penerapan enterprise resource planning pada pt. xyz

PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING PADA PT. XYZ TELECOM
TUGAS KELOMPOK UAT MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DOSEN :
Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc.
DISUSUN OLEH :
Kelompok 4 – E 46
FEBBY NOVITA [P056132032.46E]
I KETUT PURNA [P056132042.46E]
IGNATIUS LEO LUBIS [P056132052.46E]
K. NURCHOLISH THORIQ [P056132112.46E]
MASTIKA WARDHANI [P056132141.46E]
MOCHAMAD BAGUS SYAHRIAL [P056132152.46E]
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2014
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI....................................................................................................................... 1
BAB I .................................................................................................................................. 2
I.1.
LATAR BELAKANG ........................................................................................ 2
I.2.
PERUMUSAN MASALAH ............................................................................... 3
I.3.
TUJUAN ............................................................................................................. 3
BAB II................................................................................................................................. 4
II.2. SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS .............................................................. 7
II.2. DEFINISI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING .......................................... 10
BAB III ............................................................................................................................. 14
III.1.
GAMBARAN PERUSAHAAN ................................................................... 14
III.2.
PENERAPAN ERP DI PT. XYZ TELECOM .............................................. 14
BAB IV ............................................................................................................................. 24
IV.1.
KESIMPULAN ............................................................................................. 24
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 26
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
1
BAB I
PENDAHULUAN
I.1.
LATAR BELAKANG
Persaingan bisnis yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk terus
meningkatkan kinerja berbagai elemen di dalam organisasi/perusahaan. Salah satu
cara yang kini semakin berkembang untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat
dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, dimana terjadi
peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang
lebih efisien dalam seluruh tatanan lini proses bisnis. Namun permasalahan hingga
kini pun, masih banyak perusahaan-perusahaan yang belum menyadari pentingnya
membangun suatu sistem informasi yang mampu mengintegrasikan lini bisnis
perusahaan, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual
pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini akan sangat memungkinkan
terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lini kerja satu dengan
lini kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk
koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan
yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang sudah diintegrasikan ini
dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan
keputusan oleh pihak manajemen perusahaan.
Sistem
Informasi
Manajemen merupakan sistem informasi
yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu
kegiatan manajemen. ERP merupakan salah satu bagian dari komponen sistem
manajemen informasi. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem
informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber
daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.
Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan
untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Beragamnya
bidang bisnis tentunya memerlukan aplikasi sistem informasi yang sesuai dengan
kebutuhan bisnis tersebut. Tidak terkecuali PT. Xyz Telecom yang kini telah
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
2
berkembang menjadi sebuah perusahaan besar di Indonesia.
Dengan menerapkan sistem informasi manajemen berupa ERP ke dalam
struktur
aktifitas
perusahaan
maka
diharapkan
dapat
mempermudah,
memperlancar, dan meningkatkan efisiensi daripada tugas-tugas perusahaan.
Sehingga berdasarkan uraian di atas, kami tertarik dan selanjutnya
dirumuskan ke dalam penelitian yang berjudul “Penerapan Enterprise Resource
Planning Pada PT. Xyz Telecom”.
I.2.
PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas,
maka yang menjadi perumusan masalah pada penelitian ini adalah: Bagaimana
Penerapan Enterprise Resource Planning Pada PT. Xyz Telecom?
I.3.
TUJUAN
Adapun tujuan dilakukannya penulisan paper ini adalah selain sebagai
salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, juga dilakukan untuk
1. Menjelaskan tentang Sistem Informasi Manajemen, ERP, beserta
komponen-komponennya secara sederhana
2. Bagaimana implementasi sistem ERP mendorong peningkatan kinerja dan
operasional perusahaan?
3. Menerangkan bagaimana PT. Xyz Telecom mengintegrasikan ERP ke
dalam struktur perusahaannya.
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengertian sistem adalah kumpulan komponen yang terintegrasi untuk
mencapai tujuan tertentu. Karakter sistem berupa komponen, boundary (batasan),
lingkungan luar (environment), penghubung (interface), input, proses, output, dan
goal (tujuan). Informasi merupakan data yang diolah menjadi sesuatu yang
berguna bagi pemakai atau pembacany, menjadi sebuah informasi. Sistem
Informasi adalah sistem dalam organisasi yang menyediakan report (laporan) bagi
manajemen berdasarkan transaksi & operasi yang ada di organisasi. Definisi
Sistem Informasi secara umum merupakan kegiatan atau aktifitas yang
melibatkan serangkaian proses, berisi informasi-informasi yang digunakan untuk
mencapai tujuan. Pengertian Sistem Informasi menurut Robert dalam Jogiyanto
(2000) adalah informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
sebuah organisasi.
Karakter Sistem Informasi :
1. Sistem informasi memiliki komponen berupa subsistem
yang merupakan
elemen - elemen yang lebih kecil yang membentuk sistem informasi tersebut
misalnya bagian input, proses, output. Contoh bagian input adalah salesman
memasukkan data penjualan bulan ini.
2. Ruang lingkup sistem informasi yaitu ruang lingkup yang ditentukan dari awal
