkan kerja sama dan dapat menimbulkan sense of
belongingness.
Dana pensiun dapat pegawai dapat diambil dari beberapa sumber
misalkan pemotongan sejumlah tertentu dari gaji pegawai setiap
bulan, penyisihan sebagaian keuntungan perusahaan atau kombinasi
kedua-duanya.
Usulan pensiun dapat ditentukan dengan memperhatikan faktor umur,
lapangan pekerjaan, pendidikan pegawai, tingkat kesehatan.
Umumnya usia pensiun berkisar antar 50 – 65 tahun.
3) Motivasi
Potensi kemampuan seorang pegawai tidak dapat terwujud
sepenuhnya apabila tidak pernah di motivasi. Dalam menentukan
motivasi seorang pegawai sangatlah abstrak dan tidak terlihat,
namum bisa disimpulkan dari gejala gejala tingkah laku. Semua
tingkah laku diarahkan untuk mencapai suatu tujuan, dan bila tujuan
telah tercapai, motivasi telah terpuaskan.
Kemampuan bekerja berbeda dari potensi kemampuan bekerja.
Seseorang mungkin mampu mengerjakan suatu pekerjaan, namun
pada suatu waktu kemampuan itu tidak dinyatakan. Waktu seseorang
dapat dibeli, namun antusiasme, inisiatif, dan loyalitas tidak dapat
dipaksa.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 99
Menurut Mc Clelland, faktor utama yang menyebabkan seseorang
berprestasi atau tidak adalah ada tidaknya faktor need of achievement
(motivasi berprestasi). Ciri seorang pegawai yang mempunyai
motivasi berprestasi ialah berusaha membuat sesuatu dengan lebih
baik, adanya ambisi dengan perhitungan rasional, dan tidak
menggantungkan diri pada nasib.
Seorang manajer harus dapat menciptakan kondisi yang
memungkinkan berkembangnya need of achievement pegawai.
Caranya dengan jalan memberi kesempatan pada semua tingkatan di
dalam organisasi untuk mengambil keputusan dan memilih sendiri
cara bekerja yang diinginkan.
Daftar Pustaka.
1. Azwar, A., 1999, Administrasi Kesehatan. Rhineka Cipta. Jakarta.
2. Drucker, P.F., 1984, The Practice Of Management, Harper and Row Pub,
New York.
3. Handoko, H., 1999, Manajemen, Gama Press, Yogyakarta
4. Manullang, M., 1996, Dasar-Dasar Manajemen, Yudisthira, Jakarta
5. Suad, H., 1982, Manajemen Keuangan, Liberty, Yogyakarta.
6. Thomson, W.H., Practice Dental Management, Delmars,UK
7. WHO, 1999, Manajemen Pelayanan Kesehatan Primer (terj), EGC, Jakarta
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 100
BAB XIII
KEBIJAKAN INSTITUSI PELAYANAN KESEHATAN GIGI
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah perkuliahan mahasiswa mampu mengetahui :
Kebijakan pelayanan
Kebijakan jam kerja
Sistem penggajian
Kebijakan tarif pelayanan
A.
PENDAHULUAN
Manajemen konsisten membutuhkan visi yang jelas dimana prakteknya
berlangsung. Dalam lingkungan bisnis saat ini, para manajer perlu memelihara
kesimbangan yang tepat antara kemampuan memperoleh laba dan pemenuhan dengan
obligasi yang sah dan layak. Ketika cara kerja dalam kebijakan praktek dan prosedur
telah pada tempatnya, praktek lebih disukai berjalan perlahan dan sewajarnya.
Beberapa kebijakan, seperti yang menyangkut kesehatan dan keamanan, adalah
kebutuhan yang sah. Untuk daerah praktek yang lainnya, kebijakan harus ditulis
untuk memastikan bahwa semua orang telah bekerja dalam satu suara.
Kebijakan tidak harus ditulis oleh manajer dan ditangani di luar kelompok:
seluruh anggota kelompok harus terlibat dalam perkembangan kebijakan. Ketika
terlibat sejak awal, orang mempunyai pengertian yang lebih baik mengenai apa yang
harus dikerjakan dan mengapa harus dikerjakan. Kebijakan praktek harus hidup,
dokumen yang bekerja, bukan sekedar dibuat dan disimpan. Sekali-kali, manajer
praktek memastikan kebijakan tersebut diamati. Apabila disetujui, salinan setiap
kebijakan harus dibagikan kepada setiap anggota kelompok untuk dibaca,
ditandatangani, dan dipegang. Setiap praktek harus mempunyai kebijakan tertulis
dalam Clinical Governance, control silang dan prosedur darurat, untuk dinamai tetapi
sangat sedikit. Tujuan setiap kebijakan adalah untuk mengklarifikasi tugas dan
seluruh tanggungjawab kelompok.
Kebijakan harus mencerminkan nilai-nilai dan sejarah praktek tersebut,
memberikan tanda dan petunjuk kerja. Diawali dengan pernyataan tujuan, setiap
kebijakan menetapkan suatu kerangka kerja untuk membuat keputusan dan prosedur
kerja pada setiap area kegiatan. Dengan adanya keputusan kebijakan, pendekatan
yang konsisten dan wajar dapat diangkat ketika terdapat konflik kepentingan yang
berpotensi menyebabkan konflik di dalam kelompok. Kebijakan-kebijakan tersebut
harus cukup fleksibel untuk memperbolehkan adanya pertimbangan dalam
penerapannya, apabila dasar pertimbangan tersebut adalah untuk membangun
kebijakan.
Agar visi praktek menjadi nyata, manajer perlu menyetujui kebijakan agar
praktek bergerak maju. Membuat kebijkan adalah strategi manajemen yang
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 101
bergantung pada beberapa keputusan mengenai ruang lingkup kebijakan yang
mencakup garis besar pada Tabel 12.1:
 tujuan dari kebijakan;
 jangkauan kebijakan;
 petunjuk kerja untuk pengamatan kebijakan;
 proses tinjauan ulang.
Bagian petunjuk kerja dari kebijakan harus dicatat dalam wilayah dimana
pekerjaan itu dilakukan. Untuk mempercepat prosedur dalam memanggil pelayanan
darurat harus ditempatkan kemudian pada setiap telepon dalam praktek. Petunjuk
kerja menyediakan arahan yang berguna bagi tiap orang untuk melakukan tugas yang
tidak biasa dalam pekerjaan rutinnya, dan mkeyakinkan mereka bekerja secara aman
dan menurut standar ketentuan. Ketika seorang anggota baru kelompok bergabung
dalam praktek, petunjuk kerja memberikan dorongan dan yang sangat bagus untuk
pelatihan kerja dan memastikan prosedur tersebut telah dilakukan oleh staf baru
dalam cara yang sama dengan yang telah dijalankan oleh staf yang sudah ada.
