Analisis Penerapan Quality Release Dalam

Analisis Penerapan Quality Release Dalam Efisiensi Proses Penanganan
Kualitas Material
Konferensi Nasional Riset Manajemen X
“Akselerasi Daya Saing Menuju Keunggulan Organisasi yang Berkelanjutan”
Lombok, 20-22 September 2016
Ricky Virona Martono
PPM Manajemen, Divisi training ([email protected])
ABSTRAK
Konsep Quality Release merupakan efisiensi proses dalam rantai pasok dengan
mengurangi kegiatan pengecekan dan pengendalian kualitas material, namun tetap menjaga
kualitas material sesuai harapan konsumen. Konsep ini menuntut sistem manajemen kualitas
pada tingkat kehandalan yang terbaik dan terintegrasi pada setiap titik di dalam rantai pasok.
Tulisan ini ditujukan untuk membahas kunci keberhasilan dan hambatan menerapkan Quality
Release pada rantai pasok di Indonesia. Metode yang digunakan adalah metode kualitatif
berupa wawancara dan pengumpulan data di perusahaan pada level supervisor dan manajerial
(single case design). Unit analisis mencakup sistem pengendalian kualitas dan risiko
pengelolaan material. Hasil analisis menunjukkan keuntungan dan hambatan menerapkan
Quality Release. Kedua, tidak semua titik dalam rantai pasok memiliki infrastruktur dan
komitmen yang sama baiknya dalam meningkatkan kehandalan proses pengelolaan material,
dan ego dan kerahasiaan setiap perusahaan dalam rantai pasok menghambat proses kerjasama
untuk mencapai tingkat kehandalan yang lebih baik. Hambatan-hambatan tersebut banyak
ditemukan pada perusahaan-perusahaan tradisional di negara berkembang.
Kata kunci: Quality Release, pengendalian kualitas, manajemen risiko, single level design
Quality Release is process efficiency in supply chain that reduces activities of
checking and controlling material quality, meanwhile maintainis material quality as
consumer expectations. This concept requires the best reliability and integrated quality
management system at any point in the supply chain. This paper is intended to discuss the
keys success and barriers in implementing Quality Release concept in industry in Indonesia.
Research method applied is qualitative method, such as interview and data collection in the
company supervisor and managerial level (single case design). The unit analysis consists of
quality control system and risk of material handling. The results show advantages and
obstacles applying Quality Release concept. Second, each company in a supply chain does
not have the same level of infrastructure capability and commitment to improve the
reliability of material management; and, every company’s ego and confidentiality hinder the
cooperation to reach a better level of its reliability. Such barriers found more in many
traditional companies in developing countries.
Key words: Quality Release, pengendalian kualitas, manajemen risiko, single level design
PENDAHULUAN
Persaingan sebuah rantai pasok dengan rantai pasok lain pada industri sejenis menuntut
semua pihak berkoordinasi dalam mengefisienkan prosesnya, yang mana pada akhirnya akan
menurunkan biaya rantai pasok (Simchi-Levi, 2014). Menurunkan biaya ini tidak sekedar
menghemat biaya, namun maknanya meluas dalam rangka pemenuhan kepuasan konsumen di
tengah perubahan pasar yang dinamis (Shiba et al., 1993). Perusahaan dituntut meningkatkan
daya saing, efketifitas, dan fleksibilitas dalam koordinasi rantai pasok. Tujuannya adalah
menjamin kualitas barang dari hulu sampai ke hilir dengan cara yang efisien. Hal ini penting
demi mencapai waktu tenggat pengiriman yang diharapkan konsumen. Untuk memenuhi hal ini,
sebuah barang harus dikirim ke konsumen pada waktu yang tepat dan tingkat kualitas barang
yang lebih baik dari pesaing. Maka, tuntutan kualitas menjadi sebuah keunggulan bersaing
(Svensson, 2011a).
Konsep Quality Release merupakan salah satu pendekatan efisiensi proses dalam rantai
pasok dengan mengurangi kegiatan pengecekan dan pengendalian kualitas material, namun
demikian kualitas material tetap terjaga sesuai yang diharapkan konsumen. Konsep ini
menuntut sistem manajemen dan pengendalian kualitas pada tingkat kehandalan yang sama dan
terintegrasi pada setiap titik di dalam rantai pasok.
