Internet dan Humas/Public Relation

Press Release dan Public Relations
Press Release atau siaran pers menurut Soemirat dan Ardianto (2004)
adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations
(PR)/Humas suatu organisasi/perusahaan yang disampaikan kepada pengelola
pers/redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk
dipublikasikan.
Meskipun semua press release yang dibuat PR memiliki format yang sama,
sebenarnya memiliki perbedaan penekanan pada informasinya yaitu:
* Basic Press Release mencakup berbagai informasi yang terdapat di dalam
suatu organisasi/perusahaan yang memiliki berbagai nilai berita untuk
media lokal, regional atau pun nasional;
* Product Release mencakup transaksi tentang target suatu produk khusus
atau produk reguler lainnya untuk suatu publikasi perdagangan atau jasa
di dalam suatu industri;
* Financial Release digunakan terutama dalam membina hubungan dengan
pemegang saham.
* Informasi mengenai kegiatan, prestasi atau pernyataan lembaga
Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya
wartawan menulis berita langsung (straight news) dengan gaya piramida
terbalik (inverted pyramid). Dimulai dengan membuat lead/teras berita/
kepala berita sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H
(What: apa yang terjadi? Where: dimana terjadinya? When: kapan peristiwa
tersebut terjad? Who: siapa yang terlibat dalam peristiwa tersebut? Why:
mengapa peristiwa tersebut terjadi? How: bagaimana berlangsungnya
peristiwa tersebut?).
Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini digunakan dengan alasan:
Pertama, pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu
yang singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual. Kedua, redaksi
media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi
pokoknya. Ketiga sebelum redaksi memutuskan dipakai atau digunakan
release tersebut, mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi
release itu.
Setelah menulis lead sebagai paragraf pertama, kembangkan lead itu dalam
paragraf kedua untuk menjelaskan atau mendukung paragraf pertama yang
perlu dijelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan.
Kemudian masuk kepada tubuh berita. Penulisan dengan gaya piramida
terbalik ini berarti menulis berita dari mulai yang sangat penting (lead)
sampai kepada semakin tidak penting. Sedangkan judul diambil dari lead
(berita yang sangat penting tadi).
Struktur piramida terbalik dalam pembuatan siaran pers sebagai berikut:
Judul berfungsi sebagai etalase berita yang harus ditulis dengan bahasa
yang jernih sehingga tidak menimbulkan pengertian ganda. Baris tanggal
adalah ruang untuk menunjukkan tempat berita dibuat dan tanggal pembuatan
berita. Sebaris dengan “creditline” yang menunjukkan jati diri media.
Alinea pertama dari berita disebut pusat perhatian maksimal atau teras,
atau lead, atau intro dari berita yang dapat disarikan untuk dijadikan
judul berita. Isi teras berisi jawaban semua unsur 5 W + 1 H (disebut
teras formal) atau jawaban dari dua atau tiga unsur saja (teras
informal). Sesudah teras bagian berikutnya disebut Tubuh Berita, tempat
menguraikan lebih lanjut unsur-unsur tersebut. Latar berita merupakan
keterangan yang akan memperjelas unsur “siapa, apa, dimana, mengapa, dan
bagaimana”. Sedangkan bagian rangkuman sebenarnya merupakan latar yang
berisi “catatan dibuang sayang” dari suatu peristiwa. Bagian ini dapat
dipotong kalau ruangan tidak mengijinkan.
Sebaiknya PR membaca berbagai surat kabar dan mempelajari gaya bahasa
yang digunakan. Tulislah siaran pers dengan gaya surat kabar yang akan
dikirimi tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis harus meniru gaya
artikel dalam surat kabar itu. Sebagai contoh bila mereka selalu mencetak
nama lengkap gunakan nama lengkap dan bukannya singkatan.
Untuk menarik perhatian pembaca, aturan dasar yang biasa
wartawan perlu menjadi acuan menulis siaran pers, yaitu:
digunakan
* Memilih judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif. Jumlah kata
minimum 3 dan maksimal 6 kata.
* Paragraf pertama (lead) harus tajam dan ringkas; antara 12 sampai
20 kata merupakan ukuran yang ideal.
* Usahakan supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.
* Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata
keterangan dan kata sifat yang tidak perlu.
* Hindari kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit.
* Hindari istilah khusus dan penggunaan singkatan.
* Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan
bagaimana. Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran
pers anda tidak berisi semua informasi yang diperlukan wartawan.
* Jangan menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir
yang penting pada awal siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang
mereka akan memotongnya dari bawah dan jika Anda meletakkan butir-butir
yang paling penting pada akhir berita, maka bagian itu tidak akan
termuat.
* Tulislah berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).
* Selalu periksa kembali ejaan nama orang.
* Ketiklah siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi
rangkap. Berikan margin yang cukup pada semua sisi halaman.
