pengorganisasian aset pengetahuan

05/05/2014
Konsep Dasar Pengorganisasian
PENGORGANISASIAN
ASET PENGETAHUAN
(THE ORGANIZING OF KNOWLEDGE ASSETS)
www.bayurlangga.web.id/kuliah
Proses Pengorganisasian
• Secara konseptual, proses pengorganisasian menurut
Samuel C. Serto merupakan proses, dimana ditetapkan
penggunaan teratur semua sumber daya dalam sistem
manajemen yang ada
• Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses
pengorganisasian, menurut Saul W. Gellerman, langkah
pokok proses pengorganisasian.
1. Melaksanakan refleksi tentang rencana dan sasaransasaran.
2. Menetapkan tugas-tugas pokok.
3. Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian
(subtask).
4. Mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjukpetunjuk untuk tugas-tugas tersebut.
5. Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisaisan
yang diimplementasi.
Pengorganisasian memiliki tiga macam dimensi
berikut.
1. Organisasi itu sendiri memiliki suatu bentuk, suatu
konfigurasi yang melukiskan hirarki manajemen dan
saluran-saluran komunikasi formal.
2. Melalui proses pengorganisasian, tugas-tugas
dirumuskan, ditetapkan, dan pekerjaan individual
distruktur.
3. Sebuah falsafah organisasi mempengaruhi upaya
dengan apa koordisasi dicapai.
Langkah Pokok Proses Pengorganisasian
Merefleksikan
tentang
rencana dan
sasaran
Mengevaluasi
hasil dari strategi
pengorganisasian
Mengalokasi
sumber daya
Menetapkan
tugas –tugas
pokok
Membagi
tugas pokok
menjadi
tugas tugas
bagian
Desain dan Struktur Organisasi Pengetahuan
Desain organisasi saat ini telah dipengaruhui oleh dua
macam kekuatan pokok berikut :
1. Setelah pengembangan historikal yang berlangsung
secara lambat, ide tentang kekuatan yang terpaku
pada rakyat telah mempengaruhi struktur
organisasi.
2. Kompleksitas teknologikal yang makin meningkat
telah menyebabkan munculnya kompleksitas yang
makin meningkat pada desain organisasi. Dahulu
kala, pemimpin organisasi mengenal siapa di
lingkungan organisasinya, dewasa ini hal tersebut
tidak dimungkinkan lagi.
• Struktur organisasi akan menggambarkan identitas
yang berorientasi manajemen pengetahuan, seperti
manajemen pengetahuan spesialis, chief knowledge
officer (CKO), senior manajer manajemen
pengetahuan, atau asisten direktur/vice president
dan identitas atau nama posisi lainnya
• Sesudah struktur ditetapkan, maka proses
selanjutnya perancangan mekanisme koordinasi dan
komunikasi unit manajemen pengetahuan dengan
komponen dan unit-unit organisasi eksisting
1
05/05/2014
Question
Pada program ini didefinisikan sebagai berikut.
• Unit atau komponen organisasi mana saja yang harus
menyatu ke unit manajemen pengatahuan ?.
• Informasi apa saja yang dibutuhkan oleh manajemen
pengetahuan?
• Unit mana saja yang menerima hasil pekerjaan unit
manajemen pengetahuan?
• Bagaimana ekspektasi unit lain terhadap unit manajemen
pengetahuan dari laporannya?
• Proses apa saja yang akan dilakukan oleh unit lainnya
terhadap hasil kerja unit manajemen pengetahuan dan
laporan yang diterima mereka dan bagaimana umpan balik
(feedback) terhadap unit manajemen pengetahuan?
KM GAME
Dua Kelompok – Putra & Putri
• Perkembangan knowledge yang sangat cepat
juga menimbulkan keterbatasan dalam
penggunaan klasifikasi.
• sistem klasifikasi membutuhkan standardisasi
dan definisi yang mapan sebelum bisa
digunakan secara efektif dan efisien.
Identifikasi Pengorganisasian Sistem Pengetahuan
Sistem manajemen pengetahuan dalam organisasi perlu
diadakan identifikasi dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Strategi Knowledge Management. Dalam menentukan
strategi manajemen pengetahuan (knowkdge management)
mana yang sesuai dengan strategi organisasi untuk mencapai
tujuan dan sasaran organisasi, digunakan kuesioner strategi
manajemen pengetahuan.
b. RoadMap Knowledge. Berdasarkan kenyataan, dirasakan
pentingnya klasifikasi dalam dunia knowledge, apalagi dalam
knowledge management, berbagai jenis klasifikasi selain
hierarkis, klasifikasi pohon, paradigma dan facet (aspek)
• Beckman (1999) meringkas perspektif teknologi untuk
knowledge management adalah sebagai berikut:
–
–
–
–
–
Knowledge repository, pada umumnya berupa database.
