Kedudukan Humas dalam Organisasi

Kedudukan Humas
dalam Organisasi
MANAJEMEN HUMAS
FIKOM
Univ. Esa Unggul
TUJUAN HUMAS (Kriyantono, 2008)





Menciptakan pemahaman (mutual
understanding) antara perusahaan dengan
publiknya
Membangun citra korporat
Menjalankan tanggung jawab sosial korporat
(CSR)
Membentuk opini publik yang favorable
Membentuk goodwill dan kerja sama
Tujuan Humas/ PR (Universal)
“Untuk menciptakan, memelihara, meningkatkan
dan memperbaiki citra organisasi di mata publik
yang disesuaikan dengan kondisi-kondisi daripada
publik yang bersangkutan “
Menciptakan
Memelihara
Meningkatkan
Memperbaiki
CITRA
FUNGSI HUMAS

FUNGSI KONSTRUKTIF
Humas berperan dalam menyiapkan “mental”
publik untuk menerima kebijakan
organisasi/lembaga, atau sebaliknya, menyiapkan
mental organisasi untuk memahami kepentingan
publik. Juga mengevaluasi perilaku publik atau
organisasi kepada manajemen.
Humas bukan hanya bersifat proaktif, tetapi juga
preventif

FUNGSI KOREKTIF
Humas diibaratkan sebagai “pemadam
kebakaran”. Artinya, apabila di sebuah organisasi
terjadi krisis dengan publiknya, humas harus
berperan dalam mengatasi terselesaikannya
masalah tersebut.
KARAKTERISTIK HUMAS
1.
Adanya Upaya Komunikasi yang Bersifat
Dua Arah
Hakekat Humas adalah komunikasi. Komunikasi
yang menjadi ciri PR / Humas adalah komunikasi
dua arah yang memungkinkan terjadinya arus
informasi timbal balik. Komunikasi timbal balik
tersebut bersifat tertunda (delayed). Upaya-upaya
tersebut misalnya dengan menyediakan sarana/media
komunikasi seperti kotak surat, buletin, atau media
internal, rapat, dan sebagainya.
2. Sifatnya yang Terencana
PR adalah suatu kerja manajemen atau fungsi
manajemen. Sifat Humas/ PR yang terencana
mengandung pengertian bahwa kerja/ aktivitas PR
merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan,
memiliki metode, terintegrasi denganbagian lain dan
hasilnya tangible (nyata).
3. Berorientasi Pada Organisasi / Lembaga
PR / Humas beroreintasi pada organisasi / lembaga
(penghasil produk) untuk mencapai pengertian,
kepercayaan, dan dukungan publik.
Kalau dalam marketing, tujuannya adalah orang
membeli produk, maka dengan Humas/ PR masih
dipertanyakan apakah orang yang membeli produk
tersebut berarti mencintainya? Mencintai prusahaan
yang memproduksinya?
Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat
mutlak dalam kerja PR adalah pemahaman yang tinggi
terhadap visi, misi, dan budaya organisasi/ lembaga,
sehingga mencapai tujuan humas dan mendukung
tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.
4. Sasarannya adalah Publik
Sasaran Humas bukanlah perorangan, tetapi melainkan
publik, yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang
memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Baik
publik internal maupun publik eksternal.
Peran Humas dalam Organisasi

1. Communication Tehnician
Beberapa praktisi memasuki dunia PR ini sebagai
teknisi. Pada tahap ini kemampuan jurnalistik dan
komunikasi sangat diperlukan. PR diarahkan untuk
berperan menulis, menulis news letter, menulis in house
journal, menulis news release, menulis feature, dll.
Biasanya praktisi dalam peran ini tidak hadir pada saat
manajemen menemui kesulitan. Mereka tidak dilibatkan
dalam manajemen sebagai pengambil keputusan. Peran
mereka lebih ke arah penulisan tools dan
mengimplementasikan program. Mereka sebagai "the
last to know"

