Modul Penulisan Media PR Internal [TM7].

MODUL PERKULIAHAN
Penulisan Media
PR Internal
Teknik Penulisan Newsletters
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
07
Kode MK
Disusun Oleh
MK42033
Syerli.Haryati, SS. M.Ikom
Abstract
Kompetensi
Pokok bahasan ini mengulas tentang
definisi newsletter, jenis-jenis
newsletter, fungsi newsletter,
karakteristik dan bagaimana cara
membuat newsletters.
Setelah mengikuti sesi perkuliahan ini
diharapkan mahasiswa dapat
memahami dan mengerti bagaimana
membuat sebuah newsletter sebagai
media komunikasi PR.
Pengantar
Salah satu media komunikasi yang dapat digunakan oleh Humas adalah Newsletter.
Newsletter berisi tentang berbagai informasi atau berita penting yang diterbitkan secara
berkala dan ditujukan untuk khalayak internal ataupun eksternal.
Newsletters pada awalnya dikenal dengan sebutan “house journal” yaitu terbitan
berkala yang diperuntukkan kalangan sendiri. Pada perkembangannya, newsletters dibuat
tidak hanya untuk public internal melainkan juga untuk public eksternal. Perusahaan yang
memiliki dana cukup besar dan cakupan usahanya luas biasanya membuat newsletter untuk
public yang berbeda, yaitu internal dan eksternal.
Newsletters memberikan manfaat yang penting bagi organisasi. Publik yang
menerima newsletters dapat mengetahui informasi tentang sebuah perusahaan/organisasi,
aktifitas usahanya dan kebijakan-kebijakan yang berlaku hingga berita terkini lainnya.
Kini Newsletters tidak hanya sebagai media komunikasi yang dicetak tetapi juga
dapat ditampilkan di media internet dengan sebutan Ezines (electronic Magazines)
Definisi Newsletters

A periodically published work containing news and announcements on some subject,
typically with a small circulation (Newsom & Hayes, 2008: 347)

Karya Jurnalistik yang berisi berbagai informasi berkaitan dengan aktifitas
perusahaan dan karyawan. (Kriyantono, 2008: 162)
Karakteristik Newsletters
1. Terbit Berkala/periodic: Bulanan, Dwibulanan, Triwulan
2. Diperuntukkan kalangan terbatas: internal atau eksternal.
3. Jumlah halaman sedikit: 2-8 hal
4. Langganan secara gratis atau bayar
5. Newsletter on web: Ezines (Electronic Magazines)
‘13
2
Public Relations Writing
Syerli Haryati, S.S. M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Fungsi Newsletters
1. Jembatan komunikasi antara manajemen dan karyawan untuk menciptakan
komunikasi dua arah
2. Membangun hubungan interpersonal di dalam dan diluar organisasi/perusahaan
3. Dapat memperkuat komitmen kerja bagi perusahaan serta memperbaiki etos kerja
4. Media komunikasi penyampaian informasi penting berkaitan dengan aktifitas
perusahaan dan karyawan
5. Representatif citra korporat di mata publik
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam
membuat Newsletters

Khalayak Sasaran. Siapa yang akan membaca publikasi newsletter?

Kuantitas/jumlah eksemplar. Kuantitas bergantung pada budget

Frekuensi terbit. Keteraturan terbitan (serialization)dan ketepatan waktu terbit
(timeliness)

Kebijakan. Apa tujuan utama dari diterbitkan newsletter?

Judul atau Nama Newsletter sangat penting sebagai daya tarik utama selain desain.

