Komunikasi untuk Efektivitas

MODUL PERKULIAHAN
Human
Relations
Komunikasi untuk Efektivitas
Fakultas
Program Studi
Fakultas Ilmu
Komunikasi
Public Relations
Online
11
Kode MK
Disusun Oleh
42012
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Abstract
Kompetensi
Dalam modul ini akan dibahas proses
komunikasi, aliran komunikasi,
rintangan komunikasi, seni bertanya,
kekuatan mendengarkan
Setelah membaca materi ini mahasiswa
dapat mengambil manfaat dari modul ini
sehingga mampu diterapkan dalam
tantangan seorang PR.
Komunikasi untuk Efektivitas
1. Proses Komunikasi
Komunikasi adalah penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada
orang lain. Proses penyampainnya berlangsung pada umumnya menggunakan bahasa.
Bahasa adalah lambang yang mewakili sesuatu, baik yang berwujud, maupun yang tidak
berwujud; dengan lain perkataan: baik yang konkrit maupun abstrak. Jika komunikasi
menggunakan bahasa disebut komunikasi verbal (verbal communication), maka komunikasi
menggunakan lambang yang bukan bahasa dinamakan komunikasi non verbal (non verbal
communication). Untuk jelasnya komunikasi meliputi lima unsur pokok yang dapat diberi
istilah sebagai berikut:
A. Komunikator
Komunikator adalah seseorang atau sekelompok orang yang menyampaikan
pikirannya atau perasaannya kepada orang lain.
Komunikator dapat bertindak secara individual atau secara kolektif yang melembaga.
Sekelompok orang secara kolektif yang melembaga adalah para kerabat kerja (crew) media
massa. Berita yang dimuat dalam surat kabar adalah hasil kerja kolektif antara reporter,
penyusun, penyunting berita. Demikian pula film, komunikatornya adalah kolektif yang terdiri
dari
penulis
cerita,
penulis
skenario,
dan
sebagainya.
Komunikator
dalam
manajemen umumnya individual.
B. Pesan
Pesan sebagai terjemahan bahasa asing “message” adalah lambang bermakna,
yakni lambang yang membawakan pikiran atau perasaan komunikator.
Seperti telah disinggung di muka, komunikasi berlangsung pada umumnya
menggunakan bahasa, karena di antara sekian banyak lambang, hanya bahasa yang
mampu membawakan pikiran dan atau perasaan seseorang, baik mengenai hal yang konkrit
maupun abstrak.
C. Komunikan
Komunikan adalah seseorang atau sejumlah orang yang menjadi sasaran
komunikator ketika menyampaikan pesan. Sejumlah orang yang dijadikan sasaran itu dapat
merupakan kelompok kecil atau kelompok besar, bersifat homogen atau heterogen. Yang
homogen adalah komunikan yang terdiri dari orang-orang yang terkait oleh suatu organisasi
16
2
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
yang secara relatif mempunyai kesamaan dalam usia, misalnya para pelajar, mahasiswa
dan sebagainya. Sedangkan komunikan yang heterogen adalah sejumlah orang yang
berbeda dalam usia, pendidikan, status sosial, dan lain sebagainya.
D. Media
Media adalah sarana untuk menyalurkan pesan-pesan yang disampaikan oleh
komunikator kepada komonikan. Media digunakan dalam komunikasi apabila komunikan
berada di tempat yang jauh dari komunikator atau jumlahnya banyak. Apabila komunikannya
hanya seorang, maka digunakan media seperti surat, telepon, telegram, dan sebagainya.
Jika komunikannya banyak maka menggunakan papan pengumuman, pengeras suara.
Apabila komunikan jauh dan banyak maka menggunakan surat kabar, majalah, televisi, dan
lain sebagainya.
E. Efek
Efek adalah tanggapan, respons atau reaksi dari komunikan ketika menerima pesan
dari komunikator. Jadi efek adalah akibat dari proses kominikasi. Efek diklasifikasikan
menjadi efek kognitif jika menyangkut pikiran atau nalar. Efek afektif bila menyangkut
perasaan. Sedangkan efek konatif / behavioral apabila berkaian dengan perilaku.
Jika efek itu diketahui oleh komunikator, dalam arti kata apabila tanggapan
komunikandisampaikan kepada komunikator, atau merupakan hasil kegiatan komunikator,
maka itu dinamakan umpan balik atau arus balik atau feedback.
2. Aliran Komunikasi
A. Aliran Komunikasi Organisasi
1) Adalah suatu proses dinamik dalam mana pesan-pesan secara tetap dan
berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan dinterpretasikan yang hidup dan
berkembang dalam sebuah organisasi.
2) Aliran Komunikasi Organisasi berfungsi untuk mengetahui bagaimana informasi itu
terdistribusikan
kepada
anggota-anggota
organisasi,
bagaimana
pola-pola
distribusinya dan bagaimana orang-orang terlibat dalam proses penyebaran
informasi itu dalam sebuah organisasi.
3) Aliran Komunikasi Organisasi berpengaruh terhadap efektifitas organisai baik dalam
kaitannya dengan hubungan-hubungan ataupun pula dalam pelaksanaan dan
pencapaian tujuan organisasi.
