HP001-04, Aturan Perilaku bagi Pekerja Non

Aturan Perilaku bagi Pekerja Non-Permanen
Organisasi:
Divisi Hukum
Nomor Kebijakan:
HP001-04
Sponsor:
Rebecca Nichols
Revisi:
23-Feb-2012
Tanggal Berlaku:
23-Feb-2012
Vice President & Associate
General Counsel, Ethics
Kontak:
Rebecca Nichols
Telepon:
+61 408 005 399
Email:
[email protected]
Pengantar
HP berkomitmen terhadap standar tertinggi etika bisnis dan kepatuhan hukum. Kita mendapatkan
kepercayaan dengan memperlakukan orang lain dengan integritas, penghormatan dan keadilan.
Kita harus menunjukkan nilai ini setiap hari dan dalam semua interaksi kita.
Cakupan
Kebijakan ini berlaku untuk semua non-karyawan yang menjalankan layanan untuk HP di lokasi
HP atau siapa saja yang mewakili atau perwakilan dari HP yang berhubungan dengan pelanggan
HP (“pekerja non-permanen”).
Kebijakan
Semua pekerja non-permanen harus, di bawah arahan dan kendali pemberi kerja yang terkait,
mematuhi ketentuan yang diuraikan dalam Aturan Perilaku bagi Pekerja Non-Permanen ini.
Pekerja non-permanen juga harus mematuhi semua undang-undang, aturan dan peraturan
pemerintah yang berlaku untuk HP di tempat mereka bekerja.
Semua pemasok pekerja non-permanen ke HP harus memastikan bahwa pekerja non-permanen
memahami, terlatih, dan mematuhi Aturan Perilaku bagi Pekerja Non-Permanen ini dan semua
undang-undang, aturan dan peraturan pemerintah yang berlaku pada HP di tempat mereka
bekerja.
Kesetaraan Kesempatan
Diskriminasi ilegal di tempat kerja adalah hal yang terlarang. Saat menjalankan bisnis HP,
pekerja non-permanen tidak boleh melakukan diskriminasi kepada siapa pun karena jenis
kelamin, warna kulit, ras, etnis, asal negara, agama, usia, status perkawinan, orientasi seksual,
identitas gender dan ekspresi, cacat, kehamilan, status veteran tertutup, informasi genetik yang
dilindungi, dan afiliasi politik atau karakteristik apa pun yang dilindungi oleh undang-undang.
Lingkungan Kerja
Pelecehan di tempat kerja adalah terlarang. Saat menjalankan bisnis HP, pekerja non-permanen
tidak boleh berperilaku dengan tidak hormat, bermusuhan, kasar, mengintimidasi, mengancam,
atau melecehkan.
Segala bentuk pelecehan seksual tidak diperkenankan. Ini termasuk rayuan seksual yang tidak
dikehendaki, permintaan untuk melayani tindakan seksual, gambar fisik atau tampilan komputer
Terbatas untuk HP
Halaman 1 dari 6
yang berisi poster, gambar, kartun atau lukisan, atau perilaku verbal atau fisik lain yang bersifat
seksual yang tidak disukai.
Pekerja non-permanen harus mematuhi kebijakan dan prosedur keselamatan, kesehatan dan
keamanan, dan mengatasi atau melaporkan ancaman terhadap keselamatan, kesehatan atau
keamanan. Tindakan kekerasan di tempat kerja tidak akan ditoleransi. Kekerasan di tempat kerja
termasuk tindakan atau ancaman kekerasan fisik dan perilaku yang cukup serius, menyerang,
atau mengintimidasi sehingga menyebabkan orang lain menjadi takut atau khawatir dengan
keselamatannya atau keselamatan keluarga atau propertinya.
Anti-korupsi
Pekerja non-permanen tidak diperkenankan untuk menggunakan suap, komisi atau praktik
korupsi lainnya, dan harus mematuhi semua standar etika dan hukum yang berlaku di setiap
negara tempat HP melakukan usaha.


