bab 1 pendahuluan

BAB 1 PENDAHULUAN
A. Defenisi
• Manajemen adalah seni untuk merealisasikan
pekerjaan melalui orang lain.
• Fungsi manajemen meliputi:
1. Perencanaan yaitu menetapkan apa yang akan
dilakukan.
2. Pengorganisasian yaitu merancang dan
menugaskan kelompok kerja.
3. Penyusunan personalia yaitu penarikan, seleksi,
pengembangan dan penilaian prestasi kerja.
4. Pengarahan yaitu memberikan motivasi,
kepemimpinan, integritas dan pengelolaan
konflik.
5. Pengawasan yaitu mengawasi jalannya
organisasi dan melakukan perbaikan jika
terjadi penyimpangan.
• Manajer adalah personal yang melaksanakan
manajemen di suatu organisasi.
• Fungsi manajer layaknya pelatih pada
pertandingan sepak bola yaitu:
1. Merancang strategi (fungsi perencanaan).
2. Menetapkan penyerang, lini tengah, penjaga
gawang dan lain-lain (fungsi organisasi)
3. Menentukan pergantian pemain pada saat
pertandingan (fungsi personalia.
4. Memberikan arahan, semangat, motivasi untuk
bekerjasama dalam satu tim (fungsi pengarahan)
5. Melakukan pengawasan agar pemain bermain
sesuai instruksi (fungsi pengawasan)
• Proyek adalah Suatu usaha sementara yang
dilaksanakan untuk menghasilkan suatu
produk atau jasa yang unik.
– Sementara berarti setiap proyek memiliki tanggal
mulai dan selesai yang tertentu.
– Unik berarti produk jasa yang dihasilkan adalah
berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya.
Tidak ada 2 proyek yang 100 % sama.
Ciri-Ciri Proyek
• Memiliki tujuan yang khusus.
• Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria
mutu dalam proses mencapai tujuan di atas
telah ditentukan.
• Bersifat sementara, dalam arti umumnya
dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan
akhir ditentukan dengan jelas.
• Non rutin, tidak berulang-ulang.
Bentuk Pengerjaan Proyek
Secara umum ada 2 bentuk pengerjaan proyek,
yaitu:
1. Swakelola
2. Sub-kontrak
1. Swakelola
Pada intinya pengerjaan proyek swakelola
adalah pengerjaan proyek yang dilakukan
atau dikelola oleh organisasi atau perusahaan
itu sendiri.
Swakelola bukan berarti semua SDM yang
terlibat didalamnya adalah staf atau pegawai
perusahaan tersebut. Bisa saja dengan
menyewa tenaga ahli dalam kurun waktu
tertentu (selama proyek berlangsung) untuk
dijadikan sumber daya personil proyek.
Bisa juga SDM yang terlibat dalam pengerjaan
adalah gabungan antara pegawai dan non
pegawai (tenaga ahli yang disewa). Namun
yang jelas pengelolaan atau manajemen
proyek tersebut dilakukan oleh organisasi atau
perusahaan yang bersangkutan.
2. Sub-kontrak
Pengerjaan proyek secara sub kontrak, biasa
disebut dengan singkatan subkon, pada intinya
adalah suatu proyek yang diproyekkan. Artinya
bisa saja suatu organisasi atau perusahaan
membuat atau bisa juga mendapatkan suatu
proyek, namun proyek tersebut tidak dikerjakan
sendiri, melainkan dilimpahkan ke pihak lain
(perusahaan/konsultan lain). Bisa saja
perusahaan X, namun sebnenarnya pelaksananya
adalah perusahaan Y. Dalam kasus seperti ini
berarti perusahaan X melakukan sub-kontrak
terhadap perusahaan Y.
Perbedaan Proyek dengan
Operasional.
NO
KEGIATAN PROYEK
KEGIATAN OPERASIONAL
1.
Bercorak dinamis, non rutin
Berulang-ulang, rutin
2.
Siklus proyek relatif pendek
Berlangsung dalam jangka panjang
3.
Intensitas kegiatan dalam periode
siklus proyek berubah-ubah (naikturun)
Intensitas kegiatan relatif sama
4.
Kegiatan harus diselesaikan
berdasarkan anggaran dan jadwal
yang telah ditentukan.
Batasan anggaran dan jadwal tidak
setajam proyek.
5.
Terdiri dari macam-macam kegiatan
yang memerlukan berbagai disiplin
ilmu
Macam kegiatan tidak terlalu banyak
6.
Keperluan sumber daya berubah,
baik macam maupun volumenya.
