ERP pada PT Bentoel Prima

Bab I
Pendahuluan
1.1 Latarbelakang
Dalam upaya mencapai keberhasilan dipasaran, para manajer sangat menyadari pengaruh
dari para pelanggan dan pesaing perusahaan. Mereka berusaha memperoleh keunggulan
kompetitif dengan mengelola arus informasi. Sejumlah usaha awal berpusatkan pada arus
informasi ke dan dari pelanggan-pelanggan perusahaan. Pandangan yang lebih luas
mencakup elemen-elemen lingkungan yang lain seperti pemasok. Metode bisnis elektronik
memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan seluruh aktivitas internal dan eksternal
perusahaan sehingga sistem pengolahan data lebih efisien dan fleksibel, bekerja lebih
sistematis dan terintegrasi dengan pemasok dan distributor, serta lebih memenuhi kebutuhan
dan harapan pelanggan. Electronic Business System melibatkan proses bisnis yang mencakup
seluruh rantai nilai: pembelian elektronik dan manajemen rantai suplai, pemrosesan order
elektronik, penanganan layanan pelanggan, dan bekerja sama dengan mitra bisnis. (Rachmat,
2009).
Hubungan elektronik antara komputer perusahaan dengan komputer milik elemen-elemen
lingkungan memampukan semua organisasi tersebut berfungsi sebagai suatu sistem informasi
antar-organisasi. Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi.
Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas perangkat lunak, data, para
spesialis informasi dan para pemakai informasi.
Enterprise Resource Planning (ERP) dalah suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi
yang terintegrasi untuk digunakan secara luas diorganisasi. ERP termasuk termasuk
transaction processing system (TPS) ditambah dengan system-sistem informasi fungsional
yang terintegrasi. Apikasi ERP meliputi fungsi-fungsi akuntansi, keuangan, sumber daya
manusia, pemasaran,dan logistik. Aplikasi ERP difungsi akuntansi meliputi modul-modul
seperti buku besar, piutang dagang, hutang dagang, aktiva tetap, manajemen kas dan
akuntansi biaya. Aplikasi ERP di sumber daya diantaranya modul-modul rekruitmen,
penggajian, manajemen personil, pengembangan karyawan dan manajemen kompensasi.
Aplikasi ERP dibidang pemasaran diantaranya adalah manajemen relasi pelanggan,
pemasukan order, pemprosesan order. Paket ERP berbeda dengan paket komersial yang
lainnya. Perbedaannya adalah pada modul ERP terintegrasi lewat basis data yang umum dan
modul-modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang mengikuri proses rantai nilai
(value chain) atau rantai penyediaan (supply chain).
PT Bentoel Prima sebagai salah satu industri rokok terbesar di Indonesia tentu saja
berhasil bertahan sampai saat ini dengan memanfaatkan sistem informasi. Seluruh proses
bisnis yang dijalankan dan ditunjang dengan fasilitas SAP. Modul-modul SAP yang mereka
gunakan adalah inventory management, plant maintenance, production, financial and
accounting, dan human resources management. Enterprise System PT Bentoel Prima yang
diberi nama B1 (Be-One).
1.2 Perumusan Masalah
Bagaimana Enterprise Resource Planning (ERP) yang terdapat pada perusahaan PT
Bentoel Prima?
1.3 Tujuan Masalah
Untuk mengidentifikasikan bagaimana Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT
Bentoel Prima sebagai perusahaan rokok yang terkenal di Indonesia.
1
Bab II
Tinjauan Pustaka
2.1. Enterprise Resource Planning
Enterprises Resource Planning (ERP) bertindak sebagai tulang punggung lintas
fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan
sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan
sumberdaya manusia perusahaan (O’Brien, 2005). Konsep ERP dikembangkan dengan latar
belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi
di dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau
“customer”. Aplikasi ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi
kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut
pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Dilibatkannya aplikasi
atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut
dapat memberikan nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process
elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process
simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan
pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation)1.
