Komunikasi Yang Efektif
advertisement
MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PRAJABATAN GOLONGAN III Endang Lestari G, SH, MM Drs. MA. Maliki, M.Ed Lembaga Administrasi Negara - Republik Indonesia 2006 Hak Cipta © Pada : Lembaga Administrasi Negara Edisi Tahun 2006 LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10 Jakarta 10110 Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800188 Komunikasi Yang Efektif Jakarta – LAN – 2006 99 hlm: 15 x 21 cm ISBN: 979 – 8619 – 90 – 0 KATA PENGANTAR Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2005 Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Menengah Nasional 2005 – 2009 telah menetapkan bahwa visi pembangunan nasional adalah: (1) terwujudnya kehidupan masyarakat, bangsa, dan negara yang aman, bersatu, rukun dan damai; (2) terwujudnya masyarakat, bangsa, dan negara yang menjunjung tinggi hukum, kesetaraan dan hak asasi manusia; serta (3) terwujudnya perekonomian yang mampu menyediakan kesempatan kerja dan penghidupan yang layak serta memberikan pondasi yang kokoh bagi pembangunan yang berkelanjutan. Untuk mewujudkan visi ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi Pegawai Negeri Sipil (PNS), khususnya para Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang akan menjadi PNS. PNS memainkan peran dan tanggungjawabnya yang sangat strategis dalam mendorong dan mempercepat perwujudan visi tersebut. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS mengamanatkan bahwa Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan dilaksanakan untuk memberikan pengetahuan dalam rangka pembentukan wawasan kebangsaan, kepribadian dan etika PNS, disamping pengetahuan dasar tentang sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, bidang tugas, dan budaya organisasi agar mampu melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagai pelayan masyarakat. Untuk mewujudkan PNS yang memiliki kompetensi sesuai dengan amanat PP 101 Tahun 2000 maka seorang CPNS harus mengikuti dan lulus Diklat Prajabatan sebagai syarat untuk dapat diangkat menjadi PNS. Untuk mempercepat upaya meningkatkan kompetensi tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi dengan pengendalian kualitas dengan standar tertentu iii iv dalam penyelenggaraan Diklat Prajabatan. Dengan kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan dapat lebih menyebar disamping jumlah alumni yang berkualitas dapat meningkat pula. Standarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran dan lain-lain sampai pada aspek administrasi seperti persyaratan peserta, administrasi penyelenggaraan, dan sebagainya. Dengan standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni diharapkan dapat lebih terjamin. Salah satu unsur Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan yang mengalami penyempurnaan antara lain modul atau bahan ajar untuk para peserta. Oleh karena itu, kami menyambut baik penerbitan modul yang telah disempurnakan ini, sebagai antisipasi dari perubahan lingkungan stratejik yang cepat dan luas diberbagai sektor. Dengan kehadiran modul ini, kami mengharapkan agar peserta Diklat dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali keluasan dan kedalaman substansinya bersama melalui diskusi sesama dan antar peserta dengan fasilitator para Widyaiswara dalam proses kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung. Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami haturkan terima kasih. Semoga buku hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya. Jakarta, DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .................................................................. iii DAFTAR ISI................................................................................. v BAB I PENDAHULUAN...................................................... 1 A. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU).................... 2 B. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) ................... 2 C. Pokok Bahasan .................................................... 2 D. Sub Pokok Bahasan ............................................. 3 KOMUNIKASI .......................................................... 4 A. Pengertian Komunikasi........................................ 4 B. Unsur-Unsur Komunikasi.................................... 6 C. Proses Komunikasi .............................................. 11 D. Bentuk-Bentuk Komunikasi ................................ 14 E. Peranan dan Fungsi Komunikasi ......................... 21 F. Rangkuman.......................................................... 23 G. Latihan ................................................................. 25 BAB II Desember 2006 KEPALA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB III SUNARNO MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF ....................................................... 26 A. Aspek-Aspek Komunikasi Yang Efektif ............ 26 B. Strategi Membangun Komunikasi v vii vi BAB IV Yang Efektif......................................................... 28 C. Efektivitas Komunikasi Verbal ........................... 33 LANDASAN INTERAKSI MUTUAL...................... 68 D. Efektivitas Komunikasi Non-Verbal.................... 34 A. Prinsip-Prinsip Komunikasi Respektif ................ 68 E. Pengaruh Budaya Dalam Komunikasi ................ 38 B. Yang Harus Diperhatikan F. Rangkuman .......................................................... 39 Dalam Komunikasi Respektif.............................. 70 G. Latihan ................................................................. 40 C. Rangkuman.......................................................... 73 D. Latihan ................................................................. 74 BAHASA DAN KOMUNIKASI ............................... 41 A. Pengertian Bahasa................................................ 41 BAB VI BAB VII B. Fungsi Bahasa Dalam Arti Kehidupan Manusia ............................................. 44 C. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi BAB V KOMUNIKASI RESPEKTIF SEBAGAI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM HUBUNGAN YANG SEHAT................... 75 A. Rangkuman.......................................................... 81 B. Latihan ................................................................. 82 Kelancaran dan Hambatan Berkomunikasi.......... 45 D. Macam-Macam Bicara......................................... 46 LATIHAN ............................................................................. 83 E. Rangkuman .......................................................... 51 DAFTAR PUSTAKA ................................................................... 91 F. Latihan ................................................................. 52 TEKNIK BERBICARA ............................................. 53 A. Teknik Berbicara Efektif ..................................... 53 B. Mendengarkan Dengan Efektif ............................ 54 C. Keterampilan Berbicara ....................................... 57 D. Gaya Berbicara .................................................... 59 E. Hal-Hal Yang Menarik ........................................ 61 F. Rangkuman .......................................................... 65 G. Latihan ................................................................. 66 BAB I PENDAHULUAN Komunikasi adalah kunci keberhasilan berinteraksi dalam kehidupan dunia kerja. Bila komunikasi berjalan efektif, maka arus informasi dalam dinamika kerja pun akan berjalan lancar sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan. Sebaliknya, bila komunikasi terhambat, arus informasi pun tersendat, dan akibatnya tentu akan membuat suatu pekerjaan juga terlambat diselesaikan. Dalam konteks dunia kerja, arus komunikasi antara atasan, bawahan, dan sesama rekan sekerja (peer) bahkan dengan pihak lain yang terkait dalam kegiatan suatu pekerjaan akan sangat berdampak pada kinerja semua unsur yang ada di lingkungan dunia kerja tersebut. Oleh karena itu, siapapun yang memasuki dunia kerja harus menyadari dan memahami pentingnya efektifitas komunikasi dalam menjalin hubungan yang sehat di lingkungan tempatnya beraktifitas. Modul Komunikasi Yang Efektif ini ditulis sebagai bekal dasar bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang baru memasuki gerbang dunia kerja di lingkungan birokrasi sipil. Secara khusus, modul ini dijadikan sebagai salah satu bahan ajar dalam Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan golongan III. Modul ini secara singkat dan sederhana membahas tentang pengertian, peranan, fungsi, dan macam komunikasi. Selain itu, komunikasi yang respektif dan peran bahasa dalam komunikasi juga 1 2 Komunikasi Yang Efektif menjadi salah satu pokok bahasan. Sebagai input untuk menciptakan efektifitas dalam berkomunikasi, prinsip dan teknik berkomunikasi yang efektif, serta pola hubungan yang sehat untuk menunjang efektifitas komunikasi juga dibahas. A. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU) Setelah mengikuti proses pembelajaran ini peserta diharapkan mampu menerapkan strategi bekerjasama dalam kelompok melalui komunikasi yang saling menguntungkan. B. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) Setelah mempelajari modul ini peserta diharapkan mampu: 1. mendeskripsikan pengertian dan makna komunikasi yang efektif dengan baik dan benar; 2. mengidentifikasi hambatan-hambatan dalam berkomunikasi secara efektif; 3. menerapkan prinsip-prinsip komunikasi yang efektif; 4. menerapkan strategi komunikasi antar individu dalam kelompok berdasarkan prinsip saling menghargai. C. Pokok Bahasan 1. 2. 3. 4. Pengertian dan makna komunikasi yang efektif; Hambatan-hambatan dalam berkomunikasi; Prinsip-prinsip komunikasi yang respektif, dan Strategi komunikasi yang efektif. Modul Diklat Prajabatan Golongan III D. Sub Pokok Bahasan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Pengertian komunikasi; Unsur-unsur komunikasi; Makna komunikasi yang efektif; Proses komunikasi; Komunikasi dalam organisasi; Hambatan psikologis komunikasi; Hambatan sosiokultural komunikasi; Hambatan media komunikasi; Komunikasi interpersonal; Komunikasi respektif; Mendengar dengan aktif (Active listening); Memberi Perhatian (Paying attention); Memberi dan meminta umpan balik. (Giving and soliciting, Feedback). 3 Modul Diklat Prajabatan Golongan III BAB II KOMUNIKASI Sebagai pelaku komunikasi selayaknyalah kita memahami apa yang dimaksud dengan komunikasi, peranan, fungsi, dan macamnya. Dengan memahami semuanya ini kita akan lebih menyadari betapa pentingnya efektivitas komunikasi dalam berinteraksi dengan orang lain. Hal ini akan membahas tentang komunikasi mulai dari pengertian, unsur, proses, macam, serta peranan dan fungsi komunikasi. 5 Longman Dictionary of Contemporary English memberikan definisi kata communicate sebagai upaya untuk membuat pendapat, mengatakan perasaan, menyampaikan informasi dan sebagainya agar diketahui atau dipahami oleh orang lain (to make opinions, feelings, information etc, known or understood by others). Arti lain yang juga dikemukakan dalam kamus tersebut adalah berbagi (to share) atau bertukar (to exchange) pendapat, perasaan, informasi dan sebagainya. Sedangkan communication diartikan sebagai tindakan atau proses berkomunikasi (the act or process of communicating). A. Pengertian Komunikasi Secara etimologis komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu cum, sebuah kata depan yang artinya dengan, atau bersama dengan, dan kata units, sebuah kata bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata Benda communio, yang dalam bahasa Inggris disebut dengan communion, yang berarti kebersamaan, persatuan, persekutuan gabungan, pergaulan, atau hubungan. Karena untuk bercommunio diperlukan adanya usaha dan kerja, maka kata itu dibuat kata kerja communicate yang berarti membagi sesuatu dengan sese orang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman. Jadi, komunikasi berarti pemberitahuan pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan. (Hardjana, 2003). 4 Dennis Murphy dalam bukunya Better Business Communication, sebagaimana dikutip oleh Drs. Ig Wursanto (1994) dalam bukunya Etika Komunikasi Kantor, mengatakan: "Communication is the whole process used to reach other minds" (komunikasi adalah seluruh proses yang dipergunakan untuk mencapai pikiran-pikiran orang lain). Sedangkan menurut Harwood, "Communication is more technically defined as a process for conduction the memories" (komunikasi didefinisikan secara lebih teknis sebagai suatu proses untuk membangkitkan kembali ingatan-ingatan). 6 Komunikasi Yang Efektif Masih banyak definisi lain selain yang telah dikemukakan. Akan tetapi, dari sekian banyak definisi yang ada bisa disarikan bahwa komunikasi adalah suatu kata yang mencakup segala bentuk interaksi dengan orang lain yang berupa percakapan biasa, membujuk, mengajar, dan negosiasi. B. Unsur-Unsur Komunikasi Unsur sering juga disebut bagian, komponen, dan elemen. Kamus Umum Bahasa Indonesia mengartikan unsur sebagai bagian penting dalam suatu hal, sedangkan komponen atau elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya. Jadi, yang dimaksud dengan komponen atau unsur ialah bagian dari keseluruhan dalam sesuatu hal. Dalam proses komunikasi terdapat tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi. Ketiga unsur komunikasi itu merupakan kesatuan yang utuh dan bulat. Apabila salah satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian, setiap unsur dalam komunikasi itu mempunyai hubungan yang sangat erat, dan saling ketergantungan satu dengan lainnya. Artinya, keberhasilan komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut. Ketiga unsur komunikasi itu ialah: 1. Komunikator /sender /pengirim Komunikator/sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan. Komunikator bisa perorangan, kelompok, atau organisasi pengirim berita. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 7 Berikut ini adalah beberapa hal yang merupakan tanggung jawab utama dari seorang komunikator/sender/pengirim : a. mengirim pesan dengan jelas; b. memilih channel/saluran/media yang cocok untuk mengirim pesan; dan c. meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik. Untuk itu, komunikator dalam menyampaikan pesan/informasi/berita harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang akan dia sampaikan, dan bagaimana cara menyampaikannya. Dalam menyampaikan pesan, komunikator harus menyesuaikan dengan tingkat pengetahuan pihak yang menerima. Adapun pesan/informasi/berita yang dikirim dapat berbentuk perintah/instruksi, saran, usul, permintaan, pengumuman, berita duka dan lain sebagainya. 2. Komunikan/Receiver/Penerima Komunikan/penerima adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi. Sesuai dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita. Dalam komunikasi, peran pengirim dan penerima selalu bergantian sepanjang pembicaraan. Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau menuliskan teks atau mengintepretasikan pesan dengan berbagai cara. 8 Komunikasi Yang Efektif Tanggungjawab penerima pesan adalah: a. berkonsentrasi pada pesan untuk mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang diterima; b. memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastikan pembicara/pengirim bahwa pesan telah diterima dan dimengerti (ini sangat penting terutama pada pesan yang dikirimkan secara lisan). Dengan diterimanya umpan balik dari pihak komunikan, maka akan terjadi komunikasi dua arah (two-way traffic atau two-way flow of communication). Apabila antara pengirim berita dengan penerima berita mempunyai pengalaman yang sama, maka komunikasi dapat berjalan dengan lancar. 3. Channel/saluran/media Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan. Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan. Pesan dapat berupa kata-kata atau tulisan, tiruan, gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seperti telepon, televisi, fax, photocopy, hand signal, E-Mail, sandi morse, semaphore, SMS dan sebagainya. Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (Wursanto 1994). Ada tiga macam bentuk berita: Modul Diklat Prajabatan Golongan III 9 a. Berita yang bersifat Audible, yaitu berita yang dapat didengar, baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telepon, radio, lonceng, sirene); b. Berita yang bersifat Visual, yaitu berita yang dapat dilihat, yang berbentuk tulisan, gambar-gambar, poster serta tanda-tanda seperti sinar lampu, bendera; c. Berita yang bersifat Audio-visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat, baik melalui televisi, film, pameran, maupun kesenian. Dalam praktek komunikasi, channel/media tidak selalu diperlukan oleh komunikator. Artinya komunikasi dapat dilakukan secara langsung tanpa medium, di mana isi pesan komunikator sampai kepada komunikan tanpa melalui media dan feedback dari komunikan kepada komunikator juga tidak melalui media. Proses komunikasi seperti ini disebut sebagai komunikasi langsung atau face to face/direct communication. Ada beberapa ciri komunikasi face to face, atau komunikasi yang menggunakan saluran antar pribadi, yaitu: 1) arus pesan yang cenderung dua arah; 2) konteks komunikasinya tatap muka; 3) tingkat umpan balik yang terjadi tinggi; 4) kemampuan mengatasi tingkat selektivitas terutama (selective exposure) tinggi; 5) kecepatan jangkauan terhadap audience yang besar relatif lambat; 10 Komunikasi Yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan III 11 C. Proses Komunikasi 6) efek yang mungkin terjadi ialah perubahan sikap. (Liliweri,1991) Namun demikian, di era informasi saat ini, media komunikasi sebagai unsur yang sangat penting dalam menunjang kecepatan dan keakuratan penyampaian informasi, hendaknya dimanfaatkan secara optimal. Sebelum masuk dalam proses komunikasi dengan komunikan, di dalam pikiran komunikator terjadi semacam rangsangan atau stimulus. Rangsangan itu dapat terjadi karena faktor di luar dirinya (menyampaikan pesan karena ada peristiwa di luar dirinya), atau karena adanya faktor dari dalam dirinya (menyampaikan pesan dari dirinya sendiri) yaitu hasil olahan pikirannya sendiri yang ada di benaknya. Berikut adalah pilihan-pilihan saluran komunikasi: Komunikator, sebelum mengirimkan pesannya, akan terlebih dahulu mengemasnya dalam bentuk yang dianggap sesuai dan dapat diterima serta dimengerti oleh komunikan. Pengemasan pesan ini disebut sebagai encoding. Encoding secara harfiah berarti memasukkan dalam kode. Dengan encoding itu komunikator memasukkan atau mengungkapkan perasaannya ke dalam kode atau lambang dalam bentuk kata-kata atau non kata, misalnya raut wajah, atau gerak gerik tubuh. Setelah pesan sampai pada komunikan, bila ada feedback, maka komunikan akan bertindak sebagai komunikator, yaitu memasukkan code yang disebut sebagai decoding untuk disampaikan kembali kepada komunikator. Proses komunikasi mempunyai dua model yaitu model Linier dan model Sirkuler. Saat ini pesan melalui SMS merupakan media komunikasi yang paling disenangi masyarakat di Indonesia. 12 Komunikasi Yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan III 13 1. Model Linier Model ini mempunyai ciri sebuah proses yang hanya terdiri dari dua garis lurus, di mana proses komunikasi berawal dari komunikator dan berakhir pada komunikan. Contoh: Formula Laswell. Formula ini dikenal dengan rumusan cara untuk menggambarkan dengan tepat sebuah tindak komunikasi, yaitu dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut : a. Who (siapa); b. Says what (mengatakan apa); c. In which channel (dengan saluran yang mana); d. To whom (kepada siapa); e. With what effect (dengan efek seperti apa). Proses ini dapat digambarkan dengan formula lasswell sebagai berikut : Komunikasi yang efektif mempunyai ciri-ciri yaitu dua arah (two ways). Model seperti ini menunjukkan adanya arus dari satu orang atau kelompok kepada orang atau kelompok lainnya, melalui umpan balik/feedback, kembali keorang semula, membuat loop/balikan atau putaran penutup. Balikan bermula pada saat seseorang atau pengirim (sender) mempunyai pesan yang akan dikomunikasikan. Pertamatama, pengirim/sender menulis pesan, dan memberi arti dengan harapan pesannya dapat dimengerti. Pengirim selanjutnya mengirim pesan atau menyampaikannya melalui saluran/channel, baik melalui saluran formal atau informal diantara dua pihak, dengan menggunakan yang namanya media atau perantara, misalnya face to face/berbicara tatap muka, telepon, menulis memo, fax, internet. Penerima, kemudian menerima pesan itu dan mencoba memahaminya, dengan cara menguraikan isi pesan yang telah diterima. Untuk itu ia perlu mendengarkan dengan baik apabila pesan disampaikan secara oral, dan membacanya dengan benar apabila pesan disampaikan secara tertulis. Penerima memberi tahu kepada pengirim pesan dengan memberikan umpan balik bahwa pesan telah diterima. 2. Model Sirkuler Pada Model Sirkuler ditandai dengan adanya unsur feedback. Dengan demikian, proses komunikasi tidak berawal dari satu titik dan berakhir pada titik yang lain. Jadi, proses komunikasi sirkuler itu berbalik satu lingkaran penuh. Dalam banyak hal, komunikasi sering mengalami gangguan atau noise yang merupakan penghambat komunikasi, sehingga dapat mengurangi keakuratan/ketepatan pesan yang disampaikan. 14 Komunikasi Yang Efektif Gangguan itu dapat terjadi selama komunikasi berlangsung. Misalnya, pesan tertulis yang disampaikan tidak jelas, pesan yang diuraikan tidak menyeluruh, media yang digunakan untuk menyampaikan pesan mengalami gangguan, atau unsur waktu yang menekan atau membatasi dalam penyampaian pesan. Proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut: Sumber : Gordon, 1996 D. Bentuk-Bentuk Komunikasi Komunikasi mempunyai aneka macam bentuk yang semuanya tergantung dari segi apa kita memandangnya. Berikut adalah diantaranya: 1. Dari segi penyampaian pesannya, komunikasi dapat dilakukan secara lisan dan secara tertulis, atau secara elektronik melalui radio, televisi, telepon, internet dan sebagainya. 2. Dari segi kemasan pesan, komunikasi dapat dilakukan secara Modul Diklat Prajabatan Golongan III 15 verbal (dengan berbicara) atau dengan non verbal (dengan bahasa isyarat). Komunikasi verbal: diwakili dalam penyebutan kata-kata, yang pengungkapannya dapat dengan lisan atau tertulis. Komunikasi non verbal: terlihat dalam ekspresi atau mimik wajah, gerakan tangan, mata dan bagian tubuh lainnya. 3. Dari segi kemasan keresmian pelaku komunikasi, saluran komunikasi yang digunakan, dan bentuk kemasan pesan, komunikasi dapat dikategorikan sebagai bentuk komunikasi formal dan non formal. 4. Dari segi pasangan komunikasi, komunikasi dapat dilihat sebagai: a. Komunikasi intrapersonal (Infra Personal Communication), ialah proses komunikasi dalam diri komunikator: pengirim dan pesannya adalah dirinya sendiri. (Manusia sebagai makhluk rohani); b. Komunikasi interpersonal (Inter Personal Communication) ialah interaksi tatap muka antara dua orang atau lebih di mana pengirim dapat menyampaikan pesan secara langsung, dan penerima pesan dapat menerima dan menanggapinya secara langsung pula. (Manusia sebagai makhluk sosial). Dalam suatu proses komunikasi, apabila diuraikan, komunikasi interpersonal memiliki sembilan kemungkinan jumlah komunikator dan komunikannya yaitu: 16 Komunikasi Yang Efektif NO. JUMLAH KOMUNIKATOR JUMLAH KOMUNIKAN 1. Satu orang Satu orang 2. Satu orang Beberapa orang 3. Satu orang Massa (banyak orang) 4. Beberapa orang Satu orang 5. Beberapa orang Beberapa orang 6. Beberapa orang Massa 7. Massa Satu orang 8. Massa Beberapa orang 9. Massa Massa Dari uraian di atas dapat disarikan bahwa secara garis besar komunikasi dapat dibagi menjadi komunikasi verbal dan komunikasi non verbal. 1) Komunikasi Verbal (Verbal Communication) Dalam komunikasi verbal, informasi disampaikan secara verbal atau lisan. Proses penyampaian informasi secara lisan inilah yang dinamakan berbicara. Kualitas proses komunikasi verbal ini seringkali ditentukan oleh intonasi suara dan ekpresi raut muka serta gerakan-gerakan tubuh atau body language. Maksudnya, kata-kata yang diucapkan akan lebih jelas apabila disampaikan dengan intonasi suara, mimik dan gerakan-gerakan yang tepat. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 17 Dalam kehidupan sehari-hari, penyampaian dan penerimaan pesan yang menggunakan kata-kata sering juga menggunakan tulisan. Meskipun dalam bentuk tulisan tetapi bahasa yang dipakai adalah bahasa lisan. Dalam organisasi, media verbal seperti bulletin, pamflet, leaflet merupakan media yang mempunyai hubungan personal yang tinggi dan mempunyai peluang yang dapat langsung memberikan umpan balik, seperti diskusi dan tatap muka. Demikian juga dengan dokumen organisasi lainnya yang diterbitkan secara berkala yang isinya mengenai keinginan-keinginan dari para pegawai berkenaan dengan bagaimana menyusun rencana kerja organisasi baik bisnis maupun non bisnis dengan segala permasalahannya. Dokumen ini berperan penting dalam mengkomunikasikan berita-berita yang mempunyai nilainilai tersendiri bagi karyawan. Buku pegangan pegawai yang berisi informasi, latar belakang organisasi dan bisnis perusahaan dan peraturanperaturan yang menyertainya digunakan untuk mendapatkan informasi tentang perusahaan. 2) Komunikasi non verbal (Non verbal communication) Dalam komunikasi non verbal informasi disampaikan dengan menggunakan isyarat (gestures), gerak-gerik (movement), sesuatu barang, waktu, cara berpakaian, atau 18 Komunikasi Yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan III 19 sesuatu yang dapat menunjukkan suasana hati atau perasaan pada saat tertentu. Misalnya, pada saat seseorang sedang sakit, atau mungkin sedang stres. Beberapa Komunikasi Non Verbal (a) Cara berpakaian : komunikasi dengan penampilan. Kita sering mendengar pernyataan "Pakaian menunjukkan apakah ia laki-laki atau perempuan", dan kita mungkin akan memperhatikan bahwa model pakaian mengkomunikasikan sesuatu. (b) Waktu : menantikan saat Mekanisme lainnya dalam komunikasi non verbal dalam suatu organisasi adalah penggunaan waktu. menyampaikan/mengkomunikasikan ide-idenya menggunakan waktu yang baginya mempunyai nilai yang lebih dibandingkan dengan lainnya, dengan menjadikan orang lain menunggunya. Misalnya pada saat kita akan pergi ke dokter atau dokter gigi. Biasanya kita akan memperhatikan waktu, dan di sana biasanya disediakan ruang tunggu. Mengapa kita harus menunggu dokter itu? Karena ia mempunyai keahlian khusus yang dapat meningkatkan pendapatannya dengan memberikan pelayanan. Akibatnya, waktunya telah diatur sedemikian rupa agar efisien dan menyenangkan. Senin, orang Jawa akan mengatakan: "Saya akan pergi besok hari Rabu". Bagi logika orang Timor dan orang Batak besoknya dari hari Senin adalah hari Selasa. Tidak hanya dokter yang menyediakan waktu seperti ini. Tetapi orang-orang yang memiliki keahlian lainnya juga menyediakan waktu-waktu tertentu. Misalnya lawyer/penasehat hukum, notaris, konsultan intellectual property (merk, paten), konsultan pajak, dan lain-lain. Namun pada kenyataannya ada juga individu-individu dengan posisi yang tinggi, dalam Dalam masyarakat kita, penyebutan suatu waktu menandakan pesan tertentu tentang jam berapa seharusnya kita berdua/bertiga dst bertemu. Misalnya: waktu "besok" untuk orang Jawa berarti waktu yang akan datang. Namun bagi orang Timor atau Batak menerjemahkan besok sebagai waktu 24 jam setelah hari ini. Misalnya: dikatakan hari ini (c) Menggunakan tempat : Apa artinya bagi Saudara Seperti waktu, tempat membawakan komunikasi penting. Misalnya: seorang Kepala Biro, tentu menduduki meja kerja yang besar dengan ukuran tertentu dan bentuk-bentuk tertentu yang biasa disebut sebagai meja biro, di dalam satu ruangan yang besar. Sedangkan para staf atau pegawai biasa menduduki meja dengan ukuran yang lebih kecil, dan di suatu ruangan bersama-sama dengan rekan lainnya. 