Sharing Knowledge Capability

Tugas Mata Kuliah Teori Organisasi & Manajemen Pengetahuan
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso MSc
Sharing Knowledge Capability pada KPPN Prima
Oleh :
Fariza Anindya
P.056101431.46
MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011
Bab I
Pendahuluan
A. Latar Belakang
Manajemen pengetahuan (knowledge management) dalam perkembangannya
selalu menjadi perhatian baik oleh para akademisi maupun praktisi bisnis.
Pengembangan manajemen pengetahuan ini menjadi penting bagi organisasi
terutama perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis yang kompetitif. Untuk
itu organisasi memerlukan tools atau cara dalam menghadapi persaingan bisnis yang
semakin berkembang secara cepat dan ketat. Menurut Orr dan Perrson dalam Hilmi
Aulawi, dkk, 2009, memberikan gambaran bahwa organisasi telah menyadari untuk
mampu bersaing dalam kondisi perkembangan pasar yang semakin cepat
membutuhkan pengembangan kompetensi dan pengetahuan (knowledge) yang ada
dalam organisasi/ perusahaan . Knowledge managament menjadi penting bagi
perusahaan karena merupakan aset kunci agar perusahaan memiliki keunggulan
kompetitif yang berkesinambungan yang berasal dari dalam organisasi tersebut.
Menurut B. Elnath Aldi, 2005, terdapat dua sumber dalam menciptakan
keunggulan kompetitif bagi perusahaan, yaitu External Source (sumber yang berasal
dari luar organisasi) dan Internal Source (sumber yang berasal dari dalam
organisasi). Sumber yang berasal dari luar organisasi seperti sumber daya alam,
teknologi, tenaga kerja dan lainnya. Sedangkan sumber yang berasal dari dalam
organisasi yaitu kompetensi karyawan, struktur organisasi, sistem kerja organisasi,
kreatifitas untuk menguntungkan organisasi, dan manajemen pengetahuan
(knowledge management). Saat ini belum banyak perusahaan dalam memanfaatkan
knowledge management sebagai salah satu keunggulan kompetitif yang penting bagi
perusahaan, dan yang menjadi lebih penting bahwa knowledge management melekat
dalam organisasi dan individu karyawan dalam perusahaan tersebut.
1
Dalam hal ini Kasus knowledge manajemen dicontohkan dalam perusahaan
KPPN yaitu kantor pelayanan pembendaharaan Negara dimana dalam upaya
mendukung reformasi birokrasi di lingkungan Departemen Keuangan, KPPN
mempunyai tugas melayani masyarakat dalam hal pelaksanaan anggaran. Kegiatan
utamanya adalah pengelolaan keuangan negara (APBN), baik di sector penerimaan
maupun pengeluaran negara. Pembentukan KPPN prima ini diharapkan dapat
menghapus citra buruk yang melekat pada instansi pemerintah yaitu proses
pekerjaan yang lambat, jalurnya panjang, jorok, dan sarat dengan “uang pelicin”
dalam dalam memberikan pelayanan. Untuk dapat melayani masyarakat dengan
cepat diperlukan suatu sumber daya manusia yang memahami dengan benar teknis
pekerjaan. Pada kenyataannya banyak aturan pembayaran yang harus dikuasai oleh
para pegawai KPPN Prima tersebut. Misalnya seorang petugas front office harus
menentukan apakah pembayaran dengan beban bantuan luar negeri A bisa
dibayarkan secara langsung atau harus melalui tahapan pembayaran. Kegagalan
dalam membuat keputusan ini akan menyebabkan terlambatnya pembayaran yang
diajukan oleh masyarakat. Dan misi yang diemban oleh KPPN Prima dalam
melakukan pelayanan primanya akan tidak sesuai yang diharapkan. Namun
demikian, petugas KPPN Prima juga seorang manusia biasa yang memiliki
keterbatasan. Tidak mungkin menguasai seluruh pekerjaan yang sangat beragam
dalam waktu yang singkat disamping beban kerja yang sangat besar. Disisi lain,
apabila petugas front office itu masih harus mencari surat edaran atau petunjuk
teknis , akan memakan waktu yang lama. Hal iniakan mengakibatkan terhambatnya
proses selanjutnya yang semestinya berjalan dengan cepat.
B. Tujuan
Pembuatan makalah ini bertujuan untuk lebih mengetahui dan memahami
teori knowledge management dan penerapannya dalam bentuk sharing knowledge
capability yang diimplementasikan dalam berbagai bentuk yang dapat diterima oleh
masing-masing individu. Makalah ini mencoba untuk membahas pendekatan
sharing knowledge capability dalam ruang lingkup perusahaan KPPN.
