Pedoman Perilaku Bisnis Kao
advertisement
Pedoman Perilaku Bisnis Kao Kao Business Conduct Guidelines Juli 2013 ` PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO DAFTAR ISI Pedoman Perilaku Bisnis Kao Catatan: Seluruh perusahaan Kao Group di dunia menerapkan Pedoman Perilaku Bisnis Kao 01. Pastikan Produk Yang Berkualitas Tinggi dan Aman . . . . 5 02. Mempertimbangkan Lingkungan dan Keselamatan Secara Seksama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 03. Melakukan Transaksi Secara Adil dan Jujur . . . . . . . . . . . . 12 04. Menghargai Hak Azasi Manusia Pribadi Karyawan dan Memaksimalkan Potensi Mereka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 05. Mengejar Pertumbuhan Yang Menguntungkan dan Mengakomodasi Harapan Pemegang Saham. . . . . . . . . . . 18 06. Menjaga Posisi Perusahaan Jujur, Terbuka dan Terpuji . . 20 07. Mengelola informasi dan Asset-asset Secara Tegas . . . . 23 08. Mengkontribusikan Pengayaan Masyarakat Melalui Kegiatan Yang Memberikan Kontribusi Sosial . . . . . . 26 09. Menghormati Keragaman Budaya Tiap-tiap Negara dan Wilayah Serta Mematuhi Hukum dan Aturan Internasional Ketika Melakukan Kegiatan Bisnis . . . . 26 10. Menarik Garis Pemisah Antara Masalah Bisnis dan Pribadi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 11. Seluruh Pimpinan dan Manajer Harus Mengerti Tanggung Jawab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Petunjuk Referensi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 31 1 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO Kepada Segenap Jajaran Pimpinan dan Karyawan Kao Group Prinsip Dasar Grup Kao dapat ditemukan dalam The Kao Way. The Kao Way disebarluaskan oleh grup perusahaan dan seluruh anggotanya di seluruh dunia. Hal ini menentukan prinsip-prinsip arahan kerja kita sehari-hari. Dengan mematuhi perinsip-prinsip itu, maka setiap anggota dapat memberi kontribusi yang positif, dan secara bersama-sama dapat mencapai perkembangan Grup Kao dan kehidupan masyarakat secara berkelanjutan. Pada saat yang sama, kita dapat meningkatkan standarisasi bisnis dan kerjasama bisnis di Grup Kao di seluruh dunia. Integritas adalah salah satu inti dari nilai-nilai The Kao Way. Nilai ini terkandung dalam Pedoman Perilaku Bisnis Kao yang disediakan sebagai arahan khusus dalam mempraktekkan The Kao Way. Sejak pertama sekali disusunya Pedoman Perilaku Bisnis Kao pada tahun 2003, telah dilakukan beberapa kali direvisi sebagai respon terhadap perubahan tata internasional, isu-isu sosial serta lingkungan hidup, dan harapan masyarakat pada Kao Group. Dalam setiap revisi,sambil tetap mempertahankan prinsip dasar The Kao Way, Kao merevisi sikap perusahaan yang secara spesifik sebagai refleksi terhadap perubahan tanggungjawab Grup Kao, seturut dengan perkembangan globalisasi ekonomi dunia dan berkembangnya negara-negara industri baru, peningkatan kesadaran dan perubahan nilai harapan yang atas segala aktifitas perusahaan kaitannya dengan konsumen, pelanggan dan pemangku kepentingan(stakeholder)lain, serta komitmen kami pada kesinambungan kehidupan sosial kemasyarakatan. Dua ungkapan dari para mantan pimpinan Kao yang masih dipertahankan dalam The Kao Way, yakni, ”Nasib baik hanya diberikan kepada mereka yang bekerja dengan tekun dan memiliki integritas” dan “Gaya hidup bersih adalah landasan bagi masyarakat makmur.” Ungkapan tersebut mencerminkan misi dasar perusahaan yang berupaya sepenuh hati untuk memberi kepuasan dan kemakmuran bagi kehidupan masyarakat melalui kegiatan usaha kita. Selain itu juga mencerminkan keputusan kami untuk melaksanakan kegiatan usaha secara adil, berintegeritas serta memberikan keuntungan bagi masyarakat. Selama lebih dari 120 tahun, Kao selalu melakukan kegiatan usaha secara jujur dan adil. Kami ingin memperlihatkan prinsip ini dalam kegiatan usaha sehari-hari dan meneruskannya kepada generasi mendatang. Oleh karena itu, kami mengimbau anda sekalian untuk mengikuti Pedoman Perilaku Bisnis Kao. Melakukan hal itu bukan saja untuk kepentingan perusahaan, tetapi juga akan melindungi kepentingan anda sekalian. Hanya dengan upaya anda, Grup Kao dapat mencapai keberhasilan, dan perusahaan kita akan terus dihormati dan dipercaya oleh semua pihak terkait, seperti konsumen, pelanggan, karyawan, mitra usaha, pemegang saham dan masyarakat setempat. Komitmen anda pada The Kao Way dan Pedoman Perlilaku Bisnis Kao seperti halnya menunjukkan integritas dalam kegiatan sehari-hari akan memungkinkan kita untuk mencapai tujuan kita yang pada gilirannya, memastikan bahwa kesadaran akan kehadiran perusahaan Kao akan meningkatkan kebanggaan bagi semua karyawan. Juli, 2013 2 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO PRINSIP-PRINSIP ETIKA PERUSAHAAN Perusahaan-p erusahaan Grup Kao b erusaha m enjadi p erusahaan yang jujur dan dap at dijadikan teladan, yang ditunjukkan melalui tindakan bijaksana dan adil serta didorong oleh kep atuhan m endasar atas prinsip etika yang hanya sesuai deng an kep atuhan hukum untuk m emperoleh kedudukan yang b etul-b etul terhormat dari sem ua p emang ku kep enting an (stake holder). - Kita tidak boleh h anya men gejar keun tun gan semata den gan men gesampin gkan prin sip etika yan g ditetapkan didalam Pedoman Perilaku Bisn is Kao. - Kami men dukun g dan melaksan akan sepu luh prin sip Global Compact [*1] yan g dian jurkan oleh PBB. - Bah kan dalam ru an g lin gku p hu kum yan g dapat diterima, kita harus melakukan tin dakan yan g dapat diteladani. - Tin dakan yan g tidak sesu ai den gan hukum dan tidak etis dilaran g dilakukan , meskipun men gun tun gkan bagi peru sah aan atau walau pun telah men dapatkan instru ksi dari seoran g pengawas. - Kami tidak boleh men gabaikan perilaku yan g tidak sesu ai den gan hukum, tidak etis atau perilaku lainnya yan g diragu kan . Semu a perilaku tersebu t h arus diperh atikan oleh s eoran g pen gawas, satuan un it yan g sesu ai, Komite Kepatu han atau h otlin e kepatu han ekstern al. - Kao harus melin dun gi dan men jaga, sedapat mun gkin , iden titas seseorang yan g melaporkan adan ya perilaku yan g tidak sesuai den gan hu kum, tidak etis atau perilaku yan g masih disan gsikan atau melakukan konsultasi men gen ai perilaku tersebut. S ebagai tambah an terhadap hal tersebut di atas, Kao tidak memperboleh kan perbu atan apapun beru pa pen gan caman atau pembalasan terh adap oran g yan g melaporkan adan ya perilaku yan g tidak etis atau perilaku yan g ragu terhadap atu ran , atau yan g men coba berkonsu ltasi terkait den gan atu ran melalu i cara yan g baik. Kao tidak memperboleh kan setiap tin dakan yan g men gh alan gi atau men ggan gu penyelidikan terkait den gan pelaporan atau u paya konsu ltasi. - Perlaku an yan g baik harus diberikan kepada setiap oran g dalam memberikan in formasi atau men cari kon su ltasi tersebut. - Jika seoran g karyawan perusah aan melan ggar pedoman in i, maka karyawan tersebut akan diken akan tindakan in displin er berdasarkan peratu ran yan g berlaku di perusah aan . [ *1]G lo b a l Comp act ya n g di an jur ka n ol eh PBB t er diri da ri s ep ul uh pri nsi p b eri ku t ini