20 Komunikasi Yang Efektif Demikian juga orang yang selalu duduk di kepala meja persegi panjang. Orang yang duduk di kepala meja mengkomunikasikan dirinya sebagai ”boss" (higher position). Modul Diklat Prajabatan Golongan III 21 menopang dagu tanda sedang bingung, mengusap rambut tanda kecewa. E. Peranan dan Fungsi Komunikasi Komunikasi non verbal juga dikatakan sebagai komunikasi bahasa tubuh (kinesik). Demikian menurut Cassagrande, O.Diane dalam bukunya Oral Communication (in technical professions and businesses), (1986), sebagaimana dikutip oleh Alo Liliweri dalam buku Komunikasi Antar Pribadi, (1991). Contoh lain misalnya, menunjukkan tanda Apa peranan dan fungsi komunikasi? Secara leksikal memang kata "komunikasi" adalah kata benda yang statis. Akan tetapi komunikasi itu sendiri merupakan suatu siklus atau putaran (loop) yang melibatkan paling tidak dua orang. Ilustrasi berikut ini diharapkan dapat lebih menjelaskan peranan dan fungsi komunikasi. dua jari sebagai "Victory", mengacungkan jempol sebagai "memuji". Seseorang tentu saja tidak dapat berkomunikasi dengan patung, karena hal ini pasti akan sia-sia, sebab dia tidak akan mendapatkan respon apapun. Pada saat seseorang berkomunikasi dengan orang lain, tentunya dia berusaha memahami (perceive) respon yang diberikan oleh orang lain tersebut. Kemudian dia akan memberikan reaksi dengan fikiran dan perasaannya. Perilaku seperti ini terus menerus dibentuk oleh respon internal dalam dirinya sendiri terhadap apa yang dia lihat dan dia dengar. Artinya, hanya dengan memperhatikan orang lain dia akan mempunyai gagasan tentang apa yang hendak dia katakan atau dia lakukan sebagai responnya terhadap orang itu. Tentunya komunikan (partner) nya pun akan merespon perilakunya dengan cara yang sama. Proses komunikasi ini dapat diilustrasikan sebagai berikut: Selain itu, non verbal communication bisa juga sebagai illustrator. Misalnya, menunjukkan tingginya tubuh seseorang, atau gendutnya perut pelawak, atau rendahnya suatu pohon (bonsai). Ada juga gerak tubuh yang disebut sebagai regulator yaitu gerakan anggota tubuh untuk mengawasi aliran sesuatu informasi dari orang lain. Misalnya menggelengkan kepala tanda "tidak setuju" atau "tidak tahu" (apakah ini berlaku untuk orang India?) dan menganggukkan kepala tanda "setuju". Dan yang terakhir gerakkan tubuh yang disebut sebagai adaptor, yang menunjukkan gerakan-gerakan spesifik dari seseorang yang sudah kita kenal betul. Misalnya 22 Komunikasi Yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan III 23 aspek yaitu proses, manusia (human) dan bukan manusia (non human), dan informasi. Dengan demikian intisari dari komunikasi adalah suatu berita. Komunikasi juga digunakan untuk mengembangkan hubungan antar teman (pertemanan) dan membangun kepercayaan antar individu dan pertemanan seseorang dalam organisasi. F. Rangkuman Komunikasi dapat didefinisikan sebagai upaya menyampaikan pesan, pendapat, perasaan, atau memberikan berita atau informasi kepada orang lain. Seseorang berkomunikasi dengan menggunakan kata-kata, dengan kualitas suaranya, dengan badannya (poster), isyarat (gesture), dan raut muka (expression). Seseorang tidak pernah tidak berkomunikasi. Dengan demikian, komunikasi menyangkut suatu pesan yang mengalir dari satu orang ke orang lain. Tetapi bagaimana seseorang bisa tahu pasti bahwa pesan yang seseorang berikan adalah pesan yang persis seperti pesan yang mereka terima? Pertanyaan ini menyadarkan kita bahwa fungsi komunikasi lebih dan sekedar kata-kata yang diucapkan. Katakata hanyalah bagian kecil dari bentuk ungkapan atau ekspresi manusia. Komunikasi tidak hanya berupa proses penyampaian dan penerimaan informasi tetapi juga memiliki peran dan fungsi sebagai proses membangun hubungan antara pelaku komunikasi. Kualitas hubungan ini sangat ditentukan oleh, paling tidak, tiga Berita atau informasi itu dapat berupa perintah, saran, dan pendapat, baik dalam bentuk ucapan langsung maupun dalam bentuk tulisan, gambar, kode atau lainnya yang berupa pengumuman, edaran, dan lain sebagainya. Seringkali komunikasi antara dua orang atau lebih tidak berjalan dengan baik karena mereka dapat saja menggunakan satu istilah atau kata yang sama, akan tetapi mempunyai arti yang berbeda, atau, menggunakan kata yang berbeda dengan arti yang sama. Tiga unsur komunikasi yaitu: 1. Pengirim pesan atau sering juga disebut sebagai sender, komunikator. 24 Komunikasi Yang Efektif Pengirim pesan harus dapat menuliskan atau menyandikan pesan dengan baik dan jelas. Dan juga membuat encoding yang ditujukan kepada seseorang atau beberapa orang, dan memilih media, serta meminta kejelasan kepada penerima apakah pesan telah diterima. 2. Penerima pesan atau sering disebut sebagai receiver atau komunikan. Penerima pesan harus mendengarkan atau berkonsentrasi agar pesan dapat diterima dengan benar, dan memberikan umpan balik yang disebut dengan decoding kepada pengirim pesan bahwa pesan telah diterima dengan benar. 3. Media atau saluran yang digunakan sebagai alat untuk mengirimkan pesan. Media ini dapat berupa telepon, televisi, fax, telecopier, sandi morse, semapore, SMS, E-mail , dan lain lain. Proses komunikasi mempunyai dua model yaitu model linier yang mempunyai ciri sebuah proses komunikasi yang hanya terdiri dari satu garis lurus. Proses tersebut berawal dari komunikator dan berakhir pada komunikan. Model yang lain adalah model sirkuler yang ditandai dengan adanya unsur feedback. Hal ini berarti proses komunikasi tidak berawal dari satu titik dan berakhir pada titik yang lain. Jadi pada dasarnya proses komunikasi ini berbalik satu dalam lingkaran penuh. Proses komunikasi harus merupakan komunikasi dua arah. Yakni, pengirim menuliskan dan mengirimkan pesan melalui media yang dipilihnya, dan penerima pesan menuliskan kembali pesan yang Modul Diklat Prajabatan Golongan III 25 dia telah terima, serta menyampaikan bahwa pesan telah diterima dengan baik dan benar. Dalam proses komunikasi dapat terjadi adanya gangguan (noise) yang disebabkan oleh berita yang disampaikan tidak jelas, sehingga penerima berita mengartikannya tidak secara menyeluruh, atau gangguan lain yang mempengaruhi media komunikasi. G. Latihan 1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi itu ? Jelaskan dengan kata-kata Saudara sendiri. 2. Sebutkan unsur-unsur dalam komunikasi dan sebutkan peran masing-masing unsur dalam komunikasi tersebut. 3. Ceritakan kembali proses komunikasi yang Saudara pahami. 4. Apa yang dimaksud dengan noise dalam proses komunikasi? Jelaskan dan berikan contohnya. 5. Apa yang dimaksudkan dengan komunikasi Verbal. Berikan contohnya. 6. Apa yang dimaksudkan dengan Komunikasi Non Verbal. Jelaskan dengan kata-kata Saudara sendiri. 7. Apa peran dan fungsi komunikasi dalam kehidupan seharihari? Modul Diklat Prajabatan Golongan III BAB III MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Sebelum mendefinisikan komunikasi yang efektif, barangkali kita perlu merujuk dahulu kepada kata "efektif" itu sendiri. Secara etimologis kata efektif sering diartikan sebagai mencapai sasaran yang diinginkan (producing desired result), berdampak menyenangkan (having a pleasing effect), bersifat aktual, dan nyata (actual and real). Dengan demikian, komunikasi yang efektif dapat diartikan sebagai penerimaan pesan oleh komunikan atau receiver sesuai dengan pesan yang dikirim oleh sender atau komunikator, kemudian receiver atau komunikan memberikan respon yang positif sesuai dengan yang diharapkan. Jadi, komunikasi efektif itu terjadi apabila terdapat aliran informasi dua arah antara komunikator dan komunikan dan informasi tersebut sama-sama direspon sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut (komunikator dan komunikan). Bagaimana cara membangun komunikasi yang efektif? Pada bab ini kita akan berusaha menjawab pertanyaan ini. A. Aspek-Aspek Komunikasi Yang Efektif Sedikitnya ada lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif. 1. Kejelasan (Clarity): bahasa maupun informasi yang 26 27 disampaikan harus jelas. Dalam kehidupan kita sehari-hari, seringkali kita mendengar ucapan-ucapan seperti ini: "Masalahnya ininya belum dianukan". Apa ini dan di apakan? Akan lebih mudah dipahami maknanya bila, misalnya, kata ini diganti buku dan kata anu diganti bagi. Jadi kalimat itu berbunyi: Masalahnya, bukunya belum dibagikan. 2. Ketepatan (accuracy): bahasa dan informasi yang disampaikan harus betul-betul akurat alias tepat. Bahasa yang digunakan harus sesuai dan informasi yang disampaikan harus benar. Benar ini artinya sesuai dengan apa yang sesungguhnya ingin disampaikan. Bisa saja informasi yang ingin kita sampaikan belum tentu kebenarannya, tetapi apa yang kita sampaikan benar-benar apa yang memang kita ketahui. Inilah yang dimaksud akurasi di sini. 3. Konteks (contex): bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan lingkungan di mana komunikasi itu terjadi. Bisa saja kita menggunakan bahasa dan informasi yang jelas dan tepat tetapi karena konteksnya tidak tepat, reaksi yang kita peroleh tidak sesuai dengan yang diharapkan. Contohnya, sepulang kerja seorang suami berkata kepada istrinya: "Dindaku, tolong kanda berikan segelas air nan jernih, kanda haus sekali." Dari segi kejelasan dan keakuratan bahasa dan informasi tidak ada masalah. Tetapi konteksnya tidak tepat, sehingga mungkin sang istri tidak segera mengambil air melainkan bertanya tentang keadaan sang suami. 28 Komunikasi Yang Efektif 4. Alur (flow): keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat berarti dalam menjalin komunikasi yang efektif. Sewaktu kita meminjam uang, misalnya, kita cenderung mengemukakan kesulitan-kesulitan kita terlebih dahulu sebelum kita menyampaikan maksud kita untuk meminjam uang. Mungkin begitu juga pada saat kita pertama kali menyampaikan perasaan jatuh cinta pada seseorang. 5. Budaya (Culture): aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga tatakrama atau etika. Bersalaman dengan satu tangan bagi orang Sunda mungkin terkesan rada kurang sopan, tetapi bagi etnis lain mungkin suatu hal yang biasa. Kata “Juancu” bagi arek-arek Suroboyo merupakan kata yang lumrah didengar dan dapat diterima. Tetapi bagi wong Solo atau Jogja, mungkin risih mendengar kata itu. B. Strategi Membangun Komunikasi Yang Efektif Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menciptakan suatu komunikasi yang efektif. 1. Ketahui mitra bicara (Audience): Kita harus sangat sadar dengan siapa kita bicara, apakah dengan orang tua, anakanak, laki-laki atau perempuan, status sosialnya seperti apa pangkat, jabatan dan semacamnya petani, pengusaha, guru, kyai, dan lain-lain. Dengan mengetahui audience kita, kita harus cerdik dalam memilih kata-kata yang digunakan dalam menyampaikan informasi atau buah fikiran kita. Artinya, bahasa yang dipakai harus sesuai dengan bahasa yang mudah Modul Diklat Prajabatan Golongan III 29 dipahami oleh audience kita. Berbicara dengan orang dewasa tentu akan sangat berbeda dengan berbicara kepada anakanak. Berbicara dengan atasan tentu akan berbeda berbicara pada bawahan atau teman sederajat. Pengetahuan mitra bicara kitapun harus diperhatikan. Informasi yang disampaikan mungkin saja bukan hal yang baru bagi mitra kita, tetapi kalau penyampaiannya dengan menggunakan jargon-jargon atau istilah-istilah yang tidak dipahami oleh mitra, informasi atau gagasan yang kita sampaikan bisa saja tidak dapat dipahami. Jadi, dengan memperhatikan mitra bicara kita, kita akan dapat menyesuaikan diri dalam berkomunikasi dengannya. 2. Ketahui tujuan. Tujuan kita berkomunikasi akan sangat menentukan cara kita menyampaikan informasi, tentu komunikasi kita bersifat pengumuman. Tetapi bila kita bermaksud membeli atau menjual barang komunikasi kita akan bersifat nogosiasi. Lain pula cara kita berkomunikasi apabila tujuan kita untuk menghibur, membujuk, atau sekedar basa-basi. Misalnya kita bertanya : “Anda mau pergi kemana?” Apakah pertanyaan ini dimaksudkan untuk benarbenar mengetahui agenda orang yang ditanya ataukah kita bertanya sekedar basa-basi? Jadi, kejelasan tujuan dalam berkomunikasi harus diketahui sebelum kita berkomunikasi. 