16
3
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
B. Sifat Aliran Informasi
Guetzkow (1964), aliran informasi (penyebaran pesan) dalam organisasi dapat
terjadi dalam tiga cara:
1) SERENTAK, yaitu proses penyebaran informasi (pesan) yang disampaikan secara
bersamaan dalam suatu waktu dengan objek sasaran yang banyak (lebih dari satu
orang, bukan proses diadik). Bentuk: Memo, Pertemuan, rapat (akbar), televisi,
teleconference (penyampaian pesan bermedia). Keuntungan: cepat, sudah/dapat
diakses pada saat bersamaan, berhubungan dengan banyak sasaran orang,
informasi terbuka, biasanya dipergunakan oleh organisasi besar. Kerugian: tidak
dapat menyebarkan informasi yang sifatnya rahasia. Biasanya digunakan oleh
organisasi publik atau organisasi yang memiliki jaringan kerja yang luas.
2) BERURUTAN: yaitu proses penyebaran informasi/pesan secara diadik (merupakan
bentuk komunikasi yang utama, Haney: 1962). Dengan pola “siapa berbicara kepada
siapa”. Informasi disampaikan secara berurutan dari satu orang ke orang lain secara
tidak
bersamaan.
Bentuk:
komunikasi
antarpersonal,
model
jaringan
sel.
Keuntungan: menjamin kerahasiaan informasi, lebih mendekatkan hubungan antar
anggota. Kerugian: lambat, memungkinkan terjadinya bias / distorsi informasi (multi
persepsi / interpretasi). Biasanya sangat efektif untuk organisasi yang bersifat politis,
ideologis, rahasia, militer. Ataupun pula untuk suatu kebijakan organisasi yang
sifatnya tertutup/rahasia/strategis. untuk itu dibutuhkan kemampuan akurasi
penyampaian pesan, daya ingat yang baik dan disiplin yang tinggi.
3) SERENTAK – BERURUTAN: yaitu kombinasi kedua pola aliran yang telah
dsebutkan sebelumnya.
POLA ALIRAN INFORMASI
1) POLA RODA: adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu
yang menduduki posisi sentral. Orang dalam posisi sentral menerima kontak dan
informasi dan memecahkan masalah dengan saran / persetujuan anggota lainnya.
2) POLA LINGKARAN: semua anggota berkomunikasi satu sama lainnya hanya melalui
sejenis sistem pengulangan. Tidak seorangpun yang dapat berhubungan langsung
dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki
akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan
persoalan.
C. Arah Aliran Informasi
1) Komunikasi ke Bawah (Downward)
16
4
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Yaitu informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang
otoritas lebih rendah.
JENIS INFORMASI yang biasanya dikomunikasikan:
a. Mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
b. Mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
c. Mengenai kebijakan dan praktik organisasi
d. Informasi kinerja pegawai
e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).
METODE PENYAMPAIAN PESAN:
a. Tulisan
b. Lisan
c. Lisan diikuti tulisan
d. Tulisan diikuti lisan
KAPAN METODE INI DAPAT EFEKTIF DILAKUKAN?
a. Tulisan: dalam situasi bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang,
informasinya umum, tidak diperlukan kontak pribadi.
b. Lisan: dalam situasi yang membutuhkan teguran dan mendamaikan perselisihan.
c. Lisan diikuti tulisan: dalam situasi yang membutuhkan tindakan segera tetapi
kemudian diikuti tindak lanjutnya yang bersifat umum, perlu pendokumentasian.
d. Tulisan diikuti lisan: dinilai tidak cukup efektif untuk setiap situasi.
2) Komunikasi ke Atas (Upward)
Yaitu informasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat
yang lebih tinggi (atasan).
PENTINGNYA KOMUNIKASI KE ATAS:
a. Informasi bagi pembuatan keputusan
b. Memberi informasi bagi atasan kapan bawahan siap menerima informasi dari mereka
dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.
c. Mendorong keterbukaan komunikasi tentang keluh kesah, kritik muncul ke
permukaan sehingga atasan tahu apa yang mengganggu dan menghambat kerja
mereka.
16
5
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
d. Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi
kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan memberi
masukan/gagasan serta saran.
e. Memberi informasi pada atasan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan
dari aliran informasi ke bawah,
f.
Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat
keterlibatan mereka dengan pekerjaan dan organisasi.
APA YANG DIKOMUNIKASIKAN?
a. Tentang apa yang telah dilakukan bawahan: prestasi, kemajuan, rencana yang akan
datang.
b. Persoalan pekerjaan yang dihadapi yang belum terpecahkan dan membutuhkan
bantuan penyelesaian.
c. Memberikan saran dan gagasan untuk perbaikan pada organisasi.
d. Mengungkapkan bagaimana perasaan, pikiran bawahan tentang pekerjaan mereka,
rekan kerja mereka dan organisasi.
MENGAPA KOMUNIKASI KE ATAS SULIT? (Sharma: 1979):
a. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
b. Adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada permasalahan bawahan.
c. Kurangnya penghargaan dan apresiasi bagi komunikasi ke atas yang dilakukan oleh
bawahan/karyawan
d. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang
disampaikan pegawai.