da n m asi ng -m asin g p er u sa ha a n di d oro n g u nt uk sali n g b erg an d en ga n t an g an, m end uk un g d a n m em ba n gu n d al am ru a ng li ng ku p p eng ar uh m er ek a, s er a ng kai an nil ai in ti di dalam b id an g ha k as asi m anu si a, s ta nd ar b uru h, li n gk ung a n, da n ant i k or up si. <Ha k As as i M an usi a/ HAM > Pri nsi p 1 : Bi sni s har u s m end u ku ng d an m eng h orm ati p erli nd u ng a n h ak a sa si m an usi a ya ng s u da h dic a na ng ka n d is elu ru h b ela ha n d uni a d alam ru a ng li ng ku p p eng ar uh m er ek a; 3 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO Pri nsi p 2 : Bi sni s har u s m em as tik an b ah wa m er ek a ti da k t erli b at di d al am p en y ala h gu na a n h ak a sa si m an usia ; < Sta ndar Ker ja > Pri nsi p 3 : Bi sni s har u s m enj unj un g ti n ggi k eb eb a sa n b er s eri ka t d a n p en g en al an ef ektif m en g en ai ha k b er u ndi ng s ec ar a kol ek tif; Pri nsi p 4 : Bi sni s har u s m en eg ak ka n p eng h ap us a n s em u a ben t uk k erj a p a ks a; Pri nsi p 5 Pri nsi p 6 : Bi sni s har u s m en eg ak ka n s ecar a su n gg uh-s un ggu h p en gh a pu sa n p ek erj a di ba wah um ur. : Bi sni s ha ru s m en eg a kk an p en g ha pu sa n di skrim ina si p en gg un a an t en ag a k er ja d an p en gu p ah an; <Li ngk ung a n> Pri nsi p 7 : Bi sni s ha ru s m en gg u na ka n p en d eka ta n s ecara h ati -h ati t er h ad ap t ant a ng an lin gk u ng an hi du p; Pri nsi p 8 : Bi si nis h ar us m eng am bil pra k ars a da lam m enin gka tk an t an gg u ng ja wab a ta s li ng ku n ga n h id up y an g l ebi h b es a r; Pri nsi p 9 : Bis nis h ar us m end uk un g p en g em ba ng a n d a n p en y eb ar an t ekn ol ogi y a ng ram ah lin gk u ng an ; d an <Ant i Korups i> Pri nsi p 10 : Bis nis har u s b ek erja m em b er ant a s s eg ala b entu k k or up si, t erm asu k . p em era s an d an p en yu ap a n. 4 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 01 Pastikan Produk Aman Dan Berkualitas Tinggi 1. Kami harus selalu berupaya mengembangkan dan memberikan produk berkualitas tinggi yang menekankan pada kesehatan dan keselamatan konsumen dan pelanggan. - Berdasarkan Yoki-Monozukuri, yang didefinisikan di dalam The Kao Way sebagai komitmen kuat oleh semua anggota dalam memberikan produk-produk dan merek-merek yang memberikan kepuasan kepada konsumen dan pelanggan, pada saat yang bersamaan memberikan kontibusi bagi kelangsungan kehidupan social, maka kami harus berupaya meningkatkan kualitas, keamanan dan keandalan produk dan jasa kami. - Kami berkomitmen untuk melakukan penilaian keamanan produk dengan seksama, pengujian kualitas produk dan kegiatan pengelolaan mutu, memperhatikan secara khusus atas keselamatan manusia sebagai prioritas yang paling utama. Kami harus selalu, secara aktif mengumpulkan dan mengkonfirmasikan informasi yang berkaitan dengan keamanan dan mutu produk dan terhadap bahan-bahan dari para konsumen, pelanggan, pengecer, media, akademisi, pustaka, laporan penelitian, pemerintah dan kalangan industri. Tujuannya adalah untuk melaksanakan semua tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan keamanan dan kualitas produk kami. - Kami harus berupaya sedapat mungkin menerapkan teknologi mutakhir dan keahlian tingkat tertinggi pada semua tahapan siklus kehidupan produk, termasuk pengembangan, produksi, distribusi, penggunaan, penyimpanan dan pembuangan produk kami untuk meningkatkan keselamatan manusia. Kami tidak mengirim produk 5 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO ke pasar sebelum dipastikan bahwa tingkat keamanan suatu produk, pada tiap-tiap tahapan, telah mencapai standar yang dikehendaki oleh perusahaan. - Untuk memastikan kualitas produk, kami harus melaksanakan semua proses yang diperlukan dalam meningkatkan produk-produk kami sesuai dengan standard dan prosedur yang dibuat, termasuk standar yang berkaitan dengan pemilihan bahan baku, verif ikasi mutu, pengendalian mutu di dalam proses pembuatan, pemeriksaan dan distribusi. Pada saat yang sama, kami berkomitmen melakukan penyempurnaan berkelanjutan di dalam pengendalian mutu. - Kami harus berupaya menanggapi berbagai kebutuhan konsumen dan pelanggan serta kemajuan globalisasi dalam meningkatkan kepuasan terhadap konsumen dan pelanggan di seluruh dunia. - Kami harus berupaya mengurangi biaya dalam memberikan produk dan jasa yang bermutu tinggi dan berguna dengan harga yang wajar. Kami harus mematuhi dan melaksanakan Lima Prinsip mengenai Pengembangan Produk, yang meng utamakan pada : 1) manfaat dan nilai bagi masyarakat, 2) kreatif itas dan keaslian, 3) pelaksanaan biaya efektif; 4) riset pasar dan konsumen secara seksama, dan 5) f itur retailer secara keseluruhan. 2. Kami harus selalu berupaya memberikan informasi yang layak kepada konsumen dan pelanggan dan memfasilitasi komunikasi yang efektif, sehingga mereka dapat memilih produk-produk secara seksama dan menggunakan produk tersebut secara aman, nyaman dan selamat. - Memperkenankan konsumen memilih dan menggunakan produk dengan baik, aman, menyenangkan dan nyaman, maka kami harus menyediakan instruksi yang layak mengenai fitur dan cara pemakaian produk yang benar sesuai cara pandang konsumen. Instruksi tersebut harus ditulis pada label dan ditempelkan pada produk. - Mencegah salah pemakaian dan penggunaan produk yang tidak sesuai dengan aturan yang dapat menimbulkan cidera berat atau kerusakan bagi konsumen dan pelanggan atau barang -barang mereka jika digunakan secara tidak benar, kami harus memberikan peringatan hati-hati pada kemasan atau dalam kemasan produk. Peringatan untuk berhati-hati berfungsi sebagai suatu peringatan untuk memberitahu konsumen dan pelanggan mengenai cidera yang mungkin terjadi atau bahaya yang mungkin timbul akibat salah pemakaian atau pemakaian produk yang tidak benar, dan menjelaskan bagaimana cara menghindari cidera atau kerusakan tersebut serta memberikan bantuan pertama (PPPK) atau informasi lain yang layak. - Apabila suatu produk yang berpotensi menimbulkan risiko bagi kesehatan manusia karena bahan kimia, maka kami harus memberikan petunjuk dan instruksi yang tepat berupa peringatan 6 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO tentang cara pemakaian produk yang aman kepada konsumen dan pelanggan secara akurat dan tepat waktu. - Jika kami mendapatkan adanya indikasi mengenai produk -produk yang dapat menimbulkan kesalahpahaman atau tidak layak, maka kami harus segera mengubah indikasi tersebut berdasarkan prinsip “mengutamakan terlebih dahulu keselamatan konsumen”. - Jika terjadi suatu kecelakaan atau potensi celaka yang menyebabkan cidera kepada seseorang dengan menggunakan produk kami, maka kami harus segera mengambil tindakan pencegahan, melakukan penyelidikan terhadap penyebab dan mengambil langkah tindakan pe ncegahan secara semestinya, menghindari terulangnya kecelakaan serta memberikan informasi yang akurat dengan prioritas tertinggi untuk keselamatan konsumen dan pelanggan. 