dlscrib.com penerapan-erp-di-beberapa-perusahaan-di-indonesia

PENERAPAN ERP DI BEBERAPA
PERUSAHAAN DI INDONESIA
TUGAS MATA KULIAH
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Disusun Oleh :
Rendy Cahya Prakosa
41812120233
1. PT Unilever Indonesia
PT.Unilever, Tbk. Merupakan salah satu perseroan Leading supplier terdepan
kelas dunia untuk produk kategori Home Care,Personal Care, dan foods. Sebagai
perusahaan Multinasional, yang tersebar lebih dari 80 negara, PT Unilever sangat
membutuhkan suatu system yan terintegrasi, yang bukan hanya untuk monitoring dari
setiap cabang di masing-masing Negara, tetapi juga sabagai penetuan kebijakan yang
strategis, Guna mengoptimalkan proses bisnis baik di area internal maupun lintas fungsi
pada setiap unit dalam PT Unilever Indonesia ,Tbk. Indonesia, sebagai Negara di asia
yang memilliki wilayah geografis dan budaya yang unik, diputuskan untuk dapat
memulai mega proyek ini sebagai percontohan untuk Negara-negara kawasan asia
pasifik.
PT Unilever Indonesia Tbk., memasuki pasar Indonesia dengan terus menerus
menciptakan inovasi yang hebat sepanjang tahun pada produk yang dihasilkan untuk
memenuhi kepuasan pelanggan di segala segmen. Salah satu proses yang mengambil
andil besar dalam penyediaan bahan baku hingga distribusi ke end user adalah proses
supply chain, PT Unilever Indonesia memiliki modul Material Management, Production
Planning dan Sales Distribution dalam proses ini.
Pada tahun 2007 PT Unilever Memutuskan melakukan implementasi ERP dengan
menggunakan SAP R/3 sebagai implemetasi system yang terintegrasi. Tentunya dengan
proses persiapan yang panjang dan cukup matang. Dimana terdapat modul-modul yang
mungkin bisa diimplementasikan, diantaranya ialah:
1. Production planning (PP)
2. Warehouse Management (WM)
3. Finance and Controlling (FiCo)
4. Human Resources (HR)
5. Business Warehouse (BW)
Meskipun waktu Go Live tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan, namun
setiap siklus pengembangan system sangat diperhatikan. Terutama melibatkan pihak
ketiga (Thrid Partied) yang selektif, yaitu menunjuk PT.Accenture sebagai konsultan,
serta dengan melibatkan Negara-negara yang sudah terlebih dahulu sukses dalam
penerapan ERP ini, sekalipun dengan kompleksitas yang cukup tinggi, pada 1 Januari
2009, Go live SAP pun dapat tercapai.
Sistem SAP enterprise resource planning PT Unilever Indonesia yang mulai
beroperasi pada bulan Januari 2009 berjalan mulus. Sistem ini akan menjadi faktor yang
sangat penting dalam meningkatkan efektifi tas operasional PT Unilever Indonesia,
sehingga mengurangi persediaan yang dibutuhkan sekaligus menurunkan tingkat
pemborosan. Sistem ini meliputi seluruh proses IT yang dibutuhkan pada manufaktur,
perencanaan,pengiriman, logistik, dan pelaporan. Sistem SAP mencakup proses-proses
PT Unilever Indonesia dari awal sampai akhir. Sistem ini merupakan sistem proses bisnis
dan pelaporan yang terintegrasi seluruhnya menggantikan sistem sebelumnya,yang sudah
dipakai selama hampir 14 tahun. PT Unilever Indonesia percaya bahwa sistem SAP akan
menempatkan PT Unilever Indonesia dalam posisi yang baik untuk melalui fase
pertumbuhan bisnis selanjutnya.
Selama tahun 2009, PT Unilever Indonesia bekerja keras untuk
mengimplementasikan sistem SAP. Sistem ini akan mendukung peningkatan kapabilitas
perencanaan dan kemampuan PT Unilever Indonesia untuk melayani pelanggan. PT
Unilever Indonesia berharap dapat mengurangi siklus waktu perencanaan dan
meningkatkan efi siensi sistem secara keseluruhan, dengan demikian membantu
perusahaan dapat lebih cepat merespon permintaan pasar.Penghematan biaya tetap
menjadi bagian penting dari keseluruhan strategi supply chain, mulai dari
pemasok,produksi hingga logistik.
