MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM KATA PENGANTAR KEPALA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA Berdasarkan Surat Tugas Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengembangan Sumber Daya Manusia, Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, Departemen Keuangan Nomor ST-18/PP.2/2008 tanggal 25 Maret 2008 tentang Penyusunan Modul Prajabatan Golongan III Tahun Anggaran 2008. Sdr. Ilhan Lasahido, S.E,M.M, ditunjuk sebagai penyusun modul MEMBANGUN KERJASAMA TIM. Modul ini adalah hasil pengembangan dari bahan ajar diklat Prajabatan Golongan III dari Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia tahun 2006 dengan judul “Membangun Kerjasama Tim”. Penunjukan ini sangat beralasan karena yang bersangkutan antara lain ditugaskan mengajar dan mengasuh mata pelajaran ini. Pengalaman mengajar yang cukup lama memungkinkan yang bersangkutan memilih materi yang diharapkan memenuhi kebutuhan belajar bagi peserta Prajabatan Golongan III. Kami menyetujui modul ini digunakan sebagai bahan ajar bagi para peserta Diklat Prajabatan Golongan III, namun mengingat modul MEMBANGUN TIM YANG EFEKTIF sebagai bahan studi yang senantiasa berkembang, maka penyempurnaan modul perlu selalu diupayakan agar tetap memenuhi kriteria kemutakhiran dan kualitas. Pada kesempatan ini, kami mengharapkan saran atau kritik dari semua pihak (termasuk peserta diklat) untuk penyempurnaan modul ini. Setiap saran dan kritik yang membangun akan sangat dihargai. Atas perhatian dan peran semua pihak, kami ucapkan terima kasih. Jakarta, Juni 2011 Kepala Pusat ttd Tony Rooswiyanto NIP 195604041982031001 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 i MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM KATA PENGANTAR ............................................................................................... i DAFTAR ISI.............................................................................................................. ii PETA KONSEP........................................................................................................ iv 1. PENDAHULUAN A. Latar Belakang.............................................................................................. 1 B. Tujuan Pembelajaran Umum......................................................................... 2 C. Tujuan Pembelajaran Khusus...................................................................... 2 D. Pokok Bahasan dan Subpokok Bahasan...................................................... 2 2. KEGIATAN BELAJAR 1 KONSEPSI DASAR MEMBANGUN KERJA SAMA TIM A. Perbedaan Kelompok dan Tim...................................................................... 4 B. Mengapa Tim Dibutuhkan............................................................................. 5 C. Ciri-ciri Tim Yang Efektif................................................................................ 6 D. Kriteria Tim Yang Efektif................................................................................ 6 E. Manfaat Membangun Tim Yang Efektif......................................................... 7 F. Rangkuman................................................................................................. 7 G. Latihan......................................................................................................... 8 3. KEGIATAN BELAJAR 2 PERAN PEMIMPIN DAN ANGGOTA DALAM TIM EFEKTIF A. Peranan Pemimpin Dalam Mengelola Perkembangan Tim............................. 9 B. Peranan Anggota Dalam Membangun Tim Efektif.......................................... 11 C. Rangkuman................................................................................................. 14 D. Latihan......................................................................................................... 14 4. KEGIATAN BELAJAR 3 KERJA SAMA MEMBANGUN TIM EFEKTIF A. Pengertian dan Unsur-unsur Tim Yang Dinamis............................................. 15 B. Membangun Kebersamaan Tim....................................................................... 18 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 ii MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM C. Membangun Kebanggaan Tim......................................................................... 19 D. Rangkuman................................................................................................. 19 E. Latihan....................................................................................................... 20 5. KEGIATAN BELAJAR 4 PEMECAHAN MASALAH SECARA WIN-WIN SOLUTION A. Pengertian dan Respon Terhadap Konflik....................................................... 21 B. Langkah-langkah Penyelesaian Konflik........................................................... 22 C. Gaya Tanggapan Konflik................................................................................. 24 D. Kapan Menggunakan Lima Strategi Konflik..................................................... 25 E. Rangkuman................................................................................................. 26 F. 27 Latihan......................................................................................................... 6. KEGIATAN BELAJAR 5 PEMECAHAN MASALAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN (PMPK) A. Pengertian................................................................................................... 28 B. Proses PMPK Yang Rasional.......................................................................... 29 C. Tipe-tipe Keputusan......................................................................................... 29 D. Beberapa Cara Pengambilan Keputusan........................................................ 30 E. Saran-saran Praktis PMPK.............................................................................. 31 F. 32 Keuntungan Pencapaian Konsensus Kelompok.............................................. G. Rangkuman................................................................................................. 32 H. Latihan......................................................................................................... 32 7. KEGIATAN BELAJAR 6 SIMULASI A. Ice Breaking..................................................................................................... 33 B. Membangun Tim.............................................................................................. 36 C. Permainan Negoisasi....................................................................................... 43 D. Permainan Pengambilan Keputusan............................................................... 44 E. Kuesioner Membangun Tim Efektif.................................................................. 47 8. PENUTUP............................................................................................................... 50 9. DAFTAR PUSTAKA............................................................................................... 51 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 iii PETA KONSEP MODUL MEMBANGUN KERJA SAMA TIM iv MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM A. LATAR BELAKANG Pendidikan dan pelatihan pegawai merupakan salah satu upaya dalam rangka pembinaan personil agar mampu melaksanakan tugas secara profesional dan proporsional. Salah satu jenis diklat yang tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah Diklat Prajabatan. Diklat Prajabatan dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) dalam rangka pembentukan wawasan kebangsaan, kepribadian, dan etika Pegawai Negeri Sipil. Di samping itu juga pengetahuan dasar tentang sistem penyelenggaraan pemerintahan negara bidang tugas dan budaya organisasinya agar mampu melaksanakan tugas dan perannya sebagai pelayan masyarakat dengan baik. Diklat Prajabatan dilaksanakan secara berjenjang berdasarkan golongannya. Adapun penggolongan tersebut meliputi Diklat Prajabatan Golongan I, II, dan III. Dalam rangka penyusunan kurikulum serta silabinya memperhatikan kompetensi yang harus dimiliki oleh masing-masing pemangku jabatan. Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh pegawai golongan III tersebut adalah bekerja sama dalam kelompok melalui komunikasi yang menghargai, serta mewujudkan disiplin dan etos kerja. Kompetensi ini dapat diasah salah satunya melalui mata diklat Membangun Tim yang Efektif (EffectiveTeam Building). Beberapa hal yang berkaitan dengan buku panduan team building ini adalah sebagai beriku: 1. dalam panduan ini akan dibahas tentang strategi kerja sama dalam kelompok yang meliputi pengertian dan maksud pembentukan kelompok/tim, tahapan pembentukan kelompok/tim, hakekat dan ciri organisasi sebagai tim, manfaat membangun tim yang efektif; 2. kerja sama dalam membangun tim yang sinergis, yang meliputi pengertian dan unsur-unsur tim yang sinergis, tahapan pertumbuhan tim, tahapan perkembangan tim, membangun rasa kebersamaan tim, dan membangun kebanggaan tim; 3. pemecahan masalah dengan prinsip win win solution yang meliputi: pengertian dan respon terhadap konflik, langkah-langkah penyelesaian konflik, dan gaya tanggapan konflik. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 1 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Pegawai Negeri Sipil adalah unsur aparatur negara, dan abdi masyarakat yang berperan melayani masyarakat. Pegawai Negeri Sipil tersebut merupakan salah satu unsur organisasi yang sekaligus merupakan motor penggerak organisasi. Efektifitas suatu organisasi akan tercapai secara maksimal apabila menerapkan kerja sama tim dan dinamika kelompok, yang merupakan wujud dari perilaku organisasi yang dinamis, tidak statis. Organisasi yang efektif bukan sekadar kumpulan individu-individu yang bekerja dalam satu ruangan yang berperilaku egosentris, melainkan sebuah kelompok, tim yang berperilaku (Siagian, 1995). Untuk itu Pegawai Negeri Sipil harus mampu berperan secara maksimal. Secara ideal, tim kerja yang efektif bersifat kompak, efesien, dan produktif. Hasil dari suatu tim dapat diukur baik kualitas maupun kuantitasnya (Jerry Spiegel Crenscio Torres, 1997). Inilah yang menjadi tantangan pejabat eselon untuk membuktikan sendiri bahwa pengembangan tim (team building) akan meningkatkan kinerja. Pengembangan tim membantu para anggotanya mengembangkan kekuatan mereka dan meminimaze kelemahan-kelemahan mereka serta mengatasi permasalahan secara bersama-sama, serta mampu membuahkan pemahaman yang lebih baik di antara para anggotanya, inilah yang merupakan faktor penting menentukan keberhasilan organisasi. Dalam buku panduan ini akan membahas pula tentang pengertian dan maksud pembentukan kelompok yang efektif dan proses pembentukan kelompok. Pengertian tim dan ciri-ciri tim yang efektif, menerapkan kerja sama dalam membangun tim serta pemecahan masalah secara win win solution. B. TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM Adapun tujuan pembelajaran umum adalah setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu menerapkan Konsep Team Building secara efektif dan efesien dalam pelaksanaan diklat. C. TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS 1. 2. 3. 4. 5. Setelah selesai pembelajaran ini peserta dapat: Menjelaskan konsepsi dasar membangun tim yang efektif; Menjelaskan peran pemimpin dan anggota dalam membangun tim; Menerapkan kerja sama dalam membangun tim yang sinergis; dan Memecahkan masalah secara win win solution; Menjelaskan langkah-langkah pemecahan masalah. D. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN 1. Konsepsi dasar membangun tim efektif a. Perbedaan kelompok dan tim; PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 2 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM b. c. d. e. f. Mengapa tim dibutuhkan; Tim yang efektif; Ciri-ciri tim yang efektif; Kriteria tim yang efektif; Manfaat membangun tim yang efektif. 2. Peran Pemimpin dan Anggota dalam Membangum Tim Efektif a. Peranan pemimpin dalam mengelola perkembangan tim b. Peranan anggota tim dalam membangun tim efektif 3. Kerja sama dalam membangun tim dinamis a. Pengertian dan unsur-unsur tim dinamis b. Tahapan perkembangan tim c. Membangun rasa kebersamaan tim d. Membangun kebanggaan tim e. Manfaat membangun tim dinamis 4. Pemecahan Masalah Secara win-win solution a. Pengertian dan respon terhadap konflik; b. Langkah-langkah penyelesaian konflik; c. Gaya tanggapan konflik. 