PRINSIP KOMUNIKASI KE ATAS:
a. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan dan didorong atau
dirangsang agar tetap muncul / tersampaikan.
b. Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan.
c. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin
d. Program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan
dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah
e. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara objektif
f.
Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi
masalah
g. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode
untuk meningkatkan aliran informasi.
16
6
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
3) Komunikasi Horizontal
Adalah penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja.
TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL:
a. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja
b. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
c. Untuk memecahkan masalah
d. Untuk memperoleh pemahaman bersama
e. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
f.
Untuk menumbuhkan dukungan antar personal
BENTUK KOMUNIKASI HORISONTAL:
Rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telpon, memo /
catatan, kegiatan sosial, lingkaran kualitas (sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi
wilayah tanggungjawab)
4) Komunikasi Informal, Selentingan
Komunikasi yang dilakukan oleh orang organisasi tanpa mengindahkan posisinya
dalam organisasi.
Selentingan (grapevine): metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang
yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa (Stein, 1967).
CIRI SELENTINGAN:
a. Melalui interaksi mulut ke mulut
b. Bebas dari kendala organisasi dan posisi
c. Penyebaran cepat.
d. Melalui rantai kelompok
e. Memiliki beberapa peran.
f.
Produk situasi bukan produk orang dalam organisasi.
g. Semakin
cepat
orang
mengetahui
peristiwa
semakin
cepat
kemungkinan
menceritakannya pada orang lain.
h. Jika informasinya menarik, orang cenderung menyampaikan pada yang lain.
i.
Pesan selentingan cenderung cermat / jeli (walau terkadang lebih dramatik dari yang
senyatanya)
j.
Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi
bahkan bila rinciannya cermat.
16
7
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
k. Cenderung mempengaruhi organisasi (baik atau buruk)
3. Rintangan Komunikasi
Komunikasi adalah elemen penting dalam kehidupan sosial manusia. karena tanpa
komunikasi maka peradaban manusia tidak akan tercipta. Selain itu, dengan komunikasi,
banyak hal yang akan diperoleh manusia yaitu pertukaran informasi, ilmu pengetahuan,
hiburan, dan empati.
Karena pentingnya komunikasi maka komunikasi harus dibuat seefektif mungkin.
Caranya dengan meningkatkan pengetahuan tentang ilmu komunikasi dan mengurangi
gangguan atau rintangan/hambatan komunikasi. Komunikasi disebut efektif jika pesan
komunikator (pemberi pesan) sampai ke komunikan (penerima pesan) dengan pemahaman
yang benar atau dengan kata lain tidak terjadi miskomunikasi.
Jika kita melihat hakikat komunikasi sebagai suatu sistem, maka gangguan
komunikasi bisa terjadi pada semua elemen atau unsur-unsur yang mendukungnya,
termasuk
faktor
lingkungan
dimana
komunikasi
itu
terjadi.
Menurut
Shannon dan Weaver (1949) gangguan komunikasi terjadi jika terdapat intervensi yang
mengganggu salah satu elemen komunikasi, sehingga proses komunikasi tidak dapat
berlangsung secara efektif. Sedangkan rintangan komunikasi dimaksudkan ialah adanya
hambatan yang membuat proses komunikasi tidak dapat berlangsung sebagaimana
harapan komunikator dan penerima.
Menurut Wikipedia Bahasa Indonesia, gangguan adalah suatu hal, getaran atau
gelombang yang mendistorsi pengiriman pesan dalam proses komunikasi. Gangguan
menyebabkan perbedaan antara pesan yang diterima oleh penerima (receiver) dengan
pesan yang dikirimkan oleh sumber (source).
Rintangan komunikasi dimaksudkan ialah adanya hambatan yang membuat proses
komunikasi tidak dapat berlangsung sebagaimana harapan komunikator dan penerima.
Meski gangguan komunikasi dapat dibedakan, tetapi sebenarnya rintangan
komunikasi bisa juga terjadi disebabkan karena adanya gangguan.
Menurut Hafield Cangara, Gangguan atau rintangan komunikasi pada dasarnya
dapat dibedakan atas tujuh macam, yakni:
1) Gangguan teknis
2) Gangguan semantik
3) Gangguan psikologis
4) Rintangan fisik atau organik
5) Rintangan status
16
8
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
6) Rintangan kerangka berpikir
7) Rintangan budaya
Gangguan teknis terjadi jika salah satu alat yang digunakan dalam berkomunikasi
mengalami gangguan, sehingga informasi yang ditransmisi melalui saluran mengalami
kerusakan (channel noise). Misalnya gangguan pada stasiun radio atau TV, gangguan
jaringan telepon, rusaknya pesawat radio sehingga terjadi suara bising dan semacamnya.
Gangguan semantik ialah gangguan komunikasi yang disebabkan karena kesalahan
pada bahasa yang digunakan (Blake, 1979). Gangguan semantik sering terjadi karena:
a. Kata-kata yang digunakan terlalu banyak memakai jargon bahasa asing sehingga
sulit dimengerti oleh khalayak tertentu.
b. Bahasa yang digunakan pembicara berbeda dengan bahasa yang digunakan
penerima.
c. Struktur
bahasa
yang
digunakan
tidak
sebagaimana
mestinya,
sehingga
membingungkan penerima.
d. Latar belakang budaya yang menyebabkan salah persepsi terhadapa simbol-simbol
bahasa yang digunakan.