* Selalu beri tanggal pada siaran pers.
* Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon pada bagian bawah
siaran.
* Buatlah siaran pers sesingkat mungkin.
Penting diketahui oleh seorang praktisi PR tentang pers:
* Kebijakan editorial. Hal ini mengungkapkan pandangan dasar dari
suatu media yang dengan sendirinya akan melandasi pemilihan subjek-subjek
yang akan dicetak atau yang akan diterbitkannya. Selain itu aturan
keredaksian dan aturan kewartawanan juga perlu diketahui PR dalam menulis
dan mengirimkan press release.
* Frekuensi penerbitan. Setiap terbitan punya frekuensi penerbitan
yang berbeda-beda, bisa harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan.
Hal itu perlu diketahui oleh para praktisi PR, sehingga dapat
menyesuaikan diri dalam pembuatan press release.
* Tanggal/tenggat terbit. Kapan tanggal dan saat terakhir sebuah
naskah harus diserahkan ke redaksi untuk penerbitan yang akan datang? Hal
ini ditentukan oleh frekuensi dan proses percetakannya. Hal ini penting
diketahui praktisi humas karena kerap kali siaran pers yang dikirimkan
tidak bisa termuat karena terganjal oleh tenggat terbit.
* Proses percetakan. Hal ini wajib diketahui oleh praktisi humas
sehingga pemuatan press release bisa sesuai dengan yang hiharapkan.
* Daerah sirkulasi. Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media itu
berskala lokal, pedesaan, perkotaan, nasional atau internasional. Hal ini
dinilai sangat penting agar pesan yang disampaikan efektif dan efisien.
* Jangkauan pembaca. Berapa dan siapa saja yang membaca jurnal atau
media yang bersangkutan? Seorang praktisi PR juga dituntut untuk
mengetahui kelompok usia, jenis kelamin, pekerjaan, status sosial, minat
khusus, kebangsaan, etnik, agama, hingga ke orientasi politik dari suatu
khalayak pembaca media.
* Metode distribusi. Praktisi PR juga perlu mengetahui metode-metode
distribusi suatu media, apakah eceran atau langganan. Kemudian ihwal
tiras juga patut diketahui dalam upaya efektivitas dan efisiensi
komunikasi yang dijalankan.
Seperti diketahui bahwa yang dinomorsatukan oleh wartawan atau redaktur
dalam menilai sebuah peristiwa yang akan menjadi berita adalah nilai
jurnalistiknya. Hal serupa diberlakukan pula kepada rilis yang masuk yang
dikirimkan oleh lembaga humas, atau materi sebuah jumpa pers, juga
kegiatan khusus (special event) hingga hasil wawancara dengan narasumber.
Meskipun nilai jurnalistik masing-masing media relatif berbeda, para
praktisi media massa di seluruh dunia memiliki patokan unsur-unsur yang
memiliki nilai jurnalistik, yaitu: aktualitas, kedekatan (proximity),
penting, keluarbiasaan, ketegangan, konflik atau pertentangan, seks,
kemajuan, emosi, dan humor.
Beberapa hal penting lainnya yang perlu diperhatikan dalam pengiriman
press release:
* Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari
itu, kirimkan hari itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali
jika pelaksanaannya adalah malam hari.
* Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai
bidangnya, tujukanlah pada wartawan tadi.
* Pengiriman bisa pula melalui faksimili (atau e-mail).
* Jika melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh produk,
lebih baik melalui kurir.
* Konfirmasikan kembali melalui telepon, apakah siaran pers tadi
sudah diterima atau belum.
Adakalanya siaran pers ini melengkapi acara jumpa pers atau konferensi
pers sehingga para kuli tinta tidak salah mengutip pernyataan atau data
yang ada.
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan konferensi
pers atau jumpa pers:
* Jangan mengundang wartawan secara mendadak karena biasanya wartawan
sudah memiliki jadwal kerja yang padat.
* Hargailah waktu wartawan, jangan menunda waktu yang telah
dijadwalkan.
* Jangan mengundurkan waktu hanya karena ada wartawan yang belum
datang.
* Wartawan paling menyukai acara jumpa pers pagi hari atau siang saat
waktunya makan siang.
* Hindari jumpa pers pada hari libur.
* Hindari jumpa pers yang jaraknya sangat jauh.
* Jika ingin suasana santai, jumpa pers bisa pula di rumah makan atau
tempat rileks lainnya.
* Hadirkanlah orang yang mempunyai kredibilitas sehingga menambah
bobot acara jumpa pers.
* Jangan “mengusir” wartawan yang datang tidak diundang sejauh ia
betul-betul membutuhkan informasi untuk berita.
* Sediakan bahan-bahan atau data tertulis sebagai pelengkap tulisan/
berita yang akan ditulis wartawan. Apakah itu proposal, brosur, rilis dan
lain-lain.
