[Summary] Struktur dan Proses Organisasi Chapter 2

[Summary]
Struktur dan Proses Organisasi
Chapter 2
Ch 2 Structural Design for Organizations
Pada pokok bahasan ini bertujuan untuk menjelaskan konsep dasar dari struktur organisasi
dan memberikan penjelasan mengenai organizational chart. Pokok bahasan ini juga banyak
menjelaskan tentang bagaimana information sharing di dalam organisasi berdasarkan struktur
organisasi dan juga bagaimana struktur yang efektif di dalam organisasi dalam mencapai
organizational goals. Muncul juga penjelasan bagaimana struktur organisasi akan menciptakan
organizational activities yang mengikuti bentuk dan struktur tersebut.
Organization Structure
3 komponen penting sebuah struktur organisasi:
1. Mendesain hubungan formal dalam organisasi
2. Mengidentifikasi pengelompokan individual-individual dalam departemen dan tiap
departemen agar selaras dengan organizational goals.
3. Struktur organisasi juga adalah sebuah desain untuk sistem komunikasi dalam organisasi, juga
integrasi, dan koordinasi efforts dalam sebuah departemen.
Struktur organisasi dapat terlihat jelas dalam organizational chart-nya. Organizational
Chart adalah sebuah representasi visual yang menggambarkan bagaimana sebuah organisasi
beraktivitas dan proses di dalam organisasi. Organizational Chart juga memberikan penjelasan
duties&responsibilities dari tiap-tiap individu yang tergabung dalam sebuah departemen sehingga
dapat mencapai tujuan organisasinya. Intinya, dalam organizational chart akan tergambar pula
seseorang menduduki jabatan tertentu di dalam organisasi, juga terlihat pula bagaimana tanggung
jawabnya di organisasi tersebut dan lain lain.
Information-Sharing Perspective on Structure
Organisasi harus didesain untuk dapat memberikan arus informasi, baik itu secara
horizontal maupun vertikal. Dalam organizational chart penting untuk mengetahui bagaimana
struktur tersebut dapat menciptakan alur informasi yang dapat tersebar ke seluruh individual di dalam
organisasi, karena ketika strukturnya tidak sesuai dengan kebutuhan si penerima informasi akan
banyak waktu yang terbuang dalam memroses informasi. Di dalam information sharing juga dapat
terlihat apakah organisasi tersebut terfokus dalam vertical communication dan control atau lebih ke
arah menciptakan komunikasi yang sifatnya horizontal dan kolaboratif. Perusahaan harus mengerti
derajat komunikasi yang digunakan dalam organisasi, seperti seberapa besar mereka harus
menggunakan vertical communication dan seberapa besar mereka menggunakan horizontal
communication di dalam organisasi untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Vertical Organization didesain untuk efisiensi (Mechanistic)
•
Pengambilan keputusan dalam organisasi ini adalah centralized decision making dimana
biasanya keputusan diambil oleh top level manager.
•
Penekanan organisasi ini adalah sebuah efisiensi dan kontrol yang baik di dalam perusahaan.
Horizontal Organization didesain untuk menciptakan budaya belajar dan kolaborasi di
dalam organisasi (Organic)
–
Pengambilan keputusan dengan desain organisasi ini biasanya adalah decentralized
decision making
Vertical Information Sharing
Vertical Information Sharingdigunakan untuk koordinasi antara level atas dan level bawah dalam
organisasi. Fokus utama jenis ini adalah control dalam organisasi.
1. Hierarchical referral adalah model vertical lines yang berfungsi untuk mengidentifikasi
chain of command (kasih contoh nanti)
2. Rules/Procedure memberikan sebuah standar informasi untuk pekerja tanpa instruksi
Plans sebagai contoh:budgets. Plans biasanya terkait dengan keterbatasan resources dalam
organisasi.