5. Pemecahan Masalah Pengambilan Keputusan (PMPK) a. Pengertian Keputusan dan Pengambilan Keputusan; b. Proses PMPK Yang Rasional; c. Tipe-Tipe Keputusan; d. Beberapa Cara Pengambilan Keputusan; e. Keuntungan Pencapaian Konsensus Kelompok. 6. Simulasi a. Ice Breaking; b. Tim Kerja; c. Game Mengatasi Konflik; d. Game Pengambilan Keputusan. 7. Penutup PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 3 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM TUJUAN PEMBELAJARAN Peserta diharapkan dapat memahami konsepsi dasar membangun sebuah tim yang efektif. A. LATAR BELAKANG Sebelum membahas pengembangan tim, kita perlu membatasi apa yang kita maksudkan dengan kata tim dan bagaimana tim berbeda dengan kelompok. “Kelompok” adalah sejumlah individu yang berkumpul berdasarkan persamaan ciri-ciri atau kepentingan. Sedangkan “Tim” adalah jenis khas kelompok kerja yang terorganisir dan dikelola secara berbeda dengan jenis kelompok kerja lainnya (Jerry Spiegel CT, 1997). Contoh: tim basket, tim sepak bola, tim paskibraka dan sebagainya, jelasnya tim merupakan sebuah kelompok yang secara spesifik memiliki tujuan tertentu. Di bawah ini diuraikan secara detail perbedaan antara kelompok dengan tim oleh Robert B. Maddux dalam bukunya Team Building membedakan keduanya sebagai berikut. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. KELOMPOK Anggota menganggap pengelompokan mereka semata-mata untuk kepentingan administratif. Individu bekerja secara mandiri, kadang-kadang berbeda tujuan dengan individu yang lainnya. Anggota cenderung memperhatikan dirinya sendiri karena tidak dilibatkan dalam penetapan sasaran, terkadang pendekatannya hanya sebagai tenaga bayaran. Anggota diperintah untuk mengerjakan pekerjaan, bukan diminta saran untuk mencapai sasaran terbaik. Anggota tidak percaya pada motif rekan-rekan kerjanya karena tidak memahami peran anggota lainnya, menyatakan pendapat atau menyampaikan kritik dianggap sebagai upaya memecah belah. Anggota kelompok sangat berhati-hati dalam menyampaikan pendapatnya karena kurang saling toleransi. Apabila menerima pelatihan yang memadai dalam penerapannya sangat dibatasi oleh pimpinan. Anggota berada dalam suatu konflik tanpa mengetahui sebab dan cara pemecahan masalahnya. Anggota tidak didorong untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 4 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 2. 3. 4. 5. 6. 7. 9. TIM 1. Anggota menyadari ketergantungan di antara mereka dan memahami bahwa sasaran pribadi maupun tim paling baik dicapai dengan cara saling mendukung. Waktu akan sangat efektif karena masing-masing memahami dan tidak mencari keuntungan di atas anggota tim yang lain; Anggota tim ikut merasa memiliki pekerjaan dan organisasinya (sense of belonging) karena mereka memiliki komitmen terhadap sasaran yang akan dicapai; Anggota memiliki kontribusi terhadap keberhasilan organisasi. Anggota bekerja dalam suasana saling percaya dan didorong untuk mengungkapkan ide, pendapat, ketidaksetujuan serta mencetuskan perasaan secara terbuka, pertanyaan yang muncul akan disambut dengan baik. Anggota menjalankan komunikasi dengan tulus, mereka saling memahami sudut pandang masing-masing. Para anggota didorong untuk menambah keterampilan dan menerapkannya dalam tim, mereka menerima dukungan penuh dari tim. Mereka menyadari bahwa konflik dalam tim merupakan hal yang wajar, karena dengan konflik merupakan kesempatan untuk mengembangkan ide dan kreatifitas, apabila terjadi suatu konflik akan diselesaikan secara konstruktif. Anggota berpartisipasi aktif dalam pengambilan keputusan yang mempengaruhi tim, meskipun mereka menyadari bahwa keputusan tetap di tangan pemimpin apabila tim menemui jalan buntu, tujuannya adalah memperoleh hasil yang positif. B. MENGAPA TIM DIBUTUHKAN 1. 2. 3. 4. Untuk mempercepat pengambilan keputusan dalam organisasi, kini banyak organisasi perusahaan mengubah strukturnya menjadi struktur yang berdasarkan tim kerja (team based organization) Oleh karenanya dituntut adanya pemberdayaan dan kekompakan kerja (Ray & Bronstein, 1995). Kepemimpinan global sekarang ini memasuki tahap versi 3,0, di mana cara kerja mereka lebih berorientasi pada ”Team Building” (Majalah Swa, 2008). Karena tim dapat menghasilkan lebih banyak dan lebih baik dalam menyelesaikan masalah daripada yang dapat dilakukan individu-individu (Blanchard, 1988). Perubahan terus-menerus yang dihadapi manajemen berakibat adanya pergerakan yang mengarah pada kolaborasi, kerja sama, dan tim, sehingga para manajer dituntut mampu berkolaborasi dan membangun tim yang efektif (Robinson, 1990). PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 5 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM C. CIRI-CIRI TIM EFEKTIF Dalam buku Achieving Goals Through Team Work, dikemukakan bahwa ciri-ciri tim yang efektif adalah sebagai berikut. 1. Tim merupakan kumpulan orang-orang yang bekerja sama dengan tujuan tertentu, demi mencapai sasaran-sasaran yang jelas dengan diketahui oleh semua anggota tim dalam suasana saling mempercayai dan penuh percaya diri serta mengutamakan unjuk kerja. 2. Anggota kelompok bersedia menerima berbagai perbedaan dan sumbangan pemikiran serta masing-masing individu memiliki peran yang berbeda-beda. 3. Pemecahan masalah dilaksanakan secara positif tanpa melibatkan kebencian individu. 4. Para anggota dan pimpinan tim bersedia berbagi ilmu, pengetahuan, informasi, dan keterampilan agar seluruh tim memiliki kemampuan yang sama, sehingga tidak terjadi penonjolan pribadi. 5. Apabila terjadi perbedaan pendapat mereka akan duduk bersama dan memecahkan permasalahan yang ada dengan kepala dingin dan terbuka. 6. Pembagian dan pendelegasian tanggung jawab dengan orang-orang yang bekerja secara mandiri tetapi tetap dalam kerangka kerja sama. 7. Berbagai saran untuk memperbaiki kinerja organisasi diterima dengan baik walaupun berasal dari anggota tim yang lain. 8. Seluruh anggota tim tidak ragu-ragu mengambil inisiatif dan tindakan yang diperlukan, tanpa merasa cemas akan suara yang berbeda pendapat. D. KRITERIA TIM YANG EFEKTIF Small Size (jumlah ideal maksimum 10 orang) Complementary Competencies (3 kompetensi dasar: attitude (sikap dan perilaku, knowledge (pengetahuan), skills (keterampilan problem solving dan decesion making) Common sense (memiliki visi dan tujuan umum yang mampu memberikan arah serta komitmen anggota tim) Special goals (menerjemahkan visi dan tujuan umum ke dalam target-target spesifik, terukur, dan realistik). Common aprroach (kesepakatan akan pola, pola serta pendekatan dalam mencapai sasaran) Mutual accountability (tim memiliki tanggung jawab baik secara individu maupun kelompok). PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 6 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM E. MANFAAT MEMBANGUN TIM YANG EFEKTIF Robert B. Maddux dalam bukunya Team Building, mengatakan bahwa manfaat membangun tim yang efektif adalah sebagai berikut. 1. Sasaran yang realistis ditentukan dan dapat dicapai secara optimal. 2. Anggota tim dan pemimpin tim memiliki komitmen untuk saling mendukung satu sama lain agar tim berhasil. 3. Anggota tim memahami prioritas anggota lainnya, dapat saling membantu satu sama lain. 4. Komunikasi bersifat terbuka, diskusi cara kerja baru atau memperbaiki kinerja lebih berjalan secara baik, karena anggota tim terdorong untuk lebih memikirkan permasalahannya. 5. Pemecahan masalah lebih efektif karena kemampuan tim lebih memadai. 6. Umpan balik kinerja lebih memadai karena anggota tim mengetahui apa yang diharapkan dan dapat membandingkan kinerja mereka terhadap sasaran tim. 8. Konflik diterima sebagai hal yang wajar, dan dianggap sebagai kesempatan untuk menyelesaikan masalah, melalui diskusi tersebut konflik bisa diselesaikan secara maksimal. 9. Keseimbangan tercapainya produktivitas tim dengan pemenuhan kebutuhan pribadi. 10. Tim dihargai atas hasil yang sangat baik, dan setiap anggota dipuji atas kontribusi pribadinya. 11. Anggota kelompok termotivasi untuk mengeluarkan ide-idenya dan mengujinya serta menularkan dan mengembangkan potensi dirinya secara maksimal. 12. Anggota kelompok menyadari pentingnya disiplin sebagai kebiasaan kerja dan menyesuaikan perilakunya untuk mencapai standar kelompok. 13. Anggota kelompok lebih berprestasi dalam bekerja sama dengan tim dan tim lainnya. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa banyak keuntungan bekerja dalam tim dibandingkan dengan bekerja secara individu, oleh karena itu sangat disarankan untuk bekerja dalam tim agar hasilnya lebih maksimal. Mengingat betapa pentingnya tim dalam mewujudkan kinerja organisasi sehingga dalam kehidupan sehari-hari banyak dibentuk tim. Terlepas apakah tim tersebut efektif maupun kurang efektif. F. RANGKUMAN Apakah sama antara kelompok dengan tim? Kelompok belum tentu tim, namun tim pasti merupakan suatu kelompok. Dalam Kelompok anggota menganggap pengelompokan mereka semata-mata untuk kepentingan administratif. Individu bekerja secara mandiri, kadang-kadang berbeda tujuan dengan individu yang lainnya. Sedangkan tim adalah satu kelompok orang yang bersama-sama bertanggung jawab atas sasaran-sasaran dan yang membutuhkan kerja untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 7 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Mengapa tim dibutuhkan, pada organisasi modern sekarang ini, karena tim dapat menghasilkan lebih banyak dan lebih baik dalam menyelesaikan masalah daripada yang dapat dilakukan individu-individu. Beberapa manfaat dalam membangun tim yang efektif adalah Sasaran yang realistis ditentukan, dan dapat dicapai secara optimal, anggota tim dan pemimpin tim memiliki komitmen untuk saling mendukung satu sama lain agar tim berhasil, serta komunikasi bersifat terbuka, diskusi cara kerja baru atau memperbaiki kinerja lebih berjalan secara baik, karena anggota tim terdorong untuk lebih memikirkan permasalahannya. G. LATIHAN 1. Apa yang membedakan kelompok (group) dan tim (team)? 2. Sebutkan beberapa alasan mengapa tim dibutuhkan! 3. Sebutkan ciri-ciri tim yang efektif! 4. Sebutkan kriteria tim yang efektif! 5. Apa saja manfaat dalam membangun tim yang efektif! PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 8 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah selesai pembelajaran peserta diharapkan dapat memahami peran pemimpin dan anggota dalam membangun sebuah tim yang efektif. Membangun sebuah tim yang solid memerlukan seorang leader sebagai kontrol dan penyeimbang dalam sebuah tim. Tugas pemimpin tidaklah ringan, ia harus memahami karakter timnya dan mampu berperan sebagai konsultan proses bagi timnya. Pemimpin yang cermat menyadari perlunya tim yang efektif untuk itu pemimpin tim selalu dituntut melakukan cara berpikir yang baru, sehingga selalu dapat mempertahankan dan meningkatkan kinerja tim. Sebaliknya tanpa anggota dalam tim menjadikan pemimpin tidak menjadi apa-apa. A. PERANAN PEMIMPIN DALAM MENGELOLA PERKEMBANGAN TIM Perkembangan tim tidak berjalan sesuai dengan garis lurus bergerak maju, tetapi mengalami pancaroba, sehingga peranan pemimpin dalam mengelola sangat dibutuhkan. Tahapan perkembangan tim dimulai dari menata, menstabilkan, berjuang untuk maju, mencapai keberhasilan dan berhenti atau memulai lagi dengan misi baru (Dikutip dalam buku “Leading Your Team”). 1. Memulai a. membantu anggota untuk saling mengenal b. menetapkan tujuan c. menggambarkan visi tentang keberhasilan berprestasi d. meminta pendapat tindakan apa yang diprioritaskan e. menentukan apa yang harus dilakukan oleh anggota tim f. membimbing anggota dalam mencapai tujuan. 2. Menata Pada tahapan ini akan terjadi pertengkaran, persaingan sesama anggota, pemimpin harus melihat ini suatu yang alami untuk mencapai kedewasaan tim, namun perlu PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 9 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM menatanya agar tidak menjadi konflik pribadi. Oleh karenanya pemimpin tim harus memberikan contoh perilaku yang harus diikuti oleh anggota tim, pemimpin tim harus memberikan konstribusi dalam pencapaian efektivitas yang berfokus pada kualitas kerja. Berikut ini peran menata dalam proses pencapaian tujuan: a. cobalah untuk tetap tenang b. bantulah tim untuk menyelesaikan masalah hubungan yang jelas c.berfokuslah terhadap isu (masalah) bukan individu d. jadwalkan waktu untuk menyelesaikan masalah apapun yang masih tergantung e. buatlah kesepakatan tentang peran dan batasan f. Buatlah orang menerima dan menghadapi konflik secara konstruktif 3. Stabilitas Pemimpin harus menangani setiap persoalan dalam tim agar keseimbangan tim tetap terjaga, pemimpin harus percaya bahwa setiap anggota tim adalah berharga dan pastikan anggota tim mempunyai peran dan tanggung jawab masing-masing. 