mis-raymond(download)

MANAGEMENT IFORMATION SYSTEMS
(sebagian kecil Cuplikan dari : Raymond McLeod, Jr. and George P. Schell Edisi 10
tahun 2005 )
Sistem informasi sekarang ini selalu dikaitkan dengan sistem berbasis komputer, karena
tanpa peranti lunak dan peranti keras pengelolaan /manajemen informasi sulit dilakukan
saking rumitnya dan diperlukan dengan waktu yang segera sehingga tepat guna untuk
pengguna yang memerlukan. Hal ini juga sangat erat perjalanan perkembangan komputer
yang sebelumnya digunakan untuk mengolah transakasi akuntansi secara sederhana,
menjadi sistem yang dirancang untuk mendukung manajer dan para pemecah masalah
lainnya. Sehingga Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu
sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna (para
manajer) yang memiliki kebutuhan serupa. Namun jika diartikan dengan sederhana,
Sistem Informasi Manajemen sebenarnya adalah sistem yang memberikan informasi
untuk digunakan dalam pembuatan keputusan guna menyelesaikan masalah bagi para
pengguna.
Pengguna SIM terdiri atas entitas-entitas organisasi formal-perusahaan atau sub unitnya.
Informasi yang diberikan SIM adalah apa yang terjadi di masa lalu, apa yang sedang
terjadi dan apa kemungkinan yang akan terjadi di masa depan.
SIM menghasilkan informasi melalui penggunaan dua jenis peranti lunak:
- Peranti lunak pembuat laporan menghasilan laporan berkala atau khusus. Laporan
khusus dibuat sebagai tanggapan atas kebutuhan informasi yang tidak diantisipasikan
sebelumnya. Sistem manajemen basis data dewasa ini memiliki fitur-fitur (alat bantu
dalam aplikasi) yang dengan cepat membuat laporan sebagai respons atas permintaan
data atau informasi tertentu.
- Model metamatika menghasilkan informasi simulasi/ gambaran operasi perusahaan
Bahasa permodelan matematis khusus menjadikan tugas memberikan onformasi lebih
mudah dan lebih cepat.
Sebelum dikenal istilah management information system, dikenal terlebih dahulu
Decision Suport System ( Sistem pendukung Pengambilan Keputusan) yaitu sustu sistem
yang membantu seorang manajer atau sekolompok kecil manajer memecahkan satu
masalah.
Output DSS awalnya dihasilkan dari suatu basis data relasional dan mencakup laporan
berkala dan khusus serta output dari model-model matematis. Berikutnya ditambahkan
dukungan kemampuan dukungan keputusan kelompok melalui peranti lunak yang
berorientasi pada kelompok ( group DSS). Tambahan terakhir pada DSS meliputi
kecerdasan buatan (artificial intelligence/AI) dan pemprosesan analistis secara online (
on-line analytical processing/ OLAP) AI yaitu kemampuan computer yang berperilaku
sama dengan manusia yang memiliki kecerdasan. Kecerdasan buatan terdapat dalam DSS
dalam bentuk basis pengetahuan informasi mengenai suatu area masalah, dan suatu mesin
deduksi yang dapat menganalisis isi dari basis pengetahuan.
OLAP meliputi
penyimpanan data dalam suatu bentuk multidimensional guna memfasilitasi penyajian
dari jumlah data yang hampir tidak terhingga jumlahnya.
1
Basis Data Relasional
Sistem Manajemen
Relasional
Basis
Data
Pengetahuan
Basis
Data
Peranti Lunak
pembuat
Laporan
Modelmodel
Matematika
Groupware/Kel
ompok
Laporan
Berkala dan
Khusus
Output dari
Model
Matematika
Output dari
Groupware
Mesin
Deduksi
Solusi dan
Penjelasan
Basis Data
Multidemen
sional
Sistem
Manajeman
Basis
Data
multidimensi
onal
Output dari
OLAP
Pengambil Keputusan
Sistem pemprosesan transaksi, SIM, dan DSS ketiganya dikembangkan tanpa suatu
rencana utama. Pada dasarnya, masing-masing sistem muncul sebagai respons atas
kebutuhan yang berbeda-beda. Melihat keuntungan yang diberikan maka ketiga sistem
tersebut dintegrasikan yang berfungsi sebagai satu unit yang terkoordinasi.