Anti-suap: Pekerja non-permanen tidak boleh menawarkan atau memberi suap, komisi
atau hadiah untuk memenangkan atau mempertahankan bisnis atau untuk
mempengaruhi keputusan bisnis. Pekerja non-permanen dilarang menawarkan atau
memberi uang atau benda berharga lainnya, baik secara langsung atau tidak langsung,
melalui karyawan atau melalui pihak lain, kepada perwakilan badan komersial atau
pejabat pemerintah untuk tujuan mendapatkan atau mempertahankan bisnis atau
mendapatkan keuntungan bisnis di suatu negara. UU Praktik Korupsi Luar Negeri
Amerika Serikat (FCPA) dan UU Penyuapan Inggris (UKBA) melarang segala bentuk
pembayaran atau hadiah yang diberikan kepada pejabat pemerintah, partai politik, calon
pejabat, atau perwakilan badan komersial dengan tujuan untuk memenangkan atau
mempertahankan bisnis. FCPA dan UKBA berlaku pada tindakan HP, anak perusahaan,
usaha patungan, agen dan perwakilan HP.
Uang Pelicin: Kecuali di bawah ancaman, pekerja non-permanen tidak boleh
menawarkan atau membayar uang pelicin kepada pejabat pemerintah untuk layanan
rutin pemerintah, baik secara langsung atau tidak langsung. “Paksaan” muncul jika
pekerja non-permanen merasa takut akan mengalami ancaman fisik atau dipenjara jika
dia menolak membayar uang pelicin dan tidak ada alternatif yang aman untuk memenuhi
permintaan tersebut. Pengecualian untuk paksaan hanya berlaku untuk pembayaran
sekali saja, biasanya ini bernilai kecil. Uang pelicin yang diberikan beberapa kali atau
uang pelicin yang bernilai tinggi tidak diizinkan. Pekerja non-permanen harus, dalam
waktu 24 jam permintaan, melaporkan permintaan uang pelicin dan respons mereka
kepada Penasihat Negara HP, ke [email protected], atau ke Pejabat
Kepala bidang Etika dan Kepatuhan.
Hadiah dan Hiburan.
Pekerja non-permanen tidak diperkenankan untuk menyediakan atau menerima fasilitas-fasilitas
bisnis (seperti hadiah, jamuan makan, layanan khusus, hiburan, atau segala bentuk fasilitas
berharga lainnya), ketika jika hal tersebut dapat menimbulkan kesan tidak pantas atau adanya
pengaruh yang tidak pada tempatnya. Larangan ini berlaku pada segala fasilitas yang diberikan
kepada atau diterima dari perwakilan HP, atau dari pelanggannya saat ini atau pun pelanggan
potensialnya, serta dari mitra distributor, pemasok, mitra bisnis lainnya serta pesaing HP.
Komisi untuk perantara
Pekerja non-permanen tidak diperkenankan terlibat dalam pengaturan pembayaran komisi atau
biaya apa pun kecuali di bawah perjanjian tertulis resmi dengan distributor komersial, perwakilan
penjualan, agen, atau konsultan yang bereputasi baik.
Konflik kepentingan
Pekerja non-permanen tidak boleh terlibat dalam:
 Segala aktivitas yang akan menimbulkan konflik kepentingan yang terkait dengan
pemberi kerja dan/atau HP
Terbatas untuk HP
Halaman 2 dari 6
 Segala aktivitas yang bisa menimbulkan kesan potensi konflik kepentingan yang terkait
dengan pemberi kerja dan/atau HP
Pekerja non-permanen harus selalu membuat keputusan berdasarkan kepentingan terbaik HP
saat menjalankan bisnis HP. Pekerja non-permanen tidak boleh menerima laba atau keuntungan
pribadi, selain kompensasi yang berasal dari pemberi kerja mereka, dalam hubungannya
dengan transaksi yang melibatkan HP.
Bekerja dengan pihak ketiga



Pesaing: Pekerja non-permanen tidak boleh bekerja untuk pesaing HP selama mereka
masih bekerja di HP.
