PCM - Balai Latihan SATUNAMA

Training
Project Cycle Management
Yogyakarta, 3-6 Maret 2014
Outline Presentasi
• Pengantar proyek
• Pengantar Manajemen Siklus Proyek
(PCM)
• Desain proyek dan Alat Analisis
• Pengembangan Aktivitas dan Penggunaan
Sumberdaya
• Monitoring dan Evaluasi
Alur Kegiatan
Introduksi
peserta dan
cakupan
materi (1)
Belajar dari
pengalaman
peserta (2)
Pengantar
Desain
Project (3)
Monitoring
(8)
Matrik
Perencanaan
(7)
Prog.
Berbasis
kebutuhan
komunitas (6)
Merumuskan
proyek (5)
Evaluasi
Praktek MonEvaluasi
Menangkap
praktekpraktek
terbaik (11)
Evaluasi dan
Penutupan
(9)
(10)
Mengenal
alat-alat
analisis (4)
(12)
PENGANTAR PROYEK
Ciri-ciri Proyek
• Apakah ciri-ciri sebuah kegiatan disebut
sebagai sebuah proyek ?
• Apa bedanya proyek dengan program ?
Arti penting proyek / program
• Proyek / program adalah sarana
mengubah sebuah rencana
menjadi kegiatan
• Proyek berfungsi mempercepat
pertumbuhan sosial maupun
ekonomi
Konsep proyek
• Proyek bisa dilihat sebagai
sebuah investasi pada suatu
kegiatan dengan harapan
investasi tersebut membawa
perubahan baik pada masyarakat
dalam jangka waktu yang telah
ditetapkan
Konsep Proyek
GOAL
PURPOSE
INPUT
OUTPUT
National / Sektor
Area
National / Sektor
Area
Area
Proyek
Area
Proyek
SAAT INI
MASA DATANG
Source : Logical Framework Approach - Handbook for objectives-oriented planning fourth edition, 1999
Prinsip Partisipasi
• Perencanaan yang baik memerlukan
Keterlibatan setiap orang yang akan
menerima manfaat, terkena dampak
negatif dan pihak yang dapat diajak
bekerjasama
• Keterlibatan seluruh mitra pelaksana
memastikan bahwa ide program dan
kegiatan yang akan dilakukan sesuai
dengan keinginan warga.
Mengapa Perencanaan Proyek
harus Partisipatif ?
• Proyek yang berhasil baik mensyaratkan
keterlibatan mitra dan stakeholders.
• Prioritas proyek hendaknya selalu
memperhatikan aspirasi masyarakat oleh
karenanya diperlukan alat perencanaan
yang mampu mewadahi nya.
Contoh Proyek yang dibuat
secara partisipatif
Community Action Planning ( CAP )
Proyek, dari masa ke masa
• 1950-an : Rehabilitasi negara di Eropa setelah PD ke- 2, dibentuknya
organisasi international. Fokus proyek pada perbaikan infrastruktur.
1960-an : Kemerdekaan negara-negara kecil (siprus,gambia,ghana dll) .
