4-sispros-web

4. Sistem dan Prosedur Web Resmi dan Web Mail
4.1 Pendahuluan
Salah satu kewajiban universitas adalah menyediakan layanan kepada mahasiswa dan
masyarakat. Kecepatan, efektifitas, efisiensi, pemerataan, dan jangkauan pelayanan
merupakan sejumlah parameter penting yang menentukan kinerja universitas dalam
melayani masyarakatnya. Kelima hal tersebut dapat dicapai apabila diintegrasikan
dengan TIK sebagai medium yang mampu menjangkau seluruh lapisan masyarakat.
Layanan publik secara elektronik dapat disalurkan dalam bentuk situs internet (web
resmi) yang interaktif sehingga memberikan fleksibilitas dan kelengkapan layanan yang
setara dengan layanan langsung secara personal. Dengan demikian penyediaan layanan
dapat dilakukan secara terpusat, namun dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat
dan memungkinkan personalisasi layanan.
Di sisi lain, selain layanan publik melalui web, diperlukan juga sebuah layanan yang
menangani komunikasi internal melalui web mail. Layanan ini harus kredibel dalam hal
ketersediaan, keamanan dan memungkinkan personalisasi layanan. Layanan ini
terutama ditujukan untuk penanganan komunikasi internal universitas sehingga
memungkinkan pertukaran informasi yang lebih aman dan privat.
Dampak yang diharapkan dari upaya penyediaan layanan publik melalui web adalah:
1. Penyediaan layanan publik yang efisien dan transparan.
Pencapaian efisiensi dan transparansi yang tinggi memerlukan studi mengenai
desain konsep layanan elektronik, termasuk inventarisasi informasi dan jenis
layanan yang diperlukan oleh masyarakat pengguna layanan, konsep layanan
interaktif, pembaruan informasi layanan, dan sebagainya.
2. Penghapusan kesenjangan informasi dan layanan.
Penyediaan layanan yang merata akan dapat menghapuskan kesenjangan
informasi dan layanan antar kelompok dan wilayah yang berbeda. Keseragaman
informasi dan layanan akan berujung pada peningkatan kegiatan operasional dan
pendidikan secara merata di universitas.
3. Personalisasi layanan.
Kemampuan untuk personalisasi layanan merupakan faktor kunci dalam
meningkatkan efisiensi dan efektifitas pemberian layanan kepada setiap individu.
Yang menjadi tantangan dalam sistem dan prosedur TIK untuk Web resmi dan Web mail
adalah:
1. Bagaimana cara menyediakan layanan publik yang efisien dan transparan?
2. Bagaimana cara menghapus kesenjangan informasi dan layanan?
3. Bagaimana cara menyediakan personalisasi layanan?
4. Bagaimana cara menyediakan layanan yang selalu tersedia kapan saja dan dapat
diakses dalam melalui www maupun wap?
4.2 Aktor Sistem dan Prosedur
Tabel 4.1 Aktor Sistem dan Prosedur
Aktor
Tim PPTIK
Skenario

Pengadaan Web Resmi dan Web Mail.

Manajemen konten dan layanan dalam Web Resmi dan Web
Mail.

Pemeliharaan dan Pengawasan Web Resmi dan Web Mail.

Pengaksesan Web Resmi.

Pengaksesan Web Mail.
Dosen + Karyawan
Mahasiswa
Pemerintah +

Manajemen konten dalam Web Resmi.

Pengaksesan Web Resmi.

Pengaksesan Web Mail.

Pengaksesan Web Resmi.

Pengaksesan Web Mail.