Beberapa keuntungan menerapkan Quality Release adalah: beragam bahan baku atau
material atau barang jadi yang mengalir dalam rantai pasok tidak lagi melalui proses incoming
inspection karena sudah terjamin kualitasnya oleh bagian Quality Control, sehingga mengurangi
biaya tenaga kerja, menjaga kualitas barang dengan baik, dan mengurangi waktu tenggat
pengiriman barang (Dale, 2014); material dapat langsung digunakan untuk kebutuhan produksi
atau dijual, sehingga mengurangi besaran lokasi penyimpanan inventori (Dahlgaard, 2012);
membuka peluang perbaikan karena ketidaksesuaian pengendalian kualitas dapat diketahui,
sehingga meningkatkan kerjasama dan usaha meningkatkan kualitas antara pembeli dan pemasok
(Hellsten dan Klefsjö, 2012). Pada akhirnya, perusahaan dapat mewujudkan proses yang lebih
efektif dan efisien dari pesaingnya.
Untuk mencapai ini, setiap pemain dalam sebuah rantai pasok didorong untuk mencapai
sasaran standar dan sasaran pengendalian kualitas yang setara, sehingga sangatlah penting untuk
meneliti keterkaitan dan kerjasama antar berbagai pihak dalam rantai pasok demi meningkatkan
Manajemen Kualitas secara bersamaan (Dale, 2014). Makna sasaran kualitas disini dapat
dipandang dari berbagai sudut pandang, yaitu: kualitas pada sistem manufaktur (Garvin, 1984),
produksi (Garvin, 1984), dan rantai pasok (Steenkamp, 1990).
Di sisi lain, kurangnya pemahaman akan pentingnya mencapai tingkat kehandalan
manajemen kualitas bersama-sama oleh semua perusahaan menjadi penghambat keberhasilan
(Dale, 2014). Hal ini diperparah dengan perbedaan budaya antar perusahaan yang terlibat,
misalnya kebiasaan menutupi kesalahan dalam proses pengecekan kualitas (Hellsten dan Klefsjö,
2012). Penghambat lainnya adalah keterbatasan infrastuktur dan peralatan pengendalian kualitas
(Svensson, 2011b).
Penelitian mengenai koordinasi manajemen kualitas dalam sebuah rantai pasok di
Indonesia belum mampu memenuhi tuntutan tersebut karena baru sebatas pada penerapan metode
Quality Control di dalam proses internal perusahaan terkait, misalnya penelitian di industri pasta
gigi (Shu San Gan, 2014), gula (Rahmawati, 2012), dan genteng (Amri, 2008). Dari sini terlihat
bahwa sesungguhnya penelitian mengenai industri produk konsumsi di Indonesia sangat
menantang karena usia pakai bahan setengah jadi yang pendek, produknya mudah diperoleh
oleh masyarakat, harga terjangkau, sehingga tingkat ketersediaannya di pasar harus tinggi. Untuk
mendukung ini diperlukan efisiensi proses waktu tenggat pengiriman.
Situasi menjadi kompleks ketika organisasi/perusahaan tidak cukup hanya dengan
memperbaiki sistem pengendalian kualitasnya saja, karena kualitas harus dimaknai sebagai
pendekatan yang komprehensif dan terintegrasi dengan tujuan perusahaan (Lilja, 2012). Maka
konsep Quality Release pun harus sejalan dengan tujuan efisiensi perusahaan yang terlibat.
Untuk menjawab tantangan tersebut, penerapan konsep Quality Release menjadi
alternatif yang layak diperhitungkan, karena efisiensi yang diperoleh dapat dirasakan oleh
pembeli dan pemasok, tidak hanya demi kepentingan internal perusahaan tertentu saja.
Dengan kondisi yang dihadapi di atas, penelitian ini membahas:
 Keuntungan dan faktor penghambat menerapkan Quality Release pada industri gula
dan pemasoknya di Indonesia.