pembuatan yang merupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut,
sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem
informasi lainnya.
3. Tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus ditentukan dan dicapai
dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah sistem informasi
berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut.
4. Lingkungan sistem informasi yaitu sesuatu yang berada diluar ruang lingkup
sistem informasi yang dapat mempengaruhi sistem informasi, hal ini turut
dipertimbangkan pada saat perencanaan sistem informasi.
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
4
Manfaat SIM yaitu, mempelajari bahwa nilai dari informasi amatlah
berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan sebaik-baiknya. Sebagai seorang
pengusaha (wirausaha), staf manajemen, atau lebih tingginya sebagai manajer,
harus bisa menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan usaha atau
perusahaannya.
Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen – Informasi dapat diibaratkan
sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di
dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan
perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan
bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu
tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang
pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat
bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut
terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak
data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam
mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system).
Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas
adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Terdapat beberapa definisi Konsep Dasar Informasi, antara lain :
1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat
ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh,
informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan
mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan
dilakukan.
3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction
to fullfill company goals (the choice is called business decision making)
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
5
Fungsi atau manfaat Sistem Informasi Manajemen adalah supaya
informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen,
maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang
dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing
tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada
pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem
Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi
yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut
keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.Sehingga
SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data
maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai
berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan
sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung
sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari
sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki
produktivitas
dalam
aplikasi
pengembangan
dan
pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah
satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah
dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
6
Tujuan SIM, yaitu:
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga
pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan
informasi
yang
dipergunakan
dalam
perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
4. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi
melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi
informasi. Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang
teratur antara people, hardware, software, communication network dan
data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang
mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
II.2. SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS
Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar
mampu melayani tugas utama. Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah
memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau
dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi
pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model
matematika.
Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan
terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani
melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang
paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan
posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan
(R. E. Indrajit, 2000).
Untuk menjawab segala tantangan bisnis dan dalam mengahadapi
globalisasi, sistem informasi menjadi solusi yang tepat bagi para eksekutif dan
para mengambil keputusan dalam membantu proses pengembangan dan
memajukan perusahaan. Dalam hal pengembangan bisnis, seseorang dapat
mendesain dan menganalisis suatu permasalahan suatu aplikasi sistem informasi
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
7
berdasarkan kebutuhan yang ada.
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil dan mampu
mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi
bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk
mengajukan
atau
meningkatkannya
mengembangkan
bagi
perusahaan.
teknologi
Adapun
informasi
untuk
baru
seorang
atau
manajer
bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para
spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis.
Sistem informasi sendiri dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari
sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang
menumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut
O’Brien, berdasarkan kegunaannya, Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi
sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem informasi
penunjang manajemen perusahaan.
Sistem informasi memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan
perusahaan karena :
1. Sebagai Sistem Penunjang Operasi
Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system), sistem
informasi dapat :

Memproses transaksi-transaksi bisnis secara efisien

Mengendalikan proses-proses industri

Mendukung komunikasi dan kolaborasi

Memperbaharui basis data perusahaan
Operations Support System dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu :

Transaction Processing Systems (TPS)
TPS berfungsi untuk mencatat dan memproses transaksi-transaksi
bisnis. Contoh: sales processing, inventory systems, accounting
systems.