3. Perhatikan Konteks. Konteks disini bisa saja berarti keadaan atau lingkungan pada saat berkomunikasi. Pada saat berkomunikasi konteks sangat berperan dalam memperjelas informasi yang disampaikan. Dalam hal pemakaian kata, misalnya. Kata “hemat” dalam kalimat: “Kita harus 30 Komunikasi Yang Efektif menghemat uang, waktu dan tenaga kita”, sangat berbeda dengan kata “hemat” dalam kalimat “Menurut hemat saya, kita harus lebih jujur dan terbuka dalam berkomunikasi dengan sesama rekan sekerja." Tidak hanya kata konteks kalimat, tetapi cara mengucapkan dan kepada siapa kata itu diucapkan akan membuat makna yang disampaikan berbeda pula. "Ah...dasar gila." Kalimat ini bisa bermakna cacian bisa juga bermakna kekaguman, tergantung bagaimana kita mengucapkannya. Bila diucapkan dengan nada tinggi berarti cacian, tetapi bila diucapkan dengan nada datar apalagi dibarengi dengan gelengan kepala, kalimat ini bisa berarti kekaguman. Ungkapan "Gila ha" disampaikan kepada teman dekat, pasti dipahami sebagai ungkapan biasa yang tidak bermakna negatif. Tetapi bila disampaikan kepada orang yang belum atau baru kita kenal ungkapan ini tentu akan dipahami sebagai ungkapan yang memiliki makna negatif. Formalitas dalam konteks tertentu juga dapat mempengaruhi cara berkomunikasi seseorang. Coba perhatikan gaya komunikasi atasan dan bawahan di lingkungan dunia kerja, bahkan komunikasi antar sesama atasan maupun sesama bawahan pasti berbeda. Apabila orang-orang ini bertemu di mall atau di undangan (tempat resepsi) gaya komunikasi diantara mereka akan sangat lain dengan gaya pada saat mereka berada di kantor. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 31 Mengirim bunga kepada orang yang berulang tahun atau kepada orang yang kita kasihi, akan berbeda maknanya bila disampaikan kepada orang yang sedang berduka. Bahkan jenis bunga yang disampaikanpun membawa pesan atau kesan tersendiri. Dengan ilustrasi singkat di atas, jelaslah bahwa konteks sangat mempengaruhi makna apapun yang disampaikan. 4. Pelajari Kultur. Kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat juga perlu diperhatikan dalam berkomunikasi. Orang Jawa atau Sunda pada umumnya dikenal dengan kelembutannya dalam bertutur kata. Kegemulaian bertutur ini akan sangat baik bila diimbangi dengan cara serupa. Tetapi tentu tidak berarti mutlak. Maksudnya, bukan berarti orang non Jawa atau non Sunda mutlak harus seperti bertuturnya orang Jawa atau Sunda, meskipun kalau memang bisa itu lebih baik. Atau orang Batak yang dikenal bernada tinggi dalam bertutur perlukah diimbangi dengan nada tinggi pula oleh orang yang non Batak? Perimbangan di sini tidak berarti orang Jawa harus ber tutur seperti orang Batak bila bermitra bicara dengannya, atau orang Batak harus bertutur seperti orang Sunda, orang Maluku, orang Papua, dan sebagainya pada saat mereka berkomunikasi. Yang penting adalah pelaku komunikasi harus memahami kultur mitra bicaranya sehingga timbul saling pengertian dan penyesuaian gaya komunikasi dapat terjadi. Ingat peribahasa: "Di mana bumi dipijak, di situ langit dijunjung" atau "When in Rome, do as the Romans do." 32 Komunikasi Yang Efektif 5. Pahami Bahasa. "Bahasa menunjukkan bangsa" artinya bahasa dapat menjadi ciri atau identitas suatu bangsa. Berbicara identitas berarti berbicara harga diri atau kebanggaan. Dengan memahami bahasa orang lain berarti berusaha menghargai orang lain. Tetapi memahami bahasa di sini tidak berarti harus memahami semua bahasa yang dipakai oleh mitra bicara kita. Istimewa sekali kalaupun memang demikian. Yang lebih penting adalah memahami gaya orang lain berbahasa (bukan gaya bahasa). Coba perhatikan bagaimana anak muda berbahasa dengan sesamanya, atau bagaimana cara orang terminal (bis atau angkutan kota) berbahasa. Bahasa orang kantoran, bahasa pedagang, bahasa petani, bahasa politisi tentu semuanya ada perbedaan. Perhatikan kalimat berikut. "Masyarakat Indonesia pada umumnya masih berada pada tingkat kehidupan pra sejahtera. "Apa bedanya dengan: "Masyarakat Indonesia pada umumnya masih miskin?" Siapa memakai kalimat yang mana akan membantu kita memahami pesan yang disampaikannya. Orang kebanyakan tentu akan lebih suka memakai kalimat yang kedua dari pada yang pertama. Para politisi biasanya cenderung memakai bahasa yang sumir-sumir, eufimistis, atau diplomatis. Untuk memperjelas pesan yang hendak disampaikan dalam berkomunikasi, gunakanlah kalimat-kalimat sederhana yang mudah dipahami. Kalimat panjang dan kompleks seringkali mengaburkan makna. Kepiawaian dalam menggunakan Modul Diklat Prajabatan Golongan III 33 kalimat-kalimat yang sederhana dan tepat dalam berbahasa akan sangat mempengaruhi efektifitas komunikasi kita. Bagaimana bila kita berkomunikasi dengan menggunakan bahasa asing? Sama saja! Memahami bahasa asing memang prasyarat mutlak untuk dapat berkomunikasi secara global. C. Efektivitas Komunikasi Verbal Seperti telah disinggung pada bab sebelumnya, kualitas komunikasi verbal ditentukan oleh tonalitas suara atau tinggi rendahnya dan lemah lembutnya suara, keras tidaknya suara dan perubahan nada suara. Tetapi tonalitas suara saja tidak cukup, karena tonalitas suara bisa saja membuat komunikasi verbal kurang hidup. Oleh karena itu, tonalitas suara sebaiknya dibarengi dengan ekspresi atau raut muka yang sesuai. Sebuah hasil riset menunjukkan bahwa dalam komunikasi verbal, khususnya pada saat presentasi, keberhasilan menyampaikan informasi 55% ditentukan oleh bahasa tubuh (body language), postur, isyarat dan kontak mata - 38 % ditentukan oleh nada suara, dan hanya 7% saja yang ditentukan oleh kata-kata (Mechribian dan Ferris seperti yang dikutip oleh O'Connor dan Seymour). Riset lain juga menunjukkan bahwa komunikasi akan lebih efektif apabila disampaikan secara berbarengan antara bahasa lisan dengan bahasa tulisan. 34 Komunikasi Yang Efektif Masyarakat senang dengan komunikasi lisan pada saat media tulisan memberitakan hal-hal yang tidak jelas, dan masyarakat akan senang menggunakan media tulisan apabila media lisan telah jelas. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 35 Masyarakat mempunyai kecenderungan percaya diri kalau ia berpakaian/berpenampilan dengan sempurna, demikian juga adanya perbedaan cara berpakaian. Kita mengenal istilah "White Collar" dan "Blue Collar", yang mengkomunikasi status seseorang dalam perusahaan. Kenyataan menunjukkan bahwa pada saat seseorang wawancara dalam rangka melamar pekerjaan, mereka yang berpakaian tidak tepat (misalnya: berpakaian T-Shirt atau Jeans) dibandingkan dengan mereka yang berpakaian tepat (misalnya: berpakaian berdasi, jas, berpakaian bisnis), maka yang berpakaian tepat akan mempunyai rasa percaya diri Pada perkembangan jaman saat ini, komunikasi pada organisasi modern/organisasi yang maju menggunakan media yang tersedia yaitu video display terminal, e-mail, net camera dan Voice mail (voice messaging system) dan bahkan SMS. D. Efektivitas Komunikasi Non Verbal Bagaimana efektifitas komunikasi non verbal dapat dibangun? Berikut adalah beberapa contoh yang dapat kita kembangkan. 1. Cara berpakaian. Cara berpakaian telah mengkomunikasikan siapa dan apa status seseorang, baik dalam pekerjaan sehari hari maupun dalam waktu-waktu tertentu (pesta, rapat-rapat, kunjungan resmi/tidak resmi). yang lebih dibandingkan dengan yang berpakaian tidak tepat, dan hasilnya ia akan mendapatkan pekerjaan dengan gaji pertama yang lebih baik. Jadi, pakailah pakaian yang tepat untuk suasana yang tepat pula. 2. Waktu. Bagi sebagian orang, semestinya bagi kita semua, waktu adalah sesuatu yang sangat berarti. "Time is money" adalah prinsip yang dipegang oleh para pengusaha bahkan oleh orang-orang yang memanfaatkan hidupnya untuk suatu produktivitas yang bermanfaat. Dokter, akuntan, dosen, bahkan sebagian guru, sering dibayar berdasarkan jam kerja. Dalam konteks organisasi, di mana masing-masing mempunyai tugas yang harus diselesaikan, berkomunikasilah 36 Komunikasi Yang Efektif secara tepat. Artinya, dalam berkomunikasi manfaatkan waktu sebaik-baiknya. 3. Tempat. Sama seperti waktu, tempat pun sangat menentukan efektifitas komunikasi. Kantor adalah tempat bekerja, restoran adalah tempat makan, lapangan golf adalah tempat olah raga, diskotik atau karaoke adalah tempat hiburan, dan sebagainya. Meskipun demikian, sering kali urusan kantor bisa diselesaikan di tempat makan atau lapangan olah raga. Informalitas seringkali menyelesaikan masalah-masalah formal. Jadi, dalam berkomunikasi kita perlu memperhitungkan tempat yang tepat untuk mencapai tujuan komunikasi kita. Untuk itu, kita harus jeli tentang suasana lingkungan kerja, rekan kerja, bahkan beban kerja. Meskipun ada ungkapan bahwa urusan kantor adalah urusan kantor dan harus diselesaikan di kantor. Tetapi, banyak sekali urusan kerja yang dapat diselesaikan pada acara konsinyasi di luar kantor. Selain tiga aspek di atas, untuk membangun efektifitas dalam komunikasi non verbal, kita perlu juga memahami fungsifungsi yang menunjukkan kenonverbalan komunikasi. Diantaranya adalah: Modul Diklat Prajabatan Golongan III Repetition (pengulangan). Pengulangan pesan individu dilakukan dengan verbal. 37 dari Contradiction (pertentangan/penyangkalan). Penyangkalan pesan yang dilakukan terhadap seseorang. Misalnya, mengangkat bahu artinya "tidak tahu", menggerakkan telapak tangan ke kiri dan ke kanan dan menghadap ke depan artinya "tidak", atau menggelengkan kepala artinya "tidak". Akan tetapi untuk orang India, menggelengkan kepala artinya "Ya". Pada momen tertentu, komunikasi non verbal mungkin saja lebih akurat dari pada komunikasi verbal. Substitution (pengganti pesan). Misalnya seseorang berkomunikasi dengan "fire in his eyes" (mendelik, berkomunikasi dengan mengepalkan tangan, dan sebagainya. Complementing (melengkapi pesan verbal). Misalnya mengatakan "bagus" sambil menunjukkan "ibu jari", mengatakan seseorang tidak waras dengan menunjuk "kening dengan jari telunjuk miring". Accenting (penekanan). Penekanan di sini artinya menggarisbawahi pesan verbal. Misalnya berbicara dengan sangat pelan, atau menekan kaki. Pengirim pesan dapat secara terus menerus menggunakan non verbal komunikasi untuk meningkatkan dampak dari verbal komunikasi. Misalnya: Tanda "A-OK" dengan ibu jari dan jari lainnya melingkari. Di Amerika hal ini diartikan sebagai hal yang sangat baik. Akan tetapi, hal yang sama di Brazil 38 Komunikasi Yang Efektif mempunyai arti yang cabul, dan di Jepang artinya adalah uang. Seorang manejer Jepang mungkin selalu tersenyum dalam suatu rapat. Apakah ini berarti rapat mengalami kemajuan? Nanti dulu. Orang Jepang dalam bicara sangat jarang menggunakan kontak mata, ekspresi wajah atau isyarat dengan tangan. Buat mereka tersenyum dapat saja menyembunyikan rasa ketidakpuasannya atau keadaan yang memalukan. Oleh karena itu dalam menggunakan non verbal komunikasi harus hati-hati. Karena penggunaan non verbal komunikasi akan mempunyai arti yang berbeda antara satu suku bangsa dengan suku bangsa lainnya, antara satu bangsa dengan bangsa lainnya, antara satu orang dengan orang lainnya. E. Pengaruh Budaya Dalam Komunikasi Perbedaan budaya akan mempengaruhi keefektifan dalam berkomunikasi. Sebab komunikasi akan efektif apabila ia dapat menguraikan nilai-nilai dasar, motivasi, aspirasi, dan asumsiasumsi yang didasarkan pada geografi atau letak suatu negara, fungsi, dan tingkat sosial. Perbedaan bahasa dapat menyebabkan hambatan dalam komunikasi. Akan tetapi perbedaan budaya lebih menghambat komunikasi dibandingkan dengan perbedaan bahasa. Misalnya, pengaruh budaya mempunyai perbedaan dalam norma berbicara. Untuk bangsa-bangsa Amerika Selatan, Eropa Selatan, Eropa Modul Diklat Prajabatan Golongan III 39 Barat, dan Arab berbicara dengan suara yang keras-keras adalah hal yang biasa, sedangkan bangsa-bangsa Asia, Eropa Utara, dan Amerika Utara berbicara dengan suara yang lembut. Demikian juga sering dikatakan bahwa suku Jawa berbicara dengan suara yang lembut, sedangkan suku Batak berbicara dengan suara yang keras-keras, suku Sunda berbicara derigan mendayudayu dan lemah lembut. Bagaimana dengan suku bangsa lain yang ada di Indonesia? Misalnya suku Minangkabau, Madura, Papua, Maluku, Dayak, Timor dll. F. Rangkuman Komunikasi yang efektif dapat terjadi apabila pesan yang dikirim oleh komunikator/sender dapat diterima dengan baik (menyenangkan, aktual/nyata) oleh komunikan/receiver. Kemudian penerima pesan menyampaikan kembali bahwa pesan telah diterima dengan baik dan benar. Artinya ada komunikasi dua arah atau komunikasi yang timbal balik. Lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif adalah clarity, accuracy, contex, flow, dan culture. Strategi dalam membangun komunikasi efektif: ketahui mitra bicara (audience), ketahui tujuan, perhatikan konteks, pelajari kultur, dan pahami bahasa. 40 Komunikasi Yang Efektif Dalam komunikasi lisan, informasi disampaikan secara lisan/verbal melalui kata-kata. Penyampaikan informasi seperti ini dinamakan berbicara. Komunikasi lisan akan menjadi lebih efektif apabila diikuti dengan tinggi rendah, lemah lembut, dan perubahan nada suara yang disesuaikan. Dengan demikian katakata adalah isi sebuah pesan, sedangkan bahasa tubuh, nada suara adalah konteks di mana pesan itu melekat. Komunikasi non verbal menunjukkan adanya lima fungsi yaitu: Repetition, Contradiction, Substitution, Complementing, dan Accenting. Perbedaan budaya dalam komunikasi dapat berakibat lebih buruk dibandingkan dengan perbedaan dalam bahasa. G. Latihan 1. Apa yang dimaksudkan dengan komunikasi yang efektif? Berikan contoh dalam kehidupan sehari-hari, atau dalam kehidupan di tempat kerja Saudara. 