Mendiskusikan kebijakan-kebijakan dan prosedur pada pertemuan-pertemuan
praktek memberikan kesempatan bagi setiap orang untuk mendengar perkataan dan
merasakan pandangan mereka yang dimasukkan dalam praktek rutinnya. Kebijakankebijakan dijaga agar selalu terbaru dan relevan ketika dibahas terus-menerus pada
pertemuan praktek. Kebijakan yang jelas dan disetujui memberikan kuasa bagi
manajer untuk mengambil tindakan yang mengharuskan sikap seorang pegawai tidak
bertentangan dengan kebijakan yang telah disepakati. Manajer dapat membawa
situasi peringatan kepada pegawai dan mengharuskan mereka agar bersikap sesuai
dengan kebijakan di masa yang akan datang. Jika hal ini berada pada titik dimana
tindakan disiplin diperlukan, manajer dapat menunjukkan kebijakan dan
menggunakannya dalam memeriksa apakah para pegawai sudah memahami dan
mampu melaksanakannya. Dengan cara ini, rencana tindakan yang berhubungan
dengan perbaikan dapat ditegaskan dengan jelas.
Menyampaikan kebijakan dapat digunakan untuk membangun kelompok.
Sebagai contoh, praktek darurat dan prosedur pertama sebagai suatu kelompok dapat
mengingatkan setiap orang seberapa penting dan memenuhinya hal tersebut untuk
bekerja bersama-sama dan berkomunikasi. Terdapat banyak cara untuk
menyampaikan kebijakan praktek kepada kelompok dan memastikan setiap orang
agar bekerja untuk mencapai tujuan yang sama dan memberikan perhatian penuh
pada apa yang mereka butuhkan. Berbicara melalui prosedur dapat membangun
semangat kelompok dan mengajar para kolega agar menghormati dan mendengarkan
pandangan satu sama lainnya. Ukuran ini akan menghasilkan kebijakan tertulis dan
prosedur yang harus obyektif pada setiap peninjauan dan pembaharuan rutin,
memberikan kerangka kerja untuk praktek yang baik dan konsisten.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 102
Area
Tujuan
Jangkauan
Petunjuk kerja
Tinjauan ulang
Perjanjian
Tabel 12.1 Garis besar kebijakan
Cakupan
Ini adalah garis besar dari maksud strategi kita. Sebagai
contoh, tujuan dari kebijakan ini adalah untuk meyakinkan
bahwa praktek ini menyediakan dan memelihara lingkungan
kerja, peralatan dan prosedur kerja yang sehat dan aman.
Berikut adalah pernyataan siapa yang akan terlibat dalam
pengamatan kebijakan. Sebagai contoh, prinsip praktek
mempunyai tanggungjawab keseluruhan dalam kesehatan
dan keamanan praktek. Setiap anggota kelompok
mempunyai suatu tugas bersikap dalam menjaga kesehatan
dan keamanan mereka juga segala sesuatu yang terkait
dengan aktifitas mereka. Seluruh kecelakaan dan kejatuhan
harus dilaporkan kepada manajer praktek secepat mungkin.
Rincian tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
kebijakan. Sebagai contoh, dengan memperoleh pakaian
pelindung: seluruh peralatan pelindung yang disediakan bagi
staf dan pasien harus dipakai sesuai petunjuk. Sarung tangan
pekerjaan berat harus dipakai saat membersihkan instrumen
tajam dan ketika menggunakan bahan kimia berbahaya.
Identifikasi proses peninjauan ulang. Sebagai contoh,
kebijakan ini akan diulang setiap tahun oleh manajer praktek
dan secepatnya jika keadaan berubah. Setiap perubahan atau
pembaharuan akan dibicarakan pada satu pertemuan praktek.
Kebijakan-kebijakan tersebut harus ditandatangani dan diberi
tanggal oleh pemilik dan pegawai.
B. KEBIJAKAN JAM KERJA
JAM KERJA PADA BULAN PUASA
Mengenai waktu kerja, pada dasarnya tidak ada ketentuan undang-undang yang
secara tegas menentukan perbedaan waktu kerja pada bulan Ramadhan atau hari
keagamaan lainnya dengan hari-hari biasa lainnya. Waktu kerja karyawan mengacu
pada ketentuan Pasal 77 ayat (1) UUK, yaitu:
a. 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6
(enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
b. 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk
5 (lima hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
Meski demikian, pada praktiknya, khususnya di lingkungan pegawai negeri
sipil ("PNS") ada kebijakan-kebijakan yang diambil terkait dengan waktu kerja pada
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 103
bulan Ramadhan. Salah satu contohnya adalah dengan dikeluarkannya Keputusan
Gubernur Propinsi DKI Jakarta No. 1073/2012 tentang Pengaturan Jam Kerja dalam
Bulan Suci Ramadhan Tahun 2012 M/1433 H yang mengatur jam kerja dalam Bulan
Suci Ramadhan Tahun 2012/1433 H bagi pegawai negeri yang bekerja di lingkungan
Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, kecuali para Guru/Penjaga
Sekolah dengan ketentuan sebagai berikut:
Hari
Senin s.d. Jumat
Jam Kerja Selama Bulan Keterangan
Suci Ramadhan
Mulai
Pukul
08.00 1. Senin s.d. Kamis:
s.d. Pukul 15.00
Bagi yang akan melaksanakan
shalat Dzuhur diberikan
waktu seperlunya
2. Jum’at
Bagi yang akan melaksanakan
sholat
Jum’at
diberikan
waktu pukul 11.30 s/d 13.00
Contoh lain adalah sebagaimana diatur dalam surat dari Sekretaris Mahkamah Agung
RI No.: 306/SEK/01/VII/2010 tentang Perubahan Jam Kerja selama Bulan
Ramadhan, yang ditujukan kepada Ketua Pengadilan Tingkat Banding dan Ketua
Pengadilan Tingkat Pertama Empat Lingkungan Peradilan di seluruh Indonesia yang
menentukan jam/waktu kerja:
Hari Senin sampai dengan hari Kamis :
Jam Kerja : Pukul 08.00 s/d Pukul 15.00 Waktu setempat.
Jam Istirahat : Pukul 12.00 s/d Pukul 12.30 Waktu setempat.
Hari Jum'at :
Jam Kerja : Pukul 08.00 s/d Pukul 15.30 Waktu setempat.
Jam Istirahat : Pukul 11.30 s/d Pukul 12.30 Waktu setempat.
