Bab 2-Kondisi Eksisting v1

BAB 2
ANALISIS KONDISI EKSISTING TIK UNHAS DAN
KECENDERUNGAN PERKEMBANGAN TIK
Pengembangan TIK yang dilakukan oleh Unhas dalam kurun waktu 2009–
2013 harus memperhatikan kondisi eksisting TIK. Dalam bab ini akan diuraikan
berbagai kondisi TIK yang ada di lingkungan Unhas dalam aspek SDM, Organisasi,
dan Tata kelola TIK; aspek Infrastruktur TIK; aspek Aplikasi dan Sistem Informasi;
aspek Layanan Lain Berbasis TIK. Di bagian akhir bab ini akan dipaparkan singkat
mengenai kecenderungan perkembangan TIK.
2.1 SDM, Organisasi, dan Tata Kelola TIK
2.1.1 Sumber Daya Manusia
Unhas memiliki banyak potensi SDM yang memiliki pemahaman TIK dengan
baik, tapi sumber daya pengelola TIK yang tersedia di Unhas masih belum
mencukupi dalam hal kecepatan respon terhadap kebutuhan TIK yang semakin
meningkat. Sehingga dibutuhkan SDM (staf teknis) yang dikhususkan untuk
pengelolaan TIK baik di pusat maupun di unit kerja.
Sudah ada SK Rektor berkaitan dengan Pembentukan Tim ICT yang akan
mempermudah koordinasi sampai level unit kerja tetapi belum ada yang mempunyai
tugas khusus TIK (Pelayanan TIK masih merupakan tugas tambahan).
2.1.2 Organisasi PTIK
Struktur organisasi yang mengatur organisasi PTIK ditetapkan dalam
Keputusan Rektor Nomor 671/H4/P/2007 yang di dalamnya mengatur pembagian
tugas pokok dan fungsi menjadi 4 (empat) divisi bidang: Pelayanan Internet dan
Jaringan
Kampus,
Sistem
Informasi
Terpadu,
Infrastruktur
E-learning
dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia. Akan tetapi permasalahan pembagian
bidang kerja masih muncul, contohnya fungsi-fungsi TIK umum seperti meja layanan
(help desk) terhadap pengguna, pengamanan sistem, dan penanganan sistem
pencadangan data (backup) terduplikasi di empat bidang tersebut. Permasalahan
lain adalah tidak tersedianya staf teknis yang memadai untuk membantu melakukan
tugas-tugas tersebut.
10
PTIK Unhas telah menyelenggarakan layanan TIK, diantaranya adalah:
(1) Layanan Jaringan yang terdiri atas pemeliharaan hardware, sistem operasi,
cabling dan switching, routing, penataan/pemetaan topologi jaringan, pelatihan
pengoperasian jaringan.
(2) Layanan Sistem Informasi yang terdiri atas web hosting aplikasi TI, bantuan
teknis operasional sistem informasi, sistem back up, layanan instalasi software
aplikasi, menggembangkan aplikasi khusus yaitu sistem informasi akademik
(AIS), pelatihan operasional aplikasi AIS.
(3) Layanan Teknologi Komunikasi yang terdiri atas layanan email dan web server,
dan internet global.
(4) Pelatihan-pelatihan SDM (Tim ICT) berkaitan dengan layanan TIK.
Kendala organisasi yang bisa teridentifikasi diantaranya adalah:

Belum adanya kebijakan atau panduan khusus untuk layanan TIK.

Tidak ada tim khusus yang diberi tugas merumuskan Layanan TIK ad hoc.
Akibatnya layanan diberikan dengan penugasan ad hoc sehingga tidak ada
penjaminan kualitas layanan secara terstruktur dan berkesinambungan.

Bentuk-bentuk layanan ad hoc kurang terdokumentasikan dengan baik.
Akibatnya setiap kali ada permintaan baik yang sifatnya baru maupun serupa
dengan layanan yang pernah diberikan sebelumnya selalu dilayani tanpa acuan.

Model koordinasi yang kurang optimal dalam pengambilan keputusan berkaitan
dengan layanan TIK maupun penetapan anggaran organisasi.