Banyak kecelakaan trasportasi udara terjadi karena karena kesalahan semantik.
Misalnya dalam bulan Januari 1990 pesawat Aviance dengan nomor penerbangan 52, telah
mengalamai kecelakaan pendaratan di Kennedy International Airport New York (AS).
Kecelakaan ini terjadi karena kesalahan pengertian bahasa. Pilot yang mengawaki
pesawat Aviance menyampaikan pesan kepada pengatur lalu lintas udara di bandara 45
menit sebelum pesawat mendarat bahwa, “We need priority, we are low on fuel”” (kami
memerlukan prioritas dalam keadaaan bahan bakar yang terbatas). Karena kata priority
diartikan lain oleh petugas bandara bukan emergency dalam keadaaan darurat, dan masih
tersedia bahan bakar yang cukup meski dalam keadaan terbatas, maka pesawat tidak diberi
kesempatan mendarat lebih awal. Akibatnya pesawat meledak di udara dan 73 orang tewas
dalam peristiwa tragis ini.
Ketika diselidki oleh dewan keamanan transportasi udara Amerika Serikat yang
dipimpin langsung oleh Lee Dilkinson, ditemukan bahwa pilot dalam kehidupan sehariharinya memakai bahasa Spanyol. Karena itu bahasa Inggris yang digunakan dinilai tidak
dalam keadaan darurat sekalipun dikatakan memerlukan prioritas.
Kesalahan semantik ini dapat digambarkan dalam cerita di bawah ini:
Dani, seorang mahasiswa asal Lampung baru saja berliburan di tanah kelahirannya. Ia
membawa oleh-oleh berupa makanan khas daerahnya bernama kemplang. Di tempat kostnya ia menawari Ari, temannya orang Jawa.
Ari
: “Hei, kapan datang dari Lampung?”
Dani
: “Tadi malam. Oh, iya, mau oleh-oleh, nggak?”
16
9
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Ari
: “Mau, dong. Kamu bawa oleh-oleh apa?”
Dani
: “Kamu mau kemplang?”
Ari
: “Nggak. Enak aja. Emangnya saya salah apa mau dikemplang segala?”
Selain rintangan semantik, juga terdapat rintangan psikologis. Rintangan psikologis
terjadi karena adanya gangguan yang disebabkan oleh persoalan-persoalan dalam diri
individu. Misalnya rasa curiga penerima kepada sumber, situasi berduka atau karena
gangguan kejiwaan sehingga dalam penerimaan dan pemberian informasi tidak sempurna.
Rintangan fisik ialah rintangan yang disebabkan Karena gangguan geografis misalnya jarak
yang jauh sehingga sulit dicapai, tidak adanya sarana kantor pos, kantor telepon, jalur
transportasi dan semacamnya. Dalam komunikasi antar manusia, rintangan fisik juga
diartikan karena adanya gangguan organik, yakni tidak berfungsinya salah satu pancaindra
pada penerima.
Rintangan status ialah rintangan yang disebabkan karena jarak sosial di antara
peserta komunikasi misalnya perbedaan status antara senior dan yunior atau atasan dan
bawahan. Perbedaan seperti ini biasanya menuntun perilaku komunikasi yang selalu
memperhitungkan kondisi dan etika yang sudah membudaya dalam masyarakat, yakni
bawahan cenderung hormat pada atasannya, atau rakyat pada raja yang memimpinnya.
Rintangan kerangka berpikir ialah rintangan yang disebabkan adanya perbedaan
persepsi antara komunikator dan khalayak terhadap pesan yang digunakan dalam
berkomunikasi. Ini disebabkan karena latar belakang pengalaman dan pendidikan yang
berbeda.
Dalam studi yang pernah dilakukan oleh William (1974) tentang efektifitas
pembaharuan KKN cenderung menggunakan kerangka berpikir teoritis, sedangkan
penduduk desa cenderung berpikir pada hal-hal yang bersifat praktis. William lebih jauh
mengatakan bahwa, rintangan yang sulit diatasi pada hakikatnya berada antara pikiran
seseorang dengan orang lain.
Rintangan budaya adalah rintangan yang terjadi disebabkan karena adanya
perbedaan norma, kebiasaan dan nilai-nilai yang dianut oleh pihak-pihak yang terlibat dalam
komunikasi. Di negara-negara sedang berkembang masyarakat cenderung menerima
informasi dari sumber yang banyak memiliki kesamaan dengan dirinya, seperti bahasa,
agama dan kebiasaan-kebiasaan lainnya.
Contoh lain, di Asia termasuk Indonesia, lazimnya rumah-rumah terbagi menjadi tiga
wilayah: wilayah sosial, seperti teras dan ruang depan (untuk tamu); wilayah keluarga
seperti ruang tengah (ruang keluarga), dapur dan teras belakang; wilayah sakral untuk
berhubungan dengan zat yang disembah, misalnya mushalla bagi keluarga muslim. Bagi
orang Barat, rumah ala Timur terkesan lebih tertutup, lebih kaku, dan lebih rumit. Dalam
budaya Barat, ke semua wilayah tersebut tampaknya lebih berhubungan, sehingga tidak
16
10
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
mengherankan jika dari ruang tamu, kita juga bisa melihat ruang keluarga, dapur dan kamar
mandi sekaligus.