2. Sebutkan lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi efektif? 3. Dalam strategi membangun komunikasi yang efektif, apa saja yang perlu diperhatikan ? 4. Sebutkan lima fungsi dari komunikasi non verbal serta berikan masing-masing contohnya. 5. Berikan contoh perbedaan bahasa dan perbedaan budaya dalam berkomunikasi. BAB IV BAHASA DAN KOMUNIKASI Bahasa itu arbitrari. Artinya, suatu kata tidak akan ada artinya apabila tidak ada persetujuan dari para pemakainya. Misalnya, kata “rumah” bisa dipahami oleh Bangsa Indonesia karena kita semua setuju bahwa bangunan tempat kita tinggal adalah rumah. Tetapi, bagi yang bahasanya adalah Bahasa Inggris, arti yang sama disebut “house” karena mereka sepakat untuk menyebutnya demikian. Kadang-kadang kita keliru dalam mengenali seluk beluk suatu kata dalam suatu bahasa tertentu. Akibatnya, terjadilah perubahan arti. Misalnya, kata “popular” dalam bahasa Inggris artinya “many people like”. Tetapi di Indonesia kata ini berarti terkenal yang dalam bahasa Inggris disebut “famous”. Padahal sesuatu yang terkenal belum tentu banyak disukai. Itulah bahasa. Oleh karena itu, pada bab ini kita akan membahas peranan bahasa dalam komunikasi. A. Pengertian Bahasa Collins Cobuild English Language Dictionary, mendefinisikan bahasa sebagai suatu sistem komunikasi yang terdiri dari seperangkat bunyi dan lambang tertulis yang digunakan oleh orang-orang pada suatu negara atau wilayah tertentu untuk berbicara dan menulis dilingkungan negara atau wilayah tersebut (a system of communication which consists of a set of sound and 41 42 Komunikasi Yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan III 43 written which are used by the people of particular country of region for talking or writing in). Bahasa dalam arti sempit. yaitu hubungan antara suara dengan kata-kata. Menurut Oxford Advanced Learner's Dictionary, bahasa adalah sistem bunyi dan kata yang digunakan oleh manusia untuk mengungkapkan pikiran dan perasaannya (the system of sounds and words used to express their thoughts and feelings). Bahasa juga dapat dibedakan dalam bahasa lisan dan bahasa tulisan. Bahasa dalam kamus Purwadarminta diartikan sebagai: 1. Sistem lambang, tanda yang berupa segala macam bunyi yang dipakai orang untuk melahirkan pikiran dan perasaan. Perkataan-perkataan yang dipakai oleh suatu bangsa (suku bangsa, negara, daerah). 2. Percakapan, perkataan yang baik, sopan santun, tingkah laku yang baik. 3. Bahasa dapat dibedakan menjadi dua pengertian. Bahasa dalam arti luas: sebagai alat perhubungan yang tidak terbatas kata-kata saja akan tetapi juga gerak-gerik, mimik, dan panto mimik. Dengan demikian bahasa dalam arti kata luas dapat berupa: 1. Kata-kata atau kalimat, baik yang diucapkan maupun yang ditulis. 2. Gerak-gerik dan panto mimik. 3. Diam. 4. Sopan santun (perbuatan). Bahasa dalam arti sempit juga berperan penting dalam menentukan arti. Misalnya dapat saja terjadi orang-orang yang berbeda menggunakan kata-kata yang sama akan tetapi mempunyai arti yang berbeda. Dengan mengetahui arti bahasa, maka dalam berkomunikasi harus juga memperhatikan tatabahasa. Tatabahasa merupakan aturan-aturan yang digunakan dalam berbahasa sebagai alat komunikasi interpersonal maupun organisasi. Dua hal yang perlu diperhatikan dalam berbahasa agar komunikasi menjadi efektif yaitu: memilih kata dan menyusunnya dengan baik dan benar, menggunakan ejaan dengan benar dan menggunakan imbuhan yang beraturan. Dalam kehidupan kita sehari-hari, sering kita mendengar, atau kita bahkan menggunakan, imbuhan "in" dalam konteks formal sekalipun. Misalnya. "ngapain", "dikemanain", "dimatiin", "dinyalain", "diduluin" dan sebagainya. Sebagai bahasa baku dalam percakapan sehari-hari memang dapat diterima. Tetapi dalam bahasa tulisan (yang formal) sebaiknya penambahan imbuhan disesuaikan dengan kaidah-kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. 44 Komunikasi Yang Efektif B. Fungsi Bahasa Dalam Arti Kehidupan Manusia Fungsi bahasa dalam kehidupan manusia berbeda-beda tergantung pada tingkat perkembangan manusia itu sendiri. Misalnya fungsi bahasa bagi anak akan berbeda dengan fungsi bahasa bagi orang dewasa. Dalam kehidupan manusia sehari-hari, bahasa mempunyai fungsi utama yaitu: 1. sebagai alat untuk mengekspresikan berbagai macam perasaan, 2. sebagai alat komunikasi. Bahasa sebagai alat melahirkan perasaan Setiap orang memiliki berbagai macam perasaan. Misalnya perasaan kasih sayang, rasa kagum atau heran, rasa senang atau tidak senang, rasa sedih, gembira, aman dan tidak aman, atau rasa takut. Semua perasaan itu diekpresikan melalui ucapan-ucapan. Misalnya: hebat, aduh, takut, hore, wah, indah sekali, cek-cek. Bahasa sebagai alat komunikasi Sebagai alat komunikasi dengan masyarakat, bahasa dapat: a. memperlancar pergaulan, b. memperluas hubungan, c. melahirkan gagasan, ide, isi hati, perasaan, inisiatif, kreatifitas, d. menambah pengetahuan, e. menyampaikan informasi. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 45 C. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kelancaran dan Hambatan Berkomunikasi Kelancaran berkomunikasi dengan lisan bagi setiap orang berbeda-beda, dan dipengaruhi oleh berbagai faktor. Misalnya: 1. Faktor pengetahuan. Makin luas pengetahuan yang dimiliki seseorang, maka ia makin banyak perbendaharaan kata yang dapat memberikan dorongan bagi yang bersangkutan untuk berbicara lebih lancar. 2. Faktor pengalaman. Makin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, makin menyebabkan seseorang terbiasa menghadapi sesuatu. Orang yang sering menghadapi massa, sering berbicara di muka umum, akan lancar berbicara dalam keadaan apapun dan dengan siapapun. 3. Faktor inteligensi. Orang yang intelegensinya rendah, biasanya kurang lancar dalam berbicara, karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata dan bahasa yang baik. Cara berbicaranya terputus-putus, bahkan antara kata yang satu dengan lainnya tidak/kurang adanya relevansi. 4. Faktor kepribadian. Orang yang mempunyai sifat pemalu dan kurang pergaulan, biasanya kurang lancar berbicara. 5. Faktor biologis. Kelumpuhan organ berbicara dapat menimbulkan kelainankelainan, seperti: 46 Komunikasi Yang Efektif a. Sulit mengatakan kata desis (lisping), karena ada kelainan pada rahang, bibir, gigi. b. Berbicara tidak jelas (sluring), yang disebabkan oleh bibir (sumbing), rahang, lidah tidak aktif. c. Berbicara ragu-ragu, gagap yang disebabkan tidak biasa berbicara dengan orang banyak, sifat pemalu. D. Macam-Macam Bicara Komunikasi dengan cara berbicara dapat digolongkan atau menjadi beberapa macam sebagai berikut: 1. Dari segi jarak. Komunikasi berbicara langsung atau face to face, dan berbicara tidak langsung. 2. Dari segi sarana/saluran/media yang dipergunakan. Komunikasi berbicara dapat melalui surat, telepon (SLJJ, SLI), melalui radio, melalui televisi, E-Mail, melalui internet, semapor, sandi, SMS dll. 3. Dari segi tujuan. Komunikasi berbicara dalam seminar, semi loka, diskusi panel, rapat kerja, santiaji, kampanye, konferensi, workshop, penataran (sebagai petatar atau sebagai penatar), dalam kelas, wawancara dll. Dari segi tujuan ini dapat dibedakan adanya pemberian informasi, pengumpulan informasi, pengambilan keputusan, pemecahan masalah, penjualan informasi. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 47 4. Dari segi kedinasan. Komunikasi yang membicarakan soal kedinasan (antara sesama rekan kerja, dengan atasan, dengan bawahan), berbicara soal pribadi. 5. Dari segi bahasa yang digunakan. Komunikasi dengan berbicara melalui bahasa lisan/dengan ucapan kata-kata atau kalimat yang diucapkan dan diperjelas dengan tinggi rendahnya nada suara, keras dan lembutnya suara. 6. Dari segi lawan berbicara. Komunikasi dengan berbicara satu lawan satu, satu lawan banyak, satu lawan kelompok, kelompok lawan satu. 7. Dari segi hierarkhi. Downward Communication atau komunikasi ke bawah yaitu komunikasi yang turun dari satu level ke level yang lebih rendah, secara perlahan-lahan menuju ke bawah. Dalam komunikasi ke bawah ini peran pimpinan dituntut mampu mengadakan komunikasi, memberikan informasi, dan ide-idenya kepada bawahannya, baik secara perorangan, maupun secara kelompok, atau baik secara langsung atau tidak langsung. Pesan yang melalui . beberapa tingkatan, biasanya menjadi tidak akurat khususnya pesan yang disampaikan dengan berbicara. Fungsi komunikasi ke bawah antara lain : a. menyampaikan informasi dari bagian atas kebagian bawah yang berkaitan dengan kebijakan, peraturan, prosedur, program dan sasaran kerja. b. memberikan penugasan di pengarahan kerja. 48 Komunikasi Yang Efektif c. menyampaikan umpan balik oleh atasan kepada bawahan tentang perilaku dan kinerjanya. d. memberikan informasi lembaga/organisasi berupa laporan keadaan (status report) dan laporan perkembangan (progress report). e. mengajukan permintaan dari atasan terhadap bawahan. (Agus M. Hardjana, Komunikasi Intrapersonal & Interpersonal) Upward Communication atau komunikasi ke atas yaitu komunikasi dengan atasan. Komunikasi ini tidak semudah komunikasi dengan bawahan. Perbedaan status menyebabkan beberapa kendala dalam berkomunikasi terutama dalam mendapatkan umpan balik tentang apa-apa yang menjadi pikiran dan kinerja bawahan. Komunikasi ke atas pada umumnya bertujuan memperoleh informasi, keterangan yang berkaitan dengan kegiatan dan palaksanaan tugas/pekerjaan para pegawai di tingkat bawah/rendah. Fungsi komunikasi ke atas antara lain untuk: a. menyampaikan umpan balik atas kebijakan, pengaturan, pengarahan dan instruksi atasan. b. menyampaikan laporan perkembangan dan hasil kerja. c. menyampaikan gagasan dan usulan untuk peningkatan kinerja dan pemecahan masalah. d. menyampaikan permintaan informasi dan bantuan. 49 Modul Diklat Prajabatan Golongan III e. menyampaikan ungkapan perasaan, sikap, dan keluhan yang berkaitan dengan kerja dan pribadi bawahan. (Agus M. Hardjana, Interpersonal) Komunikasi Intrapersonal & Horizontal Communication/Lateral Communication yaitu komunikasi antar teman sekerja (co-worker), antar bagian, atau dengan teman kerja lainnya, pimpinan dengan pimpinan, bawahan dengan bawahan, sesama tua, sesama muda, orang tua dengan orang muda. Komunikasi horizontal mengikutsertakan orang-orang dalam satu tingkatan menunjukkan tendensi lebih mudah, familier, sederhana dan cepat sebab kesamaan kedudukanlah yang dapat menghilangkan kesulitan dalam berkomunikasi. Komunikasi horizontal berguna untuk koordinasi kerja dan tim. 50 Komunikasi Yang Efektif Diagonal Communication atau Komunikasi diagonal yaitu komunikasi yang memotong rantai perintah organisasi yang dilakukan antara dua orang pada tingkat kedudukan yang berbeda, pada tugas dan fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak yang lain. Lihat ilustrasi berikut. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 51 benda/warna yang dijumpai/dilihat). Mengenal perbandingan, mulai dapat membedakan antara satu benda dengan benda lainnya, membuat kalimat, sudah mulai mendekati bentuk bahasa yang benar. E. Rangkuman Dalam komunikasi, bahasa mempunyai peran yang sangat penting, walaupun kadang-kadang keliru dalam mengartikannya sebagai akibat seluk beluk bahasa yang tidak dimengerti. Didalam bahasa, ada kata-kata denotasi/harafiah, dan ada katakata konotasi, dan dengan menggunakan logat bahasa tertentu dapat menimbulkan perbedaan pengertian. Dari segi isi. Komunikasi egosentris, isi pembicaraan lebih mengutamakan persoalan dirinya sendiri. Berbicara sosial, isi pembicaraan mengenai orang lain (mengadakan hubungan, kontak dengan orang lain, mempertimbangkan masalah dengan pihak lain). Dari segi pertumbuhan bicara (pada anak). Komunikasi dengan meraba, mengeluarkan suara yang belum mengandung arti, kalimat satu kata, (satu kata untuk maksud yang banyak), haus nama (menanyakan setiap Bahasa didefinisikan oleh Collin Cobuild English Language Dictionary sebagai suatu sistem komunikasi yang terdiri dari seperangkat bunyi dan lambang tertulis yang digunakan oleh orang-orang dalam suatu negara atau wilayah tertentu. Sedangkan Purwadarminta mengartikan bahasa sebagai: sistem lambang, tanda berupa segala macam bunyi yang dipakai orang untuk melahirkan pikiran dan perasan, perkataan-perkataan yang dipakai oleh suatu bangsa (suku bangsa, negara, daerah), percakapan, perkataan yang baik, sopan santun, tingkah laku yang baik. Bahasa dapat dibedakan dalam dua pengertian yaitu bahasa dalam arti luas dan bahasa dalam arti sempit. 