| Pengantar Manajemen BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Berbagai kebutuhan hidup yang tidak terbatas dan kemampuan terbataslah yang mendorong manusia untuk berhubungan dengan manusia lainnya, karena manusia merupakan makhluk sosial. Sejalan dengan tingkat kematangan (keinginan dan kemampuannya) hubungan tersebut terus bergerak dinamis dimulai dari tingkat yang sederhana, hingga tingkat hubungan yang modern. Sebuah organisasi adalah pola hubungan banyak yang saling terjadi secara stimulan yang menjadi jalan bagi orang dengan pengarahan dari manajer untuk mencapai sasaran bersama. Manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian orang – orang serta sumber daya organisasi lainnya. (Nickels, Mc Hugh and McHugh) 1997 Dengan demikian ketika sebuah perusahaan mulai berdiri maka perlu adanya manajemen untuk mewujudkan tujuan perusahaan tersebut dengan melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dalam kegiatan suatu perusahaan. Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses – proses perencanaan. Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen dalam | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 1 | Pengantar Manajemen mengambil suatu keputusan dan tindakan. Oleh karena itu lewat bantuan seorang manajer di PT TRI R JAYA PURNAMA kami mencoba mendengarkan dan memahami bagaimana manajemen sesungguhnya terjadi di perusahaan. 1.2 Landasan Teori Istilah management berasal dari “manage” dan kata manage berasal dari bahasa Italia yaitu “maneggio” dan berasal dari kata “manus” yang artinya hand atau tangan. Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha – usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lain agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut salah satu ahli yaitu James S.F Stoner mendefinisikan manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan upaya (usaha-usaha) anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Beberapa kesimpulan tentang manejemen: Manajemen digunakan terhadap usaha – usaha kelompok dan bukan terhadap individu, manajemen adalah persoalan pencapaian tujuan – tujuan dengan suatu kelompok orang, harus terdapat penyatuan pikiran, perasaan, kemauan, tenaga, bahan – bahan, alat – alat serta penggunaan waktu dan ruang, manajemen merupakan suatu hal yang dapat dipelajari, manajemen tidak berwujud, tetapi dapat dilihat hasil – hasilnya, manajemen merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan, manajemen terdapat di segala bidang kehidupan, manajemen merupakan pengertian umum yang tersusun atas fungsi – fungsi yang merupakan kegiatan universal. Fungsi – fungsi manajemen yaitu perencanaan (planning) berupa penentuan yang akan dilakukan, apa yang akan atau yang harus dicapai, serta penentuan tujuan dan identifikasi langkah – langkah yang tepat untuk mencapai tujuan, pengorganisasian (organizing) yaitu bagaimana mengalokasikan sumber daya manusia dan bahan dengan kombinasi yang tepat untuk implementasi dari | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 2 | Pengantar Manajemen rencana yang sudah dibuat, pengarahan (actuating) yaitu kegiatan memberikan pedoman atau arahan bagi kegiatan orang lain dalam arahan yang tepat demi rencana tindak lanjut, pengkoordinasian (coordinating) yaitu tindakan kordinasi atau sinkronisasi dan penyatuan tindakan kelompok orang dalam organisasi harmonis, pengawasan (controlling) yaitu tindakan memantau kinerja atau tindakan membandingkan hasil – hasil dengan tujuan, serta tindakan mengadakan perbaikan, proses pengumpulan dan penafsiran umpan balik kinerja sebagai dasar tindakan konstruktif dan perbaikan – perbaikan bila dipandang perlu. Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat dibawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian. Keputusan Terprogram (Programmed Decisions) adalah penyelesaian masalah rutin yang ditetapkan peraturan, prosedur atau kebiasaan. Contoh : penetapan gaji untuk karyawan baru, menetapkan besarnya persediaan bahan baku, prosedur penerimaan karyawan baru, dan lain sebagainya. Keputusan Tidak terprogram (Nonprogrammed Decisions) adalah penyelesaian spesifik yang diciptakan lewat proses tidak terstruktur untuk menangani masalah non rutin. Contoh : pengalokasian sumber daya – sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang modern dan sebagainya. Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidakpastian ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan sebagainya. Proses pembuatan keputusan: pemahaman dan perumusan masalah, pengumpulan dan analisa data yang relevan, pengembangan alternatif, pengevaluasian terhadap alternatif terbaik, implementasi keputusan, evaluasi atas hasil keputusan. Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi misal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi misal dengan meminta gagasan dan saran – saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan – masukan | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 3 | Pengantar Manajemen pengetahuan yang lainnya. Karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menetukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak. Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tersebut. Sasaran adalah suatu tujuan yang dikarakteristikkan dengan suatu perbandingan jangka waktu yang pendek dan spesifik, pencapaian yang dapat diukur. Salah satu fungsi manajer adalah membuat rencana, bukan berarti manajer yang bertanggung jawab kepada keadaan dan pembuatan rencana tersebut, sebab tugas manajer bukan hanya membuat rencana saja, tapi dia harus memikirkan bagaimana agar perusahaan atau organisasinya dapat terus berlangsung. Dalam setiap organisasi mempunyai perencanaan sendiri – sendiri yang berbeda satu sama lain. Hal yang membedakan ini karena : perbedaan dalam bentuk organisasi dan misi yang akan dicapai dalam mewujudkan tujuannya, dalam organisasi yang sama diperlukan perencanaan yang berbeda karena perbedaan waktu pelaksanaannya, dan setiap manajer mempunyai gaya kepemimpinan sendiri – sendiri sehingga perencanaan yang diambil juga berbeda. Ada lima dasar penggolongan rencana yaitu : bidang fungsional, tingkatan organisasional, sifat, waktu dan unsur – unsur rencana yang diwujudkan dalam bentuk anggaran, program dan kebijaksanaan. Rencana operasional meliputi perencanaan terhadap kegiatan – kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. Rencana operasional merupakan penjabaran dari perencanaan strategik, adapun bentuk dari perencanaan ini yaitu berupa anggaran dan prinsip – prinsip operasional yaitu : consentrated, integrated, continue, dan multi instansional approach. Ada dua bentuk rencana operasional yaitu : rencana sekali pakai yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci karena hanya sekali pakai, misal rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer. Bentuk dari rencana ini berupa program, proyek dan anggaran. Rencana tetap yaitu berupa pendekatan – pendekatan standar untuk penanganan – penanganan situasi – situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang – ulang. Wujud dari | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 4 | Pengantar Manajemen rencana ini adalah berupa kebijaksanaan, prosedur dan aturan. Kebijaksanaan yaitu pedoman umum dalam pembuatan keputusan, mengenai apa yang dapat dibuat dan apa yang tidak dapat dibuat. Prosedur yaitu urut – urutan pekerjaan yang harus dilakukan yang tergambar dalam instruksi yang terperinci. Peraturan merupakan pernyataan tentang boleh tidaknya suatu kegiatan dilakukan dalam situasi tertentu. Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme – mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri atas unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja. Faktor – faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu strategi organisasi pencapaian tujuan, perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi, kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan, besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi. Unsur – unsur struktur organisasi terdiri dari spesialisasi kegiatan, koordinasi kegiatan, standarisasi kegiatan, sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja. Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi – fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu : pembagian kerja, rantai perintah, tipe pekerjaan yang dilaksanakan, pengelompokan segmen – segmen pekerjaan dan tingkatan manajemen. Menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut: Bentuk Piramidal, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas dan mudah dimengerti. Bentuk Vertikal, hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan. Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh kepada orang lain. Dalam suatu organisasi pemimpinlah yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas dengan sebaik – | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA baiknya. Dan dalam 5 | Pengantar Manajemen mempertanggung jawabkan bukan berarti dia sendiri yang melakukan, karena waktu, perhatian dan pengetahuan yang terbatas, maka dapat menunjuk seseorang yang tepat untuk melaksanakannya, ini bisa lini dan bisa staf. Kualifikasi yang haru dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai staf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, observasi, wawancara atau menggabungkan ketiganya. Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi konsekuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi, struktur organisasi menjadi kompleks dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas. Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan – kegiatan. Wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan – kegiatan yang ada dalam organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. T. Hani Handoko membagi wewnag dalam dua sumber yaitu teori formal (pandangan klasik) dan teori penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan (acceptance theory of authority) wewenang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalnkan, dan ini tidak tergantung pada penerima. Agar wewnang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahan maka diperlukan adanya : kekuasaan, tanggung jawab dan akuntabilitas dan pengaruh (influence). Untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien, maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan. Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu. Sedang delegasi wewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk. Sentralisasi berarti ada pemusatan tingkat dalam pendelegasian wewenang pada atas, sedang desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 6 | Pengantar Manajemen wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai dikepala bagian, kepala devisi, atau kepala cabang dan lain sebagainya. Beberapa faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu : filsafat manajemen, ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi, strategi dan lingkungan organisasi, penyebaran geografis organisasi, tersedianya peralatan pengawasan yang efektif, keanekaragaman produk dan jasa, karakteristik organisasi lainnya dan kualitas manajer. Menurut Stoner kepemimpinan adalah sebagai proses mengarahkan dan mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan tugas. Ada tiga implikasi penting, pertama, kepemimpinan melibatkan orang lain (bawahan atau pengikut). Kedua, kepemimpinan merupakan pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Ketiga, kepemimpinan di samping dapat mempengaruhi bawahan juga mempunyai pengaruh. Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan. Pendekatan pertama bahwa kepemimpinan itu tumbuh dari bakat, kedua kepemimpinan tumbuh dari perilaku, ketiga bersandar pada pandangan situasi (situasionair perspective). Pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas pemimpin. Secara alamiah bahwa orang yang mempunyai sifat kepemimpinan adalah orang yang lebih agresif, lebih tegas dan lebih pandai berbicara dengan orang lain serta lebih mampu dan cepat mengambil keputusan yang akurat. Ukuran dalam pencarian ciri kepemimpinan menggunakan dua pendekatan: 1) membandingkan bawahan dengan pemimpin, 2) membandingkan ciri pemimpin yang efektif dengan yang tidak efektif. Pemimpin yang efektif bukan tergantung pada ciri tertentu, tapi pada seberapa baik ciri pemimpin cocok dengan kebutuhansituasi yang sedang dihadapinya. Kecerdasan, inisiatif dan keyakinan diri merupakan tingkat dan prestasi manajerial yang tinggi di samping terletak pada kemampuan pengawasan manajerial dan penggunaan metode supervisi yang tepat untuk situasi tertentu. | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 7 | Pengantar Manajemen Tim adalah suatu unit yang terdiri atas dua orang atau lebih yang berinteraksi dan mengoordinasi kerja mereka untuk tujuan tertentu. Definisi ini memiliki tiga komponen. Pertama, dibutuhkan dua orang atau lebih. Kedua, orang – orang dalam sebuah tim memiliki interaksi regular. Ketiga, orang – orang dalam sebuah tim memiliki tujuan kinerja yang sama. Jenis-jenis Tim : Tim Formal, Tim Vertikal, Tim Horizontal, Tim dengan Tujuan Khusus, Tim dengan Kepemimpinan Mandiri, Tim di Lingkungan Kerja yang baru. 1.3 Rumusan Masalah 1. Bagaimana manajemen dalam PT TRI R JAYA PURNAMA berjalan dan bagaimana seorang manajer menjadi manajer sepenuhnya di dalam perusahaan PT TRI R JAYA PURNAMA. 2. Bagaimana PT TRI R JAYA PURNAMA mengambil suatu langkah ataupun dalam membuat keputusan-keputusan baik yang sifatnya menengah maupun krusial bagi perusahaan. 3. Bagaimana perencanaan strategi dalam PT TRI R JAYA PURNAMA berjalan. 4. Bagaimana pula perencanaan operasional dalam kegiatan rutin PT TRI R JAYA PURNAMA dapat terlaksana. 5. Apa struktur organisasi yang diterapkan oleh PT TRI R JAYA PURNAMA 6. Bagaimana kekuasaan dan distribusi wewenang turun di dalam PT TRI R JAYA PURNAMA serta apa dasar-dasar petinggi perusahaan memberikan hal tersebut. 7. Bagaimana kepemimpinan di dalam perusahaan PT TRI R JAYA PURNAMA dan seberapa penting peran kepemimpinan dalam perusahaan ini. 8. Bagaimana tim dan kerjasama kelompok bisa berjalan di PT TRI R JAYA PURNAMA. | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 8 | Pengantar Manajemen 1.4 Tujuan Makalah 1. Untuk mengetahui bagian – bagian dalam pengorganisasian yang sangat berpengaruh dalam sebuah hubungan kerja di Perusahaan 2. Untuk mengetahui proses manajemen dalam Perusahaan 3. Untuk mengetahui cara perusahaan dalam mengimplementasikan proses manajemen ke dalam organisasi perusahaan | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 9 | Pengantar Manajemen BAB II PEMBAHASAN 2.1 Manajemen dan Manajer Melihat PT TRI R JAYA PURNAMA saat ini umumnya berpegang pada organisasi modern dimana multitasking yang luwes lebih diutamakan. Hal ini karena tugas di suatu badan usaha tidak lagi hanya sekedar beberapa tugas tapi berkembang ke arah yang lebih kompleks. Untuk perusahaan ini sendiri menganut sistem organisasi modern dimana sistem tersebut lebih efisien dan efektif menurut pimpinan yang membuat kebijakan perusahaan. Menurut