Proses Percetakan apakah cetak offset, lithografi, letterpress

Gaya dan format desain newsletters harus menarik perhatian pembaca

Perlu atau tidak adanya iklan

Cara Memperoleh Newsletter : Langganan (subscriber) atau Gratis

Distribusi: - via pos
- kurir
- subscription (sisipan)

Pengetahuan dan kemampuan tentang proses penulisan, editing, desain lay-out, dan
cetak

Penyusunan Anggaran/Biaya dipengaruhi oleh
1. Jumlah sirkulasi dan jumlah halaman
2. Ada tidaknya anggaran khusus.
‘13
3
Public Relations Writing
Syerli Haryati, S.S. M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Jenis-jenis Newsletters
1. Employee/corporate Newsletters : sebagai media komunikasi internal perusahaan
dalam menyampaikan informasi kebijakan/peraturan, aktifitas perusahaan, kinerja
dan pencapaian perusahaan, aktifitas karyawan, kinerja dan prestasi kerja karyawan.
2. Special interest Subscriber Newsletter: ditujukan bagi khalayak eksternal yang
tergabung dalam suatu asosiasi, terhubung oleh hobi dan minat yang sama.
Isi (Contents) pada Newsletters
1. Aktifitas penting perusahaan/organisasi (rutin/insidentil). Misal : RUPS, Pameran
Dagang, ekshibisi, seminar/diskusi panel, dsb.
2. Aktifitas karyawan (rutin/insidentil) Misalkan: Acara Buka Puasa bersama, Olahraga
bersama, kegiatan masing-masing unit kerja, Acara Halal Bil Halal, Acara Family
Gathering dsb.
3. Profil dan Penghargaan Karyawan
4. Aktifitas karyawan di likungan sekitar sebagai upaya Community Relations
5. Artikel-artikel, opini baik dari divisi PR, manajemen, karyawan atau khalayak
eksternal.
Contoh: Artikel tentang Kesadaran Berasuransi, Menabung di usia dini, Pentingnya
menjaga kesehatan keluarga, Asuransi Kesehatan atau jaminan kesehatan bagi
masyarakat tidak mampu dsb.
6. Surat Pembaca berupa ide, kritik, gagasan, keluhan dan harapan karyawan terhadap
perusahaan/organisasi
7. Artikel-artikel dari khalayak eksternal yang berkaitan dengan aktifitas perusahaan
8. Artikel-artikel umum sebagai variasi dan daya tarik isi. Misalkan: Artikel tentang
penghematan bbm/listrik akibat kenaikan harga BBM/Listrik, Artikel tentang Belanja
Bijak dalam mengelola keuangan rumah tangga
9. Letters from the Editor/Top Manajemen (Pengantar dari Editor terkait dengan isu dari
topik utama Newsletter)
10. Humor
‘13
4
Public Relations Writing
Syerli Haryati, S.S. M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Teknik Penulisan Newsletters
1. Menentukan Materi Informasi
- Apa kebutuhan (need) informasi masing2 khalayak?
- Daya tarik pesan/informasi
- Menentukan isu/tema utama untuk setiap terbitan
Contoh:
-
Informasi tentang diskon, member gathering akan menarik perhatian khalayak
eksternal .
-
informasi tentang penghargaan bagi karyawan teladan untuk menunaikan ibadah haji
menarik perhatian khalayak internal.
-
informasi yang berkaitan dengan human interest dan menggugah emosi.
-
informasi tentang kenaikan gaji sebagai akibat dari kenaikan pendapatan
perusahaan/organisasi.
2. Mencari dan Menulis Berita, dengan cara:
a. Sistem Beat, anggota redaksi (reporter) yang bertugas mencari informasi pada
wilayah tertentu. Misalkan bertugas di bagian HRD, Customer Service, Legal dsb.
b. Sistem Tips atau Follow up yaitu redaksi menerima informasi awal (via telepon atau
surat) tentang suatu hal untuk ditindaklanjuti oleh redaksi dengan terjun ke lapangan
c. Wawancara dengan narasumber
d. Sistem Undangan, redaksi mengundang atau meminta pihak tertentu untuk menulis
