PENGANTAR MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI Imam Rofi’i, S.Kom, M.Kom SISTEM INFORMASI Sistem adalah entitas atau satuan yang yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling terhubung dan terkait untuk mencapai suatu tujuan. Informasi adalah hasil dari pemrosesan input data yang terorganisir, memiliki arti dan berguna bagi orang yang menerimanya. Sistem informasi adalah cara yang terorganisisr untuk mengumpulkan, memasukkan, memproses data, menyimpan, mengelola, mengontrol, melaporkan sehingga dapat mendukung suatu organisasi untuk mencapai tujuan. MANAJEMEN Menurut Mary Parker Follet, manajemen berperan sebagai seni untuk menyelesaikan suatu pekerjaan lewat orang lain. Menurut stoner, pengorganisasian, Manajemen pengarahan, adalah dan proses pengawasan perencanaan, para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Proyek Menurut buku panduan PMBOK ( A Guide To The Management Body Of Knowlede) proyek merupakan suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. • Sementara : setiap proyek memiliki waktu mulai dan selesai • Unik : produk atau jasa yang dihasilkan akan berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Organisasi Prinsip-prinsip organisasi 1. Adanya tujuan yang jelas 2. Tujuan organisasi harus dipahami semua orang. 3. Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi. 4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi 5. Adanya struktur organisasi 6. Adanya jaminan jabatan tersebut. 7. Adanya koordinasi. Bentuk-bentuk organisasi 1. Organisasi Fungsional 2. Organisasi Produk dan Area. 3. Organisasi Matriks. 4. Organisasi Proyek. 1. Organisasi Fungsional Adalah organisasi yang dipecah atau dikelompokkan menjadi unit-unit berdasarkan fungsinya. Kemudian unit-unit tersebut dipecah lagi ke dalam sub bidang yang lebih kecil. Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki struktur piramidal, dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal. 1. Organisasi Fungsional Sifat-Sifat Organisasi Fungsional Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan. Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Arus informasi dan pelaporan bersifat vertikal. Hubungan kerja horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan (policy) dan petunjuk pelaksanaan. Mekanisme koordinasi antar unit, bila diperlukan dilakukan dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan. 2. Organisasi Produk atau Area Organisasi ini dibuat jika perusahaan merasa, bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar, sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur fungsional 3. Organisasi Matriks Arus pelaporan dan kegiatan selain jalur vertikal, juga terdapat jalur horisontal. Manajer proyek berbagi otoritas dan tanggung jawab dengan manajer fungsional yang telah ada. 4. Organisasi Proyek Organisasi yang disusun berdasarkan adanya sebuah proyek. Bila proyek tersebut sudah selesai, maka organisasipun dibubarkan. 4. Organisasi Proyek MACAM-MACAM ORGANISASI PROYEK Organisasi proyek digolongkan menjadi 3 yaitu : 1. Organisasi proyek fungsional(OPF). 2. Organisasi proyek Murni (OPMi). 3. Organisasi proyek Matriks (OPM). Organisasi Proyek Fungsional (OPF) Pada organisasi proyek fungsional, lingkup kegiatan proyek diserahkan dan menjadi bagian atau tambahan kegiatan fungsional serta dipimpin oleh manajer perusahaan yang telah ada. Dengan kata lain, pengelolaan kegiatan proyek dititipkan dan dirangkap oleh hirarki fungsional yang telah ada di perusahaan bersangkutan. Organisasi Proyek Murni (OPMi) Organisasi ini sering disebut organisasi proyek murni, karena di sini proyek berstatus mandiri. Ciri organisasi proyek murni adalah : Pimpro berfungsi seperti manajer lini yang lain. Pimpro mempunyai wewenang penuh atas pengelolaan proyek. Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek, dan khusus melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya dalam organisasi tersebut. Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional Organisasi Proyek Matriks (OPM) Organisasi proyek matriks dimaksudkan untuk mengambil segi-segi positif struktur fungsional dan OPM dari sudut pandang perusahaan secara menyeluruh dalam menangani proyek. Pada OPM tergabung dua unsur dasar, yaitu unsur organisasi fungsional dan proyek. KARAKTERISTIK PROYEK Sebuah proyek bukanlah sebuah aktivitas rutin Pada umumnya, sebuah proyek memiliki karakteristik sebagai berikut : Waktu (Timeline) : Proyek memiliki timeline atau garis waktu yang pasti dengan titik awal dan titik akhir yang terukur. Sumber Daya (Resource) : Sebuah proyek memiliki sumber daya modal dan tenaga kerja yang terbatas. Alat (Tools) : Menggunakan alat-alat (tools) dan teknik khusus digunakan untuk manajamen proyek, contohnya gantt chart. Tim (Team) : Manajemen Proyek memerlukan tim yang beragam dari berbagai departemen dan fungsi. BENTUK PENGERJAAN PROYEK 1. SWAKELOLA Pengerjaan proyek yang dilakukan atau dikelola oleh organisasi atau perusahaan itu sendiri dengan bantuan tenaga ahli dalam pengerjaan proyek tersebut kurun waktu tertentu. 