perusahaan ini sendiri, Manajemen sendiri merupakan suatu pengaturan pengawasan yang intinya mencakup keseluruhan bagaimana perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Sedangkan manajer merupakan profesi yang ditawarkan oleh perusahaan secara legal maupun tidak yang gunanya adalah mengatur dan mengawasi jalannya usaha untuk lebih efektif lagi. Setiap perusahaan pasti memerlukan manajer dan manajemen. Jika tidak ada manajer resmi, pastilah di dalam kegiatannya ada seseorang yang dominan untuk menyelesaikan beberapa masalah. Orang tersebut bisa juga dikategorikan sebagai manajer walaupun tidak diakui oleh perusahaan. Manajer dan keseluruhan komponen perusahaan akan berusaha semaksimal mungkin untuk memajukan usahanya. Manajer tidak dapat menjamin sebuah perusahaan mengalami kemajuan karena masih banyak faktor lain yang tidak dapat begitu saja dihilangkan oleh manajer. Tetapi manajer yang baik tau bagaimana memanfaatkan atau menghilangkan masalah tersebut sehingga perusahaan berjalan lancar efektif dan efisien. Disitulah beratnya tanggung jawab seorang manajer di sebuah perusahaan. Peran seorang manajer besar di dalam perusahaan, karena seorang manajer membawa pengaruh besar terhadap karyawan-karyawan di perusahaan. | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 10 | Pengantar Manajemen Setiap perusahaan tidak ada kata cukup dalam membuat segalanya efektif dan efisien, setidaknya begitulah yang dikatakan seorang manajer dari PT TRI R JAYA PURNAMA. Setiap manajer masih terus mengusahakan agar perusahaan semakin efektif dan efisien tiap waktu. Hal tersebut mengharuskan seluruh anggota perusahaan bekerja keras, namun yang patut kita perhatikan di sini adalah seorang manajer yang berpikir keras bagaimana masalah – masalah bisa terselesaikan. Hal tersebut bukanlah perkara yang mudah dan patut diapresiasi. Tujuan perusahaan tentu mendapatkan keuntungan sebesarnya disamping memakmurkan karyawan dan sekeliling lewat lowongan kerja dan juga mendorong perusahaan naik ke kancah nasional maupun internasional dan menyeimbangkan neraca perdagangan dengan mendorong nilai ekspor. Selama ini manajer PT TRI R JAYA PURNAMA melakukan tugas yang luar biasa dan telah mendorong perusahaan sebagai penguasa di daerah dalam bisnis yang dilakukan. Tujuan perusahaan sendiri diakui semakin dekat dengan mencakup berbagai wilayah untuk ekspansi usaha. Sistem bonus diberikan sebagai rangsangan bagi para pekerja untuk melakukan tugas yang ekstra. Mendorong pekerja lebih baik juga dilakukan dengan lelang promosi jabatan supervisor. Terkadang perusahaan ini juga mengajak setiap karyawan untuk melakukan karyawisata. 2.2 Pembuatan Keputusan Suatu masalah tidak selamanya merupakan suatu masalah. Kadang masalah juga merupakan kesempatan yang tertutup dengan sampul. Nah, disinilah peran manajer untuk membuka sampul tersebut dan menjadikannya suatu kesempatan. Jika memang tidak bisa diminimalisir dampak negatif yang terjadi, maka seorang manajer bertanggung jawab untuk mencari alternatif dan membuat penyelamatan. Manajer di PT TRI R JAYA PURNAMA ini sendiri mengakui beratnya tugas tersebut karena kadang mereka harus membuat keputusan penting bagi perusahaan. | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 11 | Pengantar Manajemen Setiap perusahaan berusaha sebaik mungkin untuk meminimalisir masalah yang ada di perusahaan khususnya menyangkut hal – hal operasional. Di beberapa kesempatan langka, masalah di dalam perusahaan – perusahaan mungkin bisa menjadi suatu kesempatan. Namun sebagaimana yang kita semua tau bahwa teori kadangkala tidak sama dengan praktek. Dibeberapa kesempatan perusahaan merasa bahwa dengan menyelesaikan masalah – masalah tersebut perusahaan sudah cukup beruntung tanpa harus memikirkan bagaimana mengubahnya untuk menjadi sebuah kesempatan seperti yang diinginkan. Untuk hal itulah manajer ditunjuk, untuk menyelesaikan beberapa masalah atau isu yang terkait dalam bidang yang dipegangnya. Dalam permasalahan yang krusial tentu perusahaan harus merundingkannya kembali dengan kepala perusahaan dan beberapa yang menaruh investasi pada perusahaan. Namun dalam masalah operasional di lapangan atau beberapa masalah yang menyangkut bidang yang dipegang khusus oleh seorang manajer, perusahaan akan berusaha menyelesaikannya sendiri. Secara umum perusahaan hanya meminta penjelasan dari karyawan mengenai masalah – masalah yang ada, namun dalam pengambilan keputusan perusahaan tidak dapat memberikan sepenuhnya kepada karyawan karena manajer lah yang bertanggung jawab oleh karena itu perusahaan akan sepenuhnya menyelesaikan masalah tersebut dengan beberapa pertimbangan serta permintaan saran dari ahli atau senior jika memang diperlukan. Keputusan tidak terencana biasanya diambil ketika perusahaan menghadapi persoalan yang genting atau krusial. Saat itulah seorang manajer yang berwenang harus membuat keputusan secara kritis. Namun hal tersebut amat jarang terjadi. Kejadian yang membutuhkan keputusan tidak terencana yang besar bahkan