FUNGSI MANAJEMEN

FUNGSI MANAJEMEN
Kegiatan dalam fungsi manajemen
Planning :
Penentuan tujuan dan
bagaimana cara
pencapaian yang baik.
Organizing :
Penentuan bagaimana
penyusunan organisasi dan
aktivitas dapat dilakukan.
Controlling :
Monitoring dan perbaikan
aktivitas yang sedang
berjalan agar tujuan dapat
tercapai.
Leading :
Proses motivasi anggota
organisasi agar planning
dapat dijalankan.
Perencanaan
• Mengidentifikasi peluang
• Mengantisipasi dan menghindari
permasalahan di masa depan
• Mengembangkan rangkaian langkah
strategik dan taktik
Definisi
• Dari sisi Proses  proses dasar dalam
memilih tujuan dan bagaimana
mencapainya.
• Dari sisi fungsi manajemen  pimpinan
menggunakan wewenang untuk
menentukan atau mengubah tujuan dan
kegiatan organisasi.
• Dari sisi pengambilan keputusan
pengambilan keputusan untuk jangka
waktu yang panjang mengenai (apa,
bagaimana, bilamana dan siapa)
keputusan yang diambil belum tentu
sesuai.
Unsur-unsur Perencanaan (G.R.Terry)
Fungsi Perencanaan
• Pengarah
• Minimalisasi ketidakpastian
• Minimalisasi pemborosan sumber
daya
• Penetapan standar dalam
pengawasan kualitas.
Syarat Perencanaan
•
•
•
•
•
Faktual atau realistis
Logis dan Rasional
Fleksibel
Komitmen
Komprehensif
Proses Perencanaan
• Tujuan (Goals)  Hasil akhir
– Jumlah : Single goals, Multiple goals
– Kejelasan : Stated goals, Real goals
– Keluasan & waktu pencapaian : Strategic
goals, Tactical goals, Operasional goals.
• Rencana (Plan)  Konsep untuk
mencapai tujuan
– Keluasan waktu : Strategic plans, Tactical
plans, Operasional plans.
– Kejelasan : Specific plans,
Directional Plans
PENGORGANISASIAN
• Penetapan, pengolongan, pengaturan
berbagai kegiatan dalam organisasi
• Pendelegasian tugas-tugas pokok dan
wewenang oleh pimpinan terhadap
staf dalam organisasi
Pilar Pengorganisasian
(Stoner et al, 1995)
Pembagian Kerja (Division of Work)
• Upaya menyederhanakan
keseluruhan kegiatan  setiap
orang ditempatkan/ditugaskan
pada kegiatan yang spesifik.
Pilar Pengorganisasian
(Stoner et al, 1995)
Pengelompokan Pekerjaan
(Departemenalization)
• Pengelompokkan pekerjaan sesuai
kriteria tertentu yang sejenis
Pilar Pengorganisasian
(Stoner et al, 1995)
Penentuan Relasi Antarbagian dalam Organisasi
(Hierarchy)
Konsep Penting :
• Span of management (Jumlah)
• Chain of command (garis perintah)
Jenis Hirarki :
• Vertikal
• Horisontal
Pilar Pengorganisasian
(Stoner et al, 1995)
Koordinasi (Coordination)
Integrasi seluruh aktivitas dari
berbagai departemen atau divisi
Prinsip Pengorganisasian
(Robbins,2001)
• Spesialisasi Pekerjaan
• Departementalisasi
• Rantai Komando (Hirarki)  Lini,
Staf, Fungsional
• Rentang Pengawasan (Hirarki V/H)
• Sentralisasi dan Desentralisasi
• Formalisasi
Pendekatan Departementalisasi
•
•
•
•
•
•
•
•
Lini
Lini dan Staf
Fungsional
Komite
Produk
Pelanggan
Geografis
Matrik (kombinasi antara pendekatan
fungsional – pendekatan lain)
LEADING-DIRECTING
• Proses menumbuhkan semangat
pada karyawan agar tujuan
organisasi tercapai
• Karakteristik Individu dan
Organisasi
Faktor individu dan implementasi
rencana operasional
• SDM  implementasi
• SDM : Tenaga kerja dan individu
dengan karakteristik masingmasing