* Masukkan bahan-bahan tadi dalam map atau amplop.
* Jika akan memberi cinderamata atau uang transportasi, masukkanlah
ke dalam amplop besar atau map tadi.
* Hindari jumpa pers satu arah. Berilah kesempatan wartawan untuk
bertanya.
* Jangan heran apabila dalam kesempatan itu wartawan akan bertanya
pula tentang materi lain di luar materi yang dijumpaperskan.
* Hindari jawaban “No Comment” dalam diskusi, sebab jawaban ini
mengesankan pembenaran dari pernyataan wartawan.
Khusus dalam Press Briefing karena dilakukan secara reguler dalam
kegiatan besar, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Susunlah jadwal yang pasti, siapa yang tampil sebagai narasumber
dan siapkan data yang akurat.
2. Konfirmasikan dahulu, apakah narasumber yang akan ditampilkan itu
bersedia hadir dalam pertemuan dengan wartawan.
3. Siapkan bahan-bahan tertulis dalam press room yang disediakan.
4. Buatlah jurnal harian yang akurat dan lengkap.
5. Sediakan press room yang memadai yang dilengkapi dengan berbagai
sarana komunikasi dan pengetikan
PR Online
PR Online atau biasa disebut E-PR muncul ketika internet memainkan
peranan penting dalam perkembangan ICT (Information and Communication
Technologies). Sehingga kalangan bisnis memandang internet bisa menjadi
media komunikasi strategis untuk menjalankan fungsi PR dalam organisasi.
E-PR kemudian menjadi tantangan baru bagi strategi PR yang selama ini
dilakukan secara offline.
Istilah E-PR merupakan bentuk penerapan perangkat ICT untuk kegiatan PR.
Seperti
menyebarkan
press
release,
membangun
komunikasi
dengan
stakeholders, mempublikasikan kegiatan perusahaan dan sebagainya. Saat
ini parktisi PR mau tidak mau harus memanfaatkan ICT untuk menjalankan
komunikasi yang efektif dan efisien. Mengirimkan press release kini tidak
lagi melalui pos atau fax, tapi cukup melalui email.
Sejumlah korporat yang memiliki website dan dikelola dengan baik, juga
mempublikasikan press release di website-nya, sehingga media tinggal mendownload. Misalnya di www.bi.go.id, www.pertamina.com, www.depdag.com,
dan lain-lain.
Saat ini praktisi PR dituntut bisa memposisikan diri dalam E-PR. Sehingga
sumber daya manusia yang dibutuhkan korporat adalah orang yang handal
berselancar di dunia maya dan tahu ke mana saja mereka harus berselancar
untuk membangun corporate image. Seperti dikatakan pakar bisnis dan ICT
BJ Onggo, seorang praktisi E-PR harus mampu mengembangkan content untuk
format distribusi apa saja (media cetak, radio, TV, situs web, e-mail,
iTV, PDA, WAP, Usenet dan sejenisnya) agar dapat dengan tepat menjangkau
berbagai macam audiens.
Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh organisasi bila menerapkan EPR:
* Real time. Aktivitas komunikasi bisa dilakukan dengan cepat
* Komunikasi konstan. Karena E-PR menggunakan internet maka internet
ibarat sekretaris yang tidak pernah tidur selama 24 jam dengan potensi
target publik seluruh dunia.
* Interaktif. Penggunaan E-PR memungkinkan terjadinya komunikasi dua
arah, karena publik bisa memberikan feedback secara langsung dan cepat.
* No boundaries. Tidak ada batasan komunikasi dalam E-PR, sehingga
bisa terhubung ke mana saja selama ada jaringan internet.
* Multi media. E-PR dapat menyajikan informasi kepada publik dengan
menggabungkan berbagai media seperti tulisan (script), gambar (grafis),
dan suara (audio), bahkan audio-visual (film, video) dalam satu kesatuan.
* Ekonomis. Komunikasi menggunakan internet untuk menjangkau publik
yang luas lebih murah daripada media konvensional.
Beberapa perangkat yang sering digunakan dalam E-PR:
* Email. Biasanya untuk mengirimkan surat-surat elektronik, press
release, dan informasi lainnya.
* Milis atau mailing list. Berisi kumpulan alamat email yang saling
terhubung untuk membentuk komunitas tertentu. Misalnya antara organisasi
dengan publik.
*
Website.
Untuk
mempublikasikan
berbagai
informasi
tentang
organisasi kepada publik, baik itu profil, berita, press release, dan
informasi penting lainnya.
* Jejaring Sosial. Membangun hubungan dengan audiens bisa menggunakan
situs jejaring sosial seperti friendster, facebook, dan lain-lain.
* E-Bussiness Card. Kartu bisnis elektronik bisa dikirimkan ke banyak
audiens.