Dengan sistem SAP yang telah beroperasional penuh serta kerja sama tim yang
tinggi, PT Unilever Indonesia siap mendukung target pertumbuhan Unilever Indonesia di
2010 dan selanjutnya.
Source :
https://www.unilever.co.id/id/Images/laporan-tahunan-2007_tcm1310-459595_id.pdf
https://www.unilever.co.id/id/Images/laporan-tahunan-2009_tcm1310-459603_id.pdf
https://www.unilever.co.id/id/Images/laporan-tahunan-2008_tcm1310-459596_id.pdf
2. PT GUDANG GARAM Tbk
PT Gudang Garam Tbk merupakan produsen rokok kretek terkemuka di Indonesia
yang memproduksi berbagai jenis produk berkualitas tinggi, mulai dari sigaret kretek
linting (SKL), sigaret kretek tangan (SKT) dan sigaret kretek mesin (SKM) yang sudah
tersebar luas di Nusantara maupun di dunia.
PT Gudang Garam Tbk menyerap tenaga kerja yang sebagian besar terlibat
dalam produksi dan distribusi. Eksistensi Perusahaan juga mendukung penghidupan
petani tembakau dan cengkeh serta para pengecer maupun pedagang asongan yang
tersebar di seluruh Indonesia.
Diukur dari jumlah aset, hasil penjualan produk, jumlah karyawan, pajak dan
cukai, serta kontribusi lainnya, PT Gudang Garam Tbk adalah perusahaan rokok
nasional yang memberikan kontribusi secara signifikan bagi Indonesia.
Penerapan ERP PT Gudang Garam Tbk
Pembangunan fondasi sistem TI di PT. GUDANG GARAM TBK.
sebenarnya dimulai tahun 1992; sedangkan peralihan dari pola local area network (LAN)
ke wide area network (WAN) baru dilakukan pada 1995. Setelah itu, aplikasi
bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui proses screening,
manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari Oracle (yang masih
dipakai hingga sekarang). “PT. Gudang garam Tbk. memang memakai Oracle. Saat ini,
untuk mengintegrasikan sistemnya. Perencanaan, Sistem & Pengembangan PT. Gudang
garam Tbk., penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis
penting, mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang
dan manajemen barang jadi.
Unit-unit bisnis dalam naungan PT. Gudang garam Tbk. juga menggunakan
aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah
modernnya sistem TI di PT. Gudang Garam Tbk. juga terlihat pada sistem rantai
pasokan (supply chain management). Puluhan ribu petani tembakau PT. Gudang Garam
Tbk. semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni sistem berbasis bar code. Di
bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis tembakau dan varietasnya, dan
sebagainya. J adi, ketika panen, tembakau (yang dibungkus) sudah bisa dikirim
dengan bar code. Dengan begitu, di tempat penampungan – yakni di Lombok dan
Madura – hasil panen tadi sudah bisa langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu
ada petugas yang mencatat lagi.
Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material
dan proses di gudang. sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang
dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, PT. Gudang Garam Tbk.
mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky
mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang
memasok panennya buat PT. Gudang Garam Tbk.. Sebagai gambaran, per hektare kebun
tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun tembakau
yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya mengalami
proses fermentasi alami. Teknologi canggih pun sudah digunakan PT. Gudang Garam
Tbk. di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik, mesin blending
hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika. Dengan begitu, proses
analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan memakai data, sehingga kualitas
produknya bisa sama. Kalau memakai rasa dan penciuman manusia, kualitasnya tidak
akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak. Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya
mencapai 15 ton. Tidak mungkin (dikerjakan) oleh manusia. J adi, di PT. Gudang Garam
Tbk. itu, dari hulu ke hilir sudah serba elektronik. Dengan bekal sistem yang cukup
canggih, PT. Gudang Garam Tbk mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan
baik, untuk meningkatkan keadaan. Pengembangan jaringan infrastruktur dengan
menambah koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum
terhubung,yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan
metodologi proyek untuk semua proyek TI di PT. Gudang Garam Tbk. Strategi PT.
