aplikasi sistem basis data proses penerimaan calon mahasiswa

APLIKASI SISTEM BASIS DATA PROSES
PENERIMAAN CALON MAHASISWA
BERBASIS WEB PADA PT EURO
MANAGEMENT
Kevin Arigie
1501158930
[email protected]
Novinna Riganita Maria
1501162695
[email protected]
Thompson Foeandri
1501177690
[email protected]
H. Mohammad Subekti, BE, M.Sc
D0632
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun aplikasi basis data berbasis web yang membantu
PT Euro Management dalam mengelola data calon mahasiswa dan proses penerimaan calon
mahasiswa mulai dari pengaturan jadwal pertemuan, jadwal presentasi dan proses pembayaran.
Metode yang digunakan pada tahap analisis adalah metode wawancara dengan Kepala Divisi bagian
Teknologi Informasi. Metode yang digunakan pada perancangan sistem basis data adalah Database
Lifecycle yang meliputi perancangan konseptual, logikal dan fisikal. Metode untuk perancangan
aplikasi adalah perancangan menu, perancangan State Transition Diagram, dan perancangan layar
user interface dengan mempertimbangkan Eight Golden Rules. Hasil yang diperoleh dari penelitian
ini adalah aplikasi basis data berbasis web yang mendukung proses penerimaan calon mahasiswa
dan pengelolaan sistem operasional perusahaan sehingga waktu dan sumber daya yang dibutuhkan
lebih efektif dan efisien. Simpulan yang diambil dari penelitian ini adalah aplikasi yang diusulkan dan
diimplementasikan bisa mendukung proses penerimaan calon mahasiswa, proses penerimaan calon
mahasiswa, dan meningkatkan kinerja perusahaan dalam bidang teknologi informasi.
Kata Kunci : Proses penerimaan calon mahasiswa, perancangan sistem basis data, Eight Golden
Rules.
ABSTRACT
The purpose of this research is to build a web-based database application that helps PT Euro
Management to manage the data of prospective students and admissions process from setting
appointments, schedule a presentation and payment process. The method used in analysis were
interviews with the Head of the Division of Information Technology section. The method used in the
design of the database is a database system that includes the design lifecycle conceptual, logical and
physical. Methods for application design is the design of menus, designing State Transition Diagram,
and the design of the user interface screen by considering Eight Golden Rules. The results obtained
from this study is a web-based database application that supports the process of admissions and
management of the company's operating system so that the time and resources needed a more
effective and efficient. The conclusions drawn from this study is the application of the proposed and
implemented to support the process of admissions, admissions process, and improve the performance
of companies in the field of information technology.
Keywords: The admissions process, the design of database systems, Eight Golden Rules.
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang dari pembuatan aplikasi ini adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi saat ini terus meningkat dengan begitu pesat. Banyak permasalahan manusia yang
dipermudah dan terselesaikan seiring dengan berjalannya perkembangan ini, terutama dalam hal
teknologi informasi. Baik secara individu, kelompok, organisasi atau lembaga tertentu memperoleh
dampak atau keuntungan yang cukup besar karena dengan pemanfaatan teknologi informasi terbukti
mampu meningkatkan kinerja yang efisien dan efektif sehingga perusahaan dapat terus berkembang
dan sanggup ikut bersaing untuk menjadi yang terbaik daripada perusahaan lain dalam bidangnya.
Seiring dengan persaingan yang semakin ketat, setiap perusahaan dituntut untuk mampu
menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat, sehingga dibutuhkan sistem aplikasi yang mendukung
kinerja perusahaan menjadi lebih efektif dalam segi tenaga dan waktu. PT. EURO MANAGEMENT
bergerak di bidang pendidikan dimana perusahaan ini menjadi gateway untuk calon mahasiswa agar
bisa berkuliah di luar negeri. Akan tetapi PT. EURO MANAGEMENT masih melakukan penyebaran
informasi,pendaftaran calon mahasiswa dan penginputan data secara manual yang dimana cara ini
bukan merupakan solusi yang tepat untuk pengelolaan data yang berjumlah besar. Oleh karena data
yang ada di PT. EURO MANAGEMENT masih berupa hard copy dan jumlahnya tidak sedikit, maka
penulis merancang aplikasi sistem basis data seleksi calon mahasiswa berbasis web untuk
mempermudah perusahaan dalam mengelola data serta membantu calon mahasiswa mendapatkan
informasi dengan mudah dan melakukan pendaftaran yang dapat dilakukan kapan saja dan dimana
saja.