4. Berjuang Pada tahap ini tim benar-benar telah mencapai kinerja yang tinggi. Tim sedang menuju visinya dan sasaran penting sudah terlihat, pada tahap ini tim membangun kerja sama yang akrab. Tim sedang berjuang menghadapi resiko namun lebih dari sekedar mampu mengadopsi perilaku yang posisif terhadap resiko dan menyadari bermain aman. 5. Berhasil Suatu tim ketika secara konsisten mencapai hal yang luar biasa, mempunyai hasrat untuk peningkatan berkelanjutan, untuk meraih sasaran berikutnya. Untuk mencapai keberhasilan diperlukan tindakan berikut ini: a. tetaplah fokus pada tim kerja, lakukan bahkan lebih baik lagi; b. tingkatlah ketergantungan sesama anggota; c. buatlah pasangan atau kelompok kecil untuk menyelesaikan masalah; d. mintalah presentasi formal tentang menangani isu; e. berikan sumber daya dan dorongan untuk petumbuhan tim; f. bersikaplah seperti pemain tim; g. anggaplah setiap tugas sebagai peluang untuk kerja tim; h. andalkan komitmen bukan kontrol; i. berikan penekanan pada imbalan tim bukan individual; j. manfaatkan potensi setiap orang melalui tantangan kerja, pelatihan teratur, Dan pengembangan karir. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 10 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 6. Berhenti Pada tahap ini tim berhenti untuk berjalan atau mungkin bergabung dalam tim baru untuk menghadapi tantangan baru. Bagaimana pemimpin mengakhiri dengan merayakan kebersamaan selama ini dan akan mengingatkan anggota tim terhadap tahap ini dengan lebih yakin, sehingga anggota tim akan dengan senang hati bergabung dengan tim yang anda pimpin dimasa akan datang. Sejalan dengan pemikiran Peter Senge bahwa pada dasarnya dalam membangun tim yang efektif mempunyai tahapan sebagai berikut: OO Forming (pencairan bentuk) OO OO OO Storming (mencari jati diri tim) Performing (tim mulai menunjukkan kinerja) Transforming (tim mulai terbiasa dengan budaya kerja baru) Pemimpin tim harus memiliki kerangka kerja dan berfikir secara lengkap/menyeluruh. Pemimpin perlu lebih memahami tim dan karakteristik individu dari tiap anggota serta mengatur tugas. B. PERANAN ANGGOTA DALAM MEMBANGUN TIM EFEKTIF Ketika orang berkumpul untuk membentuk tim, sejumlah dinamika terjadi berkesinambungan. Ada anggota yang sangat berorientasi pada sasaran, sementara anggota lainnya sibuk membangun hubungan antarpribadi para anggota. Seringkali anggota mempertanyakan berbagai masalah menyangkut diri mereka seperti pengaruh, keahlian, manajemen konflik, pengambilan keputusan, dan peran. Tindakan mempertanyakan hal-hal tersebut adalah bagian penting dari perkembangan tim yang efektif. Selagi tim mengalami kemajuan, anggota tim memantapkan diri ke dalam ”peran” perorangan atas persetujuan bersama. Peranan itu mencakup aspek tugas dan proses. Membangun suatu tim yang efektif tergantung bagaimana hubungan dinamika tugas dan proses itu ditangani. Di bawah ini diuraikan peran tugas dari anggota tim (Jerry Spiegel CT, 1997) Peran Tugas 1. Memberi informasi Salah satu bentuk kontribusi anggota tim adalah ketika anggota mengungkapkan pikiran atau fakta-fakta melalui komunikasi. Tukar menukar informasi atau pendapat anggota biasanya dilakukan dalam konteks menawarkan data atau informasi. Untuk mengelola bentuk komunikasi ini, pemimpin tim harus memastikan adanya keseimbangan antara arus bebas informasi dan satu proses teratur yang memastikan PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 11 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM setiap anggota memiliki kesempatan mengungkapkan pendapat, fakta atau informasi mereka. 2. Mencari informasi Dalam peran ini, anggota mengajukan pertanyaan, meminta fakta-fakta, meminta nasehat dan menanyakan pendapat anggota lain. Peran ini penting karena membantu menjelaskan topik-topik diskusi. 3. Memprakarsai Meskipun tugas ini dipandang sebagai peran dari pemimpin namun tindakan memprakarsai mempunyai arti penting bagi anggota untuk bertanggung jawab dalam memprakarsai tugas-tugas atau sasaran-sasaran di bidang keahlian mereka atau di bidang yang mereka anggap penting. 4. Menetapkan standar atau aturan Dalam peran sebagai penatap standar, pemimpin tim menetapkan norma-norma dan batas-batas perilaku. Aturan ini terkadang disebut sebagai ”rambu-rambu lalu lintas” Contohnya adalah tiap anggota tidak berebutan berbicara di dalam rapat, atau keputusan diambil bersama. Namun faktor penting berjalan tidaknya standar aturan itu adalah bahwa setiap anggota tim menerima peraturan itu dan berperan dalam pelaksanaannya. 5. Menjelaskan Anggota tim dapat menafsirkan dan menjabarkan gagasan atau saran-saran, menjelaskan kembali istilah-istilah, dan mengatakan kembali pendapat-pendapat anggota tim lainnya. Peran ini penting karena membantu anggota dalam memahami topik pembicaraan lain. 6. Merangkum Para anggota tim dapat menyatukan kembali gagasan, pendapat, atau saran dengan sistematis. Tindakan merangkum memberikan kejelasan kepada anggota mengenai suatu masalah, keputusan, atau kesimpulan. 7. Menguji kesepakatan Setiap anggota dapat mengecek posisi tim melalui jejak pendapat atau pengambilan suara formal. Proses ini penting dalam mengambil keputusan, menyelesaikan perselisihan, dan memformulasikan posisi-posisi. Peran Proses Dibandingkan dengan peran tugas, yang memusat pada ”apa” dan ”mengapa” dalam tim, peran proses mengarah pada kebutuhan-kebutuhan tim dalam komitmen, ketergantungan, serta keterlibatan. Kebutuhan-kebutuhan tim ini lebih bersifat emosi dan berkaitan dengan kebutuhan akan penghargaan diri serta ego perorangan. Jadi peran proses ini dapat berperilaku positif tetapi juga negatif. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 12 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 1. Memberi Dukungan dan Dorongan Peran positif ini diwujudkan melalui sikap ramah, hangat dan responsif terhadap sumbangsih anggota lain. Akibat peran ini terciptanya iklim saling mendukung dan percaya hal ini membantu efektivitas tim. 2. Menjadi penyelaras dan Penengah Peran positif lain adalah anggota berperan sebagai penyelaras atau penengah yang terwujud pada anggota yang menawarkan diri untuk bernegoisasi, mengakui kesalahan yang terjadi, atau mengubah suatu pendapat demi keutuhan tim. Menjaga kekompakkan kelompok adalah satu aspek peran yang penting membangun tim efektif. 3. Menjaga Gerbang Peran ini mencakup tindakan membantu agar saluran komunikasi tetap terbuka di antara anggota dan menaruh minat terhadap pendapat serta perasaan anggota. 4. Tindakan Menentang Menentang dianggap sebagai peran positif. Keterampilan yang diperlukan untuk peran ini adalah kemampuan untuk secara langsung menangani anggota yang membuat onar dengan tenang tapi tegas. Peran sebagai penentang dapat mencakup kemampuan memberikan umpan balik yang jujur dan sesuai menurut waktu yang tepat. 5. Menarik Diri Peran ini dianggap negatif, karena berperilaku pasif atau acuh, melamun, tidak menaruh perhatian pada pembicaraan. 6. Menghambat Peran ini dikaitkan dengan mengalihkan pokok pembicaraan dalam diskusi, menceritakan pengalaman pribadi yang berhubungan dengan persoalan yang sedang dibahas, terlalu banyak membantah dalam satu persoalan, dan menantang pendapat orang lain tanpa pertimbangan apa pun. 7. Mendominasi Peran ini berperilaku negatif karena berbicara berlebihan, menyela orang lain, mencari muka dengan mengritik dan menyalahkan orang lain. 8. Memikirkan Diri Sendiri Peran ini terlalu menonjolkan kepentingan peribadi daripada kepentingan tim, mencoba mempengaruhi orang lain supaya bersimpati dengan kemalangannya serta menyesali situasinya. Untuk menangani perilaku proses negatif anggota dalam tim, pemimpin atau anggota lain harus mengambil tindakan cepat untuk mengekang perilaku-perilkau negatif itu, dengan pendekatan pertemuan empat mata sebagai konseling pribadi. Apabila tidak berhasil PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 13 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM individu tersebut dihadapkan pada semua anggota tim dan mengambil keputusan memecat sebagai anggota tim atau dipertahankan dengan berbagai syarat. C. RANGKUMAN Membangun sebuah tim yang solid memerlukan seorang leader sebagai kontrol dan penyeimbang dalam sebuah tim. Tugas pemimpin tidaklah ringan, ia harus memahami karakter timnya dan mampu berperan sebagai konsultan proses bagi timnya, karena membangun tim tidak berjalan sesuai dengan garis lurus bergerak maju dalam perkembangannya, tetapi mengalami pancaroba, sehingga peranan pemimpin dalam mengelola sangat dibutuhkan. Tahapan perkembangan tim dimulai dari menata, menstabilkan, berjuang untuk maju, mencapai keberhasilan dan berhenti atau memulai lagi dengan misi baru. Oleh karenanya pemimpin tim harus memiliki kerangka kerja dan berfikir secara lengkap/menyeluruh. Pemimpin perlu lebih memahami tim dan karakteristik individu dari tiap anggota serta mengatur tugas, karena ketika orang berkumpul untuk membentuk tim, sejumlah dinamika terjadi berkesinambungan. Ada anggota yang sangat berorientasi pada sasaran, sementara anggota lainnya sibuk membangun hubungan antarpribadi para anggota. Seringkali anggota mempertanyakan berbagai masalah menyangkut diri mereka seperti pengaruh, keahlian, manajemen konflik, pengambilan keputusan, dan peran. Tindakan mempertanyakan hal-hal tersebut adalah bagian penting dari perkembangan tim yang efektif. Selagi tim mengalami kemajuan, anggota tim memantapkan diri ke dalam ”peran” perorangan atas persutujuan bersama. Peranan itu mencakup aspek tugas dan proses. Membangun suatu tim yang efektif tergantung bagaimana hubungan dinamika tugas dan proses itu ditangani. D. LATIHAN 1. Berikan alasan mengapa dalam membangun sebuah tim yang solid diperlukan seorang pemimpin? 2. Langkah-langkah apa yang dilakukan seorang pemimpin pada saat memulai membentuk suatu tim? 3. Sebutkan tahapan-tahapan dalam membangun tim yang efektif menurut Peter Senge! 4. Peranan dari anggota tim mencakup aspek tugas dan proses. Sebutkan peran tugastugas dari anggota tim! 5. Sebutkan pula peran proses anggota tim dalam membangun tim! PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 14 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah selesai pembelajaran peserta diharapkan dapat memahami dan menerapkan pola pemikiran maupun aplikasi teknis kerja sama dalam membangun sebuah tim yang efektif. A. PENGERTIAN DAN UNSUR-UNSUR TIM YANG DINAMIS Apabila berbicara tentang tim, maka ada tim yang dapat mencapai suatu prestasi yang tinggi, namun juga ada yang hanya bertahan beberapa hari saja. Untuk itu diperlukan suatu usaha maksimal akan mampu berperan sebagai tim yang dinamis. Tim dinamis adalah tim yang memiliki kinerja yang sangat tinggi, yang dapat memanfaatkan segala energi yang ada dalam tim tersebut untuk menghasilkan sesuatu yang bernilai. Tim dinamis merupakan tim yang penuh dengan rasa percaya diri, yang anggotanya menyadari kekuatan dan kelemahannya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan bersama. Dalam buku Membangun Tim Yang Dinamis karya Richard Y. Chang, tim yang dinamis memiliki unsur-unsur di bawah ini. 1. Jelas Visi dan Tujuannya Visi adalah gambaran akan datang yang merupakan cita-cita, visi ini digambarkan dalam bentuk misi. Suatu organisasi atau tim yang dinamis harus mampu menjelaskan misi tersebut ke dalam tujuan-tujuan tim baik tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Tanpa memiliki tujuan yang jelas tim tidak akan mengetahui ke arah yang hendak dituju. Tujuan dan sasaran ini harus dipahami oleh seluruh anggota tim sebab hal ini akan meningkatkan komitmen di antara mereka. Pemimpin yang dinamis harus mampu memastikan bahwa semua anggota kelompok terlibat dalam perumusan tujuan tim. 2. Beroperasi Secara Kreatif Dalam pelaksanaan kerja tim sangat kreatif dan dinamis dengan memperhitungkan resiko yang ada dan selalu mencoba cara berbeda dalam melakukan sesuatu. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 15 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Mereka tidak takut menghadapi kegagalan-kegagalan dan selalu mencari-cari peluang untuk mengimplementasikan teknik yang baru, mereka bersikap luwes dan kreatif dalam memecahkan setiap permasalahan. 3. Fokus Pada Hasil Tim yang dinamis mampu menghasilkan lampauan kemampuan jumlah individu yang menjadi anggotanya. Para anggota tim secara terus menerus memenuhi komitmen waktu, anggaran, produktivitas, dan mutu produktivitas optimal yang merupakan tujuan bersama. 4. Memperjelas Peran dan Tanggungjawab Peran dan tanggungjawab anggota tim jelas. Setiap anggota tim mengetahui dengan jelas apa yang diharapkan dari timnya dan mengetahui dengan jelas peran temannya dalam tim. Tim yang dinamis selalu memperbaharui peran dan tanggungjawab anggotanya sesuai dengan perubahan tuntutan, sasaran, dan teknologi. 5. Diorganisasikan Dengan Baik Tim yang dinamis menjalankan fungsi-fungsi manajemen dengan baik, menetapkan prosedur serta kebijakan dengan jelas. Tim juga menginventarisir jenis keterampilan yang dimiliki oleh para anggota timnya. 6. Dibangun di Atas Kekuatan Individu Kompetensi individu sangat diperhatikan sehingga pimpinan tim memahami betul kekuatan dan kelemahan anggota timnya. Oleh karena itu program pembinaan sangat diharapkan. Pimpinan tim sangat memperhatikan pemberdayaan timnya sehingga dalam proses pemberdayaan disesuaikan dengan kompetensi anggota tim. 7. Saling Mendukung Dalam tim yang dinamis kepemimpinan dibagi di antara para anggotanya, dalam hal ini tidak ada pimpinan yang mutlak. Setiap anggota tim memiliki kesempatan yang sama untuk menjadi pimpinan tim. Meskipun demikian peran supervisor masih dianggap ada, dan dalam tim dinamis menghargai keunikan setiap individu. 8. Mengembangkan Sinergi Tim Tim yang berkinerja tinggi memiliki anggota yang secara antusias dan sungguhsungguh bekerja secara bersama dengan tingkat keterlibatan dan energi kelompok yang tinggi (bersinergi). 9. Menyelesaikan Ketidaksepakatan Perbedaan persepsi dan ketidaksepakatan akan terjadi dalam setiap tim. Tim dinamis menganggap bahwa konflik merupakan suatu wahana untuk hal-hal yang PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 16 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM lebih positif. Segala konflik akan diselesaikan dengan pendekatan secara terbuka dengan teknik kolaborasi. 10. Berkomunikasi Secara Terbuka Pembicaraannya secara asersi yakni bicara yang lugas, jujur tetapi tidak melukai pihak lain. Masing-masing anggota kelompok saling memberi dan menerima saran dari anggota kelompok yang lain, komunikasi dilakukan secara timbal balik dan untuk kepentingan bersama. 11. Membuat Keputusan Secara Obyektif Dalam pemecahan masalah menggunakan pendekatan yang mantap dan proaktif. Keputusan dicapai melalui konsensus, setiap anggota kelompok bersedia dan mendukung keputusan tersebut, anggota kelompok bebas mengutarakan pendapat dan ide-idenya serta mendukung rencana yang telah ditetapkan. 12. Mengevaluasi Efektivitas Sendiri Evaluasi dilaksanakan secara terus menerus dengan tujuan untuk melihat bagaimanakah pelaksanaan rencana selama ini. Penyempurnaan dilaksanakan secara berkelanjutan dan manajemen proaktif. Apabila muncul masalah kinerja, mereka bisa segera memecahkannya sebelum menjadi permasalahan yang serius. Dalam rangka mewujudkan tim yang dinamis tidak semudah membalikkan tangan kita, tetapi merupakan rangkaian perkembangan setahap demi setahap. Menurut Richard Y. Chang tim yang dinamis membutuhkan perencanaan yang strategis, pelaksanaan dan sistematis serta kinerja yang optimal, dengan beberapa tahapan. 1. 2. Menetapkan Arah (Drive) Dalam tahap ini tim harus menfokuskan pada misinya dan membuat garis besar strategi yang akan ditempuh serta menetapkan tujuan, prioritas, dan prosedur kerja, serta peraturan bagi tim. Bergerak (Strive) Peran dan tanggungjawab anggota tim ditetapkan dengan jelas, beberapa kendala akan dihadapi dengan penuh bijaksana bersama dengan seluruh anggota tim, sehingga seluruh permasalahan dapat dihadapi dengan arif dan bijaksana. 3. Mempercepat gerak (Thrive) Fase ini dimungkinkan untuk meningkatkan produktifitas secara maksimal, dalam memecahkan masalah menggunakan umpan balik dan sesama anggota, manajemen konflik, kerja sama dan pembuatan keputusan yang efektif. Penguasaan terhadap wilayah secara cepat dan efektif dengan daya tahan yang tangguh. 4. Sampai (Arrive) Dengan kerja sama tim yang kompak tim akan mencapai puncak dengan mengatasi semua kendala yang pada akhirnya mencapai prestasi kerja yang luar biasa. Namun apabila dalam fase ini belum mencapai puncak idealnya adalah meninjau kembali PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 17 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM tim dengan melakukan konsolidasi internal, sekaligus menelaah kembali sasaransasaran yang telah ada, masih relevan atau tidak. B. MEMBANGUN KEBERSAMAAN TIM Tahapan-tahapan dalam membangun tim yang dinamis akan berjalan dengan seksama apabila para anggota tim mampu membangun rasa kebersamaan secara efektif. Untuk membangun kebersamaan dalam tim maka setiap anggota kelompok harus mampu untuk menerima keragaman anggota tim. Tim akan efektif apabila dibangun berdasarkan kebersamaan, tidak memandang pangkat, suku dan golongan, menunjukkan rasa saling percaya, saling menghargai dan dilandasi oleh keterbukaan. Oleh karena itu tim harus memiliki karakteristik yang berorientasi pada opini, berorientasi pada persamaan serta pada tujuan. Penjabaran karakteristik adalah seperti di bawah ini: 1. Orientasi Opini a Berlawanan dengan orang yang bersifat dogmatis, akan mengarahkan pada tindakan tidak mengutuk orang lain. b Memperkenalkan gagasannya tanpa mengusulkan atau bahkan mengisyaratkan agar orang lain memberi posisi istimewa pada gagasannya. c Saling meminta ide dari anggota kelompok yang lain, bukan berorientasi pada gagasan perorangan. d Tidak hanya menfokuskan pada idenya sendiri, tetapi menginvestigasi pendapat orang lain. 2. Orientasi Persamaan a Anggota tim yang berorientasi pada persamaan melihat keragaman sebagai suatu keunggulan, perbedaan yang dimiliki dapat dipakai untuk mengecek setiap sisi, sudut, puncak, dan dasar suatu masalah. b Mengandalkan pada semua anggota. c Kepercayaan kepada anggota tim meningkatkan produktivitas. 3. Orientasi Tujuan a Anggota kelompok yang berorientasi pada tujuan kelompok kecil kemungkinan akan konflik disebabkan oleh keunikan masing-masing kelompok. b Keseluruhan anggota tim berorientasi pada tujuan yang sama. c Anggota tim mengakui bahwa masing-masing anggota tim memiliki tujuan, dan kemungkinan tujuan tersebut bertentangan dengan tujuan tim. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 18 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM d Keunikan anggota kelompok yang muncul segera dapat diatasi, tidak dibiarkan melahirkan masalah baru. Dalam rangka membangun kerja sama tim perlu juga mengupayakan untuk meningkatkan umpan balik sesama anggota tim, memiliki komitmen untuk menyelesaikan konflik, kerja sama untuk meningkatkan kreativitas dan menangani dalam pembuatan keputusan. C. MEMBANGUN KEBANGGAAN TIM Tim yang dinamis akan senantiasa mempertahankan prestasinya secara maksimal. Oleh karena itu mempertahankan kinerja tim sangat diharapkan. Ini berarti bahwa perlu ada suatu usaha untuk memotivasi tim secara efektif agar mampu membangun kebanggaan tim. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan tim agar anggota tim mampu membangun kebanggaannya antara lain : 1. Memotivasi Anggota Tim Untuk Komitmen Dalam memotivasi ini terlebih dahulu ditentukan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi orang tersebut termotivasi dengan baik. Tanpa mengetahui hal ini proyek besarpun belum tentu merupakan faktor stimulus, dikarenakan setiap individu memiliki motif yang berbeda-beda. 2. Memotivasi Anggota Tim Yang Tidak Termotivasi Tidak setiap anggota tim memiliki motivasi yang sama, ada anggota yang produktif ada pula yang enggan berpartisipasi secara aktif. Untuk itu diperlukan beberapa strategi yang jitu, antara lain; mendapatkan nasehat dari mereka, menjadikan mereka guru, melibatkan mereka dalam presentasi, dan mendelegasikan mereka kepada proyek bintang. 3. Kunci utama lainnya adalah adanya komunikasi yang efektif, mendengarkan secara aktif, mampu memotivasi anggota tim serta menyelesaikan konflik secara efektif. D. RANGKUMAN Tim dinamis adalah tim yang memiliki kinerja yang sangat tinggi, yang dapat memanfaatkan segala energi yang ada dalam tim tersebut untuk menghasilkan sesuatu yang bernilai. Tim dinamis merupakan tim yang penuh dengan rasa percaya diri, yang anggotanya menyadari kekuatan dan kelemahannya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan bersama. Dalam buku Membangun Tim Yang Dinamis memiliki unsur-unsur: jelas visi dan tujuannya, beroperasi secara kreatif, fokus pada hasil, memperjelas peran dan PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 19 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM tanggungjawab, diorganisasikan dengan baik, dibangun di atas kekuatan individu, saling mendukung, mengembangkan sinergi tim, menyelesaikan ketidaksepakatan, berkomunikasi secara terbuka, membuat keputusan secara obyektif, mengevaluasi efektivitas sendiri, Tahapan-tahapan dalam membangun tim yang dinamis akan berjalan dengan seksama apabila para anggota tim mampu membangun rasa kebersamaan secara efektif. Untuk membangun kebersamaan dalam tim maka setiap anggota kelompok harus mampu untuk menerima keragaman anggota tim. Tim akan efektif apabila dibangun berdasarkan kebersamaan, tidak memandang pangkat, suku dan golongan, menunjukkan rasa saling percaya, saling menghargai dan dilandasi oleh keterbukaan. Oleh karena itu tim harus memiliki karakteristik yang berorientasi pada opini, berorientasi pada persamaan serta pada tujuan. E. LATIHAN 1. Apa yang dimaksud dengan tim yang dinamis? 2. Dalam membangun tim yang dinamis membutuhkan perencanaan yang strategis, pelaksanaan dan sistematis serta kinerja yang optimal, dengan beberapa tahapan, sebutkan tahapan-tahapan tersebut! 3. Sebutkan lima peran dalam tim yang berhasil! 4. Apa yang dimaksud dengan sinergi? 5. Sebutkan faktor-faktor yang diperhatikan dalam pemeliharaan tim agar anggota tim mampu membangun kebanggaannya! PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 20 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah selesai pembelajaran diharapkan para peserta Diklat dapat mempraktekkan pemecahan masalah secara win win solution. A. PENGERTIAN DAN RESPON TERHADAP KONFLIK 1. Kata konflik menimbulkan konotasi yang tidak mengenakkan, reaksi kita pada umunmya adalah negatif. Konflik sering dihubungkan dengan kekerasan, krisis, perkelahian, perang, kalah, menang, kehilangan kendali, dan lain sebagainya. 2. Konflik selalu melibatkan 2 (dua) orang atau lebih (perorangan/kelompok) yang terjadi apabila salah satu pihak merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi (Modul Leadership Laboratory, LAN). Dalam How To Manage Conflict karya Hanmer & Hogan, mengatakan bahwa konflik adalah segala macam bentuk pertikaian yang terjadi dalam organisasi, baik antarindividu, antara individu dengan kelompok, maupun kelompok yang bersifat antagonis. 3. Konflik terkait dengan persepsi pihak yang bersangkutan, yang merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi, terlepas dari atau tidak ada halangan tersebut. Jika konflik ini dibiarkan maka akan menghancurkan kemajuan tim, namun juga dapat mengarahkan pada pengambilan keputusan yang mantap bila dikelola dengan baik. Hasil dari suatu konflik tergantung pada bagaimana pengelolaannya, sehingga perlu mengenali konflik secara dini. Isyarat adanya konflik antara lain 1. Anggota kelompok memberikan komentar dan saran dengan penuh emosi. 2. Anggota tim menyerang gagasan orang lain sebelum gagasan tersebut diselesaikan. 3. Anggota tim saling menuduh bahwa mereka tidak memahami masalah yang sebenarnya. 4. Anggota tim selalu beroperasi dan menolak untuk berkompromi. 5. Anggota tim saling menyerang secara langsung pada pribadinya. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 21 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Konflik akan bertambah merebak apabila 1. Tindakan Bermusuhan a. Anggota tim memasuki permainan menang kalah b. Lebih mengutamakan kemenangan pribadi dari pada memecahkan masalah 2. Memegang Posisi dengan Kuat Anggota tim tidak melihat perlunya mencapai tujuan yang menguntungkan, mereka memegang teguh posisinya, mempersempit komunikasi dan membatasi keterlibatannya satu sama lain 3. Keterlibatan Emosional Anggota tim mempertahankan posisinya secara emosional. Cara merespon konflik: 1. konfrontasi agresif; 2. melakukan manufer negatif; 3. penundaan terus menerus; 4. bertempur secara pasif. Ada pula anggota tim merespon dari segi positif. Apabila hal ini yang terjadi maka pemecahan konflik mengarah ke hal yang positif, radar untuk respon tersebut adalah mengarahkan energi secara sehat dan langsung untuk memecahkan masalah atau tidak ada reaksi secara emosional, melakukan upaya yang menanggapinya dengan cara rasional. Respon yang tepat ini akan memperkuat tim kerja dan melancarkan jalan untuk mengatasi konflik. Menurut Bolton dalam bukunya Manajemen Konflik, sumber-sumber konflik antara lain: 1. menghalangi pencapaian sasaran perorangan; 2. kehilangan status; 3. kehilangan otonomi atau kekuasaan; 4. kehilangan sumber-sumber; 5. merasa diperlukan tidak adil; 6. mengancam nilai dan norma; 7. perbedaan persepsi dan lain sebagainya. B. LANGKAH-LANGKAH PENYELESAIAN KONFLIK 1. Mengakui Adanya Konflik Langkah ini merupakan langkah awal untuk penyelesaian konflik, tanpa diakui adanya konflik maka masalah tidak akan terpecahkan. Tim yang dinamis akan membahas konflik secara dini sehingga tidak merupakan penghalang bagi keberhasilan suatu tim yang dinamis, kearifan dari semua pihak sangat PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 22 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM diperlukan. 2. Mengidentifikasi Konflik Secara Sebenarnya Langkah ini dalam kegiatan penelitian sering disebut dengan identifikasi masalah. Kegiatan ini sangat diperlukan dan memerlukan keahlian khusus. Konflik dapat muncul dari akar masalah, tetapi juga karena masalah emosi, perlu memilah antara masalah inti dengan emosi. Masalah inti adalah masalah yang mendasari suatu konflik, misalkan ketidaksepakatan adanya tugas, sedangkan isu emosional merupakan masalah yang akan memperumit masalah tersebut, sehingga apabila terjadi hal yang demikian disarankan agar masalah inti diselesaikan terlebih dahulu. 3. Dengar Semua Pendapat Lakukan kegiatan sumbang saran dengan melibatkan mereka yang terlibat konflik guna mengungkapkan pendapatnya, hindarilah pendapat benar dan salah. Bahas juga mengenai dampak konflik terhadap tim serta kinerja tim. Fokus pembicaraan pada fakta dan perilaku bukan pada perasaan atau unsur pribadi. Hindari mencaricari kesalahan orang lain, tetapi temukan mana yang terbaik jika dipandang dari sisi positif. 4. Bersama Mencari Cara Penyelesaian Konflik Dalam kegiatan ini diskusi terbuka sangat diharapkan karena dengan diskusi terbuka bisa memperluas informasi dan alternatif serta bisa mengarahkan pada rasa percaya dan hubungan yang sehat diantara yang terlibat. Dalam tim yang efektif tidak seluruh anggota kelompok menyukai satu sama lain, tetapi yang utama adalah mampu bekerja sama secara efektif. 5. Mendapatkan Kesepakatan Dan Tanggung Jawab Untuk Menemukan Solusi Memaksakan kesepakatan akan berakibat fatal, oleh karena itu doronglah anggota tim untuk bekerja sama memecahkan masalah secara terbuka dan kekeluargaan. Berusaha seluruh anggota tim menyenangi solusi yang dihasilkan. Salah satu cara yang disarankan agar orang lain mau menerima saran yang diajukan adalah memposisikan dirinya pada peran orang lain, masing-masing anggota tim mempresentasikan pandangan orang lain. 6. Menjadwal Sesi tindak Lanjut Untuk Mengkaji Solusi Pemberian tanggungjawab untuk melaksanakan komitmen sangat dihargai oleh anggota tim. Mengkaji resolusi sangat diperlukan untuk mengetahui tingkat keefektifan resolusi yang telah diberikan. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 23 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM C. GAYA TANGGAPAN KONFLIK 1. Menghindar Ciri Perilaku: a. Tidak mau berkonfrontasi; b. Mengabaikan atau melewatkan pokok permasalahan; c. Menyangkal bahwa hal tersebut merupakan masalah. Alasan Penyesuaian: a. Perbedaan yang ada terlalu kecil atau terlalu besar untuk diselesaikan; b. Usaha penyelesaian mungkin mengakibatkan rusaknya hubungan atau menciptakan masalah yang lebih kompleks. 2. Mengakomodasi Ciri Perilaku: a. Bersikap menyetujui; b. Tidak agresif, kooperatif bahkan dengan mengorbankan keinginan pribadi. Alasan Penyesuaian: Tidak sepadan resiko yang merusak hubungan dan menimbulkan ketidakselarasan secara keseluruhan. 3. Menang/Kalah (kompetisi) Ciri Perilaku: a. Konfrontatif, menuntut dan agresif; b. Harus menang dengan cara apapun. Alasan Penyesuaian: a. Yang kuat menang, harus membuktikan superioritas; b. Paling benar secara etis dan profesi. 4. Kompromi Ciri Perilaku: a. Mementingkan pencapaian sasaran utama semua pihak; b. Memelihara hubungan baik; c. Agresif namun kooperatif. Alasan Penyesuaian: a. Tidak ada ide perorangan yang sempurna; b. Seharusnya ada lebih dari satu cara yang baik dalam melakukan sesuatu; c. Harus berkorban untuk dapat menerima. 5. Penyelesaian Masalah Ciri Perilaku: a. Kebutuhan kedua belah pihak adalah sah dan penting; b. Penghargaan yang tinggi terhadap sikap saling mendukung; c. Tegas dan kooperatif. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 24 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Alasan Penyesuaian: a. Ketika pihak-pihak yang terlibat mau membicarakan secara terbuka pokok permasalahan; b. Solusi saling menguntungkan dapat ditemukan tanpa satu pihakpun dirugikan. Konflik yang mengemuka tidak bisa dihindari karena 1. perbedaan kebutuhan, tujuan dan nilai-nilai; 2. perbedaan cara pandang terhadap motif, ujaran, tindakan, dan situasi; 3. perbedaan harapan terhadap hasil suka versus tidak suka; 4. enggan untuk bekerja sama dalam membahas permasalahan, kolaborasi atau tanggung jawab. D. KAPAN MENGGUNAKAN LIMA STRATEGI KONFLIK Di bawah ini adalah situasi yang sesuai untuk menggunakan strategi konflik (Jerry Spiegel CT, 1997). Pendekatan Pemecahan Konflik Menang/Kalah (kompetesi) No. 1. 2. 3. 4. 5. Penyelesaian Masalah 1. (Kolaborasi) 2. 3. 4. 5. Menghindar 1. Situasi Yang Sesuai Apabila tindakan cepat dan tepat diperlukan. Apabila persoalannya penting dan tindakan yang tidak disukai umum terpaksa dilakukan. Apabila persoalannya sangat penting bagi kesejahteraan organisasi dan Anda tahu bahwa Anda benar Menentang orang-orang yang mengambil keuntungan dengan sikap tidak mau bekerja sama. Apabila pilihan lainnya mustahil dilaksanakan. Apabila Anda ingin memperoleh pemecahan masalah yang menyeluruh dan dua kepentingan terlalu penting untuk dikompromikan. Apabila tujuan Anda adalah belajar. Apabila Anda ingin memadukan pendapat banyak orang yang pendapatnya beragam. Apabila anda ingin memperoleh komitmen dengan menggabungkan semua kepentingan menjadi keputusan kosensus. Apabila anda ingin membereskan perasaan yang terganggu oleh satu hubungan. Apabila persoalannya remeh atau ada persoalan penting yang mendesak. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 25 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 2. 3. 4. 5. Penyesuaian Diri 1. (Mengakomodasi) 2. 3. 4. 5. 6. Kompromi 1. 2. 3. 4. 5. Apabila anda melihat tidak ada peluang untuk memuaskan minat utama anda. Apabila anda harus memberikan kesempatan kepada orang lain agar tenang dan memperoleh kembali pandangan mereka. Apabila anda menginginkan lebih banyak waktu untuk mengumpulkan informasi. Apabila orang lain mampu lebih efektif menyelesaikan konflik. Apabila anda menyadari bahwa anda melakukan kesalahan Apabila anda hendak menunjukkan pemikiran yang masuk akal Apabila persoalan yang ada lebih penting bagi orang lain daripada bagi diri anda sendiri. Apaila anda hendak membangun dukungan sosial yang kelak bermanfaat. Apabila anda ingin memperkecil kerugian yang anda derita Apabila anda ingin mendukung bawahan untuk berkembang dengan mendorong mereka belajar dari kesalahan sendiri. Apabila sasaran penting, tetapi usaha untuk mencapainya akan menimbulkan gangguan. Apabila pesaing-pesaing dengan kekuatan sepadan meraih tujuan yang sama dengan cara berbeda. Apabila anda ingin meraih penyelesaian sementara bagi persoalan rumit Apabila anda ingin mendapatkan pemecahan masalah secara bijaksana di bawah tekanan waktu. Sebagai pendukung apabila kolaborasi atau kompetisi tidak sia-sia. E. RANGKUMAN Konflik selalu melibatkan 2 (dua) orang atau lebih (perorangan/kelompok) yang terjadi apabila salah satu pihak merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalanghalangi. Isyarat adanya konflik antara lain : anggota kelompok memberikan komentar dan saran dengan penuh emosi, anggota tim menyerang gagasan orang lain sebelum gagasan tersebut diselesaikan, anggota tim saling menuduh bahwa mereka tidak memahami masalah yang sebenarnya, anggota tim selalu beroperasi dan menolak untuk berkompromi, anggota tim saling menyerang secara langsung pada pribadinya. Cara merespon konflik : konfrontasi agresif, melakukan manufer negative, penundaan terus menerus, bertempur secara pasif. Adapun langkah-langkah menyelesaikan konflik adalah sebagai berikut: mengakui adanya konflik, mengidentifikasi konflik secara PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 26 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM sebenarnya, dengar semua pendapat, bersama mencari cara penyelesaian konflik, mendapatkan kesepakatan dan tanggung jawab untuk menemukan solusi, menjadwal sesi tindak lanjut untuk mengkaji solusi. F. LATIHAN 1. Sebutkan pengertian konflik menurut Hanmer & Hogan! 2. Sebutkan sumber-sumber konflik menurut Bolton! 3. Sebutkan beberapa gaya tanggapan terhadap konflik! 4. Situasi seperti apa yang sesuai dengan strategi konflik yang menggunakan gaya tanggap Menang/kalah (kompetisi)? 5. Situasi seperti apa yang sesuai dengan strategi konflik yang menggunakan gaya tanggap menghindar? PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 27 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah selesai pembelajaran peserta diharapkan dapat menuangkan seluruh kemampuan pemikiran guna mengambil keputusan terbaik dari berbagai alternatif pada saat bekerja dalam tim. A. PENGERTIAN 1. Keputusan Suatu arah dari tindakan yang dipilih dari sejumlah kemungkinan untuk mencapai suatu sasaran yang direncanakan. 2. Pengambilan Keputusan Suatu proses dari pengamatan dan pengenalan masalah, melakukan analisis terhadap masalah tersebut dan kemudian memilih suatu tindakan dari beberapa alternatif, menilai alternatif, pemilihan alternatif yang terbaik untuk mewujudkan suatu sasaran yang telah ditetapkan. 3. Pemecahan Masalah Suatu proses pengamatan dan pengenalan serta usaha mengurangi perbedaan antara situasi yang sekarang ada dengan situasi yang diharapkan. a Identifikasi Masalah Mengenali atau mengidentifikasi masalah yang sebenarnya, menyingkirkan cara tebak-tebakan dalam pengambilan keputusan. b Cara mengidentifikasi masalah 1) Kumpulkan data awal Visi tim tentang tujuan, standar, atau sasaran tim menjadi ukuran yang digunakan untuk membandingkan kondisi yang sekarang dan kemungkinan (alternatif) tindakan. 2) Rumuskan pernyataan awal Setelah dipisahkan dengan jelas apa yang seharusnya dengan apa yang ada, kemudian dirumuskan sebuah pernyataan awal mengenai masalah tersebut sebagai hubungan diantara apa yang seharusnya dan apa yang riil ada. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 28 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 3) Kumpulkan data tambahan Mengenal lebih lanjut hal dan situasi yang tidak cocok dengan apa yang dikehendaki. 