Koordinasi dan Rentang Manajemen

Koordinasi dan Rentang
Manajemen
Koordinasi
• Proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan
pada satuan-satuan yang terpisah (departemen
atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi secara
efisien.
Titin Hartini, 2007
8–2
Kebutuhan Akan Koordinasi
KEBUTUHAN AKAN
KOORDINASI
SALING
KETERGANTUNGAN
YANG MENYATU
Titin Hartini, 2007
SALING
KETERGANTUNGAN
YANG BERURUTAN
SALING
KETERGANTUNGAN
TIMBAL BALIK
8–3
Kebutuhan Akan Koordinasi
• Saling ketergantungan yang menyatu
 Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung
satu dengan lainnya dalam melaksanakan kegiatan
harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja
setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil
akhir
• Saling ketergantungan yang berurutan
 Suatu organisasi harus melakukan pekerjaannya
terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat
bekerja
Titin Hartini, 2007
8–4
Kebutuhan Akan Koordinasi
• Saling ketergantungan timbal balik
 Merupakan hubungan memberi dan menerima antar
satuan organisasi
Titin Hartini, 2007
8–5
Masalah Pencapaian Koordinasi Efektif




Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu.
Perbedaan orientasi waktu
Perbedaan orientasi antar pribadi
Perbedaan formalitas struktur
Titin Hartini, 2007
8–6
Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif
(2) MENINGKATKAN POTENSI KOORDINASI
- SISTEM INFORMASI VERTIKAL
- HUBUNGAN LATERAL
(1) TEKNIK MANAJEMEN DASAR
- HIRARKI MANAJERIAL
- ATURAN & PROSEDUR
- RENCANA & TUJUAN
(3) MENGURANGI KEBUTUHAN KOORDINASI
- PENCIPTAAN SUMBERDAYA TAMBAHAN
- UNIT YANG INDEPENDEN
Titin Hartini, 2007
8–7
Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif
• Teknik-teknik Manajemen Dasar
 Hirarki Manajerial
 Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang
formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas
yang jelas yang dapat menumbuhkan integrasi bila
dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan
pengarahan yang tepat
Titin Hartini, 2007
8–8
Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif
• Teknik-teknik Manajemen Dasar
 Aturan dan Prosedur
 Aturan
dan prosedur adalah keputusan-keputusan
manajerial yang dibuat untuk menangani kejadiankejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan
yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
 Rencana dan Penetapan Tujuan
 Pengembangan
rencana dan tujuan dapat digunakan
untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh
satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang
sama.
Titin Hartini, 2007
8–9
Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif
• Meningkatkan Potensi Koordinasi
 Sistem Informasi Vertikal
 Peralatan
melalui mana data disalurkan melewati
tingkatan-tingkatan organisasi.
 Hubungan-hubungan Lateral
 Membiarkan
informasi dipertukarkan dan keputusan
dibuat pada tingkat hirarki di mana informasi yang
dibutuhkan tersedia.
Titin Hartini, 2007
8–10
Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif
• Meningkatkan Potensi Koordinasi
 Hubungan-hubungan Lateral
 Beberapa
hubungan lateral:
– Kontak Langsung antara individu yang dapat
meningkatkan efektif dan efisien kerja.
– Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar
departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran
komunikasi
– Satuan tugas
– Pengintegrasian peranan-peranan
– Peranan penghubung manajerial
– Organisasi matriks
Titin Hartini, 2007
8–11
Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif
• Mengurangi Kebutuhan Koordinasi
 Penciptaan sumberdaya tambahan
 Adanya
penambahan tenaga kerja, bahan baku atau
waktu, tugas diperingan, dan masalah-masalah yang
timbul berkurang.
 Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
 Mengubah
karakter satuan-satuan organisasi.
Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahkan
suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi.
Titin Hartini, 2007
8–12
Rentang Manajemen
• Disebut juga rentang kendali atau span of
management atau span of control
• Merupakan jumlah bawahan yang melapor
langsung kepada manajer tertentu
Titin Hartini, 2007
8–13
Dua Alasan Pemilihan Rentang

Rentang manajemen bisa mempengaruhi
efisiensi manajer dan keefektifan prestasi
bawahannya.