Gambar 1. Komponen Aplikasi Utama dari ERP
Beberapa faktor yang perlu dijadikan pertimbangan dalam mengimplementasikan
suatu aplikasi ERP yaitu2:
1. Fitur
Piranti lunak yang tergolong aplikasi ERP secara umum dirancang supaya dapat
memberikan solusi untuk perusahaan atau industri jenis apapun (horizontal solution).
Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini
menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di aplikasi yang spesifik untuk
industri tertentu (vertical solution). Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan
faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi
perusahaan. Sesuai atau tidaknya fitur yang disediakan dapat di selidiki dari daftar
konsumen yang telah memakai aplikasi ERP tersebut.
2. Teknologi
Pada pemilihan aplikasi ERP harus dilihat teknologi yang digunakan dibaliknya.
1
Anonim. Apa itu ERP (Enterprise Resource Planning). http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,18,apakahyang-dimaksud-dengan-erp. Diakses pada 25 februari 2012.
2
Anonim. Pemilihan Sistem ERP. http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,65,pemilihan-sistem-erp. Diakses
pada 25 Februari 2012.
2
Untuk mengetahui teknologi mana yang digunakan merupakan suatu tantangan bagi
departemen MIS/EDP perusahaan calon pengguna, yang biasanya lebih ter-update
dibanding dengan departemen lainnya. Faktor teknologi kadang terabaikan, karena
perusahaan lebih fokus pada fitur.
3. Sumber daya manusia
Secanggih apapun teknologi aplikasi ERP yang digunakan tetap saja belum sempurna
seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun aplikasi ERP
yang dipilih dari luar negeri, di Indonesia belum tentu dapat berjalan jika tidak
didukung oleh lokal support yang kuat. Pada saat ini di Indonesia telah ada beberapa
vendor yang mulai mengembangkan aplikasi ERP lokal yang mengimplementasikan
”best practise process” yang berlaku bagi perusahaan-perusahaan Indonesia, serta
penyediaan support secara menyeluruh dari aplikasi ERP lokal yang telah
dikembangkan. Selain vendor, perusahaan-perusahaan tersebut juga dituntut untuk
menyediakan sumber daya manusia yang terampil dalam melaksanakan proyek
implementasi dalam perusahaan.
4. Infrastruktur
Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek
ERP. Perusahaan tersebut harus dapat membedakan infrastuktur yang sekedarnya
dengan yang benar-benar bisa diandalkan. Penerapan suatu aplikasi ERP merupakan
suatu proses yang berkesinambungan. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi
dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses
penyempurnaan yang tak akan berhenti.
Pada umumnya aplikasi ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya,
namun kesuksesan di negara lain belum tentu dapat menjadi jaminan bahwa aplikasi ERP
tersebut akan dapat digunakan (suitable) bagi perusahaan di Indonesia karena banyak faktor
yang perlu diperhatikan dan dipikirkan dalam melakukan pemilihan penggunaan aplikasi
ERP tersebut. Sistem ERP dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan bagi
perusahaan. Menurut O’Brien (2005) manfaat dari penggunaan ERP antara lain:
1. Kualitas dan efisiensi
ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses
bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas
serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
2. Penurunan biaya
ERP bermanfaat dalam penurunan secara signifikan dalam biaya pemrosesan
transaksi dan hardware, software serta karyawan pendukung IT, jika dibandingkan
dengan sistem yang tidak terintegrasi sebelumnya.
3. Pendukung keputusan
ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang membantu
meningkatkan kemampuan para manajer dalam mengambil keputusan secara tepat
waktu.
4. Kelincahan perusahaan
Implementasi sistem ERP dapat meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi
atau “benteng” berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumberdaya informasi.
Sehingga menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial dan peran
kerja yang lebih fleksibel. Akibatnya organisasi perusahaan dan tenaga kerja menjadi
lebih lincah dan adaptif.