52 Komunikasi Yang Efektif Fungsi bahasa dalam arti kehidupan manusia adalah sebagai alat yang dapat melahirkan berbagai macam perasaan dan sebagai alat komunikasi. BAB V TEKNIK BERBICARA Faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran dan kelainan dalam komunikasi yaitu faktor pengetahuan, faktor pengalaman, faktor intelegensia, faktor kepribadian, faktor biologis. Dalam komunikasi verbal atau berbicara yang didengar hanya berupa suara-suara yang diucapkan melalui kata-kata yang keluar dari mulut. Suara-suara itu harus mempunyai makna sehingga maksud dari berbicara itu dapat dimengerti. Berbicara yang baik apabila orang yang berbicara itu memperhatikan prinsip teknik berbicara yang efektif. Berbicara dapat digolongkan dalam berbagai segi yaitu segi jarak, sarana yang digunakan, tujuan (menyampaikan informasi, mengumpulkan informasi, pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan penjualan informasi), kedinasan, lawan bicara, hierarki, isi, dan pertumbuhan bicara. F. Latihan 1. Berikan pengertian bahasa menurut pengertian Saudara. 2. Jelaskan pengertian bahasa dalam arti luas dan bahasa dalam arti sempit. 3. Apa yang dimaksudkan dengan fungsi bicara dalam kehidupan manusia? 4. Jelaskan dengan singkat faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran/kelainan dalam berbicara. 5. Macam-macam bicara dapat digolongkan dalam berbagai segi. Uraikan berbagai segi tersebut menurut pengetahuan Saudara. Secara harfiah, teknik adalah kepandaian, pengetahuan dalam membuat sesuatu atau melakukan sesuatu yang berkenaan dengan seni atau kesenian, misalnya mengarang. Teknik lebih luas dari metode. Teknik berarti pula daya upaya dan kemahiran yang terjadi karena pikiran yang lebih luas, perasaan yang lebih tajam atau ketangkasan jasmani yang lebih besar. Pada bab ini kita akan membahas tentang teknik berbicara. A. Teknik Berbicara Efektif Sampai saat ini, masih banyak orang yang beranggapan bahwa kemampuan seseorang berbicara, menyampaikan ide dan gagasannya, mempengaruhi orang lewat pembicaraan adalah anugerah Tuhan YME yang sifatnya individual. 53 54 Komunikasi Yang Efektif Anggapan ini mungkin ada benarnya. Tetapi tidak mutlak, sebab pada dasarnya keterampilan berbicara dapat dipelajari dan ditingkatkan dengan berlatih. Masalahnya adalah bagaimana berlatih dengan tepat agar mampu berbicara secara efektif. Dalam tiap aksen komunikasi, baik informal atau formal, teknik berbicara yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Menarik napas dalam-dalam sebelum memulai berbicara. 2. Mengatur volume berbicara agar lebih keras dari biasanya. Caranya dengan mengatur, agar suara dapat didengar oleh jajaran orang yang duduk atau berdiri paling jauh dari tempat kita berbicara. 3. Menggunakan kata-kata sehari-hari yang dikenal oleh pendengar. Orang akan tertarik pada pembicaraan yang menggunakan kata-kata yang akrab di telinganya dari pada kata-kata yang tidak dimengerti. (Misalnya istilah-istilah dalam bahasa asing). 4. Layangkan pandangan (ke kiri, ke kanan atau ke tengah) untuk menemukan pendengar yang paling berminat dan bersimpati terhadap pembicaraan kita. B. Mendengarkan dengan Aktif Mendengarkan merupakan hal yang utama dalam berkomunikasi. Mendengarkan dengan aktif berarti mendengar untuk mengerti apa yang dikatakan di balik pesan. Apabila terjadi adanya kekurangan dalam mendengarkan, maka yang terjadi adalah ketidakmengertian bahasa yang digunakan, kesulitan untuk Modul Diklat Prajabatan Golongan III 55 menterjemahkan pesan yang disampaikan, kurangnya waktu untuk menterjemahkan pesan dalam bentuk kata-kata, atau mengabaikan komunikasi non verbal yang mengiringi pesan verbal. Banyak kekurangan-kekurangan yang dapat dihindari dengan cara mendengarkan secara aktif. Mereka yang mendengarkan dengan aktif harus dapat mengetahui juga perasaan yang melatarbelakangi pesan itu. Artinya dia harus dapat mengetahui pesan yang diterima secara keseluruhan (total meaning) dari apa yang dikatakan oleh seseorang. Jadi, pesan yang diterima tidak berlebihan atau hanya sebagian saja arti pesan yang diterima. Beberapa tip untuk mendengarkan secara aktif. 1. Mendengarkan secara aktif dengan menangkap ungkapan non verbal sebaik menangkap isyarat verbal. Pada saat mendengarkan dengan aktif penerima yakin mendapatkan umpan balik dengan menguraikan sendiri melalui katakatanya (paraphrasing) tentang pesan yang disampaikan oleh sender/pengirim, dan mengulang kembali dengan caranya sendiri. 2. Penerirna pesan mengecek kembali (perception check) apa yang ada di balik pesan yang diterimanya untuk mengerti pesan apa yang sesungguhnya dia terima. 3. Gambaran perilaku (behavior description). Ini merupakan gambaran individual yang sangat spesifik. Kegiatan mengamati orang lain tanpa membuat keputusan atau generalisasi tentang latar belakang, orangnya, atau sifat- 56 Komunikasi Yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan III 57 sifatnya adalah upaya untuk memahami gambaran perilaku. Serupa halnya dengan gambaran perasaan, dimana setiap orang mempunyai ciri atau tanda yang lain seperti nama, analogi, atau sesuatu yang mewakili, yang ini semuanya dapat meningkatkan keaktifan dalam mendengarkan. Teknik mendengarkan efektif dapat membantu dan memastikan para komunikator/sender mempunyai informasi yang akurat. Memastikan bahwa kualitas informasi yang baik tidak hanya merupakan tantangan dalam komunikasi. Baik pengirim/sender maupun penerima/receiver ingin memastikan bahwa mereka mempunyai kualitas ketepatan informasi yang benar. Pada kenyataanya, melaksanakan teori dari HURIER model ini tidaklah mudah, sebab itu sangat tergantung pada individu masing-masing orang. Namun kita tidak boleh berhenti belajar. Perkembangan kemampuan mendengarkan membutuhkan pengidentifikasian dari elemen-elemen individu dalam mendengarkan serta kemampuan-kemampuan tertentu yang dapat meningkatkan keefektifan mendengar. Brownell menyatakan bahwa efektifitas mendengarkan dapat dimengerti melalui indikator perilaku bahwa seseorang merasa berhubungan dengan mendengarkan: secara efektif, sebagaimana orang-orang merasa berhubungan dengan mendengarkan efektif dalam enam unsur yang dikenal dengan HURIER Model (Hearing, Understand, Remembering, Interpreting, Evaluating and Responding) seperti pada bagan berikut. C. Keterampilan Berbicara Keterampilan verbal dalam berbicara lisan merupakan kemampuan mengekspresikan bahan pembicaraan dalam bahasa kata-kata. Tidak ada aturan yang mengikat, atau standard dalam penggunaannya, baik menyangkut panjang kata-kata maupun rincian uraian yang akan disampaikan. Semuanya tergantung pada unsur tingkat pengalaman, panjang pembicaraan, materi pembicaraan (teknis, penuh angka atau narasi), serta waktu yang tersedia. 58 Komunikasi Yang Efektif Dalam berbicara hendaknya jangan menggunakan kata-kata Jargon, yaitu kata-kata yang dibuat sendiri untuk kalangan sendiri/orang-orang tertentu/profesi tertentu dan tidak dimengerti oleh orang lain/kelompok lain/group lainnya. Untuk menghindari kata-kata jargon dalam komunikasi gunakanlah kata-kata yang pendek, sederhana, dan langsung pada sasaran (keep language short, simple and to the point - KISS Principle). Modul Diklat Prajabatan Golongan III 59 dengan suara memelas dst. Tapi hindarkan kesan sebagai pemain drama. 5. Menarik napas dalam-dalam, 2 sampai 3 kali untuk mengurangi ketegangan. Mengatur napas secara normal dan jangan terkesan seperti orang yang sedang dikejar-kejar. Bilamana perlu menghentikan pembicaraan, selain untuk mengambil napas juga berfungsi menarik perhatian. 6. Hindari sindrom EM, AH, ANU, APA ………..dst. Jika Teknik yang dapat dimanfaatkan dalam meningkatkan efektifitas penampilan berbicara verbal adalah sebagai berikut: terpojok dan kehabisan bicara atau lupa cukup berhenti sebentar. Cara ini seakan-akan menunjukkan bahwa kita sedang berpikir dan akan berdampak positif dibanding mengatakan apa ya, eh apa ya. Saya pikir ………….. 1. Percaya diri. Tiap orang pada umumnya berharap 7. Membaca paragraf yang dianggap penting dari teks mendengar pembicaraan terburuk yang belum pernah mereka dengar sebelumnya. Tetapi, pada saat bersamaan, merekapun berharap mendengar pembicaraan terbaik. Karena itu, jika dapat berbicara lebih baik (dari pada yang menjadi perkiraan pendengar, maka pembicaraan akan mendapat dukungan dan penghargaan. tulisan. Jangan merasa malu melakukan hal ini, karena 2. Ucapkan kata-kata dengan jelas dan perlahan-lahan. Berikan aksentuasi (tekanan) untuk hal-hal yang dianggap penting. 3. Bicara dengan wajar, paling tidak seperti biasanya berbicara. Jangan terkesan seperti penyair atau sedang berdeklamasi. 4. Atur irama dan tekanan suara, dan jangan monoton. Gunakan tekanan dan irama tertentu untuk menampilkan point-point tertentu, seperti marah dengan nada tinggi, sedih pendengar akan berpikir bahwa kita hanya menekankan poin pembicaraan tertentu agar lebih lengkap. 8. Siapkan air minum (terutama mereka yang sering kali kehabisan napas jika berbicara). Selain berfungsi membasahi kerongkongan yang kering, juga membantu pembicara berhenti sejenak. D. Gaya Berbicara Gaya berbicara ialah cara berbicara yang dapat menimbulkan daya tarik para pendengar. Gaya berbicara dapat digolongkan menjadi : 60 Komunikasi Yang Efektif Gaya berbicara dengan menghubungkan suara dengan kata-kata, atau disebut gaya bahasa. 1. Gaya bahasa Asindenton: yang bertujuan agar pendengar memperhatikan kalimat seluruhnya, bukan pada bagianbagian kalimat. 2. Gaya bahasa Polisidenton: yang bertujuan agar pendengar perhatiannya terarah pada kalimat demi kalimat. 3. Gaya bahasa Klimaks: yang bertujuan, agar para pendengar tertarik dan memperoleh perbandingan yang mendalam. 4. Gaya bahasa Antiklimaks: Ini berlawanan dengan 5. klimaks, tetapi pada dasarnya mempunyai tujuan yang sama. Gaya bahasa Hiperbola: Gaya bahasa ini bertujuan menarik perhatian yang mendengarkan, atau mensangatkan. Misalnya: kita harus bekerja membanting tulang, berfikir dengan memeras otak, kerja keras memeras keringat. Gaya berbicara dengan gerak air muka (mimik). Yaitu gaya berbicara tidak dengan kata-kata, tidak dengan diam, tapi dengan gerak air muka (wajah). Warna muka dapat menjadi alat komunikasi. Warna muka merah mungkin sedang marah, atau malu. Sedangkan warna muka pucat mungkin sedang ketakutan atau sedang sakit, kaget karena melihat atau mengalami hal-hal yang sangat luar biasa di luar kemauannya. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 61 Gaya berbicara dengan gerak anggota badan (panto mimik). Misalnya dengan geleng kepala berarti tidak setuju, menganggukkan kepala tanda setuju, menggunakan gerak tangan yang menunjukkan pengertian bicara tertentu, menggaruk-garuk kepala, menggigit kuku jari-jari. Cara berbicara seperti ini dapat digunakan dalam rapat yang peserta rapatnya berjauhan. Gaya berbicara dengan gerak gerik (panto mimik dan mimik). Gerak gerik termasuk bahasa dalam pengertian luas dan sebagai alat komunikasi. Gerak bukan hasil kebudayaan, akan tetapi tumbuh sendiri sebagai alat komunikasi. E. Hal-Hal Yang Menarik Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan selain teknik dan gaya berbicara, antara lain: cara berpakaian, pandangan mata, raut muka, sikap, suara, dan tulisan. Pakaian Cara berpakaian yang baik, sederhana, serasi, rapi, bersih akan menambah serta menunjukkan : 1. rasa percaya diri, 2. rasa harga diri, dan 3. kepribadian seseorang. Dalam hal pakaian bukan benar dan salahnya berpakaian, akan tetapi kepantasan berpakaian, sebab kita hidup dalam 62 Komunikasi Yang Efektif kancah kehidupan. Pakaian yang pantas adalah kebutuhan hidup. Warna pakaian juga berpengaruh pada penampilan, misalnya warna pakaian yang agak terang akan memberikan dampak visual dan penampilan, serta kredibilitas yang lebih kuat. Warna pakaian hitam dapat mengkomunikasikan yang bersangkutan sedang berduka cita, atau akan menghadiri suatu pesta yang anggun. Pandangan mata Perlu mendapat perhatian karena selain menunjukkan kepribadian, tatakrama, juga menunjukkan wibawa seorang pembicara. Jangan berbicara dengan menundukkan kepala, selain dianggap tidak sopan dapat juga dianggap tidak menguasai permasalahan yang dibicarakan. Gunakan kontak mata secara langsung (pada bangsa/suku bangsa tertentu hal ini masih belum dapat diterima). ☺ Raut muka Raut muka hendaknya mengikuti isi pembicaraan. Rasa heran, rasa gembira, rasa kagum, rasa terkejut, rasa sedih tidak hanya diungkapkan dengan kata-kata saja akan tetapi dapat ditunjukkan dengan wajah, raut muka. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 63 Sikap duduk: Duduk dengan sopan. Sebelum pembicaraan dimulai usahakan jangan duduk terlebih dahulu di depan pendengar, lebih baik pembicara muncul di depan pendengar. Usahakan duduk sebaik mungkin. Boleh juga duduk dengan salah satu kaki disilangkan ke atas kaki yang lain, namun harus tampak anggun dan sopan. Sikap berdiri. Berdiri dengan tegap, mengatur segala sesuatunya dengan cermat agar situasi menjadi tenang. Sikap selanjutnya dada ke depan, bahu ditarik ke belakang, dan angkat kepala tinggi-tinggi, letak tangan digantungkan di sisi bawah. Sikap badan yang loyo akan mengkomunikasikan bahwa orang yang bersangkutan tidak kredibel, tidak profesional (walaupun sering tidak tepat). Suara Setiap orang mempunyai suara yang berbeda-beda, ada yang merdu, keras, lemah, parau dan sebagainya. Suara pada dasarnya pembawaan seseorang. Agar suara mempunyai kesan positif, hendaknya: jelas ucapan-ucapannya, tidak monoton, bersemangat, dapat didengar (tidak terlalu lemah), dan berekspresi. Tulisan Sikap badan Sikap badan dapat ditunjukkan dengan sikap duduk dan sikap berdiri. Tidak lain dari lambang-lambang, baik dalam bentuk huruf, angka, gambar, sebagai sarana menjelaskan apa yang dibicarakan. 