 Bagaimana meningkatkan kesadaran dan pemahaman akan pentingnya mencapai
tingkat kehandalan manajemen kualitas bagi setiap perusahaan yang berperan dalam
sebuah rantai pasok di Indonesia.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini ditujukan pada perusahaan gula (pembeli) dan perusahaan pemasok bahan
mentah gula (pemasok) dalam menerapkan konsep Quality Release di Indonesia. Metode yang
digunakan adalah case study berbasis pendekatan deskriptif. Metode ini mampu menggali
informasi secara mendalam. Informasi diperoleh melalui wawancara, pengumpulan data di
lapangan, dan studi literatur. Kekurangan metode wawancara adalah informasi yang disediakan
tergantung pada sudut pandang dari pihak yang diwawancara, maka diperlukan
sumber
informasi dari pihak pemasok dan pembeli sebagai validasi (Yin, 2003). Untuk meningkatkan
validitas dan reliabilitas dari data yang didapatkan, maka dilakukan proses wawancara dengan
pertanyaan dan tahapan yang sama kepada pihak pemasok dan konsumen. Maka, wawancara
dilakukan dalam dua tahap.
Tahap pertama wawancara ditujukan untuk mengumpulkan informasi mengenai rencana,
tujuan, harapan, dan hambatan menerapkan konsep Quality Release. Selama proses wawancara,
disediakan acuan yang berisi pertanyaan supaya arah wawancara sejalan dengan tujuan
penelitian. Informasi tambahan di luar acuan dapat dijadikan pertimbangan dalam menganalisa
data.
Informan adalah karyawan di perusahaan pembeli dan pemasok yang bekerja pada bidang
kerja produksi, penjamin kualitas, logistik dan pengelola penyimpanan material. Karyawan yang
dilibatkan bekerja pada level supervisor (single case design) sebagai pengawas harian konsep
Quality Release dan level manajer sebagai peramu strategi. Unit analisis mencakup sistem
penjamin mutu material (single level analysis).
Tahap kedua wawancara ditujukan untuk memvalidasi informasi dengan dua tahap,
yaitu: studi lapangan dan wawancara karyawan sebagai pelaksana langsung di lapangan dan
kepada manajer dikedua perusahaan dari sudut pandang stratejiknya; studi literatur dari penelitian
sejenis. Untuk memperoleh informasi dari karyawan penjual yang berdomisili di Propinsi Nusa
Tenggara Barat, dilakukan pengiriman kuesioner melalui surat elektronik.
Informasi yang diperoleh dari setiap sesi wawancara terdiri dari:
i. Kondisi perusahaan pembeli dan penjual.
Perusahaan pembeli dan penjual sudah melakukan kerjasama selama beberapa tahun
dan ingin meningkatkan kerjasama efisiensi di bidang pengendalian kualitas.
Perusahaan pembeli terletak di kawasan Marunda dan pemasoknya terletak di Propinsi
Nusa Tenggara Barat. Ada sekitar dua puluh jenis material yang dikirim pemasok setiap
minggunya, termasuk bahan mentah seperti tebu dan kemasan pembungkus gula. Pembeli
merupakan perusahaan yang dikelola profesional, dan penjual merupakan usaha skala
menengah yang dikelola secara tradisional.
Proses pengendalian kualitas barang yang dikirim pemasok membutuhkan waktu
sekitar dua sampai lima jam, terdiri dari proses pemeriksaan dokumen, penyimpanan
barang sementara untuk menunggu giliran diperiksa, dilanjutkan proses pemeriksaan
kualitas barang, dan diakhiri dengan persiapan dokumen yang menyatakan barang sudah
lolos pengecekan.
Selama ini sering ditemukan produk rusak yang diterima pembeli. Akibatnya,
barang kiriman dikembalikan dan digantikan dengan yang baru. Pembeli harus
menyesuaikan produksinya karena produk baik yang diterima berkurang, sedangkan
pemasok harus menambah jumlah produksi untuk mengirim barang pengganti. Ada proses
penangangan tambahan yang artinya merugikan kedua perusahaan.
Pihak manajemen ingin memperbaiki kondisi ini. Kegiatan awal dilakukan dengan
menumbuhkan kesadaran (awareness) mengenai pentingnya sistem pengendalian kualitas
yang baik. Kemudian dilanjutkan dengan menyamakan standar pengendalian kualitas, dan
akhirnya perbaikan dikembangkan kepada penerapan konsep Quality Release. Informasi
diperoleh ketika kerjasama ini baru berjalan beberapa bulan.
ii. Data lapangan
Analisis data dilakukan secara kronologis, mulai dari periode pengenalan dan penerapan
Quality Release kepada seluruh karyawan terlibat, sampai dengan periode evaluasi. Data
yang diperoleh mendeskripsikan kunci keberhasilan dan penghambat, dan kesesuaian
dengan teori. Proses ini mengacu pada teknik analisa data collection, data display, dan
conclusion (Miles, 1984). Teknik ini merupakan pendekatan yang menyediakan
penjelasan secara lengkap dan argumentatif.