3. Kami harus memberikan tanggapan yang juj ur dengan segera atas pernyataan dan saran konsumen dan pelanggan. - Kami harus mendengarkan sebaik mungkin berbagai pendapat dan permintaan konsumen dan pelanggan mengenai produk kami. Kami harus menyampaikan pendapat dan permintaan mereka kepada divisi dan departemen terkait untuk meningkatkan produk kami. − Kami harus berupaya sedapat mungkin memahami saran -saran dari sudut pandang konsumen dan pelanggan dan kami harus menerima tanggung jawab dalam menyelesaikan keluhan yang nyata secara adil. − Kami harus berupaya mencapai tingkat kepuasan konsumen melalui kualitas produk dan menanggapi pertanyaan konsumen secara cepat, tepat dan akurat. − Kami harus mengawasi informasi pribadi konsumen dan pelanggan kami secara ketat dan tidak membocorkannya secara tidak benar kepada pihak ketiga tanpa adanya persetujuan sebelumnya dari mereka. Kami tidak boleh menggunakan atau mengungkapkan informasi tersebut untuk keperluan selain dari yang dikuasakan oleh konsumen kami atau yang diijinkan berdasarkan undang-undang. 4. Kami harus mengiklankan secara jujur dan bijaksana. - Pada saat mengiklankan produk, kami berupaya menjelaskan f itur (ciri-ciri keunggulan) produk dengan cara yang baik dan yang mudah dipahami dengan menggunakan ungkapan kreatif dan modern. Hal-hal yang khusus harus dikomunikasikan berdasarkan fakta, dengan menggunakan ungkapan yang jujur dan akurat sehingga tidak memberikan informasi yang menyesatkan. 7 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO - Kami harus mengiklankan keunggulan -keunggulan produk kami dengan jujur dan tidak mencemarkan nama baik para pesaing atau produk-produk mereka serta tidak menggunakan ungkapan di dalam iklan produk itu yang mendiskriminasikan seca ra tidak benar terhadap kelompok masyarakat baik berdasarkan kategori suku, ras dan agama (SARA) atau kategori yang dilindungi lainnya. - Kami tidak boleh memilih media penyiar, majalah artikel dan media iklan lain yang ditengarai mengandung kemungkinan merusak kepercayaan masyarakat terhadap Kao atau reputasi kami, atau kemungkinan besar merusak ketertiban dan moral publik. Apabila masalah semacam itu terjadi dalam konten penyiaran yang disponsori Kao, kami mendesak agar segera memperbaikinya. Namun, kami juga menghargai hak editorial media iklan dan tidak akan mengintervensi pekerjaan mereka secara tidak adil. - Pada saat menggunakan logo perusahaan, nama perusahaan atau merek dagang, kami harus mengikuti pada standar internal yang mereka digunakan. - Kami harus menegaskan terlebih dahulu semua hukum dan peraturan yang berlaku atas iklan dan premi, persaingan yang tidak sehat, merek dagang, makanan, obat dan urusan kosmetik dan hak cipta sehingga kami yakin tidak melakukan pelanggaran terhadap hukum dan peraturan tersebut di dalam iklan produk. 8 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 02 Mempertimbangkan Lingkungan dan Keselamatan Secara Seksama. 1. Kami harus memberikan sumbangsih pada kesinambungan kehidupan sosial, dengan mempertimbangkan secara seksama pelestarian lingkungan hidup dan keselamatan manusia dalam setiap aspek operasional kami, termasuk pengembangan produk, pengadaan bahan baku, produksi, distribusi, penjualan, penggunaan dan pembuangan limbah. - Kami harus tahu bahwa masalah-masalah lingkungan hidup adalah persoalan umum bagi semua kehidupan manusia dan ketentuan paling penting atas keberadaan dan perilaku kegiatan suatu perusahaan, dan di dalam kegiatan bisnis kami, kami harus mengikuti Filosofi dan Kebijakan Dasar tentang Lingkungan Hidup dan Keselamatan (the Basic Philosophy and Policies on the Environment and Sefety) dan Filosofi dan Kebijakan Dasar tentang Konservasi Keanekaragaman Hayati (the Basic Philosophy and Policies on Biodiversity Conservation). - Dalam hal produksi dan pemakaian bahan kimia, kami mesti berupaya untuk meminimalkan dampak negatif pada kesehatan manusia dan linkungan menurut SAICM [*2].yang disepakati secara internasional. [ *2]. St rat eg ic App ro ac h t o I nt ern ati on al Ch em ic al s Ma n ag em ent ( St rat eg i u nt uk p eng el ola a n ba ha n kim ia s ec ara i nt ern ati ona l ya n g t ela h dit er ap k an di 9 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO p er t em ua n Int er na tio n al Conf er en c e on Ch em ic als Ma n ag em ent (I CCM- 1) y an g p er tam a pa da ta hu n 20 0 6) - Kami harus mempromosikan kegiatan yang esesuai dengan Responsible Care (RC) Activites*[3] di sektor industri kimia atau tindakan tata kelola sukarela untuk lingkungan hidup dan keselamatan. Dengan menuruti Kao Responsible Care Policy, kami harus berupaya agar kegiatan-kegiatan tersebut akan lebih efektif. * [3] Resp o nsi bl e Car e Ac tiviti es : su at u pr ogr am s uk ar ela dim ana su at u p er u sa ha a n ya n g m ena ng a ni h al- hal ya ng b erh ubu n ga n d en g an ba h an kim ia m en gam bil l an gk ah -la n gk ah s u kar el a ba gi lin gk u ng a n, k es elam at an d a n p en g g un aa n b a ha n kim ia di d al am s em u a pr os es d ar i p en g em ba n ga n hi ng g a p em bu a ng an b ah a n-b a ha n k im ia. − Dengan mengikuti proses pengukuran lingkungan, maka kami harus mengembangkan, memproduksi dan mendistribusikan produk-produk dengan cara yang mengurangi dampak lingkungan hidup, sehingga tercipta keseimbangan yang sehat antara tujuan bisnis dan pemeliharaan lingkungan hidup . 2. Kami harus mengembangkan dan menghasilkan produk dan teknologi dengan dampak minimal terhadap lingkungan, dan sedapat mungkin dilakukan dengan cara menggunakan dan mendaur ulang sumber daya alam dan energi secara efisien. - Dengan meningkatkan pemeliharaan lingkungan global dan sumber daya alam secara proaktif,, maka kami harus mengembangkan dan menghasilkan produk dan teknologi dengan dampak yang sangat kecil terhadap lingkungan. Kami harus berupaya memanfaatkan dan mendaur ulang sumber daya alam dan energi secara ef isien. - Kami harus berupaya mengembangkan proses pembuatan yang mengurangi limbah. Pada saat membuang limbah, kami harus memilih secara hati-hati metode pembuangan yang mempunyai beban seminimal mungkin terhadap lingkungan. Kami harus mematuhi ketentuan hukum yang berlaku dan bertanggung jawab terhadap ketentuan tanggal termasuk penyelesaian proses pembuangan limbah. - Kami harus memasukkan dan melaksanakan audit lingkungan hidup dan pembukuan lingkungan hidup dan juga mengambil sistem evaluasi tersebut sebagai penilaian siklus kehidupan (LCA) dalam mengembangkan produk dengan dampak minimal terhadap lingkungan. - Kami harus berupaya membuat sistem logistik dengan beban minimal terhadap lingkungan melalui transportasi produk yang ef isien dan kooperatif. 