Gudang Garam Tbk. lebih pada mengonsolidasikan sistem aplikasi yang ada, dan
memberi respons pada permintaan bisnis yang baru. Misalnya, melakukan
stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi ERP yang sama yang
digunakan oleh PT. Gudang Garam Tbk. kepada semua unit bisnis. Proses konsolidasi
dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan implementasi
bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor indikator kinerja
penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi
pada operasional back office di PT. Gudang Garam Tbk. Sistem TI itu antara lain
mampu mengurangi level overtime, di samping salesman dan staf administrasi dapat
menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Sekarang PT. Gudang Garam Tbk dapat
melihat kinerja penjualan dan pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat
meningkatkan servis ke pelanggan. Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk
jangka panjang, sebaiknya PT. Gudang garam Tbk. selalu melakukan perubahanperubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software
baru ini.
Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang
baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT.
Gudang garam Tbk. tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk
pelayanan yang disediakan PT. Gudang garam Tbk., dapat memberi harga apa yang
disebut metode transfer pricing sehingga perusahaan baru tersebut dapat mengatur
keuangannya sendiri. Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang
kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik
kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti. Maka
penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh.
Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang
masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain
belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia
dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan berkembang terus sesuai
dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan
dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih
mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung
proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga akan lebih
fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan. Begitu juga banyak
manfaat bagi PT. Gudang garam Tbk. dalam membangun teknologi informasi seluruh
sector dapat dengan mudah mendapatkan informasi apa saja yang mereka perlukan serta
Perusahaan mampu langsung dapat merespon dalam Cepat merespon perubahan resep
rokok. Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat
dikoordinasikan ke semua departemen. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru
dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan,
ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat
langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi
persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi hambatan seperti itu sudah
dapat diatasi. PT. Gudang garam Tbk. berencana untuk membangun TI dalam
jangka panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun.
Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional, tapi
dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti IBM, Sigma dan
Mitrais. Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis lebih efektif, akurat dan
cepat. Pengguanaan IT bisa memberikan benefit penting bagi PT. Gudang Garam Tbk.,
yakni adopsi tool atau teknologi baru yang sudah teruji keandalannya. Maksudnya,
selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah sangat terkenal dan menjadi best
practice di industri rokok. Dalam praktik di lapangan, teknologi itu akan
berpengaruh pada semua level di PT. GUDANG GARAM TBK. Untuk level atas
akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi level menengah
berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di level bawah bisa
menyederhanakan proses. Ujung-ujungnya, akan meningkatkan efisiensi dan
produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur baru yang lebih positif,
dan mendukung kinerja perusahaan.
Source :
Prism Nohan Dhini, ERP PT Gudang Garam Tbk, 11 Oktober 2015,
https://www.scribd.com/doc/284406253/ERP-PT-Gudang-Garam-Tbk, 25 Maret 2016
3. PT Nestle Indonesia
Nestle adalah perusahaan makanan terbesar diseluruh dunia dengan ribuan macam
produk dan unit bisnis di lebih dari 84 negara. Nestle menerapkan strategi manajemen
kontrol sistem yang terdesentralisasi, denagn mendelegasikan otoritas pengambilan
keputusan di masing-masing unit bisnis sehingga keputusan-keputusan yang diambil
sesuai dengan kondisi di masing-masing negara. Untuk mengkoordinasikan seluruh unit
bisnisnya di seluruh dunia maka dibutuhkan peranan sistem teknologi informasi yang
bisa mengkoordinasikan seluruh aktivitas bisnis agar diperoleh competitive advantage.
Sebelumnya Nestle telah menerapkan corporate intranet pada tahun 1997, yang
bertujuan mendukung lima kegiatan bisnisnya yaitu purchasing, marketing, business
intelligence, teknologi, dan manajemen sumberdaya manusia. Corporate intranet ini
dikenal dengan Nestle Intranet Kit Assistant (NIKITA).NIKITA ini merupakan software
yang dikembangkan oleh Nestle sendiri dan menjadi blueprint bagi pengembangan
proyek intranet selanjutnya. Sistem ini digunakan lebih dari 80.000 karyawan Nestle di
seluruh dunia.