Sementara itu, dalam praktik di perusahaan-perusahaan swasta tertentu juga ada yang
mengeluarkan kebijakan terkait dengan waktu kerja di bulan Ramadhan, misalnya
jam kerja yang biasa berlaku adalah mulai jam 09.00 s.d. 17.00 WIB (untuk hari kerja
Senin-Jumat). Ditetapkan bahwa selama bulan Ramadhan jam kerja adalah mulai
pukul 08.00 s.d. 16.00 WIB. Sebenarnya waktu kerja yang digunakan adalah tetap,
hanya saja ditetapkan untuk dimajukan lebih awal. Hal ini dilakukan dengan
pertimbangan para pekerja yang berpuasa akan membutuhkan waktu untuk perjalanan
pulang maupun menyiapkan buka puasa.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 104
Jadi, pada dasarnya tidak ada perbedaan antara waktu kerja pada bulan Ramadhan
dengan waktu kerja pada bulan lainnya. Setiap pekerja tetap dapat melaksanakan
kewajiban agamanya selama bulan Ramadhan, baik untuk berpuasa maupun shalat
dalam waktu/jam kerja seperti biasa. Kecuali ditentukan lain oleh pengusaha (misal:
dalam SK Direksi) atau untuk PNS ada kebijakan seperti surat keputusan yang
dikeluarkan Gubernur atau pimpinan lembaga seperti yang telah dicontohkan di atas.
Dasar hukum:
1. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan;
2. Keputusan Gubernur Propinsi DKI Jakarta No. 1073/2012 tentang Pengaturan Jam
Kerja dalam Bulan Suci Ramadhan Tahun 2012 M/1433 H.
JAM KERJA PNS
Kedudukan PNS memang berbeda dengan pekerja yang bekerja di sektor swasta.
Disebutkan dalam Pasal 3 UU Pokok-pokok Kepegawaian bahwa Pegawai Negeri
adalah unsur Aparatur Negara, Abdi Negara, dan Abdi Masyarakat yang dengan
penuh kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945,
Negara, dan Pemerintah menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan.
Sehingga, yang menjadi dasar waktu kerja bagi PNS bukanlah Pasal 77 ayat (2)
UUK, melainkan Pasal 3 angka 11 PP No. 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai
Negeri Sipil yang mewajibkan PNS masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja.
Dalam penjelasan pasal tersebut dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan kewajiban
untuk “masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja” adalah setiap PNS wajib
datang, melaksanakan tugas, dan pulang sesuai ketentuan jam kerja serta tidak berada
ditempat umum bukan karena dinas. Apabila berhalangan hadir wajib
memberitahukan kepada pejabat yang berwenang. Keterlambatan masuk kerja
dan/atau pulang cepat dihitung secara kumulatif dan dikonversi 7 ½ (tujuh setengah)
jam sama dengan 1 (satu) hari tidak masuk kerja.
Lebih khusus lagi kami ambil contoh, ketentuan waktu kerja yang berlaku pada
lembaga Pemerintah Tingkat Pusat dan Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta
Raya diatur dalam Keppres No. 68 Tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan
Lembaga Pemerintah:
Pasal 1
(1). Hari kerja bagi seluruh lembaga Pemerintah Tingkat Pusat
dan Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya
ditetapkan lima hari kerja mulai hari Senin sampai dengan
hari Jumat.
(2). Jumlah jam kerja efektif dalam lima hari kerja
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) adalah 37,5 jam,
dan ditetapkan sebagai berikut:
a. Hari Senin sampai dengan Hari Kamis: Jam 07.30 -
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 105
b.
16.00 Waktu istirahat: Jam 12.00 - 13.00
Hari Jumat:Jam 07.30 - 16.30 Waktu istirahat:Jam
11.30 - 13.00.
Pasal 3
(1). Dikecualikan dari ketentuan tentang hari dan jam kerja
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 adalah:
a. Unit-unit di lingkungan lembaga Pemerintah
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 yang tugasnya
bersifat pemberian pelayanan kepada masyarakat;
b. Lembaga pendidikan mulai dari Sekolah Dasar (SD),
Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP), dan
Sekolah Lanjutan Atas (SLTA);
(2). Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat
(1) ditetapkan lebih lanjut oleh Menteri atau Pimpinan
Lembaga Pemerintah dengan koordinasi dan setelah
mendapat persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara.
Jadi, memang ketentuan mengenai waktu kerja bagi PNS berbeda dengan ketentuan
ketenagakerjaan yang berlaku bagi pekerja di sektor swasta. Yang berlaku bagi PNS
adalah ketentuan dalam UU Pokok-pokok Kepegawaian dan aturan-aturan
pelaksananya karena UU Pokok-pokok kepegawaian hanya berisi ketentuanketentuan pokok saja, untuk pelaksanaannya diatur di dalam peraturan yang berupa
Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Peraturan Menteri dan lain-lain peraturan
yang dikeluarkan oleh masing-masing Instansi/Badan/Lembaga/Direksi sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
KETENTUAN WAKTU KERJA SHIF BAGI PNS
Pada dasarnya, ketentuan hari kerja bagi PNS diatur dalam Pasal 3 angka 11
Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil
yang mewajibkan PNS masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja. Lebih lanjut
dalam penjelasan pasal ini dikatakan bahwa yang dimaksud dengan kewajiban untuk
“masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja” adalah setiap PNS wajib datang,
melaksanakan tugas, dan pulang sesuai ketentuan jam kerja serta tidak berada di
tempat umum bukan karena dinas. Apabila berhalangan hadir wajib memberitahukan
kepada pejabat yang berwenang. Keterlambatan masuk kerja dan/atau pulang cepat
dihitung secara kumulatif dan dikonversi 7 ½ (tujuh setengah) jam sama dengan 1
(satu) hari tidak masuk kerja.
Pengaturan lebih khusus, ketentuan waktu kerja PNS juga diatur dalam Keputusan
Presiden No. 68 Tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah:
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 106
Pasal 1
(1) Hari kerja bagi seluruh lembaga Pemerintah Tingkat Pusat dan Pemerintah
Daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya ditetapkan lima hari kerja mulai hari
Senin sampai dengan hari Jumat.
(2) Jumlah jam kerja efektif dalam lima hari kerja sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) adalah 37,5 jam, dan ditetapkan sebagai berikut:
a. Hari Senin sampai dengan Hari Kamis: Jam 07.30 - 16.00 Waktu istirahat:
Jam 12.00 - 13.00
b. Hari Jumat:Jam 07.30 - 16.30 Waktu istirahat:Jam 11.30 - 13.00.