sebuah informasi atau artikel. Biasanya ada fee (honor) bagi penulis
e. Sistem Penugasan, redaksi menugaskan reporter untuk meliput secara langsung
sebuah event.
f.
Berdasarkan data, dokumen perusahaan yang telah dipublikasikan secara resmi
Kerangka Penulisan Newsletters
1. Berdasarkan Term Of References (TOR).
2. TOR sebagai Kerangka Acuan/perencanaan. liputan/outline/lembar penugasan.
3. TOR digunakan sebagai acuan pemberitaan agar fokus dan mendalam.
‘13
5
Public Relations Writing
Syerli Haryati, S.S. M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
4. TOR harus jelas dan rinci
5. TOR menjadi panduan umum bagi proses kerja keredaksian
Fungsi TOR
1. Untuk Menentukan Tema Liputan dan sudut pandang pemberitaan.
2. Merumuskan masalah dan jawaban dari masalah yang diangkat melalui narasumber atau
data yang berhasil dikumpulkan.
3. Agar penugasan tepat waktu .
Bagaimana Membuat TOR
1. Menentukan topik
a. Merupakan tema utama liputan
b. Ditempatkan menjadi judul TOR
c. Singkat, padat dan mencerminkan inti masalah
2
Latar Masalah
a. Memaparkan inti masalah.
b. Menjelaskan hubungan antarpersoalan bagaimana menghubungkannya.
3. Sudut Berita (Angle)
a. Memilih salah satu sudut pandangan (angle)pemberitaan agar lebih fokus.
b. Pemilihannya berdasarkan urgensitas, eksklusifitas, prioritas yang akan disajikan.
4.
Pembagian tulisan/story/cerita
a. Menentukan yang menjadi tulisan utama.
b. Menentukan tulisan pendukung.
5. Menyusun Daftar Pertanyaan berdasarkan:
a. Kompetensi Narasumber.
b. Fokus Pemberitaan
c. Angle pemberitaan yang dipilih
6.
‘13
Rancangan foto/suara/gambar disesuaikan dengan tulisan yang diangkat
6
Public Relations Writing
Syerli Haryati, S.S. M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Bagaimana Mencari Fakta
1. Wawancara
2. Mengamati
3. Memantau
4. Meneliti
5. Investigasi (penyelidikan)
6. Data/dokumen yang ada
Gaya Penulisan Newsletters
1. Berita (Hardnews, Softnews, Straight news, Stop Press/breaking news)
2. Artikel
3. Opini
4. Features singkat
Persoalan Editorial yang perlu diperhatikan
dalam penulisan Newsletters
1. Tulisan berdasarkan Fakta
2. Spelling kata yang tepat
3. Pemilihan kata yang tepat, sederhana dan mudah dimengerti pembaca
4. Kesamaan arti kata (homophones)
5. Tata bahasa Indonesia baku dan kaidah jurnalistik
Tugas Desain Grafis

‘13
Membuat/menyusun tata letak (lay-outing) keseluruhan Newsletter.
7
Public Relations Writing
Syerli Haryati, S.S. M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Menentukan jenis font, harmonisasi warna, tampilan yang menarik pada desain
newsletter.

Menempatkan foto sebagai pendukung tulisan yang sesuai dengan isi dan tema.

Melakukan cropping, bluring, manipulating foto dan menempatkan foto agar terlihat
eye-cacthing dan kualitasnya bagus.
Program Aplikasi Desain Grafis

Program Adobe inDesign

Program Quark Xpress

Program Microsoft Publisher

Program Adobe Page Maker

Program Corel Draw
Jika divisi PR tidak memiliki kompetensi dalam menggunakan aplikasi program diatas
maka dapat menggunakan tenaga desain grafis sebagai bagian dari tim redaksi.
DAFTAR PUSTAKA
Kriyantono, Rachmat. 2008. Public Relations Writing: Teknik Produksi Media Public
Relations dan Publisitas Korporat. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Newsom , Dough & Jim Haynes. 2008. Second Edition. Public Relations Writing. USA:
Thomson Wadworth.
‘13
8
Public Relations Writing
Syerli Haryati, S.S. M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id