2. SUB-KONTRAK Pengerjaan proyek sub-kontrak atau disingkat proyek subkon, intinya adalah suatu proyek yang diproyekkan. Artinya suatu perusahaan mendapatkan suatu proyek, namun proyek tersebut dikerjakan atau dilimpahkan ke perusahaan lain. CONTOH – CONTOH PROYEK 1. Permbuatan sistem informasi pada suatu perusahaan tertentu 2. Pengadaan perangkat keras ( komputer ) pada devisi tertentu di suatu perusahaan 3. Pembuatan jarinngan lan dan wan pada perusahaan tertentu 4. Pengembangan dan perbaikan aplikasi web di suatu perusahaan 5. Menyelenggarakan pelatihan komputer untuk karyawan di suatu perusahaan Perbedaan Proyek dengan Operasional. NO KEGIATAN PROYEK KEGIATAN OPERASIONAL 1. Bercorak dinamis, non rutin Berulang-ulang, rutin 2. Siklus proyek relatif pendek Berlangsung dalam jangka panjang 3. Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naikturun) Intensitas kegiatan relatif sama 4. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan. Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek. 5. Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu Macam kegiatan tidak terlalu banyak 6. Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya. Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstan. CONTOH – CONTOH PROYEK 1. Permbuatan sistem informasi pada suatu perusahaan tertentu 2. Pengadaan perangkat keras ( komputer ) pada devisi tertentu di suatu perusahaan 3. Pembuatan jarinngan lan dan wan pada perusahaan tertentu 4. Pengembangan dan perbaikan aplikasi web di suatu perusahaan 5. Menyelenggarakan pelatihan komputer untuk karyawan di suatu perusahaan Mekanisme proyek Tahapan atau mekanisme proyek adalah sebagai berikut. 1. Proyek ditentukan oleh manajemen melalui kebijakan. 2. Setelah keputusan dari manajemen menyatakan bahwa suatu proyek akan dijalankan, maka selanjutnya ditunjuk seorang pimpinan proyek/manajer proyek (project manager) dan pembentukan tim proyek (project team). 3. Pihak manajemen akan mendelegasikan proyek tersebut kepada manajer proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal sampai akhir. Manajer proyek bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan proyek tersebut. LANJUTAN 4. Dalam kegiatan keseharian (day to day). Seorang manajer proyek akan mengoordinasi tim proyek dan bertanggung jawab (melaporkan setiap kegiatan proyek) kepada pihak manajemen. 5. Di dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang terlibat harus bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek tersebut sampai dengan selesai, sesuai dengan kapasitasnya masing- masing. Timbulnya Suatu Proyek Rencana Pemerintah. 2. Permintaan Pasar. 3. Dari dalam perusahaan. 4. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan. 1. 1. Rencana Pemerintah Tujuannya dititik beratkan pada kepentingan umum dan masyarakat. Misalnya pembangunan prasarana, seperti jalan, jembatan, bendungan, saluran irigasi, pelabuhan, lapangan terbang dan lain-lain. 2. Permintaan Pasar Bila pasar memerlukan penambahan suatu produk dalam jumlah besar, maka dibangun sarana produksi baru. Contoh permintaan pasar : Handphone, Pembangunan apartemen 3. Dari Dalam Perusahaan Karena adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari segala aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya menjadi proyek. Contoh : proyek untuk meningkatkan efisiensi kerja, memperbaharui perangkat dan sistem kerja agar lebih mampu bersaing. 4. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan. Akan mendapatkan produk baru yang diperkirakan akan banyak manfaat dan peminatnya, sehingga mendorong dibangunnya fasilitas produksi. Life Cycle Proyek Secara umum terdapat 4 fase proyek, yaitu: 1. Merumuskan masalah 2. Mencari solusi terhadap masalah 3. Melaksanakan solusi 4. Memonitor hasilnya, yaitu menyelesaikan masalah tersebut. apakah solusi Lyfe Cycle Proyek Sistem Informasi 1. Tahap penemuan atau discovery phase. 2. Tahap konsep atau concept phase. 3. Tahap desain atau design phase. 4. Tahap pelaksanaan atau execution phase 5. Tahap jaminan kualitas (mutu) atau quality assurance phase. 6. Tahap implementasi atau implementation phase 7. Tahap penutupan atau closure phase. Faktor-faktor keberhasilan proyek Secara umum ada 4 hal penting yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek yaitu: 1. Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life cycle project. 2. Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek, anggaran, kualitas dan resiko di dalam suatu proyek. Faktor-faktor keberhasilan proyek 3. Mengintegrasikan/memadukan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek untuk tujuan peningkatan produktivitas, kinerja tim dan komunikasi. 4. Komitmen manajemen. Hal ini sangat memegang peranan penting atas keberhasilan suatu proyek. ANY QUESTION ? FINISH LET’S GO HOME