Maka sering terjadi kesalahpahaman jika orang Timur bertamu ke rumah orang Barat
dan diterima di sebuah ruangan yang di dalamnya terlihat bagian dapur, kamar mandi
maupun ruang keluarga sekaligus. Orang Timur merasakan kikuk atau suasana hati yang
kurang pas dengan kebiasaannya.
Sedangkan menurut Prof. Onong Uchjana Effendy, MA dalam bukunya “Ilmu Teori
dan Filsafat Komunikasi”, ada 4 jenis hambatan komunikasi, yaitu:
1) Gangguan
Ada dua jenis gangguan terhadap jalannya komunikasi yang menurut sifatnya dapat
diklasifikasikan sebagai gangguan semantik dan mekanik.
a. Gangguan semantik
Gangguan jenis ini bersangkutan dengan pesan komunikasi yang pengertiannya
menjadi rusak. Gangguan semantik tersaring dalam ke dalam pesan melalui penggunaan
bahasa. Lebih banyak kekacauan mengenaipengertian suatu istilah atau konsep yang
terdapat pada komunikator, akan lebih banyak gangguan semantik dalam pesannya.
Gangguan ini dalam salah pengertian.
b. Gangguan mekanik
Gangguan yang disebabkan oleh saluran komunikasi atau kegaduhan yang bersifat
fisik.
2) Kepentingan
Kepentingan akan membuat seseorang selektif dalam menanggapi atau menghayati
suatu pesan.
3) Motivasi terpendam
Motivasi akan mendorong seseorang berbuat sesuatu yang sesuai benar dengan
keinginan, kebutuhan dan kekurangannya. Semakin sesuai komunikasi dengan motivasi
seseorang semakin besar kemungkinan komunikasi itu dapat diterima dengan baik pihak
yang bersangkutan. Sebaliknya, komunikan akan mengabaikan suautu komunikasi yang
tidak sesuai dengan motivasinya.
4) Prasangka
Prasangka merupakan salah satu rintangan dan hambatan yang berat bagi suatu
kegiatan komunikasi oleh karena orang yang mempunyai prasangka belum apa-apa sudah
bersikap curiga dan menentang komunikator yang hendak melancarkan komunikasi.
16
11
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
A. Cara mengatasi gangguan dan rintangan komunikasi
Ada beberapa cara untuk mengatasi gangguan dan hambatan komunikasi antara lain:
1) Gunakan umpan balik (feed back), setiap orang berbicara memperhatikan umpan
balik yang diberikan lawan bicaraya bak bahasa verbal maupun non verbal,
kemudian memberikan penafsiran terhadap umpan balik itu secara benar.
2) Pahami perbedaan individu dan kompleksitas individu dengan baik. Setiap individu
adalah pribadi yang khas yang berbeda baik dari latar belakang psikologis, sosial,
ekonomi, budaya dan pendidikan. Dengan memahami maka seseorang dapat
menggunakan taktik yang tepat dalam berkomunikasi.
3) Gunakan komunikasi langsung (face to face), komunikasi langsung dapat mengatasi
hambatan
komunikasi
karena
sifatnya
lebih
persuasif.
Komunikator
dapat
memadukan bahasa verbal dan non verbal. Selain kata-kata yang selektif, dapat juga
menggunakan kontak mata, mimik wajah, bahasa tubuh lainnya dan meta-language
(isyarat di luar bahasa). Yang membuat komunikasi dapat berdaya guna.
4) Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah.
Kosa kata yang digunakan
hendaknya dapat dimengerti dan dipahami. Jangan menggunakan istilah-istilah
yang sukar dimengerti pendengar. Gunkan pola kalimat yang sederhana (kanonik)
Karena kalimat yang banyak mengandung anak kalimat akan sulit dimengerti.
Dengan mengetahui gangguan/hambatan komunikasi maka kita akan lebih bijak
dalam berkomunikasi. Gangguan/hambatan komunikasi bisa diminimalisir, dengan demikian
apa yang menjadi tujuan berkomunikasi berupa penyampaian pesan bisa diterima dan
dipahami dengan benar oleh komunikan.
Memang ada faktor-faktor gangguan komunikasi yang tidak bisa dihindari, misalnya
ganguan teknis media komunikasi karena pengaruh cuaca atau yang lainnya, namun faktorfaktor yang lainnya seperti gangguan semantik, psikologis, fisik/organik, kerangka berpikir
dan budaya bisa dihindari dengan cara belajar mengatasi hambatan tersebut.
4. Seni Bertanya
Seni bertanya bertujuan agar kita tahu cara bertanya yang baik. Karena berkaitan
dengan seni maka memerlukan kepandaian dan kepekaan terhadap komunikan. Hal ini
meliputi apakah orang yang kita tanya tepat, apakah kondisinya tepat, dan apakah
pertanyaan yang diajukan tepat. Dengan demikian kita akan mendapat jawaban yang tepat
pula.
