SPM (SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN)

SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN
PERTEMUAN I
1
SPM
REVIEW



Control (Pengendalian) : adalah suatu
proses untuk memastikan bahwa hal-hal
yang stratejik telah dicapai.
Sistem : adalah suatu cara tertentu dan
bersifat repetitif atau berulang-ulang
untuk melaksanakan suatu atau
sekelompok aktivitas.
Manajemen: adalah sekelompok orang
(manajer/CEO) yang berkerja bersamasama untuk mencapai tujuan bersama.
3
NATURE OF MCS


SISTEM : CARA TERTENTU DAN
BIASANYA BERULANG-ULANG UNTUK
MELAKSANAKAN SUATU ATAU
RANGKAIAN AKTIVITAS.
CONTOH :
- THERMOSTAT MOBIL
- SISTEM AKUNTANSI, SIM
eas, management control
system
PENGENDALIAN


ALAT KONTROL/ KENDALI
ORGANISASI
CONTOH :
- GAS KENDARAAN
- SETIR
- ATURAN DAN BUDAYA ORGANISASI
eas, management control
system
KERANGKA HUBUNGAN ELEMEN-ELEMEN DALAM
PROSES PENGENDALIAN
Perangkat
kendali
1. DETECTOR : Informasi
2. ASSESSOR : Perbandingan dengan
ukuran standar
3. EFFEKTOR : Perubahan perilaku
Jika diperlukan
mengenai apa yang
terjadi
Perusahaan
Yang sedang
dikendalikan
6
Dalam suatu sistem  control paling
sedikit mempunyai 4 unsur:
1. Detector (sensor), alat yang
mendeteksi apa yang sebenarnya
terjadi dalam proses yang sedang
dikendalikan.
2. Assesor  alat yang membandingkan untuk menentukan
ketepatan sesuatu yang terjadi
dengan cara dibandingkan
dengan standar yang telah
ditetapkan.
7
3. Effector  alat yang mengubah
sesuatu yang diperoleh dari
asssesor.
4. Communication Network 
alat yang mengirimkan
informasi antara detektor ke
assesor, dan assesor ke effektor.
8
THERMOSTAT
1)
2)
3)
4)
Termometer (detector), yg mengatur suhu
ruangan.
Assesor, yg membandingkan suhu ruangan dgn
standar yg diterima mengenai suhu yg
seharusnya.
Effector, yg mendorong pemanas utk
memancarkan panas (jika suhu aktual lebih
rendah dari suhu standar) dan juga mematikan
alat-alat ini ketika suhu ruangan telah sesuai dgn
suhu standar.
Jaringan komunikasi, yg meneruskan iinformasi
dari termometer ke assesor dan dari assesor ke
elemen pemanas atau pendingin.
9
Pengendara Mobil
(Kecepatan standar 65 mil/jam (mph)
1) Mata Anda (sensor), mengukur kecepatan aktual
dgn cara mengamati spedometer.
2) Otak Anda (assesor), membandingkan kecepatan
aktual dengan kecepatan yg ditetapkan oleh hukum
dan mendeteksi adanya penyimpangan dari
standar.
3) Mengarahkan kaki Anda (effector), untuk
melepas/menekan pedal gas.
4) Saraf Anda, mengubah sistem komunikasi yg
menyebarkan informasi dari mata ke otak dan dari
otak ke kaki.
10
PENGENDALIAN
DALAM ORGANISASI
11
Organisasi telah menetapkan suatu
tujuan tertentu.
1. Detector/sensor  yang
melihat apa yang sebenarnya
terjadi (faktual) dalam pencapaian
tujuan tersebut.
2. Assesor  yang membandingkan
antara faktual pencapaian tujuan
tersebut dengan tujuan yang
diinginkan.
12
3. Effector  yang akan mengambil
tindakan koreksi, apabila terdapat
perbedaan yang sangat signifikan antara
faktual dengan tujuan yang dikehendaki.
4. Jaringan komunikasi  sesuatu yang
memberitahukan
kepada para manajer
apa yang sebenarnya
terjadi, dan
bagaimana hal tersebut dibandingkan
dengan keadaan yang diharapkan.
13
KERANGKA FUNGSI PERENCANAAN dan
PENGENDALIAN
Aktivitas
FORMULASI STRATEGI
(STRATEGY FORMULATION)
PENGENDALIAN MANAJEMEN
(MANAGEMENTCONTROL)
PENGENDALIAN TUGAS
(TASK CONTROL)
Sifat Akhir Produk
Tujuan, Strategi dan
Kebijakan
Implementasi Strategi
Kinerja yang efisien dan
efektif dari tugas-tugas
individual
14
Pengendalian Manajemen
(Proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota
organisasi lainnya untuk mengimplemenntasikan strategi
organisasi)