10 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 3. Kami harus berupaya mengembangkan teknologi yang inovatif, produk dan jasa yang memberikan sumbangsih terhadap penyelesaian atas masalah-masalah lingkungan hidup. - Kami harus berupaya mengurangi emisi karbon diokisida dan gas rumah kaca lain untuk mencegah pemanasan global. - Kami harus berupaya mempromosikan pengurangan limbah melalui upaya reducing, reusing dan recycling. Kami juga harus berupaya mempromosikan pengembangan dan pe nggunaan secara efektif berbagai bahan hasil daur ulang (antara lain kertas, pelastik dll.), dan bahan yang dapat terurai secara alamiah. - Kami harus berupaya menggunakan peralatan dan sistim yang pemakaian energinya ef isien, misalnya co-generation systems (sistim ef isiensi energi), pompa kalor dan LED, dan menggunakan energi terbaharui. - Kami harus menyiapkan dan mempromosikan tindakan dan kebijakan lingkungan hidup dalam jangka menengah dan panjang (Pernyataan Lingkungan Hidup/ Environmental Statement ). Ca tat a n : Un tu k p erin ci an t ent a ng Per n yat a an Li n gk un g an Hid u p, Fil o sofi da n Keb ija ka n Da s ar m eng en ai Lin g ku ng a n d an Kes elam at an, Fil os ofi da n Keb ija ka n Da sa r m en g en ai Ko ns er va si Kea n ek ara g am an Ha y ati da n Kao Re sp o ns ib le Car e Po lic y , sil a hk an m eli h at URL: h tt p:// www.k ao .c om /jp/ en/c or p _c sr/ ec o_ act iviti es .h tm l 11 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 03 Melaksanakan Transaksi Adil dan Jujur 1. Kami harus mematuhi baik yang tertulis maupun semangat dari semua hukum dan peraturan yang berlaku termasuk hukum persaingan usaha. - Kami harus mematuhi semua hukum dan peraturan untuk memastikan kepercayaan konsumen dan masyarakat kepada kami, dan harus tetap meningkatkan reputasi kerjasama dan citra merek kami melalui persaingan sehat. Kami harus mengetahui tujuan hukum dan peraturan di dalam pelaksanaan bisnis dan memahami bahwa antitrust dan hukum terkait lainnya telah ditegakkan untuk mencegah terjadinya hambatan persaingan di pasar. Secara khusus kami perlu mencatat bahwa persaingan bebas tidak dijamin kecuali setiap orang mematuhi hukum ini. Oleh karena itu, kami tidak boleh melakukan tindakan yang tidak jujur yang membatasi persaingan bebas. - Kami tidak boleh mengadakan perjanjian harga atau kartel dengan pihak lainnya, penetapan harga penjualan kembali (resale price maintenance), monopoli, pembagian pasar secara horizontal (horizontal market divisions), pelaksanaan atau pembatalan transaksi secara diskriminatif , pengaturan hubungan (tie -in arrangements), transaksi timbal balik(reciprocal discriminatory), atau transaksi yang dilarang lainnya yang bertentangan dengan hukum yang berlaku. Kami tidak boleh melakukan dumping anti kompetisi, gangguan yang tidak layak atas transaksi para pesaing, pelabelan yang palsu atau pemberian atau penerimaan hadiah secara berlebihan/diluar kewajaran. - Kami harus mendorong pemahaman penuh terhadap hukum-hukum tersebut dan suatu apresiasi dimana pelanggaran 12 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO persaingan usahai atau hukum terkait lainnya dapat mengakibatkan terjadinya pertanggungjawaban kriminal baik bagi perusahaan maupun individu yang terlibat di dalam pelanggaran tersebut . - Hukum-hukum tersebut berlaku bukan hanya atas penjualan produk namun juga terhadap kegiatan bisnis lainnya, termasuk pengadaan material, pencapaian lisensi teknologi dan hak kekayaan intelektual, kegiatan M&A, pengadaan joint venture dan ikatan bisnis, dan kegiatan asosiasi industri. Mengingat kompleksitas hukum ini, maka kami harus meminta nasehat dari Bagian Hukum Perusahaan Kao/Corporation dan/atau dari penasehat hukum eksternal, dan kami tidak dapat mengambil keputusan jika kami tidak tahu pasti mengenai hukum tersebut. 2. Kami harus melaksanakan pemeriksaan internal secara ketat untuk mencegah transaksi yang tidak sah atau tidak etis. − Kami harus melaksanakan transaksi bisnis secara sah dan etis dengan para pihak lainnya dan mencegah perilaku atau kepentingan yang tidak sesuai yang dapat meningkatkan kesalahpahaman atau kritik dari perusahaan kami. − Pada saat memilih seorang pemasok, kami harus memutuskan secara rasional mengenai kualitas produk, mutu pelayanan dan harga. Kami harus membina hubungan yang jujur dan transparan dengan pemasok sesuai dengan praktek standar untuk membandingkan dan mempertimbangkan daftar harga dari beberapa pemasok. − Kami harus menjaga integritas atas semua transaksi untuk pengadaan produk, bahan baku dan jasa-jasa dengan memberikan peluang transaksi kepada para pemasok, dan dengan melakukan tinjauan kompetitif secara berkala dari ketentuan dan persyaratan pembelian. Kami harus berupaya sedapat mungkin mencegah terjadinya hubungan kolusif antara perusahaan dan pemasok dengan menggunakan dua atau lebih orang secara bersama -sama, pada saat yang sama, untuk mewakili perusahaan dalam melakukan negosiasi dengan pemasok. Kami harus memahami dan mematuhi semua hukum yang berkaitan dengan pengadaan. − Di dalam transaksi bisnis dengan para pihak lainnya, kami harus mematuhi aturan dan standar yang ditetapkan dan mengikuti prosedur pemeriksaan internal secara tegas dalam menjaga proses pengambilan keputusan secara transparan. Pada saat seorang pemasok memilih, maka kami tidak boleh menggunakan pengaruh yang tidak pantas kepada pemasok tertentu tanpa melihat tingkat hubungan kita dengan mereka . 13 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 3. Kami tidak boleh menawarkan atau menerima hadiah bisnis atau perjamuan yang ilegal atau tidak pantas, termasuk suap [*4]. - Kami harus menyadari bahwa di banyak negara penyuapan/penyogokan dikenakan sanksi yang berat oleh hukum setempat. Kao mengambil sikap yang tegas terhadap anti-penyuapan - Kami harus mematuhi aturan internal terkait dengan hadiah bisnis, perjamuan dan anti-penyuapan, dan mengikuti prosedur yang diperlukan untuk memperoleh persetujuan internal sebelumnya dan menyerahkan laporan yang layak. Hadiah atau uang yang diberikan atau diterima harus legal dan berupa nilai yang sedang dan layak guna menjaga keterbukaan dan harus diungkapkan kepada perusahaan sesuai dengan aturan internal. - Kami tidak boleh menawarkan, menerima atau memberikan uang imbalan (kickbacks) yang tidak sesuai dengan hukum atau tidak pantas yang berkaitan dengan transaksi bisnis yang dilakukan. - Kami juga tidak boleh memberi “uang pelicin” yang merupakan pembayaran kecil kepada pe jabat pemerintah untuk mempercepat proses administrasi yang semestinya. Namun, perlu dicatat bahwa pembayaran kepada instansi pemerintah (bukan kepada orang pribadi) untuk mempercepat proses administrasi seperti perpanjangan visa atau pembaharuan paspor dimana secara khusus disahkan oleh peraturan negara setempat tidak dianggap sebagai uang pelicin. [ *4] Pen yu a pa n/ p eny og o ka n a d ala h s es u at u y ang b er ha rg a y an g dib eri ka n k ep a d a s es eo ra ng , b aik s ec ara l a ng su n g m aup u n m elal ui pih ak k etig a, un tu k m en da p atk an bis nis ata u k eu nt un ga n p rib adi s eca ra ti da k b en ar. Da n ti da k d ip er so alk a n ap a ka h or an g y an g m en erim a su ap it u a da la h p eja b at p em eri nt ah , p er u sa ha a n s wa sta at au i ndi vid u. Peny u ap an dap at t er diri d ari p em ba y ara n t un ai, h a dia h, p erj am uan ata u k eu ntu n ga n b ent u k l ain n ya. d en g an d im aks ud k an u ntu k m em eli ha ra p erl ak ua n bis nis ya n g m en gu nt un gk a n. 4. Kami harus melakukan penilaian bersama dengan i’tikad baik dengan pemasok agar tetap dapat meningkatkan kualitas bisnis masing-masing. - Kami harus saling bertukar informasi yang diperlukan dengan pemasok, dan saling menilai mutu dan harga -harga bahan baku, jasa-jasa, dan setiap urusan-urusan lainnya. - Kami harus tertarik pada kegiatan tanggung jawab sosial pemasok kami yang berkaitan dengan hak asasi manusia, perlindungan lingkungan hidup dan masalah-masalah lainnya, khususnya 10 prinsip Global Compact dan tanggung jawab sosial lain yang kita harapkan mereka melaksanakan, dan memberikan bantuan di dalam memenuhi atau memantau pelaksanaan tanggung jawab tersebut. 