Process Control Systems (PCS)
PCS berfungsi untuk mengawasi dan mengendalikan proses-proses
fisik. Contoh: menggunakan sensor-sensor untuk mengawasi
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
8
proses-proses kimia di pengolahan minyak.

Enterprise Collaboration Systems (ECS)
ECS berfungsi untuk mendukung komunikasi tim dan kelompok
kerja. Contoh: email, video conferencing.
2. Sebagai Sistem Penunjang Manajemen
Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system),
sistem informasi dapat menyediakan informasi dan mendukung para
manajer dalam membuat keputusan secara efektif.
Management Support System dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu :

Management Information Systems (MIS)
MIS dapat membantu dalam melaporkan dan menunjukkan kinerja
kegiatan bisnis tertentu. Contoh: daily sales analysis reports.

Decision Support Systems (DSS)
DSS dapat menyediakan dukungan ad hoc dan interaktif. Contoh:
sebuah analisis what-if untuk menentukan dimana sebuah
perusahaan harus menggunakan dana periklanan.

Executive Information Systems (EIS)
EIS dapat menyediakan informasi penting untuk para eksekutif dan
manajer suatu perusahaan. Contoh: akses yang mudah terhadap
kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan oleh para pesaing.
Selain operations support system dan management support system,
terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya yaitu Expert Systems, Knowledge
Management Systems, Strategic Information Systems dan Functional Business
Systems.
Perusahaan dapat mencapai efektivitas dan efisiensi baik dalam proses
bisnis maupun dalam pengambilan keputusan manajerial dengan menggunakan
sistem informasi. Sehingga pada akhirnya terciptalah sebuah perusahaan yang
adaptif dan memiliki daya saing yang tinggi di tengah lingkungan bisnis yang
dinamis.
Kualitas suatu informasi perlu diperhatikan agar keputusan yang
dihasilkan dapat efektif. Kualitas informasi (quality of information) sangat
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
9
dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal, yaitu :
1. Relevancy (relevan)
Setiap informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda.
2. Accuracy (akurat)
Informasi yang akurat berarti informasi harus terlepas dari kesalahankesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan
maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data)
mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah
data-data asli tersebut.
3. Timeliness (tepat waktu)
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang).
Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik sehingga kalau
digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat
fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian
menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk
mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologiteknologi terbaru.
Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 level manajemen,
yaitu :
1.
Manajemen Tingkat Atas (Manajemen Strategis)
2.
Manajemen Tingkat Menengah (Manajemen Taktis)
3.
Manajemen Tingkat Bawah.
4.
Pegawai Non-Manajemen.
II.2. DEFINISI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-business, sebuah kerangka
kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan
pesanan, penjualan, manajemen, dan pengendalian persediaan, perencanaan
produksi
dan
distribusi,
serta
keuangan.
Semua
jenis
bisnis
kini
mengimplementasikan sistem ERP. ERP bertindak sebagai tulang punggung
perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
10
internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi
dan keuangan. Kini, ERP dianggap sebagai bahan penting yang dibutuhkan
perusahaan untuk bisa mendapatkan efisensi, kelincahan, dan responsivitas yang
dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan dalam lingkungan bisnis yang dinamis