4) Identifikasi faktor-faktor pendukung 5) Membuat pernyataan akhir mengenai masalahnya c Jenis Permasalahan 1) Permasalahan sederhana a) Permasalahannya kecil b) Berdiri sendiri c) Tidak ada/kurang keterkaitannya dengan permasalahan lain d) Konsekuensi kecil e) Pemecahan tidak memerlukan pemikiran yang mendalam 2) Permasalahan rumit a) Permasalahannya besar b) Tidak berdiri sendiri c) Berkaitan dengan masalah lain d) Mengandung konsekuensi besar e) Pemecahan masalah memerlukan pemikiran mendalam B. PROSES PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG RASIONAL 1. Selidiki situasinya a Tentukan masalah b Merumuskan sasaran keputusan c Diagnosis sebab-sebab 2. Mengembangkan alternatif-alternatif pemecahan a Mencari beberapa alternatif pemecahan b Jangan menilai terlebih dahulu 3. Nilai masing-masing alternatif dan pilih yang terbaik a Nilai masing-masing alternatif b Pilih alternatif terbaik berupa ‘keputusan’ 4. Melaksanakan dan memonitor a Merencanakan pelaksanaan keputusan b Melaksanakan segera c Memonitor pelaksanaan C. TIPE-TIPE KEPUTUSAN 1. Keputusan Terprogram PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 29 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM a b 2. Keputusan yang selalu diulang kembali (misalnya keputusan mengenai pengangkatan dan penetapan gaji pegawai) Pengambilan keputusan bagi putusan terprogram berpedoman pada peraturan, ketentuan dan kebijaksanaan yang ada Keputusan Tidak Terprogram (Tidak Terstruktur) Keputusan yang diambil untuk menghadapi situasi yang rumit atau baru, misalnya keputusan mengenai pembentukan kantor yang baru Perbandingan : Terprogram Sederhana, rutin Variabel Jenis pekerjaan Tidak Terprogram Kompleks, kreatif Menggantungkan kepada Ketergantungan pada Tidak ada pedoman dari keputusan yang lalu kebijakan organisasi keputusan yang lalu Manajer tingkat bawah Pembuat keputusan Manajer tingkat atas D. BEBERAPA CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN 1. Plop (Kurangnya Tanggapan) a Seseorang mengambil keputusan sementara anggota yang lain diam (tidak punya pendapat). b Seseorang melemparkan gagasan, sebelum gagasan tersebut tuntas ditanggapi orang lain, kemudian melemparkan gagasan lain. c Tim akhirnya mengambil keputusan. d Adanya ketidakpuasan pada umumnya anggota kelompok, terutama anggota-anggota kelompok yang mengajukan gagasan tetapi kemudian tidak/kurang ditanggapi. 2. Self Authorization Seseorang mengambil keputusan dan langsung bertindak tanpa menunggu persetujuan terlebih dahulu. 3. Baiting Pengambilan keputusan dilakukan dengan cara menekan anggota lainnya (misalkan pernyataan setuju atau tidak? siapa yang tidak setuju?). 4. Authority Rule (Aturan Otoritas) a Keputusan dilakukan oleh penguasa. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 30 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM b c Ada beberapa gagasan muncul dalam tim, kemudian pimpinan tim dengan menggunakan otoritasnya mengambil keputusan. Metode ini menghemat waktu, tetapi ada kecenderungan tidak mendapat dukungan dalam pelaksanaannya dari para anggota tim, jika pimpinan tidak menjadi pendengar yang baik dan mampu mengumpulkan informasi yang benar sebagai dasar pengambilan keputusan. 5. Majority Rule Keputusan diambil dengan suara terbanyak 6. Unanimous Consent Keputusan diambil dengan cara rahasia 7. Minority a. Dua orang atau lebih bersekutu untuk mengambil keputusan, atau seseorang mengambil keputusan yang lain mendukung (Hands Clasp). b. Ungkapan yang digunakan “Ada yang tidak setuju dengan gagasan ini ? Jika tidak ada yang tidak setuju, berarti Anda semua menerima”. 8. Berdasarkan Konsensus a Setiap gagasan berikut reasoning-nya saling ditukarkan dengan gagasan lainnya dalam suatu pembahasan yang memperhatikan kriteria logis dan realistis, kemudian diambil keputusan yang paling memenuhi kriteria dimaksud. b Prosesnya memakan waktu lama, tetapi jika telah terdapat kesepakatan para anggota akan mendukung pelaksanaannya. c Konflik dianggap sebagai hal yang wajar, konflik bukan untuk dihindari tetapi untuk diatasi. 9. Berdasarkan Persetujuan Tanpa Nama Keputusan diambil dengan suara/pendapat mayoritas, tetapi masing-masing anggota tidak saling tahu tentang persetujuan yang diberikan karena dalam metode ini nama orang yang memberikan suara/pendapat dirahasiakan. E. SARAN-SARAN PRAKTIS PMPK 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Apakah masalah dapat dipecahkan? karena tidak semua masalah dapat dipecahkan Tuliskan masalahnya Definisikan masalah secara positif Apakah anda melupakan sesuatu? jaga jangan sampai ada yang terlupakan Cari informasi tambahan Gali lebih dari satu alternatif Terima gagasan baru dengan tangan terbuka Apakah dimungkinkan perubahan pada keputusan yang telah diambil? kesempatan untuk mengubah atau memperbaiki keputusan masih dimungkinkan. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 31 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM F. KEUNTUNGAN PENCAPAIAN KONSENSUS KELOMPOK 1. 2. 3. 4. 5. Informasi untuk bahan masukan lebih banyak, sehingga keputusan akan lebih baik Situasi dan masalah dilihat dari berbagai sudut pengetahuan dan pengalaman setiap individu yang mempunyai berbagai keahlian Diperolehnya suatu pengertian yang mendalam pada saat mengambil tindakan dari berbagai alternatif dengan pertimbangan rasional Hasil akhir keputusan merupakan hasil bersama Dapat dijadikan sebagai tempat pelatihan bagi anggota kelompok yang belum berpengalaman. G. RANGKUMAN Keputusan suatu arah dari tindakan yang dipilih dari sejumlah kemungkinan untuk mencapai suatu sasaran yang direncanakan, adapun pengambilan keputusan suatu proses dari pengamatan dan pengenalan masalah, melakukan analisis terhadap masalah tersebut dan kemudian memilih suatu tindakan dari beberapa alternatif, menilai alternatif, pemilihan alternatif yang terbaik untuk mewujudkan suatu sasaran yang telah ditetapkan, sedangkan pemecahan masalah Suatu proses pengamatan dan pengenalan serta usaha mengurangi perbedaan antara situasi yang sekarang ada dengan situasi yang diharapkan. Adapun tipe-tipe keputusan adalah terdiri dari Keputusan Terprogram yaitu Keputusan yang selalu diulang kembali (misalnya keputusan mengenai pengangkatan dan penetapan gaji pegawai) Serta Keputusan Tidak Terprogram (Tidak Terstruktur) yaitu keputusan yang diambil untuk menghadapi situasi yang rumit atau baru, misalnya keputusan mengenai pembentukan kantor yang baru Beberapa cara pengambilan keputusan, yaitu : Plop (kurangnya tanggapan), Self Authorization, Baiting, Authority Rule (Aturan Otoritas), Majority Rule, Unanimous Consent, Minority, Berdasarkan Konsensus, Berdasarkan Persetujuan Tanpa Nama. H. LATIHAN 1. 2. 3. 4. Sebutkan cara-cara mengidentifikasi masalah! Sebutkan cara-cara pengambilan keputusan! Apa yang disebut dengan keputusan? Sebutkan saran-saran praktis dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan! 5. Sebutkan keuntungan-keuntungan dalam mencapai konsensus! PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 32 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM A. ICE BREAKING SIMULASI 1: Kumpul Sapi 1. Peralatan Tidak ada 2. Peserta 25 - 30 Orang 3. Waktu Antara 10-15 menit 4. Tujuan Melatih kepekaan untuk membentuk suatu tim berdasarkan kesamaan yang dimiliki oleh para anggotanya. 5. Cara Bermain a. Fasilitator menyiapkan kertas undian sebanyak jumlah peserta. Peserta dibagi dalam 3 kelompok. b. Setiap peserta mengambil kertas undian yang didalamnya tertulis satu jenis suara sapi. Terdapat 3 jenis suara sapi, yaitu: ngaaaa, ngoooo, nguuuu. c. Peserta tidak boleh memperlihatkan isi kertas kepada peserta lain. d. Selanjutnya para peserta mencari kelompoknya berdasarkan suara sapi. e. Akhirnya akan terbentuk 3 kelompok berdasarkan jenis suara sapi. 6. Evaluasi a. Apa kesulitan yang dialami oleh setiap peserta? b. Bagaimana cara memerankan sapi dengan bunyi yang khas dengan baik? c. Tim seperti apa yang cepat terbentuk? d. Fasilitator dapat membahas mengapa ada peserta yang menunggu dan ada aktif bergerak mencari kelompoknya e. Bagaimana mendapatkan anggota tim dengan memahami ciri khas yang sejenis? f. Tim yang baik yang mempunyai rasa kebersamaan dan kepekaan. Sumber : Adi Sumarno”Team, Building” Andi Offset, 2006) SIMULASI 2: Tarzan & Jane 1. Peralatan Tidak ada PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 33 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 2. Peserta 20 - 30 Orang 3. Waktu Antara 10-15 menit 4. Tujuan a. Membangun konsensus. b. Membangun strategi. c. Memahami bahwa kekurangan anggota tim (terlalu gemuk atau terlalu kecil) bukan kendala untuk kinerja tim. 5. Cara Bermain a. Setiap tim akan mengekspresikan masing-masing 3 karakter yang akan dipilih. o Karakter 1 : ”Tarzan” dengan suara ”auooo” sambil tangan meninju keudara o Karakter 2 : ”Jane ” dengan suara ”heyyy” sambil tangan memegang pipi o Karakter 3 : ” Harimau” dengan suara ” aummm” sambil tangan mencakar udara o Tarzan menang lawan Harimau o Harimau menang lawan Jane o Jane menang lawan Tarzan b. Tim diberi waktu 2 menit untuk memilih urutan karakter, apakah tarzan, jane, harimau atau jane, tarzan, harimau, atau tarzan, harimau, jane. (tidak boleh memilih satu pelaku untuk 3 karakter) c. Kemudian masing-masing tim berbaris sejajar (bersaf) saling membelakangi dengan jarak 3 langkah. d. Instruktur akan memberi aba-aba. o ”satu” masing-masing setiap anggota tim undur kebelakang. o ”dua” semua anggota masing-masing tim membalik badan dan mengekspresikan karakter yang sudah dipilih. e. Selanjutnya kembali ke posisi semula dan mainkan karakter berikutnya. f. Peserta pemenang ditentukan berdasarkan hasil. 6. Evaluasi a. Apakah semua anggota tim memberikan kontribusi dalam permainan b. Apakah telah terjadi ice breaking pada kedua tim. SIMULASI 3 : The Numbers Game 1. Tujuan : a. Bagaimana Tim belajar dari pengalaman b. Kemampuan tim mengevaluasi dari pengalaman sebelumnya c. Sinergi tim dalam mencapai prestasi yang lebih baik dari sebelumnya 2. Waktu : 15- 30 Menit PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 34 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 3. Jumlah 4. Bahan : 5–7 Anggota : masing-masing kelompok 2 buah copy “The Numbers Game” dan satu pena 5. Cara Bermain : a. Ini adalah suatu kenyataan, bahwa: dengan merberikan tambahan beberapa instruksi, hasil yang dicapai akan meningkat secara signifikan. b. Membagi peserta dalam 6 kelompok. Setiap kelompok terdiri dari 5-7 orang (tergantung jumlah peserta dalam kelas). c. Instuktur membagikan masing-masing kelompok 2 lembar copyan The Number Game. d. Tim dalam kelompok akan melakukan permainan ini sebanyak dua kali. e. Yang pertama, masing-masing tim memilih satu orang mewakili tim untuk menjalankan game. f. Tim akan diberi instruksi seadanya, yaitu: hubungkan angka-angka 1–60 tanpa mengangkat pena dari kertas dengan waktu 60 detik. Hubungkan sebanyak mungkin angka-angka tersebut awalilah dari angka 1, kemudian 2, dan seterusnya. g. Sebaiknya instruktur memakai stopwatch yang ada di HP. h. Permainan kedua dilakukan seperti cara pertama (namun dilakukan pada lembar yang baru ) Sebelum dimulai berikan waktu selama 5 menit untuk tim menemukan strategi agar mendapatkan hasil yang lebih baik dari sebelumnya. i. Tim yang terbanyak menghubungkan angka adalah tim pemenang. 6. Evaluasi : a. Apakah ada perbaikan prestasi antara game pertama dan yang kedua? b. Apa strategi peserta menemukan solusinya? c. Di mana hambatan-hambatan dalam menemukan solusi? d. Apakah ada seorang pemimpin dalam proses tersebut? e. Strategi yang manakah yang terbaik? Jangan putus asa jika tidak berhasil meningkatkan perolehan anda. Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan meningkatnya perolehan pada permainan yang kedua. Pelajaran yang bisa diambil dari permainan yang beda, dan secara fisik merasakan sesuatu yang lain karena keberhasilan ini. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 35 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Sumber: Adapted from “The Numbers Game” Jhon W. Newstrom and Edward E. Scannell, Games Trainers Play, McGraw-Hill, Inc., New York, 1980. B. MEMBANGUN TIM SIMULASI 4: Potongan Kertas 1. Peralatan : a. Kertas/karton satu warna b. Gunting/cutter c. Penggaris, amplop surat 2. Peserta : Lima orang per kelompok 3. Waktu : 30 menit 4. Tujuan : a. Melatih komunikasi b. Melatih kerja sama c. Melatih kepercayaan d. Melatih rela berkorban e. Melatih peka terhadap sesuatu PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 36 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 5. Cara Bermain : a. Fasilitator membuat pola segitiga, sesuai dengan jumlah peserta dikali jumlah kelompoknya, kemudian segitiga tersebut dipotong menjadi lima bagian (kongruen). b. Potongan segitiga tersebut dipisahkan menjadi lima bagian dan dimasukkan ke dalam amplop. c. Segitiga yang sudah dibagi secara terpisah dimasukkan ke dalam amplop dengan potong segitiga yang tidak utuh. (satu amplop ada lima potong segitiganya yang tidak utuh) d. Amplop yang berisi isi potong segitiga yang tidak utuh tadi dibagikan ke setiap kelompok. e. Tugas peserta adalah membuat pola segitiga utuh dengan cara saling menukar dengan kelompok yang lain dengan syarat TIDAK BOLEH BERBICARA/MENGGUNAKAN BAHASA TUBUH. f. Posisi peserta membentuk segiempat berhadapan. Simulasi ini dilaksanakan di atas meja. g. Waktu untuk menyelesaikan tugas tersebut dibatasi hanya 15 menit. 