Internet dan Humas/Public Relation
Public relation atau hubungan masyarakat (humas) merupakan salah satu
bidang fungsi manajemen untuk membangun citra organisasi. Bila merujuk
kepada konsep PR yang disampaikan oleh Scott M. Cutlip dan Allen Center
dalam bukunya Effective Public Relations:
"Hubungan masyarakat merupakan fungsi manajemen yang membentuk
memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi
masyarakat, yang menjadi sandaran keberhasilan atau kegagalannya."
dan
dan
Konsep Fungsi Manajemen PR menurut Cutlip dan Center:
* Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi
* Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik
publik intern maupun publik ekstern.
* Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik
kepada organisasi.
* Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan
umum.
Konsep fungsi di atas, memberikan gambaran utuh mengenai fungsi PR
sebagai fungsi manajemen yang tidak lepas dari pencapaian tujuan
organisasi. Selain itu, juga ruang lingkup tugas PR meliputi publik
organisasi baik yang ada di dalam maupun di luar organisasi. Hal
terpenting adalah bagaimana PR mampu menangkap aspirasi publik untuk
kemudian disampaikan kepada manajemen atau pimpinan puncak, sehingga
organisasi mampu memenuhi harapan dan kebutuhan masing- masing publiknya.
Di sisi lain, PR juga mampu mengkomunikasikan keterbatasan atau pun
kelebihan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan publik.
Beberapa tugas yang umum dilaksanakan oleh humas antara lain; layanan
informasi, dokumentasi dan komunikasi masyarakat. Layanan informasi dapat
berupa penyajian data organisasi, publikasi dan sosialisasi program
organisasi kepada masyarakat/publik. Tugas lai yang sering dilekatkan
pada humas adalah dokumentasi kegiatan organisasi untuk nantinya
digunakan sebagai bahan publikasi organisasi. Di samping itu komunikasi
masyarakat juga menjadi tugas humas, karena untuk memelihara hubungan
dengan masyarakat.
Untuk menjalankan fungsi-fungsi Humas seperti yang digambarkan oleh
Cutlip dan Center, internet sebagai sebuah media komunikasi akan sangat
efektif dan efisien. Belakangan muncul istilah e-public relation (ePR)
yang diartikan sebagai usaha melaksanan fungsi dan tugas kehumasan
melalui media internet. Huruf e merupakan singkatan dari elektronik
seperti mengacu pada e-mail atau e-commerce yang mengacu pada media
elektronik internet.
Implementasi e-public relation
Untuk melaksanakan e-public relation yaitu pelaksanaan fungsi kehumasan
dengn media internet khususnya humas instansi pemerintahan, diperlukan
kemauan dan kemampuan dari pemangku kebijakan. Kemauan dapat ditunjukan
dari adanya dasar hukum dan pengalokasian anggaran untuk pelaksanaanya.
Misalnya, Perda atau SK Kepala Dinas terkait serta dimasukan dalam
anggaran kehumasan organisasi. Kemauan tersebut akan dapat menunjang
kemampuan bagian humas organisasi. Dari segi infrastruktur seperti
komputer dan koneksi internet untuk humas. Faktor sumber daya manusia
(SDM) bagian humas juga sangat berpengaruh besar. Selain kemampuan teknis
pengoperasian komputer dan internet juga diperlukan peningkatan kapasitas
dalam bidang menulis sperti menulis laporan narasi, dan rilis media.
Lalu informasi apa saja yang perlu disampaikan kepada publik/audien untuk
menjalankan fungsi humas dengan baik? Syukurnya Indonesia telah memiliki
Undang-undang yang mengatur tentang informasi publik, yaitu Undang-undang
No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP). UU KIP
secara khusus mengatur kewajiban dan hak publik dalam mengakses informasi
publik.
Sesuai dengan pasal 3 UU KIP, Undang-undang ini bertujuan untuk :
1. Menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana, proses dan
alasan pengambilan suatu keputusan publik;
2. Mendorong partisipasi masyarakat;
3. Mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik,
4. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa;
dan/atau
5. Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan
Badan Publik
Secara teori tujuan UU KIP selaras dengan konsep fungsi manajemen PR.
Informasi publik berdasar pada UU KIP adalah informasi yang dihasilkan,
disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik
yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau
penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan
Undang-undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan
publik.
Asas UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan informasi publik (Pasal 2)
1.
Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh
setiap Pengguna Informasi Publik.
2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas.
3. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon
Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara
sederhana.
4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan
Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian
tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada
masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup
Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada
membukanya atau sebaliknya.
Dengan menggunakan internet dan blog asas dalam UU KIP dapat dipenuhi
dengan lebih baik. Melingkupi asas keterbukaan, biaya ringan, cepat dan
cara yang sederhana.