TATAP MUKA 12 Pengantar Bisnis

TATAP MUKA 12
KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI & KOMUNIKASI ORGANISASI
Tujuan Khusus Mata Kuliah
· Agar mahasiswa mengerti dan mampu menjelaskan tentang komunikasi antar pribadi
dan komunikasi dalam organisasi.
Sub Pokok Bahasan
1. Pentingnya Informasi
2. Pengertian Komunikasi
3. Proses Komunikasi
4. Bentuk-Bentuk Komunikasi
5. Hambatan-Hambatan Dalam Komunikasi
6. Komunikasi Antar Budaya
7. Komunikasi Efektif
1. Pentingnya Informasi
· Komunikasi yang efektif penting bagi manajer karena dua alasan. Pertama,
komunikasi adalah proses dengan mana fungsi-fungsi manajemen, merencanakan,
mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan dilaksanakan.
komunikasi adalah kegiatan di mana manajer mencurahkan sebagian besar dari
waktunya.
· Komunikasi tertulis dan lisan merupakan bagian yang sangat penting dari
pengendalian. Manajer dapat melaksanakan fungsi manajemennya hanya dengan
orang lain. Proses komunikasi dengan demikian merupakan dasar di atas fungsifungsi manajemen bergantung.
· Henry Mitzberg menguraikan tugas manajer dalam bentuk tiga macam peran, dan
komunikasi merupakan bagian yang sangat penting pada masing-masing peran.
· Dalam peran antar pribadi mereka (Interpersonal role). Manajer menggunakan
sekitar 45% dari waktu kontaknya untuk bawahannya, sekitar 45% dengan orang di
luar unitnya, dan hanya sekitar 10% dengan atasan.
· Dalam peran informasi (informational role). Manajer mencari informasi dari rekan,
bawahan, dan kontak-kontak pribadi lain tentang segala hal yang mungkin
mempengaruhi pekerjaan dan tanggung jawab mereka. Sebaliknya mereka juga
menyebarkan informasi yang menarik atau penting sebagai balasannya.
· Dalam peran keputusan (decisional role). Manajer melaksanakan proyek baru,
menangani gangguan, dan mengalokasikan sumber-daya untuk anggota unit dan
bagiannya. Beberapa dari keputusan yang diambil manajer dibuat secara pribadi,
tetapi didasarkan pada informasi yang telah dikomunikasikan kepada manajer.
2. Pengertian Komunikasi
Proses yang digunakan oleh manusia dalam usaha untuk berbagi arti lewat transmisi
pesan simbolis.
“the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic
messages “.
(Stoner, Freeman & Gilbert, 2003)
‘12
1
Pengantar Bisnis
Ryani Dhyan Parashakti, SE. MM
Pusat Bahan Ajar dan Elearning
Universitas Mercu Buana http://www.mercubuana.ac.id
Kedua,
4. Bentuk-Bentuk Komunikasi
Bent uk
Deskripsi
Contoh
Komunikasi
lisan
Komunikasi disampaikan dengan suara
Percakapan pribadi, pidato, pertemuan,
voice mail, percakapan telpon,
videoconferences
Komunikasi
tertulis
Komunikasi disampaikan melalui tulisan
Surat, memo, laporan formal, berita,
mail, faksimile
Komunikasi
formal
Komunikasi disampaikan melalui mata
rantai komando dalam organisasi
kepada anggota lain atau di luar
Internal-memo, laporan, pertemuan,
proposal, presentasi lisan, laporan rapat,
Eksternal-surat, pidato, berita
Komunikasi
informal
Komunikasi disampaikan di luar saluran
yang secara formal diberi otoritas tanpa
memperhatikan hirarki
Rumor yang disebarluaskan melalui berita
selentingan
Komunikasi