Email merupakan sarana interaksi yang fundamental di Nestle dan sudah menjadi
budaya kerja di Nestle untuk berinteraksi antar departemen dengan hanya menggunakan
email. Pemberitahuan, berita-berita penting, instruksi, dan komunikasi bisnis biasa
menggunakan media email. Oleh karena itu intranet dan email merupakan kebutuhan
pokok Nestle dan membuat komunikasi menjadi lebih cepat dan efisien.
Dengan makin ketatnya persaingan di industri bisnis makanan, maka Nestle
membutuhkan dukungan teknologi informasi yang bisa menyatukan semua bisnis unit
Nestle di seluruh dunia dan mengaplikasikan proses bisnis yang efisien dan efektif. Oleh
karena itu pada tahun 2000, Nestle meluncurkan proyek GLOBE (Global Business
Excellence)yang merupakan proyek terbesar Nestle selama 135 tahun berdirinya
perusahaan ini. Tujuan dari proyek GLOBE adalah meningkatkan kinerja dan efisiensi
bisnis Nestle di seluruh dunia. Proyek GLOBE ini merupakan sistem ERP (enterprise
resource planning) yang menggunakan software SAP. Implementasi mySAP.com
termasuk Workplace, SAP R/3, BW, APO, CRM, EBP dan Knowledge Warehouse.
Proyek ini terbagi menjadi empat kegiatan pokok, yaitu Business Excellence, Data
Standard&Data Management, Information Technology dan Global Template. Proyek ini
menggunakan konsultan dari PwC.
Proyek GLOBE di Nestle Indonesia
Proyek penerapan proyek GLOBE di Nestle Indonesia dimulai pada tahun 2003.
Strategi penerapan yang dipakai adalah Phasing Strategi, yaitu penerapan secara bertahap
sampai tahun 2006. Proyek ini pertama kali diterapkan di Head Office Jakarta dan
Kejayan Factory, Pasuruan, Jawa Timur, yang merupakan pabrik pengolahan susu sapi
terbesar di Indonesia. Pada tahun 2005, proyek GLOBE mulai diaplikasikan di Panjang
Factory, Lampung dan Cikupa Factory, Tangerang, Jawa Barat. Secara pertahap proyek
GLOBE ini diaplikasikan di masing-masing departemen.
Proyek GLOBE memang sudah tepat dicanangkan Nestle karena ERP sistem
sekarang sudah menjadi kebutuhan perusahaan-perusahaan global yang ingin tetap
kompetitif di persaingan bisnis global. Dengan ERP sistem ini maka perusahaan bisa
mensinergikan keseluruhan proses bisnis yang ada di perusahaan tersebut sehingga
dicapai proses bisnis yang efisien dan efektif, serta memberikan kemudahan terjadinya
“sharing knowledge” antar masing-masing bagian.
Terkait dengan penerapan sistem ini di Nestle Indonesia, ada kebingungan yang
amat sangat dari karyawan operasional di level supervisor ke bawah. Mereka yang harus
dibiasakan untuk input data terkadang merasa cangggung dengan tampilan sistem baru.
Dari beberapa pengalaman ahli yang menjadi supervisor di RSCM Departemen di
Kejayan Factory, terlihat adanya “culture shock” yang dialami operator karena harus
input data ke komputer padahal mereka terbiasa menggunakan kertas. Terdapat berbagai
kesulitan yang mereka hadapi mulai dengan ketidak-familier-an mereka menggunakan
komputer. Dari sini saja sudah timbul masalah karena dalam ERP sistem jika satu bagian
tidak menginput data maka akan membuat bagian yang lain terhenti. Dengan beban input
data ini sempat mengganggu proses kegiatan produksi yang sedang berjalan, karena
mereka harus berbagi konsentrasi antara input data dan pekerjaan operasional. Kesulitan
lainnya adalah adanya perbedaan tampilan di software baru ini dibandingkan dengan
software lama. Terkesan bahwa aplikasi SAP yang diterapkan secara “vanilla” (istilah
penerapan SAP di NIBCO yang secara apa adanya tanpa customization). Berbagai
kesalahan input sering dilakukan dan sering sekali hal tersebut menimbulkan masalah dan
butuh dikonsultasikan dengan tim IT. Bahkan beberapa teman sejawat selevel supervisor
yang sampai stress karena bingung mengoperasikan sistem baru yang tampilannya sangat
berbeda dengan sistem lama. Tidak ditemukan seorang “project champion” yang di taruh
di masing-masing shift kerja yang bisa membantu pengoperasian SAP ini. “Project
champion” ini hanya ada satu untuk satu departemen sehingga kerjanya tidak optimal.
