Pengantar Manajemen Umum.

DIKTAT KULIAH
“Pengantar Manajemen Umum”
Disusun Oleh :
Heru Purnomo, SE, MM
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
1
PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN
TEORI MANAJEMEN KLASIK
Ada 2 tokoh manajemen yang mengawali munculnya manajemen, yaitu :
1.
Robert Owen (1771 – 1858)
Di mulai pada awal tahun 1800-an sebagai manajer pabrik Pemintalan kapas di New Lanark, Skotlandia. Robert Owen
mencurahkan perhatiannya pada penggunaan factor produksi mesin dan tenaga kerja.
Dari hasil pengamatannya bisa disimpulkan bahwa bilamana terhadap mesin diadakan suatu perawatan yang baik akan
memberikan keuntungan kepada perusahaan, demikian pula halnya pada tenaga kerja jika diperhatikan (kompensasi,
kesehatan, tunjangan, dll) oleh pimpinan akan memberikan keuntungan kepada perusahaan. (kuantitas dan kualitas hasil
pekerjaan dipengaruhi oleh situas eksternal dan internal dari pekerjaan).
2.
Charles Babbage (1792 – 1871)
Charles Babbage adalah seorang professor Matematika dari Inggris yang menaruh perhatian dan minat pada bidang
manajemen, yaitu pada operasi-operasi pabrik yang dilakukan secara efisien.
Dia percaya bahwa aplikasi prinsip-prinsip ilmiah pada proses kerja akan menaikkan produktivitas dari tenaga kerja dan
menurunkan biaya, karena pekerjaan dilakukan secara efektif dan efisien.
Perhatiannya diarahkan dalam hal pembagian kerja (devision of labor), yang mempunyai beberapa keunggulan :
 Waktu yang diperlukan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yang baru
 Banyaknya waktu yang terbuan bila seseorang berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, dan orang tersebut harus
menyesuaikan kembali pada pekerjaan barunya sehingga akan menghambat kemajuan dan ketrampilan pekerja, untuk itu
diperlukan spesialisasi dalam pekerjaannya.
 Kecakapan dan keahlian seseorang bertambah karena seorang pekerja bekerja terus-menerus dalam tugasnya.
 Adanya perhatian pada pekerjaannya sehingga dapat meresapi alat-alatnya karena perhatiannya pada hal itu saja.
Kontribusi lain dari Charles Babbage yaitu menciptakan mesin hitung (kalkulator) mekanis yang pertama, mengembangkan
program-program permainan untuk computer, mengembangkan kerja sama yang saling menguntungkan antara pekerja
dengan pemilik perusahaan, juga membuat skema perencanaan pembagian keuntungan.
TEORI MANAJEMEN ILMIAH
Tokoh dari teori ini antara lain Frederick Winslow Taylor, Frank and Lilian Gilbreth, Henry L. Gantt and Harrington Emerson.
1. Frederick Winslow Taylor
Pertama kali manajemen ilmiah dibahas pada sekitar tahun1900-an.
Taylor adalah manajer dan penasehat perusahaan dan merupakan salah seorang tokoh terbesar manajemen. Taylor dikenal
sebagai bapak manajemen ilmiah (scientifict management).
Taylor menerapkan cara-cara ilmu pengetahuan di dalam memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada di dalam
perusahaan. Dari hasil penelitian dan analisanya ditetapkan beberapa prinsip yang menggantikan prinsip lama yaitu system
coba-coba (trial and error).
2
Kesimpulannya :
perusahaan akan mendapatkan hasil yang memuaskan apabila pekerjaan yang akan dilaksanakan harus
direncanakan, juga memperhatikan unsur teknologinya (mesin) maupun pelaksanaannya dalam hal ini
adalah manusianya.
Gagasan Taylor dicetuskan dalam 3 makalah, yaitu :
1.
Shop Management
2.
The Principles of Scientific Management
3.
Testimory before The Special House Comitte
Selanjutnya ketiga makalah tersebut dirangkum dalam sebuah buku yang berjudul : “Scientific Management”, diterbitkan oleh
Darmouth College, Hannover, 1911.
Taylor mengemukakan 4 prinsip Scientific Management, yaitu :
1.
menghilangkan system coba-coba dan menerapkan metode-metode ilmu pengetahuan disetiap unsur kegiatan.
2.
memilih pekerjaan terbaik untuk setiap tugas tertentu, selanjutnya memberikan latihan dan pendidikan kepada pekerja
3.
setiap petugas harus menerapkan hasil-hasil ilmu pengetahuan di dalam menjalankan tugasnya
4.
harus dijalin kerjasama yang baik antara pimpinan dengan pekerja.