Macam dan volume keperluan sumber
daya relatif konstan.
B. Organisasi
• Prinsip-prinsip organisasi
1. Adanya tujuan yang jelas
2. Tujuan organisasi harus dipahami semua orang.
3. Tujuan organisasi harus diterima oleh semua
individu dalam organisasi.
4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi
5. Adanya struktur organisasi
6. Adanya jaminan jabatan tersebut.
7. Adanya koordinasi.
• Bentuk-bentuk organisasi
1. Organisasi Fungsional
2. Organisasi Produk dan Area.
3. Organisasi Matriks.
4. Organisasi Proyek.
1. Organisasi Fungsional
• Adalah organisasi yang dipecah atau
dikelompokkan menjadi unit-unit berdasarkan
fungsinya.
• Kemudian unit-unit tersebut dipecah lagi ke
dalam sub bidang yang lebih kecil.
• Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki
struktur piramidal, dengan konsep otoritas
dan hirarki vertikal.
Sifat-Sifat Organisasi Fungsional
• Prinsip komando tunggal dimana masing-masing
personil hanya memiliki satu atasan.
• Setiap personil mempunyai wewenang dan
tanggung jawab yang jelas.
• Arus informasi dan pelaporan bersifat vertikal.
• Hubungan kerja horizontal diatur dengan
prosedur kerja, kebijakan (policy) dan petunjuk
pelaksanaan.
• Mekanisme koordinasi antar unit, bila diperlukan
dilakukan dengan rapat-rapat atau membentuk
panitia perwakilan.
2. Organisasi Produk Dan Area
• Organisasi ini dibuat jika perusahaan merasa,
bahwa jumlah dan keaneka ragaman produk
terlalu besar, sehingga sulit untuk ditangani
dengan struktur fungsional
3. Organisasi Matriks
• Arus pelaporan dan kegiatan selain jalur
vertikal, juga terdapat jalur horisontal.
• Manajer proyek berbagi otoritas dan tanggung
jawab dengan manajer fungsional yang telah
ada.
4. Organisasi Proyek
• Organisasi yang disusun berdasarkan adanya
sebuah proyek. Bila proyek tersebut sudah
selesai, maka organisasipun dibubarkan.
Organisasi proyek digolongkan menjadi :
a. Organisasi proyek fungsional(OPF).
b. Organisasi proyek Murni (OPMi).
c. Organisasi proyek Matriks (OPM).
Organisasi Proyek Fungsional (OPF)
• Pada organisasi proyek fungsional, lingkup
kegiatan proyek diserahkan dan menjadi
bagian atau tambahan kegiatan fungsional
serta dipimpin oleh manajer lini yang telah
ada. Dengan kata lain, pengelolaan kegiatan
proyek dititipkan dan dirangkap oleh hirarki
fungsional yang telah ada di perusahaan
bersangkutan.
Organisasi Proyek Murni (OPMi)
Organisasi ini sering disebut organisasi proyek murni,
karena di sini proyek berstatus mandiri. Artinya, proyek ini
terpisah dan sejajar dengan devisi/departemen lain dalam
perusahaan. Ciri organisasi proyek murni adalah :
• Pimpro berfungsi seperti manajer lini yang lain.
• Pimpro mempunyai wewenang penuh atas pengelolaan
proyek.
• Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek,
dan khusus melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan
wewenang dan tanggung jawabnya dalam organisasi
tersebut.
• Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional
Organisasi Proyek Matriks (OPM)
• Organisasi proyek matriks dimaksudkan untuk
mengambil segi-segi positif struktur
fungsional dan OPMi dari sudut pandang
perusahaan secara menyeluruh dalam
menangani proyek. Pada OPM tergabung dua
unsur dasar, yaitu unsur organisasi fungsional
dan proyek.
Mekanisme proyek
Tahapan atau mekanisme proyek adalah sebagai
berikut.
1. Proyek ditentukan oleh manajemen melalui
kebijakan.
2. Setelah keputusan dari manajemen menyatakan
bahwa suatu proyek akan dijalankan, maka
selanjutnya ditunjuk seorang pimpinan
proyek/manajer proyek (project manager) dan
pembentukan tim proyek (project team).
3. Pihak manajemen akan mendelegasikan
proyek tersebut kepada manajer proyek
untuk memimpin dan mengelola proyek dari
awal sampai akhir.
Manajer proyek bertanggung jawab
sepenuhnya atas keberhasilan proyek
tersebut.