biasanya langsung diambil dari kepala perusahaan atau direktur perusahaan sendiri. Dalam pemecahan masalah yang ada di dalam lingkup perusahaan, alternatif persoalan biasanya diambil lewat pengalaman seorang manajer. Seseorang manajer ditunjuk ketika sudah mengalami pengalaman di dalam perusahaan tersebut selama beberapa tahun. Hal itu akan sangat berguna karena | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 12 | Pengantar Manajemen seorang manajer tentu telah belajar banyak dari senior dan atasan yang ada mengenai bagaimana harus bertindak. Selain itu pendidikan informal yang umumnya diambil perusahaan seperti pelatihan-pelatihan manajerial akan sangat berguna disini dalam pengambilan keputusan. Literatur dan buku adalah salah satu sarana pemecahan masalah di dunia nyata. Hal itu dipelajari saat seseorang mengambil gelar sarjana, hal itulah mengapa di beberapa fakultas seperti ekonomi, teknik, bahkan hukum dan kesehatan, pelajaran manajemen amat diperlukan. Hal tersebut dikarenakan keahlian kita dalam mengelola suatu masalah pada nyatanya akan selalu ada dalam dunia nyata khususnya dalam berprofesi. Seorang manajer saat ini dituntut untuk terlebih dahulu mempunyai pengalaman kerja yang tinggi serta sering mengikuti latihan karena diharapkan seorang manajer mampu menyelesaikan masalah dibawah tekanan. Sebuah keputusan diikuti dengan pelaksanaan atau yang sering disebut dengan implementasi keputusan dari manajer. Monitor hasil implementasi adalah salah satu dari banyak tugas yang harus dilakukan seorang manajer. Seorang manajer bukan saja harus mengambil keputusan tetapi juga harus mampu mengawasi dan menjamin bahwa keputusan yang diambil akan menghasilkan tindakan yang diharapkan. Jika kejadian keluar dari apa yang diharapkan, seorang manajer harus kembali melakukan tugasnya untuk memutuskan keputusan lain. Hal itu untuk menghindari kerugian dari tindakan yang diambil sebelumnya, setidaknya seorang manajer harus mampu meminimalisirkan kerugian dari segala keputusan yang diambilnya. Sebuah keputusan baik bisa menjadi sebuah peraturan ketika keputusan tersebut membawa pengaruh yang lebih baik bagi organisasi. Biasanya keputusan yang dijadikan peraturan itu merupakan keputusan yang dibuat oleh petinggi perusahaan. Ketika hasil dari keputusan tersebut dirasakan membuat arah perusahaan lebih baik dari sebelumnya, maka petinggi perusahaan dipersilahkan untuk menjadikannya peraturan bersama. Misalnya saja keputusan untuk membuat karyawan mendapatkan bonus apabila target kerja melampaui target yang diharuskan. Ternyata hal tersebut mempengaruhi semangat karyawan untuk | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 13 | Pengantar Manajemen berpacu, sehingga yang awalnya keputusan tersebut hanya untuk moment tertentu sampai saat ini masih diterapkan. 2.3 Perencanaan Strategi Strategi tingkat korporasi adalah strategi paling tinggi yang dirumuskan oleh manajemen puncak untuk mengawasi dan operasi dalam usaha. Strategi tingkat korporasi adalah salah satu contoh perencanaan strategi yang setiap usaha pasti memilikinya. Biasanya strategi tingkat korporasi adalah kebijakan yang ditentukan dari atasan perusahaan agar perusahaan ini berjalan dengan maksud dan tujuan para direksi tinggi. Strategi khusus seperti pelatihan rutin dan target dalam bekerja merupakan strategi yang setingkat lebih bawah daripada strategi tingkat korporasi. PT TRI R JAYA PURNAMA sendiri memiliki setiap strategi tersebut saat menjalankan kegiatan operasional. Setiap bidang fungsional di dalam perusahaan memiliki strategi masingmasing. Misalnya saja strategi di bidang pemasaran tentu akan berbeda dengan yang ada di bidang akuntansi. Sayangnya strategi perusahaan di bidang-bidang internal bukanlah sesuatu yang ingin diceritakan panjang lebar oleh manajer di PT TRI R JAYA PURNAMA. Walaupun strategi perusahaan A tidak mungkin sepenuhnya bisa ditiru dan diaplikasikan di perusahaan B, namun tetap saja strategi perusahaan adalah sesuatu yang harus dijaga. Intinya adalah, strategi di setiap bidang internal perusahaan bertujuan agar setiap bidang mampu menjalankan tugasnya secara maksimal bahkan diatas target dengan kiat tertentu. Bisnis atau perusahaan tentu melewati tahapan-tahapan yang umumnya oleh ahli dibagi menjadi tiga tahapan. Tahap pertama sebagai struktur unit, organisasi bisnis kecil di satu lokasi dengan produk dan pembuat keputusan tunggal. PT TRI R JAYA PURNAMA tentu sudah melewati tahap ini. Hal ini dikarenakan perusahaan bukan lagi sebuah bisnis kecil dengan pembuat keputusan tunggal. Keputusan dibuat oleh berbagai manajer di berbagai bidang perusahaan. Tahap pertama ini adalah bisnis yang baru berjalan. Sedangkan untuk perusahaan | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 14 | Pengantar Manajemen menengah atau besar tahap pertama adalah tahap-tahap awal terbentuknya bisnis di tahun-tahun awal. 2.4 Perencanaan Operasional Rencana operasional seperti kita ketahui lebih banyak menyentuh operasional perusahaan. Rencana di dalam perusahaan