Mitra distributor, pemasok dan lainnya: Pekerja non-permanen tidak boleh bekerja untuk
mitra distributor, pemasok, pabrikan peralatan asli (OEM), mitra aliansi, mitra pemasaran
atau mitra bisnis lain selama bekerja di HP.
Pelanggan: Pekerja non-permanen tidak boleh bekerja untuk pelanggan pengguna akhir
HP dalam membeli atau mendukung produk atau layanan HP selama mereka bekerja di
HP.
Berbisnis dengan Keluarga atau Teman.
Selama bekerja di HP, pekerja non-permanen harus mengungkapkan kepada pemberi kerja dan
HP segala situasi di mana mereka mungkin menjalankan bisnis dengan anggota keluarga,
teman, atau orang lain yang memiliki hubungan pribadi yang dekat dengan mereka.
Menggunakan Sumber Daya HP
Setiap penggunaan aset-aset, sumber daya, atau peralatan HP, termasuk komputer dan sistem
informasi perusahaan, harus untuk kepentingan bisnis HP saja, dan harus konsisten dengan
semua kebijakan dan pedoman HP. Pekerja non-permanen tidak diperkenankan untuk
menggunakan sumber daya HP manapun dalam tindakan yang melanggar hukum, dan tidak
boleh mengizinkan orang lain, termasuk teman dan keluarga, untuk menggunakan sumber daya
HP untuk tujuan apa pun. Pekerja non-permanen harus menghindari penggunaan yang dapat
mengakibatkan kerugian atau kerusakan, termasuk masuknya virus atau pelanggaran keamanan
TI HP.
Sumber daya HP tidak boleh digunakan untuk membuat, mengirimkan, menyimpan, menyalin,
atau menampilkan pesan, gambar atau materi:




Untuk keuntungan pribadi
Penawaran Hal-Hal yang Tidak Ada Kaitannya dengan Bisnis
Surat berantai
Mengancam, pornografi, eksplisit secara seksual, melecehkan, menghina atau
menyerang
HP boleh, jika diizinkan oleh undang-undang setempat yang berlaku, mengakses dan memeriksa
semua sumber daya HP yang mungkin digunakan pekerja non-permanen, termasuk komputer
HP, server dan sistem, telepon, sistem voicemail dan email, bangku, loker, lemari, kendaraan
dan peralatan lainnya yang menjadi milik HP. Untuk alasan yang berkaitan dengan keselamatan,
pengawasan, pengamanan dan kepentingan lain, HP dapat memeriksa orang dan properti dalam
lokasi HP setiap saat dan tanpa pemberitahuan sebelumnya, sesuai dengan peraturan lokal yang
berlaku.
Pekerja non-permanen tidak boleh memiliki ekspektasi adanya privasi pribadi dalam semua
pesan atau rekaman yang dibuat, dikirim atau disimpan melalui sistem HP. HP memiliki semua
email bisnis, voicemail dan semua data non-pribadi lainnya dalam segala bentuknya, yang
disimpan atau dikirim melalui peralatan HP. Jika diizinkan oleh undang-undang setempat yang
berlaku, HP boleh mengakses atau mengambil data tersebut kapan pun.
Terbatas untuk HP
Halaman 3 dari 6
Kerahasiaan
Pekerja non-permanen diharapkan mengenal baik dan mematuhi semua persyaratan
kerahasiaan spesifik yang disepakati antara perusahaan mereka dengan HP. Jika tidak ada
perjanjian kerahasiaan yang terpisah, pekerja non-permanen harus menganggap bahwa semua
informasi yang tersedia untuk mereka dalam menjalankan bisnis HP bersifat rahasia. Hal ini
mencakup informasi yang mungkin diterima HP dari pemasok, pelanggan atau mitra usahanya.
Informasi rahasia hanya boleh digunakan atau diungkapkan untuk alasan bisnis yang sah.
Pekerja non-permanen harus memahami dan mengikuti kebijakan HP terkait penggunaan media
sosial, termasuk forum pengguna, blog, ruang obrolan, dan papan buletin, dan tidak boleh
membicarakan kekayaan intelektual HP, rahasia dagang, dan informasi rahasia perusahaan lain
di media sosial.
