Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Mahasiswa mampu memahami konsep sistem
informasi manajemen dan dapat mengaplikasikan
sistem informasi manajemen dalam kehidupan
nyata sebagai pendukung kompetensinya
Dr. Abdul Syukur
Sistem Informasi Manajemen
1
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem : Kumpulan dari beberapa bagian yang saling
bekerja sama untuk mencapai satu tujuan.
Informasi : Data yang sudah diolah dan mempunyai arti
bagi si penerima.
Data : Kumpulan dari fakta/kejadian berupa angka,
gambar,simbol dll yang belum mempunyai arti bagi
sipenerima.
Manajemen : Ilmu / seni untuk mengatur sesuatu
Sistem Informasi Manajemen
2
Mengapa Informasi perlu di “Manage” ?
Lima jenis sumber daya Utama, yang dikelola
manajer :
1. Personal/Manusia
2. Material
3. Mesin ( termasuk fasilitas dan energi)
PHISIK
4. Uang
5. Informasi (termasuk data) !! (Konseptual)
Bagaimana dengan Kompetensi/kemampuan
Mahasiswa/Alumni?
Sistem Informasi Manajemen
3
Mengapa mengelola Informasi menjadi menarik/perlu ?
I.
Meningkatnya kompleksitas aktifitas bisnis :
a. Pengaruh ekonomi Internasional
b. Kompetisi Global
c. Meningkatnya Kompleksitas Teknologi
d. Hilangnya Batas Ruang dan Waktu
e. Batasan Sosial
II. Kemampuan Komputer yang semakin Baik
Sistem Informasi Manajemen
4
Siapa pengguna Informasi ? Manajer, Non Manajer, Orang atau
organisasi di luar perusahaan
Dimana Manajer ditemukan dan Informasi apa yang dibutuhkan ?
Strategic Planning Level
Manajemen Control Level
Operational Control Level
Environment
Internal
Dilihat dari sumber informasi
Strategic Planning Level
Manajemen Control Level
Operational Control Level
Summary
Detail
Dilihat dari bentuk informasi
Sistem Informasi Manajemen
5
Fungsi Manajemen :
1. Planning
2. Organizing
3. Staffing
4. Directing
5. Controlling
C
Area Fungsional Manajemen :
1. Finance Function
2. Human Resources Function
3. Information Services Function
4. Manufacturing Function
5. Marketing Function
P
C
C
P
D
D
S
P
O
O
O
S
D
S
Sistem Informasi Manajemen
6
Keahlian Manajemen(er) :
1. Keahlian Berkomunikasi (lesan dan tulisan)
2. Keahlian menyelesaikan masalah
•
Masalah : Suatu kondisi/kejadian yang berpotensi
mendatangkan kerugian dan keuntungan bagi
seseorang/perusahaan.
•
Membuat Keputusan : Proses memilih alternatif
penyelesaian masalah.
•
Keputusan : Alternatif keputusan masalah yang
diambil.
Sistem Informasi Manajemen
7
Management Knowledge :
• Computer Literacy
• Information Literacy
Sistem Informasi Manajemen
8
COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM (CBIS)
SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Data
Processing
System
Problem
Decision
Problem
Solution
Management
Information
System
Information
Decision
Support
System
Office
Automation
System
Expert
System
Sistem Informasi Manajemen
9
1.
5. Use Phase
4.Implementation Phase
Planning
Phase
2.