Pasal 3
(1)
(2)
Dikecualikan dari ketentuan tentang hari dan jam kerja sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 1 adalah:
a. Unit-unit di lingkungan lembaga Pemerintah sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 1 yang tugasnya bersifat pemberian pelayanan kepada masyarakat;
b. Lembaga pendidikan mulai dari Sekolah Dasar (SD), Sekolah Lanjutan
Tingkat Pertama (SLTP), dan Sekolah Lanjutan Atas (SLTA);
Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditetapkan lebih
lanjut oleh Menteri atau Pimpinan Lembaga Pemerintah dengan koordinasi dan
setelah mendapat persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.
Lalu bagaimana pengaturan waktu kerja bagi PNS dengan menggunakan sistem kerja
shift? Dalam konsultasi seputar Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang kami akses dari
laman resmi Badan Kepegawaian Negara RI, sebagaimana kami sarikan, diketahui
bahwa pengaturan jam kerja shift bagi PNS diatur dalam Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 08 Tahun 1996
tentang Pedoman Pelaksanaan Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah
(“Kepmenpan 8/1996”).
Dalam Lampiran Kepmenpan 8/1996, khususnya dalam bagian latar belakang,
dikatakan antara lain bahwa hari dan jam kerja di lingkungan lembaga pemerintah
adalah 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu dengan jumlah jam kerja efektif
sebanyak 37,5 jam per minggu.
Namun, ada pengecualian kebijakan 5 (lima) hari kerja ini bagi unit kerja/satuan
organisasi yang berfungsi memberikan pelayanan kepada masyarakat baik di tingkat
pusat maupun di tingkat daerah. Unit kerja pelayanan yang dimaksud adalah unit
kerja yang berfungsi memberikan pelayanan yang sifatnya mendesak (urgent) dan
atau yang mencakup kepentingan masyarakat luas, seperti Rumah Sakit/Puskesmas,
unit kerja yang memberikan pelayanantelepon, listrik, air minum, pemadam
kebakaran, keamanan dan ketertiban, perbankan dan unit kerja pelayanan lain yang
sejenis (lihat Romawi II huruf B angka 3a dan 3b Lampiran Kepmenpan 8/1996).
Masing–masing lembaga pemerintah terlebih dahulu melakukan inventarisasi semua
unit kerja pelayanan yang ada di lingkungannya masing–masing baik di pusat
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 107
maupun di daerah. Kemudian unit-unit kerja pelayanan tersebut akan dievaluasi untuk
ditetapkan sesuai dengan sifat pelayanan masing–masing yaitu (lihat Romawi II huruf
B angka 3c dan 3d Lampiran Kepmenpan 8/1996):
1) Unit kerja pelayanan yang melaksanakan tugas pelayanan pada hari Senin
sampai dengan hari Sabtu dengan jumlah jam kerja 37,5 jam per minggu;
2) Unit kerja pelayanan melaksanakan tugas pelayanan secara terus menerus selama
24 jam termasuk pada hari libur yang diatur secara bergilir (shift);
Penetapan unit kerja pelayanan yang dikecualikan dari kebijaksanaan 5 (lima) hari
kerja berdasarkan hasil inventarisasi dilakukan (Romawi II huruf B angka 3e
Lampiran Kepmenpan 8/1996):
1) untuk lembaga pemerintah di tingkat pusat ditetapkan oleh Menteri/Pimpinan
Lembaga yang bersangkutan dengan koordinasi dan setelah mendapat persetujuan
tertulis Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.
2) untuk lembaga pemerintah di tingkat daerah, termasuk unit kerja pelayanan di
lingkungan badan usaha milik daerah ditetapkan oleh menteri dalam negeri sesuai
usulan gubernur kepala daerah tingkat I, dengan koordinasi dan setelah mendapat
persetujuan tertulis Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.
Jadi, menjawab pertanyaan Anda, yang menjadi dasar hukum pengaturan sistem kerja
shift bagi PNS yang bekerja khususnya di unit kerja pelayanan yang memberikan
pelayanan yang sifatnya mendesak (urgent) dan atau yang mencakup kepentingan
masyarakat luas, seperti rumah sakit atau pemadam kebakaran adalah Kepmenpan
8/1996.
Akan tetapi, dilihat lagi di mana unit kerja pelayanan itu bekerja, apakah di lembaga
pemerintah di tingkat pusat atau daerah. Setelah dilakukan inventarisasi, pengaturan
waktu kerja yang diatur secara bergilir (shift) ditetapkan Pimpinan Lembaga yang
bersangkutan dengan koordinasi dan setelah mendapat persetujuan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara sesuai dengan prosedur yang kami sebutkan di atas.
SISTEM PENGGAJIAN
SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
FUNGSI YANG TERKAIT
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, membuat surat calon
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menbuat surat keputusan tarif
gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi serta
pemberhantian
karyawan.
b. Fungsi Pencatat Waktu
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 108
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan.
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan potongan yang menjadi beban setiap
karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memcatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah, dan
menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke
dalam amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan
yang berhak.
DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi
dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab
untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang
terdapat
pada
dokumen.
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini umumnya
dikeluarkan oleh Bagian Kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang
bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya Surat keputusan pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat,
pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain
sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke Bagian Gaji Upah untuk
kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir. Merupakan dakumen yang digunakan oleh Bagian Pencatat waktu
untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan
ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap
dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja. Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 109
pesanan.
4. Daftar gaji dan daftar upah. Merupakan dokumen yang berjumlah gaji dan upah
bruto tiap karyawan, dikurangi potongon-potongon berupa PPh pasal 21, utang
karyawan, iuran.untuk, organisasi karyawan, dan lain sebagainya
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Merupakan ringkasan gaji dan upah per
depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang
produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan
upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang
berangkutan.Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan
dan Kartu Biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dun upah. Dokumen ini dibuat oleh Bagian gaji dan Upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah
dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap
karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima tiap karyawan beserta
berbagai potongan yang menjadi beban tiap kargawan.
7. Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada tiap
karyawan, dalam amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap
karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi
karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar. Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh Bagian
utang kepada Bagian Kasa, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang
diterima dari Bagian Gaji dan Upah.
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
Akuntansi mempunyai fungsi dan peran bersifat keuangan yang sangat penting dalam
kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:
1) Jurnal Umum
Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga
kerja kedalam setiap departemen dalam perusahaan.
2) Kartu harga pokok produk
Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 110
untuk pesanan tertentu. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja
langsung yang dikeluarkan untuk pesanantertentu.
3) Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya
tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Catatan ini
digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan,
Sumber informasi untuk pencatatan dalarn kartu, biaya ini adalah jurnal umum atau
rekap daftar gaji dan upah.