Informasi Rahasia Pihak Ketiga




Pemberi kerja lama: Pekerja non-permanen diharapkan menghormati batasan
pengungkapan atau penggunaan yang sah informasi rahasia milik pemberi kerja saat ini
atau yang lama. Informasi tersebut yang dalam bentuk berwujud atau dapat dibaca tidak
boleh dibawa ke tempat HP tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari pemberi kerja
lama tersebut.
Pesaing: Pekerja non-permanen tidak boleh meminta, menerima, menggunakan, atau
berbagi informasi rahasia pesaing HP.
Pihak ketiga lainnya: Pekerja non-permanen tidak boleh mengungkapkan informasi
rahasia pelanggan, mitra usaha, atau pemasok, termasuk informasi penetapan harga
non-publik.
Pekerja non-permanen tidak boleh mendorong siapa pun untuk melanggar kewajiban
menjaga kerahasiaan.
Catatan
Semua catatan dalam menjalankan bisnis HP harus lengkap dan akurat, dan harus disimpan,
dilindungi dan dibuang sesuai kebijakan HP. Semua pembayaran yang dibuat atas nama HP
harus didokumentasikan dengan baik. Pekerja non-permanen tidak boleh mengadakan
amandemen perjanjian atau perjanjian di luar kontrak apa pun, atau mendirikan organisasi
pengelola dana HP yang tidak diungkapkan atau tidak dicatat demi tujuan apa pun. Catatan
termasuk komunikasi email dan komunikasi lainnya, dan pekerja non-permanen harus
menghindari bahasa yang berlebihan, menghina, dan ekspresi lain yang tidak sesuai dengan
konteks.
Pemasaran Tidak Resmi.
Pekerja non-permanen harus menggunakan uji tuntas dalam mencegah situasi yang dapat
menyebabkan pemasaran produk HP secara tidak resmi. Pekerja non-permanen harus segera
melaporkan semua dugaan aktivitas pemasaran yang tidak resmi kepada pemberi kerja mereka,
serta ke Kantor Etika dan Kepatuhan HP.
Perdagangan Orang Dalam
Pekerja non-permanen mungkin setiap saat memiliki akses ke informasi penting non-publik, yaitu
informasi yang terkait bisnis HP yang dianggap penting oleh investor untuk memutuskan apakah
akan membeli, menjual, atau menahan sekuritas — dan bahwa informasi tersebut belum dilepas
ke publik. Memperdagangkan saham, atau menyebabkan saham diperdagangkan, berdasarkan
informasi non-publik, terlepas dari ukuran perdagangan atau lokasi pialang, merupakan
pelanggaran undang-undang sekuritas A.S. dan, tergantung keadaan, undang-undang negara
lain. Semua orang yang melanggar undang-undang ini akan dikenai sanksi perdata dan pidana
yang tegas.
Terbatas untuk HP
Halaman 4 dari 6
Bekerja di negara lain
Jika pekerja non-permanen menjalankan bisnis HP di luar negara domisilinya, pekerja nonpermanen tersebut harus memastikan kepatuhan terhadap undang-undang imigrasi, dan
memperoleh otorisasi yang tepat (termasuk izin kerja dan visa), di setiap negara tempat mereka
menjalankan bisnis atau bekerja.
Diskusi dengan Pers atau Media
Pekerja non-permanen tidak berwenang untuk berbicara kepada media atas nama HP. Semua
komunikasi dengan investor, analis, dan media tentang bisnis HP harus disetujui terlebih dahulu
oleh departemen Hubungan Investor HP, Komunikasi Perusahaan, atau spesialis komunikasi HP
yang sesuai. Jika Anda dihubungi oleh anggota media berita, suruh mereka langsung
menghubungi bagian Hubungan Masyarakat HP: 866-266-7272* atau mengirimkan email ke
[email protected]. *Jika menelepon dari luar A.S. atau Kanada, akses AT&T Access Codes page untuk
mencari nomor AT&T negara yang sesuai, dan jika diminta, masukkan 866-266-7272.