3. Vertical information systems adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi dalam
sebuah hierarki organisasi
Horizontal Information Sharing and Coordination
-
Komunikasi horizontal dalam organisasi mempermudah komunikasi antar departemen
Biasanya komunikasi horizontal biasa tidak digambarkan dalam organization chart.
Komunikasi horizontal biasanya dimanfaatkan untuk koordinasi yang efektif, knowledgesharing, dan pengambilan keputusan.
o Information Systems (cari sistem informasi yang dipake diperusahaan)

o
Full-Time Integrator

o
The strongest horizontal linkage mechanism. Serupa dengan, task forces,
namun interaksi yang terjadi biasanya lebih dari dua departemen
Liaison Roles

o
Integrator biasanya ditempatkan diluar departemen tertentu dan mempunyai
tanggung jawab untuk mengontrol beberapa departemen. Contoh: brand
manager, project manager, product manager.
Teams

o
Digunakan untuk dapat berkomunikasi agar seluruh anggota organisasi bisa
memperoleh informasi (cross-functional).
Bertugas untuk menghasilkan direct contact.
Task Forces

Komunikasi/linkage yang terjadi antar dua departemen.

Biasanya dimanfaatkan oleh organisasi untuk membicarakan temporary issue
oleh representatif tiap organizational unit.
Relational Coordination
•
Frequent, timely, problem-solving communication
•
Informasi yang disampaikan didalam koordinasi ini sangat cepat, tidak terbatas antar
departemen dan setiap orang didalam organisasi melakukan interaksi yang kontinyu dalam
melakukan sharing informasi juga pengetahuan
Organizational Design Alternatives
Required Work Activities
Di dalam suatu perusahaan, dibentuknya suatu departemen untuk menyelesaikan pekerjaan sangatlah
penting. Aktivitas kerja dipecah menjadi beberapa departemen sesuai fungsi yang dibutuhkan untuk
mencapai mencapai tujuan perusahaan. Seperti HRD yang melakukan rekrutmen karyawan baru,
departemen produksi membuat produk suatu perusahaan.
Reporting Relationship
Setelah departemen dibentuk, hal yang selanjutnya dilakukan adalah membentuk suatu hubungan
laporan yang biasa disebut sebagai chain of command. Hal ini digambarkan dengan hubungan vertikal
dalam suatu bagan organisasi yang menunjukkan hubungan kepada siapa seseorang melaporkan
pekerjaannya.
Departmental Grouping Options
o
o
o
o
o
Functional Grouping : menempatkan karyawan yang memiliki fungsi yang sama dalam satu
departemen.
Divisional Gruuping: karyawan ditempatkan sesuai dengan apa yang dibuat/diproduksi oleh
perusahaan.
Multi-focused Grouping: menggabungkan dua atau lebih grup structural. Biasa disebut
sebagai matrix atau hybrid.
Horizontal Grouping: karyawan dibentuk dengan cara dikelompokkan dalam suatu grup.
Virtual Network Grouping: departemen dapat berbagi informasi ke departemen lain secara
virtual.
Functional, Divisional dan Geographic Design
Functional Structure
Aktivitas kerja dikelompokkan dalam satu fungsi yang sama dari bawah sampai ke atas dalam suatu
organisasi. Misalkan insinyur ditempatkan di satu departemen mesin. Dengan struktur fungsional,
semua pengetahuan dan kemampuan karyawan terkumpul dan menyediakan informasi yang cukup
untuk perusahaan.
Divisional Structure
Suatu struktur yang ter-desentralisasi,cdibagi menjadi beberapa departemen dengan tanggung
jawab masing-masing produk yang dihasilkan. Struktur ini biasa disebut product structure
atau strategic businesses unit structure. Struktur divisi lebih fleksibel dan mudah merubah
karena ukurannya lebih kecil dibanding fungsional struktur dan bisa mudah beradaptasi
dengan kebutuhan lingkungan.