14 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 04 Menghargai Hak Asasi Pribadi Karyawan dan Perbedaan Serta Memaksimalkan Potensi Mereka. 1. Kami harus menghargai hak asasi karyawan dan menghargai perbedaannya tanpa melihat budaya, kebangsaan, keimanan, suku, gender, usia atau kategori yang dilindungi lainnya. Kami harus menerima dan menyatukan kemampuan mereka, individualitas dan nilai pandang mereka yang beragam ke dalam kekuatan kolektif perusahaan. − Kami harus meningkatkan berbagai upaya sumber daya manusia dalam mempekerjakan orang dan menugaskan personil secara semestinya sesuai dengan kemampuan mereka dan prestasi kerja, dan tidak membedakan budaya, kebangsaan, agama, kepercayaan, suku bangsa, gender, usia, cacat f isik atau kategori yang dilindungi lainnya. − Kami harus menghargai martabat dan nilai setiap individu da lam mengembangkan “Kemitraan yang Setara” sebagai anggota tim. − Kami tidak boleh melakukan perilaku yang memalukan rekan kerja, seks atau dengan cara lainnya. Kami tidak boleh menggunakan kata-kata atau perilaku-perilaku yang menghina, mendiskriminasikan atau melanggar hak asasi manusia atau merendahkan nilai spiritual seseorang. Kami tidak boleh menggunakan tenaga kerja anak dibawah umur secara tidak adil atau memaksakan mereka kerja dengan upah minim yang membahayakan perkembangan fisik, mental, moral dan sosial anak yang bukan seusianya untuk bekerja. Kami tidak 15 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO memaksa siapa pun untuk bekerja yang bertentangan dengan keinginannya. − Jika terjadi diskriminasi atau pelecehan, maka kami harus menanggapi dengan cepat, melakukan tindakan yang baik dalam membantu korban, dan mencegah terjadinya kembali hal yang sama. Jika dapat dilakukan, maka kami harus melindungi kerahasiaan semua pihak, termasuk korban, pemberi informasi dan pelaku yang diduga. − Kami harus berupaya untuk mengembangkan budaya kerja yang terbuka dan aktif yang memungkinkan setiap orang secara konstruktif mengajukan pendapat dan perhatian mereka − Kami harus menghargai setiap privasi individu, dan kami harus menangani informasi personal karyawan dengan perhatian yang sangat besar dan sedapat mungkin dengan cara rahasia. − Kami harus memenuhi peran, tugas dan tanggung jawab kami sendiri dengan baik seperti yang dipersyaratkan. Selain petunjuk dan perintah operasional, maka kami juga harus memahami dengan benar dan mematuhi aturan dan peraturan yang ditetapkan di dalam kebijakan perusahaan, peraturan kerja, kode etik dan pedoman lainnya. − Kami harus mematuhi semua peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan, berbagi informasi tentang kondisi perusahaan dan isu yang berkaitan dengan manajemen di antara perusahaan, para karyawan dan para perwakilan mereka, dan membangun kepercayaan dan hubungan kerja sama antara mereka melalui komunikasi interaktif yang jujur. 2. Kami harus menilai individu-individu dengan adil, sesuai dengan peran, tugas, dan kinerjanya dalam mengembangkan individu anggota-anggotanya sehingga mereka dapat menghadapi dan mengatasi kesulitan secara proaktif. − Kami harus lebih meningkatkan organisasi dan berbagai sistem pekerjaan sehingga kami dapat menanggapi perubahan dengan cepat. Untuk memperoleh dan mengalokasikan personil yang benar untuk memperoleh pekerjaan yang benar pada saat yang benar, kami juga harus mengidentifikasikan dan menjelaskan tugas dan persyaratan setiap peran individual. − Kami harus memberikan berbagai tindakan bagi perkembangan sumber daya manusia dan bantuan yang berfokus pada kemampuan, usaha, dan antusiasme masing-masing karyawan. Kami harus mengembangkan suatu sistem dan budaya kerja 16 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO dimana setiap orang keterlibatannya sendiri. − dapat menyadari kemajuan dan Kami harus menjelaskanperan, tugas dan tanggung jawab masing-masing individu, dan kami harus meningkatkan dan memberikan kompensasi sesuai dengan nilai kemampuan mereka secara adil dan hasil kinerjanya , kinerja usaha, dan nilai pasar. 3. Kami harus berupaya tidak hanya menjaga tempat kerja yang aman, bersih, nyaman dan higinis atas dasar kerjasama antara perusahaan dan karyawannya, namun juga berupaya memberikan keseimbangan yang sehat antara kinerja pekerjaan dan kesejahteraan karyawan. − Kami harus mengutamakan pemeliharaan keselamatan dan kesehatan operasional di tempat kerja untuk memastikan bahwa setiap orang dapat bekerja secara menyenangkan. Kami juga harus melakukan upaya bukan hanya meningkatkan kesehatan fisik dan mental di dalam kehidupan sehari-hari, namun juga membuat lingkungan pekerjaan yang nyaman termasuk tindakan untuk mencegah terjadinya masalah kesehatan yang diakibatkan oleh pekerjaan berlebihan dan tekanan mental. Jika terjadi hambatan operasional, maka kami harus mengutamakan keselamatan nyawa manusia dan terutama sekali pikiran kita dan tetap berkomitmen sepenuhnya terhadap respon yang direncanakan. − Kami harus berupaya menciptakan kesadaran dan iklim untuk mewujudkan keseimbangan kerja yang rasional dan melakukan upaya dalam menyempurnakan dan meningkatkan sistem untuk penjagaan dan pengasuhan anak. 17 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 0 05 Mengejar Pertumbuhan Yang Menguntungkan Dan Mengakomodasikan Harapan Pemegang Saham 1. Kami harus berupaya memberikan bagi hasil yang sesuai melalui pertumbuhan yang menguntungkan berdasarkan kegiatan bisnis yang sah dan etis. − Kami harus berupaya meningkatkan EVA dan hasil-hasil bisnis dari cara pandang jangka panjang, dengan kesadaran dan penanganan tantangan managemen dan risiko bisnis dengan ca ra yang tepat, dan kami harus menjaga pengelolaan yang stabil sesuai dengan aturan di dalam masyarakat bisnis, dan meningkatkan nilai perusahaan. Kami harus berupaya menjaga standar yang cukup atas hasil investasi kepada para pemegang saham dengan mempertimbangkan laba per saham dan rasio pendapatan hingga dividen dari sudut pandang jangka waktu panjang. − Kami tidak boleh melakukan investasi di dalam produk keuangan yang berisiko seperti derivatif (nilai) yang spekulatif atau komoditas berjangka yang dapat mengurangi nilai aset dan meningkatkan kewajiban. Pada saat melakukan investasi dalam derivatif, maka kami harus mematuhi peraturan internal. Kami tidak boleh membeli atau menjual real estate atau sekuritas yang dapat dipasarkan untuk berspekulasi. − Kami harus mengurangi risiko potensial melalui semua kegiatan bisnis. Jika kami mengetahui risiko yang mungkin terjadi, maka kami harus melakukan tindakan semestinya seperti yang diuraikan di dalam kebijakan dan prosedur operasional mengenai pengelolaan risiko. 