saat ini. Dengan bantuan ERP juga perusahaan di Indonesia dapat terintegrasi
pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem
komputerisasi. Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara
keseluruhan,
fleksibilitas
dalam
organisasi
untuk
bertransformasi
dan
meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas
yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.
Gambar 2.1 Enterprise Resource Planning
ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk
mengkoordinasikan semua sumber daya,informasi dan aktifitas yang diperlukan
untuk proses bisnis lengkap. ERP merupakan software yang mengintegrasikan
semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem computer
yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen
penjualan, HRD, produksi atau keuangan. ERP menggabungkan berbagai
kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan
semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi (Haryo, 2006).
Menurut O’Brien (2002), ERP adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang
digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
11
dasar internal perusahaan. ERP memberikan tampilan real-timeatas proses bisnis
yang terintegrasi seperti produksi, pemrosesan pesanan, dan manajemen
persediaan yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum. Secara
eksplisit, O’Brien (2002) menyatakan bahwa ERP memberikan manfaat bisnis
yang signifikan bagi perusahaan, yaitu :
1. Kualitas dan Efisiensi
ERP menciptakan kerangka kerja utk mengintegrasikan dan meningkatkan
proses bisnis internal perusahaan yg menghasilkan peningkatan signifikan daalm
kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
2. Penurunan Biaya
Menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software serta
karyawan pendukung TI.
3. Pendukung Keputusan
ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang
sangat penting secara cepat utk para manajer agar dapat meningkatkat
kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas
bisnis keseluruhan perusahaan
4. Kelincahan Perusahaan
Sistem ERP meruntuhkan dinding departmen dan fungsi berbagai proses
bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi. (menghasilkan struktur
organisasi, tanggung jawab manajerial,dan peran kerja yang lebih fleksibel).
Gambar 2.2 Enterprise Resource Planning
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
12
Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa
kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah
sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan
organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP
ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena
imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP
tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan
tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik
mental maupun keahliannya.
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
13
BAB III
PEMBAHASAN
III.1. GAMBARAN PERUSAHAAN
PT.
Xyz
Telecom
adalah
operator
telekomunikasi
yang
menyelenggarakan jasa Fixed Wireless Access (FWA) dengan layanan mobilitas
terbatas. Berdiri di tahun 1993 dengan menggunakan teknologi CDMA 2000 1x.
Pada tahun 2006, melakukan transformasi layanan dengan menyelenggarakan pula
layanan Broadband Wireless Access (BWA) dengan menggunakan teknologi
CDMA EVDO (Evolution Data Optimized)
VISI
“Memberikan kehidupan yang lebih baik bagi masyarakat Indonesia dengan
menyediakan konektivitas informasi”
MISI
“Menyediakan konektivitas informasi yang berkualitas dengan harga terjangkau”
III.2. PENERAPAN ERP DI PT. XYZ TELECOM
PT. Xyz Telecom mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi ERP,
SAP Advance Plannerand Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain
Management (SCM) dan mySAP Business Intelligence dengan SAP Business