16
12
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1) Kondisi: Perhatikan waktu dan mood orang yang akan ditanya
2) Orang: Perhatikan, apakah orang yang akan ditanya adalah orang yang tepat. Hal ini
berlaku untuk pertanyaan tertentu, misalnya yang bersifat pekerjaan, pengambilan
keputusan, atau bahkan urusan pribadi.
3) Pertanyaan: Perhatikan apakah pertanyaan yang akan diajukan sudah tepat, dan
mudah dimengerti. Kata-kata yang dipilih akan menentukan jawaban.
4) Dalam bertanya juga perlu memperhatikan rumus 5W + 1H (Who, What, When,
Where, Why, dan How). Kalau yang ditanya adalah “pelaku/subyek” maka dia
tidakperlu ditanya lagi tentang “who”. Kalau sesuatu sudah pasti akan dilakukan
sekarang, maka tidak perlu ditanya tentang ‘when” lagi.
Biasanya yang sering ditanyakan adalah tentang “what” dan “why”. Padahal ini juga
ada seninya. Sebaiknya untuk sesuatu yang sifatnya negatif jangan gunakan “why”.
Untuk pertanyaan yang tujuannya eksplorasi, hindari pertanyaan tertutup. Misalnya:
“Kamu sudah makan bukan?”, “Kamu mengerti kan yang saya maksud?”. Pertanyaan
seperti ini jawabannya hanya “iya’ atau “tidak”, sehingga tidak memberi ruang bagi yang
ditanya untuk berpikir.
Bertanya merupakan rangkaian dari komunikasi, sehingga tetap ada dalam etika
berkomunikasi. Etika yang paling penting adalah tetap menghargai orang lain/teman bicara.
5. Kekuatan Mendengarkan
Mendengarkan diartikan sebagai proses aktif menerima rangsangan (stimulus)
telinga (aural). Mendengarkan tidak terjadi begitu saja; kita harus melakukannnya.
Mendengarkan menuntut tenaga dan komitmen. Mendengarkan (listening) menyangkut
penerimaan rangsangan dan karenanya berbeda dengan mendengar (hearing) sebagai
suatu proses fisiologis. Kata menerima menegaskan bahwa seseorang menyerap
rangsangan (stimulus) dan memprosesnya dengan cara tertentu. Setidak-tidaknya selama
beberapa waktu, isyarat yang diterima ditahan. Mendengarkan menyangkut rangsangan
aural-yaitu isyarat (gelombang suara) yang diterima oleh telinga. Mendengarkan, karenanya
tidak terbatas hanya pada isyarat-isyarat verbal (kata), melainkan juga mencakup semua
isyarat yang dapat didengar: suara bising selain juga kata-kata, musik dan lain-lain.
Mendengarkan adalah sebuah keterampilan yang sangat penting dalam segala bentuk
komunikasi antar manusia.
16
13
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
A. Jenis-jenis Mendengarkan
Seperti halnya kita berbicara untuk berbagai tujuan, kita juga mendengarkan untuk
berbagai tujuan. Ada tiga jenis mendengarkan yang kita kenal.
1) Mendengarkan untuk kesenangan.
Mendengarkan untuk kesenangan menyita cukup banyak waktu mendengarkan kita.
Kita mendengarkan musik, siaran olahraga, atau siaran televisi pada dasarnya untuk
kesenangan. Ketika mendengarkan untuk kesenangan, Anda sementara melupakan dosen
yang cerewet, menjauhkan diri Anda dari rangsangan yang lain, santai dan menikmati
rangsangan ini. Kegiatan mendengarkan relatif pasif.
2) Mendengarkan untuk informasi.
Sebagai mahasiswa tanggungjawab utama mendengarkan Anda terpusat pada
mendengarkan untuk informasi. Di kelas anda mendengarkan dosen atau rekan mahasiswa
lain yang lagi presentasi. Anda ingin mendengar tentang informasi kelas Human Relations
yang kebetulan tidak dapat Anda hadiri. Sekali waktu, tujuan anda sekedar mendapatkan
informasi baru, mempelajari data tertentu yang belum anda ketahui. Kali lainnya, Anda
mendengarkan untuk mendapatkan informasi sedemikian rupa hingga Anda bisa
memperoleh keterampilan baru atau melakukan sesuatu secara lebih efektif misalnya
mengoperasikan program SPSS, membuat resep masakan Manado, membuat proposal
program PR dan sebagainya.
3) Mendengarkan untuk membantu.
Fungsi membantu pada kegiatan mendengarkan merupakan hal yang sangat
penting. Bila Anda mendengarkan seseorang mengeluh, membicarakan suatu masalah,
atau berusaha mengambil keputusan, Anda seringkali mendengarkan untuk membantu.
Barangkali bantuan itu sekadar berupa menjadi pendengar yang memiliki perhatian dan
mendukung saja atau memberi saran dan nasehat.
B. Mendengarkan Secara Aktif
Sebuah keterampilan komunikasi penting yang dapat dipelajari adalah yang
dikembangkan oleh Thomas Gordon yang membuatnya sebagai titik tolak teknik P-E-T
(Parent-Effectiveness-Training). Bacalah percakapan singkat berikut:
PEMBICARA
: makhluk itu memberi saya nilai C untuk karya tulis ini. Saya
benar-benar sudah berusaha keras, tetapi inilah hasilnya, C.