Analysis
Phase
3. Design Phase
Siklus Hidup Sistem (Informasi)
Sistem Informasi Manajemen
10
Menggunakan Teknologi Informasi untuk
Keunggulan Kompetitif
Goverment
Financial
Community
Suppliers
Local
Community
Customers
Perusahaan
Labor
Unions
Competitors
Stockholders
And owners
Sistem Informasi Manajemen
11
Model Umum Sistem Perusahaan
Model : Abstraksi/gambaran tentang sesuatu
• Phisik
• Naratif
• Grafik
• Matematika
Manfaat Model :
1. Mempermudah Pengertian
2. Mempermudah Komunikasi
3. Memprediksi masa depan
Sistem Informasi Manajemen
12
Perusahaan sebagai system phisik :
• Aliran Material
• Aliran Personal
• Aliran Mesin
• Aliran Uang
Input
Resources
Tranformation
Process
Output
Resources
Sistem Phisik Perusahaan /
Open loop System
Perusahaan sebagai system Konseptual:
• Open – Loop System
• Closed-loop System
Sistem Informasi Manajemen
13
Feedback
Control
Mechanism
Input
Resources
Feedback
Output
Resources
Tranformation
Process
Gb. Sistem lingkaran tertutup
Information
Input
Resources
Management
Information
Tranformation
Process
Output
Resources
Gb. Sistem phisik perusahaan yang terkontrol
Sistem Informasi Manajemen
14
1. Standar
Information
Information
Management
Information
Processor
Keputusan
3.
4.
Data
Input
Resources
5.
Output
Resources
Tranformation
Process
6.
7. Sumber daya output
2. Output
Gb. Perubahan data menjadi informasi
Hasil pengolahan data menjadi informasi oleh manjemen
digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan setelah
dibandingkan dengan standar (standar: ukuran kinerja
yang bisa diterima).
Sistem Informasi Manajemen
15
Karakteristik Standar :
1. Standar harus sah/ valid. Yaitu standar harus
merupakan suatu ukuran yang baik dari kinerja sistem.
2. Standar harus realistis
3. Standar harus dimengerti oleh mereka yang
diharapkan mencapainya.
4. Standar harus terukur. “laba maksimum” bukan
standar terukur, “Laba 10%” adalah standar terukur
Sistem Informasi Manajemen
16
Dimensi Informasi :
1. Relevan
2. Akurat
3. Tepat waktu
4. Lengkap
Management by exception : Manajer hanya
melakukan suatu tindakan perbaikan jika aktifitas
perusahaan keluar dari standar yang sudah ditentukan
Sistem Informasi Manajemen
17
Keuntungan Management by Exception :
1. Tidak membuang waktu untuk mengawasi aktivitas
normal
2. Semakin sedikit keputusan yang dibuat, perhatian
bisa dicurahkan untuk hal lain.
3. Perhatian bisa dipusatkan pada pencapaian
kesempatan atau tujuan yang lebih baik.
Kendala/hambatan Management by Exception :
1. Tidak mudah menentukan standar yang tepat.
2. Sistem informasi yang digunakan harus akurat
3. Monitoring harus kontinu
4. Dapat membuat manajer menjadi pasif.
Sistem Informasi Manajemen
18
PENDEKATAN SISTEM
* Problem Solving ? Aktivitas merespon problem
* Problem ? Kondisi yang dapat menyebabkan
keuntungan atau kerugian.
* Decision ? Strategi atau aktivitas terpilih
* Decision making ? Proses pemilihan keputusan.
* Gejala vs Masalah : Gejala adalah suatu kondisi yang
menyebabkan terjadinya masalah.
* Masalah : Tidak terstruktur, semi terstruktur dan
terstruktur.
Sistem Informasi Manajemen
19
Pendekatan Sistem adalah salah salah metode terstruktur dalam
penyelesaian suatu masalah.
Tahap I : Usaha Persiapan
Langkah 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Langkah 2. Mengenali sistem lingkungan
Langkah 3. Mengidentifikasi subsitem perusahaan
Tahap II : Definisi
Langkah 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Langkah 5. Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu
Tahap III : Usaha Solusi
Langkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatif
Langkah 7. Mengevaluasi solusi alternatif
Langkah 8. Memilih Solusi terbaik
Langkah 9. Menerapkan solusi terbaik
Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan solusi itu efektif
Sistem Informasi Manajemen
20
Tiga cara manajer memilih alternatif (Mintzberg):
1. Analisis – suatu evaluasi sistematis atas pilihanpilihan, mempertimbangkan pilihan tersebut pada
tujuan organisasi.