Fokus pada pembangunan desa dan pertanian
1970-an : Fokus pada aspek sosial
1980-an : Fokus pada lingkungan dan keberlanjutan. Gender issue
mulai diperkenalkan
1990-an : LSM dan OMS mulai mengkritik dampak pembangunan yang
tidak seperti yang diharapkan. Monitoring dan Evaluasi serta Reporting diperketat
Millenium : MDG 2015
Siklus umum proyek
Lihat
permasalahan
masyarakat
Perencanaan
Pelaksanaan
Evaluasi
Monitoring
BERBAGAI SISTIM PEMBUATAN PROGRAM
Kepan
jangan
MBO
Manage
ment by
Objectiive
LFA
Logical
Framework
Analysis
Asal
Mulai
Masuk
Lembaga
promotor
1960
1974
LPPM
1970
1976
USAID &
LPPM
Special
Feature
S.W.O.T
Analysis
MPP
Target
Bisnis
Orientasi
MPP
Profit
company
ZOPP
Ziel
Orienterte
Projekt
Plannung
PCM
Project
Cycle
Manageme
nt
Jerman
1980
1985
GTZ Jkt
Jerman
1990
1990
GTZ Jkt
RBM
Result Based
Management
1995
1995
Cida Jkt
TOPP
Team
Oriented
Program
Planning
1997
1997
Agro Team
AURA
Auftrags
Rahmen
Jerman
2002
2002
GTZ jkt
4 analisis
standart:
- A. Phn Msl
- A, Tujuan
- A. Institusi
- A. Alternatif
+ MPP
Developmen Developmen
t
t
4 Analisis
Pengembanga Team Work
ZOPP + Alat n MPP (+
+ Unsur
lain + MPP analisis factor Gender dan
external + alat lingkungan
analisis lain)
Developme Development
nt
Developmen Developmen
t
t
Project
Project
Program
Source : Meth Kusumahadi 2008
Project
Program
Impact
Oriented
Program
(alat2 sama
dg ZOPP)
Project
MANAJEMEN SIKLUS PROYEK
(PCM)
Project cycle management (PCM)
• PCM = metodologi untuk persiapan,
pelaksanaan dan evaluasi proyek
berdasar prinsip-prinsip pendekatan
kerangka pikir yang logis
• PCM Menggambarkan kegiatankegiatan manajemen dan prosedur
pengambilan keputusan yang
digunakan selama siklus proyek)
Apa yang diperjelas dalam PCM
?
 Bagaimana proyek akan dilakukan
 Apa yang hendak dicapai proyek (
Goal )
 Faktor-faktor pendukung sukses
atau gagal proyek ( asumsi / resiko )
 Bagaimana kemajuan proyek akan
diukur ( monitoring )
Tahapan PCM
Tahap PCM
1. Programming. Tujuan utama proyek relevan
dan mendukung tujuan pembangunan
nasional.
2. Identifikasi. Penggalian ide proyek dan
kegiatan melibatkan penerima manfaat.
Keputusan dibuat dengan mempertimbangkan
relevansi gagasan proyek.
3 Formulasi/ Penilaian. Pada tahap ini
pemangku kepentingan menilai kelayakan (
apakah proyek akan berhasil ) dan
keberlanjutan ( apakah proyek memberi
manfaat jangka panjang bagi penerima
manfaat )
Tahap .. (Lanjutan)
4 Financing. Lembaga dana akan memeriksa
proposal proyek. Jika disetujui, proyek akan
didanai dan dilaksanakan
5 Implementasi. Pada tahap ini proyek
dimobilisasi dan dieksekusi . Penerima manfaat
dan pemangku kepentingan akan menilai
kemajuan proyek.
6. Evaluasi. lembaga donor menilai proyek dan
melihat capaian.Temuan-temuan evaluasi
digunakan untuk memperbaiki desain proyek
atau program di masa mendatang.
Prinsip-prinsip PCM
• Siklus proyek. Mengikuti siklus proyek,
guna memastikan proses pengambilan
keputusan terstruktur baik.
• Berorientasi pada klien. Melibatkan
para stakeholder dalam pengambilan
keputusan.
• Matrik Perencanaan Program. Proyek
dimulai dengan analisis yang konsisten
dan menyeluruh guna memastikan
manfaat proyek berkelanjutan.
Prinsip..(Lanjutan)
• Keberlanjutan . Pendekatan Kerangka
Kerja Logis untuk memastikan konsistensi
desain dan manajemen proyek.
• Pendekatan terpadu. Menghubungkan
tujuan proyek ke dalam tujuan nasional
dan tujuan sektoral negara.
DESAIN PROYEK DAN ALAT
ANALISIS
Alat analisis dalam PCM
1. Stake holder analysis
2. Problem Tree analysis – analisis sebab
akibat
3. Objective Tree analysis
4. Alternative Tree analysis
Analisa Situasi + Identifikasi
Proyek
• Analisa Situasi
- Stakeholder Analisys
- Problem Analisys
• Indentifikasi Proyek
- Objective Analysis
- Alternatif Analysis
Analisa Situasi
• Proyek umumnya dirancang untuk
menyelesaikan sebuah permasalah. Dalam
banyak kejadian, permasalah yang timbul
berhubungan dengan kurangnya atau tidak
mencukupinya pelayanan umum dan turunan
dari permasalahan tersebut.