Geographic Structure
Setiap negara memiliki kebutuhan dan selera yang berbeda, oleh karena itu struktur
perusahan akan dibagi menjadi ke berbagai jenis struktur yang menyesuaikan dengan kondisi
geographic dan target penjualan di negara tersebut.
Matrix Structure
Suatu perusahaan terkadang membutuhkan multi fokus antara produksi dan fungsi atau antara produk
dan geografi dalam waktu yang sama. Dengan struktur ini perusahaan bisa meningkatkan inovasi
untuk membantu dalam mencapai tujuan perusahaan. Struktur ini bersifat horizontal sehingga divisi
produk dan divisi fungsional bisa dilakukan secara bersamaan. Produk manager dan fungsional
manager memiliki kekuasan yang sama dalam organisasi dan karyawan melapor kepada kedua
manager tersebut.
Horizontal Structure
Struktur Horizontal adalah struktur yang mengatur pegawai diantara proses-proses inti.
Dalam pembahasan mengenai struktur horizontal, terdapat beberapa hal penting sebagai berikut:
•
Sebuah organisasi umumnya mengubah struktur menjadi horizontal selama proses yang
dinamakan reengineering.
•
Reengineering atau business process reingeneering, pada dasarnya berarti mendesain ulang
organisasi vertikal sepanjang proses atau alur kerja horizontal.
•
Prosesnya mengacu pada grup yang terorganisir dari tugas-tugas dan aktivitas-aktivitas yang
bekerja bersama untuk mengubah input menjadi output yang menciptakan nilai bagi
konsumen.
Contoh Struktur Horizontal
Karakteristik Struktur Horizontal
•
Strukturnya dibuat di sekeliling pertukaran fungsional proses inti, daripada tugas-tugas,
fungsi, atau geografi. Sehingga batas-batas diantara departemen dapat dihapuskan.
•
Self-directed teams, bukan individual, adalah basis dari desain organisasi dan kinerja.
•
Pemilik proses memiliki tanggungjawab untuk setiap proses inti dari keseluruhan prosesnya.
•
Orang-orang di dalam tim diberikan keahlian, perangkat, motivasi, dan kewenangan untuk
membuat keputusan sentral bagi kinerja perusahaan.
•
Tim memiliki kebebasan untuk berpikir secara kreatif dan mengambil respon secara lebih
fleksibel untuk tantangan baru yang meningkat
•
Pelangganlah yang men-drive perusahaan, dalam arti, efektivitas perusahaan diukur dari
tujuan kinerja proses akhir (berdasarkan tujuan untuk membawa nilai kepada pelanggan).
•
Budayanya sangat menerapkan keterbukaan, kepercayaan, dan kolaborasi, terfokus pada
peningkatan yang berkelanjutan.
Kekuatan dari Struktur Horizontal
- fleksibilitas dan respon yang cepat untuk menghadapi perubahan cepat dari kebutuhan
masyarakat
- memberikan atensi langsung bagi semua orang melalui produksi dan pengiriman nilai-nilai
kepada pelanggan
- setiap karyawan memiliki pandangan yang lebih luas dari tujuan organisasi
- fokus pada kerjasama tim dan kolaborasi
- meningkatkan kualitas dari kehidupan bagi pegawai dengan mengajukan mereka
kesempatan untuk berbagi tanggungjawab, membuat keputusan, dan dapat
dipertanggungjawabkan bagi hasil akhir
Kelemahan dari Struktur Horizontal
- menentukan proses-proses inti sangatlah sulit dan memakan waktu
- membutuhkan perubahan dalam pembentukan budaya, desain pekerjaan, filosofi
manajemen, dan sistem penghargaan dan informasi yang baru
- manajer tradisional sangat mungkin untuk menggagalkan perubahan struktur ini ketika
mereka harus melepaskan kekuatan dan otoritasnya pada karyawan
- memerlukan pekatihan yang signifikan bagi pegawai untuk bekerja secara efektif dalam
lingkungan tim yang horizontal
- dapat membatasi pengembangan skill secara mendalam
Virtual Networks and Outsourcing
Pengembangan terbaru terkait desain organisasi, memperpanjang konsep dari koordinasi horizontal
dan kolaborasi melewati batas dari organisasi tradisional. Tren desain organisasi yang paling tersebar
beberapa tahun belakangan ini adalah outsourcing dari beberapa bagian dari organisasi ke partner
luar. Adapun definisi dari Virtual Networks and Outsourcing adalah sebagai berikut:
•
Outsourcing: mengontrak pihak luar dalam melaksanakan tugas-tugas atau fungsi tertentu
dalam perusahaan seperti manufakturing, sumber daya manusia, kredit dan proses, ke
perusahaan lain.