18 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 2. Kami harus berupaya mengungkapkan informasi perusahaan yang berharga kepada para pemegang saham dan investor secara akurat dan tepat waktu. - Kami berjanji pada waktu yang tepat, dengan akurat dan adil memberitahukan kepada semua pemegang saham dan investor mengenai hasil-hasil usaha dan informasi yang dapat mempengaruhi harga saham perusahaan. - Kami harus melakukan komunikasi atas kebijakan dan persoalan manajemen Kao secara proaktif kepada pemegang saham dan investor. Kami harus mendengarkan secara tulus pendapat-pendapat dan kritik-kritik yang dilakukan oleh para pemegang saham dan investor, dan jika diminta, kami berusaha memberikan pandangan tersebut seperti yang tercermin di dalam manajemen kami. Ca tat a n : Per in cia n t ent an g k et er bu ka a n i nf orm asi, sil ah k an m el ih at “ Dis c lo s ur e G u id e lin e s ”. htt p:// www. ka o.c om /jp/ en/ co rp _ir/ di sc lo su r e. htm l 19 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 06 Menjaga Posisi Perusahaan yang Jujur, Terbuka dan Terpuji 1. Kami harus melakukan kegiatan hubungan masyarakat yang didasarkan atas fakta, dan jujur dalam mengungkapkan informasi yang diperlukan dan layak kepada publik. Kami berupaya menjaga keterbukaan. Kami juga mendengarkan dengan baik suara yang dikeluarkan oleh para pemangku kepentingan dan sensitif terhadap pendapat dan kritik yang diungkapkan secara tulus. - Kami harus berupaya mendapatkan kepercayaan dan dukungan masyarakat dengan meningkatkan reputasi perusahaan kami di masa mendatang sebagai perusahaan terbuka. Melalui kegiatan komunikasi secara proaktif, kami harus berupaya mengungkapkan informasi perusahaan secara semestinya dan langsung kepada semua pemangku kepentingan, termasuk konsumen, karyawan, pemasok, masyarakat, pemegang saham dan investor. Untuk meningkatkan keterbukaan manajemen pelaksanaan pertanggungjawaban kami guna mempertahankan akuntabilitas, dan reputasi perusahaan kami atas keterbukaan, maka kami harus mengungkapkan informasi yang jelas mengenai perusahaan kepada banyak orang sedapat mungkin tepat waktu, melalui kegiatan hubungan media dan laporan yang mengungkapkan persoalan ekonomi, lingkungan hidup dan sosial, dan mengeluarkan di websitus kami . - Pengumuman publik yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan dan ungkapan pendapat atas nama perusahaan harus dilakukan oleh atau melalui BidangHubungan Masyarakat (Humas). - Kami harus melakukan hubungan baik dengan media massa, ramah dan tidak memihak, dan kami harus melakukan kegiatan hubungan publik berbasis fakta dengan tepat dan cepat. Kami juga harus mendengarkan pendapat dan komentar publik secara proaktif mengenai perusahaan melalui komunikasi interaktif dengan 20 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO berbagai pemangku kepentingan dan berupaya melakukan pengelolaan yang sesuai dan menampung opini dan tanggapan atas informasi dan dukungan mereka. - Untuk memperoleh kepercayaan dan dukungan dari masyarakat, maka kami harus berupaya melakukan komunikasi kepada masyarakat melalui informasi media massa yang tepat mengenai prinsip manajemen kami, kebijakan manajemen, teknologi, produk, kondisi keuangan, dan kegiatan yang meningkatkan tanggung jawab sosial perusahaan. - Kami harus berupaya membina hubungan yang baik dengan media massa, dan kami harus berupaya memperoleh dukungan dan kepercayaan jangka lama mereka. 2. Kami tidak akan melakukan kegiatan yang mengganggu masyarakat. Lagi pula, kami harus menentang dengan tegas tekanan dari perseorangan, kelompok atau organisasi untuk mendukung kegiatan tersebut. − Kami harus mengetahui bahwa kegiatan yang tidak sah atau bertentangan dengan kesejahteraan publik akan mempunyai akibat yang nyata dan negatif terhadap masyarakat dan perusahaan. Dengan demikian, kami harus menjaga sikap dengan tabah terhadap kegiatan tersebut. − Kami tidak boleh ikut serta di dalam kegiatan yang ilegal atau bertentangan dengan kesejahteraan publik tanpa melihat tekanan untuk melakukan hal demikian. Kami harus memperoleh pengetahuan hukum mendasar, mengakui norma sosial, menjaga rasa moralitas dan etika yang kuat, dan melakukan tindakan yang sesuai dalam upaya mencegah kegiatan tersebut. Setiap upaya memaksa atau membujuk seorang karyawan untuk melakukan tindakan harus ditolak dengan cara baik, dilaporkan ke perusahaan, dan diberikan dengan kuat sesuai dengan prosedur yang cukup. − Kami harus menolak hubungan dengan kelompok yang bertentangan dengan kesejahteraan publik, dan tidak boleh melakukan upaya pemerasan atau ancaman. Kami tidak boleh melibatkan diri di dalam suatu kegiatan atau perilaku yang menyerang norma sosial atau moralitas, seperti pencucian uang, penawaran kepentingan ilegal, dll. − Kami tidak boleh memberikan keuntungan khusus kepada para pemegang saham tertentu, misalnya dengan memilih pemasok dengan alasan bahwa mereka adalah para pemegang saham kami. 21 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 3. Kami harus menjaga hubungan sah dengan politisi dan badan pemerintahan . − Kami harus menjaga hubungan yang harmonis dan baik dengan pemerintah dan badan pengatur publik lainnya, dan mencegah dari perbuatan yang dianggap kolusif. Kami harus menjaga hubungan dengan pejabat publik secara terbuka yang berkaitan dengan tugas kami.Kami mempunyai keyakinan dan kebanggaan tersendiri sebagai anggota perusahaan, dan jika diperlukan dan sesuai, maka kami harus mengungkapkan pandangan publik secara proaktif dalam rangka mendukung perusahaan. − Kami harus memahami bahwa perusahaan tidak pernah memberikan kontribusi politik atau dukungan umum, baik secara langsung maupun secara tidak langsung, kepada politisi tertentu atau partai politik tertentu. Oleh karena itu, kami tidak boleh melakukan kontribusi itu atau memberikan dukungan atas nama perusahaan. Kontribusi atau dukungan tersebut dapat dilakukan jika sah dan atas dasar personal. 