Information Warehouse (SAPBW).
Ketika memilih platform dari sistem ERP, PT. Xyz Telecom melihat 3
buat kriteria antara
lain reliability, scalability dan kemudahan manajemen.
Dengan melihat criteria itu,terpilihlah IBM iSeries sebagai platform hardware
yang digunakan. iSeries memiliki keamanan, skalability dan efisiensi biaya dalam
mendukup SAP, dan membantu PT. Xyz Telecom memaksimalisasi nilai dari
solusi SAP.
Ketika PT. Xyz Telecom memperluas inti dari system SAP R/3
untuk memasukkan SAP BWdan SAP APO, tidak ada yang perlu dipertanyakan
lagi untuk mengganti platform server. Data SAP tersimpan dan diatur oleh IBM
BD2 Database Management
iSeries telah berjalan dengan sangat baik, dan kami memiliki kemampuan
dasar dari OS/400. Oleh karena itu, merupakan pilihan logis jika tetap
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
14
mempertahankan teknologi dari IBM ini. iSeries memberikan virtually troublefree operation, dan memberikan apapun yang kami butuhkan sesuai dengan
kriteria kami yaitu scalability, reliability, dan maintainability.
Distribusi Informasi
Data yang disediakan oleh SAP R / 3 sistem dan SAP APO sangat penting
untuk
perencanaan
produksi
dan
pengendalian
persediaan
di
bagian
operasional,manajemen menengah dan tim eksekutif tidak perlu data transaksi
yang mentah, yang dibutuhkan adalah informasi mengenai keseluruhan performa
bisnis, arus kas, dan beberapa hal detail operasional. Untuk meningkatkan akurasi
maupun ringkasan manajemen yang tepat waktu, kami mengimplementasikan
SAP BW pada bulan Juli 2003 Aplikasi tersebut dapat memberikan informasi
yang sangat mendetail
Integrasi Sistem Hilir
PT. Xyz Telecom telah memulai untuk perencanaan kedepan, bertujuan
untuk memperluas operasinya sekaligus meningkatkan efisiensi biaya. Ini akan
memungkinkan kami kami untuk meningkatkanperencanaan kapasitas dan
membantu
kami
meningkatkan efisiensi
serta mengurangibiaya.Beberapa
distributor PT. Xyz Telecom, seperti perusahaan lain, juga dalam proses
pengembangansistem ERP mereka, dan dapat memperpanjang kepada pengecer
mereka. Rencananya adalah untuk mengintegrasikan sistem antara mitra
perusahaan supaya memuluskan proses e-commerce.Sudah jelas, bahwa platform
komputasi terbuka adalah mutlak diperlukan.untuk mendukung integrasi sistem
hilir, yang akan memungkinkan interoperabilitas aplikasi termasuk warisan sistem
dan aliran data realtime melalui berbagai sistem ERP.
Pengarsipan Dokumen
PT. Xyz Telecom juga melakukan penyederhanaan sistem pengarsipan,
dengan menggunakan IBM Content Manager CommonStore untuk SAP. Software
inibertindak
sebagai
pengarsipan
manajemen
data
terpadu
dan
solusi
distribusi,mengintegrasikan dokumen SAP dan non-SAP ke arsip tunggal
untuk memaksimalkan efisiensi sistem dan mengurangi biaya administrasi.
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
15
Menyesuaikan Minat Konsumen
Agar
mendapatkan
efisiensi
produksi
yang
luar
biasa
dan
memaksimalkanpendapatan, PT. Xyz Telecom harus dapat jeli melihat keinginan
konsumen sebaik mungkin diwaktu yang akan datang. Dengan menggunakan
solusi SAP, PT. Xyz Telecom dapatmenganalisis transaksi data secara mendetail,
untuk melihat perubahan pola yangterjadi dalam minat konsumen dan kemudian
merespon secara efektif. SAP memberikan informasi yang mendetaildengan
sangat cepat dimana hal tersebut merupakan keuntungan bisnis yang vital.
Informasi penjualan memberikan inputan ke dalam SAP APO, dimana ia akan
memberikan informasi berkala pada produk apa saja yang harus di produksi, dan
berapa jumlahnya.
Penjelasan SAP R/3
SAP R/3 merupakan nama perangkat lunak ERP yang diproduksi oleh
SAP AG. SAP pada dasarnya menyediakan semua solusi untuk semua fungsi
dalam perusahaan,dalam
industri manapun. Tapi pada umumnya modul SAP
yang sering dipakai adalah:
Modul