MANAGER SEBAGAI PENGGUNA SISTEM INFORMASI
Karena manajer adalah individu. Kebutuhan informasi yang mereka inginkan juga sangat
beragam. Namun beberapa kerangka yang bermanfaat telah dikembangkan sehingga
memungkinkan kita berfokus pada peranan informasi dalam pemecahan masalah. Sistem
informasi bermutu tinggi tidak dapat dikembangkan kecuali professional sistem informasi
dan manajer memahami kerangka manajerial yang menjadi dasar organisasi-organisasi
modern.
Ada tiga tingkat manejemen yaitu manajemen utama-puncak, menengah dan rendah. Para
manajer di puncak hierarki organisasi, seperti presiden dan wakil presiden, sering kali
2
disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level), mengakui
adanya fakta bahwa keputusan mereka sering kali akan memiliki dampak pada
keseluruhan organisasi selama bertahun-tahun kemudian manajer tingkat menengah
meliputi manajer regional, direktur produk, dan kepala devisi. Mereka berada pada
tingkat kendali manajemen (management control level), mereka bertanggung jawab
untuk menjalankan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Tingkat menengah
disebut juga tingkat taktis. Manajer tingkat rendah meliputi kepala departemen, penyelia,
dan pimpinan proyek-orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan rencana
yang ditentukan. Tingkat terendah ini disebut tingkat kendali operasional (operational
control level), karena disinilah operasi organisasi benar-benar terjadi.
Pengaruh pada sumber
informasi
Tingkat Perencanaan
Strategis
Lingkungan
Pengaruh pada bentuk
informasi
Rangkuman
Tingkat Kendali
Manajemen
Tingkat Kendali
Opersional
Internal
Rincian
Tingkat perencanaan strategis sumber informasi sebagian besar pada bagian lingkungan dan
makin ke tingkat bawah sumber informasi makin mengecil dan sebaliknya pada tingkat atas
sumber internal hanya bagian kecil namun makin ke tingkat lebih bawah sumber informasi
internal makin besar. Mengenai bentuknya tingkat pernecanaan strategis hanya garis besar dan
tingkat bawah memerlukan rincian. Sehingga penting bagi pihak-pihak yang merancang sistem
informasi untuk memperhatikan tingkat manajer.
Berkata bahwa pemecahan masalah adalah aktivitas terpenting yang dilakukan seorang
manajer merupakan gambaran yang terlalu disederhanakan. Pekerjaan ini jauh lebih rumit
daripada hanya sekedar pemecahan maslah saja. Aktivitas-aktivitas lain seperti seperti
komunikasi, juga sama pentingnya. Akan tetapi, adalah aman jika dikatakan bahwa pemecahan
masalah merupakan salah satu aktivitas utama, yang sering kali menentukan berhasil atau
tidaknya karier manajemen. Bahwa hasil dari pemecahan masalah adalah solusi.
Selama proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan,
tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Keputusan adalah tindakan tertentu yang
dipilih. Biasanya pemecahan masalah akan membutuhkan beberapa keputusan.
3
Tahapan-tahapan Pemecahan Masalah
Pemecah masalah akan terlibat dalam:
 Aktivitas intelijen. Mencari kondisi-kondisi yang membutuhkan solusi di dalam
lingkungan.
 Aktivitas perancangan. Menemukan, mengembangkan dan menganalisa kemungkinankemungkinan tinkan.
 Aktivitas pemilihan, Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia.
 Aktivitas peninjauan. Menilai pilihan-pilihan masa lalu.
Untuk melakukan masing-masing aktivitas, pemecah masalah harus memiliki
informasi.
Masalah
Aktivitas Intelijen
Aktivitas Perancangan
Aktivitas Pemilihan
Informasi
Informasi
Informasi
Solusi
Informasi
Aktivitas Peninjuan
Organisasi di dalam lingkungan
Model sistem umum sebuah organisasi/perusahaan membuat dengan lebih mudah melihat arti
penting lingkungan bagi kesuksesan sebuah organisasi/perusahaan. Sebuah perusahaan tercipta
atas dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan
4
lingkungannya. Sama pentingnya sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi tanpa sumber
daya yang diberikan oleh lingkungannya.
Lingkungan dapat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Sebuah bank
mempunyai lingkungan yang berbeda dari sebuah took alat-alat olahraga. Meskipun begitu kita
dapat mengidentifikasikan delapan unsur utama yang terdapat di dalam lingkungan seluruh
organisasi/perusahaan. Unsur-unsur lingkungan ini adalah organisasi dan individu yang berada
di luar organisasi/perusahaan. Unsur-unsur tersebut terdapat dalam sistem yang lebih besar
yang disebut masyarakat (society)
Delapan Unsur Lingkungan:
 Pemasok atau vendor, memasok bahan baku, mesin, jasa, orang dan informasi yang
digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasanya.