•
Virtual Network Structure atau Struktur Modular: keadaan dimana perusahaan melakukan
subkontrak dari kebanyakan fungsi-fungsi atau proses utamanya dengan perusahaan yang
berbeda dan melakukan koordinasi akan aktivitas-aktivitas tersebut lewat markas kecil dari
organisasi
Bagaimana Cara Struktur Tersebut Bekerja
Virtual Network Organization dapat dilihat sebagai penghubung sentral yang
dikelilingi oleh jaringan dari spesialis eksternal.
Dengan struktur jaringan, dibandingkan dengan melakukan serangkaian aktivitas di
dalam satu perusahaan, seperti aktivitas akunting, desain, manufaktur, marketing, dan
distribusi, perusahaan dapat melakukan outsourcing pada perusahaan lain yang terhubung
secara elektronik ke kantor pusat
Dengan struktur jaringan, pusat kegiatan yang memiliki sistem kelas dunia dapat
melakukan pengawasan terhadap proses pengambilan keputusan untuk ditransfer ke aktivitas
lain kepada organisasi lain pula.
Contoh Virtual Network
Kekuatan dari virtual network structure :
- memampukan bahkan organisasi kecil, untuk mendapatkan talent dan sumber daya bagi
perusahaan dari seluruh dunia
- memberikan perusahaan kesempatan untuk meraih skala besar dalam pengembangan
pabrik, peralatan, dan distribusi fasilitas secara cepat
- memampukan organisasi untuk dapat secara fleksibel dan responsif dalam menghadapi
perubahan kebutuhan yang cepat
- mengurangi biaya overhead administratif
Kelemahan dari virtual network structure :
- manajer tidak dapat melakukan pengontrolan dalam banyak kegiatan perusahaan dan
terhadap karyawan
- membutuhkan kesepakatan waktu yang berat untuk menjalin hubungan mengelola konflik
yang potensial terjadi dengan rekan kontrak
- ada risiko dari kegagalan organisasi jika rekan gagal dalam mengirim informasi atau
materi bisnis
- loyalitas karyawan dan budaya perusahaan dapat menjadi lemah karena karyawan merasa
bahwa pekerjaannya dapat digantikan dengan rekan kontrak dari luar
Hybrid Structure
Struktur Hybrid adalah struktur yang mengkombinasikan berbagai karakteristik dari
pendekatan-pendekatan yang berbeda yang dibentuk untuk memenuhi kebutuhan strategi
secara spesifik
Dijalankan untuk mengambil kekuatan dari berbagai struktur yang ada sekaligus
menghindari beberapa kelemahannya.
Struktur ini cenderung digunakan dalam menghadapi lingkungan yang berubah secara
cepat karena struktur ini menawarkan organisasi fleksibilitas yang lebih besar
Aplikasi dari Desain Struktural
•
Setiap tipe struktur harus diaplikasikan pada situasi yang berbeda dan untuk menjawab
berbagai kebutuhan yang berbeda pula.