4) Kartu penghasilan karyawan
Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima
oleh tiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar,
penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban tiap karyawan.Di samping itu, kartu
penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan
dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur pembayaran gaji.
4. Prosedur distribusi gaji.
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur pembayaran upah.
5. Prosedur distribusi upah.
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan
upah karyawan.Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk
menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong
akibat
ketidak
hadiran
mereka.
Prosedur pencatatan waktu kerja Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya
berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja
di bagian produksi untuk keperluan distribusi upah karyawan kepada produk yang
menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir di
perusahaan selama 7 jam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 111
waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja
ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk
yang diproduksi.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah
membuat daftar gaji dan upah karyawan .Data yang dipakai sebagai daras pembuatan
daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan
sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena
pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian Gaji dan
Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghaslian karyawan. Potongan
PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan
Bagian Utang dan Bagian Kasa. Bagian Utang membuat perintah pengeluaran kas
kepada Bagian Kasa untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian Kasa
kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji
dan, upah. Jika Jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan
upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah
dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah, kepada karyawan.
Prosedur distribusi gaji upah. Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, Biaya tenaga
kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga
kerja.Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan
perhitungan harga pokok produk.
C. KEBIJAKAN TARIF PELAYANAN
Tarif adalah nilai suatu jasa pelayanan yang ditetapkan dengan ukuran
sejumlah uang berdasarkan pertimbangan bahwa dengan nilai uang tersebut
sebuah rumah sakit bersedia memberikan jasa kepada pasien. Tarif rumah sakit
merupakan aspek yang sangat diperhatikan oleh rumah sakit swasta juga oleh
rumah sakit milik pemerintah. Bagi sebagian rumah sakit pemerintah, tarif
memang ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Menkes atau Pemerintah Daerah.
Hal ini menunjukkan adanya kontrol ketat pemerintah sebagai pemilik terhadap
rumah sakit sebagai firma atau pelaku usaha.
Saat ini isu tarif menjadi semakin penting dengan adanya
kecenderungan pelayanan kesehatan dibiayai oleh pemerintah melalui jaminan
untuk keluarga miskin dan system asuransi kesehatan. Apakah memang dalam
suasana jaminan sosial ini tidak perlu ada pentarifan? Ataukah masih ada
pentarifan dengan asumsi bahwa PT Askes Indonesia sebagai pengelola dana
pemerintah dianggap sebagai “pembeli”pelayanan bagi kelompok miskin. Ada
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 112
berbagai hal yang akan dibahas dalam makalah ini: Situasi pentarifan saat ini dalam
konteks tujuannya; Kecenderungan penetapan tarif masa depan dengan mempelajari
perjalanan pelayanan kesehatan; dan penggunaan Unit-cost dalam penetapan tarif.
Proses Penetapan Tarif
Pemilik rumah sakit dapat berupa lembaga swasta, perorangan ataupun
pemerintah. Misi dan tujuan rumah sakit swasta dan pemerintah tentu dapat
berbeda. Rumah sakit swasta dapat berupa rumah sakit for-profit ataupun nonprofit. Dengan perbedaan tersebut, maka proses penetapan tarif dapat berbeda
pula. Penetapan Tarif Rumah Sakit dengan Menggunakan Pendekatan
Perusahaan menggunakan teknik-teknik antara lain: full-cost pricing, kontrak
dan cost-plus, target rate of return pricing, dan acceptance pricing. Teknik yang
menjadi perdebatan adalah Kontrak dan Cost-Plus dimana Tarif rumah sakit
ditetapkan berdasarkan kontrak misalnya kepada perusahaan asuransi, ataupun
konsumen yang tergabung dalam satu organisasi.
Ada pula penetapan tarif model rumahsakit pemerintah yang tidak
memperhatikan kaidah-kaidah usaha.`Penetapan Tarif pada Organisasi Pemerintah
mungkin dilakukan dengan langkah yang berbeda karena menyangkut aspek sosial
politis. Ada beberapa hal penting yang harus diperhitungkan antara lain: Isu
Sosial dan Amanat Rakyat dalam Penetapan Tarif, Isu-Isu Ekonomi, dan Isu
Politik.
Tujuan penetapan tarif saat ini Penetapan Tarif untuk Pemulihan Biaya. Di
beberapa rumahsakit pemerintah tarif ditetapkan untuk meningkatkan pemulihan
biaya rumah sakit. Pada masa lalu kebijakan swadana rumah sakit pemerintah
pusat ditetapkan berdasarkan pemulihan biaya (cost-recovery.) Penetapan tarif ini
tentunya tidak berdasarkan teknik full-cost pricing
Penetapan Tarif untuk Subsidi Silang. Dalam manajemen rumah sakit
diharapkan ada kebijakan agar masyarakat ekonomi kuat dapat ikut meringankan
pembiayaan pelayanan rumah sakit bagi masyarakat ekonomi lemah. Dengan konsep
subsidi silang ini maka tarif bangsal VIP atau kelas I harus berada di atas unit cost
agar surplusnya dapat dipakai untuk mengatasi kerugian di bangsal kelas III. Selain
subsidi silang berbasis pada ekonomi, rumah sakit juga diharapkan melakukan
kebijakan penetapan tarif yang berbeda pada bagian-bagiannya. Konsep subsidi
silang saat ini ditentang karena dalam jangka panjang akan membuat RS menjadi
rendah mutunya.
Tujuan Penetapan Tarif
1. Meningkatkan Akses Pelayanan. Rumah sakit mempunyai misi untuk
melayani masyarakat miskin. Oleh karena itu, saat ini pemerintah
mempunyai kebijakan penetapan tarif serendah mungkin. Diharapkan dengan
tarif yang rendah maka akses orang miskin menjadi lebih baik. Akan
tetapi, patut diperhatikan bahwa akses tinggi belum berarti menjamin
mutu pelayanan yang baik. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa
mutu pelayanan rumah sakit pemerintah rendah akibat subsidi pemerintah
terbatas dan tarif rumah sakit rendah dengan sistem manajemen yang
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 113
birokratis. Kegagalan pemerintah memberikan subsidi cukup bagi biaya
operasional dan pemeliharaan rumah sakit yang mempunyai tarif rendah
menyebabkan mutu pelayanan rumah sakit semakin rendah.
2. Meningkatkan Mutu Pelayanan. Di berbagai rumah sakit pemerintah
daerah, kebijakan penetapan tarif pada bangsal VIP dilakukan
berdasarkan pertimbangan untuk peningkatan mutu pelayanan dan
peningkatan kepuasan kerja dokter spesialis. Sebagai contoh, bangsal VIP
dibangun untuk mengurangi waktu spesialis di rumah sakit swasta. Terlalu
lamanya waktu yang dipergunakan dokter spesialis pemerintah bekerja di
rumah sakit swasta dapat mengurangi mutu pelayanan..