Ketersediaan staf teknis yang kurang memadai.
2.1.3 Tata Kelola Layanan TIK
Perkembangan teknologi baru yang tersedia dan peningkatan kebutuhan
pengguna akan pelayanan TIK dengan tingkat pelayanan yang baik, mengharuskan
Unhas memiliki arah dan strategi pengelolaan TIK. Arah dan strategi diperlukan
untuk menjaga agar implementasi dan pengelolaan TIK yang berkembang baik di
level universitas maupun di level unit-unit kerja dapat bersinergi untuk memberi
layanan TIK yang efisien dan efektif bagi seluruh stakeholders. Karena implementasi
TIK ini memerlukan biaya yang cukup besar dan disertai resiko kegagalan yang tidak
kecil, maka TIK harus dikelola selayaknya aset lainnya.
11
Pengembangan dan implementasi TIK di Unhas akan dapat dilakukan dengan
baik apabila ditunjang dengan suatu tata kelola layanan TIK yang melingkupi
perencanaan, pengembangan, implementasi, dan pemeliharaan. Karakteristik tata
kelola layanan TIK yang dibutuhkan adalah terintegrasi, merupakan acuan ataupun
tindak lanjut terhadap keputusan-keputusan TIK yang diambil, yang memastikan
adanya alokasi penggunaan TIK dalam rencana strategis Unhas.
Beberapa draft kebijakan dan kebijakan yang telah disusun terkait dengan
tata kelola TIK Unhas diantaranya adalah:

Draft Kebijakan ICT Unhas

Draft Peraturan Pemakaian TIK di Lingkungan Kampus
Peraturan pemakaian TIK di lingkungan kampus sudah mulai diatur dan
distandarisasi. Penggunaan fasilitas email, web hosting, hotspot dan jaringan
intranet kampus diatur dengan peraturan tertentu. Beberapa unit kerja
menerapkan peraturan-peraturan khusus untuk memenuhi aspek kebutuhan dan
keamanan yang diaturnya sendiri. Secara tertulis peraturan pemakaian TIK di
lingkungan kampus sudah tersedia untuk fasilitas-fasilitas utama, sedangkan
untuk layanan yang bersifat ad-hoc menggunakan peraturan yang bersifat
konvensional.
2.2 Infrastruktur TIK
a. Komunikasi Data
a.1 Intranet Unhas
Tulang punggung jaringan komunikasi data Kampus Unhas dilayani dengan
teknologi Gigabit Ethernet pada jaringan kabel serat optik, dan teknologi yang lain
yang terhubung melalui gateway kampus Unhas ke Internet melalui internet provider
utama dan ke perguruan-perguruan tinggi lain di Indonesia melalui jaringan Inherent.
Beberapa kendala yang teridentifikasi pada infrastruktur intranet Unhas
diantaranya adalah:

Sistem jaringan komunikasi data kampus dibangun dengan topologi hierarchical
star yang apabila ada satu jalur terputus dapat mengakibatkan matinya
konektivitas pada banyak unit kerja.
12

Sistem pencadangan catu daya berlapis (UPS dan genset) hanya terpasang di
pusat pengendali jaringan di PTIK yang mengakibatkan kematian listrik di tempat
lain berdampak pada peralatan jaringan di tingkat distribusi dan akses.

Pengembangan jaringan di tingkat unit kerja tidak selalu berkoordinasi dengan
PTIK yang mengakibatkan sulitnya pemantauan penggunaan komputer,
kebutuhan bandwidth menjadi kurang efektif dan akibat lainnya.
b.2 Akses Internet dan Jaringan Perguruan Tinggi “Inherent”
Gateway jaringan komunikasi data Kampus Unhas terhubung ke Internet
melalui internet provider dan Perguruan-perguruan tinggi lain di Indonesia melalui
jaringan Inherent. Gambar 2.1 menunjukkan secara umum topologi jaringan yang
saat ini ada di Unhas.
Gambar 2.1 Topologi Jaringan Kampus Unhas
13
Jaringan Kampus Unhas terhubung ke Perguruan-perguruan tinggi lain di
Indonesia melalui jaringan Inherent seperti ditunjukkan oleh Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Skema Koneksi Inherent
Beberapa kendala yang teridentifikasi dari kondisi akses Internet dan koneksi
Inherent diantaranya adalah:

Koneksi gateway Internet diambil dari satu internet service provider yang
mengakibatkan munculnya permasalahan jaringan apabila ISP tersebut sedang
ada gangguan/tidak berfungsi yang mengakibatkan terganggunya akses global
internet kampus.

Belum ada organisasi khusus yang menangani keperluan Inherent; akibatnya,
kebutuhan layanan Inherent baik internal Unhas maupun perguruan-perguruan
tinggi lain belum terlayani secara optimal.