22 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 07 Mengelola Informasi dan Aset-aset Secara Tegas 1. Kami harus menyimpan arsip semua catatan bisnis dengan benar, termasuk catatan pembukuan. − Kami harus memastikan bahwa keakuratan catatan pembukuan sesuai dengan standar akutansi dan hukum terkait. Kami juga harus menjaga catatan bisnis dan data lainnya, dan harus melaporkannya secara benar berdasarkan fakta. Kami mengerti bahwa penipuan, pemalsuan, interpolasi menyesatkan, dan perusakan catatan atau data yang tidak benar dapat menyebabkan terjadinya pelanggaran hukum yang berat, menyebabkan salah penilaian oleh manajemen dan juga dapat mengakibatkan kerusakan yang berat terhadap perusahaan. Oleh karena itu, kami tidak memberikan toleransi dan berupaya untuk mencegah perilaku tersebut. − Kami tidak boleh berlebihan memberikan pujian secara sengaja kepada individu, divisi/departemen, atau kinerja perusahaan yang bertentangan dengan fakta yang ada. 2. Kami harus melaksanakan dengan sungguh-sungguh. prosedur pengendalian intern − Kami harus melaksanakan prosedur akutansi secara tegas, setelah sistem pengendalian internal yang baik dilakukan . Kami harus meninjau ulang kecukupan dan efektif itas sistem dan melakukan revisi yang diperlukan. Saat melakukan revisi sistem, kami harus mematuhi prosedur yang sesuai dan dipersyaratkan. − Kami harus memfasilitasi secara sungguh -sunguh dan membantu audit oleh auditor perusahaan kami dan akuntan, pemeriksaan pajak, audit internal Kao global dan audit bisnis lainnya dan pemeriksaan 23 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO sehingga dapat mendukung laporan keuangan dan audit dan pemeriksaan yang semestinya. Jika suatu instansi pemerintah melakukan investigasi atau memeriksa catatan bisnis kami karena kecurigaan adanya pelanggaran hukum, maka kami dapat bekerjasama dengan instansi tersebut untuk klarif ikasi kebenaran secara cepat. − Kami harus menjalankan wewenang individu dengan baik, dan tidak mengambil keputusan di luar otoritas masing -masing. Kami harus menyerahkan laporan yang ditunjukkan tanpa adanya penundaan. 3. Kami harus berhati-hati mengelola informasi rahasia perusahaan, kekayaan intelektual, serta aset berwujud dan tidak berwujud. Kami harus menghormati dan memperoleh atau menggunakan informasi rahasia, informasi diri atau informasi kekayaan intelektual lainnya yang sah atau patut. − Kami harus menjamin dan melindungi hasil -hasil R&D dan teknologi sebagai kekayaan intelektual, dan harus menggunakan dan melaksanakan semua hak secara efisien terkait. − Semua kekayaan intelektual dan hak-hak penemuan atau invensi lainnya, desain dan hasil karya cipta yang dikembangkan atau diperoleh sebagai akibat dari pekerjaan merupakan milik perusahaan. Kami harus berupaya memberlakukan hak-hak ini secara semestinya, dan memastikan bahwa hak-hak tersebut tidak digunakan secara tidak sah oleh pihak lainnya. − Kami harus mencegah terjadinya kebocoran informasi rahasia dan khususnya kami harus mencegah kebocoran ters ebut karena kelalaian manajemen. Kami harus berhati-hati agar tidak mengungkapkan informasi rahasia perusahaan dengan atau membolehkannya diungkapkan kepada orang yang tidak berwenang, memberikan perhatian khusus jika suatu pihak ketiga ada, misalnya, di l uar telepon selular, pada fasilitas transportasi atau di dalam restoran , ataupun melalui komunikasi di jaringan media sosial. Untuk mencegah terjadinya virus dan hacker masuk ke dalam sistem komputer kami, kami harus melaksanakan pemeriksaan virus reguler dan mengatur password. − Karyawan atau mantan karyawan tidak boleh membocorkan informasi rahasia mengenai perusahaan, baik selama atau setelah pelaksanaan pekerjaannya. − Setiap informasi rahasia yang menjadi milik pihak lainnya harus diperoleh dari pemilik layak atau dari sumber sah lainnya dengan cara yang sah dan sesuai, dan kami harus menyimpan catatan penerimaan akurat dan khusus. Kami harus menggunakan informasi rahasia tersebut sesuai dengan perjanjian dan persyaratan penggunaan dalam melindungi kerahasiaan. Khususnya, informasi yang bersumber dari internet, media sosial, surat kabar, dan dokumen bisnis harus dijaga secara hati-hati sehingga tidak melakukan 24 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO tindakan yang salah seperti penjiplakan, pembajakan, atau pelanggaran hak cipta karena pemakaian foto model yang tidak resmi atau kepribadian diri lainnya untuk iklan. Kami mencegah dari penyalinan software komputer yang tidak resmi. − Kami harus membuat kebijakan sesuai dengan hukum, peraturan dan pedoman yang terkait untuk melindungi informasi seseor ang. − Kami harus menggunakan berbagai aset perusahaan secara efisien baik berwujud maupun tidak berwujud, dan kami harus menjaga dan mengendalikan harta tersebut secara semestinya sehingga dapat digunakan di dalam kegiatan usaha jika diperlukan. Kami harus berupaya mencegah kerugian, pencurian, atau pemakaian aset kami secara ilegal. − Kami tidak dapat menggunakan aset perusahaan (yakni perlengkapan, fasilitas, kendaraan, contoh, produk, sistem komputer, software, dll.) atas suatu keperluan selain bisnis yang berkaitan dengan kegiatan atau kegiatan lainnya tersebut yang dapat diijinkan oleh pengawas kami. Kami harus menangani aset ini sesuai dengan aturan internal. Khususnya, komunikasi dan korespondensi melalui Internet atau melalui sistem komunikasi perusahaan harus dibatasi keperluan berbasis bisnis dan sedapat mungkin tidak diperuntukkan pemakaian diri pribadi. − Tanpa mendapatkan ijin dari pengawas, kami tidak boleh membawa atau menjaga barang seseorang di perusahaan selain dari barang yang diperlukan untuk tugas kami. Kami tidak mencampur barang personil kami dengan aset perusahaan, dan tidak berperilaku mengenyampingkan keselamatan. 25 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 08 08 Mengkontribusikan Pengayaan Masyarakat Melalui Kegiatan Yang Memberikan Kontribusi Sosial 1. Kami harus melakukan kegiatan dengan tema,” Menjadikan lingkungan yang mengembangkan sumber daya manusia dan meningkatkan perkembangan generasi di masa mendatang”untuk memperoleh kepercayaan dan membantu masyarakat. Kami harus memberikan kontribusi kepada masyarakat melalui kegiatan untuk menyelesaikan masalah sosial dan mengembangkan masyarakat lokal. 2. Kami harus memberikan sumbangan sesuai dengan standar sosial, kepentingan dan manfaat publik. − Untuk memberikan kontribusi kepada masyara kat lokal, kami harus memberikan bantuan perusahaan berupa uang atau produk secara langsung dimana mereka akan menggunakannya menurut prioritas yang tepat. Untuk itu kami harus mematuhi Kao Group Donation Guidelines.. 3. Kami harus menghormati semangat relawan individu yang mengambil prakarsa dan tanggung jawab dalam memberikan sumbangsih kepada masyarakat. Kami menghormati dan mendukung karyawan yang secara aktif memberikan kontribusi kepada masyarakat dengan semangat kewarganegaraan yang baik melalui partisipasi kegiatan sukarelawan. 26 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 09 Menghormati Keragaman Budaya Tiap Negara dan Wilayah Serta Mematuhi Hukum Dan Aturan Internasional Ketika Melakukan Kegiatan Bisnis 1. Kami harus mematuhi baik yang tertulis maupun semangat hukum dan peraturan di negara dan wilayah yang telah kami lakukan, dan kami harus menghormati budaya setempat. - Kami tahu bahwa kami memerlukan pengetahuan dan pemahaman yang cukup mengenai hukum penting yang berlaku di tiap-tiap negara/wilayah negara, termasuk hukum perdagangan internasional, hukum persaingan usaha, hukum diskriminasi dan hukum anti-penyuapan, dan kami harus mematuhi hukum ini sepenuhnya. - Kami mengerti dan tahu bahwa selain hukum internasional, peraturan dan aturan, terdapat hukum, peraturan dan aturan yang berbeda yang berlaku sesuai dengan negara atau wilayah. 