2. Penilaian – proses mental dari seorang manajer
3. Tawar menawar – negosiasi antara beberapa
manajer
Sistem Informasi Manajemen
21
Beberapa gaya manajer dalam:
1. Merasakan masalah:
a. Penghindar masalah (problem avoider)
b. Pemecah masalah (problem solver)
c. Pencari masalah (problem seeker)
2. Mengumpulkan informasi:
a. Gaya teratur (preceptive style)
b. Gaya menerima (Receptive style)
3. Menggunakan Informasi:
a. Gaya sistematik (systematic style)
b. Gaya Intuitif (intutive style)
Sistem Informasi Manajemen
22
Menempatkan Pendekatan Sistem dalam perspektif
1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal
sehat
2. Pendekatan sistem hanyalah satu cara
memecahkan masalah.
3. Pendekatan sistem adalah metodologi sistem
dasar
Sistem Informasi Manajemen
23
1.
5. Use Phase
4.Implementation Phase
Planning
Phase
2.
Analysis
Phase
3. Design Phase
Siklus Hidup Sistem (Informasi)
Sistem Informasi Manajemen
24
Metodologi Siklus Hidup Sistem
1. Tahap Perencanaan:
a. Manyadari Masalah (Manajer)
b. Mendefinisikan Masalah (Manajer)
c. Menentukan tujuan sistem (Manajer)
d. Mengidentifikasi kendala-kendala sistem (Manajer)
e. membuat studi kelayakan (Spesialis informasi/SI)
f. Mempersiapkan usulan penelitian sistem (SI)
g. Menyetujui atau menolak proyek (manajemen)
h. Menetapkan mekanisme pengendalian (Mjr+SI+MNJ)
Sistem Informasi Manajemen
25
Dimensi Kelayakan Proyek :
1. Teknis, tersediakah perangkat keras dan lunak untuk
proyek tersebut.
2. Pengembalian Ekonomis, menguntungkan ?
3. Pengembalian Non ekonomis, menguntungkan ?
4. Hukum dan Etika, apakah sistem masih dalam
koridor hukum dan etika ?
5. Operasional, apakah sistem didukung oleh orang
yang menggunakannya?
6. Jadwal, mungkinkah sistem terbentuk dalam kurun
waktu yang ditentukan?
Sistem Informasi Manajemen
26
2. Tahap Analisis:
a. Mengumumkan Penelitian Sistem (Mjr+Mnj)
b. Mengorganisasikan tim proyek (Mjr+SI)
c. Mengidentifikasikan kebutuhan informasi (Mjr+SI)
d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem (Mjr+SI)
e. Menyiapkan usulan rancangan (SI)
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek (Mjr+mnj)
Sistem Informasi Manajemen
27
3. Tahap Rancangan:
a. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci.
b. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi
sistem
c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
d. Memilih konfigurasi yang terbaik
e. Menyiapkan usulan penerapan
f. Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Sistem Informasi Manajemen
28
4. Tahap Penerapan:
a. Merencanakan penerapan
b. mengumumkan penerapan
c. Mendapatkan sumber daya perangkat keras
d. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak
e. Menyiapkan database
f. Menyiapkan fasilitas fisik
g. Mendidik peserta dan pemakai
h. Masuk ke sistem baru : Percontohan, serentak,
bertahap, paralel.
Sistem Informasi Manajemen
29
5. Tahap Penggunaan:
a. Menggunakan sistem
b. Audit Sistem
c. Memelihara Sistem, hal ini dilaksanakan dengan
alasan: Memperbaiki kesalahan, menjaga
kemutakhiran sistem, meningkatkan sistem.
Sistem Informasi Manajemen
30