Privasi
Pekerja non-permanen harus mengikuti kebijakan privasi dan praktik perlindungan data HP saat
menjalankan bisnis HP dan saat menggunakan sistem online dan offline, proses, produk dan
layanan yang melibatkan penggunaan, penyimpanan atau pengiriman data yang bisa dianggap
pribadi dari pelanggan, mitra bisnis, karyawan HP dan individu lainnya. Informasi pribadi yang
dimaksud mencakup data yang terkait pada seseorang, yang dapat diidentifikasi atau ditemukan
lokasinya berdasarkan data tersebut.
Larangan Penawaran Hal-Hal yang Tidak Ada Kaitannya dengan Bisnis
Pekerja non-permanen tidak boleh mengajak karyawan HP melakukan sesuatu yang tidak ada
kaitannya dengan pekerjaannya di HP selama jam kerja karyawan HP tersebut. Pekerja nonpermanen tidak boleh mendistribusikan literatur atau materi lain di area kerja HP, atau meminta
atau memberi materi untuk alasan yang tidak terkait dengan pekerjaannya di HP, termasuk untuk
tujuan amal.
Kerja sama dalam penyelidikan dan audit
Pekerja non-permanen harus bekerja sama dalam semua penyelidikan dan audit internal HP, dan
harus mengatakan kebenaran dan menyediakan semua dokumen yang sesuai saat terjadi
penyelidikan atau audit. Pekerja non-permanen tidak boleh menghancurkan atau mengubah
catatan apa pun, dan tidak boleh membicarakan penyelidikan internal dengan siapa pun, di
dalam atau di luar HP, kecuali jika Anda diinstruksikan untuk melakukannya oleh penyidik internal
atau berkomunikasi dengan instansi pemerintah sesuai dengan undang-undang setempat.
Prinsip Tambahan
Aturan Perilaku bagi Pekerja Non-Permanen ini harus dibaca dan dipatuhi bersama-sama
dengan aturan perilaku dan kebijakan yang berlaku (jika ada) dari pemberi kerja pekerja nonpermanen. Selain itu, ketentuan yang diuraikan di atas tidak mencakup semuanya. Segala
perilaku yang dapat menimbulkan pertanyaan tentang komitmen HP terhadap standar tertinggi
etika bisnis dan kepatuhan dilarang.
Pekerja non-permanen yang memiliki pertanyaan tentang Aturan Perilaku ini harus menghubungi
perusahaan mereka, anggota manajemen HP, atau Kantor Etika dan Kepatuhan (Ethics and
Compliance Office) HP.
Melaporkan Pelanggaran
Pekerja non-permanen berkewajiban melaporkan setiap dugaan perilaku yang tidak semestinya,
termasuk perilaku yang tidak semestinya dilakukan oleh mitra dan pemasok. Pekerja nonpermanen harus selalu bertindak dengan itikad baik dan dengan sikap hormat ketika
Terbatas untuk HP
Halaman 5 dari 6
menyampaikan kekhawatiran atau menggunakan Aturan Perilaku bagi Pekerja Non-Permanen
ini.
Laporan tersebut harus ditujukan kepada perusahaan mereka, anggota manajemen HP atau
Kantor Etika dan Kepatuhan (Ethics and Compliance Office) HP. HP tidak menoleransi balas
dendam terhadap siapa saja yang menyampaikan kekhawatiran atau pertanyaan dengan itikad
baik.
Alamat kontak divisi Etika dan Kepatuhan (Ethics and Compliance Office) HP adalah sebagai
berikut:


Email: [email protected]
Telepon: GuideLine1-800-424-2965
(Untuk di luar AS, hubungi dahulu Nomor Akses AT&T)

Surat menyurat:
Divisi Etika dan Kepatuhan HP
5400 Legacy Drive
Plano, TX 75024
Riwayat Revisi
Revisi
Deskripsi Perubahan
23-Feb-2012
Publikasi awal sistem Kebijakan Perusahaan HP
Terbatas untuk HP
Halaman 6 dari 6