2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Manajemen Pengetahuan
Kemampuan untuk berbagi pengetahuan, ide, perspektif, atau solusi antara
kolaborator, mewakili keuntungan strategis terbesar. Manajemen Pengetahuan (KM)
merupakan proses sistematis memanfaatkan dan pengetahuan individu dan kolektif
memanfaatkan tersedia dengan menghubungkan orang ke orang dan orang-orang
untuk pengetahuan dan informasi yang mereka butuhkan untuk bertindak secara
efektif dan efisien untuk menciptakan pengetahuan baru.
KM memfokuskan diri pada tujuan perusahaan seperti meningkatkan
penampilan perusahaan, competitive advantage-nya, inovasi, sharing terhadap halhal yang sudah dipelajari, dan perkembangan yang secara terus menerus yang ada di
perusahaan. KM dengan organizational learning saling melengkapi satu sama lain.
KM juga dapat membantu individu atau group untuk membagi wawasan dan
pengetahuan yang ia dapatkan di perusahaan untuk mengurangi pekerjaan yang
banyak, menghindari tekanan akibat pekerjaan yang menumpuk, dapat mengurangi
waktu yang harus dibuang untuk memberi pelatihan kepada setiap karyawan baru,
dan dapat menguasai keadaan perusahaan saat tingkat dan jumlah pengunduran diri
sangat banyak terjadi di sebuah perusahaan dan juga untuk beradaptasi dengan
perubahan lingkungan dan pasar.
Amrit Tiwana (1999) mendefinisikan knowledge management secara luas
dalam arti memanajemeni pengetahuan sebagai “ ...management of organizational
knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.”
Knowledge
Management
memberikan
kemampuan
untuk
mencipta,
mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna
bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Menurut Amrit Tiwana “Knowledge
management is the ability to create and retain greater value from core business
3
competencies." Knowledge Management menyelesaikan masalah bisnis particular
mencakup penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan
memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok juga
mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja. Schreiber et al
(2000), knowledge management diartikan sebagai sebuah kerangka dan sebuah alat
untuk memperbaiki infrastruktur pengetahuan organisasi, yang bertujuan untuk
mendapatkan pengetahuan yang benar kepada orang yang benar di waktu yang benar
pula. Menurut Liss (1999) knowledge management adalah proses yang diarahkan
untuk mencari tahu pengetahuan pribadi yang dimilki individu dalam suatu
organisasi dan mencari cara untuk membuat pengetahuan tersebut dapat dimiliki
oleh orang lain. Knowledge sharing atau berbagi pengetahuan mempunyai definisi
yaitu proses dimana para individu yang ada dalam organisasi saling berbagi atau
mempertukarkan pengetahuan diantara mereka (Hooff dan Ridder dalam Luciana
Andrawina, dkk, 2008).
Secara umum Knowledge Management dapat didefiniskan sebagai satu set
(himpunan) intervesi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses
pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan.
1. Pembuatan (creation) pengetahuan adalah proses perbaikan dari pengetahuan
yang ada melalui proses pengalaman yang ada. Biasanya proses ini terjadi ketika ada
deteksi kesalahan dan perbaikannya.
2. Lesson learned merupakan salah satu contoh output dari knowledge creation.
3. Pembauran (assimilation) pengetahuan merupakan proses pengumpulan,
penyimpanan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah ada di
organisasi/perusahaan.
4
4. Penyebaran (dissemination) pengetahuan merupakan proses pengambilan dan
penyebaran pengetahuan untuk dipergunakan dalam proses pengalaman yang
lainnya.
Secara sederhana, knowledge merupakan informasi yang digunakan dalam
tindakan. Penggunaan informasi ini berkaitan dengan gagasan mengenai informasi
yang diperlukan tersedia di suatu tempat pada saat yang tepat, dalam konteks yang
tepat dang dengan cara yang cepat dan tepat sehingga setiap orang dapat
menggunakannya untuk mendukung pengambilan keputusan setiap saat. Knowledge
dapat diklasifikasikan dalam 2 kategori yaitu tacit knowledge dan explicit
knowledge.acit knowledge merupakan milik perorangan, knowledge konteks yang
spesifik yang sulit diformulasikan, dicatat atau diucapkan, dan tersimpan didalam
pikiran seseorang. Komponen tacit terutama terbentuk melalui proses trial and error
dan dialami dalam praktek. Sedangkan explicit knowledge merupakan komponen
knowldge yang dapat dikodekan dan diteruskan dalam bahasa sistematik dan formal
seperti dokumen, data base, web dan lain sebagainya.
