komunikasi bisnis - Simponi MDP

KOMUNIKASI BISNIS
Pengantar Mata Kuliah:
Titin Hartini,SE.,M.Si
STMIK MDP
Pengantar Komunikasi Bisnis

Memahami Komunikasi Bisnis

Pengertian Komunikasi Bisnis




Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi
antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan
simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku ataupun tindakan.
(Himstreet & Baty)
Komunikasi Antarpribadi (Interpersonal Communications)
merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih
dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah
pihak dan cenderung lebih flexible (luwes) dan informal.
Komunikasi Lintas Budaya (Intercultural/cross-cultural
Communications) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan
antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya
yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal.
Komunikasi Bisnis (Business Communications) adalah
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi , baik verba maupun nonverbal
untuk mencpai tujuan tertentu.
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (2)
Uraian
Orientasi/tujuan
Pokok
bahasan
Bahasa yang digunakan
Format penulisan
Gaya penulisan
Kertas surat yang
digunakan
Stempel/cap
Contoh
Komunikasi Antarpribadi
Komunikasi Bisnis
Kepentingan
pribadi
Masalah pribadi
Informal, bahasa campuran
Tidak standar, fleksibel
Tidak standar
Tanpa kop surat
Kepentingan
Tanpa
Dengan
stempel
Surat keluarga
bisnis
Masalah bisnis
Formal, baku
Standar
Standar
Dengan kop surat
stempel
Surat bisnis
Tabel 1.1. Perbedaan antara Komunikasi Antarpribadi dengan Komunikasi Bisnis
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (3)
 Bentuk

Dasar Komunikasi
Komunikasi Verbal
Berbicara dan Menulis
 Mendengar dan Membaca

Menulis 9%
Mengirim
Pesan
Membaca 16%
Menerima
Pesan
Berbicara 30%
Mendengar 45%
Gambar 1.2. Aneka bentuk komunikasi verbal dalam bisnis
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (4)

Komunikasi Nonverbal


Orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai
macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, rindu
maupun berbagai macam perasaan lainnya.
 Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan
 Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir
keras
 Simbol dilarang merokok dipasang di ruang tamu
 Asbak ditaruh diatas meja, dsb.
Pentingnya Komunikasi Nonverbal


Penting terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi,
mendeteksi kecurangan atau kejujuran, serta sifatnya yang
efisien.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat
mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si
pengirim pesan.
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (5)

Tujuan Komunikasi Nonverbal


Menurut Thil dan Bovee dalam Exellence in Business Communications:
1. Memberikan Informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekpresikan emosi
4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan
verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara
mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar.
Proses Komunikasi

Menurut Thil dan Bovee dalam Business Communications Today, 6e:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
Pengirim menyampaikan pesan
Penerima menerima pesan
Penerima menaksirkan pesan
Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (6)
Tahap 1
Pengirim mempunyai
gagasan
Tahap 2
Pengirim mengubah ide
Menjadi pesan
Tahap 6
Penerima mengirim ide
pesan
SALURAN
Dan
MEDIA
Tahap 5
Penerima menaksirkan
pesan
Tahap 6
Penerima menerima
pesan
Tahap 3
Pengirim mengirim pesan
Gambar 1.4. Proses Komunikasi
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (7)

Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi




Masalah dalam Mengembangkan Pesan
Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Masalah dalam Menerima Pesan
Masalah dalam Menafsirkan Pesan




Perbedaan Latar Belakang
Perbedaan Penafsiran Kata
Perbedaan Reaksi Emosional
Bagaimana Memperbaiki Komunikasi

Persyaratan Komunikasi Efektif:








Persepsi
Ketepatan
Kredibilitas
Pengendalian
Keharmonisan
Membuat Suatu Pesan secara Lebih Berhati-hati
Minimalkan Gangguan dalam Proses Komunikasi
Mempermudah upaya Umpan Balik antara Pengirim dan Penerima Pesan
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (7b)

Hambatan Komunikasi
 Komunikasi Antarindividu
 Perbedaan Persepsi dan Bahasa
 Pendengaran yang buruk
 Gangguan Emosional
 Perbedaan Budaya
 Gangguan Fisik
 Komunikasi dalam Organisasi
 Kelebihan beban informasi dan pesan yang bersaing.
 Penyaringan yang tidak tepat
 Iklim komunikasi tertutup atau tidak memadai
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (8)

Komunikasi Antar Pribadi
 Pengertian Komunikasi Antar Pribadi
 Komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang
lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan
nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu
dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai
tujuan tertentu.




Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih
Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon
seluler, atau bertatap muka (face-to-face)
Bahasa yang digunakan bersifat informal (tidak baku) dapat
menggunakan bahasa daerah, bahasa indonesia, atau
campuran.
Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal (pribadi) bila
komunikasi terjadi dalam masyarakat, dan untuk melaksanakan
tugas pekerjaan apabila komunikasi terjadi dalam organisasi.
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (8)
 Tujuan
Komunikasi Antar Pribadi
Menyampaikan Informasi
 Berbagi Pengalaman
 Menumbuhkan Simpati
 Melakukan Kerja Sama
 Menceritakan Kekecewaan atau Kesalahan
 Menumbuhkan Motivasi

 Gaya

Kepemimpinan
Teori X dan Y dari Douglas McGregor:
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (9)
Teori X
Karyawan cenderung tidak suka
(malas) bekerja, kalau mungkin
menghindarinya
 Karyawan selalu ingin diarahkan
 Manajer harus selalu mengawasi
kerja

Teori Y
Karyawan suka bekerja
 Karyawan yang memiliki komitmen
pada tujuan organisasi akan dapat
mengarahkan dan mengendalikan
dirinya sendiri
 Karyawan belajar untuk menerima
bahkan mencari tanggung jawab pada
saat bekerja

Tabel 2.1. Asumsi Teori X dan Y
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (10)

Empat gaya kepemimpinan




Pengarahan (directing)
 Karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam
menyelesaikan pekerjaan
Pembekalan (coaching)
 Karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam
mnyelesaikan pekerjaan
Dukungan (supporting)
 Karyawan telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan
telah mengembangkan hubungan yang baik dengan
seorang manajer
Pendelegasian (delegating)
 Karyawan telah memahami dengan baik tugas-tugas
pekerjaan yang harus diselesaikan, sehingga mereka
layak untuk menerima pendelegasian tugas dari seorang
manajer
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (11)

Gaya Kepemimpinan Situasional
Keterampilan Analitis (analitical skills)
 Keterampilan Fleksibillitas (flexibility skills)
 Keterampilan Komunikasi (communications skills)


Kepemimpinan Inti (Hellriegel dan Slocum)
Pemberdayaan (empowerment)
 Intuisi (intuition)
 Pemahaman Diri (self-understanding)
 Visi (vision)
 Kesesuaian Nilai (value congruence)

Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (12)
 Kebutuhan

Manusia
Teori Hierarki Kebutuhan (Abraham Maslow;
“Hierarchy of needs theory”)
Kebutuhan Fisiologis (physiological needs)
 Kebutuhan Keamanan (safety needs)
 Kebutuhan Sosial (social needs)
 Kebutuhan Status (status needs)
 Kebutuhan Aktualisasi Diri (self-actualizations)

Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (13)
Self-actualizations
Status needs
Social needs
Safety needs
Physiological needs
Gambar 2.1: Teori Hierarki kebutuhan dalam bentuk Piramida
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (14)

Teori Dua-Faktor (two-factor / motivation hygiene theory;
Herzberg.
Faktor Hygiene
(sumber ketidakpuasan kerja)
Kondisi Kerja
 Kebijakan Perusahaan
 Supervisi
 Gaji
 Hubungan dengan rekan kerja
 Status
 Keamanan kerja
 Kehidupan pribadi

Faktor Motivator
(sumber kepuasan kerja)
Pekerjaan itu sendiri
 Tanggung jawab
 Pengakuan
 Prestasi
 Promosi
 Pertumbuhan
 Pengembangan

Tabel 2.2: Komponen Teori Dua-Faktor
Titin Hartini
Pengantar Komunikasi Bisnis (15)

Mendengarkan Sebagai Keahlian Antar
Pribadi
Pikiran
 Kata-kata
Pemahaman
Emosi
 Perasaan
Mengadakan Hubungan
Bahasa Tubuh
 Tindakan
Dampak
Gambar 2.2.: Mendengar dengan aktif
Titin Hartini