6. Evaluasi : a. Apa hambatan-hambatan yang terjadi dalam proses tadi? b. Apakah ada yang melanggar aturan? Emosi tidak sabar c. Bagaimana bentuk kerja sama dalam game ini? d. Apa anda menjadi frustasi? e. Pada saat seseorang memegang bagian kunci tapi dia tidak tahu pemecahannya: Bagaimana perasaan Anda? Bagaimana perasaan orang lain menurut anda? Dan bagaimana perasaannya? SIMULASI 5: Bangunan Tertinggi 1. Peralatan : Kotak Korek Api dan beserta isinya 2. Peserta : Lima orang per kelompok 3. Waktu : 45 menit 4. Tujuan : a. Melatih kerja sama b. Melatih strategi c. Melatih komunikasi d. Melatih pendelegasian pemimpin 5. Cara pelaksanaan a. Peserta dibagi dalam kelompok berjumlah 5-10 orang b. Tiap kelompok dibagikan masing-masing Satu Kotak Korek Api c. Tugas tiap kelompok adalah membuat bangunan setinggi-tingginya dari batang korek api yang telah dibagikan, tanpa menyisakan satu batang pun. Bangunan tersebut diletakkan dilantai. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 37 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM d. Waktu dibatasi maksimum 30 menit dan bangunan yang menjadi pemenang adalah yang bisa bertahan tidak jatuh selama 1 menit tanpa dipegangi. 6. Evaluasi a. Pastikan tiap kelompok memiliki pemimpin b. Observasi/amati tiap kelompok, apakah pekerjaan tersebut dilakukan oleh satu dua orang saja. c. Apakah ada upaya perencanaan dan pembagian tugas? d. Apakah ada anggota kelompok yang tidak terlibat sama sekali atau menjadi penonton saja? Sumber : Internews Advanced Election Seminar SIMULASI 6: Gembala Canggih 1. Peralatan : Pluit/Semprit 2. Peserta : 7-12 orang per kelompok 3. Waktu : 15 menit 4. Tujuan : Mendemonstrasikan kerja sama dalam suatu kelompok, melatih kepekaan antara pemimpin dan orang yang dipimpin, serta mengatur strategi untuk menyelesaikan suatu masalah. 5. Cara pelaksanaan a. Peserta dibagi dalam kelompok berjumlah 7-10 orang b. Tiap kelompok dibagikan masing-masing Satu peluit c. Dalam satu kelompok, ada satu orang ditunjuk sebagai gembala dan sisanya bertindak sebagai sapi. d. Gembala akan memegang peluit, sedangkan yang bertindak sebagai sapi akan ditutup matanya dengan kain penutup. e. Dianggap ruang kelas sebagai area ”ranch”. Para sapi berdiri di sudut ruang kelas. Sapi ini akan digiring keluar kelas satu persatu oleh gembala dengan bahasa isyarat dengan alat peluit: - Prit, Prit = maju - Prit, Priiiit = ke kiri - Priiiit, prit = ke kanan - Priiiiit = mundur - Prit = Stop f. Ketika tim yang bermain diganti dengan tim yang baru, lokasi start diubah. g. Tim yang tercepat keluar dari kelas adalah pemenangnya 6. Evaluasi a. Siapa yang seharusnya bertindak sebagai gembala? b. Bagaimana cara terbaik untuk memberikan aba-aba ke masing-masing sapi? PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 38 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM c. Strategi apa yang perlu diambil agar bisa mengeluarkan sapi dengan cepat dari dalam ranch? d. Apa peran sapi supaya bisa mendukung percepatan mereka keuar dari ranch? e. Membahas dari fungsi-fungsi manajemen dan peran pemimpin Sumber : Adi Sumarno”Team, Building” Andi Offset, 2006) SIMULASI 7: Jadwal Pengajar 1. Peralatan : 6 Potongan Kertas yang berisi beberapa pernyataan 2. Peserta : 6 orang per kelompok 3. Waktu : 15 menit 4. Tujuan : a. Melatih kerja sama b. Melatih komunikasi c. Melatih kemampuan memecahkan masalah dan pengambilan keputusan d. Melatih pendelegasian pemimpin 5. Cara Bermain a. Peserta dibagi dalam kelompok berjumlah 6 orang b. Tiap kelompok dibagikan satu amplop yang berisi (6 potongan kertas). c. 6 potongan kertas tersebut didistribusikan kepada masing-masing anggota d. Tugas tiap kelompok adalah menyusun daftar pengajar sesuai dengan isi cerita yang terdapat pada satu set (6 potongan kertas) tersebut. e. Tim yang telah selesai menyusun jadwal memberi aba-aba dengan menepuk tangan. f. Waktu dibatasi maksimum 15 menit dan hasil terbaik adalah yang paling tercepat menyusun jadwal pengajar dengan tepat. 6. Evaluasi a. Bagaimana tim menerapkan strategi dalam mengungkapkan kasus ini? b. Pastikan apakah tiap kelompok memiliki fokus pada pemimpin! c. Observasi/amati tiap kelompok, apakah pekerjaan tersebut dilakukan oleh satu dua orang saja? d. Apakah ada upaya perencanaan dan pembagian tugas? e. Apakah ada anggota kelompok yang tidak terlibat sama sekali atau menjadi penonton saja? 7. Bahan Setiap anggota tim mempunyai seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana susunan jadwal pengajar di R.703 selama 4 periode pertama. Hanya ada satu susunan jadwal yang benar dan anda dapat membuktikannya. Anda diminta untuk menemukan jawabannya dalam waktu 15 menit. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 39 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Sekolah tersebut mempunyai 2 guru honorer, 4 guru tetap dan 4 kelas. Ms. Martin telah mengajar di sekolah tersebut selama 15 tahun. Mr. Lee sangat menyukai mengajar di R.700. Ms. Jones mengajar di R.701 pada periode ke-4 sangat menyukai mengajar di R.702 Team leader mengajar di R.701 pada periode ke-2. Pengajar honorer akan mengajar pada salah satu kelas pada 4 periode ke-2. Mr. Jacobs mengajar di R.700 pada periode ke-4. Mr. Lee mengajar di R.701 pada periode ke-3. Ms. Jones dan Ms. Carr tidak berteman baik sehingga mereka tidak dapat bekerja sama. Pada periode ke-1, team leader mengajar di R. 702. Team leader di sekolah tersebut telah mengajar selama 15 tahun. Ms. Carr dan Harry baru bekerja di sekolah tersebut selama 1 tahun Dalam 4 periode pertama setiap pengajar tidak akan kembali mengajar di ruang yang sama. Semua pengajar mengajar pada waktu yang sama dan berganti kelas di setiap akhir periode. Setiap pengajar menyukai kelas terbaik yang berbeda-beda selama 4 periode pertama. Pada periode ke-2, setiap pengajar mengajar di kelas yang sangat mereka sukai. Setiap pengajar mengajar setiap kelas selama 4 periode pertama. Pengajar honorer adalah guru yang baru bekerja selama 1 tahun di sekolah tersebut. SIMULASI 8 : RODA KESUKSESAN 1. Tujuan Pembelajaran a Membangun pola pikir dalam menentukan keseimbangan dan skala prioritas saat menentukan berbagai pilihan hidup yang akan menentukan kualitas kehidupan pribadi di masa yang akan dating. b Tipikal individu dapat termonitor sebagai salah satu bahan dalam menentukan tingkat efektifitas kontribusi individu dalam sebuah tim. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 40 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 2. Media Whiteboard, marker, kertas HVS, pulpen 3. Cara Bermain a. Masing-masing peserta memegang satu lembar kertas HVS dan diminta untuk membuat lingkaran dengan diameter kurang lebih 10 meter b. Kemudian buat garis diameter 4 garis seperti di bawah ini c. Dari setiap garis, dimulai dari titik tengah ke masing-masing sisi lingkaran, buat skala yang sama dengan angka 1 sampai 8 atau 10 d. Searah jarum jam, dimulai dari garis sejajar dengan angka 1 pada gambar di atas, tuliskan sebagai asumsi garis kehidupan berupa ; keuangan, hubungan antarmanusia, rekreasi, rohani, pertumbuhan diri, keluarga, kesehatan, dan karier e. Pada masing-masing garis skala pilihan dalam hidup, setiap peserta diminta untuk memberikan tanda berupa titik tebal maupun tanda silang, sesuai dengan suara hati f. Pilihan tidak dipengaruhi oleh instruktur maupun peserta lain, bebas dalam menentukan besaran angkanya g. Setiap pilihan titik tebal atau tanda silang yang satu dengan yang lainnya dihubungkan dengan garis lurus h. Setelah seluruh peserta menggabungkan masing-masing titik atau tanda silang, diperlihatkan secara acak, gambar lingkaran dari peserta yang garis penghubung tengahnya mendekati lingkaran bulat, secara teori dimasukkan dalam kategori paling ideal dalam menentukan skala prioritas pilihan-pilihan hidupnya i. Kemudian instruktur menjelaskan kepada peserta bahwa beberapa aspek yang dianggap paling berpengaruh dalam kesuksesan hidup seseorang, yaitu : 1) Keluarga yang bahagia 2) Tubuh yang sehat 3) Bisnis/karir yang berhasil PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 41 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 4) Keharmonisan dari segi rohani sesuai dengan keyakinan masing-masing 5) Hubungan antarmanusia yang baik 6) Pertumbuhan dan perkembangan pribadi 7) Manajemen keuangan yang bagus 8) Rekreasi yang menyenangkan j. Instruktur menjelaskan pula kemungkinan mengapa seseorang juga bisa gagal, dengan uraian di bawah ini : 1) Tidak ada tujuan hidup, tidak tahu apa yang diinginkan dalam hidup 2) Tidak pernah mencatat tujuan (goal visualization) 3) Tidak ingin bertanggung jawab atas tindakannya 4) Tidak efektif (NATO) 5) Pembatasan diri (tidak berhak sukses), merasa kurang percaya diri 6) Malas, tidak mau bekerja keras 7) Berteman dengan orang-orang yang salah (hidup di lingkungan yang gagal) 8) Kurang pandai dalam mengatur waktu 9) Salah memakai strategi/cara 10) Kurang pengembangan diri (jarang baca buku, majalah, cari info baru) 11) Tidak ada kesungguhan/komitmen untuk sukses 12) Kurang mendengar nurani 13) Kurang hubungan antarmanusia 14) Bodoh, sombong, menganggap diri sendiri paling hebat, berhenti belajar k. Instruktur juga memberi ilustrasi beberapa fakta berkaitan dengan kesuksesan, antara lain : 1) Sukses tidak ada kaitannya dengan umur (Nelson Mandela jadi presiden pada usia 76 tahun). 2) Kesuksesan tidak ada kaitannya dengan warna kulit, agama, keturunan (Martin Luther J King). 3) Kesuksesan tidak ada kaitannya dengan cacat fisik (Bethoven, Stevie Wonder). PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 42 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 4) Kesuksesan tidak musti harus berpendidikan tinggi (Walt Disney). 5) Kesuksesan tidak harus menjadikan latar belakang keluarganya yang kurang menguntungkan sebagai penghalang (Bill Clinton). C. GAME NEGOSIASI Simulasi 9 : Game Negosiasi 1. Tujuan Pembelajaran : Melatih tim untuk menjadi duta yang baik dalam berdiplomasi, menawar dan menerima tawaran, serta memahami masalah yang menjadi tanggungjawabnya. 2. Media : Kursi dan meja, alat tulis secukupnya, whiteboard, marker 3. Waktu : 30-45 menit 4. Cara Bermain : a Tempat duduk diatur sedemikian rupa sehingga dikondisikan ada 2 (dua) tim yang sedang berhadapan b Tim dibagi menjadi 2 grup, misalkan grup A dan grup B c Instruktur memberikan kasus yang harus dipecahkan oleh 2 grup yang sedang berhadapan, dengan mengambil latar belakang seperti pembangunan jalan tol, relokasi pantai, privatisasi BUMN, pembangunan kawasan wisata, dan sebagainya d Dalam kasus, terdapat sebuah masalah yang cukup dilematis, karena dalam setiap kebijakan selalu menyisakan permasalahan seperti harus ada penggusuran perkampungan orang-orang tidak punya, persawahan bahkan makam yang harus diratakan sebagai kawasan pengembangan proyek, dan sebagainya e Kasus diselesaikan dengan sistem negosiasi, antara 2 tim yang sedang berhadapan f Masing-masing grup diberi panduan secara lisan dan bergantian mengenai urutan-urutan instruksi yang berbeda, yang pada prinsipnya menawarkan ide-ide yang paling valid ditinjau dari kaca mata masing-masing grup PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 43 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM g Pada saat instruktur memberi informasi pada grup A maka grup B disilakan terlebih dahulu untuk keluar kelas, dan seterusnya pada saat informasiinformasi tambahan diberikan h Masing-masing grup menyampaikan tawaran-tawarannya yang dianggap paling menguntungkan karena dalam proses tawar menawar terdapat hukum jual beli, masing-masing grup harus berkorban karena pada sisi lain akan mendapatkan keuntungan i Pada akhir negosiasi, seluruh kesepakatan masing-masing grup baik yang diterima maupun yang tidak disepakati dicatat pada papan tulis j Hasil negosiasi adalah hasil final yang sudah disepakati oleh masing-masing grup k Instruktur selalu mengamati dengan cermat setiap perkembangan yang ada, dan pada akhir pembelajaran disampaikan esensi dari simulasi negosiasi, antara lain adalah seluruh anggota harus mencurahkan segala kemampuan berfikir dan beranalisis, walaupun terdapat perbedaan cara pandang namun seluruh anggota harus menerima keputusan akhir grup/tim. D. GAME PENGAMBILAN KEPUTUSAN SIMULASI 10 : Kita Bisa 1. Tujuan : Mencari pemecahan masalah selogis mungkin dari banyaknya alternative pemecahan dari masalah yang ada. 2. Media : Kursi dan meja, alat tulis secukupnya, whiteboard, marker 3. Waktu : 15-30 menit 4. Cara Bermain Fasilitator meminta para peserta diklat untuk memperhatikan sebuah kasus dalam bentuk cerita. Di akhir pembacaan cerita, para peserta pelatihan diminta untuk mencari pemecahan yang paling efektif dan rasional. Ada seseorang yang diminta untuk memotong rumput di sebuah lahan dengan luas 2 Ha dan waktu yang tersedia hanya 15 menit. Dia hanya memiliki uang sebanyak Rp 100.000 di sakunya. Apakah cara yang paling efektif untuk melakukan pekerjaan itu? PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 44 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Setiap peserta diberi waktu 10 menit. Mereka boleh mencatat, berpikir, mengonsep, dan merumuskan cara seperti apa yang paling rasional. 