• Sebelum memulai identifikasi proyek,
idealnya harus ada kesepakatan umum yang
menyatakan bahwa situasi tersebut harus
diubah.
1.Stakeholder Analisis
Siapa Stakeholder itu ?
Individu/ komunitas
/lembaga yang mendapatkan
manfaat atau kerugian atau
mampu mempengaruhi
proses program secara
signifikan.
Stakeholder (2)
Langkah-langkah Analisis
1. Identifikasi stakeholder kunci
- Penerima manfaat potensial
- Pihak yang terdampak ?
- Pendukung dan penolak program ?
2. Lihat pada :
- Tingkat pemahaman stakeholder tentang topik
program
- Harapan terhadap program
- Masalah yang dirasakan
Stakeholder analisis
Stakeholder
group
….
…..
……
Kepentingan
Masalah yang
dirasakan
Sumber daya
Mandat
yang bisa
disumbangkan
Stakeholder Analisis
No
Stakeholder
Masalah yang dirasakan
1
BPPTK
mengkomunikasi kan
peringatan dini yang efektif
sehingga mengurangi jumlah
korban jiwa
2
TNI
Keterbatasan personil dan
alat untuk proses evakuasi
3
Pemerintah desa
dan kecamatan
4
Masyarakat /
Pengungsi
Keterbatasan sumberdaya
untuk menampung dan
mobilisasi pengungsi
Keterbatasan pengetahuan
akan bencana, Sanitasi dan
keamanan
5
Dinas kesehatan
Keterbatasan sumberdaya
Kepentingan
Sumber daya yang disumbangkan
Mencatat aktifitas
Analisis Data Ilmiah
bencana dan
Alat2 pendukung yang canggih
Memberikan
rekomendasi dan
peringatan
Melindungi masyarakat Tenaga
Peralatan penunjang
Waktu
Melayani kepentingan Tenaga
masyarakat
Pikiran
Waktu
Rasa aman dan
Tenaga
terpenuhinya
Pikiran
kebutuhan dasar /
Waktu
darurat
Melayani kepentingan Tenaga
masyarakat
Waktu
Pikiran
Peralatan
Obat-obatan
2. Analisa Pohon Masalah
• Tehnik analisa ini terbukti baik untuk
mengidentifikasi sebuah permasalahan
• Sering disebut “ why-why question “
Menggunakan logika sebab-akibat
Proses analisa:
• Analisis situasi yang sedang terjadi
• Identifikasi permasalahan kunci (kondisi
negatif)
• Cari hubungan sebab akibat antar masalah
Ilustrasi Analisis Pohon Masalah
Tim olah raga tidak mampu
berlaga di tingkat internasional.
mengapa ?
Kalah dalam babak penyisihan
mengapa ?
Tidak memiliki olahragawan
yang berbakat .
mengapa ?
Latihan tidak cukup
Akar masalah: tidak ada
dana, tidak ada pelatih,
36
Problem Tree
Bagaimana cara
mendeskripsikan masalah ?
• Deskripsikan sebuah pengamatan atau
gejala
• Identifikasi aspek negatif dari suatu
kondisi atau masalah utama yang
dihadapi target group dan penerima
manfaat
• Visualisasikan dalam bentuk diagram
sebab akibat
Mendeskripsikan masalah
Hindari pernyataan yang menunjukkan keadaan
seperti “ Kurangnya …” atau tidak tersedianya ‘
Hindari
Tidak adanya rumah sakit yang tersedia
Lebih baik
Masyarakat tidak mendapat pelayanan
kesehatan yang modern.
3.Analisis Objective /tujuan
• Deskripsikan situasi saat
permasalahan terselesaikan di masa
depan
• Amati hirarki tujuan
• Ilustrasikan dalam hubungan :
awal – akhir
Objective Tree
4.Analisis alternatif
• Periksa analisis tujuan untuk
mengindentifikasi hubungan
• Lakukan uji kelayakan untuk
- Menghilangkan strategi yang lemah
- Membandingkan strategi yang kuat
Analisis alternatif (lanjutan)
• Identifikasi solusi yang dapat dijadikan
sebuah strategi
• Pilih satu/ dua strategi
• Pilih strategi yang akan digunakan dalam
proyek.