3. Beberapa tujuan lainnya, misalnya mengurangi pesaing, memaksimalkan
pendapatan, meminimalkan
penggunaan, menciptakan corporate
image. Penetapan tarif untuk mengurangi pesaing dapat dilakukan untuk
mencegah adanya rumah sakit baru yang akan menjadi pesaing. Dengan
cara ini, rumah sakit yang sudah terlebih dahulu beroperasi mempunyai
strategi agar tarifnya tidak sama dengan rumah sakit baru. Penetapan tarif
untuk memperbesar keuntungan dapat dilakukan pada pasar rumah sakit yang
cenderung dikuasai satu rumah sakit (monopoli). Oleh karena itu,
penetapan tarif dapat dilakukan dengan tujuan memaksimalisasikan
pendapatan. Tanpa kehadiran pesaing dalam suasana pasar dengan demand
tinggi, maka tarif dapat dipasang pada tingkat yang setinggitingginya,
sehingga
dapat meningkatkan surplus secara maksimal.
(Trisnantoro,1996)
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 114
Pembayaran Pasien
Mayoritas tenaga receptionist memahami betul dan sangat antusias dengan peran
mereka dalam kegiatan perawatan pasien. Namun seringkali terjadi ketidak jelasan tentang
peran mereka sebagai regulator finansial, yaitu orang yang bertanggung jawab dalam
menjamin uang tersebut dapat dibayarkan untuk kegiatan praktek perawatan dan diterima
tepat waktu, dan/atau untuk mengimplementasikan kebijakan praktek bagi penarikan biaya
yang harus dikeluarkan oleh pasien. Di samping penarikan biaya, para tenaga receptionist
juga bertanggung jawab dalam menyimpan uang di bank.
Ketika pasien tetap tidak bisa memenuhi janjinya membayar biaya perawatan,
maka pasien jenis ini adalah mereka yang datang ke klinik gigi, mendapatkan perawatan,
lantas pergi begitu saja tanpa mau membayar. Sisi baiknya mereka tidak membebani biaya
inap tetapi dari sisi buruknya tindakan mereka menimbulkan resiko pada viabilitas
praktek.
Ketika hutang biaya inap menjadi masalah di masa lalu, maka pengenalan
kebijakan yang jelas, yang diikuti secara konsisten, dapat mengurangi hutang biaya inap
secara dramatis. Sebelum para petugas receptionist gigi bisa melakukan tugasnya dengan
baik sebagai pengelola keuangan, manajemen perlu memperkenalkan langkah-langkah
untuk memperjelas kerangka kerja mereka dalam bentuk kebijakan praktek.
Mendata Pembayaran Pasien
Pemeliharaan data finansial yang akurat dan dapat diandalkan tidak hanya
membuat kegiatan bisnis berjalan lancar, tetapi ia juga bisa memenuhi kewajiban
prakteknya. Klinik gigi harus bisa menjamin bahwa prosedur untuk pendataan pembayaran
pasien harus sesuai dengan peraturan pajak dan perusahaan; Inland Revenue mewajibkan
data keuangan untuk dibuat seakurat dan setransparan mungkin. Praktek komputerisassi
yang menggunakan paket piranti lunak gigi modern sangat menguntungkan dari paketpaket akuntansi yang dipakai. Dengan satu sentuhan tombol, mereka dapat menyelesaikan
pembayaran yang didapat di ruang perawatan dengan uang yang disimpan di bank.
Receptionist juga mendapat keuntungan karena mereka tidak dicurigai melakukan
kecurangan, atau kasus ketika terjadi kesalahan prosedur yang dapat menimbulkan rasa
ketidakpercayaan.
Penanganan Pembayaran Pasien
Peran receptionist dalam mengelola arus kas merupakan kunci sukses kegiatan
finansial. Ketika pasien tiba di klinik gigi, receptionist harus segera memeriksa status
keuangan mereka dan kemudian melakukan tindakan, bersama dengan kebijakan praktek,
untuk mempertahankan segala sesuatunya agar selalu up to date, hindari upaya untuk
menutupi hutang biaya inap.
Sebelum perawatan dimulai, pasien harus diberitahu tentang rencana perawatan
dan taksiran biaya secara tertulis, di mana mereka harus menandatangani atau memberikan
tanda persetujuan. Kebanyakan praktek menawarkan banyak metode pembayaran seperti
pembayaran tunai, cek, kartu debt atau kartu kredit. Dalam beberapa kasus kegiatan
praktek ini juga menawarkan rencana perawatan di tempat kerja atau rumah, dengan
bantuan perusahaan keuangan yang senantiasa menyediakan kredit bebas bunga.
Untuk setiap metode pembayaran yang ditawarkan, klinik gigi harus memberikan
prosedur yang jelas untuk sehubungan dengan biaya dan manfaat yang dikaitkan dengan
metode pembayaran.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 115
Pilihan pembayaran: Tunai
Manfaat
- Tidak ada persentase yang diberikan pihak ketiga.
- Dana yang tersedia segera dibayarkan ke bank.
Biaya
- Resiko penyimpanan uang tunai di tempat praktek.
- Resiko yang terkait dengan pengiriman uang dalam jumlah besar ke bank.
- Peraturan kredit konsumen ketika menarik sejumlah besar uang harus dipelajari.
Ketika menangani pembayaran pasien dalam bentuk tunai maka perlu diperhatikan
langkah-langkah berikut:
- Upayakan agar catatan perubahan tagihan selalu diberikan kepada pasien, untuk
menghindari kesalahan sehingga selalu ada kesepakatan pada setiap perubahan yang
telah diberikan.
- Jangan menerima uang dari pasien hingga mereka benar-benar sudah menerima
perubahan tagihan.
- Ketika pasien menerima perubahan tagihan, terima dan segera simpan uang yang
diberikannya tersebut.
- Simpan uang pada tempatnya.
- Catat rincian pembayarannya.
- Berikan resep yang telah dibuat.
Pilihan Pembayaran: Cek
Manfaat
- Tidak ada persentase yang dibebankan pihak ketiga.
- Cek hanya bisa dibayarkan ke rekening bank penerima.
Biaya
- Perlu waktu beberapa hari untuk mencairkan cek.
- Pasien tidak bisa membatalkan cek mereka.
- Mintalah nomor kartu jaminan cek, yang harus ditulis di belakang cek oleh receptionist
dan bukan oleh pasien, bisa dibaca ketika pasien meragukannya.