Oleh karena itu proses pembelajaran semua karyawan menjadi sangat lamban.
Seharusnya terdapat sebuah “champion team” di tingkat departemen dan 1 orang project
champion di masing-masing tim. Dengan begitu proses pembelajaran ke sistem baru akan
efektif dan cepat.
Pada awal penerapan sistem baru, terdapat banyak sekali kesalahan input data
sehingga sempat membuat proses record file terganggu. Waktu itu untuk menyelesaikan
problem ini, ditunjuklah 1 orang karyawan yang khusus input data di masing-masing tim.
Seharusnya hal tersebut tidak dilakukan, karena salah satu prinsip dalam proses
pembelajaran adalah “show the brutal facts” (Jim Collins, dalam bukunya Good to
Great). Dengan prinsip “show the brutal facts” maka kesalahan yang ada diangkat dan
ditunjukkan untuk dilakukan langkah-langkah koreksi. Dengan menaruh orang yang
khusus input data di masing-masing tim dan membiarkan anggota tim lain tidak
melakukan input data maka tidak ada pembelajaran yang benar dari hakekat penerapan
sistem baru tersebut. Terlebih hal ini juga menambah biaya produksi karena menambah 1
karyawan yang berfungsi untuk input data.
Dengan proses transformasi step by step terlihat bahwa proses peralihan ke sistem
baru berjalan lambat dan tingkat kesuksesannya tidak maksimal. Lain halnya jika dicoba
di satu factory atau satu unit bisnis, diterapkan pendekatan “big bang”, mungkin hasilnya
akan lebih baik dan lebih efisien.
Adapun dampak positif dari penerapan ERP ini ialah dapat mempercepat proses
manufaktur dengan mengotomatisasi proses dan alur kerja, dan sebagai hasilnya, juga
mengurangi kebutuhan untuk membeli persediaan dalam jumlah besar karena kita sudah
bisa memplaningkan berapa besar bahan baku yang diperlukan untuk mencapai target
yang ditentukan. Selain itu ERP ini mampu menyatukan semua departemen dan fungsi
suatu perusahaan ke dalam satu sistem computer yang dapat melayani semua kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi. Dapat juga menurunkan
biaya pemrosesan transaksi dan hardwork dan menghasilkan struktur organisasi,
tanggung jawab manajerial,dan peran kerja yang lebih fleksibel.
Source :
Santy Wijaya,Analisa SWOT Nestle,25 Juli
2013,https://www.scribd.com/doc/155881262/Nestle-analisa-swot
Aro Papyrus, Pengalaman Penerapan ERP Sistem di Nestle Indonesia,10 Januari
2009,http://aro-papyrus.co.id/pengalaman-penerapan-erp-sistem-di.html,25 Maret 2016
4. PT SINAR SOSRO
PT. Sinar Sosro adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang bergerak
dibidang agribisnis. PT. Sinar Sosro berdiri pada tahun 1974, PT SINAR SOSRO
merupakan perusahaan minuman teh siap minum dalam kemasan botol yang pertama di
Indonesia dan di dunia. Dasar atau Filosofi PT. Sinar Sosro adalah Niat Baik yang di
jabarkan dalam 3K dan RL yakni : Peduli terhadap kualitas, peduli terhadap keamanan,
peduli terhadap kesehatan, serta ramah lingkungan.
Penggunaan Enterprise Resource Planning Pada PT. Sinar Sosro
PT. Sinar Sosro menggunakan SAP sebagai ERP program. SAP yang dikenal
pada saat ini adalah sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia
dalam menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Berikut ruang lingkup
sistem ERP pada SAP :
Gambar Systems Application and Products in Data Processing R/3
Sistem ini menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan
(inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Sistem ini membantu
mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen
persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia. Fungsi SAP tersebut
diantaranya : (1)
mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa
melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik, (2)
menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi
peningkatan produktivitas, (3) penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk,
menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan. Keuntungan yg bisa
diukur antara lain, penurunan inventori, penurunan tenaga kerja secara total, peningkatan
service level, peningkatan kontrol keuangan, dan penurunan waktu yang di butuhkan
untuk mendapatkan informasi.