Keputusan program hendaknya berdasar
pada : tingkat kepentingan, dana, skala
prioritas, SDM dan dampak sosial
Alternatif tree
PENGEMBANGAN AKTIVITAS
DAN PENGGUNAAN
SUMBERDAYA
Matrik Perencanaan Program
• Hasil analisis alternatif akan ditransfer
dalam sebuah Matrik Perencanaan Program
(MPP) atau log frame.
• MPP = Mengembangkan rancangan proyek
yang taat azas dalam suatu kerangka logis
• Memberikan suatu ringkasan mengenai
rancangan proyek tersebut dalam bentuk
sebuah matriks pada satu halaman
MPP
• MENGAPA Proyek dilaksanakan (Maksud Proyek, Sasaran
Proyek)
• APAKAH Yang ingin dihasilkan oleh proyek(Hasil-hasil Kerja
Proyek)
• BAGAIMANA Faktor-faktor di luar pengaruh langsung
pengelola proyekyang perlu diawasi demi keberhasilan
proyek (Asumsi-Asumsi Penting)
• BAGAIMANAKAH Keberhasilan proyek dapat dinilai secara
objektif (Indikator-indikator Objektif)
• DARI MANAKAH Kita dapat memperoleh data yang
diperlukan untuk menilai keberhasilan proyek secara objektif
(Sumber-sumber Pembuktian)
• BERAPAKAH Sarana dan Biaya yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan.
Sumber : metode perencanaan proyek yang berbasis tujuan p ; 11
Bagaimana urutan menyusun
MPP ?
• Tahap 1: Rumuskan tujuan-tujuan dan
Kegiatan-Kegiatan Proyek (kolom pertama),
• Tahap 2: susunlah asumsi-asumsi
penting(lajur keempat),
• Tahap 3: Tetapkanlah indikator-indikator
yang dapat dibuktikan secara Objektif
sekaligus dengan Sumber
Pembuktiannya(lajur kedua dan ketiga),
• Tahap 4: Hitung biaya dan sarana yg
diperlukan oleh proyek.
Contoh MPP
Matriks Perencanaan Proyeka dalah suatu proses bertahap yang biasanya perlu dilakukan secara berulangulang (iterative process)
Source : World Bank Logframe Methodology Handbook. P 9
MPP
Sumber :
World Bank Logframe Methodology Handbook. P 55
TENTANG ISTILAH
Menurut anda apa yang dimaksud dengan :
a. Impact / Overall Objective
b. Outcome / Project Purpose
c. Output / Result
d. Indikator
e. Means of Verification
f. Activity
g. Asumsi
h. Resiko
Istilah
ISTILAH
URAIAN
Tujuan Jangka Panjang
(Overall
Objective/Impact)
Hasil akhir proyek yang Sistem transportasi
menyumbang pada
berfungsi baik dan efisien
dampak yang lebih
besar.
Tujuan Jangka Pendek
(Project
Purpose/Outcome)
Perubahan yang terjadi
jika output yang
diharapkan tercapai.
Hasil yang diharapkan
(Result/ Outputs)
CONTOH
Perusahaan
menyediakan sarana
transportasi public yang
aman dan handal
Hasil langsung kegiatan/ Armada terawat dengan
aktivitas proyek. Result baik
menjadi patokan apa
yang harus dicapai oleh Pengemudi mematuhi
proyek.
standar keselamatan
aturan lalu lintas.
Istilah
Uraian
Contoh
Indikator
Berhubungan dengan
hal-hal dapat diukur.
mengukur perkembangan
hasil secara kuantitatif
maupun kualitatif.
Kerusakan bus menurun
dari XX di tahun
pertama, menjadi YY di
tahun kedua dan terus
menurun dibawah ZZ
Jumlah pelanggaran lalu
lintas menurun dari XX di
tahun pertama, menjadi
YY di tahun kedua
Sumber pembuktian
(Means of verification /
Source of verification )
Catatan dari mekanik
Informasi/ data dari pihak
yang dipublikasikan
eksternal yang
dalam laporan tahunan
dibutuhkan untuk menilai
kinerja proyek
Laporan bulanan dari
polisi lalu lintas tentang
pelanggaran lalu lintas
berdasarkan jenis bus
Istilah
Kegiatan (Activities)
Uraian
Hal yang dilakukan
selama periode proyek
untuk mencapai tujuan
yang diharapkan.