FICO (Financial Controlling)

SD (Sales & Distribution)

MMPP (Material Management, Production Planning)

HR (Human Resources)
dan aplikasi
yang
terdapat dalam
suatu
software
SAP R/3
tergantung kepadaversinya. SAP secara terus menerus melakukan upgrade
terhadap software R/3 agar sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan jaman.
Secara keseluruhan, SAP R/3versi 4.6C terbagi menjadi tiga fungisonal area:
A. Financial
1. FI-Financial Accounting
Software bisnis SAP ditujukan untuk menyediakan pengukuran secara
kontinu terhadap profitabilitas perusahaan. Modul FI jug amengukur
kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal
maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
16
mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu
laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.
2. CO-Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional:

Pengendalian capital investment

Pengendalian
aktivitas
keuangan
perusahaan,
memonitor
dan
terhadap
procurement,
pengadaan
dan
merencanakan pembayaran

Pengendalian
pendanaan
penggunaan dana di setiap area

Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan
3. IM- Investment Management
Fungsi dari modul IM ini overlapping dengan fungsi yang dijalankan oleh
modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis
kebijakaninvestasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan
membantumanajemen dalam membuat keputusan.
4. EC-Enterprise Controlling
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise
Controller kepada InformationWarehouse mengenai hal-hal berikut:

Kondisi keuangan perusahaan

Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

Investasi

Maintenance dari aset perusahaan

Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan

Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan,
seperti ukuran pasar, market share, competitor performance

Faktor-faktor dari proses bisnis, seperti struktur produksi,struktur
biaya, financial accounting dan profitability analysis.
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
17
5. TR-Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan
cash forecasting dengan aktivitas ,logistik dan transaksi keuangan.
B. Logistics
1. LE-Logistics Execution
Modul LO juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang
lainnya,yaitu modul PP, EC,SD,MM,PM dan QM. Pada intinya, modul ini
fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi.
Dari purchasere aquisition, good receipt hingga delivery.
2. SD-Sales Distribution
3. Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan
yangsensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari
penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu
merekam,menganalisis, dan mengotrol aktivitas untuk memberikan
kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam
periode akuntansi yang akan datang.
4. MM-Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam
aktivitassehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi
material,termasuk energi dan servis.
5. PP-Production Planning
Modul PP ini didasarkan pada pendekatan klasik Materials Requirement
Planning (MRP II), dan dengan demikian menjalankan fungsi yang serupa
dengan MRP IIdalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material
sampai kepada proses delivery produk.
6. PM-Plant Maintenance
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan
peralatandan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan
mengintegrasikan datakomponen peralatan dengan aktivitas operasional
yang sedang berjalan.
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
18
7. QM-Quality Management
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production Planning for
Process Industries. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk
menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari
ISO-9000 series.
8. PS-Project System
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut
ini:

Perencanaan pendahuluan terhdap waktu dan value

Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element
atauunit costing dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian
aktivitas dan penjadwalan

Koordinasi dari resources melalui otomasi permintaanmaterial,
manajemen
inventori,
network
planning
dari
orang,
kapasitas,material, operating resources dan servis

Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek
berjalan

Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan
C. Human Resources
Berfungsi untuk:

Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu
terhadap salary, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