sendiri terbagi menjadi dua yaitu rencana sekali pakai dan rencana untuk jangka waktu yang lama. Untuk jangka waktu sekali pakai sebuah perusahaan biasanya sedang mengusung suatu proyek.. Suatu proyek memerlukan strategi sekali pakai yang biasanya akan ditentukan oleh kepala proyek tersebut. Proyek bisa berupa permainan tender atau hal yang lainnya. Perusahaan skala menengah hingga besar sudah pasti sering menemui kebijakan yang sekali pakai ini. Hal ini dikarenakan dalam situasi khusus seperti dalam pengerjaan proyek, ada beberapa kebijakan yang tidak akan sama seperti situasi pada umumnya. Termasuk juga di PT TRI R JAYA PURNAMA. Selain itu pula, budget ataupun anggaran merupakan salah satu dari rencana operasi jangka pendek. Budget adalah hal yang amat penting bagi perusahaan mengingat budget adalah tolak ukur perusahaan dalam menganggarkan sesuatu. Budget sendiri dikategorikan sebagai rencana sekali pakai karena kebijakan penganggaran terjadi setiap bulan. Maksudnya, rencana pengeluaran uang perusahaan dibuat setiap bulan. Sehingga angka anggaran bulan ini akan berbeda dengan bulan besok dan seterusnya Sedangkan rencana operasi jangka panjang terdiri dari kebijakan, peraturan dan pedoman prosedur. Semua perusahaan dengan skala terkecil sekalipun pasti memiliki kebijakan, peraturan dan pedoman prosedur. Tanpa kesemuanya itu, perusahaan akan dihadapkan pada kekacauan. Kebijakan sendiri dibuat oleh para petinggi perusahaan untuk dilakukan saat berada di perusahaan. Sedangkan peraturan dan pedoman prosedur adalah langkah-langkah yang harus dilakukan maupun yang tidak boleh dilakukan di dalam sebuah perusahaan. | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 15 | Pengantar Manajemen Pedoman-pedoman ini sendiri dibuat dengan dasar logis, agar tujuan tertentu dapat dicapai. Misalkan saja peraturan yang melarang karyawan untuk membicarakan proyek diluar perusahaan. Hal itu dimaksudkan untuk menjaga rahasia perusahaan tetap aman. Kebijakan-kebijakan yang ada di dalam perusahaan sendiri telah melalui beberapa tahap sebelum disahkan. Saran dari para manajer, kebijakan umum yang ada di perusahaan lain dan literature merupakan sumber inspirasi dari setiap kebijakan. Seorang manajer yang melihat suatu ketidakteraturan atau ketidakefisienan mampu merumuskan masalah tersebut, bisa jadi akan berujung pada perumusan kebijakan baru. Tentu saja perumusan kebijakan baru akan menghadapi tantangan dari para petinggi yang lainnya. Karena membuat kebijakan harus diuji terlebih dahulu dan dilihat dampak besar maupun kecilnya. 2.5 Struktur Organisasi Struktur organisasi PT TRI R JAYA PURNAMA pada saat ini biasanya menggunakan garis staff. Dimana setiap divisi bertanggung jawab pada atasannya masing-masing. Hal itu menjelaskan struktur organisasi manajerial yang berlaku di perusahaan menengah hingga besar saat ini. PT ini sendiri telah menggunakan garis staff dimana setiap divisi praktis bertanggung jawab pada manajer divisi. Jadi tidak ada garis komando acak antara manajer beda divisi. Alasan diterapkannya struktur organisasi ini agar garis tugas tidak acak dan seorang manajer bisa fokus terhadap anggota divisinya. Selain itu seorang anggota hanya dituntut tugas dari manajer divisi resminya. Misalnya saja divisi pemasaran yang hanya bertanggung jawab pada manajer pemasaran. Anggota-anggota divisi pemasaran cukup hanya sekedar tahu kepala divisi yang lain tanpa diberi perintah oleh manajer divisi yang lain. Sehingga perusahaan tersebut tidak lagi menggunakan struktur organisasi sederhana dimana seetiap orang bisa menerima tugas yang amat berbeda dengan keahlian yang ia punya. | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 16 | Pengantar Manajemen Dengan menerapkan struktur organisasi seperti ini, perusahaan akan lebih efektif dan efisien. Begitupula yang dirasakan oleh para petinggi dan penanggung jawab di setiap divisi. Hal ini dikarenakan seorang manajer hanya bertanggung jawab atas anggotanya. Sehingga kesalahan di divisi lain tidak akan berpengaruh pada divisinya. Selain itu di sisi psikologis, setiap divisi akan berlomba untuk merebut rasa prestisius unggul dari divisi yang lain sehingga memicu adanya rasa semangat. 2.6 Kekuasaan dan Distribusi Wewenang Kekuasaan dan distribusi kewenangan tidak jauh berbeda dengan struktur organisasi. Karena struktur organisasi yang sudah rapi, memungkinkan kekuasaan dan distribusi kewenangan turun kedalam divisi-divisi. Jika ada kegagalan tertentu di dalam proyek yang sedang berjalan, maka yang bertanggung jawab adalah manajer dari divisi yang sedang bermasalah tersebut. Seseorang yang mendapat kekuasaan biasanya terjadi karena mempunyai keahlian yang tidak dimiliki oleh karyawan lain. Hal itu bisa berupa gelar sarjana yang lebih tinggi dan memang dibutuhkan oleh perusahaan, atau lebih berbentuk sikap yang memang bisa memimpin suatu divisi. Di PT TRI R JAYA PURNAMA ini, seorang manajer umumnya merupakan orang yang telah berpengalaman memimpin divisi minimal 3 tahun kerja. Kekuasaan sendiri