Masalah yang dihadapi adalah yang pertama bagaimana merancang aplikasi sistem basis data
berbasis web yang mampu mendukung proses penerimaan calon mahasiswa, penyampaian informasi,
dan mudah digunakan oleh staff PT. Euro Management.
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah merancang sistem basis data berbasis web yang
mendukung proses penerimaan calon mahasiswa, merancang aplikasi sistem basis data berbasis web
yang memperluas penyampaian informasi perusahaan, merancang aplikasi sistem basis data berbasis
web yang sederhana dan mudah digunakan oleh staff.
Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah Staff lebih mudah dalam mengelola data calon
mahasiswa, staff lebih mudah menyebarkan informasi terkini seputar perusahaan, staff dapat
mengelola sistem penjadwalan baik presentasi ke sekolah-sekolah, pertemuan dengan orangtua
maupun acara perusahaan.
METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam tahap analisis adalah Studi Pustaka untuk
mengumpulkan data dan teori-teori yang bermanfaat dalam penulisan skripsi dari buku-buku referensi,
wawancara kepada Kepala Divisi Teknologi Informasi PT. EURO MANAGEMENT untuk
mengetahui sistem yang sedang berjalan di perusahaan dan permasalahan yang dihadapi oleh
perusahaan terkait sistem yang berjalan saat ini, melakukan analisa dari hasil wawancara terhadap PT.
EURO MANAGEMENT, mengindentifikasi kebutuhan pengguna dari hasil wawancara.
Metode yang digunakan dalam tahap perancangan basis data adalah konseptual, logikal, dan
fisikal berdasarkan buku Connolly dan Begg, sedangkan untuk merancang aplikasi berupa user
interface adalh dengan mempertimbangkan Eight Golden Rules berdasarkan buku panduan
Shneiderman dan Plaisant.
HASIL DAN BAHASAN
Hasil dari penelitian ini berupa Aplikasi Sistem Basis Data Proses Penerimaan Calon
Mahasiswa Berbasis Web. Aplikasi ini dibuat untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan
proses penerimaan calon mahasiswa. Berikut beberapa contoh tampilan aplikasi yang telah dibuat:
2
Gambar 1 Halaman beranda untuk user
Gambar 2 Halaman Formullir untuk pendaftaran online untuk siswa
Gambar 3 Halaman Login untuk Employee
3
Evaluasi Aplikasi Sistem Basis Data Proses Penerimaan Calon Mahasiswa berbasis Web terhadap
salah satu staff PT Euro Management :
Nama Staff
Jabatan
Tanggal
Waktu
Tempat
Bp. Sabah
Head IT
16 Januari 2015
14.00 - 15.30
PT. Euro Management
1.
Menurut Anda, apakah aplikasi ini membantu perusahaan dalam memasukkan dan
mengelola data calon mahasiswa dalam jangka panjang ?
Tentu saja sangat membantu karena dengan adanya aplikasi ini, proses pendataan yang tadinya
masih manual bisa dimasukkan secara terkomputerisasi dan dalam jangka panjang aplikasi ini
membantu untuk menghindari hilangnya data dari data yang tidak valid.
2.
Menurut Anada apakah aplikasi ini membantu meningkatkan kinerja perusahaan dalam
mengelola data calon mahasiswa ?
Iya, jelas kinerja perusahaan pasti meningkat karena waktu yang dibutuhkan untuk menginput
data calon mahasiswa menjadi lebih efektif sehingga staff yang lain bisa melanjutkan pekerjaan
yang lain.
3.
Apakah dengan adanya aplikasi ini, informasi yang dibutuhkan bisa tersampaikan ?
Iya lumayan lah, informasi yang dibutuhkan masyarakat bisa tersampaikan khususnya dengan
adanya kontak perusahaan, tujuan utama perusahaan, dan lokasi perusahaan, itu semua sangat
membantu proses pendaftaran calon mahasiswa di PT Euro Management.
4
Apa pendapat Bapak tentang aplikasi yang kami buat ini?
Sejauh ini semua bagus, fungsi-fungsi yang ada berjalan dengan baik, fiturnya juga cukup
lengkap dan banyak. Hanya saja mungkin tampilannya yang perlu sedikit diubah. Kalau bisa
dibuat sedikit lebih menarik, contohnya ditambahkan gambar animasi atau panel bergerak
lainnya. Terus, disini kan ada fitur berita. Kalau bisa juga ini fitur berita ditambahin fitur
download dalam bentuk word atau pdf juga boleh. Siapa tau aja data itu penting kan buat yang
baca, dan berita itu kan sistemnya selalu diupdate, jadi bisa cepat hilang gitu.Tapi dengan adanya
aplikasi ini saya rasa pekerjaan dalam perusahaan bisa diselesaikan dengan lebih cepat.