Informan
Manager Quality
Assurance
Manajer Produksi
Supervisor Quality
Control
Kepala Departemen
Pergudangan
Studi literatur
Metode
Wawancara mendalam
Wawancara mendalam
Informasi yang diperoleh
Proses bisnis antara pembeli dan pemasok.
Proses produksi, pemesanan dan penanganan
inventori.
Wawancara mendalam
Proses pengendalian kualitas
Wawancara mendalam
Proses penanganan inventori
Mempelajari dan mengkaji teori
Penelitian mengenai Quality Control dan
atau penelitian terdahulu.
Quality Release
HASIL dan PEMBAHASAN
i. Inisiasi Kerjasama
Tujuan akhir menerapkan konsep Quality Release adalah mengefisienkan proses
pengendalian kualitas dengan mengurangi kegiatan inspeksi. Hal ini dimungkinkan jika
kehandalan sistem kualitas di setiap titik terjamin pada level yang sama. Maka tahap awal
adalah mencari peluang jenis barang/material apa yang memberi dampak signifikan
terhadap efisiensi proses pengendalian kualitas ini. Tahap berikutnya adalah penyamaan
persepsi mengenai fungsi dan tanggungjawab Kualitas antara
perusahaan yang
bertanggungjawab terhadap material terpilih. Secara detil langkah-langkahnya adalah
sebagai berikut:

Perusahaan pembeli membuat Pareto material yang frekuensi penanganannya tinggi
dan/atau harganya tinggi. Material dengan frekuensi penanganan tinggi bisa berupa
material rutin atau material yang jumlahnya sangat banyak pada setiap kali proses
inspeksi. Pertimbangannya adalah dengan memangkas waktu pengendalian dan
pengecekan kualitas terhadap material yang sering dikirim pemasok akan memangkas
waktu dan biaya pengendalian kualitas (man-hour) secara signifikan. Kedua,
pengurangan kegiatan pengendalian kualitas terhadap material yang mahal akan
mengurangi modal inventori yang mengendap.

Material dikelompokkan menjadi: terpilih sebagai pilot project, disarankan untuk
melaksanakan proyek Quality Release di masa mendatang, tidak disarankan karena
memiliki data ”reject” tinggi, dan tidak disarankan untuk proyek Quality Release karena
masih harus diverifikasi ulang.

Memperhitungkan jumlah penghematan dari program Quality Release.
Data yang diperlukan adalah:
-
Jumlah staf inspeksi dan pengendalian kualitas yang melakukan proses pemeriksaan
kontrol kualitas untuk tiap jenis material.
-
Durasi yang diperlukan untuk proses pemeriksaan kontrol kualitas.
-
Jumlah sample menurut data inspeksi dan pengendalian kualitas dari material yang
dipilih.
-
Upah yang diterima staf inspeksi dan pengendalian kualitas berdasarkan besaran
Upah Minimum Regional.
-
Penghematan man-hour/tahun (dalam orang.jam/tahun) dihitung dengan:
Lama proses pemeriksaan kontrol kualitas (jam/unit) x
Jumlah sample (unit/tahun) x
Jumlah staf QC (orang) =
Penghematan man-hour/tahun (orang.jam/tahun)
-
Untuk penghematan working capital sebesar (Rp/tahun):
Penghematan man-hour (orang.jam/tahun) x Upah (Rp/orang/jam)

Koordinasi antara pembeli dan pemasok untuk menyampaikan maksud dari program
Quality Release, penyamaan persepsi mengenai kriteria kontrol kualitas dari bahan baku
(termasuk kalibrasi alat yang digunakan), sampai kepada pelaksanaan dan hak-kewajiban
kedua belah pihak. Beberapa kesepakatan yang dicapai adalah: masa percobaan program
Quality Release selama satu bulan. Bila durasi ini masih dianggap kurang, maka dapat
diperpanjang sampai dua bulan ke depan.
Selama masa percobaan dan pelaksanaan program, pemasok bersedia mengirimkan
sampel material dan sertifikat yang menyatakan kualitas material sesuai permintaan dan
bisa lolos pengendalian kualitas (Certificate of Analysis, COA).