 Produk dan jasa ini selanjutnya dipasarkan ke pelanggan
 Serikat pekerja adalah organisasi dari para pekerja terampil maupun tidak terampil dari
berbagaibjenis bidang usaha dan industri.
 Komunitas Keuangan terdiri atas institusi-institusi seperti bank dan institusi pemberi
pinjaman lainnya yang mempengaruhi sumber keuangan yang tersedia bagi perusahaan.
 Pemegang saham dan pemilik adalah orang –orang yang meninvestasikan uangnya ke
dalam perusahaan.
 Pesaing mencakup semua organisasi yang dengan perusahaan di dalam perusahaan
 Pemerintah memberikan pembatasan dalam bentuk peraturan dan perundang-undangan,
dan juga memberikan batuan dalam bentuk dana, dana dan fasilitas lain.
 Komunitas Global adalah wilayah geografis dimana perusahaan menjalankan
operasinya. Perusahaan menunjukkan langsung tanggung jawabnya kepada masyarakat
dengan menghargai lingkungan hidup, memberikan produk dan jasa yang memberikan
kontribusi kepada mutu kehidupan, dan melakukan operasinya secara etis.
Perusahaan terhubung dengan unsurpa sumber unsur lingkungan melalui aliran sumber daya
lingkungan. Beberapa sumber daya mengalir lebih sering daripada sumber daya lain antara
lain aliran informasi dari pelanggan, aliran jasa atau produk kepada pelanggan, aliran uang
dari pelanggan I atau dari pemegang saham, aliran bahan dari pemasok dsbnya.
Manajemen Pengetahuan
Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas peranti keras dan lunak computer,
spesialisasi informasi, fasilitas, database, informasi dan pengguna.
Informasi sama seperti sumber daya lainnya memerlukan manajemen. Para manajer
informasi memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan, telah dikumpulkan dan
diproses menjadi informasi yang bermanfaat. Manajer kemudian memastikan bahwa
individu-individu yang tepat akan menerima informasi dalam bentuk yang tepat dan pada
waktu yang tepat sehingga dapat dipergunakan. Terakhir manajer akan membuang informasi
yang telah melewati masa manfaatnya dan menggantinya dengan informasi terbaru dan
akurat. Semua aktivitas ini, mengakuisisi data, memproses data menjadi informasi,
menggunakan dan mengkomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif, dan
menghapus informasi pada waktu yang tepat disebut manajemen pengetahuan (knowledge
management)
5
Dimensi Informasi
Ketika pengembang system (pengguna maupun spesialis sistem) mendefinisikan output yang
diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar
informasi. Yaitu:
 Relevansi. Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan
masalah yang sedang dihadapi. Pengguna seharusnya dapat diberi informasi (data yang
diperlukan) tanpa .harus melewati dahulu sejumlah fakta-fakta yang tidak berhubungan.
Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan diambil saja yang akan
disebut sebagai “informasi”
 Akurasi. Idealnya seluruh informasi seharusnya akurat. Akan tetapi fitur-fitur yang
memberikan kontribusi kepada tingkat akurasi akan menambah biaya dari sistem
informasi tersebut. Karena hal ini, para pengguna sering kali terpaksa menerima tingkat
akurasi yang kurang dari 100%. Aplikasi-aplikasi yang melibatkan uang, seperti
penggajian, penagihan dan piutang berusaha mencapai tingkat akurasi 100%. Aplikasiaplikasi lainnya seperti peramalan ekonomi jangka panjang atdan laporan-laporan
statistic, sering kali tetap bermanfaat meskipun data yang dipergunakan kurang dari
100% akurat.
 Ketepatan waktu. Informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum
situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada. Para pengguna
hendaknya dapat memperoleh informasi yang menguraikan apa yang sedang terjadi saat
ini, selain dari apa yang telah terjadi di masa lalu. Informasi yang tiba setelah suatu
keputusan diambil tidak mempunyai nilai.
 Kelengkapan. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan
suatu gambaran yang lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya. Namun, sistem
hendaknya juga tidak menenggelamkan pengguna dalam lautan informasi . Istilah
kelebihan muatan informasi menunjukkan bahwa memiliki informasi yang terlalu banyak
juga merugikan. Pengguna hendaknya dapat menentukan rincian yang dibutuhkan.