2. Kam i harus m emberikan sumbangsih ekonom i, standar kehidupan dan budaya negara serta w ilayah tersebut m elalui pengembangan kegiatan bisnis kam i yang dilakukan di lokasi tersebut. - Kami harus menghormati aturan internasional dan budaya yang berbeda, dan kami harus mengembangkan kegiatan bisnis kami dengan keseimbangan sudut pandang global dan lokal sehingga kami dapat memberikan kontribusi atas pengembangan ekonomi dan budaya di tiap-tiap negara/wilayah. Kami juga harus menghormati dan berupaya memahami keyakinan dan sistem nilai penduduk nasional dan setempat 27 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 3. Kami harus berupaya menggunakan, melatih dan meningkatkan orang-orang yang mampu dalam perusahaan Kelompok Kao di negara tempat kami melakukan bisnis. − Kami harus mempekerjakan dan melatih secara proaktif orang-orang yang mampu untuk mengembangkan kegiatan bisnis kami. Di tiap-tiap negara/wilayah, kami harus juga berupaya untuk mendukung pekerjaan dan motivasi masyarakat setempat. 4. Kami harus mematuhi hukum semua negara/wilayah terkait jika melakukan impor dan ekspor barang. - Jika melakukan impor atau ekspor produk, teknologi dan jasa, maka kami harus mematuhi semua hukum domestik dan internasional, dan mengikuti semua prosedur yang ditetapkan, termasuk memperoleh ijin yang dipersyaratkan dan pengajuan pemberitahuan dan laporan yang dipersyaratkan. 28 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 10 Menarik Garis Pemisah Antara Masalah Bisnis Dan Pribadi Kami harus selalu membuat garis yang jelas antara masalah bisnis dan pribadi untuk mencegah terjadinya pertentangan kepentingan. Laba atau keuntungan pribadi tidak dapat diperoleh melalui penggunaan aset perusahaan atau informasi, atau melalui otoritas dan posisi yang berkaitan dengan pekerjaan. 1. Kami tidak boleh melakukan perdagangan dengan pihak (orang) dalam perusahaan. - Kami tidak boleh menggunakan informasi rahasia internal mengenai perusahaan, pemasok, atau konsumen dalam mencari laba pribadi. Kami memahami bahwa pembelian atau penjualan saham dan sekuritas lainnya perusahaan, pemasok, atau konsumen di bursa dengan menggunakan informasi non -publik adalah ilegal, penjualan dengan pihak dalam merupakan perilaku antisosial yang menghkianati kepercayaan investor, dan dilarang keras. − Hingga perusahaan melakukan suatu pengumuman publik resmi mengenai informasi rahasia internal, maka kami harus memperlakukan informasi tersebut secara hati-hati dan tidak mengungkapkan kepada pihak ketiga selain perwakilan atau penasehat perusahaan, kecuali dipersyaratkan selama dilakukan kegiatan bisnis. Informasi mengenai kegiatan M&A, aliansi bisnis, peluncuran produk baru, pengembangan teknologi, variasi utama di dalam penjualan dan pendapatan, dan informasi rahasia material lainnya dianggap sebagai informasi rahasia dalam hingga pengumuman publik resmi dibuat oleh perusahaan. − Jika kami memperoleh informasi rahasia pihak dalam mengenai perusahaan, afiliasi, pemasok, atau konsumen melalui tugas kami, kami tidak memperdagangkan hingga informasi rahasia telah diumumkan secara menyeluruh. Jika kita ingin memperdagangkan sekuritas perusahaan, afiliasi, pemasok, dan konsumen, kami harus mengkonfirmasi apakah kami mempunyai informasi material pihak dalam mengenai pihak terkait sebelumnya. 2. Kegiatan politik hanya boleh dilakukan secara pribadi. − Kami dapat mendukung kampanye atau kegiatan terkait hanya sebagai urusan individu pribadi, di luar jam kerja, dan bukan di lingkungan perusahaan. 3. Keterlibatan di dalam kegiatan ideologi dan agama hanya diperbolehkan bagi perseorangan. - Meskipun masing-masing individu atas ideologi dan agama harus dihormati, kami harus mengabdikan diri kami terhadap tugas selama jam kerja. Kami tidak melakukan misionaris selama jam kerja, dan kami tidak melakukan di tempat kerja untuk merayu karyawan lainnya agar dapat mengikuti kegiatan ideologi atau agama dan harus 29 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO menjaga suasana tempat kerja yang baik. Namun, perilaku agama seseorang tidak akan ditolak di dalam fasilitas perusahaan kecuali perilaku tersebut mempengaruhi kinerja pekerjaan seseorang atau karyawan lainnya. Di beberapa negara, perusahaan atau af iliasinya mengikuti praktek umum setempat untuk menyediakan sarana keagamaan di tempat perusahaan bagi karyawan, dan menyediakan dukungan keuangan untuk acara keagamaan. Pada setiap kasus, perusahaan menghormati adat istiadat dan kebudayaan setempat, tetapi tidak mendukung, mengimbau atau memaksakan agama tertentu kepada karyawan. 4. Kami berupaya menghindari pertentangan kepentingan. − Pada dasarnya, kehidupan diri karyawan tergantung pada diri mereka sendiri. Namun, pertentangan kepentingan dapat terjadi bila perilaku di kehidupan pribadi atau kepentingan pribadi karyawan bertentangan dengan kepentingan dan keuntungan perusahaan. Oleh sebab itu, kami harus berupaya menghindari perbuatan itu dan pertentangan kepentingannya sedapat mungkin. − Kami tahu bahwa pertentangan kepentingan diakibatkan oleh perilaku berikut ini: 1) keterlibatan di dalam kegiatan yang bersaingan dengan bisnis perusahaan tanpa adanya otorisasi perusahaan, 2) menjadi konsumen pemasok atau komersil perusahaan, 3) memperoleh keuntungan pribadi dan hak istimewa tertentu selama melakukan tugas, dan 4) melakukan kegiatan pribadi seperti pekerjaan sampingan, kegiatan relawan, kegiatan politik atau kegiatan agama, selama jam kerja. Ketika melakukan salah satu kegiatan tersebut diatas, karyawan harus memperoleh ijin dari perusahaan, melaporkan kepada perusahaan atau mengambil langkah -langkah yang sesuai yang diperlukan. 30 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO 11 Pimpinan Dan Manajer Harus Mengetahui Tanggung Jawab Pimpinan dan manajer harus mengetahui benar bahwa kepatutan dengan Pedoman Perilaku Bisnis Kao merupakan tanggung jawab dan kewajiban mereka. Mereka harus juga memimpin dalam memenuhi tanggung jawab sosial, dan menerima tanggung jawab sebagai pelaksana dan manajer masing-masing dalam melakukan komunikasi nilai Pedoman Perilaku Bisnis Kao kepada para anggota mereka. Pimpinan dan manajer harus selalu berupaya memahami perubahan yang terjadi di dalam lingkungan pengelolaan dan mendengarkan suara pihak dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan sistem manajerial secara efektif. Petunjuk Referensi Selain p enerap an sep uluh prinsip dari Global Compact seb ag ai princip dasar, Kao Group mendukung piag am g lob al dan p edom an b erikutnya. Resp onsib le Care® Glob al Charter (ditandatang an p ada Aug ust 2008) http ://www.icca-chem .org - “W omen's Empow erment Principles - Equality Means Business (atau Prinsip Pemberdayaan Perempuan-Makna Kesetaraan Bisnis)". Pedom an-p edoman terseb ut disusun secara kolab oratif atas Global Compact PBB dan United Nations Entity for Gender Equality and the Empow erment of W omen (atau Kesatuan PBB untuk Persam aan Gender dan Pem b erdayaan Peremp uan (UN W omen) untuk disajikan seb ag ai p anduan p raktis b ag i p ara p impinan b isnis g una b erg andeng an tang an dalam p ening katan p emberdayaan kalang an p eremp uan di tempat kerja, p asar dan komunitas (ditandang an p ada Aug ust 2010). http ://www.unglob alcompact.org http ://www.unwomen.org 31 PEDOMAN PERILAKU BISNIS KAO