Melindungi data personalia dari pihak luar

Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien
melalui manajemen karir
Penerapan ERP di PT. Xyz Telecom dirancang sebagai sistem berbasis
modul yang menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, inventory, invoice,
akuntasi perusahaan dan lain sebagainya. Dari modul-modul tersebut, maka
aktivitas penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen
kualitas dan sumber daya manusia dapat dikontrol dengan baik dan informasi
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
19
yang berhubungan dengan aktivitas tersebut dapat diperoleh dengan cepat.
ERP dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul operasi, modul
financial dan akuntansi, dan modul sumber daya manusia. Ketiga modul ini
berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus mengimplementasikan
ketiganya secara langsung. Namun, ketiga modul tersebut berhubungan langsung
dengan satu database terpusat. Misalnya ketika bagian penjualan menerima
pesanan dari konsumen, bagian gudang langsung mengetahui dan mempersiapkan
pesanan tersebut. Kemudian bagian akuntansi dapat melihat apakah barang
pesanan sudah dikirim atau belum, sehingga ia dapat mempersiapkan tagihan
untuk konsumen. Sistem yang seperti ini akan menghemat banyak resource
perusahaan, seperti waktu, biaya dan tenaga kerja. Semua orang dalam sistem
melihat data yang sama dan akan memperoleh informasi terbaru dari semua divisi
dalam perusahaan.
Gambar 3.1 Enterprise Resource Planning
Implementasi ERP membutuhkan persiapan yang matang, karena
kesalahan implementasi akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit. Tahap
paling awal dari implementasi ERP adalah membangun bisnis proses yang baik.
Tanpa bisnis proses yang baik, semua sistem informasi berbasis komputer dengan
teknik apapun tidak akan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas
perusahaan tersebut. Selain itu, kesiapan karyawan akan perubahan sistem
merupakan salah satu hal yang harus diperhitungkan. Rancangan ERP yang
sempurna tidak akan membantu jika tidak dijalankan dengan baik. Yang harus
diingat adalah tidak semua perusahaan membutuhkan ERP dalam sistemnya.
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
20
Karena proses bisnis setiap perusahaan bersifat unik, sehingga ERP dalam satu
perusahaan belum tentu dapat digunakan pada sistem di perusahaan yang lain,
atau perbaikan proses bisnis dalam perusahaan cukup untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas.
Agar sebuah perusahaan dapat menerapkan konsep ERP dengan baik,
setiap aspek dari organisasi, manusia, informasi, dan teknologi harus dipersiapkan
dengan baik. Dengan demikian penerapan tata kelola perusahaan yang baik dapat
diimplementasikan pada industri sehingga dapat meningkatkan daya saing di
pasar.
Berikut
akan
dibahas
beberapa komponen
yang mempengaruhi
implementasi ERP.
a. Pihak Manajemen dan karyawan
Dukungan dari pihak manajemen merupakan faktor utama kesuksesan
implementasi IT dalam perusahaan. Para eksekutif perusahaan harus memiliki
pengertian bahwa IT adalah membutuhkan strategi pengembangan yang dinamis
dan berkesinambungan, IT harus berjalan seiring dengan proses bisnis perusahaan,
selain itu pihak eksekutif harus membawa CIO ke jalan yang sama dengan
jalannya perusahaan. Selain itu, karyawan juga memegang peranan yang penting
dalam keberhasilan implementasi ERP. Sebaiknya, sebelum implementasi
dijalankan, karyawan dipersiapkan untuk perubahan ‘besar’ yang akan terjadi, bila
perlu karyawan diikut sertakan dalam tahap analisis proses bisnis, sehingga
terbangun rasa memiliki yang kuat terhadap sistem baru. Dengan demikian, ketika
implementasi benar-benar dijalankan, karyawan telah siap dan memiliki kemauan
untuk belajar dan mendukung keberhasilan ERP tersebut. ERP tidak selalu identik
dengan perampingan karyawan. Pemikiran ini yang dapat menyebabkan karyawan
antipasti terhadap perubahan ke sistem ERP, karena merasa posisinya terancam
dengan kemudahan yang ditawarkan ERP.
b. Bisnis proses
Untuk membangun sistem ERP, bisnis proses harus disusun dengan jelas
dan tepat. Tanpa proses bisnis yang benar, sistem apapun yang diterapkan tidak
akan mampu memperbaiki keadaan perusahaan. Dalam membangun sistem ERP,
sebaiknya batasan sistem yang akan dibangun jelas, sehingga implementasi ERP
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
21
tidak berkembang ke hal-hal yang tidak diperlukan.
c. Vendor
Vendor adalah perusahaan yang menyediakan paket sistem ERP yang akan
diimplementasikan di perusahaan. Selain menyediakan software dan hardware,
vendor juga harus memberikan pelatihan pada karyawan perusahaan yang
menggunakan jasanya, agar karyawan terbiasa dengan sistem IT yang baru, dan
memastikan sistem yang baru ini berjalan sesuai dengan permintaan perusahaan
dan sesuai dengan proses bisnisnya. Vendor yang baik memiliki respon yang
cepat terhadap masalah yang dihadapi perusahaan maupun error yang terjadi pada
sistem. Sebelum menentukan vendor mana yang akan digunakan, sebaiknya
perusahaan benar-benar menyelidiki latar belakang dan profil dari vendor
tersebut. Hal ini perlu dilakukan karena kerja sama ini biasanya dilakukan dalam