Hanya sebagian kecil dari tacit knowledge yang dapat disusun dalam database,
buku, panduan, dokumen dan prensentasi , sebagian besar lainnya tetap berada
dalam pikiran seseorang. Hal ini berarti ketika seseorang yang memilki knowledge
meninggalkan organisasi berarti seluruh pengetahuan yang dimilki orang tersebut
juga ikut meninggalkan organisasi tersebut. Sebaliknya pengetahuan yang dapat
disimpan secara explicit akan tetap berada didalam organisasi walaupun seseorang
meninggalkan oraganisasi tersebut.
Proses penciptaan pengetahuan adalah proses berulang yang merupakan interaksi
antara pengetahuan tacit dan explicit. Interaksi dari pengetahuan ini akan
menghasilkan suatu pengetahuan baru. Empat langkah pengetahuan ini dikenal
dengan model SECI (socialization, externalization ,combination and internalization)
Socialization meliputi kegiatan berbagi pengetahuan tacit antar individu biasanya
disebarkan melalui kegiatan bersama, berdiskusi bersama. Externalization
5
membutuhkan penyajian pengetahuan tacit ke dalam bentuk yang lebih umum
sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Dalam prakteknya, ekternalisasi didukung
oleh dua faktor kunci. Pertama , konversi dari tacit ke explicit, kedua
menerjemahkan pengetahuan tacit dari para ahli kedalam bentuk yang dapat
dipahami, misalnya dokumen. Combination meliputi konversi pengetahuan explicit
ke dalam bentuk himpunan pengetahuan explicit yang lebih kompleks.
Internalization merupakan konversi dari pengetahuan explicit ke dalam pengetahuan
tacit organisasi. Knowledge management (KM) adalah merupakan proses sistematis
untuk menemukan, memilih, mengelola, menyaring dan menyajikan informasi
dalam suatu cara yang dapat meningkatkan pengetahuan individu dalam suatu
lingkungan. KM memungkinkan penciptaan,pencapaian dan penggunaan segala
macam knowledge untuk mencapai tujuan bisnis.
B. Knowledge Sharing
Berbagai definisi diutarakan mengenai pengertian pengetahuan. Pengetahuan
bukan merupakan suatu data atau informasi, namun dapat berhubungan dengan
keduanya (Davenport dan Prusak, 2000). Pengetahuan didefinisikan sebagai: a fluid
mix of framed experience, value, contextual information, and expert insight that
provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and
information. It origins and is applied in the minds of knowers. In organisation, it
often becomes embedded not only in documents or repositories buat also in
organizational routines, processs, practices, and norms (Davenport dan Prusak,
1998).
Knowledge sharing didefinisikan sebagai sebuah pertukaran pengetahuan antar
dua individu; satu orang yang mengkomunikasikan pengetahuan, seorang lainnya
mengasimilasi pengetahuan tersebut (Jacobson, 2006). Penelitian lain mengartikan
6
knowledge sharing sebagai "the exchange or transfer process of fact, opinions,
ideas, theories, princples and model within and between organizations include trial
and error, feedback, and mutual adjustment of both the sender and receiver of
knowledge" (Szulanski, 1996). Definisi diatas diperluas lagi dengan pernyataan
bahwa knowledge sharing merupakan proses dimana individu secara kolektif dan
iteratif memperbaiki sebuah pemikiran, gagasan, atau saran sesuai dengan petunjuk
pengalaman (West dan Mayer, 1997). Gasasan awalnya dapat dimodifikasi secara
progresif atau ditolak secara terus-menerus sampai perspektif bersama muncul.
Ireland,
Hitt
dan
Vaidyanath
(2002)
mendefinisikannya
sebagai
proses
mengembangkan, mentransfer, mengintegrasikan dan menggunakan pengetahuan
secara efektif dan efisien.
Hooff dan Ridder (2004) memberikan pemahaman mengenai knowledge sharing
sebagai proses dimana para individu secara mutual mempertukarkan pengetahuan
mereka (tacit and explisit) dan secara terpadu menciptakan pengetahuan baru.
Definisi ini memberi gambaran bahwa dlihat dari segi perilaku knowledge sharing
terdiri dari dua hal, yaitu:
1.
knowledge donating, yaitu bagaimana seseorang mengkomunikasikan model
intelektual individu seseorang kepada yang lainnya.
2.
knowledge collecting, yaitu bagaimana seseorang berkonsultasi kepada pihak
lain untuk melakukan model intelektual individu yang dimiliki.