Informasi dikatakan lengkap jika memiliki jumlah agregasi yang tepat dan mendukung
semua area dimana keputusan akan diambil.
Perusahaan-perusahaan yang menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab
pengelolaan sumber daya informasi di tangan sebuah unit khusus yang terdiri atas para
professional informasi. Unit ini yang disebut sebagai layanan informasi (Information
service-IS), dikelola oleh seorang manajer. Praktik yang diterima dewasa ini adalah membuat
layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama dan memasukkan manajer puncaknya di
dalam eksekutif senior, seperti komite eksekutif, yang melakukan pengambilan-pengambilan
keputusan penting bagi perusahaan.
SPESIALIS INFORMASI
Adalah petugas yang tanggung jawab utamanya adalah memebrikan kontribusi atas
tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan, terdiri atas:
Analis sistem. Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem-sistem
baru dan memperbaiki sistem-sietem yang sudah ada. Analis system adalah orang yang ahli
dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai
bagaimana computer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.
6
Administrator Basis Data. Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis
data tersebut sebagai administrator basis data (database administrator-DRA). Tugas DBA
terbagi dalam empat area utama: perencanaan, implementasi, operasi dan keamanan.
WebMaster. Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan.
Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan
komunikasi antara perusahaan dan pelanggan dan/atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Situs
Web sangat mengandalkan gambar dan Webmaster biasa memiliki keahlian dalam
manipulasi atau perancangan grafik, Seringkali bawahan Webmaster bertanggung jawab
dalam membuat gambar-gambar yang tersedia tetap konsisten dan saling mendukungdalam
seluruh halaman Web.
Satu tugas penting dari seorang Webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi
halaman Web perusahaan. Angka statistik ini dapat memberikan informasi penting mengenai
keefektifan situs Web tersebut. Sebagai contoh, statistic dpat menunjukkan bahwa banyak
pelanggan memulai proses pembelian tetapi kemudian membatalkan transaksi mereka setelah
pindah system dri satu halaman ke halaman lain. Informasi seperti ini dn urutan halaman
yang diakses bersama dengan jumlah waktu yang dihabiskan pada setiap halaman Web dapat
mengarah pada rancangan situs yang berbeda. Relasi dengan langganan dapat sangat
ditingkatkan dengan situs Web yang beroperasi sepanjang hari, setiap hari, namun rancangan
situs Web yang buruk dapat cepat menghapus semua keuntungan tersebut.
Spesialis Jaringan. Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna, dalam
membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang
menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi
maupun telekomunikasi. Memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasiaplikasi berbasis Web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan, karena sebagian besar
komunikasi terjadi di luar batasan perusahaan.
Progamer. Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk
membuat kode program computer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan
pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programer.
menciptakan posisi analis programer.
Operator. Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti computer
mainframe dan server , yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan.
Operator akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan
disk penyimpan data, serta melakukan tugas-tugas lain yang serupa.
Semua spesialis informasi di atas pada umumnya digabungkan dengan perwakilanperwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang mengembangkan
sistem. Para spesialis juga memiliki tanggung jawab dalam memelihara sistem setelah system
tersebut diimplemantasi.
STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI
Spesialis informasi dalam layanan informasi diorganisasikan berbagai cara. Unit-unit
organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan dengan hamper seluruh
sumber daya informasi berlokasi di unit IT.
7
.
CIO/Chief
Information Officer
Manajer
pengembang
an sistem
Manajer
pemeliharaan
sistem
Manajer
operasi
komputer
Manajer
administrasi
basis data
Manajer
jaringan
Analis
Sistem
Analis
Sistem
Operator
Administra
tor basis data
Spesialis
jaringan
Programer
Programer
Suatu struktur organisasi yang umum bagi suatu operasi tersentralisasi seperti gambar di
atas..Struktur seperti ini disesuaikan dengan siklus hidup system. Perusahaan telah
menugaskan beberapa analisis sistem dan programer untuk mengembangkan sistem-sistem
baru dan beberapa analisis sistem dan programer untuk memelihara sistem-sistem yang sudah
ada. Masing-masing kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi,
administrasi basis data dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan
maupun pemeliharaan.
Selama tahun 1970-an dan 1980-an, beberapa perusahaan mulai mendesentralisasikan
kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit-unit bisnis
dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan
diaplikasikan. Banyak area menunjuk seorang direktur informasi divisi (divisional
information officer-DIO) untuk mengelola sumber daya informasi di area-area tersebut.
8