Manajemen Sumber Daya Manusia

Human Resource Management
Human Resource Information System
HR-AUDIT
M-12
Tony Soebijono
1
HRIS, adalah metoda yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan,
menganalisis dan mengontrol aliran informasi tentang SDM keseluruh organisasi.
Attributes of a good HRIS
• Sebuah HRIS yang baik adalah yang dapat menyajikan informasiinformasi yang memenuhi ketentuan sbb:
–
–
–
–
–
Timely: up-to-date
Accurate: can be relied
Concise: short and clear
Relevant: what is needed
Complete: partial information may lead to disastrous
• Kekurangan dari karateristik tersebut diatas akan berpengaruh pada
manfaat HRIS dalam pelaksanaan proses pengambilan keputusan yang
berkaitan dengan pengelolaan SDM.
Attributes of a good HRIS
•
An effective HR must be able to produce several important reports and
forecasts needed in HRM decisions:
1.
2.
3.
4.
Routine Reports: HR data, compiled and summarized on a scheduled basis.
Weekly and monthly status reports on manpower are some of the reports
generated from HRIS.
Exception Reports: highlight variations in operations that are serious
enough to require attention. Examples of exception reports are medical
and sick leave reports. These reports assist HR manager in taking necessary
action to reduce absenteeism.
On Demand Reports: generated based on a special and specific request.
Example of these reports are employees’ training and development data
which is used to identify potential candidates for promotion.
Forecast Reports: based on predictions about the future. For example,
forecasting the future manpower requirements by generating the future
employee retirement status reports.
Audit ?
•
-
Jenis-jenis audit?
audit keuangan (financial audit)  General Accepted Accounting Principle
audit kepatutan (compliance audit)  ISO
audit operasional (operational audit)  COBIT, ITIL, dll
Tony Soebijono
5
Definisi
• Suatu daftar periksa untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber
daya manusia dalam suatu perusahaan
• HR Audit adalah proses evaluasi atas berbagai aktivitas manajemen SDM
yang bertujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut.
• HR Audit memberikan umpan balik mengenai seberapa baik para manajer
menjalankan tugas-tugas yang terkait dengan pengelolaan SDM.
Tony Soebijono
6
HR Audit
HR audit dimaksudkan sebagai ‘quality control check’ secara menyeluruh
atas aktifitas-aktifitas pengelolaan SDM di suatu perusahaan atau salah
satu unit kerjanya untuk mendapatkan gambaran sejauh mana dukungan
aktifitas-aktifitas tersebut pada pelaksanaan strategi organisasi
HR audit mencakup 3 (tiga) aspek utama
 Pelaksanaan fungsi-fungsi HRM, HRD, dan HRIS
 Pemenuhan/ ketaatan terhadap ketentuan, kebijakan dan prosedur
HRM
 Kepuasan dan tanggapan pegawai.
Lingkup Audit SDM
• Audit SDM merupakan kontrol kualitas secara menyeluruh atas berbagai
aktivitas pengelolaan SDM dalam perusahaan dan bagaimana aktivitasaktivitas tersebut mendukung strategi perusahaan.
• Audit SDM mencakup:
– Audit Strategi Perusahaan
– Audit Fungsi SDM
– Audit Kepatuhan Manajerial
– Audit Kepuasan Karyawan
Tony Soebijono
8
Checklist Audit SDM (David Stevens)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Struktur Organisasi
Uraian / Deskripsi posisi
Rencana keberhasilan manajemen
Kebijakan rekruitmen
Prosedur rekruitmen
Program perkenalan
Penilaian kinerja
Penilaian potensi individu
Perencanaan jenjang karier
Program pelatihan
Administrasi kompensasi
Fungsi departemen SDM
Perencanaan manusia
Catatan pribadi
15. Relevansi aplikasi komputer
16. Pemahaman iklim organisasi
17. Pembagian informasi dengan
karyawan
18. Desain pekerjaan
19. Hubungan industrial
20. Kesehatan karyawan
21. Keamanan karyawan
22. Pelayanan karyawan
23. Pengumpulan angka statistik
24. Praktek pengunduran diri
25. Dokumentasi / formulir
26. Keamanan
27. Interaksi sosial
Tony Soebijono
9
Manfaat HR Audit
• Menemukan masalah-masalah personalia yang penting.
• Memastikan kepatuhan yang tinggi terhadap persyaratan legal.
• Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur personalia yang lebih
efektif.
• Menciptakan penerimaan yang lebih besar akan perubahan-perubahan
yang diperlukan dalam departemen SDM.
• Memberikan tinjauan yang seksama atas sistem informasi departemen
SDM.
• Mengidentifikasi kontribusi departemen SDM bagi organisasi.
• Meningkatkan citra profesional departemen SDM.
• Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi di
kalangan karyawan departemen SDM
• Memperjelas tugas dan tanggung jawab departemen SDM.
• Mendorong keseragaman kebijakan-kebijakan dan praktik-praktik
personalia
Tony Soebijono
10
HR Audit (fungsi perencanaan)
Lingkup : Untuk meyakini bahwa sistem dan prosedur pengembangan
sumber daya manusia (HRD) telah selaras (diselaraskan) dengan sistem
dan prosedur Manajemen sumber daya manusia (HRM) dalam upaya
untuk meningkatkan kompentensi, kepercayaan diri dan standar kinerja
pegawai.
 Organisasi/ Job design Perhatikan bagaimana pekerjaan, kewenangan
dan sistem-sistem pelaksanaannya di organisir dan di integrasikan
diantara unit-unit kerja dan tugas-tugas individual
 HR Planning Jabarkan Kebutuhan pokok SDM, Strategi dan filosofi
perusahaan
 Sistem pengelolaan Kinerja Yakini bahwa tujuan (individual) pegawai
dan tujuan organisasi saling menunjang
 Seleksi Sesuaikan antara kebutuhan karir dan kapabilitas pegawai
dengan tugas dan jenjang karir yang ada.
HR Audit (fungsi pengembangan)
Lingkup: Untuk meyakini bahwa program training dan development,
pengembangan organisasi serta pengembangan karir telah terintegrasi untuk
meningkatkan efektifitas kerja individual, kelompok dan organisasi
 Training & development identifikasikan dan yakini bahwa perencanaan
T & D bertujuan untuk meningkatkan kompetensi pokok, yang
memungkinkan para pegawai dapat melaksanakan tugas-tugasnya saat
ini maupun yang akan datang
 Pengembangan organisasi Yakini bahwa hubungan antar unit kerja dan
antar anggota satu unit kerja ada pada kondisi yang kondusif/ sehat,
serta saling membantu memulai dan mengendalikan perubahan.
 Pengembangan karir Pastikan terdapat keselarasan antara individual
career planning dan organization career management processes untuk
mendapatkan manfaat yang optimal baik bagi pegawai maupun
perusahaan.
HR Audit (fungsi renumerasi)
Lingkup: Untuk meyakini bahwa fungsi-fungsi pokok HRIS telah menjadi
faktor yang dapat menunjang langkah-langkah pencapaian fungsi HRD
dan HRM, dan indikator-indikator performansinya tetap terjaga sehingga
dapat bermanfaat dalam pelaksanaan analisis cost and benefit dalam
pengelolaan HR
 Compensation & benefits Yakini bahwa pola kompensasi dan benefit
telah adil dan konsisten
 Employee assistance Dapatkan data tentang personal problem solving
dan konseling atas nama salah seorang pegawai
 Union/ labor relations Yakini bahwa hubungnan antara Serikat buruh
dan manajemen perusahaan adalah hubungan yang sehat
 HR research and information systems Yakini bahwa HRIS yang ada
dapat menyajikan informasi manajerial dengan tepat waktu, dan
indikator-indikator performansi fungsi HR-nya juga akurat.
Memanfaatkan Temuan Audit
Untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan
Metode Untuk Menganalisa Temuan
1. Membandingkan program SDM dengan organisasi
2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
3. Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah
sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran
Menyiapkan Laporan dan Rekomendasi:
Laporan hasil temuan, evaluasi dan rekomendasi untuk memperbaiki
kekurangan dan kelemahan program SDM
Tony Soebijono
14
Metode Riset SDM
•
•
•
•
•
•
Wawancara
Survei
Analisis historis
Informasi eksternal
Eksperimen SDM
Audit internasional
Kecenderungan bahwa HR information technology ditangani oleh ahli-ahli
teknologi informasi, bukan oleh HR specialists, adalah salah satu alasan mengapa
sistem ini gagal memenuhi kebutuhan.
Karena penekanannya terlalu banyak pada sisi teknologinya, sedang kebutuhan
yang sifatnya HR-based agak terabaikan.
• Thank U