jangka panjang, dan jika perusahaan salah memilih vendor, akan merugikan bagi
perusahaan itu sendiri.
Kemampuan sistem ERP untuk menangani seluruh aktivitas dalam
organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi.
Mengambil alih tugas rutin dari personel mulai tingkat operator hingga manajer
fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia
perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan
berdampak jangka panjang. Sistem ERP juga membawa dampak penghematan
biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring
yang berkelanjutan terhadap performance organisasi.
Secara implisit aplikasi ERP bukan hanya suatu software semata, namun
merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi.
Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem
informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi
suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan,
produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.
ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga aplikasi ERP
mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan
transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi.
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
22
Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database
tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di
dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan
lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, Sistem ERP dapat mendorong ke arah
kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang
terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat
saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
23
BAB IV
PENUTUP
IV.1. KESIMPULAN
Persaingan global dewasa ini telah menimbulkan standar kompetisi
baru dan ketat antar perusahaan. Pada kondisi demikian setiap perusahaan
yang ingin tetap bertahan dan tumbuh harus dapat menciptakan dan
mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya dengan terusmenerus meningkatkan daya saing perusahaan. Persaingan bisnis yang
semakin tinggi menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja
berbagai elemen di dalam organisasi/perusahaan. Salah satu cara yang kini
semakin berkembang untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat
dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, dimana terjadi
peningkatan
efisiensi
dari
sistem
informasi
untuk
menghasilkan
manajemen yang lebih efisien dalam seluruh tatanan lini proses bisnis.
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang diterapkan oleh
PT. Xyz Telecom membawa dampak yang sangat signifikan terhadap
perkembangan bisnis perusahaan. Dengan sistem ERP tersebut perusahaan
bisa mensinergikan keseluruhan proses bisnis yang ada sehingga dicapai
suatu proses bisnis yang efisien dan efektif, serta memberikan kemudahan
bagi terjadinya transfer pengetahuan antar masing-masing karyawan
maupun antar divisi. Selain itu perusahaan mampu memberikan pelayanan
yang semakin baik kepada konsumen serta perusahaan mampu menekan
biaya seminimal mungkin hasil dari efisiensi dan efektifitas kerja lini
bisnis selagi mempertahankan nilai yang ada.
Kesimpulan tentang system informasi ERP PT. Xyz Telecom
dijelaskan pada poin berikut :
1. Kegiatan proses yang menggunakan ERP pada PT. Xyz Telecom dimulai
dari Perencanaan dan Kontrol Produksi, melalui kebutuhan peramalan dan
inteligensi bisnis, PT. Xyz Telecom mempercayakan SAP R/3 sebagai
solusi ERP, SAP Advance Plannerand Optimizer (SAP APO) sebagai
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
24
solusi Supply Chain Management (SCM) dan mySAP Business
Intelligence dengan SAP Business Information Warehouse (SAPBW).
2. PT. Xyz Telecom memiliki tiga kriteria dalam memilih platform ERP, tiga
kriteria antara lain reliability, scalability dan kemudahan manajemen
3. SAP R/3 merupakan nama perangkat lunak ERP yang diproduksi oleh
SAP AG
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
25
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, Hartono. 2003. Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Andi Ofset.Lesmono
O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12.
Salemba Empat. Jakarta.
O’Brien dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill.
O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial.
Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W.
(editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta.
Haryo Prabowo. 2006. Sistem Informasi manajemen Sumber Daya Manusia. Grasindo.
Jakarta
ERP Weaver. Melalui :
http://erpweaver.com/?option=com_content&view=article&id=22%3Amodulfunctional-sap-r3&catid=14%3Aaplikasibisnis&Itemid=27%20,%20Modul%20Functional%20SAP%20R/3%20,2009
[Diakses pada tanggal 30 Januari 2014]
SAP. Melalui : http://en.wikipedia.org/wiki/SAP R/3 2010 [Diakses pada tanggal 30
Januari 2014]
Indofood gets a taste for efficient PP with SAP. Melalui :
http://forum.onestopsap.com/forum_posts.asp [Diakses pada tanggal 30 Januari
2014]
Penerapan Sistem Informasi Pada Perusahaan. Melalui :
http://hestimustika.blogspot.com/2012/09/penerapan-sistem-informasipada.html [Diakses pada tanggal 30 Januari 2014]
Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 4, E 46, 2013
26