Mengelola Waktu - Universitas Mercu Buana

MODUL PERKULIAHAN
ETIKA UMB
Mengelola waktu
Fakultas
Program Studi
Teknik
Teknik Industri
Tatap Muka
07
Kode MK
Disusun Oleh
D31163EL
Defi Norita ST., MT.
Abstract
Kompetensi
Manajemen waktu adalah sebuah
aktifitas untuk memanfaatkan waktu
yang tersedia dan potensi-potensi
yang tertanam dalam diri kita untuk
mencapai tujuan-tujuan penting dalam kehidupan kita.
memanfaatkan waktu yang tersedia
dan potensi-potensi yang tertanam
dalam diri kita untuk mencapai
tujuan-tujuan penting dalam kehidupan kita.
Mengelola Waktu
Manajemen waktu adalah sebuah aktifitas untuk memanfaatkan waktu yang tersedia dan
potensi-potensi yang tertanam dalam diri kita untuk mencapai tujuan-tujuan penting dalam kehidupan kita. Untuk itu kita jangan membuang waktu, karena seluruh masa depan
kita hidup di dalamnya. Setiap hari baru member kesempatan baru, namun apakah kesempatan itu kita gunakan untuk mencapai peningkatan atau tidak mencapai apa-apa, tergantung cara kita memperlakukan waktu berharga itu.
Mitos Tentang Manajemen Waktu
Sebenarnya tidak ada cara untuk mengelola waktu. Kita sama-sama mendapatkan 24
jam seharinya, dan waktu terus berjalan, tidak peduli bagaimana kita memilih untuk
menghabiskannya atau apakah kita menyelesaikannya dengan membaginya menjadi
tujuh hari per minggunya.
Namun meski berpikir kita tidak dapat benar-benar mengelola waktu, kita dapat memanaj
diri kita sendiri, lingkungan kita, tanggung jawab kita, pilihan-pilihan kita dan kesempatan
kita. Waktu secara sederhana merupakan konteks dimana kita bertindak. Itu bukan
sesuatu dimana kita dapat tarik atau kompres atau benar-benar kita kelola.
Mitos Mengelola Waktu mendapat semacam popularitasnya di sekolah bisnis dan sebagainya karena hal itu dibangun atas pengagungan terhadap hal-hal yang dianggap baik
secara universal, seperti halnya : produktivitas dan efisiensi. Siapa sih yang dalam kehidupan pribadi atau kehidupan usahanya, yang tidak ingin untuk berpikir tentang sesuatu
yang produktif atau efisien?.
Sebaiknya berhenti bicara tentang manajemen waktu dan mulai mempromosikan tentang
Manajemen Diri Sendiri. Kita meningkatkan rasa kepuasan dan kenikmatan dalam hidup
ketika kita menaruh yang utama di tempat pertama. Kita perlu mulai menginvestasikan
2014
2
Etik UMB
Defi Norita ST., MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
waktu, energi, dan sumber daya menurut prioritas (hal-hal yang benar-benar berarti bagi
kita).
Bukan Perbaikan yang Cepat
Tidak ada solusi sederhana atau settingan tips atau satu ukuran yang cocok untuk semua
rencana yang akan menyelesaikan semua isu dalam organisasi untuk setiap individu.
Orang-orang mengubah kebiasaan mereka untuk dua alasan : mereka telah mencapai
"titik rasa sakit" akibat kronisnya gaya hidup tak beraturan yang mereka jalani, atau
mereka terinspirasi oleh apa yang mungkin bisa terjadi dalam kehidupan mereka jika
mereka menjadi orang yang lebih terorganisir
Dimulai Dengan Prioritas
Sejumlah orang percaya bahwa manajemen waktu adalah menetapkan tujuan-tujuan dan
agenda, memecah tugas-tugas menjadi bagian yang bisa dikelola, dan menjaga banyak
daftar pekerjaan. Mereka yang mampu mengatur waktu mereka dengan cara yang
berharga dimulai dengan membuat ruang bagi prioritas mereka. Sekali mereka mampu
mengidentifikasi hal-hal yang benar-benar berharga bagi mereka, mereka dapat mulai
mengorganisasi seputar prioritas pribadi mereka. Tidak ada yang lebih berkuasa dan
menjadi motivator yang tahan lama dibanding mengidentifikasi dan menyambut prioritas.
Jenis Waktu
Waktu dapat dikategorikan dalam 2 jenis, yaitu :
1. Waktu yang sulit untuk diatur atua dimanfaatkan untuk kegiatan-kegiatan lain.
Waktu jenis ini biasanya dihabiskan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan primer
manusia. Waktu ini tidak dapat digunakan untuk kepentingan lain, dan tingkat urgensinya tinggi untuk menjaga keseimbangan hidup manusia.