Ketika pembayaran pasien dibuat melalui cek, receptionist harus menjamin bahwa:
- Cek diberi tanggal dengan benar.
- Cek sudah ditandatangani.
- Mencantumkan jumlah yang tepat.
- Tulisan dan angka sesuai.
- Tercantum nama yang jelas.
- Didukung oleh kartu bankir: tertulis angka dan tanggal jatuh tempo di belakang cek.
Ketika yakin bahwa cek sudah benar:
- Masukkan rincian tulisan di cek ke dalam komputer, periksa secara keseluruhan.
- Keluarkan resep untuk pasien.
- Simpan cek di tempat penyimpanan.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 116
Pilihan Pembayaran: Kartu Kredit atau Debit
Kartu Kredit
Manfaat
- Biaya dicatat dalam biaya klinik gigi seperti halnya di dalam cek, tetapi pasien tidak
bisa menghentikan debit-nya.
- Nomor PIN diberikan agar pembayaran lebih aman.
- Tidak perlu mentransfer uang ke bank: pembayaran lewat transfer elektronik.
Biaya
- Total biaya administrasi ditetapkan oleh bank.
- Resiko penggunaan waktu harus ditempuh oleh staf ketika memeriksa laporan akhir
bulan.
Ketika menerima pembayaran lewat kartu kredit/debit maka receptionist harus:
- Periksa tanggal kadaluwarsa kartu.
- Masukkan kartu pada mesin pin code.
- Tekan tombol sale dan tunggu jawaban dari mesin.
- Mesin akan meminta anda memasukkan jumlah pengeluaran; lakukan pemeriksaan
ulang sebelum menekan enter.
- Mesin akan meminta pasien memasukkan nomor PIN.
- Jika ada masalah dengan chip pada kartu, maka mesin akan mengeluarkan lembaran
yang harus ditanda tangani. Dalam kasus ini, pasien diminta memeriksa dan
menandatangani slip saat anda mengeluarkan kartu dan memeriksa kecocokan tanda
tangannya.
- Lembar pertama slip disimpan klinik gigi dan lampiran warna merah diserahkan
kembali kepada pasien bersama kartu mereka.
- Masukkan keterangan pada komputer, periksa jumlahnya.
- Berikan resep kepada pasien.
- Simpan slip pada tempatnya.
Pilihan pembayaran: skema loyalitas
Pasien melakukan pembayaran bulanan dalam skema tersebut untuk perawatan rutin
mereka melalui debit langsung, pengeluaran biaya untuk perawatan gigi dasar mereka.
Skema tersebut menjamin biaya tetap dibayarkan ke klinik gigi baik pasien itu datang atau
tidak. Skema tersebut membantu memastikan pasien datang secara reguler, seperti ketika
mereka telah membayar biaya pada saat kunjungan rutinnya.
Manfaat
- pendapatan reguler untuk pasien.
- Pasien diijinkan mengeluarkan pembayaran untuk perawatan rutin.
- Pasien mendapat potongan biaya perawatan.
- Banyak skema menyertakan asuransi kecelakaan.
Biaya
- pasien harus mengeluarkan biaya tambahan ketika perlu perawatan.
- Klinik gigi harus mencatat pembayaran bulanan pada data pasien.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 117
Pilihan pembayaran: pinjaman
Menurut Undang-undang Kredit Konsumen penarikan biaya dapat dilakukan lebih dari
enam kali instalment kecuali anda memiliki ijin kredit konsumen yang dikeluarkan Office
of Fair Trading. Ketika biaya perawatan bertambah, sebagian pasien memilih
mengaplikasikan biaya untuk memenuhi kewajibannya. Sejumlah perusahaan sekarang
menawarkan pinjaman bebas bunga kepada pasien perawatan gigi. Klinik gigi harus
mendata akses layanan tersebut dan harus mempertahankan lisensi kredit konsumen.
Manfaat
- Klinik gigi menerima pembayaran langsung dari pinjaman yang disetujui.
- Perusahaan kredit mau menanggung resiko jika pasien gagal dalam pinjaman tersebut.
Biaya
- Masalah terjadi dalam pengarsipan dalam format dan ketika melakukan panggilan
telepon.
- Pinjaman bebas untuk pasien tetapi harus dibayar klinik gigi.
- Adanya biaya untuk lisensi kredit konsumen.
Ketika tidak ada proses pembayaran dan terjadi balance outstanding maka dalam situasi
tersebut receptionist harus:
- Memberikan pernyataan terbaru tentang rekening mereka kepada pasien.
- Jika setelah pilihan pembayaran diulang, namun solusi masih tidak ada, situasi harus
dibahas bersama manajer atau dokter gigi.
Biaya perawatan, terutama untuk perawatan kecantikan, bisa dipertimbangkan. Kita
memiliki tugas mutlak untuk menjelaskan kepada pasien tentang biaya perawatan dan
syarat pembayaran.
Rencana Perlindungan Atas Kas di Klinik gigi
Sejumlah kegiatan bisnis yang menyimpan uang kas dalam jumlah besar memiliki
tanggung jawab untuk membuat rencana perlindungan terhadap staff dari peristiwa
perampokan. Dalam Undang-undang Keselamatan Kerja dan Kesehatan (MHSWR),
pimpinan diharuskan bisa memprediksi resiko yang mungkin dialami staf dan pasien, dan
menjamin tindakan akan dilakukan dengan cara tepat waktu untuk mengurangi resiko
gangguan, seperti yang diperlihatkan dalam Tabel 8.1. Pihak klinik gigi harus mengetahui
kemungkinan pegawai bisa mengalami resiko ketika menjalani prosedur kerja. Ketika
sejumlah uang terkumpul di bagian reception, maka receptionist bisa menghadapi
ancaman perampokan. Banyak klinik gigi yang belum menyadari resiko bahaya yang
berhubungan dengan penyimpanan uang dalam jumlah besar di area publik dan belum
mengetahui tindakan-tindakan pengamanannya. Dalam beberapa kasus, receptionist
menempatkan diri dalam resiko ketika ia bertugas di tempatnya di mana di sana terdapat
banyak orang.