Managemen user yang belum dilakukan sehingga rentan terhadap penggunaan
yang tidak diinginkan sehingga pemanfaatan bandwidth menjadi kurang optimal.
14
b. Email dan Web Hosting
Prinsip utama yang digunakan adalah bahwa data lebih berharga daripada
data storage. Oleh karena itu layanan yang disediakan lebih dioptimalkan agar
segenap civitas akademika unhas dapat menyimpan informasi dalam bentuk digital
sebanyak-banyaknya di server milik Unhas sendiri.
Prinsip tersebut perlu menjadi strategi utama terutama berkaitan dengan
penggunaan alamat email dengan domain unhas.ac.id beserta pemanfaatan
hostingnya. Saat ini terdapat beberapa kategori pengguna email domain
unhas.ac.id, yaitu: Kelembagaan, Dosen, dan Karyawan.
Penggunaan email dan web hosting di bawah domain unhas.ac.id dapat
digunakan sebagai indikator tingkat penggunaan TIK di kampus dan sekaligus,
dengan melihat penggunaan email dan web hosting yang tidak berdomain
unhas.ac.id, dapat digunakan sebagai indikator kepercayaan civitas kademika
Unhas atas kualitas layanan TIK. Kebanyakan pengguna masih menggunakan
email eksternal dengan alasan kemudahan akses secara internasional serta
besarnya quota space yang disediakan.
Untuk web hosting Unhas menampung homepage untuk kelembagaan tingkat
universitas/fakultas dan Dosen. Belum bisa diidentifikasikan dengan jelas tingkat
pemakaian dan kekinian informasi yang terpajang, tetapi secara sekilas beberapa
jarang di-update dengan rutin.
Beberapa kendala yang bisa diidentifikasikan dari kondisi email dan web
hosting di Unhas di antaranya adalah:

Layanan email dan web hosting Unhas masih diberikan berdasar permintaan,
bukan bagian dari program berkelanjutan.

Server-server email dan web hosting diadakan dengan space tertentu,
sedangkan layanan free mail dan web hosting di Internet sudah mengarah ke
unlimited usage sehingga banyak civitas akademika yang lebih menyukai
layanan email dan web hosting di luar Unhas. Hal ini mengakibatkan Unhas
kehilangan kesempatan untuk membangun knowledge repository kampus yang
lengkap/utuh. Dibutuhkan strategi yang kuat dan layanan yang optimal untuk
bisa mengatasi masalah tersebut.
15