Kontribusi dan kompensasi
• Kontribusi : Usaha, Kemampuan,
Keahlian, Loyalitas, Waktu,
Kompetensi
• Kompensasi : Upah, Kepastian dan
keamanan kerja, Benefit, Peluang
karir, Status, Peluang Promosi
Memahami faktor individu dalam
organisasi
• Kontrak Psikologis
• Kesesuaian Tenaga kerja yang
dibutuhkan organisasi
• Keragaman individu dalam
organisasi
Perilaku dan Kepribadian individu
• The big five model personality (Griffin,
2000)
– Tingkat Persetujuan (aggreeableness)
– Tingkat Keseriusan dan kesadaran
(Conscientiousness)
– Tingkat emosi yang negatif (negative
Emotionally)
– Tingkat Keleluasaan dan Kenyamanan
(Ekstraversion)
– Tingkat Keterbukaan (Openness)
Perilaku dan Kepribadian individu yang
mempengaruhi Organisasi
•
•
•
•
•
•
Locus of Control
Self-Eficacy
Authoritarianism (hirarki)
Machiavellism (pengontrol)
Self-Esteem (Penghargaan)
Risk Propensity (pengambil risiko)
Isu Seputar Perilaku Individu
Dalam Organisasi
• Perilaku individu dan Stres
• Kreativitas Individu dalam
organisasi
FUNGSI PENGAWASAN
• Apakah tujuan tercapai ?
• Penyebab masalah/tidak tercapai
tujuan ?
• Tindakan koreksi yang dapat
dilakukan
Definisi Pengawasan
• Schermerhon (2000) : penetapan
uk.kinerja & pengambilan tindakan
yang dapat mendukung
pencapaian hasil yang diharapkan.
• Stoner, Freeman, Gilbert (2000) :
Memastikan segala aktivitas yang
terlaksana sesuai dengan apa yang
telah direncanakan.
Definisi Pengawasan
• Mockler, pengawasan @ upaya sistematis :
– Penetapan standar kinerja dan tujuan.
– Mendesain sistem informasi umpan balik
– Perbandingan kinerja dengan standar yang telah
ditetapkan
– Menentukan ada penyimpangan dan tingkat
penyimpangannya.
– Mengambil tindakan untuk memastikan seluruh
sumber daya perusahaan dipergunakan secara
efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
perusahaan.
Tujuan Fungsi Pengawasan
• Adaptasi Lingkungan
• Meminimumkan kegagalan
• Meminimumkan biaya
Langkah-Langkah Pengawasan
• Penetapan Standar dan metode penilaian
kinerja
• Penilaian kinerja
• Penilaian apakah kinerja memenuhi
standar atau tidak
• Pengambilan tindakan koreksi
Pengawasan Berdasarkan Proses
Kegiatan
• Awal : Faktor input sesuai dengan
standar atau tidak
• Proses : dilakukan saat proses
berlangsung
• Akhir : dilakukan saat akhir proses
pengerjaan. (hasil telah diperoleh)
Pengawasan Internal dan Eksternal
• Internal : pengawasan mandiri oleh
setiap pekerja.
• Eksternal : pengawasan yang dilakukan
terhadap seorang atau bagian lain diluar
bagian yang diawasi.
Gejala yang memerlukan Pengawasan
• Menurut Kreitner (1992) :
– Terjadi penurunan pendapatan/profit
– Penurunan kualitas pelayanan
– Ketidakpuasan pegawai
– Kas berkurang
– Banyak pegawai menanggur
– Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan
dengan baik.
– Biaya melebihi anggaran
– Adanya penghamburan dan inefisiensi.
Sistem Pengawasan
• Tradisional :
– Diagnostik : pengawasan oleh manajer
sesuai standar yang ditetapkan
– Batasan-batasan : keseluruhan anggota
mengikuti aturan atau prosedur
– Interaktif : manajer terus-menerus
melakukan komunikasi dengan pegawai
secara personal terkait pekerjaan
• Komitmen : pengawasan lebih ke sisi
internal (introspeksi diri)