verbal
Menyampaikan pesan dalam bentuk
kata-kata
Pertemuan, pembicaraan telepon, voice
mail, video comference
Komunikasi
nonverbal
Komunikasi disampaikan melalui
tindakan dan perilaku, bukan dengan
kata-kata
Gerak, ekspresi muka, sikap badan, bahasa
badan, pakaian, dandanan
t
Komunikasi Antarpribadi v.s. Komunikasi Organisasi
Uraian
Komunikasi
Antarpribadi
Komunikasi
Organisasi
Orientasi/tujuan
Pokok bahasan
Bahasa
yang
digunakan
Format penulisan
Gaya penulisan
Kertas surat yang
digunakan
Stempel/cap
contoh
Kepentingan bisnis
Masalah bisnis
Formal,
baku
Standar
Standar
Dengan kop surat/
kepala surat
Dengan stempel
Surat bisnis
‘12
3
Kepentingan pribadi
Masalah pribadi
Informal, bahasa
campuran
Tdk standar, feksibel
Tidak standar
Tanpa kop surat/
kepala surat
Tanpa stempel
Surat keluarga
Pengantar Bisnis
Ryani Dhyan Parashakti, SE. MM
Pusat Bahan Ajar dan Elearning
Universitas Mercu Buana http://www.mercubuana.ac.id
e-
*
bagian yang berbeda tersebut mempunyai istilah atau kebiasaan yang berbeda satu
sama lainnya.
Kepemilikan Informasi, Orang-orang tertentu akan mempunyai informasi yang
membuat dirinya menjadi sukses. Orang-orang tersebut kadang-kadang tidak ingin
menyebarkan informasi penting tersebut ke pihak lain, karena itu informasi yang
efektif akan terganggu.
Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
* Komunikasi Vertikal, komunikasi yang sesuai dengan rantai perintah, yaitu terdiri
dari Komunikasi ke Bawah (downward), berupa prosedur, pengarahan, instruksi,
penugasan, dan saran - Komunikasi ke Atas (Upward), berupa laporan, gagasan,
sikap, dan penjelasan.
* Komunikasi Lateral atau Horisontal, komunikasi terjadi jika komunikasi terjadi
antara anggota atau departemen organisasi dengan tingkatan yang sama, berupa
koordinasi, pemecahan masalah dsb.
* Komunikasi Diagonal, merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang
rantai perintah, terjadi sebagai hasil hubungan depatemen lini dan staf, berupa saran
dari staf.
5. Hambatan-Hambatan Dalam Komunikasi
Hambatan Individual dan Hambatan Organisasi
HAMBATAN INDIVIDUAL
HAMBATAN ORGANISASIONAL
Kesalahpahaman dalam memahami
Semantik
pesan
Kredibilitas Individu
Keterbatasan dalam berkomunikasi
Kemampuan Mendengarkan yang
rendah
Perbedaan Tingkatan Manajemen
Persepsi yang berbeda antar bagian
Kelebihan Beban Kerja
Penilaian awal terhadap subjek tertentu
Hambatan-hambatan lain
Upaya Mengatasi Hambatan-Hambatan
UPAYA YANG BERSIFAT
UPAYA YANG BERSIFAT
INDIVIDUAL
ORGANISASIONAL
Peningkatan
kemampuan
Tindak lanjut dari setiap komunikasi
mendengarkan
yang dilakukan
Dorongan untuk berkomunikasi dua
arah
Peningkatan kesadaran dan
kemampuan dalam
memahami pesan dan informasi
Pengaturan pola komunikasi yang
semestinya dilakukan dalam organisasi
Pemeliharaan Kredibilitas Individu
Peningkatan kesadaran dan penggunaan
berbagai media dalam berkomunikasi
Peningkatan pemahaman terhadap
orang lain
Hambatan-hambatan Lainnya
5.1 Informasi yang berlebihan dan rumit
‘12
5
Pengantar Bisnis
Ryani Dhyan Parashakti, SE. MM
Pusat Bahan Ajar dan Elearning
Universitas Mercu Buana http://www.mercubuana.ac.id