2.Expert Prescriber
Praktisi PR sebagai pendefinisi problem, pengembang program
dan memiliki tanggungjawab penuh untuk
mengimplementasikannya. Mereka sebagai pihak yang pasif.
Manajer yang lainnya menyerahkan tugas komunikasi
sepenuhnya ke tangan si "komunikasi" ini sehingga mereka
dapat mengerjakan pekerjaan mereka yang lainnya.Tampaknya
bangga karena PR semacam ini dianugerahi kepercayaan tinggi
tetapi karena tidak adanya keterlibatan top manajemen dalam
peran PR maka PR seolah terisolir dari perusahaan. Ia sibuk
sendiri dengan pekerjaannya. Di pihak manajemen mereka juga
menjadi sangat tergantung kepada PR nya. Mereka menjadi
minim komitmen kepada tugas – tugas PR, padahal seperti
diketahui seharusnya tugas PR harusnya dilakukan oleh semua
orang yang ada dalam sebuah perusahaan

3.Communication Facilitator
PR sebagai pendengar setia dan broker informasi.
Mereka sebagai penghubung, interpreter dan
mediator antara organisasi dan publiknya. Mereka
mengelola two way communicationnya dengan cara
membuka rintangan komunikasi yang ada/yang
terjadi. Tujuannya dalam hal ini adalah untuk
menyediakan kebutuhan dua belah pihak akan
informasi, membuat kesepakatan yang melibatkan
minat keduabelah pihak.

4.Problem Solving Facilitator
Mereka berkolaborasi dengan manajer lain untuk
mendefinisikan dan memecahkan masalah. Mereka
menjadi bagian dalam manajemen stratejik
perusahaan. Bergabung dengan konsultan mulai
dari awal direncanakan program hingga
evaluasinya. Membantu manajemen menerapkan
PR sebagai tahapan fungsi manajemen yang sama
dengan kegiatan manajemen yang lain.
Kedudukan Humas dalam
Organisasi