3
Untuk dapat mengadopsi teknologis sistem ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus
menyediakan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus
disediakan untuk investasi paket software aplikasi ERP, hardware berupa server dan desktop,
database dan operating sistem software, high performance network, hingga biaya konsultasi
untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan
di dunia dan tidak terkecuali di Indonesia, berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem
informasi ini, karena paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan
menghasilkan ”return” terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat. Pemanfaatan
ERP dalam suatu perusahaan dapat mengalami kegagalan.
Menurut O’Brien kegagalan ERP dapat diakibatkan oleh (1). Manajer bisnis dan ahli
IT meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk
mempersiapkan perusahaan menghadapi sistem ERP yang akan diaplikasikan; (2).
Perusahaan gagal melibatkan karyawan yang seharusnya berperan dalam tahap perencanaan
dan pengembangan penggunaan ERP; (3). Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai
tugas baru yang dibutuhkan oleh sistem ERP; (4). Kegagalan dalam konversi data dan
pengujian yang cukup atas data; (5). Perusahaan terlalu mempercayai penjual software ERP
atau konsultan ERP sehingga menjadi kurang kritis terhadap informasi yang diberikan.
Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional
yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi. Secara
historis, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang
diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur. Seiring dengan perkembangan teknologi,
manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah menjadi ERP. Istilah ERP sendiri
diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.
Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai sistem informasi yang
tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga. Dengan adanya
sistem yang terpadu tersebut maka masing-masing unit fungsional dalam lembaga tersebut
dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar
elemen di perusahaan yang menerapkannya. Perlu diingat bahwa ERP bukanlah aplikasi
perangkat lunak komputer yang berfungsi menangani data secara elektronik dan
memprosesnya secara terperinci saja.
ERP memiliki keunggulan dalam menyajikan informasi analitik kepada para
pemegang keputusan melalui modul OLAP (online analytical processing). Sehingga jika
dilihat dari sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas modul OLAP dan OLTP (online
transaction processing). Modul OLTP adalah lapis (layer) yang berfungsi menangani proses
pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) dari setiap data ke dalam rekam
(record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data. Misalkan saat memasukkan data
penjualan maka sistem OLTP akan melakukan verifikasi ke tabel pegawai untuk memastikan
otoritasnya, penelusuran apakah pelanggan tersebut adalah langganan yang sudah terdaftar
sehingga berhak atas potongan harga, memeriksa apakah ada program harga khusus dari
sistem informasi akunting hingga akhirnya data tersebut direkam dalam tabel penjualan.
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP
setidaknya minimal terdiri atas:
Customer Relationship Management (CRM) : Adalah sebuah sistem informasi yang
terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan
aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM
melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini,
termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force),
pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).
4
Financial Resource Management (FRM): Adalah modul modul yang berfungsi untuk
mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial sehingga mampu menyajikan laporan
dari hasil relasi data dari beberapa departemen. modul-modulnya antara lain; General
Accounting, Financial Accounting, Controling, Invesment Management, Treasury, dan
Enterprise Controlling.
Supply Chain Management (SCM) : Modul logistik secara fungsional digunakan untuk
memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan
Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari suppliers,
manufacturers, warehouse dan stores.
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan
sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang
sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi
penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi
permintaan serta efisiensi bagi perusahaan. modul-modulnya antara lain adalah :General
Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality
Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control,
Project System, Environment Management
HRM (Human Resource Management) :
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang
baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.Pekerjaan-pekerjaan
rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas,
ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan
tenaga kerja dapat dikelola oleh modul ini. Modulnya antara lain: Personnel Management,
Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational
Management, Travel Management.
Manufacturing Resource Planning (MRP II) adalah : evolusi dari Material Requirements
Planning (MRP I), yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang,
master schedulling, rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I telah
memasukan unsur pengawasan dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa
banyak hal yang harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis
penjualan, distribusi, quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal
ini kemudian dikenal dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning).
5
Gambar2. Ruang lingkup ERP
Setelah mengetahui ruang lingkup dari ERP tersebut. Maka bisa kita menarik kesimpulan
bahwa tujuan dari penerapan ERP di suatu Perusahaan antara lain adalah; untuk mendukung
fungsi bisnis, meningkatkan produktivitas perusahaan, dapat meningkatkan kinerja, serta
dapat bersaing dengan kompetitor lainnya.