Direktori sumber
Direktori sumber daya pembelajaran
Groupware.
Ditambah dengan “business model” yang dipengaruhi unsur:
•
•
•
•
•
•
Arsitektur TI;
Platform TI (hardware);
komunikasi;
inteface;
Software;
user support.
2
05/05/2014
Model Pengorganisasian Pengetahuan
Perkembangan Alasan Organisasi Mengembangkan KM
• tiga alasan utama organisasi mengembangkan
manajemen pengetahuan
– Meminimalkan risiko,
– Meningkatkan efisiensi,
– Inovasi.
Karakteristik Organisasi Pengelolaan Pengetahuan
Karakteristik Struktur :
• Tidak bersifat birokratis, prosedur administratif terhadap substansi
knowledge berada pada level yang minimal.
• Unit-unit berbentuk sel-sel yang menyebar di berbagai unit, tetapi tetap
terkoordinasi.
• Tidak hierarkis, sehingga kesan hubungan atau proses atasan bawahan
sebaiknya tidak ada.
Karakteristik Personil Pengelola Pengetahuan
• Seorang pemimpin yang dapat bersikap profesional dan egaliter, bukan
birokrat
• Wawasan yang luas atau seorang generalis.
• Memiliki profesional networking yang luas, baik diinternal perusahaan
maupun di luar perusahaan.
• Komunikatif, yaitu mampu melakukan komunikasi dan koordinasi secara
virtual dan tatap muka.
• Fasilitator, yaitu mampu memfasilitasi berbagai pihak dalam berbagi
knowledge, berkolaborasi dan belajar.
Posisi-Posisi dalam Organisasi KM
• Berbagai penamaan posisi dalam organisasi manajemen
pengetahuan dan fungsinya dijelaskan bahwa chief knowkdge
officer (Leitch & Rosen, 2001) adalah pimpinan tertinggi
pengelolaan knowledge dalam suatu perusahaan, yang
bertanggung jawab untuk:
– menciptakan visi pengelolaan knowkdge;
– mensosialisasikan dan menjual konsep dan inisiatif
manajemen pengetahuan serta membagikan visi kepada
manajemen senior
– mendapatkan buy-in dan advokasi dari manajemen senior;
– melakukan mentoring inisiatif manajemen pengetahuan
kepada manajemen senior dan pihak-pihak lainnya; dan
– menyampaikan manfaat-manfaat manajemen
pengetahuan yang memberikan kontribusi signifikan
terhadap keberhasilan perusahaan.
Tugas dan Fungsi Unit KM
• Sedangkan di Telkom, ditemukan ada posisi assistant vice
president (AVP) dan senior officer
• Assistant Vice President Knowkdge Management (AVP KM)
• Operation, yang bertugas membantu AVP KM
• Senior Officer Knowledge Management Systems Development
• Beberapa posisi lainnya diidentifikasi oleh Liebowitz (2003)
melalui penelitian yang dilakukannya di beberapa lembaga
pemerintahan di Amerika Serikat. :
–
–
–
–
–
• Fungsi pengelolaan perubahan,
• Fungsi pengelolaan expert,
• Fungsi pengoperasian berbagai forum
knowledge sharing,
• Fungsi performansi dan pengembangan.
Knowledge Management Officer,
Knowledge Steward,
Knowledge Retention Managers,
Knowledge Management Working Group,
dan Knowledge Management Research.
3
05/05/2014
Distribusi Peran dan Penyelarasan dalam Organisasi
•
•
•
•
Unit teknostruktur, yaitu unit yang berfungsi dalam bidang perencanaan
dan pengendalian, secara umum berperan sebagai pengelola knowledge
sesuai dengan disiplin knowledge dan fungsinya di bidang perencanaan,
serta perancangan dan pengendalian performansi perusahaan.
Unit pengelola infrastruktur dan produk; mengelola knowledge yang
berkaitan dengan operasi dan pemeliharaan, rekayasa, pengembangan
infrastruktur dan produk, serta bertanggung jawab untuk menyediakan
expert untuk knowledge'yang dibutuhkan unit itu sendiri. menyangkut
pengelolaan infrastruktur).
Unit sales and distribution berperan sebagai pengelola knowledge yang
berhubungan dengan pemasaran dan pelayanan serta penyediaan expertnya.
Unit pengelola keuangan berperan sebagai pengelola knowledge dan
penyedia expert untuk hal-hal yang berkaitan dengan masalah keuangan,
yang meliputi akunting, financial management, serta financial report dan
interpretasinya.
4