64 Komunikasi Yang Efektif Senyum Sekulum senyum yang tulus berawal dari lubuk hati, kemudian tersungging di bibir dan tercermin di mata. Berjabat tangan Jabat tangan yang baik mengepal seluruh tangan, menggerakkan dua sampai tiga kali. Jangan berjabat tangan dengan menggenggam erat-erat teman jabat tangan, atau hanya asal nempel tangan teman jabat tangan. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 65 bicara dengan tangan "ngapu rancang", mendengarkan dengan seksama apa yang disampaikan oleh yang bersangkutan. F. Rangkuman Dalam berbicara yang baik harus memperhatikan prinsip dan teknik komunikasi. Prinsip secara harafiah mempunyai arti pokok/dasar, keyakinan, sendi-sendi yang mempunyai asas atau kebenaran yang menjadi dasar berpikir, bertindak dan berbuat. Berpikir, bertindak dan selalu terlihat senang dan sukses Tidak semua orang dapat melakukan hal seperti ini. Berpikir dalam hal ini maksudnya adalah berpikir secara positif, dapat memahami orang lain, bertindak positif dan menampilkan diri sebagai orang yang tidak memiliki masalah besar. ☺ Ingat nama Nama seseorang adalah kata yang paling penting didengar oleh si empunya nama, dan selalu menarik perhatiannya. (Misalnya : Saudara Yamin apa kabar? Atau Pak Juni kapan kita berjumpa lagi?, Ibu Adit, senang bertemu Anda, Mbak Santhy apa yang bisa saya bantu? ). ☺ Tunjukkan daya tarik yang tulus terhadap orang yang dihormati Bagi suku bangsa atau bangsa tertentu hal ini dapat ditunjukkan dengan sedikit membungkukkan badan, atau Sedangkan teknik adalah kepandaian, pengetahuan membuat/melakukan sesuatu berkenaan dengan seni. Teknik disebut juga metode, daya upaya dan kemahiran yang terjadi karena pikiran yang lebih luas, dan perasaan yang lebih tajam. Trik-trik dalam berbicara yaitu dengan menarik napas dalamdalam, dan mengatur volume suara. Mendengarkan merupakan hal yang penting dalam komunikasi. Mendengarkan dengan aktif berarti mengerti apa yang dikatakan di balik pesan yang diterima. Beberapa tip untuk mendengarkan dengan aktif yaitu paraphrasing, perception check, dan behavior description. Keterampilan dalam berbicara merupakan kemampuan mengekspresikan pembicaraan dalam bahasa kata-kata. 66 Komunikasi Yang Efektif Semuanya tergantung pada pengalaman, pengetahuan, panjang dan pendeknya pembicaraan, serta isi pembicaraan. Keterampilan bicara biasanya diikuti dengan gaya bicara. Ada beberapa gaya bicara yang biasanya mengikuti kegiatan bicara itu sendiri yaitu: 1. Gaya berbicara dengan menghubungkan suara dengan katakata atau disebut gaya bahasa yang meliputi Asidenton, Polisidenton, Klimaks, Antiklimaks, dan Hiperbola. 2. Gaya berbicara dengan gerak muka (mimik). 3. Gaya bicara dengan gerak badan (panto mimik), dan 4. Gaya berbicara dengan gerak gerik. Hal-hal menarik lainnya yang mempengaruhi berbicara ialah: pakaian, pandangan mata, air muka, sikap badan, suara, senyum, berjabat tangan, berpikir, bertindak dan selalu terlihat senang dan sukses, ingat nama, tunjukkan daya tarik yang tulus terhadap orang yang dihormati. Dalam berkomunikasi hendaknya hindarilah menggunakan katakata Jargon, dengan berusaha menerapkan KISS principle. G. Latihan 1. Apa yang dimaksud dengan teknik berbicara. Jelaskan dengan singkat. 2. Uraikan secara singkat beberapa tip untuk mendengarkan dengan aktif. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 67 3. Keterampilan berbicara dipengaruhi oleh beberapa hal. Sebutkan pengaruh-pengaruh tersebut. 4. Uraikan beberapa gaya berbicara yang dapat membantu pembicaraan menjadi lebih efektif. 5. Apa saja yang dapat menarik agar pembicaraan lebih efektif? 6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan kata-kata jargon, dan berikan contohnya. 7. Apa yang Saudara ketahui tentang HURIER Model. Modul Diklat Prajabatan Golongan III BAB VI KOMUNIKASI RESPEKTIF SEBAGAI LANDASAN INTERAKSI MUTUAL Komunikasi respektif adalah komunikasi yang saling menghargai antara para pelaku komunikasi. Langkah awal untuk membangun komunikasi respektif ini adalah upaya meningkatkan integritas diri atau kepercayaan orang lain terhadap diri sendiri. Integritas artinya kualitas untuk dapat dipercaya (the quality of being trust). Respek terhadap keberadaan orang lain adalah nilai mutlak untuk menjalin hubungan timbal balik antar perorangan (interpersonal interaction) yang mutualistik atau saling menguntungkan. Perbaikan hubungan timbal balik antar perorangan juga akan memberi kemudahan komunikasi antar individu yang berbeda budaya dengan meningkatkan penghargaan/kepercayaan, toleransi, dan jawaban yang berbeda. Pada bab ini kita akan membahas tentang bagaimana membangun interaksi yang mutualistik atas dasar komunikasi respektif. A. Prinsip-Prinsip Komunikasi Respektif Para pimpinan, bawahan dan para komunikator lainnya dapat menciptakan komunikasi respektif untuk membangun suasana yang saling mendukung dengan enam prinsip sebagai berikut ; 1. Positive thinking (berprasangka positif). Lebih baik menguraikan atau mendeskripsikan keadaan yang apa adanya 68 69 daripada mengevaluasi berita atau pesan untuk mencari-cari kelemahan orang lain. Memberi informasi dan bertanya tentang informasi lebih baik dari pada sekedar menghargai atau memuji, membenarkan pendapat, atau rnenyatakan secara tidak langsung bahwa penerima seharusnya tidak merubah pesan; 2. Solution-oriented (berorientasi pada solusi). Berorientasi pada pemecahan masalah dengan cara berkolaborasi dalam menggali masalah bersama yang dihadapi jauh lebih baik dari pada mencoba mengawasi atau mengontrol pendengar atau dengan membesar-besarkan sikap dari komunikator; 3. Being honest. Gunakan spontanitas dan kejujuran, serta nyatakan maksud sesungguhnya dari pada secara ambisius memakai strategi yang melibatkan orang lain untuk memanipulasi demi mencapai berbagai maksud pribadi; 4. Emphaty. Sampaikan empati dan gunakan perasaan dalam mendengarkan dari pada sekedar memperlihatkan ketidakseriusan atau bersikap netral; 5. Feeling. Merasakan apa yang orang lain rasakan adalah lebih baik dari pada melebih-lebihkan apa yang disampaikan pendengar. Berikan isyarat bahwa kita masuk sebagai bagian dari hubungan, tidak hanya mendominasi hubungan timbal balik; 6. Communicate. Gunakan komunikasi bila orang lain mencoba perilaku dan ide-idenya dari pada sekedar mengikuti saja. Mereka tidak akan memberikan kesan kalau mereka tahu akan jawabannya, karena mereka tidak memerlukan bantuan orang lain. 70 Komunikasi Yang Efektif B. Yang Harus Diperhatikan Dalam Komunikasi Respektif Dalam berkomunikasi akan ada keseimbangan antara mengadakan kajian dengan memberikan anjuran/saran (balancing advocacy and inquiry). Para manajer di negaranegara barat telah mendapat latihan sepanjang masa untuk dapat berbicara dengan lebih baik dan lebih jelas (artikulasi) dalam hal memberikan saran dan memecahkan masalah. Mereka tahu bagaimana menyajikan dan berargumentasi untuk mempertahankan pandangannya. Orang akan menjadi matang dalam organisasi karena mereka dipaksa berhadapan dengan isu-isu yang lebih rumit dan saling tergantung, di mana tidak seorang pun tahu jawabannya, dan pilihannya akan jatuh pada kelompok yang mempunyai kesepakatan berfikir bersama dalam memperoleh pandangan baru. Dalam situasi seperti ini, mereka perlu belajar menguasai keterampilan penyeimbangan antara mengadakan kajian dengan memberikan anjuran. Apabila kita akan mengembangkan kajian dan anjuran, maka kita dapat mengemukakan alasan dan pemikiran yang kemudian mengajak orang lain untuk menantang kita: "Inilah pandangan saya, dan di sini pula saya sampai kepada keputusan tersebut". "Bagaimana pandangan anda?" "Apa yang menarik dan apa yang tidak menarik menurut pandangan anda?" . "Apa anda melihat cara lain agar saya dapat memperbaikinya?". Modul Diklat Prajabatan Golongan III 71 Keseimbangan antara kajian dan anjuran kadang-kadang sulit untuk diterapkan oleh orang yang kukuh pada pendiriannya. Namun hasilnya akan nampak dalam bentuk yang lebih kreatif dan lebih mendalam di mana akan terjadi apabila orang menggabungkan dengan perspektif ganda. Kajian bukan merupakan rekomendasi satu-satunya, karena pada umumnya orang selalu mempunyai pandangan-pandangan yang ingin disampaikan, dan memang penting untuk disampaikan yakni dalam hubungan yang memungkinkan orang belajar lebih banyak tentang pandangan orang lain. Disamping itu mereka akan mempelajari lebih banyak tentang pandangan orang tersebut. Demikian juga tidak dengan seseorang yang akan merubah pandangannya yang kukuh. Misalnya dengan menggunakan kata-kata: ("Inilah yang saya katakan") ("Sekarang apa tanggapan anda?"). Penyeimbangan antara kajian dan saran berarti mengembangkan berbagai macam keterampilan. Ada kajian dan anjuran yang tidak berfungsi, yaitu dengan mengadakan "interrogating". Dalam melakukan interrogating, orang/komunikator tidak memperdulikan orang yang ditanya. Dalam bentuk lunak saran dapat berupa "inquisition". Namun bila pemberi saran hanya "dictacting" (mendikte) yaitu berbicara dari sudut pandangnya sendiri, sementara itu ia 72 Komunikasi Yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan III 73 menolak proses "reasoning" atau memberi alasan/jalan keluar, maka hal ini merupakan komunikasi yang tidak sehat. Bagi orang yang tidak bersedia mengekspose pemikirannya, ia dapat "withdrawing" menarik diri (berdiam diri) disamping memanfaatkan kesempatan untuk belajar melalui observasi/pengamatan. Salah satu bentuk percakapan yang paling merusak adalah politicking/mempolitisir. Ini adalah komunikasi/percakapan yang dilakukan tanpa argumentasi. Secara alamiah masing-masing individu memiliki kegemaran untuk memberikan kajian dan saran/anjuran. Debat dalam ilmu hukum mengajarkan saran/anjuran, sedangkan bagi wartawan, pekerja sosial dan para jaksa (apabila berpraktek dengan baik) mengajarkan kajian. Orang diberikan penghargaan lebih, karena sarannya yang baik. Wanita diberi penghargaan lebih karena kajiannya. Di negara-negara Timur atau Selatan wanita diajari bahwa menyatakan apa yang diinginkan atau yang dibutuhkan merupakan pendidikan yang rendah. Artinya hal yang semacam itu tidak dibenarkan. Akan tetapi dalam perkembangannya saat ini anggapan seperti tersebut sudah makin berkurang. Artinya wanita sudah dapat menyampaikan apa yang diinginkan atau yang dibutuhkan bagi kehidupannya. Perhatikan gambar berikut. H. Rangkuman Peningkatan kepercayaan merupakan langkah awal untuk membangun komunikasi respektif sebagai landasan untuk berinteraksi secara mutual. Peningkatan hubungan mutualistik ini akan meningkatkan mutu komunikasi diantara mereka yang berbeda budaya. Para komunikator, apakah ia seorang atasan, atau bawahan dapat menciptakan interaksi mutual dengan enam prinsip yaitu: 1. Menggunakan deskripsi, 2. Berorientasi pada pemecahan masalah, 3. Spontanitas, jujur, 4. Memberikan empati, dan menggunakan perasaan, 5. Menggunakan kecenderungan apa yang mereka rasakan adalah sama dengan yang kita rasakan, 6. Meningkatkan komunikasi. Dalam berkomunikasi juga harus ada keseimbangan dalam memberikan kajian dan saran. Pada saat bertanya hendaklah 74 Komunikasi Yang Efektif jangan interrogating, pada saat mengadakan pengamatan janganlah withdrawing, dan pada saat berbicara jangan dictating/mendikte, dan pada saat membangkitkan atau mencari sebab janganlah politicking. I. Latihan 1. Langkah awal dalam komunikasi adalah peningkatan kepercayaan antar komunikator. Jelaskan maksud dari pernyataan ini. 2. Uraikan dengan singkat enam prinsip dalam upaya menciptakan suasana mutualistik di antara pelaku komunikasi. 3. Penyeimbangan antara kajian dan saran akan memperoleh keterampilan tertentu. Uraikan 4. Keterampilan apa saja yang dapat diperoleh dari kegiatan penyeimbangan tersebut. 