2.2. Manajemen Hubungan Pelangggan (Customer Relationship Management/CRM)
Customer relationship management (CRM) adalah sebuah sebuah sistem yang dapat
membantu mereka yang menjalankan bisnis yang berfokus pada pelanggan. CRM
menggunakan teknologi informasi untuk membuat lintas fungsi dalam perusahaan yang
mengintegrasikan dan mengotomasisasi dalam proses layanan pada pelanggan dalam
penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan yang berinteraksi dengan pelanggan
perusahaan. Sistem CRM juga menciptakan kerangka kerja TI software serta database yang
dijalankan melalui web, yang mengintegrasikan proses-proses ini denga operasi bisnis
perusahaan lainnya, dan mendukung kerjasama antara perusahaan dengan pelanggan serta
mitranya (O’Brien, 2005).
Sistem CRM meliputi sekelompok modul software yang memberi berbagai alat yang
membantu perusahaan dan para karyawannya memberikan layanan cepat, dapat diandalkan,
dan kosisten ke para pelanggannya. Siebel System, Oracle PeopleSoft, SAP AG, Epiphany
adalah beberapa penjual utama software CRM (O’Brien, 2005).
Software CRM dapat membantu para praktisi penjualan, pemasaran dan layak untuk
menangkap serta menelusuri data yang relevan mengenai setiap kontak yang sudah lewat atau
direncanakan dengan para pelanggan atau calon pelanggan. Informasi ditangkap dari semua
titik persinggungan, seperti telepon, faks, email, situs web perusahaan toko ritel, kios, dan
kontak personal. Sistem CRM menyimpan data tersebut dalam database umum untuk
pelanggan yang mengintegrasikan semua informasi rekening pelanggan serta membuatnya
tersedia di seluruh perusahaan melalui internet, internet atau hubungan jaringan lainnya untuk
aplikasi penjualan, pemasaran, layanan, dan aplikasi CRM lainnya (O’Brien, 2005).
Sistem CRM memberikan para staf penjualan alat software dan sumber data
perusahaan yang mereka butuhkan untuk mendukung serta mengelola aktifitas penjualan
mereka, dan mengoptimalkan penjualan silang dan peningkatan tawaran penjualan untuk
penjualan. Contohnya meliputi prospek penjualan dan informasi produk, konfigurasi produk,
dan kemampuan pembuatan daftar penjualan. CRM juga memberi mereka data akses realtime ke satu tampilan umum atas pelanggan, hingga memungkinkan mereka memeriksa
6
semua aspek dari status rekening pelanggan dan sejarahnya, sebelum menjadwalkan
panggilan telepon untuk penjualan mereka. Contohnya, sistem CRM akan memperingatkan
staf penjualan sebuah bank untuk menelpon nasabah yang melakukan penyimpanan besar,
agar dapat menjual layanan kredit utama atau investasi. Atau, sistem tersebut akan
memperingatkan seorang tenaga penjualan atas layanan yang belum terpenuhi, masalah
pengiriman atau pembayaran, yang dapat diatasi melalui hubungan personal dengan
pelanggan (O’Brien, 2005).
Sistem CRM membantu para praktisi pemasaran menyelesaikan kampanye pemasaran
langsung dengan mengotomatisasi tugas-tugas seperti pengkualifikasian pemasaran pada
sasaran, dan penjadwalan serta penelusuran pengiriman surat pemasaran langsung. Kemudian
software CRM akan membantu para praktisi pemasaran untuk menangkap dan mengelola
respon pelanggan dan calon pelanggan di database CRM, serta menganalisa nilai pelanggan
dan nilai bisnis dari kampanye pemasaran langsung perusahaan. CRM juga membantu dalam
pemenuhan respon calon pelanggan serta pelanggan dengan sangat cepat menjadwalkan
kontak penjualan serta memberikan informasi yang tepat atas produk dan jasa bagi merek,
sementara sambil menangkap informasi yang relevan untuk database CRM.