Di mana seharusnya posisi ideal humas
dalam sebuah organisasi?
Struktur tingkat atas/ puncak
Atau
Bisa dimana saja?
3 model posisi PR dalam
manajemen perusahaan
1.
Model Function Staff
Model ini posisi Departemen PR/Humas terletak
‘dileher’ pada struktur organisasi tertinggi atau
dibawah Dirut (Direktur Utama), misalnya pada posisi
staff fungsi Dirut, dengan nama Corporate Secretary
atau Corporate Communication yang tugas dan
kewajibannya adalah bertanggung jawab langsung
kepada Dirut (top pimpinan) dan koordinasi
pelaksanaan operasional lapangan dengan jajaran
departemen di bawahnya (para direktur atau manajer
departemen).
2.
Model Line Staff
Model ini PR/Humas sebagai staff pelaksana Lineoperasional dalam bentuk jajaran dibawah Dirut, yaitu
sebagai Departemen, Divisi atau Biro, yakni
bertanggung jawab kepada atasan yang sekaligus
sebagai Pimpinannya, yaitu Direksi atau General
Manajer dan Manajer Humas yang melaksanakan
fungsi serta tanggung-jawab, dan kewenangan
sebagai pimpinan suatu divisi atau departemennya
masing-masing dalam menjalankan operasional
kebijakan masing-2 departemennya yang telah
digariskan oleh top pimpinan perusahaan.
3.
Model Assitant-Staff
Model ini, posisi PR/Humas yang terendah, dan
dibawah koordinasi Divisi atau Biro lainnya, seperti
staff pelaksana pembantu teknis (assistant staff)
Kehumasan yang dibawah naungan koordinasi,
misalnya Divisi Pemasaran, HRD, Hukum dan
Protokoler/MC. Yakni tugas dan kewajibannya hanya
bersifat teknis-pelaksana, seperti membuat news
clipping, news release, dan hingga melaksanakan
kegiatan acara-2 seremonial atau MC/Protokoler.
Posisi jabatannya, sebagai PRO (public relations
officer atau staff Humas)
Contoh: Posisi Struktur Organisasi Humas dalam
Manajemen Perusahaan
Dirut
1. Posisi PR
Function- Staff
Corporate Secretary/
Corporate Comm.
Dept. PR
Dept.
Pemasaran
Dept. SDM/
Hukum
Bag. Staff
Teknisi
Humas
2. Posisi PR
Line-staff
3. Posisi PR
Assistant
Tech. Staff
Struktur Bagian Humas
(James Van Leuven, 1991)
Ada 6 pendekatan yang dapat digunakan dalam menyusun
struktur bagian humas:
1.
Struktur berdasarkan publik
Bagian. Humas
Sub.Bag.
Hub. Karyawan
Sub.Bag.
Hub. Komunitas
Sub.Bag.
Hub. Konsumen
2. Struktur berdasarkan proses-proses
manajemen
Bagian. Humas
Sub.Bag.
Perencanaan
Program
Sub.Bag.
Implementasi
Program
Sub.Bag.
Pemantauan dan
Evaluasi Program
3.
Struktur berdasarkan teknik-teknik
komunikasi
Bagian. Humas
Sub.Bag.
Pelayanan
Media
Sub.Bag.
Penerbitan
Sub.Bag.
Media audio
visual
4.
Struktur berdasarkan daerah geografis
atau cabang perusahaan
Bagian. Humas
Sub.Bag.
Humas
Jabodetabek
Sub.Bag.
Humas
Bandung
Sub.Bag.
Humas
Yogyakarta
5.
Struktur berdasarkan sub sistem
organisasi
Bagian. Humas
Universitas
Sub.Bag.
Humas
FIKOM
Sub.Bag.
Humas
Fak. Hukum
Sub.Bag.
Humas
Fak. Kedokteran
6. Struktur berdasarkan kebutuhan
klien
Dept.
Komunikasi
Perusahaan
Publisitas
Perusahaan
Komunikasi
Internal
Komunikasi
Eksternal
MPR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Memposisikan perusahaan
sebagai “leader” atau “expert”
Membangun kepercayaan
(confidence dan trust)
konsumen
Memperkenalkan produk baru
Menghapus, meluncurkan
kembali produk-produk yang
sudah dewasa
Mengkomunikasikan
keuntungan produk lama
Mempromosikan cara2
pemakaian baru atas produk
yg sudah dikenal
Melibatkan/menggerakkan
masyarakat terhadap produk
Menjangkau “secondary
markets”
CPR
1.
2.
3.
Hubungan dengan pemerintah:
- Lobi
- mempercepat proses
prosedur perizinan
- memperoleh dukungan moril
- izin-izil legal lainnya
Hubungan dengan komunitas:
- masalah polusi
- masalah keamanan
- masalah fasilitas sosial
- keterlibatan komunitas
- menjadi warga kota/negara
yang baik
Hubungan dengan media
melalui press release, press
conference, media tour,
interview, jurnalisme foto, dll
MPR
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Menekan pasar yang lemah
Memperluas jangkauan iklan
Menyebarkan berita sebelum
beriklan
Membuat iklan lebih ‘berbunyi’
Menjelaskan “product story
dengan lebih detil
Memperoleh publissitas atas
produk-produk yg tidak boleh
diiklankan
Memperoleh pemberitaan TV
atas produk2 yg tabu
diiklankan di TV
Mengetes konsep pemasaran
Mengidentifikasikan produk
(merk) dengan nama
perusahaan
CPR
4.
5.
6.
7.
8.
Hubungan dengan karyawan:
- moral kerja
- citra karyawan
- budaya perusahaan
- filosofi perusahaan
- media internal
- dukungan karyawan atas
produk-produk perusahaan
- kegiatan2 karyawan
Hubungan dengan pemegang
saham
Hubungan dengan bank
Hubungan dengan pemimpinpemimpin opini
Hubungan dengan akademisi
MPR
18. Mendapatkan dukungan dari
konsumen dengan
menjelaskan misi perusahaan
19. Mendorong motivasi tenagatenaga penjual (sales force)
20. Memperoleh dukungan dari
para penyalur (pengecer)
CPR
Hubungan dengan akademisi
10. Mengatasi krisis;
- Ketika perusahaan menurun
- Krisis yang meluas
9.
Sumber: Rhenald Kasali, Manajemen Public Relations