2. Waktu yang dapat diatur. Waktu jenis ini dapat ditemukan dalam aktifitas kerja
manusia dan sebagian dalam kehidupan pribadi manusi. Waktu jenis ini terbagi 2,
yaitu waktu puncak (waktu prima, dimana semangat dan etos kerja tinggi) dan
2014
3
Etik UMB
Defi Norita ST., MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
waktu lembah (waktu dimana semangat dan etos kerja rendah, misalnya saat-saat
akhir kerja).
Pengenalan tentang waktu dapat memberikan Pemahaman tentang waktu dan
selanjutnya diharapkan dapat menjadi pengendali waktu bukan sebaliknya. Apa
sesungguhnya waktu ? Waktu adalah interval antara awal dan akhir, dan manajemen
waktu adalah upaya mengatur waktu atau menggunakan waktu dengan baik agar semua
pekerjaan terselesaikan sesuai yang diharapkan.
Karakteristik waktu secara umum adalah:
1. Kecepatan waktu adalah konstan (tetap) yaitu satu hari terdiri dari 24 jam, satu
jam 60 menit dan satu menit 60 detik, dimanapun berada perhitungannya akan
sama.
2. Waktu terus berlalu dan maju, jika diwaktu lalu ada rentetan kejadian yang
menyertainya maka, sekarang hanya jadi kenangan, tak mungkin waktu lampau
kembali, begitu juga waktu akan datang tak mungkin jadi waktu kini. Waktu yang
akan datang hanya rentetan harapan yang kita rencanakan diwaktu kini. Waktu
terus berlalu dan maju, hidup kitapun harus terus berjalan dan maju.
3. Bisa dihitung, seperti telah dikatakan di atas, waktu dimanapun sesungguhnya
dapat kita hitung berapa hari, berapa jam, berapa menit dan berapa detik.
4. Memiliki keterbatasan, 1 hari hanya terdiri dari 24 jam, setelah pagi akan ada
siang, setelah siang akan ada malam dan setelah malam karena keterbatasa
waktu itu sendiri akan kembali jadi pagi dan begitu seterusnya.
5. Tidak pernah berhenti, waktu berjalan dan berputar terus tanpa henti seirama
dengan kehidupan.
Setelah kita memahami karakteristik waktu, ada baiknya mencoba menganalisa dan
melihat faktor-faktor yang jadi penyebab tersitanya waktu.
Faktor-faktor yang Menyebabkan Tersitanya Waktu
1. Tidak ada target yang jelas
Hidup seharusnya sebuah rencana besar yang kita lakukan untuk diri sendiri, tapi
sayangnya seringkali lupa membuat suatu target di dalam kehidupan. Target yang
dimaksud disini target tentang hal lain di luar umur, jodoh dan kematian, misal
menetapkan target karir untuk masa tua, membeli rumah, mobil dlsb. Dengan
2014
4
Etik UMB
Defi Norita ST., MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
adanya target maka hidup jadi terarah dan waktupun dapat diatur sebaik-baiknya.
2. Tak
ada
prioritas
kerja
Banyak dari kita menganggap adanya prioritas kerja membuat kita merasa jadi
robot dan tidak enjoy menikmati hidup. Kita lupa bahwa usia produktif sangat
terbatas, dengan menetapkan prioritas di usia produktif untuk melaksanakan
pekerjaan besar yang hasilnya akan dinikmati saat usia tua.Tetapkanlah prioritas,
kerjakanlah kegiatan ataupun pekerjaan besar yang memiliki dampak panjang,
pada usia produktif. Jangan sia-siakan masa mudamu.
3. Menunda pekerjaan
Kebiasaan menunda pekerjaan seringkali menyebabkan kehabisan waktu dan
tenaga saat akan mengerjakannya, sehingga bila dipaksakan melaksanakannya
maka hasilnya bukanlah yang terbaik karena dilakukan dengan sisa-sisa waktu
dan tenaga.
4. Terlalu banyak melakukan pembicaraan yang tidak perlu
Asyik mengobrol melalui telpon ataupun secara langsung kerap membuat tak
sadar telah menghabiskan waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk
kegiatan lebih bermanfaat. Sosialisasi memang perlu, tapi hindarilah bergosip
karena dampaknya luar biasa.
5. Ingin mengerjakan sesuatu dengan sempurna
Keinginan itu memang sesuatu yang wajar, tapi kita harus tetap memperhatikan
waktu. Ukuran kesempurnaan buat tiap orang berbeda, jika keinginan itu membuat kita mendapatkan julukan “Mr Late” karena selalu menyelesaikan tugas terlambat , apakah kita suka? Jika keinginan mengerjakan sesuatu dengan sempurna
adalah kebiasaan dan sifat kita sementara kita punya batas waktu mengerjakannya, maka buatlah perencanaan cermat sebelum melakukan pekerjaan tersebut.