Salah satu program yang digunakan oleh bagian human resource untuk seluruh
karyawan adalah absensi online dengan menggunakan fingerscan yang digunakan
sebagai basis pengganjian, perhitungan cuti dan benefit lainnya yang berkaitan dengan
absensi. Selain itu fungsi utama dari program ini adalah perhitungan penggajian,
jamsostek dan asuransi. Kebijakan intranet di PT. Sinar Sosro mencakup aplikasi
penggunaan intranet di dalam perusahaan, dimana aplikasinya dapat dilihat dalam dua
aspek sebagai berikut:
1
Komunikasi dan Kolaborasi
Intranet yang dikembangkan di PT. Sinar Sosro memungkinkan terjadinya
electronic
collaboration
system
diantara
pengguna
intranet
sehingga
memungkinkan karyawan dapat menggunakan PC atau NC workstation untuk
mengirim dan menerima e-mail serta fax. Dengan demikian, penggunaan intranet
membuat komunikasi di perusahaan menjadi lebih efektif sehingga bisa
memungkinkan terjadinya transfer knowledge antar karyawan. Dari sisi biaya,
penggunaan intranet untuk komunikasi juga membuat biaya yang dikeluarkan
perusahaan menjadi lebih kecil.
2
Operasi Bisnis dan Manajemen
Kebijakan intranet di PT. Sinar Sosro dikembangkan lebih jauh lagi sehingga
bisa mendukung operasi bisnis dan manajemen perusahaan. Dukungan tersebut
dimungkinkan karena perusahaan mengembangkan aplikasi bisnis berupa order
processing application, sales management dan supply chain management. Dengan
demikan, intranet di PT. Sinar Sosro bukan hanya sebagai media komunikasi dan
kolaborasi akan tetapi juga sebagai alat yang membantu pengambilan keputusan.
Manfaat Penggunaan Enterprise Resource Planning Pada PT. Sinar Sosro
Melihat benefit yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ERP
dalam manajemen sumber daya dan juga kapabilitasnya untuk diterapkan di berbagai tipe
perusahaan, termasuk diantaranya PT. Sinar Sosro.
Bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP. Pada
awal kemunculanya PT. Sinar Sosro sudah merancang untuk mengintegrasikan sistem
komputernya sejak tahun 1999. Semula ada dua jaringan komputer terpisah, yakni
jaringan komputer unit produksi, dan jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan
tersebut terpisah karena pada mulanya keduanya adalah unit bisnis yang memang
terpisah. IT kedua unit itu sudah dimerger sejak sebelum kedua unit usaha tersebut
demerger.
Saat ini PT. Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer
seluruh unit kerja perusahaan itu. PT. Sinar Sosro mempunyai delapan pabrik sembilan
kantor cabang besar dan lebih dari seratus stockist, sehingga perlu mengintegrasikan
komputer yang tersebar di sekitar 140 tempat yang berbeda. Dalam waktu dekat, seluruh
140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang terintegrasi menggunakan
database dan aplikasi yang disediakan oleh SAP. Meskipun proses integrasi antara unit
produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya tuntas, namun manajemen sudah
mendapatkan banyak sekali manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di
masing-masing jalur.
Ketika awal kemunculanya PT. Sinar Sosro, perlu waktu yang sangat lama untuk
mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan, misalnya data produksi, data stock
barang atau data penjualan. Kelambatan itu terjadi karena seluruh proses pengumpulan
data dilakukan secara manual. Di pabrik dilakukan data entry, kemudian data direkap dan
dikirim melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan konsolidasi setelah dilakukan data
entry lagi. Tetapi dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini kantor pusat sudah
bisa mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock barang per
kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu kali proses input data, dan
seluruh proses konsolidasi dilakukan oleh komputer.
Penggunaan ERP
telah mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan.
Kesalahan manusia (human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan.