Ketika kertu kredit dan cek menjadi metode pembayaran yang paling aman, jumlah
uang tunai yang harus dipegang menjadi berkurang jumlahnya. Situasi ini bisa mengurangi
resiko. Akan tetapi, pada kenyataannya, ketika pencuri percaya di tempat tersebut ada
banyak uang, maka staf tetap saja akan menghadapi kemungkinan pencurian atau
perampokan.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 118
Penyampaian Informasi Tunggakan Kepada Pasien
Pendekatan assertive yang ramah merupakan langkah terbaik yang dapat dilakukan
ketika pembayaran harus segera dilunasi. Komunikasi adalah batu loncatan untuk
penarikan biaya yang efektif. Rincian tertulis harus mencakup kontrak pembayaran antara
pasien dan klinik. Bahkan ketika pasien ada di cabang kontrak, hindari proses penagihan
dengan cara yang tidak baik terutama di area publik atau di dalam klinik; atau jika perlu
lakukan pembicaraan empat mata dengan pihak manajer. biaya yang belum dibayarkan
bisa menjadi debit macet, yang harus dipantau dan ditangani dengan cermat lewat caracara yang profesional dan efisien. Idealnya debit macet tidak terjadi tetapi dalam
realitanya ini tidak selalu berhasil dengan baik.
Prosedur Untuk Menindaklanjuti Overdue Accounts
Ketika pasien tidak menjelaskan rekening mereka di akhir kesepakatan mereka,
maka rekening menjadi surat overdue dan ‘now due’ harus dikeluarkan. Situasi ini
menjelaskan kepada pasien untuk melakukan pembayaran sesuai jumlah dan waktu yang
telah ditentukan. Di sini, pengulangan metode pembayaran bisa diterima dan bagian
penutup menjelaskan jumlah yang harus dibayar tepat waktu serta langkah-langkah yang
harus dilakukan dalam masalah ini.
Stelah 7 hari ‘account reminder’ bisa dikirim ke pasien, menjelaskan jumlah dan
syarat pembayaran dalam 7 hari. Jika setelah 7 hari berlalu tagihan masih belum dibayar
maka surat teguran harus disampaikan.
Setelah 7 hari berikutnya tagihan belum juga dibayar, maka tagihan terakhir dapat
dikirimkan. Surat ini menjelaskan kepada pasien bahwa jika dalam waktu 14 hari
pembayaran tidak dilunasi maka dapat dilakukan tindakan selanjutnya.
Setelah 7 hari, jika tagihan masih tidak dibayar maka ‘peringatan’ haris
disampaikan kepada pasien, menjelaskan bahwa jika pembayaran dilakukan terlambat
maka pemrosesan penutupan hutang dapat dilakukan tanpa pemberitahuan lebih lanjut. Ini
juga memberikan keterangan tentang tagihan yang lebih besar.
NHS dan Pilihan Perawatan Khusus
Sejak awal tahun 1990an mayoritas praktisi perawatan gigi telah mengurangi atau
bahkan tidak lagi menawarkan layanan perawatan NHS kepada para pasien mereka. Bagi
kebanyakan praktisi keputusan ini telah didasarkan pada dua faktor. Salah satunya adalah
keinginan untuk mendapatkan kembali kebebasan klinik yang dirusak oleh perubahan
legislatif atau amandemen regulasi NHS, dan kedua adalah untuk melindungi keamanan
keuangan bisnis mereka.
Ketika pemerintah tetap berusaha untuk mempertahankan perawatan NHS,
realitasnya menjadi berbeda. Kebanyakan pasien gigi tidak bisa masuk ke dokter gigi NHS
lokal karena beberapa dari mereka memberikan perawatan NHS dan ketika mereka
melakukannya untuk kategori tertentu, seperti anak atau pasien yang telah mengeluarkan
biaya untuk perawatan tersebut. Ketika pasien mampu mengakses perawatan NHS, mereka
memberi kontribusinya atas biaya perawatan. Berbeda dengan NHS lain, di mana layanan
bebas pada bagian pelayanan, perawatan gigi ini diberikan dalam praktek.
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 119
Perawatan Gigi NHS: Latar Belakang
Pada masa lalu, dokter gigi telah membayar setiap item perawatan dengan lengkap.
Klinik mengklaim biaya per item pelayanan yang diberikan. Bagi pasien yang telah
membayar biaya klinik NHS, biaya perawatan penuh dapat dipenuhi oleh NHS. Pasien
yang tidak membayar diwajibkan untuk membayar 80% biaya NHS, dengan biaya sisanya
ditambah pembayaran bulanan untuk setiap pasien NHS pada daftar praktek yang dibayar
oleh NHS. Dari tahun 1990an banyak dokter gigi berusaha memberikan tingkat perawatan
pasien yang bisa diterima di bawah skema seperti biaya pembayaran dari NHS yang
dianggap terlalu rendah. Sementara syarat yang dibuat oleh dokter gigi terus meningkat
terutama dengan pengenalan langkah-langkah pengawasan lintas infeksi baru.
Layanan Gigi Personal (PDS)
Selama bertahun-tahun terjadi serangkaian upaya untuk mereformasi cara
kedokteran gigi dalam memberikan layanan lewat NHS. Dalam Undang-undang
Perawatan Primer NHS tahun 1987, serangkaian skema pilot telah disusun untuk
mengungkap cara baru bagi dokter gigi dan NHS Trusts untuk bekerja dalam
hubungannya dengan komisi kesehatan dalam mengembangkan cara pemberian layanan
kedokteran gigi NHS di masa mendatang.
Sebagai bagian dari komitmen pemerintah untuk memodernisasi NHS dan untuk
memberikan kemudahan akses layanan terhadap pasien, skema pilot PDS yang telah
dikenalkan pada 1998 dibuat untuk meningkatkan tingkat perawatan pasien dan
peningkatan kesehatan mulut secara lokal.
Perawatan Gigi Non-NHS—Latar Belakang
Ketika praktek gigi secara ekonomi memberikan beberapa perawatan yang tidak
tersedia di NHS pada basis swasta atau independen, penggabungan perawatan NHS dan
swasta dalam rencana perawatan yang sama memberikan perawatan yang tepat untuk
kebutuhan pasien mereka. Dalam bidang yang lebih luas dapat ditemukan bahwa hanya
anak-anak dan pasien khusus yang diberi perawatan NHS. Dengan spectra PDS, jumlah
klinik dalam bidang yang lebih luas bisa didapat dari NHS dan menawarkan perawatan
khusus.
Rencana Praktek
Rencana praktek adalah penyedia skema pembayaran untuk cabang klinik yang
independen dan paling populer. Pasien dapat melakukan pembayaran bulanan lewat debit
langsung untuk perawatan spesifik dengan biaya perawatan reguler ketika perawatan
kuratif diberikan. Skema dimaksudkan untuk memberi bantuan praktek lewat:
- Pendapatan bulanan reguler
- Tingkat perawatan
- Tingkat biaya yang fleksibel
- Kebebasan klinik
Manajemen Kesehatan Gigi by Melkisedek O. Nubatonis, SKM, MDSc
Page 120