Sistem CRM memberi para staff penjualan alat software dan akses real-time ke
database umum pelanggan yang dapat dibagi bersama dengan para praktisi penjualan dan
pemasaran. CRM membantu para manajer pelayanan pelanggan membuat, menetapkan, dan
mengelola berbagai permintaan atas pelayanan dari pelanggan. Software call center
mengirimkan semua panggilan kepada para staf pendukung untuk para pelanggan
berdasarkan pada keahlian serta otoritas mereka untuk menangani permintaan layanan
tertentu. Software helpdesk ini membantu para pelanggan yang memiliki masalah dengan
suatu produk atau jasa, dengan memberi data layanan dan saran yang relevan untuk
mengatasi masalah tersebut. Layanan madiri brbasis web memungkinkan para pelanggan
mengakses dengan mudah informasi pendukug pribadi di situs web perusahaan, dengan tetap
memberi mereka pilihan untuk menerima bantuan lebih jauh secara online atau melalui telpon
dari personal layanan pelanggan.
Sistem CRM dapat menjadi tumpuan dalam meningkatkan dan mengoptimalkan
retensi serta loyalitas pelanggan, sistem ini membantu perusahaan mengidentifikasi, memberi
penghargaan, dan masukan kepada para pelanggan perusahaan yang paling menguntungkan
dan loyal. Software analitis CRM meliputi alat penambahan data dan software analitis
lainnya, sementara database CRM dapat berisi tempat data pelanggan, dan data mart CRM.
Alat-alat ini digunakan untuk mengidentifikasi para pelanggan yang mnenguntungkan dan
loyal serta mengarahkan dan mngevaluasi program pemasaran ke sasaran, dan pemasaran
relasi ke para pelangan tersebut.
Namun demikian implementasi dapat mengakibatkan jebakan bagi banyak
perusahaan, mengapa demikian? Penelitian menunjukan bahwa alasan utamanya sangatlah
umum : kurangnya pemahaman dan persiapan. Dalam kata lain, para manajer perusahaan
seringkali langsung bergantung dengan sistem teknologi informasi terbaru (seperti CRM)
untuk mengatasi masalah bisnis tanpa pengembangan terlebih dahulu perubahan proses bisnis
dan program manajemen perubahan yang dibutuhkan. (O’Brien, 2005).
2.3. Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management/SCM)
Manajemen Rantai Pasokan adalah sistem antar perusahaan lintas fungsi yang
menggunakan teknologi informasi untuk membantu mendukung serta mengelola berbagai
hubungan antara beberapa proses bisnis utama perusahaan dan dengan pemasok, pelanggan,
serta para mitra bisnis. Tujuan dari SCM adalah untuk menciptakan jaringan yang cepat,
7
efisien, dan berbiaya rendah, atau disebut rantai pasokan, untuk membuat produk perusahaan
beranjak dari konsep menuju pasar (O’Brien, 2005).
Siklus Hidup
Rekruitmen
Menjadwalkan
Membuat
Mengizinkan
Rantai
pasokan
Pencarian Strategis dan
Perolehan
Proses
Perkiraan dan perencanaan
permintaan
Pelayanan Pesanan Pelanggan
Fungsional
Jaringan distribusi dan operasi gudang
SCM
Logistik
Produksi
Manajemen Transportasi dan pengiriman
Internet
Solusi
Terintegrasi
SCM
Pemasok
Data Pasar yang
Pemenuhan dengan
dapat dibagi bersama
Produsen
kerja sama
peritel
Pelanggan
Gambar 2. Software SCM dan teknologi Internet
Membuat infrastruktur SCM real-time adalah isu yang menakutkan dan terus-menerus
tampak serta sering kali merupakan sumber kegagalan, untuk beberapa alasan. Alasan utama
adalah perencanaan, pemilihan, dan implementasi solusi SCM menjadi makin rumit ketika
gerak perubahan teknologi makin cepat dan jumlah mitra perusahaan meningkat.