Contoh
•Membuat jadwal
perawatan armada
secara berkala (
selasai 6/2009)
•Membuat system
control persediaan
(7/ 2009)
•Memperoleh surat
ijin sparepart untuk
bus
•Meningkatkan
kualitas bengkel
•Meningkatkan
ketrampilan mekanik
bus
ISTILAH
Uraian
Contoh
Asumsi / Resiko
Faktor eksternal yang
mempengaruhi kerja
proyek, dimana
Manajemen proyek tidak
memiliki kontrol langsung
Serikat sopir bis
melaksanakan aturan
keselamatan yang tertulis
dalam kode etik
pengemudi
Menyusun Indikator
• Objectively Verifiable Indicators (OVIs) harus
disusun sedemikian rupa sehingga jika
pengamat lain mengukur kinerja, kesimpulan
mereka akan sama.
• Sebuah indikator mengandung unsur-unsur
kuantitas (quantity), kualitas (quality), dan
waktu (time) atau disingkat QQT.
Contoh Indikator :
contoh, kita mulai dengan indikator dasar:
• Langkah 1: Indikator dasar: Hasil panen beras dari petani
kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3
hektar) meningkat
• Langkah 2: Tambahkan kuantitas: Hasil panen beras dari
petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan
3 hektar) meningkat sebanyak X kg.
• Langkah 3: Tambahkan kualitas: Hasil panen beras (yang
kualitasnya sama dengan panen tahun 1998) dari petani
kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3
hektar) meningkat sebanyak X.
• Langkah 4: Tambahkan waktu: Hasil panen beras (yang
kualitasnya sama dengan panen tahun 1998) dari petani
kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3
hektar) meningkat sebanyak X pada panen akhir tahun
1999
Latihan singkat
• Kembangkanlah sebuah indikator :
- Terkait dengan keberhasilan pelatihan ini
Asumsi
• Faktor di luar organisasi yang dapat
mempengaruhi keberhasilan proyek
namun project manager tidak memiliki
kontrol terhadapnya.
Penilaian terhadap Asumsi
Apakah faktor luar tersebut penting ?
ya
Tidak
Jangan dicantumkan dalam logframe
Apakah asumsi tsb realistis ?
Hampir pasti
Jangan dicantumkan dalam logframe
Mungkin
Masukkan sebagai asumsi
Tidak
Apakah memungkinkan
mendesain ulang proyek untuk
mempengaruhi faktor luar
Desain ulang proyek,
tambahkan kegiatan
atau hasil ; tulis ulang
tujuan proyek jika
memungkinkan
Sumber : PCM- Training Handbook P: 25
ya
Tidak
Proyek tidak feasible
Tips
• Desain proyek yang baik tingkat resikonya dapat
diantisipasi atau ‘ managable’
• Hindari asumsi yang tidak realistis: “tidak ada
inflasi” –
• Hindari asumsi yang tidak ada hubungannya
dengan logika sebab akibat, misalnya : “ tidak ada
bencana alam”  ini penting, namun tidak
membantu desain program.
• Asumsi yang disertai dengan penjelasan tentang :
kuantitas, kualitas dan rentang waktu yang
dibutuhkan akan membantu proses monitoring
dan pelaporan.
Diagram Gantt
MONITORING
dan
EVALUASI
Mengingat kembali ….
Analisis
Masalah
Analisis
Tujuan
Analisis
Strategi /
alternatif
Desain proyek
Implementasi
dan
Monitoring
Evaluasi
Dampak
Ringkasan Tahap Programming
Monitoring dan Evaluasi
• Mengetahui posisi perjalanan project
• Mengetahui hubungan program dengan
elemen-elemen lain dan lingkungannya
• Memprediksi efektivitas dan efisiensi
program
Monev
• Memeriksa ketepatan asumsi, resiko dan
metode perencanaan
• Dapat melakukan koreksi dan antisipasi
tepat waktu
• Menyumbang pembelajaran pada lingkup
lebih luas ( lesson learned )
Perbedaan Monitoring dan
Evaluasi
Dalam hal waktu dan tujuan
• MONITORING = dilakukan secara berkala
untuk melihat efisiensi dan efektivitas
proyek
• EVALUASI = dilakukan pada akhir proyek,
untuk mengevaluasi impact dan
sustainability
Mengapa melakukan monitoring
?