7
BAB III
PEMBAHASAN
Pada pembahasan kali ini mengangkat kasus dari KNNP prima yakni seperti
instansi pemerintah lainnya, dalam masalah kepergawaian DJPb akan dihadapkan
pada perubahan jumlah kepegawaian. Baik itu dikarenakan masalah pensiun,
meninggal atau pindah dari satu instansi ke instansi lainnya.
Pegawai yang telah lama mengabdi pada DJPb, sebagian besar mempunyai
pengetahuan yang luas mengenai tata cara pembayaran APBN. Pegawai-pegawai
tersebut telah sering mengikuti berbagai pelatihan, seminar, diklat mengenai APBN.
Para pegawai tersebut juga berpengalaman dalam hal pencairan dana APBN, dimana
pengusaan pengetahuan yang luas sangat membantu mereka dalam bekerja.
Berbagai kegiatan telah dilakukan
dalam
rangka meningkatkan
pengetahuan bagi para pegawai DJPb. Mulai dari kewajiban mengadakan gugus
kendali mutu dan pendidikan teknis dasar perbendaharaan bagi pegawai yang baru
masuk. Namun, tidak semua permasalahan yang dihadapi di lapangan diajarkan
dalam berbagai diklat tersebut. Pengalaman para pegawai senior dalam menghadapi
berbagai macam situasi pembayaran dana APBN sangatlah berharga. Pengetahuan
yang dimiliki oleh para pegawai senior tersebut hanya dimiliki oleh pegawai
tersebut. Apabila ada suatu permasalahan, biasanya pegawai lain akan bertanya
kepada orang yang lebih berpengalaman tentang permasalahan tersebut. Bisa
dibayangkan apabila suatu saat nanti pegawai yang berpengalaman tersebut
meninggal dunia atau pindah ke instansi di luar DJPb. Pengetahuan yang dimiliki
pegawai tersebut akan ikut pindah karena tidak adanya suatu sistem yang dapat
menyimpan pengetahuan orang tersebut menjadi pengetahuan instansi yang dapat
diakses oleh setiap orang yang berkepentingan.
8
Pada saat ini para pegawai KPPN belum secara maksimal memanfaatkan
hasil pendidikan dan latihan yang telah diberikan dikarenakan orang-orang yang
mengikuti pendidikan dan latihan tidak pernah memberikan ilmu yang telah
dipelajarinya kepada orang lain. Begitu pula dengan gugus kendali mutu yang
diadakan secara rutin tiap bulan, hanya merupakan komunikasi satu arah dari
pimpinan ke bawahan, sehingga hal ini tidak menambah pengetahuan baru bagi para
pegawainya, serta hal yang disampaikan biasanya hanya bersifat pengulangan
seperti masalah disiplin pegawai, bukan pada teknis pekerjaan.
Oleh karena itu salah satu cara untuk menyebarkan pengetahuan bagi para
pegawai KPPN baru, adalah dengan cara knowledge sharing. Hal ini bisa dilakukan
dengan memberikan syarat tambahan bagi peserta diklat yang akan mengikuti suatu
diklat tertentu untuk menyebarkan hasil diklat yang diperolehnya dengan cara
mempresentasikannya di depan semua pegawai KPPN, sehingga setiap pegawai
KPPN walaupun tidak mengikuti diklat secara langsung dapat menambah
pengetahuannya tentang bidang tugas KPPN dari presentasi orang yang mengikuti
diklat tersebut.
Gugus kendali mutu yang selama ini diadakan, juga kurang terdokumentasi
dengan baik, dan tidak diikuti oleh seluruh pegawai. Sebaiknya gugus kendali mutu
diadakan dengan suatu nota dinas dari pimpinan yang mewajibkan seluruh pegawai
untuk hadir dan berpartisipasi secara aktif. Hal ini bisa dilakukan apabila ada reward
and punishment yang jelas. Di mana seorang pegawai akan mengalami penurunan
tingkat (grade) dari penghasilan yang diterima apabila tidak mengikuti gugus
kendali mutu dan mendapatkan penghargaan kenaikan tingkat apabila secara aktif
mau berbagi pengetahuan dalam gugus kendali mutu.