Syarat-syarat pelaksanaan kerjasama: pembeli dan pemasok menentukan standar dan
spesifikasi pembuatan dan penanganan material, serta prosedur dan kontrol kualitas
material. Kedua perusahaan menyepakati jenis material yang digunakan, penyimpanan,
dan bagaimana sistem sampling yang dilakukan terhadap material yang akan diproduksi.
-
Menyamakan persepsi dan standar kualitas dari pembeli dan pemasok. Menyamakan
standar kualitas, proses pengecekan, penyimpanan, dokumentasi, pemeliharaan alat
ukur, semua karyawan memahami makna dan tujuan dari Quality Release.
-
Menyepakati kriteria control items (hal-hal yang harus dipatuhi bersama mengenai
cara dan kriteria kualitas apa yang diukur) dan bagaimana mengantisipasi perubahan
atau perbaikan produk rusak. Aspek yang dinilai adalah: usability, performance,
reliability, safety (Svensson, 2011c).
-
Ketika pembeli dan pemasok sudah menyamakan persepsi, memiliki sistem
pengendalian kualitas yang sama baiknya, maka material yang sudah dijamin oleh
pemasok tidak perlu diperiksa lagi oleh pemasok.
Bila bahan baku sudah sesuai dengan standar kualitas, maka bahan baku ini
dinyatakan “release”, atau lolos, dan bisa langsung disimpan di gudang pembeli atau
diproduksi. Jika tidak memenuhi standar kualitas, bahan baku dikembalikan dan
pemasok harus mengirim bahan baku pengganti dalam jangka waktu yang sudah
disepakati. Bila ditemukan produk rusak, kedua belah pihak sepakat menelusuri lebih
dalam penyebabnya. Setiap pihak sepakat menanggung kerugian produk rusak sesuai
lokasi penyebabnya. Bila ditemukan banyak ketidaksesuaian kualitas material selama
satu tahun, maka status ”release” akan dicabut sementara tetapi pemasok tetap
berpeluang memperbaiki kinerjanya.
Setelah tidak ditemukan masalah selama masa percobaan ini, maka program Quality
Release dilaksanakan sepenuhnya.
-
Kontrol harian dilakukan oleh kedua belah pihak melalui sistem sampling,
pengawasan rutin, penerapan visual management, dan komunikasi yang terbuka dan
saling membangun supaya masalah segera diselesaikan.

Tahap eksekusi: melakukan proses check-list kedatangan material.
Langkah ini merupakan proses pelaksanaan program Quality Release, dimana setiap
kedatangan bahan baku diperiksa kelengkapannya yang mencakup: COA, sample bahan
baku dari setiap nomor produksi bahan baku terkait. Informasi ini akan dijadikan acuan
bagi pembeli apakah pemasok sudah melaksanakan kesepakatan dalam program Quality
Release dengan baik dan benar. Ada satu karyawan dari perusahaan pembeli dan dari
pemasok yang khusus bertanggungjawab terhadap pemantauan kualitas material. Mereka
menjadi ujung tombak koordinasi dan pemantauan kualitas material.
ii. Pembahasan
Dari informasi yang diperoleh, perusahaan pembeli dan penjual sepakat bahwa penerapan
konsep Quality Release mampu mengefisienkan proses pengendalian kualitas di titik dimana
pembeli menerima material dari penjual. Beberapa material yang diterima pembeli tidak perlu
diperiksa ulang dengan jaminan kualitas yang tertera pada COA. Lokasi penerapan Quality
Release adalah di titik ketika terjadi serah terima material dari penjual ke pembeli.
Ketika material dapat langsung digunakan, maka kegiatan pemeriksaan kualitas dan
waktu tunggu material untuk mendapat giliran pemeriksaan otomatis berkurang. Waktu tenggat
pun berkurang dari sekitar dua sampai lima jam dapat dikurangi menjadi rata-rata empat puluh
lima menit saja. Karena tidak ada waktu menunggu giliran pemeriksaan kualitas, maka tidak
diperlukan pula lokasi penyimpanan sementara material, atau mengurangi inventori.
Namun demikian, tidak semua material memenuhi standar kualitas karena tetap saja
masih ditemukan kesalahan produksi, pengendalian kualitas, dan kalibrasi alat yang kurang baik
di sisi penjual. Hal ini menunjukkan bahwa sistem manajemen dan pengendalian kualitas yang
handal belum dicapai di semua titik dalam rantai pasok.