Kegiatan pengendalian, meliputi:
1. Merencanakan apa yg seharusnya dilakukan
organisasi.
2. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari
beberapa bagian organisasi.
3. Mengomunikasikan informasi.
4. Mengevalusi informasi.
5. Memutuskan tindakan apa yg seharusnya diambil.
6. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah
perilaku mereka.
15
Keselarasan Tujuan
(Goal Congruence)
Berarti sejauh mana, tujuan
seorang anggota organisasi
seharus konsisten dengan tujuan
organisasi itu sendiri.
SPM seharusnya dirancang dan
dioperasikan dengan prinsip
keselarasan tujuan dalam pikiran
setiap pribadi
16
Penerapan Strategi (Wal-Mart)



Pendapatan lebih dari $120 miliar (2002),
perusahaan ritel terbesar di dunia dgn keunggulan
strategi menjual produk bermerek dg biaya rendah.
SPM diarahkan pada manajemen operasi toko yg
efisien.
Data dari 4.400 toko utk pos-pos, seperti
penjualan, pengeluaran, serta laba-rugi yg
dikumpulkan, dianalisis dan disebarkan secara
elektronik dgn realt-time basis, secara cepat
mengungkapkan bagaimana suatu wilayah, distrik,
toko, departemen dalam toko atau barang dalam
departemen tertentu yg berkinerja baik.
17
Penerapan Strategi (Wal-Mart)


Informasi yg diungkapkan memungkinkan
mengurangi kemungkinan kehabisan barang/stok
dan memaksimalkan perputaran persediaan
(inventory turnover).
Perusahaan mampu mengurangi kerugian yg
diakibatkan oleh pencurian, dgn cara
melembagakan kebijakan pembagian 50%
penghematan dari penurunan pencurian dalam
sebuah toko tertentu., sesuai dg standar industri,
diantara karyawan toko tersebut.
18
PERBEDAAN STRATEGIC FORMULATION,
MANAGEMENT CONTROL DAN
TASK CONTROL
NO.
1.
2.
STRATEGIC
FORMULATION
Proses penetapan tujuan
organisasi dan strategi
untuk mencapai tujuan
tersebut




3.


4.
Tujuan tidak berbatas
waktu
Strategi = rencana
yang luas dan penting
Mempertimbangkan
threat dan opportunity,
setiap saat dan waktu
Fokusnya perusahaan
secara keseluruhan
Tidak sistematik
Berdasarkan
judgement
Hanya top manajemen
saja yang terlibat, dan
MANAGEMENT CONTROL
Proses bagaimana
mengim-plementasikan
strategi tersebut.





Berbatas waktu
(periodik)
Fokusnya satu unit
organisasi
Aktivitasnya perilaku
Berorientasi perilaku,
dan tidak bisa dibuat
persamaan
Melibatkan hubungan
atasan dengan
bawahan
TASK CONTROL
Proses yang menjamin
bahwa tugas telah
dilaksa-nakan secara
efektif dan efisien





Fokusnya hanya
sebagian unit
organisasi
Berorientasi transaksi
Aktivitasnya scientific
Informasinya dalam
angka-2
Tidak melibatkan
hubu-ngan atasan
dengan bawahan
Sistematik (reguler)
Ada aturan-aturan dalam
melaksanakan tugas
Melibatkan seluruh
manajer pada seluruh
Hanya individu yang
terlibat dengan
19
CONTOH : STRATEGIC FORMULATION,
MANAGEMENT CONTROL DAN
TASK CONTROL
NO.
STRATEGIC FORMULATION
MANAGEMENT CONTROL
TASK CONTROL
1.
Akuisisi (pengambil alihan)
perusahaan yang tidak
berhubungan
Memperkenalkan produk
atau merk baru dari suatu
lini produk
Koordinasinya masuknya
order (pesanan)
2.
Memasuki bisnis baru
Memperluas pabrik
Penjadwalan produksi
3.
Menambah penjualan
Menentukan anggaran iklan
Pemasangan iklan di TV
4.
Mengubah rasio
utang/modal
Menambah utang baru
Mengelola kas
5.
Perencanaan kebijakan
spekulasi persediaan
Memutuskan tingkat
persediaan
Pemesanan kembali suatu
barang
6.
Menetapkan arah penelitian
dan nilainya
Pengendalian organisasi
penelitian
Menjalankan proyek
penelitian individu
20
SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN
Pembakuan prosedur dan cara
kerja untuk melakukan proses
guna memotivasi para
manajer dalam organisasi agar
bekerja mencapai tujuan
organisasi tersebut
21
HAL-HAL MENDASAR DALAM
PENGENDALIAN MANAJEMEN



Pengendalian manajemen  suatu
keharusan dalam suatu organisasi.
Sistem pengendalian manajemen merupakan
implementasi strategi, sehingga harus sesuai
dengan strategi organisasi.
Implementasi strategi memerlukan suatu
alat untuk memotivasi anggota organisasi
guna mencapai tujuan organisasi.
22