Mengembangkan sistem SCM yang efektif terbukti merupakan aplikasi teknologi informasi
yang rumit dan sulit bagi operasi bisnis. Jadi, mencapai tujuan pembentukan nilai bisnis dan
nilai pelanggan dalam manajemen rantai pasokan, telah menjadi tantangan besar bagi
kebanyakan perusahaan (O’Brien, 2005).
8
Teknologi Informasi dan Supply Chain Management
Supply Chain Management adalah manajemen dalam hubungan organisasi dimana
setiap organisasi mempunyai jalur hubungan dengan lainnya secara upstream maupun
downstream dengan proses yang berbeda untuk menghasilkan nilai dalam bentuk barang atau
jasa untuk konsumen.
Menurut Simchi-Levi (2003) Tujuan dari teknologi informasi dalam SCM adalah :
 Menyediakan informasi yang berguna dan nyata
 Memungkinkan untuk kontak data tunggal
 Memberikan keputusan berdasarkan total informasi supply chain
 Memungkinkan kerjasama dengan supply chain partner
2.4. Manfaat dari ERP
Tiga manfaat yang didapatkan yaitu;
 Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit bisnis lain, fungsi-fungsi lain, prosesproses dan organisasi meningkat
 Menyediakan cara lain untuk melakukan bisnis yaitu lewat rekayasa proses bisnis menuju
ke orientasi proses dan pengurangan biaya proses bisnis
 Menyediakan kemampuan global dengan menyediakan globalisasi lewat proses bisnis
yang umum dan kelas dunia.
9
Bab III
Pembahasan
Penerapan ERP di PT.Bentoel Prima (Bentoel: Dengan Be-one Integrasikan Sistem dari
Ujung ke Ujung).
Gencarnya kampanye mengenai himbauan untuk mengurangi konsumsi rokok terkait
dengan kesehatan dan semakin dibatasinya aktivitas berpromosi, membuat prediksi bisnis
rokok di tanah air akan menuju keterpurukan. Namun hal ini tidak membuat produsen rokok
berhenti berinovasi untuk meningkatkan bisnisnya. Dengan bantuan Teknologi Informasi, PT
Bentoel Prima adalah salah satu perusahaan rokok yang dapat terus maju dan bersaing
didalam bisnis rokok sampai saat ini.
Sejak tahun 2003, PT.Bentoel Prima memiliki direktorat IT yang berperan sebagai
pendukung bisnis yang integrated agent dalam hal TI dan Business Prosess, direktorat ini
dinamakan Information System and Business Process (ISBP) yang mengembangkan
Enterprise System yang diberi nama B1 (Be-One). Be-One dikembangkan dengan mengacu
pada standart Telecommunication Industry Association 942, IT Service Management
berdasarkan framework IT Infrastructure Library, dan Information Security Management
System yang sudah mendapat standart ISO / IEC 27001.
Gambar3. Sistem Be-One
Sistem Be-one ini diimplementasikan pada tahun 2004 dan berpusat pada aplikasi
Enterprise Resource Planning (ERP) dari SAP. di dalam ERP yang sistem nya
diimplementasikan oleh Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama antara lain Material
Manajement, Sales and Distribution, Production Planning, Fund Managemet, Controlling dan
Financial accounting. Dengan sistem ini data bisa seragam dan menjadi acuan dari semua
kegiatan transaksi.
10
Sistem Be-one ini adalah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai ke hilir, dari
transaksi hingga pelaporan untuk manajemen. Sebagai contohnya, data penjualan yang
dilakukan tenaga penjualan dimasukan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan transaksi
penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi di upload secara otomatis ke sistem di Area
Sales dan Marketing Office (ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga
ke sistem yang ada di kantor pusat, dan semua data tersebut yang terkena dampak dari
transaksi penjualan pun akan ter-update.