Benar-benar payah !
Pendengar 1
:
Itu
tidak
terlalu
jelek;
sebagian
besar
mahasiswa
mendapatkan nilai yang sama. Saya juga mendapat C.
16
14
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Pendengar 2
: Jadi mau apa? Ini semestermu yang terakhir. Siapa peduli
dengan nilai lagi?
Pendengar 3
: Seharusnya kamu gembira dengan nilai C. Peggy dan
Michael malah tidak lulus, dan John serta Judy hanya
mendapat D
Pendengar 4
: Kamu mendapat nilai C untuk karya tulis yang Anda garap
selama tiga minggu terakhir ini? Kedengarannya kamu benarbenar kecewa dan marah.
Keempat pendengar di atas barangkali sangat ingin menghibur si pembicara. Tetapi
mereka melakukannya dengan cara yang berbeda dan kita dapat memastikan hasilnya tentu
berbeda. Tiga pendengar yang pertama memberikan tanggapan yang lazim diberikan.
Pendengar 1 dan 2 berusaha mengurangi arti penting nilai C. Ini merupakan tanggapan
yang sangat lazim bagi seseorang yang sedang mengutarakan kekecewaan atau
ketidaksenangannya. Tetapi tanggapan ini juga paling tidak patut. Maksudnya mungkin baik,
tetapi kurang berarti untuk mendorong komunikasi dan pengertian yang bermakna.
Pendengar 3 berusaha membuat nilai C dianggap berarti cukup positif. Tetapi, perhatikanlah
bahwa dalam proses pendengar ini juga menyampaikan lebih banyak lagi. Ketiga pendengar
ini juga mengatakan bahwa pembicara seharusnya tidak perlu berperasaan seperti itu.
Mereka mengatakan perasaan si pembicara tidak layak dan seharusnya pembicara bersikap
lebih logis.
Pendengar ke 4 berbeda. Pendengar 4 menggunakan apa yang dinamakan
mendengarkan aktif. Ini adalah proses mengirim-balik kepada pembicara apa yang menurut
Anda sebagai pendengar dimaksudkan pembicara-baik dari segi isi maupun perasaan.
Mendengarkan aktif bukanlah proses yang sekedar mengulangi kata-kata si pembicara,
tetapi lebih merupakan upaya memahami pesan keseluruhan si pembicara.
C. Fungsi Mendengarkan Aktif
Mendengarkan aktif mempunyai beberapa fungsi penting.
1) Pertama, ia memungkinkan pendengar mengecek pemahamannya terhadap apa
yang dikatakan pembicara dan, lebih penting lagi, apa yang dimaksud pembicara.
Ketika pendengar menyampaikan-balik kepada pembicara apa yang dipahaminya
tentang pesan pembicara, pendengar ini memberikan kesempatan kepada
pembicara untuk menjelaskan apa saja yang masih perlu dijelaskan. Dengan cara
ini, pesan berikutnya akan lebih relevan dan jelas tujuannya.
2) Kedua, melalui proses mendengarkan aktif pendengar mengutarakan akseptansinya
terhadap perasaan pembicara. Perhatikanlah bahwa pada contoh di atas, tiga
pendengar pertama menentang perasaan pembicara. Pendengar yang aktif, yang
16
15
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
mengulang-balik apa yang dikatakan pembicara, memberikan akseptansi. Perasaan
pembicara tidak ditentang: pendengar menyuarakan sikap yang simpatik dan
empatik. Perhatikan juga bahwa dalam tiga tanggapan pertama perasaan pembicara
ditolak. Tetapi pendengar 4 bukan hanya menerima perasaan pembicara melainkan
juga mengidentifikasikannya secara eksplisit (“Kedengarannya kamu benar-benar
kecewa dan marah”), kembali memberikan kesempatan untuk perbaikan.
3) Ketiga, dan barangkali yang terpenting, mendengarkan aktif merangsang pembicara
menggali perasaan dan pemikirannya. Dengan tanggapan dari pendengar 4,
pembicara mendapat kesempatan untuk mendalami perasaannya. Pendengar aktif
mendorong pembicara untuk menggali dan mengutarakan pikiran dan perasaannya.
Pendengar aktif memungkinkan terjadinya dialog yang bermakna dan pengertian
bersama. Dalam merangsang eksplorasi lebih lanjut ini, pendengar aktif juga
mendorong pembicara untuk memecahkan sendiri masalahnya dengan memberikan
kesempatan untuk membicarakannya secara lebih mendalam.
D. Teknik-teknik Mendengarkan Aktif
1) Mengulangi Pemikiran Pembicara. Nyatakanlah dengan kata-kata Anda sendiri apa
yang menurut Anda dimaksudkan pembicara. Itu akan membantu memastikan
pemahaman, karena pembicara akan bisa mengoreksi pernyataan Anda. Ini juga
akan menunjukkan kepada pembicara bahwa Anda berminat dengan apa yang
dikatakannya. Setiap orang ingin merasa dipahami, khususnya bila sedang marah
atau kecewa.