5. Dalam hal seseorang memberikan kajian dan saran, hal-hal apa yang tidak boleh dilakukan? BAB VII KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DENGAN HUBUNGAN YANG SEHAT Dari apa yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, jelaslah bahwa komunikasi mencakup hampir setiap interaksi antara sesama manusia. Oleh karena itu, jalinan komunikasi dengan hubungan (relationship) adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Artinya, seseorang tidak mungkin berhubungan dengan orang lain tanpa melakukan komunikasi. Komunikasi berkenaan erat dengan cara seseorang mengungkapkan pikiran, gagasan, dan perasaannya kepada orang lain, Apapun yang orang katakan kepada orang lain, secara langsung sebenarnya orang itu juga mengirimkan kesan dan pesannya tentang pendapat orang lain dan pendapatnya sendiri, serta dia akan menunjukkan apakah dirinya jujur dan tulus dengan apa yang dikatakannya. Dalam komunikasi non lisan meskipun tidak diungkapkan dengan kata-kata, banyak hal yang tersampaikan melalui isyarat, raut muka, dan sikap. Jadi seseorang yang melakukan komunikasi non lisan, sesungguhnya dia berbicara lebih lantang dari ucapannya. Apa yang orang katakan dan lakukan, serta bagaimana orang mengatakan dan melakukannya, secara langsung sebenarnya sangat 75 76 Komunikasi Yang Efektif mempengaruhi dan membentuk pendapat orang lain tentang diri orang tersebut. Buktinya, pendapat orang lain tentang seseorang sering kali terbentuk atas dasar cara seseorang berkomunikasi. Misalnya, si A dikatakan kasar karena dia selalu berkomunikasi dengan suara keras dan menggunakan kata-kata yang tidak pantas. Atau si B tidak pernah tegas karena dia berkomunikasi dengan menggunakan kata-kata yang tidak jelas dan dengan suara yang lemah lembut. Tentu saja hal inipun mempengaruhi bagaimana orang lain bereaksi terhadap orang itu. Dengan kata lain komunikasi adalah saluran dua arah. Komunikasi yang diucapkan atau yang tidak diucapkan, bisa jelas atau bisa juga samar-samar, terbuka atau terkontrol (guided), jujur atau tidak jujur, tetapi tidak ada istilah tidak ada komunikasi. Artinya, tetap ada komunikasi. karena bahasa tubuh seseorang merupakan ekspresi wajah, nada suara dan tingkat ketertarikan, orang tetap mengkomunikasikan sesuatu terhadap orang lain yang memang mengamati kita. Oleh karena gagasan-gagasan dan minat seseorang disampaikan kepada orang lain dengan berbagai cara tertentu, tentu saja orang itu akan berhasil menyampaikannya kalau dia sebagai komunikator yang efektif. Masalahnya, seseorang sering kali bermaksud mengkomunikasikan satu hal, tetapi nyatanya orang itu malah mengkomunikasikan hal yang sama sekali berbeda dari yang dia maksudkan. Dengan kata lain, dia seringkali menyampaikan maksud orang lain dengan cara yang kurang atau bahkan tidak komunikatif, sehingga orang lain tidak begitu memahami apa yang dia coba sampaikan. Inilah yang dinamakan dengan komunikasi yang tidak efektif (ineffective communication). Modul Diklat Prajabatan Golongan III 77 Komunikasi yang efektif mempunyai tiga unsur yaitu kecepatan, kecermatan, dan keringkasan. Para komunikator yang cermat akan memperoleh promosi yang lebih cepat dibandingkan dengan komunikator yang kurang cermat. Kecermatan merupakan unsur yang paling utama dalam menunjang karier seseorang dalam pekerjaannya. Sedangkan unsur ketepatan dan keringkasan tidak ada hubungannya dengan karier seseorang. Pada dasarnya, berkomunikasi secara efektif menjadi cita-cita setiap orang yang berkomunikasi. Komunikasi dapat dikatakan efektif apabila: 1. Pesan diterima dan dimengerti sebagaimana yang dimaksud oleh si pengirim. 2. Pesan disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang dikehendaki oleh pengirim. 3. Tidak ada hambatan untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk menindak lanjuti pesan yang dikirim. (Agus M. Hardjana, Komunikasi Intrapersonal & Interpersonal) Komunikasi yang efektif dan hubungan yang sehat juga tergantung dari macam perilaku komunikasi, yang dapat dibedakan sebagai berikut : 1. Komunikasi formal: dikatakan komunikasi formal atau resmi karena dilakukan dalam lembaga formal atau lembaga resmi melalui jalur garis perintah, berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing-masing, yang tujuannya menyampaikan pesan yang 78 Komunikasi Yang Efektif berkaitan dengan kepentingan dinas dan dengan bentuk resmi yang berlaku pada organisasi resmi pada umumnya. Atau komunikasi dapat juga dikatakan formal apabila komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi, dengan tegas telah diatur dan ditentukan dalam struktur organisasi. 2. Komunikasi informal atau the grapevine: adalah komunikasi antara orang yang ada dalam satu organisasi, akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat private (issue, gossip, atau rumors). Menghadapi penyebaran informasi yang demikian itu ada tiga hal yang perlu dibuat: a. Jangan berbuat hanya berdasarkan desas-desus sebab beritanya tidak akurat dan tidak dapat diandalkan. b. Jika mungkin carilah sumber berita yang dapat dipercaya. c. Jika tidak mungkin mendapatkan sumber beritanya gunakan akal sehat dan bertindaklah menurut akal sehat. (Ages. M. Hardjana,Komunikasi Intrapersonal & Interpersonal) Informasi grapevine (kabar burung) pada umumnya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih, dan seterusnya, sehingga informasi itu tersebar keberbagai kalangan. Akhirnya, kebenaran informasi itu menjadi kabar atau hilang. Hal demikian sering terjadi dalam komunikasi grapevine, karena pengiriman informasi tidak Modul Diklat Prajabatan Golongan III 79 didasarkan pada kenyataan yang ada dan selalu tidak dicek kebenarannya. Komunikasi informal yang terjadi dalam kehidupan sehari-hari sebagai komunikasi yang tidak resmi tetap mempunyai manfaat sebagai berikut: 1. memenuhi kebutuhan sosial untuk berhubungan dengan orang lain dan manjadi bagian kelompok. 2. menjadi jalan untuk mempengaruhi orang lain. 3. menjadi sumber informasi kerja yang tidak diperoleh melalui saluran informasi resmi. Dengan demikian, kerja jalan terus meski tidak ada informasi resmi yang diperoleh. 4. mengatasi kelambatan komunikasi yang sering kaku dan harus melalui berbagai saluran dan jalur. (Agus M. Hardjana, Komunikasi Intrapersonal & Interpersonal) Komunikasi non formal: adalah komunikasi antara yang formal/resmi dengan yang tidak resmi/informal, komunikasi yang berhubungan dengan pekerjaan dengan komunikasi yang berhubungan dengan hubungan pribadi. Ciri-ciri komunikasi yang tidak efektif antara lain: 1. Tidak langsung (bertele-tele), tidak mengatakan maksud dan tujuan secara jelas. 2. Pasif (malu-malu, tertutup). 3. Antagonistis (marah-marah, agresif atau bernada kebencian). 4. Kriptis (pesan atau maksud yang disampaikan tidak jelas dan memerlukan interpretasi). 80 Komunikasi Yang Efektif 5. Tersembunyi (maksud yang sesungguhnya tidak pernah diungkapkan secara terbuka). 6. Tidak secara lisan alias non verbal (pesan disampaikan melalui bahasa tubuh dan perilaku, bukan dengan kata-kata). 7. Satu arah (lebih banyak berbicara dari pada mendengarkan). 8. Tidak responsive (sedikit/atau tidak ada minat terhadap pandangan atau kebutuhan orang lain). 9. Tidak nyambung (respon dan kebutuhan orang lain disalah artikan dan disalah interpretasikan). 10. Tidak terus terang (perasaan, gagasan dan keputusan diungkapkan secara tidak jujur). Ciri-ciri komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut: 1. Langsung (to the point, tidak ragu menyampaikan pesan). 2. Asertif (tidak takut mengatakan apa yang diinginkan dan mengapa). 3. Congenial (ramah dan bersahabat). 4. Jelas (hal yang disampaikan mudah dimengerti). Terbuka (tidak ada pesan dan makna yang tersembunyi). 5. Secara lisan (menggunakan kata-kata untuk menyampaikan gagasan dengan jelas). Dua arah (seimbang antara berbicara dan mendengarkan). 6. Responsif (memperhatikan keperluan dan pandangan orang lain). 7. Nyambung (menginterpretasi pesan dan kebutuhan orang lain dengan tepat). 8. Jujur (mengungkapkan gagasan, perasaan dan kebutuhan yang sesungguhnya). Modul Diklat Prajabatan Golongan III 81 A. Rangkuman Komunikasi mencakup hampir setiap interaksi antara seseorang dengan orang lain. Oleh karena itu, antara komunikasi dengan hubungan/relation adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Artinya, antara seorang dengan orang lainnya tidak dapat berhubungan tanpa melakukan komunikasi. Komunikasi yang diucapkan atau tidak diucapkan bisa jelas, samar-samar, terbuka atau terkontrol. Komunikasi efektif dan hubungan yang sehat tergantung pada tiga macam perilaku komunikasi yang dapat dibedakan menjadi: Komunikasi formal, komunikasi informal/grapevine dan komunikasi non formal. Komunikasi formal terjadi dalam lembaga formal, dan dalam hubungan yang formal. Komunikasi informal terjadi secara spontan dan biasanya berkerumun serta membicarakan hal-hal yang tidak ada sumber beritanya yang pasti (sekedar desasdesus). Sedangkan komunikasi non formal adalah gabungan antara komunikasi formal dengan informal. Ada beberapa ciri komunikasi yang tidak efektif dan ciri-ciri komunikasi yang efektif. 82 Komunikasi Yang Efektif B. Latihan 1. Berikan beberapa contoh komunikasi yang tidak efektif dengan mengacu pada ciri-cirinya. 2. Berikan beberapa contoh komunikasi yang efektif dengan mengacu pada ciri-cirinya. 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan komunikasi grapevine. 4. Adakah manfaat dari komunikasi informal? Bila ada sebutkan apa manfaatnya dan bila tidak ada jelaskan jawaban Saudara. LATIHAN I (waktu 15 menit) Latihan ini bertujuan memberikan pemahaman mengenai komunikasi dalam kalimat-kalimat tertentu, yang akan memberikan makna yang berbeda antara satu kalimat dengan kalimat lainnya. Kelas dibagi menjadi 6 kelompok : tugaskan masing-masing kelompok membuat 2 kalimat yang mempunyai makna : 1. Komunikasi sebagai bidang ilmu pengetahuan; 2. Komunikasi sebagai pesan; 3. Komunikasi sebagai hubungan; 4. Komunikasi sebagai keterampilan; 5. Komunikasi sebagai peristiwa. Lampiran 1a 83 84 Komunikasi Yang Efektif Burung Film Ikan Pulpen Burung Dara Aktor Tiram Telepon Burung Hitam Film Garam Meja Angsa TV Script Air Stapler Burung Pipit Kamera Laut Kertas Modul Diklat Prajabatan Golongan III 85 LATIHAN II (waktu 15 menit) Latihan ini bertujuan membantu peserta memahami bagaimana seseorang dapat dengan mudah mengingat pesan terstruktur dari pada pesan yang tidak terstruktur. Dalam lampiran 1a, semua nama-nama benda dikumpulkan dalam “keluarga” yang sama di setiap kolomnya. Dilampiran 1b nama-nama benda tersebut ditempatkan secara acak. Tunjuk 10 orang peserta, lima orang duduk di sebelah kanan widyaiswara, yang mendapat lembar lampiran 1a, dalam keadaan halaman belakang menghadap ke atas, dan 5 orang di sebelah kiri Widyaiswara yang mendapat lembar lampiran 1b dalam keadaan halaman belakang menghadap keatas. Widyaiswara meminta pada kesempatan pertama agar kesepuluh peserta melihat kertas selama 10 detik tanpa men-catat apapun. Selanjutnya Widyaiswara meminta kesepuluh peserta untuk meletakkan kertas tersebut kembali dengan halaman belakang menghadap keatas. Para peserta diminta untuk menuliskan semua kata yang mereka ingat tanpa “mencontek”. Widyaiswara mengumpulkan semua kertas dan membaginya menjadi dua, selanjutnya widyaiswara membacakan semua nama benda yang tidak terstruktur dan setiap peserta diminta untuk mencoret semua kata yang benar tanpa mencontek. 86 Komunikasi Yang Efektif Lampiran 1b Burung Dara Film Ikan Pulpen Laut Burung Pipit Aktor Kamera Burung Kertas Garam Meja Angsa TV Script Air Stapler Film Tiram Telepon Burung Hitam Modul Diklat Prajabatan Golongan III 87 LATIHAN III (waktu 10 menit) Tujuan pelatihan ini, untuk memberikan pemahaman kepada peserta tentang pesan berantai, yang sering terdistorsi, disebabkan tidak terpenuhinya Seven Cs Communication sebagai faktor keberhasilan komunikasi. Tunjuk 7 orang peserta, diminta berbaris, kepada peserta paling depan diminta membaca lembar X, atau lembar Y, dan menyampaikan kepada peserta kedua dan seterusnya sampai peserta no. 7. Seven Cs Communication : Credibility, Context, I feel you should know that beneath this debonair, Content, suave, sophisticated, elegant Clarity, exterior. Continuity and consistency, Capability of audience, Channels of distribution. 88 Komunikasi Yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan III Lembar Y LATIHAN IV (waktu 20 menit) Latihan ini bertujuan meningkatkan pemahaman peserta, bahwa komunikasi satu arah tidak seefektif bila dibandingkan dengan komunikasi dua arah. Latihan tahap 1 : Panggil satu peserta, dan berikan 1 gambar kepadanya, mintalah kepada yang bersangkutan untuk meminta rekan-rekan peserta lainnya menggambar sesuai dengan gambar 1, dengan ketentuan peserta tidak boleh bertanya. Widyaiswara Tidak Datang Belum Jadi Datang Widyaiswara Widyaiswara Belum Bisa Datang Benar-Benar Widyaiswara Tidak Datang Latihan tahap 2 Lembar X Widyaiswara Tidak Jadi Datang Tidak Jadi Datang Widyaiswara Jadi Widyaiswara Tidak Datang 89 : Panggil satu peserta lainnya, dan berikan gambar 2 kepadanya, mintalah kepada yang bersangkutan untuk meminta rekan-rekan peserta lainnya menggambar sesuai dengan gambar 2, dengan terlebih dahulu memberikan kejelasan. Misalnya: sebelah kanan (dengan mengangkat tangan kanan), sebelah kiri (dengan mengangkat tangan kiri), gambar kotak ukuran 3 x 3 cm, buat gambar trisium, ketupat, dll. 90 Komunikasi Yang Efektif DAFTAR PUSTAKA Anomymous, (1986), Public Speaking. AIESEC. Singapore. Anomymous, (1986), Public Relation. AIESEC. Singapore. Collins Cobnild English Langrage Dictionary. Dennis. M. (1957), Better Business Communication. London. McGraw-Hill Book Company Inc. Espey, F.J.D. &, Mulbauser, F. (1966), Language, Rhetoric and Style. New York. McGraw Hill Book Company. Gordon, J. R (1996), Organizational Behavior, A Diagnostic Approach, Fifth Edition. Prentice Hall. Greenberg, J. & Baron, R.A. (1995), Behavior In Organization, Understanding And Managing The Human Side Of Work, Fifth Edition. Prentice Hall. Hardjana, A. M. (2003), Komunikasi Intrapersonal & Interpersonal. Jakarta. Kanisius. Jones, H., Mann, R. (1997), Setting The Scene, Workplace Communication Skills. Addison Wesley Lungman Australia PTY Limited. Julius, F.(1978), Body Language. London. Pan Books. Lilico, T.M. (1972), Komunikasi Menejemen. Jakarta. Lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen. Liliwen, A. (1991), Komunikasi Antar Pribadi. Bandung. PT Citra Aditya Bakti. Longman Dictionary of Contemparary English. Oxford Advanced Learner's Dictionary. Senge, M.P. (1990), The Fifth Discipline, The Art & Practice of The Learning Organization. Currency and Doubleday. 91 92 Komunikasi Yang Efektif Soehoet, A.M.H. Drs. (2002), Pengantar Ilmu Komunikasi. Yayasan Kampus Tercinta-IISIP. Soehoet, A.M.H. Drs. (2002), Teori Komunikasi 1 dan 2. Yayasan Kampus Tercinta-IISIP. Wursanto, Ig. Drs. (1994), Etika Komunikasi Kantor. Jogjakarta. Kanisius.