Gambar 4. Modul dari Be-One system
Modul-modul dari Be-one system tersebut antara lain adalah ;
 Be-one Portal
 Be-one ASMO & Mobile meliputi (Sales Administration & Management System serta
Sales Force automation & Mobile Management.
 Be-one Deal untuk pembayaran
 Be-one Synergy (HRMS) untuk pengelolaan karyawan
 Be-one Poli untuk Healt care
 Be-one Intellegence (Business Intelegence) untuk menganalisa pasar
 Be-one Business Planning & Simulation untuk Perencanaan Perusahaan
 Be-one War Map & War Room. untuk menganalisa pasar
Gambar 5.Terintegrasi dengan system ERP sebagai satu kesatuan sistem.
11
Dampak bisnis dari penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut terasa dengan
meningkatnya produktivitas bisnis seperti meningkatnya kecepatan proses data dan kecepatan
proses bisnis itu sendiri. Semisal, data menjualan dari kira-kira 1000 tenaga penjualan di
seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama, dengan begitu
manajemen Bentoel dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasi dari aksi-aksi yang
dilakukan, dan untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan.
Selain itu tidak ada lagi inkonsistensi atau dispute di antara unit-unit dalam perusahaan.
Dengan demikian pengambilan keputusan bisa menjadi tajam dan cepat.
Contoh lain adalah dengan adanya modul business intellegence, orang pemasaran bisa
mengetahui produk, profil serta value seperti apa produk yang laku di suatu pasar. Hal ini
telah dibuktikan dengan kesuksesannya Bentoel memasarkan salah satu produk barunya
dengan mampu menjual dua kali lipat dari produk yang di luncurkan sebelumnya. Waktu dari
produksi produk tersebut pun dapat dipangkas menjadi lebih singkat karena positioning
maupun segmentasinya dapat diketahui dengan pas berdasarkan informasi yang dikumpulkan
dari business Intellegence tersebut. Dengan penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut.
Revenue Bentoel mengalami kenaikan yang signifikan. Terhitung revenue di tahun 2005
hanya Rp.2 triliun, lalu setelah menerapkan ERP mampu meningkat hingga Rp.6,9 triliun
pada tahun 2008.Dari sisi Volume produksi juga mengalami peningkatan, yang sebelumnya
hanya 6,6 miliar batang di tahun 2005 menjadi 17,5 miliar batang di tahun 2008. Market
share nya pun meningkat dua kali lipat.
Gambar 6. Tingkat Revenue dan Product Volume
12
Keuntungan dari penerpan ERP di PT.Bentoel Prima antara lain :
 Instant Feedback, Business Intellegence, serta Operational Excellence terciptanya data
penjualan yang bisa diterima pada hari yang sama mulai dari Sales Supervisor hingga
direksi bisa diketahui.
 Efektifitas Sales Performance dapat diketahui.
 Bisa mengetahui dengan cepat masalah / kesulitan peneterasi di suatu daerah, maka
dapat dengan segera diambil tindakan.
 Bisa mengetahui kompetitor.
 Sisi operational Excellence Effectiveness bisa terpangkas karena menggunakan
aplikasi lewat PDA
 Produktifitas meningkat hingga 15%
 Penjualan pun meningkat
 Stok level dapat terkontrol mulai dari pabrik sampai dengan penjual
 Financial Intern juga dapat terkontrol
 Dapat mengetahui produk, profil dan value seperti apa yang laku di pasar.
 Waktu produksi jauh lebih singkat
Rencana yang akan datang setelah penerapan ERP, Pt.Bentoel Prima akan meningkatkan lagi
sistem administrasi manajemen penjualan dan mobile management, yang tadinya 1200 PDA
di seluruh Indonesia maka jumlah nya akan ditambah menjadi 1600.
13
Bab IV
Kesimpulan dan Saran
4.1 Kesimpulan
PT Bentoel Prima memiliki Enterprise System yang bernama be-one pengembangan
Be-One ini mengacu pada standar Telecommunication Industry Asociation 1942.