Pihak manajemen di penjual menyatakan bahwa unsur ego di perusahaannya masih
tinggi. Keinginan memperbaiki diri pun sulit karena kebanyakan karyawan sudah merasa puas
dengan apa yang dilakukan karena mereka menilai penghasilannya sudah cukup. Hal ini sejalan
dengan temuan bahwa kerahasiaan setiap perusahaan dalam rantai pasok menghambat proses
kerjasama mencapai tingkat kehandalan yang tinggi (Svensson, 2011c), terlebih pada
perusahaan-perusahaan tradisional di negara berkembang (Regnell, 2012).
Risiko menerapkan Quality Release memang meloloskan material yang tidak sesuai
standar kualitas, sehingga hasil produksi di pihak pembeli tidak baik. Antara pembeli dan penjual
harus menyepakati siapa yang menanggung kerugian ini. Selain itu, pembeli dan penjual secara
berkala harus saling koordinasi, melihat perkembangan proyek, dan saling mengaudit proses
masing-masing.
Penyebab faktor keberhasilan dan kegagalan menerapkan Quality Release dapat
dikelompokkan sebagai berikut:
1. Man (manusia)
Faktor manusia adalah faktor penentu kelancaran program Quality Release. Di pihak
pembeli selalu aktif memantau perkembangan dari setiap pengiriman material serta
kelengkapannya. Setiap material yang dinyatakan lolos maupun tidak lolos selalu
didokumentasi menurut jenis material, waktu kedatangan, dan besaran atau jumlah
material yang dikirim. Setiap kekurangan segera dilaporkan ke penjual.
Ditemukan bahwa jenis material yang memiliki tingkat kelolosan rendah adalah
yang dikirim sekaligus dalam jumlah besar, dan tidak dipengaruhi oleh jenis material
tertentu. Ditemukan bahwa pengiriman dalam jumlah besar karena tingkat produksi di
pembeli melonjak tinggi sehingga penjual harus mengejar target produksi. Hal ini
membuat penjual mengorbankan kualitas. Ditambah lagi karena banyaknya material yang
diproduksi sekaligus mengakibatkan penyimpanan material di penjual melebihi kapasitas.
Akibatnya adalah kualitas material menurun karena pengaruh cuaca selama masa tunggu
pengiriman.
Di sisi penjual, terkadang pengiriman material tidak disertai COA, namun setelah
melewati masa percobaan isu ini dapat diselesaikan. Begitu juga ketika material yang
akan dikirim penjual pada periode mendekati jam pulang kerja, maka kegiatan
pengendalian kualitas dan proses administrasi dilakukan tergesa-gesa.
Meski pihak manajemen perusahaan dan pembeli sepakat melakukan perbaikan,
kondisi di lapangan berkata lain. Penanggungjawab program di perusahaan pembeli
menyatakan siap membantu dan melakukan perbaikan, tapi karyawan di perusahaan
penjual menganggap apa yang mereka lakukan sudah benar. Komunikasi yang baik di
pihak manajemen tidak dilanjutkan dengan perbaikan di lapangan. Tidak jarang
karyawan di perusahaan penjual menutupi kesalahan dalam pengendalian kualitas selama
proses produksi dan proses sebelum material dikirim.
Kondisi ini menunjukkan komitmen dan budaya kerja yang berbeda di setiap
perusahaan.
2. Method (metode)
Program Quality Release terutama menjadi tanggungjawab dari departemen Quality
Control (QC). Untuk pengiriman material yang tidak disertai dengan COA dan sampel,
maka pihak pembeli segera menghubungi penjual supaya pada pengiriman bahan baku
yang berikutnya dilengkapi dengan COA dan sampel material. Kedua pihak sepakat
melalukan pelatihan dan penyegaran secara berkala mengenai penerapan Quality Release.
Tujuannya supaya semua pihak yang terlibat selalu siap dan peduli dengan keberhasilan
program ini. Prosedur memperbaiki masalah pun disepakati kedua perusahaan.
3. Machine (sarana penunjang)
Sarana penunjang terdiri dari:

Check-list diisi bersama antara staf penerima material di pihak pembeli dan pengantar
material dari penjual. Informasi yang tertera berfungsi sebagai acuan bagi pembei
untuk mengkonfirmasi kepada pihak penjual bila ada ketidaklengkapan pengiriman
material.