• Monitoring dilakukan untuk
memberikan informasi kepada
manager program tentang kondisi
program, sehingga langkah perbaikan
dapat diambil jika terjadi
penyimpangan
Lingkup dan Cakupan Monev
1. Ketersediaan data pendukung untuk mengetahui
kemajuan, kekuatan, kelemahan dan kesempatan
program.
2. Ada umpan balik dari lapangan dan pihak lain yang
relevan
3. Keterlibatan semua stakeholder utama dalam
mengetahui proses dan hasil perkembangan
program.
4. Memacu pertanggungjawaban manajemen
terhadap kualitas program
5. Memungkinkan adanya tindakan antisipasif dan
perbaikan terhadap program, selama masih dalam
proses
Syarat Persiapan Monev
a)
b)
c)
d)
e)
Ada rencana kerja sebagai dasar
Alat yang sudah teruji
Data kuantitatif dan kualitatif
Punya sikap 'Peneliti independen dan objektif“
Program lain sebagai acuan belajar /
pembanding
f) Keterbukaan pelaksana untuk maju
g) Keputusan dan kesimpulan mengenai posisi
program
h) Rekomendasi dan Lesson learned
Aktor Utama Monev
1. Semua mitra utama dampingan
2. Pelaksana program di lapangan
3. Supervisor pelaksa lapangan
4. Penanggung jawab utama program
5. Konsultan tetap program - Jika ada
6. Staff pendukung program
7. Staff fundraising
8. Konsultan pelaksana monev
catatan :
cakupan aktor berdasarkan besar dan kematangan
suatu program
Cara Melakukan Monev
1. Pertemuan-pertemuan program
2. Focus group discussion
3. Kunjungan lapangan langsung
4. Wawancara mendalam
5. Mengkaji laporan
6. Gabungan semua cara
7. Monev dalam bentuk audio visual
Tahap-tahap Pelaksanaan
Persiapan
1. Pelajari TOR, Rencana Program, Indikator, Laporan program,
Korespondensi program, Catatan Monev terdahulu
2. Tentukan metodanya dan siapkan instrumen pengumpulan informasi
: Kuesioner, FGD, Pertanyaan kunci, wawancara mendalam,
dokumentasi proses, asistensi monev dll
Pelaksanaan
1. Kumpulkan informasi, tabulasi data, analisa, kembangkan
kesimpulan dan rekomendasi
2. Verifikasi terhadap hasil temuan, analisis, kesimpulan dan
rekomendasi dihadapan semua pihak dan mitra. dapatkan feed back
selengkap mungkin
3. Laporan akhir monev disampaikan kepada semua aktor utama dan
pihak yang terlibat dalam pelaksanaan
Tindak lanjut
1. Monitor pelaksanaan perbaikan sesuai hasil monev
Analisis Hasil Monev
1. Analisis statistik digunakan untuk membantu
penjelasan
2. Analisis data kualitatif sedapat mungkin melibatkan
semua stakeholders
3. Penanggung jawab lapangan dan program terlibat
dalam semua analisis
4. Perbandingan data program lain dapat dilakukan
dengan penjelasan secukupnya
5. Observasi silang dapat memperkuat analisis
6. Pilih rekomendasi yang bisa dijalankan dan
memastikan adanya dampak lebih besar
Siapa pengguna Monev
•
•
•
•
•
•
•
•
Mitra utama dampingan
Pelaksana program di lapangan
Pengambil keputusan program di kantor
Manajer financial dan supporting unit
Manajer fundraising
Konsultan program
Para perencana program lembaga
Sponsor utama program
Frekuensi melakukan Monev
• Proyek kurang dari 6 bulan, Monev mingguan
• Monev bulanan menghasilkan SRIP ( Short Range
Improvement Program)
• Monev triwulan menghasilkan LRIP ( Long Range
Improvement Program )
• Monev semesteran menghasilkan rekomendasi
• Monev tahunan (evaluasi ) menghasilkan perbaikan
rencana kerja tahun depan
• Evaluasi Midterm menghasilkan penyesuaian program
• Evaluasi Akhir program menghasilkan lesson learned
Tindak lanjut monev
• Perbaikan yang dilakukan tidak mengubah
ukuran hasil yang telah direncanakan ( hasil
dari perbaikan tidak mengubah tujuan )
• Perbaikan dilakukan oleh semua yang terkait
dengan project
• Perbaikan dicatat dalam kartu perubahan
• Perbaikan asumsi dan resiko dicatat dalam
laporan program
• Penambahan input harus memperbesar
output, memperbesar outcomes dan
memastikan pencapaian impacts
Wilayah Kritis
1. Monev dikaitkan dengan kepercayaan terhadap
lembaga
2. Subjektivitas pelaksana monev lebih dominan
3. Baru dilakukan setelah ada peristiwa khusus
4. Terjadi perubahan rencana program dan belum
dikomunikasikan
5. Terjadi ketegangan hubungan antar lembaga
6. Monev sebagai alat legitimasi keputusan
7. Penolakan terhadap pelaksana monev
8. Rekomendasi tidak diterima / tidak dilaksanakan
Apa saja elemen evaluasi?