Perencanaan dan target akan menghasilkan pekerjaan yang lebih baik dibandingkan yang tanpa perencanaan.
6. Kurangnya Pendelegasian tugas
Sifat kurang percaya pada orang lain dan ingin semua pekerjaan selesai dengan
sempurna seringkali membuat tersitanya waktu yang kita miliki. Perlu kiranya diingat bahwa pekerjaan yang dilakukan orang lain mungkin tidak sebaik jika dilakukan sendiri, akan tetapi jika pekerjaan tersebut tidak yang utama kenapa tidak
didelegasikan saja pada orang lain dengan tetap diawasi. Hal itu dapat lebih meringankan pekerjaan, waktu yang ada dapat di gunakan melakukan pekerjaan lain
2014
5
Etik UMB
Defi Norita ST., MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
yang lebih berkualitas disamping dapat meningkatkan rasa percaya diri, kebahagiaan dan rasa hormat dari orang yang kita kasih tugas.
7. Tidak dapat mengatakan “tidak"
Ajakan teman atau saudara untuk jalan-jalan ataupun sekedar shopping seringkali
membuat sulit untuk mengatakan “tidak" dengan berbagai sebab.Tapi pernahkah
kita menghitung waktu yang digunakan untuk ngobrol atau shoppig? Penulis yakin waktu yang diperlukan untuk itu lebih dari dua jam, coba bayangkan jika waktu
tersebut dipergunakan mengerjakan pekerjaan di rumah, berapa banyak pekerjaan yang dapat kita lakukan?
8. Menonton tayangan televisi
Banyaknya acara-acara menarik di televisi memancing timbulnya kebiasaan baru
keasyikan menonton TV menyita waktu dan membuat enggan melakukan pekerjaan apapun.
9. Penataan ruang kerja ataupun rumah yang kurang nyaman
Monoton itu mebosankan itu membuat enggan melakukan pekerjaan akibatnya
sulit diperoleh hasil kerja yang baik. Karena itu cobalah menata ulang ruang kerja
atau rumah menimal satu tahun sekali untuk memberikan suasana baru.
10. Bacaan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan
Rajin membaca itu memeng perlu dan dapat menambah wawasan kita, akan tetapi apabila kita membaca bacaan yang tidak ada hubungan dengan pekerjaan waktu jam kerja, akibatnya banyak waktu terbuang percuma. Bacalah bacaan tersebut
menjelang tidur atau di waktu luang di luar jam kerja.
11. Tamu-tamu
Kedatangan tamu yang tidak berhubungan dengan tugas dan pekerjaan seperti
sahabat, saudara dan sebagainya seringkali membuat waktu kerja kita banyak
tersita.
12. Konflik
Konflik yang terjadi antar teman atau lingkungan membuat merasa tidak nyaman
berada di ruangan, ini membuat kita pergi ke ruangan lain hanya untuk
menghindar. Pada waktu menghindar pekerjaan yang sedang kita kerjakan
terbengkalai dan lagi-lagi kita kehilangan waktu.
2014
6
Etik UMB
Defi Norita ST., MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Kiat Manajemen Waktu
Bagi siapapun, melakukan manajemen waktu secara bijak amat penting. Bila Anda
melewatkan janji penting dan tenggat waktu, tak ayal ini bakal mengganggu alur karir dan
kehidupan sosial Anda. Buntutnya, timbul rasa bersalah, frustrasi, dan perasaan buruk
lain. Berikut tips manajemen waktu yang tepat dari George Mason University.
1. Lakukan survai waktu pribadi.
Untuk mulai mengatur waktu, Anda harus tahu pasti bagaimana Anda menggunakan
waktu. Survai waktu akan membantu Anda memperkirakan berapa banyak waktu yang
telah Anda habiskan dalam aktivitas tertentu. Untuk memperoleh perkiraan akurat, Anda
dapat
melihat
waktu
yang
telah
dihabiskan
selama
satu
minggu.
2. Perhatikan jadwal harian.
Ada beragam jadwal waktu yang sesuai dengan kepribadian Anda. Begitu Anda
memutuskan satu gaya tertentu, langkah berikut adalah membentuknya. Yang paling baik
sisakan sedikit waktu untuk istirahat pada tiap jam, sedangkan setengah jam lainnya
disiapkan untuk jadwal yang benar-benar padat.