Hal yang telah diuraikan di atas harus di dokumentasikasikan dengan baik
sehingga pengetahuan yang telah disebarkan dapat dinikmati oleh setiap pegawai
KPPN yang akan masuk. Hasilnya adalah kemampuan yang dimiliki oleh setiap
pegawai KPPN merata, sehingga apabila ada pegawai KPPN yang pindah,
9
pengetahuannya tidak ikut pindah, karena telah terdokumentasi dengan baik. Namun
demikian hal ini, hal ini tergantung dari pimpinan yang mampu membuat KPPN
menjadi organisasi yang belajar, sehingga dapat memberikan pelayanan yang prima
bagi pihak-pihak yang mempunyai kepentingan dengan KPPN
Dengan adanya sharing knowledge di KPPN diharapkan KPPN akan dapat
memberikan pelayanan dengan mutu yang sempurna yang diberikan oleh KPPN
prima, sehingga harapan untuk dapat lebih baik setelah adanya knowledge sharing
berupa kewajiban menyampaikan hasil diklat dan kewajiban berpartisipasi aktif
dalam gugus kendali mutu. Namun, hal ini perlu didukung oleh pimpinan yang
visioner, yang mendukung terciptanya KPPN sebagai organisasi pembelajaran.
Dengan peningkatan pengetahuan tersebut, para pegawai KPPN dapat lebih
meningkat lagi melakukan pelayanan terhadap penyaluran dana APBN yang
menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Selain itu keuntungan dengan adanya
knowledge sharing akan mengefisiensikan anggaran diklat KPPN, karena bila
karyawan yang telah diberikan diklat dapat berbagi pengetahuan yang dimiiki untuk
dapat memaksimalkan pekerjaan, mengefektif dan mengefisienkan suatu pekerjaan,
maka ilmu yang karyawan baru yang baru masuk KPPN akan sama dengan yang
telah lama. Karyawan baru akan lebih cepat mengerti apa yang harus mereka
kerjakan tanpa harus diberikan diklat terlebih dahulu. Pertukaran ilmu dari yang
tidak tahu menjadi tahu merupakan hal yang penting dalam sebuah perusahaan
untuk memajukan perusahaan tersebut sehingga tujuan perusahaan akan mudah
dicapai.
Hal yang penting dari cerita di atas adalah kita harus membuat suatu wadah
untuk menampung berbagai knowledge management sehingga walaupun kehilangan
orang yang bekerja, perusahaan tidak kehilangan knowledge managementnya, dan
karyawan baru bisa cepat menyesuaikan diri.
10
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulannya dari kasus ini adalah pegawai yang memiliki pengetahuan yang
lebih mengenai suatu pekerjaan dapat diajarkan langsung kepada karyawan barunya
sehingga bila pegawai yang telah lama bekerja di KPPN dan mengundurkan diri,
dipindah bagiankan ataupun meninggal dunia, kemampuan atas kemahiran pegawai
tersebut dalam pekerjaannya tidak akan hilang sehingga bisa diteruskan oleh
pegawai barunya. Kemampuan knowledge sharing akan membuat perusahaan lebih
efektif dalam menjalankan perusahaan, sehingga perlu adanya peraturan baru yang
diberikan reward atau punishment mengenai karyawan yang telah diberikan diklat
wajib membagi pengetahuan tersebut agar kemampuan masing-msing karyawan bisa
merata dan tujuan perusahaan dalam meningkatkan mutu pelayanannya tercapai
secara efektif dan efisien.
B. Saran
Saran untuk KPPN adalah diberikan wadah untuk menampung segala
kemampuan karawan agawan senior seharar bisa berbagi antar karyawan. Proses
knowledge sharing harus didukung antar sesama karyawan dan perusahaan dengan
kesadaran akan pentingnya knowledge management hingga dapat membuahkan
pengetahuan baru untuk karyawan lain untuk memajuakan kepentingan perusahaan.
11
DAFTAR PUSTAKA
Anonim.
http://digilib.ittelkom.ac.id/index.php?view=article&catid=25%3Aindustri&id
=809%3Aknowledgesharing&tmpl=component&print=1&page=&option=com_content&Itemid=1
4. Diakses 30 september 2011.
Aulawi H, etc. 2009. Hubungan Knowledge Sharing Behavior dan Individual
Innovation Capability. Jurnal Teknik Industri, Vol. 11, No. 2. pp. 174-187.
Estriyanto, Y. dan Sucipto, T. L. A. 2008. Implementasi Knowledge Management
Pada APTEKINDO, Pembentukan Sharing Culture Antar Pendidikan
Teknologi dan Kejuruan di Indonesia. Konvensi Nasional IV APTEKINDO.
Megawan I. 2008. Upaya Peningkatan Pelayanan pada KPPN Prima Melalui
Knowledge
Management
System.
http://iatt.kemenperin.go.id/tik/fullpaper/fullpaper36_iwan_megawan.pdf
diakses tanggal 30 september 2011.
12