 Efektivitas
Membandingkan tujuan dengan realisasi
program
 Efisiensi
Terkait dengan penggunaan waktu, uang dan
tenaga
 Dampak
Impact (hasil di tingkat yang lebih besar) dari
program
 Keberlanjutan
Keberlanjutan program di masa depan
 Relevansi
Apakah program sesuai kebutuhan masyarakat
atau tidak
Elemen Pokok Evaluasi
1. HASIL
•
Yang direncanakan
•
Yang tidak direncanakan
2 MANAJEMEN
•
AKUNTABILITAS: adakah unsur kesetiakawanan
sosial ?
•
INOVASI: adakah kreativitas masyarakat
•
PERKEMBANGAN SDM: apakah tenaga lokal maju?
•
EFFEKTIVITAS MIKRO: Ekosistim sosial, hidup dan
maju?
•
KOMUNIKASI: Pemanfaatan informasi naik?
•
ADMINISTRASI: Apakah ada kemajuan berarti ?
Instrument Utama Monev
1. Format perbandingan rencana dan realisasi
hasil
2. Data Indicator hasil
3. Format hasil-hasil yang tidak direncanakan
4. Format perubahan elemen pemberdayaan
5. Format perubahan element manajemen
6. Format laporan monev, SRIP,LRIP,
Rekomendasi dan Lessons learned
SRIP= Shrort range improvement program
LRIP= Long range improvement program
PERTANYAAN KUNCI(Mack, Dorothee.DR.Misereor, EQM, 2004)
TINGKAT
PERENCANAAN
MONITORING
EVALUASI (stop untuk
(mengamati sambil proyek
jalan terus)
refleksi dan tarik
pelajaran kedepan)
TINGKAT
IMPACT
Perubahan apa yg
diharapkan pada
tingkat publik,
perubahan jangka
panjang setelah
proyek usai?
Bagaimana keadaan
nyata di sekitar
target group.? Itukah
yg direncanakan?
Kemana
kecenderungannya?
Apa yg riil telah
berubah? Yg mana
kontribusi kita?
mendekati Goals?
Mana yg
melenceng? Bukti?
TINGKAT
Project
Purpose
Perubahan apa yg
diharapkan pada
target group, pada
jangka menengah?
Apa reaksi kita? Apa
yg harus dikurangi
atau ditambah?
Perubahan mana
akibat tindakan
atau pengaruh
proyek? Buktinya?
MANAJEMEN
& KEGIATAN
KITA
Apa yg kita
sumbangkan untuk
mencapai
perubahan lewat
proyek ini?
Apa koreksi hrs
dilakukan jika asumsi
salah atau
lingkungan telah
berubah
Apa tindakan yang
harus kita rubah di
masa depan? Apa
yg perlu tingkatkan
dan Hikmahnya?!
