BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Kondisi arsip di

BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Kondisi arsip di Pusdiklat kemendagri Regional Yogyakarta 5 tahun
terakhir tergolong baik, namun arsip yang disimpan ditahun sebelumnya
memiliki kondisi kurang baik walaupun informasinya masih tetap bisa
terbaca. Rata-rata surat masuk di Pusdiklat Kemendagri Regional Yogyakarta
60-100 surat per bulan dan untuk surat keluar mencapai 70-100 surat per
bulan. Cara penemuan kembali arsip di Seksi Evaluasi Data dan Alumni
Bidang Struktural secara manual dan menggunkan guide.
Proses pemberkasan yang dilakukan oleh Seksi Evaluasi Data dan
Alumni adalah pemeriksaan berkas, memilah berkas, pemberkasan,
pelabelan, penyimpanan berkas. Agar dapat tercapainya proses pemberkasan
dibutuhkan suatu sarana. Sarana yang digunakan di Seksi Evaluasi Data dan
Alumni adalah sebagai berikut: guide, perforator, stopmap folio, map
snelhecter, lemari arsip, rak arsip, odner, box file, filing cabinet.
Jenis arsip yang ada
di ada di Pusdiklat Kemendagri Regional
Yogyakarta terkait dengan kediklatan adalah korespondensi, daftar hadir
peserta, daftar piket pegawai, berkas persyaratan diklat meliputi Surat Tugas,
SK Pangkat Golongan, Ijazah Terakhir, SK Jabatan, Sertifikat TOIC, Surat
Pernyataan Mentor, Surat Keterangan Dokter dan evaluasi penilaian peserta,
penilaian peserta terhadap widyaiswara. Kendala yang dihadapi adalah
sumber daya manusia, sarana, dan belum ada acuan atau pedoman tentang
44
pemberkasan sehingga setiap Seksi/Sub Bagian dalam proses pemberkasan
sesuai dengan kemampuan masing-masing pegawai.
B. Saran
Diperlukan Sumber Daya Manusia yang menangani arsip secara khusus
sehingga proses pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan optimal.
Pemberian pelatihan/bimbingan teknis tentang kearsipan kepada pegawai yang
menangani arsip sehingga ada keseragaman tentang kearsipan di Pusdiklat
Kemendagri Regional Yogyakarta.
Penambahan sarana, prasarana dan menggunakan sarana sesuai dengan
fungsinya. Misalnya filing cabinet yang seharusnya digunakan untuk
menyimpan arsip aktif agar penemuan kembali mudah ditemukan
tetapi
digunakan untuk menyimpan arsip in aktif dan alat tulis kantor. Untuk
penambahan sarana dan prasaranan, seharusnya dibuatkan Records Center
untuk menyimpan arsip in aktif sehingga arsip in aktif tidak menjadi satu di unit
kerja. Untuk arsip aktif sebaiknya disimpan difiling cabinet dengan
menggunakan map gantung sehingga arsip tidak perlu dilubangi dengan
menggunkan perforator.
Laporan akhir diklat kepemimpinan di Seksi Evaluasi Data dan Alumni
seharusnya penyimpananya secara tegak dan punggung buku diberi keterangan
dari isi laporan tersebut agar dalam penemuan kembali arsip dapat cepat
ditemukan tidak harus mencari satu persatu. Penyimpanan laporan akhir diklat
kepemimpinan dibedakan berdasarkan tingkat II, III, IV, prajabatan dan
45
diurutkan sesuai dengan angkatan sehingga apabila ada pengguna yang ingin
mencari arsip tingal sebutkan tingkat diklat dan angkatan.