Pengaksesan Web Resmi.
Masyarakat
4.3 Bisnis Proses
1. Pengadaan Web Resmi dan Web Mail.
Aktor
: Tim PPTIK
Deskripsi
: Pengadaan Web Resmi dan Web Mail dari analisis kebutuhan
hingga pengujian sistem.
Skenario
:
1) Analisis kebutuhan Web Resmi dan Web Mail
2) Perancangan Web Resmi dan Web Mail
3) Implementasi Web Resmi dan Web Mail
4) Pengujian Web Resmi dan Web Mail
2. Manajemen konten dan layanan dalam Web Resmi dan Web Mail.
Aktor
: Tim PPTIK
Deskripsi
: Manajemen konten (informasi, data, berita, dll) dan layanan
(kontak, interaksi, akses data mahasiswa, personalisasi, dll)
dalam Web Resmi dan Web Mail.
Skenario
:
1) Login ke Web Resmi dan Web Mail.
2) Manajemen konten dan layanan yang disediakan dalam
Web Resmi dan Web Mail.
3) Notifikasi kepada pengguna.
3. Pemeliharaan dan Pengawasan Web Resmi dan Web Mail
Aktor
: Tim PPTIK
Deskripsi
: Pemeliharaan dan Pengawasan penggunaan Web Resmi dan Web
Mail
Skenario
:
1) Pemeliharaan Web Resmi dan Web Mail dalam hal
ketersediaan dan kecepatan kinerja.
2) Pengawasan pada aspek keamanan pada Web Resmi dan
Web Mail melalui pemberian kredensial kepada pengguna
yang berhak.
4. Manajemen konten dalam Web Resmi
Aktor
: Dosen + Karyawan
Deskripsi
: Manajemen konten (informasi, data, berita, dll) dalam Web
Resmi.
Skenario
:
1) Login ke Web resmi.
2) Kelola konten didalam Web resmi.
5. Pengaksesan Web Mail
Aktor
: Tim PPTIK + Dosen + Mahasiswa + Karyawan
Deskripsi
: Mengakses Web mail untuk mengirim, menerima dan mengelola
pesan.
Skenario
:
1) Login ke Web Mail.
2) Mengirim, menerima, atau mengelola pesan-pesan
didalam web mail.
6. Pengaksesan Web Resmi
Aktor
: Tim PPTIK + Dosen + Mahasiswa + Karyawan + Pemerintah dan
Masyarakat umum
Deskripsi
: Mengakses web resmi untuk memperoleh informasi dan layanan
yang diperlukan.
Skenario
:
1) Login ke sistem e-learning.
2) Menelusur ke halaman yang menyediakan informasi dan
layanan yang diperlukan.
4.4 Bagan Sistem dan Prosedur
SISTEM DAN PROSEDUR WEB RESMI DAN WEB MAIL
TIM PPTIK
DOSEN +
MAHASISWA
KARYAWAN
MASYARAKAT
Analisis Kebutuhan
Web Resmi + Mail
Perancangan Web
Resmi + Mail
Implementasi Web
Resmi + Mail
Pengujian Web
Resmi + Mail
Pemeliharaan Web
Resmi + Mail
Pengawasan Sistem
Web Resmi + Mail
Login
Manajemen
Konten + Layanan
Web Resmi + Mail
PEMERINTAH +
Manajemen
Konten
Web Resmi
Akses Web Mail
Akses Web Resmi
WEB RESMI + WEB MAIL
4.5 Kesimpulan dan Rekomendasi
Selain permasalahan teknis dalam penyediaan web resmi dan web mail yang terkait
dengan ketersediaan infrastruktur jaringan dan akses internet, perlu pula dipikirkan
pengaturan konten layanan yang berkualitas tinggi dengan respons yang cepat dan
efisien tanpa melakukan pembatasan terhadap pengguna layanan. Kecepatan, efisiensi,
dan keamanan adalah kriteria utama yang dijadikan patokan dalam pengembangan web
resmi dan web mail. Respon layanan yang cepat dengan efisiensi yang tinggi dan
transparansi informasi akan meningkatkan kredibilitas universitas itu sendiri. Oleh sebab
itu usaha pengembangan web resmi dan web mail harus senantiasa memperhatikan
tercapainya ketiga kriteria ini secara bersama-sama.