berarti mampu menghukum dan memberi penghargaan secara adil pada anggota kelompoknya. Didalam kehidupan nyata terkadang pemimpin sulit untuk mengimbangi itu. Maka dari itu telah ditetapkan mekanisme resmi mengenai reward and punishment. Sehingga pemberian hal tersebut bisa terbagi secara adil tanpa melibatkan penilaian subjektif. Kadang, kekuasaan bisa juga didapat dari legitimasi sah dari pendahulu atau orang kepercayaan. Hal tersebut bisa terjadi karena perusahaan berbentuk family company. Hal ini terjadi ketika komisaris adalah anggota keluarga yang sah dari pendiri perusahaan. | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 17 | Pengantar Manajemen 2.7 Kepemimpinan Kepemimpinan merupakan salah satu hal yang harus ada di dalam setiap organisasi. Tanpa pimpinan sebuah organisasi akan berjalan tanpa pasti. Banyak teori yang mengungkapkan tentang hal-hal yang harus dimiliki seorang pemimpin. Akan tetapi beberapa hal yang harus dimiliki seorang pemimpin antara lain adalah sikap visioner. Pemimpin yang baik memiliki visi jauh ke depan sehingga tahu apa tujuan organisasi dan berusaha bersama-sama dengan anggota untuk meraihnya. Pemimpin yang baik juga merupakan pemimpin dengan semangat yang tingi untuk mencapai suatu keberhasilan. Pemimpin yang baik bukanlah seseorang yang pasif dalam menanggapi sesuatu khususnya masalah di dalam suatu organisasi. Mereka akan bergairah untuk menyelesaikan apa yang harus mereka lakukan serta tetap fokus. Di dalam suatu perusahaan atau organisasi pemimpin juga haruslah merupakan orang yang bijak dan cerdas dalam menangani masalah. Menjadi seorang pemimpin seperti manajer berarti mereka dibutuhkan untuk membuat keputusan yang sifatnya penting pada berbagai titik dalam pekerjaan mereka. Kebijaksanaan dan kecerdasan seorang pemimpin bisa menentukan keberhasilan suatu organisasi seperti manajer yang ada di PT TRI R JAYA PURNAMA. Mereka adalah orang yang handal di bidangnya, juga dipercaya karena memiliki kebijaksanaan dalam menangani masalah-masalah di dalam perusahaan tersebut. Selain semangat dan kebijaksanaan dalam memecahkan masalah-masalah penting perusahaan, seorang manajer atau pimpinan juga perlu memiliki perhatian kepada anggota kelompok atau tim. Karena pada dasarnya, seorang pemimpin dikatakan berhasil apabila keseluruhan anggotanya mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu komunikasi yang baik juga merupakan kunci untuk menjadi seorang pemimpin yang baik. Dengan kemampuan komunikasi yang baik, seorang pemimpin dapat membuat anggota mereka lebih gigih dan semangat dalam mencapai tujuan bersama. Diantara semuanya itu, integritas dan kedisiplinan dianggap sangat penting bagi pimpinan usaha pada umumnya. Karena tanpa integritas, pemimpin akan kekurangan kredibilitas di hadapan anggotanya | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 18 | Pengantar Manajemen sehingga tidak dipercaya dan membuat kohesi anggota kelompok menjadi rapuh. Begitu pula dengan tidak adanya kedisiplinan. Pemimpin yang baik sangat disiplin dalam mengejar tujuan mereka. Sementara kebanyakan orang akan mudah terganggu dan putus asa, pemimpin yang baik mendisiplinkan diri mereka untuk tetap fokus dan tetap stabil meskipun keadaan tidak sesuai dengan yang diharapkan pada kenyataanya. Dalam praktiknya di lapangan, setiap pemimpin tentu masih memiliki beberapa kekurangan. Karena seperti yang kita tau bahwa dalam teori sosial kita hanya dapat mengasumsikan sesuatu. Tidak ada seorang manusia yang mampu menjadi pemimpin sepenuhnya tanpa mendapat masalah. Di dalam perusahaan yang perusahaan kunjungi, pemimpin disana masih banyak belajar manajemen lewat pembelajaran sehari-hari maupun lewat kuliah. Karena disana masih ada beberapa manajer yang melanjutkan studinya untuk terus belajar menjadi seorang pemimpin. Menurut Keith Davis, 4 sifat yang memberi pengaruh pada kesuksesan kepemimpinan organisasi adalah KECERDASAN, KEDEWASAAN HUBUNGAN SOSIAL, MOTIVASI BERPRESTASI, SIKAP. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa keseluruhan kepemimpinan dapat dijabarkan dari keempat sikap ini. Kepemimpinan tanpa kecerdasan akan menghasilkan seorang pemimpin yang gegabah dan tidak penuh perhitungan. Bisa saja pemimpin ini sukses memimpin secara sukses hanya dengan mengandalkan keberanian. Akan tetapi hidup dan persoalan penuh dengan resiko yang seharusnya dipertimbangkan matang-matang agar tingkat keberhasilan menjadi lebih besar. Kedewasaan hubungan sosial lebih mengatur bagaimana seorang pemimpin mampu untuk berhubungan dengan anggotanya. Tanpa ikatan dan kohesi maka suatu kelompok akan sulit untuk mencapai tujuan bersama dan yang terjadi malahan miskomunikasi. Sedangkan yang terakhir, motivasi berprestasi dan sikap banyak mengatur bagaimana pemimpin seharusnya bertindak. Keberanian, Pantang menyerah, sopan, disiplin, merupakan beberapa hal dari banyak yang harus diperhatikan seorang pemimpin pada umumnya. Hal ini | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 19 | Pengantar Manajemen dikarenakan seorang pemimpin bukan saja memimpin suatu kelompok tetapi juga menjadi panutan bagi anggota kelompoknya. 