Sistem Be-One diimplementasikan pada tahun 2004. Sistem ini berpusat pada
pada aplikasi ERP. Didalam ERP yang sistemnya diimplementasikan oleh Soltius
Indonesia ini ada beberapa modul utama antar a lain; material management, sales
and distribution, production planning, fund management, controlling , financial
accounting.Dengan sistem ini semua data bisa seragam, angka yang diakui
perusahaan hanya satu yang ada di ERP.
Be-One merupakan sebuah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai hilir,
dari transaksi sampai pelaporan untuk manajemen.Setiap data transaksi
dimasukkan dalam sistem Be-One. Alasan memilih ERP adalah: sebagai salah
satu inisiatif dari digital business design dimana Bentoel ingin menjadi
perusahaan yang efektif dan efisien, ERP dapat meningkatkan produktivitas
diarea supply chain, manufacturing dan pengadaan. ERP ini dapat memberikan
keberhasilan bagi perusahaan Bentoel yaitu dengan adanya sistem yang
terintegrasi produktivitas bisnis meningkat, memberikan kecepatan proses data
misalnya data penjualan dari sekitar 1000 tenaga penjualan diseluruh indonesia
dapat dikumpulkan dapat dilaporkan dalam hari yang sama. Selain itu juga tidak
ada lagi inkonsistensi atau dispute diantara unit-unit perusahaan. Keuntungan dari
penerpan ERP di PT.Bentoel Prima antara lain :
 Instant Feedback, Business Intellegence, serta Operational Excellence terciptanya data
penjualan yang bisa diterima pada hari yang sama mulai dari Sales Supervisor hingga
direksi bisa diketahui.
 Efektifitas Sales Performance dapat diketahui.
 Bisa mengetahui dengan cepat masalah / kesulitan peneterasi di suatu daerah, maka
dapat dengan segera diambil tindakan.
 Bisa mengetahui kompetitor.
 Sisi operational Excellence Effectiveness bisa terpangkas karena menggunakan
aplikasi lewat PDA
 Produktifitas meningkat hingga 15%
 Penjualan pun meningkat
 Stok level dapat terkontrol mulai dari pabrik sampai dengan penjual
 Financial Intern juga dapat terkontrol
 Dapat mengetahui produk, profil dan value seperti apa yang laku di pasar.
 Waktu produksi jauh lebih singkat
4.2 Saran
PT Bentoel Prima harus terus mengembangkan sistem informasi untuk dapat
membantu perusahaan mencapai peningkatan pendapatan bukan hanya didalam negeri tetapi
juga diluar negeri. Menjadikan PT Bentoel Prima semakin efien dalam beroperasi.
14
Daftar Pustaka
Anonim. Apa itu ERP (Enterprise Resource Planning). http://www.midassolusi.com/knowledge-space,en,detail,64,apa-itu-erp-%28enterprise-resourceplanning%29. Diakses pada 25 Februari 2012.
Ernita, Halida dan Wisnu Ananta Kusuma. Pengembangan Enterprises Resource Planning
untuk Perusahaan Ritel: Makalah pada Seminar Nasional Informatika 2008.
http://repository.upnyk.ac.id/37/1/19_Pengembangan_Enterprise_Resource_Planning
_%28ERP%29_Untuk_Perusahaan_Ritel.pdf. Diakses pada 25 Februari 2012.
M.H, Jogiyanto HM, MBA, Akt, Ph.D. 2003. Sistem Teknologi Informasi, Pendekatan
Terintegrasi: Konsep dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan.
Penerbit Andi Yogyakarta.
O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial.
Penerbit Salemba.
Utama, Agung. Upaya Meningkatkan Keunggulan Kompetitif Perusahaan dalam Era
Persaingan Global Melalui Aliansi Strategis. Dimuat pada Kajian Bisnis No.30
September-Desember 2003.
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/penelitian/Agung%20Utama,%20SE.,%20M.Si
./UPAYA%20MENINGKATKAN%20KEUNGGULAN%20KOMPETITIF.pdf.
Diakses pada 15 Maret 2012.
15