5
Apakah fitur-fitur yang kami sediakan sudah memenuhi kebutuhan dari kegiatan di dalam
perusahaan Bapak?
Secara keseluruhan, aplikasi ini cukup membantu kegiatan dalam perusahaan ini. Seperti yang
sudah disampaikan di awal bahwa kami memang memerlukan sistem pengelolaan jadwal, media
penyimpanan untuk form mahasiswanya, dan fitur laporan ini menurut saya cukup penting karena
laporannya jadi terbuat dengan otomatis, bisa disave dalam pdf pula. Forum diskusi juga
sepertinya bisa dimasukkin ke dalam aplikasi ini. Supaya siswa atau orang tua bisa langsung
tanya jawab dengan staff tanpa harus via telepon, dan mengurangi pertanyaan yang berulangulang juga.
6
Apakah pengoperasian aplikasi ini cukup mudah dipelajari?
O iya, aplikasi ini mudah kok. Tampilannya kelihatan sederhana, posisi-posisi panelnya kurang
lebih sama, jadi tidak terlalu banyak perubahan saat pindah-pindah halaman, istilahnya konsisten
lah. Ya sembari coba-coba pun juga pasti bisa.
4
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan dari hasil perancangan, implementasi dan evaluasi dari Aplikasi Sistem Basis Data
Proses Penerimaan Calon Mahasiswa Berbasis Web pada PT Euro Management, dapat disimpulkan
bahwa :
1. Staff lebih mudah untuk memberikan informasi melalui aplikasi ini.
2. Aplikasi ini memudahkan staff dalam memasukkan data kegiatan operasional
perusahaan seperti memasukkan jadwal presentasi, jadwal pertemuan, dan jadwal
acara.
3. Aplikasi ini mudah digunakan oleh staff sehingga waktu yang dibutuhkan dalam
memasukkan data lebih maksimal.
4. Aplikasi ini membantu meningkatkan kinerja staff dalam bidang Teknologi
Informasi.
Berdasarkan aplikasi yang dihasilkan, diperoleh beberapa saran dari user yang diajukan
untuk meningkatkan kualitas sistem dan memaksimalkan pemanfaatan dari sistem sebagai berikut :
1. Penambahan forum diskusi antar calon siswa dan orang tua dengan perusahaan
untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas.
2. User Interface agar dibuat lebih menarik dan interaktif seperti ditambahkan animasi
pada header.
3. Ditambahkan fungsi untuk mengunduh berita atau artikel.
REFERENSI
Altekar, Rahul V. (2004). Enterprisewide Resource Planning : Theory and Practice. New Delhi :
Prentice-Hall of India Private Limited
Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design,
Implementation, and Management. (5th edition). New York: Addison-Wesley.
Duckett, Jon. (2010). Beginning Web Programming with HTML, XHTML, and CSS, 2nd Edition.
WROX, New York.
Gunawan, R, Chandra, E, Pradesan I. (2010). Sistem Informasi Pengelolaan Data Kepegawaian pada
PT. Sigap Panca Marga. Jurnal Sisitem Informasi STMIK GI MDP Volume 2 Agustus 2010.
Mathiassen, L, Munk-Madsen, Andreas, Nielsen, P.A. , Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis and
Designs. (1st edition). Denmark : Marco Publishing.
Nurhayani. (Oktober 2013-Maret 2014). Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru (PMB) di
Amik Sigma Palembang. JURNAL SIGMATA | LPPM AMIK SIGMA Volume 2 : Nomor : 1
O’Brien, James A., Marakas, George M. (2006). Management Information Systems, Edisi ke –
7. New York: McGraw- Hill.
Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface : Strategies for Effective
Human-Computer Interaction. (5th Edition). USA: Pearson Education, Inc.
Whitten, J.L. and Bentley, L.D. (2007). System Analysis and Design Methods. (7th edition), New
York: McGraw-Hill/Irwin.
Welling, L. and Thomson, L. (2009). PHP and MySQL Web Developement. (4th edition). New Jersey:
Addison-Wesley.
RIWAYAT PENULIS
Kevin Arigie lahir di Bandar Lampung pada 15 november 1993. Penulis menyelesaikan pendidikan S1
di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015.
Novinna Riganita Maria lahir di Sampit pada 8 november 1993. Penulis menyelesaikan pendidikan S1
di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015.
Thompson Foeandri lahir di Jambi pada 18 September 1993. Penulis menyelesaikan pendidikan S1 di
Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015.
5