2.8 Tim dan Kerjasama Kelompok Tim dan kerjasama di dalam suatu perusahaan amat penting baik itu merupakan tim formal maupun tim infomal. Tim formal sebagai suatu kesatuan yang tidak terpisahkan dari perusahaan. Dalam PT TRI R JAYA PURNAMA tim formal terbentuk lewat kesatuan dibawah pimpinan seorang manajer. Satuan gugus tugas tersebut bertanggung jawab penuh terhadap seorang manajer, yang tiap-tiap manajer bertanggung jawab kepada pimpinan perusahaan. Perusahaan pada umumnya hanya membentuk tim informal dalam acara-acara tertentu. Gugus tugas atau tim proyek dibentuk sementara untuk menangani masalah spesifik atau acara tertentu. Dalam jalannya perusahaan, permasalahan bisa muncul kapan saja termasuk masalah yang krusial sifatnya. Masalah yang dikategorikan sebagai masalah besar harus segera ditangani agar operasional perusahaan dapat berjalan sebagaimana mestinya. Gugus tugas yang dibentuk untuk masalah besar dibuat agar sekelompok ini adalah orang-orang yang khusus bekerja untuk menangani masalah krusial. Tujuannya adalah agar orang-orang tersebut mampu untuk fokus menyelesaikan masalah yang sedang di rundingkan. Sedangkan tim proyek dibentuk agar sekelompok tersebut mampu mencapai keberhasilan proyek yang tinggi, sehingga pikiran mereka tidak bercabang antara tugas organisasi dengan tugas proyek. Pembentukan tim tersebut merupakan cara yang lebih efektif agar tujuan sementara yang bersifat krusial dapat selesai dengan tingkat keberhasilan yang tinggi. Terkadang di dalam perusahaan ini muncul pula tim yang dikelola sendiri tanpa adanya supervise formal di dalam perusahaan. Tim tersebut memungkinkan beberapa anggota organisasi berkelompok untuk membicarakan hal diluar organisasi. Tim tersebut bisa jadi tim yang berbasis agama, atau bahkan campuran dari berbagai kelompok di suatu perusahaan. Di dalam tim informal ini status dan | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 20 | Pengantar Manajemen kedudukan bukan lagi menjadi penghalang seperti dalam organisasi formal Dimana antara atasan dengan bawahan hanya berhubungan dengan garis tugas. Kelompok-kelompok informal penting dibuat bagi beberapa perusahaan, agar pemimpin lebih dekat dengan anggotanya, sehingga harapannya seorang pemipin akan lebih mengerti dan bijak dalam mengambil kebijakan bagi para anggotanya. Sebaliknya, seorang anggota akan lebih menghargai tugas dan wewenang pemimpin di dalam perusahaan. | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 21 | Pengantar Manajemen BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Setelah dilihat dari pembahasan maka bisa disimpulkan bahwa sebuah perusahaan memerlukan manajemen untuk mencapai sasaran atau tujuan dari perusahaan tersebut melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain dengan kegiatan-kegiatan meliputi suatu proses perencanan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordanisasian, dan pengendalian dalam suatu perusahaan. Mengingat pentingnya pengorganisasian maka perlu kiranya masalah ini diperhatikan dan dipahami sebaik-baiknya. Setelah mamahami pengorganisasian maka sebaiknya diterapkan dalam bentuk actual di lapangan. Dan untuk para pemimpin sebaiknya harus mengetahui semua hal yang menyangkut tentang organisasi baik secara individu maupun kelompok. Agar suatu organisasi berhasil para anggota harus saling bekerjasama dengan baik dan menjaga kebersamaan agar apabila terjadi masalah dapat diselesaikan dengan baik-baik tanpa harus mengganggu proses organisasi. 3.2 Saran Setiap perusahaan pasti memiliki sistem sendiri dalam membuat segala manajemen perusahaan menjadi langkah taktis dan strategi. PT TRI R JAYA PURNAMA pun dalam memilih memiliki kebijakan dan sebuah sistem tentulah karena pertimbangan-pertimbangan logis ahli manajemen disana. Mungkin satusatunya hal yang bisa kami berikan sebagai saran adalah perusahaan lebih memerhatikan manajer mereka. Karena manajer merupakan kunci jalannya perusahaan baik tingkat bawah menengah hingga atas. Dan sebagai seorang manajer, lebih memerhatikan karyawan selain jobdesk akan membuat perusahaan berjalan beriringan antara kepentingan perusahaan dan karyawan. | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 22 | Pengantar Manajemen DAFTAR PUSTAKA Herlambang Susatyo, SE, MM. 2013. Pengantar Manajemen, Yogyakarta : Pustaka Baru Herujito Yayat M. 2001. Dasar – Dasar Manajemen, Jakarta : Penerbit PT Grasindo Mukhyi Muhammad Abdul, Iman Hadi Saputra. 1995. Pengantar Manajemen Umum, Jakarta Robbins Stephen P, Mary Coulter. 2007. Manajemen, Jakarta : Penerbit PT Macanan Jaya Cemerlang Supriyanto. 2013. Ekonomi SMA, Sidoarjo : Penerbit Masmedia Widyatmini. 1995. Pengantar Bisnis, Jakarta : Penerbit Gunadarma SITUS : http://riodotztj.blogspot.com/2012/04/makalah-tim-dan-kelompok.html | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 23 | Pengantar Manajemen LAMPIRAN | Penerapan Manajemen PT TRI R JAYA PURNAMA 24