Pengendalian manajemen adalah alat
untuk memotivasi agar tujuan anggota
organisasi selaras (goal congruence)
dengan tujuan organisasi.
Perilaku adalah fokus dari
pengendalian manajemen agar strategi
yang telah ditetapkan dilaksanakan
secara efektif dan efisien oleh anggota
organisasi.
23
 Pengendalian
manajemen merupakan
bentuk kegiatan perencanaan dan
pengendalian yang dilakukan oleh
manajemen di dalam suatu organisasi.
 Pengendalian Manajemen, adalah suatu
sistem, metode dan prosedur yang
digunakan oleh manajemen untuk
mempengaruhi orang-orang dalam
organisasi dengan tujuan agar mereka
melaksanakan strategi perusahaan secara
efektif dan efisien.
24
•
Proses pengendalian manajemen
melibatkan hubungan antara atasan dan
bawahan, yang meliputi aktivitas
1.Komunikasi
2.Motivasi
3.Evaluasi
•
Metodologi pengendalian manajemen dari
proses diatas, adalah :
1.Menentukan tujuan
2.Pengukuran prestasi
3.Evaluasi prestasi.
25
AKTIVITAS PENGENDALIAN
MANAJEMEN
Aktivitas pengendalian manajemen, adalah
meliputi :
 Planning, yaitu pengambilan keputusan
mengenai sesuatu yang akan dilakukan oleh
perusahaan.
 Coordinating, yaitu melakukan koordinasi
terhadap berbagai aktivitas yang ada di dalam
organisasi
 Communicating, yaitu mengkomunikasikan
berbagai informasi kepada pihak-pihak yang
terkait di dalam organisasi.
26
AKTIVITAS PENGENDALIAN
MANAJEMEN
Aktivitas pengendalian manajemen, adalah
meliputi :
 Evaluating, yaitu evaluasi informasi yang ada.
 Deciding, yaitu menetapkan aksi yang harus
dilakukan terhadap informasi yang telah
dievaluasi.
 Influencing people, yaitu mempengaruhi
orang-orang agar merubah perilakunya 
tujuan individu = tujuan perusahaan melalui
keselarasan tujuan (goal congruence).
27
LINGKUP PEMBAHASAN
MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)
Pembahasan pengendalian manajemen meliputi :
1. Lingkungan pengendalian manajemen : adalah jaringan
kerja organisasi dimana manajemen melaksanakan
tugas pengendalian yang berhubungan dengan : perilaku
individu
di dalam organisasi, berbagai jenis organisasi
terutama tanggung jawab keuangannya pada berbagai
unit dan sub
unitnya.
2. Proses pengendalian manajemen : adalah interaksi formal
(sistem pengendalian dan perencanaan yang meliputi : (a)
Strategic planning, (b) Budget preparation, (c)
Executions, (d)
Evaluation of performance) dan informal
(memo,
percakapan, tatap muka, rapat/
pertemuan),
diantara para
manajer dalam rangka mencapai tujuan
organisasi yang
telah ditetapkan.
3. Variasi pengendalian manajemen : adalah penjelasan
berbagai pengendalian pada berbagai strategi, dan
penerapannya pada organisasi jasa.

28
LINGKUP PEMBAHASAN MANAGEMENT
CONTROL SYSTEM (SPM)
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (MCS), TERDIRI :
1.
Lingkungan Pengendalian yang meliputi :
a. Responsibility Center :
1) Cost Centre
2) Revenue Centre
3) Profit Centre
4) Investment Centre
5) Transfer Pricing
b. Measuring and Controlling Asset Employed
:
1) ROI (Return on Investment)
2) EVA (Economic Value Added)
29
LINGKUP PEMBAHASAN
MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)
2. Proses Pengendalian Manajemen, meliputi :
a.
b.
c.
d.
e.
Strategic Planning
Budget Preparations
Analyzing Financial Performance Report
Performance Measurement
Management Compensation
3. Variasi Pengendalian Manajemen :
a. Controls for Differentiated Strategies
b. Service Organization
c. Quality Management
d. Planning and Control of Sales
e. Pengendalian Internal
30
FUNGSI CONTROLLER DALAM
MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)
Controller (menurut Management Control System, Anthony
and Govindarayan, 11th) :
Fungsi-fungsi yang dilakukan oleh CFO (Chief of Financial
Officer) atau Direktur Keuangan suatu perusahaan yang
meliputi :
1. Desain dan mengoperasikan pengendalian manajemen
2. Pelaporan-laporan keuangan pada pemegang saham dan
pihak-pihak eksternal
3. Penyiapan dan analisis laporan kinerja-2 manajemen
4. Supervisi audit internal dan prosedur pengendalian-2
akuntansi
5. Pengembangan kemampuan pegawai
6.
Penanggungjawab proses pengendalian internal atas
keandalan laporan keuangan
31
Corporate
Controler
Corporate
Controler
Busines Unit
Manager
Busines Unit
Controler
Busines Unit
Manager
Busines Unit
Controler
32
Terima Kasih
Thank You
33