5. Evaluasi 1. Apa saja yang biasanya menjadi pemecahan yang diandalkan oleh peserta pelatihan dalam memecahkan kasus tersebut? 2. Siapa yang umumnya keluar sebagai pemenang? 3. Bagaimana memanfaatkan sumber daya yang ada saat ini? 4. Mengapa ada orang yang memecahkan masalah dengan cepat, tetapi ada yang lambat? 5. Mana yang lebih baik dalam memecahkan sebuah persoalan, lambat tetapi benar atau cepat tetapi tidak sepenuhnya benar? 6. Hal apa yang bisa dipelajari dalam permainan ini? SIMULASI 11 : WHO WENT WHERE 1. Tujuan Pembelajaran Diharapkan peserta memahami bahwa terdapat keuntungan bekerja dalam tim ketika mencari sebuah solusi 2. Media : Soal cerita, whiteboard, marker 3. Waktu : 5-15 menit 4. Cara Bemain : a Instruktur menyampaikan informasi bahwa mereka akan bermain aktivitas pemecahan masalah b Kelas dibagi dalam 5 tim c Pokok ceritanya adalah, pekan lalu sebuah perusahaan mengirimkan 5 orang pegawainya ke-5 tempat yang berbeda pada 5 hari yang berbeda pula, menggunakan kendaraan pesawat yang juga berbeda. d Peserta diminta menganalisis dan menemukan, siapa pergi ke mana, pada hari apa, menggunakan pesawat yang mana? e Kalimat-kalimat petunjuknya adalah : 1. Jones flew with Ansett Airlines 2. The Hong Kong flight was on Saturday 3. British Airways flew to the U.S. 4. Brown went on Wednesday 5. Smith went to New Zealand 6. Qantas flew on Friday PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 45 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 7. Zoubari went on Tuesday 8. Singapore Airlines flew to London 9. Wong went with United Airlines 10. The Australian flight was on Monday 11. Ansett Airlines flew on Monday 12. Wong flew to Hong Kong 13. Zoubari went with British Airways 14. Brown went to the U.K. Pada akhir pembelajaran instruktur mengarahkan bahwa dalam hal menganalisis sebuah kasus maka kerja sama dalam tim sangat diperlukan, sehingga akan didapatkan hasil/jalan keluar yang paling optimal. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 46 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM E. KUESIONER MEMBANGUN TIM EFEKTIF TEAM WORK QUESTIONNAIRE Tujuan Mendefinisikan model tingkat kerja sama apa yang sedang dijalankan saat ini. Pada tingkat mana tim Anda saat ini? Kuesioner ini berisi pernyataan tentang kerja sama dalam tim. Tiap pernyataan mengindikasikan seberapa banyak kerja sama yang terjalin, dengan menggunakan sistem penilaian sebagai berikut: Tidak Pernah = 1 Kadang-kadang = 2 Jarang = 3 Sering = 4 Sering Sekali = 5 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. ____________ Kami mencoba menjalankan aturan dan petunjuk pelaksanaan untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik dan lancar. ____________ Kami akan cepat melaksanakan tugas yang kami terima tanpa banyak menghabiskan waktu untuk menyusun tahapan rencana penyelesaiannya. ____________ Kami merasa menjadi satu kesatuan dalam tim. Saling membagi tanggung jawab untuk keberhasilan tim. ____________ Kami telah melalui prosedur dalam menyepakati arah tujuan dan merencanakan cara untuk menepatinya. ____________ Anggota tim merasa takut meminta bantuan kepada yang lainnya. ____________ Kami menjaga apa yang menjadi tujuan bersama berdasarkan hal-hal yang obyektif, dan menganggap kami sudah saling memahami. ____________ Pemimpin mencoba menjaga perintah dan kontribusi dalam tugas yang ada di tangan. ____________ Kami tidak memiliki prosedur yang tetap untuk penyelesaian tugas. Prosedur dibuat bergantung pada perkembangan tugas yang ada. ____________ Kami memiliki banyak ide, tetapi tidak banyak yang digunakan karena tidak semua dapat dipahami dengan baik oleh anggota yang lain. ____________ Anggota tim memiliki kepercayaan kepada anggota lainnya. Saling curiga ketika ada anggota yang mendapat tugas khusus. ____________ Pemimpin memastikan bahwa anggota tim dapat mengikuti prosedur dengan baik, tidak berdebat atau menginterupsi, dan tetap pada tujuan. ____________ Kami menikmati kerja secara bersama-sama. Kami melakukannya dengan senang dan menjaga agar waktu tetap efektif. ____________ Kami dapat saling menerima satu sama lain sebagai bagian dari tim. ____________ Pemimpin adalah seorang yang bersikap demokratis dan bisa bekerja sama. ____________ Kami mencoba untuk memperjelas apa yang menjadi tujuan dan apa yang harus kami lakukan untuk dapat menyelesaikannya. ____________ Banyak diantara kami masih memiliki ide sendiri-sendiri dalam penyelesaian masalah dan memiliki agenda pribadi masing masing. ____________ Kami menerima dengan sepenuh hati apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota. ____________ Kami sepakat tentang aturan dalam tiap tim. ____________ Kami mencoba mencapai keharmonisan tim dengan menghindari konflik. ____________ Tugas yang kami terima berbeda dengan apa yang kami bayangkan, dan terlihat begitu sulit untuk diselesaikan. ____________ Begitu banyak diskusi yang tidak jelas tentang konsep dan wacana. Bahkan beberapa anggota tidak sabar dengan diskusi yang seperti ini. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 47 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM 22. ____________ Kami dapat bekerja meskipun sedang menghadapi permasalahan dalam tim. 23. ____________ Kami sering berdebat namun dengan wacana yang realistis. 24. ____________ Tim sering bekerja melebihi batas aturan dari sebuah tugas. 25. ____________ Kami menghormati kritik yang membangun dari anggota tim. 26. ____________ Kami memiliki kedekatan yang kuat satu sama lainnya. 27. ____________ Hasil kerja tim masih sedikit dalam penyelesaian sebuah tugas. 28. ____________ Tujuan-tujuan yang sudah ada terlihat tidak realistis. 29. ____________ Meskipun tidak begitu yakin dengan tujuan yang akan kami capai, kami tertarik dan bagian dari tim. 30. ____________ Kami sering berbagi tentang permasalahan pribadi di antara kami 31. ___________ Begitu banyak hambatan-hambatan dalam menyelesaikan tugas dan upaya mengembangkan kualitas kerja 32. ____________ Kami telah banyak menyelesaikan tugas. No. Skor No. Skor No. Skor No. Skor 1. ____________ 2. ____________ 4. ____________ 3. ____________ 5. ____________ 7. ____________ 6. ____________ 8. ____________ 10. ____________ 9. ____________ 11. ____________ 12. ____________ 15. ____________ 16. ____________ 13. ____________ 14. ____________ 18. ____________ 20. ____________ 19. ____________ 17. ____________ 21. ____________ 23. ____________ 24. ____________ 22. ____________ 27. ____________ 28. ____________ 25. ____________ 26. ____________ 29. ____________ 31. ____________ 30. ____________ 32. ____________ TOTAL ____________ TOTAL ____________ TOTAL ____________ TOTAL ____________ Forming Stage Storming Stage Norming Stage Performing Stage Kuesioner ini membantu Anda mengukur tahapan tim yang sedang berjalan saat ini. Kuesioner ini dibuat berdasarkan The ”Tuckman” model or Forming, Storming, Norming, and Performing. Skor terendah berada pada posisi 8 (tidak pernah), sedangkan skor tertinggi pada posisi 40 (sering sekali). Total skor tertinggi dari keempat kelompok ini menunjukkan tahapan kondisi tim yang anda miliki saat ini. Skor lebih dari 32 kuat mengindikasikan posisi tim anda saat ini. Skor terendah dari tiga kelompok mengindikasikan tahapan yang paling mendekati. Jika skor terendah 16 atau kurang, kuat mengindikasikan bahwa tim Anda tidak berada di posisi ini. Jika ada dua skor yang mendekati nilai yang sama, kemungkinan menuju masa transisi, kecuali: Jika skor tinggi antara Forming dan Storming, tim Anda berada pada tahap Storming. Jika skor tinggi antara Norming dan Performing, tim Anda berada pada tahap Performing. Jika skor yang tinggi sama, selain seperti di atas (Forming dan Performing sama tinggi), ini menunjukkan Anda masih dalam tahapan Storming. Tim MAXI Plus, ”Team Work Games”, 2006, PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 48 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Team Performance Questionaire Lingkari skala yang paling mewakili pendapat Anda! 1. Anggota tim saling mengenal dengan baik. 1 2 3 4 5 6 7 2. Tim memiliki visi dan misi yang jelas. 1 2 3 4 5 7 6 3. Memberikan dukungan pada pemimpin dan sesama anggota lainnya. 1 2 3 4 5 6 7 4. Mengatasi perbedaan pendapat. 1 2 3 4 5 6 7 5. Tim bekerja secara efektif dan efisien. 1 2 3 4 5 6 7 6. Komunikasi terbangun secara terbuka. 1 2 3 4 5 6 7 7. Keputusan diambil secara objektif. 1 2 3 4 5 7 6 8. Anggota memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas. 1 2 3 4 5 6 7 9. Identifikasi dan pemecahan masalah dilakukan dengan tepat. 1 2 3 4 5 6 7 10. Evaluasi terhadap efektivitas tim. 1 2 3 4 5 6 7 11. Memanfaatkan kemampuan individu. 1 2 3 4 5 6 7 12. Aturan main yang disepakati telah dijalankan. 1 2 3 4 5 6 7 TOTAL NILAI: ……… Kriteria Nilai Buruk Kurang Cukup Baik : : : : Total Nilai Klasifikasi 0-24 Buruk 25-48 Kurang 49-60 Cukup 61-84 Baik menunjukkan performa tim yang buruk (belum terbentuk sebagai tim) menunjukkan performa tim baru terbentuk menunjukkan performa tim rata-rata menunjukkan performa tim yang efektif dan presentatif Tim MAXI Plus, ”Team Work Games”, 2006, PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 49 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Tim akan bekerja secara efektif apabila mampu mengakomodir seluruh ide dan kepentingan individu-individu yang ada di dalamnya secara proporsional dan transparan. Dalam tim akan tercipta suasana saling ketergantungan dalam arti positif dan produktif, sehingga dalam setiap geraknya akan selalu melibatkan seluruh elemen yang dimiliki. Dengan demikian seluruh anggota yang ada merasa memiliki dan dimiliki, yang pada akhirnya akan menumbuhkan rasa kebanggaan pada tim. Pada saat individu merasa ketergantungan dengan tim maka ia akan selalu memberikan yang terbaik, dan sebaliknya karena tim merasa tergantung pada kontribusi individu maka akan terjadi timbal balik yang terus menerus, dan iklim inilah yang sangat penting dan perlu dijaga dalam membangun sebuah tim (team building) yang tangguh dan profesional. Saat tim berhasil mencapai sebuah prestasi, pada hakikatnya itu adalah kemenangan individu-individu secara kolektif. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 50 MODUL MEMBANGUN KERJASAMA TIM Chang, Richard Y. Membangun Tim Yang Dinamis (Seri Panduan Praktis No. 8). Jakarta: PT Gramedia, 1999. _______________. Sukses Melalui Kerja Sama TIM (Seri Panduan Praktis). Jakarta: PT Gramedia, Jakarta, 1999. Davis, John. Successful Team Building. Kristiadi (ed.). Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1997. Leading Your Team Newstrom, Jhon W. dan Edward McGraw-Hill Inc., 1980. E. Scannell. Games Trainers Play. New York: Pranoto, Juni dan Wahyu Suprapti. Membangun Kerja Sama Tim. Bahan Ajar Diklat Prajabatan I dan II. Jakarta: Lembaga Administrasi RI, 2006 Soenarno, Adi. Decesion Making and Problem Solving Games. CV Andi Offset, 2007. ___________. Team Buiding. CV Andi Offset, 2006. Torres, Jerry Spiegel Cresenacio. Manager’s Official Guide to Team Working. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1997. Tim MAXI Plus. Team Work Games, 2006. PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2011 51