Titin Hartini, 2007
Terlalu lebarnya rentang dapat berarti bahwa
manajer harus mengendalikan jumlah bawahan
yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien.
Rentang yang sempit dapat menyebabkan
manajer tidak digunakan sepenuhnya.
8–14
Dua Alasan Pemilihan Rentang

Terdapat hubungan antara rentang
manajemen pada seluruh organisasi dengan
struktur organisasi.


Titin Hartini, 2007
Semakin sempit rentang manajemen, struktur
organisasi akan berbentuk “tall” dengan banyak
tingkat pengawasan di antara manajemen puncak
dan tingkat paling rendah.
Rentang manajemen yang melebar akab
berbentuk “flat” berarti tingkatan manajemen
semakin sedikit.
8–15
Rentang Manajemen Lebar
• Tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung
mengurangi kecepatan waktu penyebaran
informasi dari atas ke bawah
• Lebih banyak tingkatan yang harus dilalui
informasi, lebih besar kemungkinan terjadi
distorsi.
• Penambahan tingkatan manajemen memakan
biaya karena memerlukan penambahan gaji
manajerial.
Titin Hartini, 2007
8–16
Rentang Manajemen Sempit
• Umumnya moral dan produktivitas karyawan akan
meningkat dalam organisasi kecil daripada organisasi
besar.
• Rentang yang terlalu lebar berarti manajer tidak akan
dapat menjalankan fungsinya dengan efektif, dn
mencurahkan perhatiannya kepada seluruh bawahan
secara perseorangan.
• Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena
setiap individu harus mengelola fungsi sendiri dan
dengan bantuan minimum dari atasan.
Titin Hartini, 2007
8–17
Faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen
•
Kesamaan fungsi-fungsi

•
Kedekatan geografis

•
Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh
kelompok kerja, rentangan semakin lebar.
Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara phisik,
rentangan semakin lebar.
Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan

Titin Hartini, 2007
Semakin sedikit pegawasan langsung yang dibutuhkan,
rentangan semakin lebar.
8–18
Faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen
•
Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan

•
Perencanaan yang dibutuhkan manajer

•
Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan
semakin lebar.
Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan
semakin lebar.
Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas

Titin Hartini, 2007
Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam
fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan
mutu, rentangan semakin lebar.
8–19
Faktor Lain Pemilihan Rentang
• Berhubungan dengan situasi, bawahan, dan atasan:
rentang manajemen relatif melebar :
 Fakor yang berhubungan dengan situasi: pekerjaan bersifat
rutin, operasi stabil, pekerjaan bawahan sejenis.
 Faktor yang berhubungan dengan bawahan: bawahan terlatih
baik untuk pekerjaan tertentu, dan bawahan lebih senang
bekerja tanpa pengawasab ketat.
 Faktor yang berhubungan dengan atasan: manajer terlatih baik
dan berkemampuan baik, manajer menrima bantuan dalam
pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengawasanya, manajer tidak
mempunyai kegiatan tambahan selama pengawasan
dilaksanakan.
Titin Hartini, 2007
8–20
Tugas
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan koordinasi !
2. Jelaskan tiga jenis ketergantungan antar unit dalam
organisasi !
3. Ada 3 pendekatan yang digunakan untuk
melaksanakan koordinasi yang efektif. Jelaskan ketiga
pendekatan tersebut !
4. Jelaskan pengertian Rentang Manajemen !
5. a. jelaskan dua alasan yang menyebabkan pemilihan
rentang yang sesuai menjadi penting !
b. sebutkan dan jelaskan faktor-faktor yang
mempengaruhi rentang manajemen !
Titin Hartini, 2007
8–21