Infrastuktur dan peralatan pengendalian kualitas di penjual terbatas, misalnya
pelatihan mengenai sistem pengendalian kualitas belum diperoleh semua karyawan,
peralatan yang digunakan untuk mengukur kualitas material, dan lokasi penyimpanan
material sebelum dikirim penjual belum cukup kondusif mengingat kebanyakan
material yang dikirim sensitif terhadap keadaan cuaca.

Sistem komunikasi antara pembeli dan penjual tidak seluruhnya setara. Beberapa
divisi di perusahaan penjual sulit dihubungi karena seringkali staf yang
bertanggungjawab bekerja di perkebunan sepanjang hari.
4. Material
Material yang menjadi pilot project merupakan material yang proses produksinya diawasi
dengan baik dan karyawan yang bertanggungjawab terhadap material tersebut dengan
sadar mengawasi kualitas material secara intensif. Sehingga memang tidak banyak
ditemukan material yang rusak. Penyebab masalah turunnya kualitas material di penjual
adalah peralatan penyimpanan material yang terkadang tidak dalam kondisi baik sehingga
material tercampur air, debu, dan partikel lainnya dari udara bebas. Untuk mengingatkan
para staf penjual akan hal ini, pihak pembeli menyarankan kepada penjual untuk
memfasilitasi karyawan dengan visualisasi penanganan material di sekitar tempat
penyimpanan.
Material yang disarankan untuk disertakan dalam program Quality Release
hanya dua sampai tiga kali dalam satu bulan dikirim ke pembeli dengan disertai
COA. Namun belum bisa dinyatakan berhasil atau gagal karena kedua perusahaan
masih terus mencari penyebab keberhasilan dan kegagalan. Material jenis ini
ditargetkan akan diperlakukan sepenuhnya dengan konsep Quality Release setelah
enam bulan berjalan.
Dapat disimpulkan kesesuaian keuntungan dan faktor penghambat Quality Release
dengan studi literatur adalah sebagai berikut:
Keuntungan
Mencapai Sistem Manajemen Kualitas yang setara di setiap titik
Faktor Penghambat
Perbedaan budaya antar perusahaan yang terlibat (sesuai)
dalam rantai pasok (tidak sesuai)
Infrastuktur dan peralatan pengendalian kualitas terbatas
Mengefisienkan proses Pengendalian Kualitas (sesuai)
(sesuai)
Mengurangi lokasi penyimpanan inventori (sesuai)
Menutupi kesalahan pengecekan kualitas (sesuai)
Membuka peluang perbaikan karena ketidaksesuaian pengendalian
kualitas diketahui (tidak sesuai)
Dari hasil wawancara terlihat bahwa kerjasama antar perusahaan dalam menerapkan
Quality Release tidak harus selalu bersifat eksklusif, karena dengan komitmen dan semangat
continuous improvement yang saling menguntungkan kedua belah pihak maka segala hambatan
menjadi mungkin untuk diselesaikan. Sehingga, usaha-usaha untuk meningkatkan kesadaran
dan pemahaman akan pentingnya mencapai tingkat kehandalan kualitas yang tinggi sangat
ditentukan oleh faktor manusia. Bagaimanapun, perbaikan sistem dan disiplin menjalankan
perbaikan yang berkelanjutan kembali pada disiplin dan kesadaran faktor manusia.
Masukan dari mereka yang terlibat dalam proyek ini untuk meningkatkan kesadaran dan
pemahaman adalah: komitmen dan tindakan teladan dari pihak manajemen dalam mencapai
sistem manajemen kualitas yang baik; pihak manajemen menciptakan budaya kerja yang
mengayomi kebutuhan bawahannya agar mendorong karyawan berpikir dan bekerja lebih
disiplin; pihak manajemen memberi arahan mengenai tujuan organisasi dan manfaat
menerapkan konsep Quality Release, menyiapkan sistem kerja yang dapat dilaksanakan segenap
karyawan untuk mencapai tujuan, serta menerapkan sistem reward dan punishment. Langkah
berikutnya adalah menyiapkan tenaga kerja dengan pelatihan dan bimbingan dari pihak atau
stakeholder yang berpengalaman, menerapkan visual management agar karyawan selalu ingat
kewajibannya, dan menyiapkan sistem sumbang saran sebagai sarana karyawan menyampaikan
ide dan masalah yang dihadapi.