Pengulangan juga memberi kesempatan kepada pembicara untuk menggali atau
mengembangkan apa yang semula dikatakannya. Tapi berhati-hatilah agar Anda
tidak
mengarahkan
pembicara
ke
arah
yang
menurut
Anda
seharusnya
ditempuhnya. Pengulangan harus merupakan deskripsi yang obyektif.
2) Menyatakan Pengertian terhadap Perasaan Pembicara. Di samping mengulangi isi
pernyataan, gemakan juga perasaan yang menurut anda diutarakan atau disiratkan
pembicara (saya bisa membayangkan bagaimana perasaanmu. Pasti kamu merasa
sangat kacau). Seperti halnya pengulangan memungkinkan anda mengecek
persepsi anda mengenai isi, ungkapan perasaan akan memungkinkan anda
mengecek persepsi anda mengenai perasaan pembicara. Ungkapan perasaan ini
juga akan memberikan kesempatan pada pembicara untuk melihat perasaannya
secara lebih obyektif. Ini terutama membantu bila pembicara merasa marah, terluka,
atau kecewa. Kita semua membutuhkan obyektifitas ini; kita perlu melihat perasaan
kita dari perspektif yang lebih tenang jika kita ingin mengatasinya secara efektif.
16
16
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Bila anda menggemakan perasaan pembicara, anda juga memberikan rangsangan
untuk menggali lebih jauh perasaan ini. Kebanyakan dari kita menahan perasaan kita
sampai kita merasa yakin bahwa ini akan diterima. Bila kita merasa bahwa perasaan
ini diterima, kita akan merasa lebih bebas membicarakan hal-hal yang lebih rinci.
Mendengarkan aktif memberikan kepada pembicara kesempatan penting ini. Dalam
menggemakan perasaan pembicara, hati-hatilah untuk tidak melebih-lebihkan atau
meremehkan; cobalah menggemakan perasaan ini seakurat mungkin.
3) Ajukan Pertanyaan. Ajukanlah pertanyaan untuk memastikan pemahaman anda
terhadap pikiran dan perasaan pembicara dan untuk mendapatkan informasi
tambahan (bagaimana perasaan anda ketika membaca laporan penilaian karya
anda). Pertanyaan harus dirancang untuk memberikan dukungan dan dorongan yang
cukup bagi pembicara untuk mengutarakan pikiran dan perasaan yang ingin
diutarakannya. Pertanyaan jangan diarahkan ke bidang-bidang yang tidak ada
hubungannnya atau menentang pembicara. Pertanyaan-pertanyaan ini akan lebih
menegaskan minat dan perhatian anda kepada pembicara.
Di seluruh proses mendengarkan, pendengar memberikan umpan balik kepada
pembicara tentang rekasi kita terhadap apa yang telah disampaikan. Agar efektif umpan
balik sebaiknya dilakukan dengan kesegeraan, kejujuran, kepatutan, dan kejelasan.
Sementara proses menerima umpan balik secara efektif ditandai dengan kepekaan,
dukungan, keterbukaan pikiran, dan kespesifikan.
Untuk meningkatkan cara mendengarkan yang baik, ada beberapa tahap yang harus
dilakukan antara lain :
1) Menyeleksi
Pilihlah dalam beberapa variasi suara yang dapat layak untuk menjadi perhatian
kita. Karena di sekeliling kita ada banyak suara gaduh yang dapat menyita
perhatian kita. Jadi ketika kita melakukan komunikasi antarpribadi, kita juga harus
fokus kepada kata-kata dan pesan non-verbal dari pasangan bicara kita.
2) Perhatian
Fokus dalam pesan. Dalam hal ini, setelah kita memilih suara dan memfokuskan
perhatian kita hanya pada suara yang ingin kita dengar dan perhatikan, perhatian
kita dapat segera kita lakukan. Kita juga dapat kapan saja memindahkan
perhatian/fokus kita terhadap suatu suara dan memindahkannya ke dalam pikiran
kita, kapanpun juga kita mau.
3) Mengerti atau memahami
16
17
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dapat menterjemahkan makna dari pesan. Pendengaran adalah sebuah
fenomena psikologis dan mengerti adalah proses dari pemaknaan makna
terhadap suara-suara yang kita seleksi dan yang menjadi perhatian kita.
4) Mengingat
Adalah pemanggilan informasi yang secara berkelanjutan dikomunikasikan. Ada
banyak teori penelitian tentang hal ini. Proses mengingat diawali dengan proses
penyimpanan data. Ada yang tersimpan di otak di sistem penyimpanan memory,
yaitu short term atau long term.
5) Merespon/menanggapi
Konfirmasi pengertian kita akan pesan. Komunikasi antar pribadi adalah
interaktif, yang meningkatkan dua hal, pembicaraan dan kegiatan merespon.
Respon
kita
terhadap
orang
adalah
membiarkan
mereka
pemahaman akan pesan. Respon juga bisa berupa nonverbal.
16
18
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
mengetahui
Daftar Pustaka
DeVito, Joseph A, Komunikasi Antarmanusia. Jakarta: Professional Books, 1997.
Cangara, Hafield. Pengantar ilmu komunikasi. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada,
2004.
Mulyana, Deddy. Komunikasi Efektif. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2004.
Radiosmartfm.com
16
19
Human Relations
Ervan Ismail, S.Sos., M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id