FORMAT LENGKAP PENCATATAN HASIL MONITORING
Rencana
Goals (Tahunan)
Hasil Ukuran
Realisasi
Tahun 1
Purpose (Semester)
Hasil Ukuran
Outputs (3 Bulanan)
Hasil Ukuran
3
Kegiatan
Hasil Ukuran
1
6
Tahun
12
6
9
2
18
12
15
Keterangan
Tahun
24
18
21
30
24
27
-Perubahan
Asumsi, Resiko,
Inputs
Significant
3
-Perubahan
Asumsi, Resiko,
Inputs
Significant
36
30
Monitoring
33
-Perubahan
Asumsi, Resiko,
Inputs
Significant
36
3
6
(Mingguan
Bulanan)
FORMAT LAPORAN: A
MONITORING HASIL KERJA YANG DIRENCANAKAN UNTUK: 1- 3 - 6 - 9 - 12 BULAN
RENCANA
HASIL
IMPACTS
……………………….
……………………….
(LAPORAN TAHUNAN)
OUTCOMES
…………………………
…………………………
(LAPORAN SEMESTER)
OUPUTS
……………………………
………………………
(LAPORAN TRIWULAN)
ACTIVITIES
…………………………
…………………………
…………………………
(LAPORAN BULANAN)
REALISASI
INDIKATOR/
UKURAN/
Rp
HASIL
INDIKATOR/
UKURAN/
Rp
DEVIASI
ALASAN DEVIASI
KETERANGAN
FORMAT MONITORING: A
MONITORING HASIL KERJA UNTUK: 3-6-9-12 BULAN
RENCANA
HASIL
IMPACTS
……………………….
……………………….
(TAHUNAN)
OUTCOMES
…………………………
…………………………
(SEMESTERAN)
OUPUTS
…………………………
…………………………
(TRIWULANAN)
ACTIVITIES
…………………………
…………………………
…………………………
(BULANAN)
REALISASI
INDIKATOR
/UKURAN/
Rp
HASIL
INDIKATOR/
UKURAN/Rp
DEVIASI
SARAN
J.PENDEK
J.PANJANG
LESSONS
LEARNED
FORMAT MONITORING: B HASIL TAK DIRENCANAKAN
HASIL KERJA YANG TERLAKSANA
IMPACTS
………………………………………….
………………………………………….
(TAHUNAN)
OUTCOMES
…………………………………………...
……………………………………………
(SEMESTERAN)
OUTPUTS
……………………………………………
……………………………………………
……………………………………………
(TRIWULANAN)
ACTIVITIES
……………………………………………
……………………………………………
……………………………………………
……………………………………………
……………………………………………
……………………………………………
(BULANAN)
UKURAN
ALASAN/ RASIONALITAS
FORMAT MONITORING: C
CATATAN TENTANG ASSUMSI DAN RESIKO
TINGKATAN ASSUMSI/ RESIKO
IMPACTS
………………………………………….
…………………………(TAHUNAN)
OUTCOMES
…………………………………………..
…………………………………………..
…………………………………………..
……………………(SEMESTERAN).
OUTPUTS
…………………………………………..
…………………………………………..
…………………………………………..
…………………………………………..
……………………(TRIWULANAN)
ACTIVITIES
…………………………………………..
…………………………………………..
…………………………………………..
…………………………………………..
…………………………………………..
…………………………………………..
…………………………..(BULANAN)
PERUBAHAN NYANG TERJADI
ALASAN/RASIONALITAS
FORMAT LAPORAN MONITORING: D
CATATAN TENTANG INPUTS/ SUMBER DAYA
JENIS INPUTS/ SUMBERDAYA
-Asset organisasi terkait
-Personalia kunci
-Kapasitas Finansial non
operasional
-Kekayaan Organisasi
PERUBAHAN YANG TERJADI
ALASAN/ RASIONALITAS
Daftar Referensi
• Project Cycle Management – Training Handbook,
European Commission, 1999
• Logical Framework Approach - Handbook for
objectives-oriented planning fourth edition, 1999
• Methodius Kusumahadi, Bahan pokok HRD
Management
• Idaman Andarmosoko, Kursus Pengelolaan
pengetahuan
• Metode perencanaan proyek yang berbasis tujuan p ;
11
• Gambar &Film : diunduh dari berbagai sumber di
internet dan hanya digunakan untuk keperluan
pembelajaran kelas,