Pada akhirnya dapat disimpulkan bahwa program Quality Release membutuhkan
kesiapan tenaga kerja dalam melakukan proses perbaikan berkelanjutan, terutama terkait isu
kualitas pengelolaan material (Lilja, 2012).
KESIMPULAN dan SARAN
Kesimpulan
a. Program Quality Release yang dimulai dari 4 jenis material sebagai pilot project
memberikan penghematan dalam bentuk man-hour dan working-capital.
b. Faktor yang mempengaruhi kelancaran program Quality Release adalah:

Di Perusahaan Pembeli: staf Quality Control harus mampu menjaga kelancaran
proses release dan staf gudang mampu menjaga penanganan bahan baku agar
kualitasnya tetap terjaga.

Di Perusahaan Pemasok: harus segeras dilakukan koordinasi bila terjadi kesalahan
pelaksanaan prosedural.
c. Penghambat kelancaran program Quality Release berpeluang dikurangi komitmen
manajemen dan menanamkan budaya kerja yang mendukung continuous improvement
bagi karyawan.
Saran
a. Dilakukan evaluasi berkala bila terjadi hal-hal diluar kesepakatan.
b. Pelaksanaan program Quality Release diperluas ke jenis material lain yang
berpotensi memberikan penghematan atau pemasok lain yang memiliki data historis
yang baik dalam memasok bahan baku.
c. Pihak manajemen secara disiplin terus menunjukkan komitmen untuk perbaikan yang
berkelanjutan.
DAFTAR PUSTAKA
Amri. 2008. Analisis Pengendalian Kualitas Produk Dengan Metode Tagucho Pada CV Setia
Kawan. Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Malikussaleh.
Dahlgaard. 2012. Lean Service: A literature analysis and classification. Total Quality
Management & Business Excellence.
Dale et al., 2014. Total quality management and theory: An exploratory study of contribution.
Total Quality Management, Vol. 12, Issue 4.
Garvin, D.A. 1984. What does product quality really mean? Sloan Management Review, pp.2543.
Hellsten & Klefsjö, 2012. TQM as a Management Consisting of Values, Techniques and Tools,
The TQM Magazine 12.
Lilja. 2012. Can Selecting The Right Values Help TQM Implementation? A case study about
organisational homogeneity at the Walt Disney Company. Subject of Quality Technology and
Management, Department of Engineering and Sustainable Development , Mid Sweden
University , Östersund , Sweden.
Miles, M.B. 1984. Qualitative Data Analysis: A Sourcebook of New Methods. SAGE
Publications Inc.
Rahmawati, Suciana. 2012. Analisis Pengendalian Kualitas Gula di PG Tasikmadu Kabupaten
Karanganyar. Fakultas Pertanian Universitas Sebelas Maret.
Regnell, 2012. Requirements Engineering: Foundation for Software Quality. 18th
International Working Conference, REFSQ 2012, Essen, Germany.
Shiba. 1993. A New American TQM: Four Practical Revolutions in Management. Centre of
Quality Management. Productivity Press.
Shu, San Gan. 2004. Pengendalian Kualitas Pada Produksi Pasta Gigi. Universitas Kristen Petra.
Simchi-Levi. 2014. Stable and Coordinating Contracts for a Supply Chain with Multiple RiskAverse Suppliers. Production and Operations Management. Volume 23, No 3, pp. 379-392.
Steenkamp, 1990. Conceptual model of the quality perception process. Journal of Business
Research, 21, 309–333.
Svensson. 2011. An Empirical Study on the Importance of Quality Requirements in Industry.
Proceedings of the 23rd International Conference Software Engineering and Knowledge
Engineering, (SEKE’11), Miami Beach, USA.
Svensson. 2011. Managing Quality Requirements: A Systematic Review. Proceedings of the
36th EUROMICRO Conference on Software Engineering and Advanced Applications,
(SEAA’10), Lille, France.
Svensson, et al. 2011. Validity of the Quality Performance Model: Supporting Release Planning
of Quality Requirements. IEEE Transaction on Software Engineering.
Yin, R.K. 2003. Case Study Research, Design and Methods, 3rd ed., Sage, Thousand Oaks, CA.