Jumlah tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk
bidang kerja yang lain. Walaupun belum bisa paperless, tetapi pasti sudah less paper
dalam manajemen perusahaan. Karena penyebaran unit kerja PT. Sinar Sosro yang
sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang sangat luas (wide area network,
WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan
komunikasi data untuk tujuan tersebut.
Source :
Dhanimara Purnama, Penerapan Enterprise Resource Planning , 5 Juni 2013,
https://www.scribd.com/doc/145805881/Penerapan-Enterprise-Resource-Planning, 25
Maret 2016
5. Perusahaan Emas Matahari Terbit
Matahari Terbit berawal dari sebuah toko emas kecil dengan 20 karyawan di
Bandung. Usaha keluarga ini berdiri sejak tahun 1958. Saat ini Matahari Terbit telah
memiliki 500 orang karyawan, dan usahanya telah berkembang sampai ke mancanegara.
Matahari Terbit mampu memberikan kontribusi ekspor emas sebesar 15-20% dari
omsetnya sampai ke Dubai, Malaysia, Singapura, USA dan Hongkong. Sedangkan di
Indonesia, produk perhiasan Matahari Terbit banyak dipesan oleh toko-toko emas di
Jakarta, Surabaya, dan Semarang.
Selama sepuluh tahun terakhir sejak tahun 2000 sampai awal 2009, Matahari
Terbit mengalami pasang surut. Sistem informasi yang digunakan usaha ini pada saat itu
adalah home made software. Terdapat beberapa kendala yang cukup kompleks dengan
sistem tersebut, diantaranya repotnya dalam membuat laporan profit, costing per product
dan lain-lain, tidak tercapainya akurasi data dan not just in time.
Kesulitan pada integrasi sistem dan data yang dihadapi oleh Matahari Terbit,
sehingga mendorong perusahaan tersebut untuk mencari solusi melalui ERP. Setelah
melalui tahap hunting dan penyeleksian dari beberapa merk ERP, dan sampai pada
kesepakatan untuk mengimplementasikan ERP Oracle e-Business Suite Release 12
melalui PT. Mitra Integrasi Informatika yang merupakan anak perusahaan dari kelompok
usaha METRODATA dan selama 8 tahun telah berhasil mengimplementasikan sistem
tersebut pada berbagai industri serta memiliki konsultan-konsultan yang handal dan
tersertifikasi. Modul yang digunakan adalah modul Financials dan Accounting, Inventory
Management, Order Management (sales), Purchasing dan Discreate Manufacturing.
Diketahui bahwa ERP Oracle telah teruji secara global, khususnya bagi industry
manufacturing. Sistem tersebut dapat diimplementasikan dalam jangka waktu yang cepat,
dari segi harga serta pengaplikasiannya bersifat lebih fleksibel.
Berkat kerjasama yang baik antara pihak Oracle, MII dan Matahari Terbit, solusi
dari permasalah yang dihadapi Matahari Terbit dapat teratasi dalam waktu yang relative
singkat dan on schedule seperti yang diharapkan. Dimulai dari proses Capture bisnis, blue
print sampai go live termasuk pelatihan yang intensif. Dapat dikatakan implementasi
Oracle pada perusahaan tersebut hampir 100% tepat dan sesuai yang diinginkan.
Kondisi yang terjadi sebelum dan setelah perusahaan emas Matahari Terbit
mengimplementasikan ERP Oracle e-Business Suite Release 12 :
Kondisi sebelum
• Sistem tidak terintegrasi
• Kecepatan dan akurasi data lemah
• Sering terjadi ketidak sesuaian data barang yang terjual dengan catatan atau bukti yang
ada
• Masih ada pengolahan data dengan manual
Kondisi sesudah
• Sistem terintegrasi
• Data yang diproses lebih cepat dan akurat
• Laporan harian maupun bulanan dapat diketahui dengan cepat
• Request order dapat dilakukan tepat waktu (just in time)
Matahari Terbit kini terus berupaya memaksimalkan penggunaan aplikasi ERP yang baru.
Bahkan Matahari Terbit kini mampu membuat strategi-strategi baru seperti membuat
analisa sendiri berdasarkan data dari aplikasi ERP tersebut.
Source :
https://www.metrodata.co.id/web/images/magazinePdf/2012-08-10-151603.pdf