4. Dalam kegiatan keseharian (day to day).
Seorang manajer proyek akan mengoordinasi
tim proyek dan bertanggung jawab
(melaporkan setiap kegiatan proyek) kepada
pihak manajemen.
5. Di dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang
terlibat harus bertanggung jawab terhadap
keberhasilan proyek tersebut sampai dengan
selesai, sesuai dengan kapasitasnya masingmasing.
Timbulnya Suatu Proyek
1.
2.
3.
4.
Rencana Pemerintah.
Permintaan Pasar.
Dari dalam perusahaan.
Dari kegiatan penelitian
pengembangan.
dan
1. Rencana Pemerintah
• Tujuannya
dititik
beratkan
pada
kepentingan umum dan masyarakat.
• Misalnya
pembangunan
prasarana,
seperti jalan, jembatan, bendungan,
saluran irigasi, pelabuhan, lapangan
terbang dan lain-lain.
2. Permintaan Pasar
Bila
pasar
memerlukan
penambahan suatu produk dalam
jumlah besar, maka dibangun
sarana produksi baru.
3. Dari Dalam Perusahaan
• Karena adanya desakan keperluan dan setelah
dikaji dari segala aspek menghasilkan
keputusan untuk merealisasikannya menjadi
proyek.
• Contoh : proyek untuk meningkatkan efisiensi
kerja, memperbaharui perangkat dan sistem
kerja agar lebih mampu bersaing.
4. Dari kegiatan penelitian dan
pengembangan.
Akan mendapatkan produk baru yang
diperkirakan akan banyak manfaat
dan
peminatnya,
sehingga
mendorong dibangunnya fasilias
produksi.
C. Contoh Kasus : pembangunan Sistem
Informasi
Tahap- tahap pembangunan Sistem Informasi:
1. Tahap pertama adalah analisis dan desain
Sistem, yaitu menganalisis sitem yang akan
dibangun kemudian menggambarkannya ke
dalam bentuk model tertentu.
2. Tahap kedua adalah desain aplikasi, yaitu
membuat desain aplikasi yang akan dibangun,
misalnya membuat desain bentuk (form),
laporan (report), komunikasi user dengan
komputer (user interface).
Tahap-tahap pembangunan Sistem Informasi
3. Tahap ketiga adalah coding/programming, yaitu
membuat program sesuai dengan hasil analisis
dan desain yang telah ditentukan.
4. Tahap keempat adalah melakukan testing
terhadap program yang telah dibuat. Jika masih
ada kesalahan, maka program harus diperbaiki
sampai selesai dan berjalan baik.
5. Tahap kelima adalah instalasi ke masing-masing
user yang akan menjalankan aplikasi tersebut.
Tahap-tahap pembangunan Sistem Informasi
6. Tahap keenam adalah melakukan training
atau pelatihan terhadap user yang dipilih
(yang akan menjalankan aplikasi tersebut).
7. Tahap ketujuh adalah membuat dokumentasi
sistem secara keseluruhan.
8. Tahap kedelapan adalah maintenance atau
pemeliharaan selama kurun waktu yang telah
ditentukan/disepakati.
D. Life Cycle Proyek
Fase proyek.
Secara umum terdapat 4 fase proyek, yaitu:
1. Merumuskan masalah
2. Mencari solusi terhadap masalah
3. Melaksanakan solusi
4. Memonitor hasilnya, yaitu apakah solusi
menyelesaikan masalah tersebut.
Dalam perspektif proyek IT, khususnya develop
atau pembangunan sistem informasi, maka life
cycle proyek meliputi fase-fase:
1.
2.
3.
4.
5.
Tahap penemuan atau discovery phase.
Tahap konsep atau concept phase.
Tahap desain atau design phase.
Tahap pelaksanaan atau execution phase
Tahap jaminan kualitas (mutu) atau quality
assurance phase.
6. Tahap implementasi atau implementation phase
7. Tahap penutupan atau closure phase.
Faktor-faktor keberhasilan proyek
Secara umum ada 4 hal penting yang
mempengaruhi keberhasilan suatu proyek
yaitu:
1. Pengelolaan proyek melalui suatu
mekanisme life cycle project.
2. Melakukan monitoring dan pengontrolan
terhadap jadwal proyek, anggaran,
kualitas dan resiko di dalam suatu proyek.
3. Mengintegrasikan/memadukan perangkat
(tools) dan metode manajemen proyek untuk
tujuan peningkatan produktivitas, kinerja tim
dan komunikasi.
4. Komitmen manajemen. Hal ini sangat
memegang peranan penting atas keberhasilan
suatu proyek.