Sistem pencadangan data hanya dirancang secara ad hoc, sehingga apabila
terjadi kerusakan, pengembalian data-data pengguna dari cadangan tidak dapat
dilakukan sepenuhnya.
2.3 Aplikasi dan Sistem Informasi
Penggunaan sistem bantu kerja office di lingkungan Unhas terdiri atas 2 (dua)
platform yaitu software berlisensi dan opensource. Sementara itu software aplikasi
Unhas yang dikembangkan baik secara swadaya maupun melalui kontrak kerja
dengan pihak penyedia jasa pengembangan software eksternal dikembangkan
dengan platform opensource.
Tabel 2.1 menunjukkan data sistem informasi yang telah dikembangkan
berikut teknologi yang digunakan untuk mengembangkan masing-masing sistem.
Tabel 2.1 Data Sistem Informasi di Lingkungan Unhas
Keterangan
No
Jenis Sistem Informasi
Sistem/Akses
DBMS
Lingkungan
(beroperasi/tidak
Pemrograman
beroperasi/Tahap
Pengembangan)
1.
2.
Sistem Informasi Akademik
Informasi Akademik/
(AIS)
lokal
E-Learning (LMS)
Managemen
MySQL
PHP
Beberapa
beroperasi
MySQL
PHP
beroperasi
Pembelajaran/
lms.unhas.ac.id
Sistem Informasi Manajemen Unhas tersebut masih terus dikembangkan dan
masing-masing bagian dituntut untuk melakukan penyesuaian dengan cepat agar
integrasi seluruh data semakin cepat terwujud. Kendala yang mungkin terjadi
dikarenakan integrasi sistem-sistem tersebut masih dibangun dari sisi pengembang
sistem, bukan dari sisi manajemen universitas sendiri. Hal ini mengakibatkan
kebutuhan integrasi yang diharapkan universitas sejauh ini belum terakomodasikan
dengan baik. Berikut adalah gambaran Sistem Informasi Akademik yang telah
dikembangkan hingga saat ini.
Sistem Informasi Akademik (AIS Unhas) dikembangkan dengan basisdata
MySQL dan sistem pemrograman PHP. Data mahasiswa yang tersedia adalah data
mahasiswa berkaitan dengan proses akademik. Proses akademik yang direkam
16
dalam format KRS/KHS, Transkrip dikerjakan masing-masing unit kerja yang
melaksanakannya dengan SDM yang belum sepenuhnya dipersiapkan.
Kelemahan AIS Unhas adalah belum sepenuhnya mencakup sistem yang
sesuai kebutuhan semua program studi. Akibatnya, program-program studi
mengejar kelengkapan keperluannya dengan mengembangkan sistem sendiri. Hal
ini membuat integrasi informasi akademik semakin rumit. Selain itu pencatatan
kewajiban keuangan mahasiswa tidak terkait langsung dengan kegiatan registrasi
pada AIS Unhas sehingga status bayar aktivitas perkuliahan tidak terpantau secara
real time.
Dengan melihat kondisi sistem-sistem informasi di atas, maka secara umum
dapat dikatakan bahwa kurang adanya perhatian khusus yang memadai pada nilai
perangkat lunak yang sudah dikembangkan.
2.4 Layanan Lain Berbasis TIK
Layanan lain berbasis TIK seperti informasi Akademik melalui pesan singkat
pernah berjalan dengan bekerja sama dengan Telkomsel, namun karena database
yang tidak diremajakan setiap waktu maka layanan ini dihentikan. Permasalahannya
terletak pada SDM (staf teknis) yang belum dipersiapkan dengan tugas khusus TIK.
2.5 Kecenderungan Perkembangan TIK Pada Umumnya
Perkembangan TIK pada umumnya mempunyai kecenderungan berikut ini:
 Ubiquitous web presence—teknologi penyediaan akses dari hampir semua
tempat ke Internet semakin berkembang. Semakin mudahnya akses akan
dibarengi munculnya berbagai komunitas dan semakin maraknya konten
informasi. Sebagai tambahan bahwa individu-individu sangat mengharapkan
akses dengan kualitas yang baik, dan mendapatkan informasi yang sesuai dan
valid saat dibutuhkan dari sumber yang dapat dipercaya.
 Rapid connectivity—jaringan dengan kecepatan yang cepat, bisa diakses
secara remote, dan semakin dibutuhkannya penyediaan akses melalui wireless
“tanpa masalah”.
 Increasing freedom with mobile devices—semakin bertambahnya pengguna
yang memilih perangkat-perangkat wireless yang portable dan kecil untuk
keperluan komputasi dan akses informasi. Sebagai tambahan bahwa perangkat-
17
perangkat tersebut menyediakan kapasitas yang lebih dan fungsional yang
beragam dalam satu perangkat tersebut.
 24/7 Service Expectations–layanan untuk mengantisipasi kesulitan pengguna
dan dukungan bantuan selama 24 jam per hari dan 7 hari per minggu.
 Electronic Commerce–pengguna mengharapkan produk dan layanan yang
sesuai selalu tersedia dengan sistem transaksi online yang aman dan terpercaya.
 Sophisticated applications—pengguna berkembang semakin besar dengan
tuntutan semakin tinggi, aplikasi-aplikasi dengan platform umum, dan kemudahan
dalam penggunaan alat-alat bantu multimedia sehingga sangat mempengaruhi
teknologi pembelajaran termasuk diantaranya LMS (Learning Management
System) dan CMS (Course Management System).
Isu Khusus Berkaitan dengan TIK Perguruan Tinggi
Ada 4 (empat) pertanyaan yang mendasari isu khusus berkaitan dengan TIK
Perguruan Tinggi:
1) Isu yang paling penting untuk meraih kesuksesan TIK Perguruan Tinggi?
2) Isu TIK yang mempunyai potensi yang paling signifikan?
3) Isu TIK yang harus dikerjakan pemimpin-pemimpin TIK dan membutuhkan waktu
khusus?
4) Isu TIK yang membutuhkan keterlibatan sumber daya Perguruan Tinggi terbesar?
Jawaban dari empat pertanyaan di atas merupakan titik perhatian utama TIK untuk
Perguruan Tinggi yang meliputi:
 Managemen Pengguna dan Managemen Keamanan.
 Pengembangan Civitas Akademika (SDM) yang meliputi juga dukungan yang baik
dan pelatihan-pelatihan.
 Sistem Administrasi/Enterprise Resource Planning (ERP) yang meliputi seluruh
proses bisnis yang ada.
 Online Student Services/Enterprise Portals.
 Pemeliharaan Infrastruktur Jaringan.
 E-Learning.
 Strategi-Strategi Pembelanjaan TIK.
18