•
Dalam melakukan perubahan atau penyesuaian struktur, kita harus dapat mrnganalisis
perubahan kondisi yang terkait oleh perubahan stabilitas lingkungan, atau ukuran organisasi
yang berkaitan dengan struktur
•
Setiap bentuk struktur dapat membantu manajer dalam membuat organisasi yang dipimpinnya
lebih efisien, bergantung pada permintaan situasi masing-masing
Kelurusan Struktural
•
Secara menyeluruh, keputusan paling penting yang dibuat manajer dalam hal mendesain
struktur organiasi adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara kontrol vertikal dan
koordinasi horizontal, tergantung pada kebutuhan dari organisasi.
•
Kontrol vertikal berhubungan dengan tujuan untuk menciptakan efisiensi dan stabilitas
•
Koordinasi horizontal berhubungan dengan pembelajaran, inovasi, dan fleksibilitas.
Gejala-gejala dari Defisiensi Struktural
•
Pembuatan keputusan ditunda atau kurangnya kualitas. Pembuat keputusan dapat kelebihan
muatan atau daya karena hirarki memiliki terlalu banyak masalah dan menuntut banyak
pengambilan keputusan terhadap mereka. Delegasi kepada pegawai dengan level yang lebih
rendah tidaklah mencukupi. Penyebab lain dari kualitas yang buruk dari pengambilan
keputusan adalah informasi dapat tidak diterima oleh pihak yang tepat.
•
Organisasi tidak merespon secara inovatif terhadap perubahan lingkungan. Salah satu
penyebab dari kekurangan inovasi adalah departemen-departemen yang tidak terkoordinasi
secara horizontal.
•
Kinerja pegawai menurun dan tujuan tidak dapat diraih. Kinerja pegawai dapat menurun
karena struktur tidak menyediakan tujuan, tanggungjawab, dan mekanisme untuk koordinasi
yang jelas. Struktur yang baik seharusnya dapat merefleksikan kompleksitas dari lingkungan
pasar yang fluktuatif dan harus dapat dengan jelas diinformasikan secara efektif kepada
pegawai.
•
Ditemukannya terlalu banyak konflik. Struktur organisasi seharusnya mengizinkan terjadinya
konflik akan tujuan departemen untuk dapat dikombinasikan menjadi satu set tujuan bagi
keseluruhan organisasi.
Struktur bagi Kebutuhan Organisasi untuk Efisiensi vs Pembelajaran
Hal-hal Esensial dalam Desain
•
Struktur Organisasi harus menyelesaikan dua hal bagi organisasi yaitu menyediakan bingkai
kerja dari tanggungjawab, melaporkan hubungan, dan pengelompokkan, dan menyediakan
mekanisme untuk menghubungkan dan mengkoordinasikan elemen organisasi ke dalam
keseluruhan koherensi.
•
Struktur organisasi dapat didesain untuk menyediakan hubungan informasi vertikal maupun
horizontal berdasarkan proses informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan keseluuhan
organisasi
•
Alternatif-alternatif untuk mengelompokkan karyawan dan departemen ke dalam desain
struktural secara keseluruhan meliputi pengelompokkan fungsional, divisional,
pengelompokkan multi fokus, pengelompokkan horizontal, dan virtual network grouping
•
Struktur jaringan virtual memperpanjang konsep kolaborasi dan koordinasi horizontal
melampaui batas-batas organisasi.
•
Struktur matriks berupaya untuk mencapai keseimbangan seimbang diantara dimensi struktur
vertikal dan horizontal
•
Secara keseluruhan, manajer berupaya untuk mencari kesimbangan yang tepat antara kontrol
vertikal dan koordinasi horizontal.
•
Akhirnya, sebuah diagram organisasi hanyalah berupa berbagai bentuk garis dan kotak pada
selembar kertas. Tujuan dari diagram organisasi adalah untuk meningkatkan dan
mengarahkan karyawan ke dalam aktivitas-aktivitas dan komunikasi yang memampukan
organisasi untuk mencapai tujuannya.