3. Jangan menjadi perfeksionis.
Berusahalah agar menjadi orang sempurna yang siap menghadapi kekalahan. Tidak ada
orang yang sempurna. Anda butuh tujuan yang dapat dicapai dengan kemampuan yang
ada.
Tugas-tugas sulit
biasanya
berakhir dengan penolakan dan
penundaan.
4. Belajarlah berkata tidak.
Misalnya, teman dekat Anda mengajak jalan-jalan. Sebenarnya, Anda tidak tertarik. Tapi,
Anda tidak sampai hati mengecewakan orang. Berkata tidak dengan sopan selayaknya
menjadi kebiasaan.
5. Belajar menentukan prioritas.
Sangat penting melakukan prioritas pada tanggung jawab dan kesepakatan yang telah
dicapai. Orang-orang yang tidak tahu bagaimana melakukan prioritas bakal menjadi
orang
2014
yang
7
Etik UMB
Defi Norita ST., MT
gemar
menunda-nunda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pekerjaan.
6. Gabungkan sejumlah aktivitas.
Bila memungkinkan, gabungkan sejumlah aktivitas dalam satu waktu. Ketika dalam
perjalanan, baca catatan-catatan penting. Banyak cara untuk memadukan aktivitas, tapi
yang penting adalah berusaha agar selalu kreatif.
7. Adaptasi diri.
Setelah penjadwalan sukses dilakukan, maka tinggal Anda berusaha keras untuk
menyesuaikan diri. Namun, yang paling penting adalah bagaimana agar upaya ini dapat
berhasil untuk Anda. Jadwal waktu yang tidak jujur dan jadwal kegiatan pribadi bukan
jadwal waktu yang tepat.
Manajemen Waktu Bagi Orang Sukses
Berikut adalah tips manajemen waktu orang-orang sukses:
Tetapkan tujuan dan cita-cita hidup
Tanyakan pada diri sendiri, `Untuk apa saya hidup?' `Apa yang saya inginkan?','Apa
yang harus saya lakukan?'. Lalu tulis semua jawaban Anda dalam sebuah buku. Ingat,
tetapkan tujuan dan cita-cita yang
realistis dan terukur dalam arti sesuai dengan
kemampuan Anda. Karena orang-orang yang sukses dan bahagia adalah orang-orang
yang mengetahui tujuan hidup dan menyadari kemampuannya.
Lakukan perencanaan
Luangkan waktu untuk membuat perencanaan hidup. Tetapkan rencana apa saja yang
akan dilakukan untuk mencapai tujuan dan cita-cita hidup . Buat rencana secara cermat.
Misalnya rencana untuk menyusun proposal, mengadakan presentasi, menemui klien,
memulai bisnis baru, dll.
Tetapkan skala prioritas
Setelah membuat perencanaan, buatlah daftar hal-hal yang harus dicapai dalam waktu
dekat. Misalnya, apa yang harus diraih dalam minggu depan, bulan depan, tahun depan,
dan seterusnya. Contohnya minggu depan harus sudah bisa `menggolkan' tender, bulan
2014
8
Etik UMB
Defi Norita ST., MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
depan sudah menjalankan proyek penting, tahun depan sudah bisa menikmati hasil
kerja Anda, dsb.
Batasi rencana Anda
Terlalu banyak rencana juga bukanlah hal yang baik jika Anda sadar tidak mungkin
mengerjakan semuanya. Rencana yang terlalu banyak hanya akan membuat Anda stres.
Bahkan jika Anda gagal mencapainya Anda bisa frustasi. Buatlah rencana yang Anda
yakin dapat menyelesaikannya.
Luangkan waktu
Walau kita sudah memiliki sejumlah rencana yang akan segera kita kerjakan, jangan lupa
luangkan waktu untuk melakukan hal-hal yang menyenangkan bagi pribadi kita. Misalnya
tidur/beristirahat, melakukan hobi, berkumpul dengan keluarga dan sahabat, berolahraga,
belanja, dan bermain internet. Tetapi jangan sampai kesenangan itu
menyita waktu sehingga mengesampingkan hal-hal yang lebih penting.
Daftar Pustaka
2014
9
Etik UMB
Defi Norita ST., MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1. Atriningrum Primi, Kurniasih Agustina, Nugroho Arissetyanto, (2013) . Etika dan
Perilaku Professional Sarjana, Graha Ilmu
2. Fledderman Charles B (2006) . Etika Enjiniring, Erlangga
3. Sofian, Dwiaty Noer (2010). The Miracle of Berfikir Positif: Terapai Kesuksesan
Dengan Berfikir Positif. Laskar Aksara. Bekasi Jawa Barat
2014
10
Etik UMB
Defi Norita ST., MT
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id