Hal yang menarik dari pendapat Taylor : “manajer adalah pelayan bagi bawahannya”,
maksudnya : didalam scientific
management merupakan tugas setiap manajer untuk mengetahui hal yang terbaik (best of the best) melalui analisa, observasi
dan percobaan.
Percobaan yang dilakukan Taylor adalah mencari berat terbaik untuk muatan skop agar tercapai hasil maksimal dan pengerjaan
yang mudah. Mula-mula dengan berat 38 pon, 36 pon dan terus menurun sampai diketahui berat idealnya 21 pon yang dapat
menghasilkan pekerjaan yang optimal dan paling mudah. Hal ini dinamakan dengan istilah studi gerak dan waktu (time and a
motion study)
2. Frank Bunker Gilbreth and Lilian Gilbreth (1868 – 1924 & 1878 – 1917)
Suami istri yang berkecimpung dalam mengembangkan manajemen ilmiah.
 Frank adalah pelopor studi gerak dan waktu, mengemukakan beberapa teknik manajemen yang diilhami oleh pendapat
Taylor. Dia tertarik pada pengerjaan suatu pekerjaan yang memperoleh efisiensi tertinggi.
 Lilisn Gilbreth cenderung tertarik pada aspke-aspek dalam kerja, seperti penyeleksian penerimaan karyawan baru,
penempatan dan latihan bagi pekerja baru. Bukunya berjudul “The Pshikology of Management”, menyatakan bahwa tujuan
akhir dari manajemen ilmiah yaitu membantu para karyawan untuk meraih potensinya sebagai makhluk hidup.
3. Henry Laurance Gantt (1861 – 1919)
Henry merupakan asisten dari Taylor, dia berdiri sendiri sebagai seorang konsultan, dimana titik perhatiannya pada unsur
manusia dalam menaikkan produktivitas kerja.
Adapun gagasan yang dicetuskannya adalah :
1.
kerjasam yang saling menguntungkan antara manajer dan tenaga kerja untuk mencapai tujuan bersama.
2.
mengadakan seleksi ilmiah terhadap tenaga kerja
3.
membayar upah pegawai dengan menggunakan system bonus
4.
penggunaan instruksi kerja yang terperinci
3
4. Harrington Emerson (1853 – 1931)
Prinsip pokoknya adalah tentang tujuan, dimana dari hasil penelitiannya menunjukkan kebenaran prinsip, yaitu bahwa uang
akan lebih berhasil bila mengetahui tujuan penggunaannya.
Bukti dari pendapat Emerson yaitu adanya istilah Management by Objective (MBO).
Dikemukakan 12 prinsip efisiensi untuk mengatasi pemborosan dan ketidak-efisienan, yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
clerly defined ideals
common sense
competent causal
discipline
the fair deal
reliable
7.
8.
9.
10.
11.
12.
give an order, planning and scedulling
scedul, standard working and time
standard condition
standard operation
written standard practice instruction
efficienci reward
TEORI ORGANISASI KLASIK
Tokoh teori organisasi klasik antara lain : Henry Fayol, Jamen D.Mooney, Mary Parker Follett dan Chaster I. Barnard.
1. Henry Fayol
Fayol adalah seorang industrialis Perancis. Fayol mengatakan teori dan teknik administrasi merupakan dasar pengelolaan
organisasi yang kompleks., hal ini diungkapkan dalam bukunya yang berjudul : “Administration Industrielle et General atau
Gneral and Industrial Management (1908) oleh Constance Storrs
Fayol membagi manajemen menjadi 5 unsur, yaitu : perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan
pengawasan, fungsi ini dikenal sebagai “fungsionalime”.
Fayol, selanjutnya membagi 6 kegiatan manajemen, yaitu :
1. Teknik produksi dan manufacturing produk
2. Komersial
3. Keuangan
4. Keamanan
5. Akuntansi
6. Manajerial
Henry Fayol mengemukakan 14 prinsip manajemen, yaitu :
1.
Devision of Work (Adanya spesialisasi dalam pekerjaan)
Dengan spesialisasi dapat meningkatkan efisiensi pelaksanaan kerja. Tujuannya adalah menghasilkan pekerjaan yang lebih
banyak dan terbaik dengan usaha yang sama.
2.
Authority and Responsibility
 Wewenang, yaitu hak untuk memberi perintah dan kekuasaan untuk meminta dipatuhi.
Wewenang dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :
o Wewenang personal (bersumber pada intelegensia, pengalaman nilai moral, kesanggupan untuk memimpin dan
sebagainya.
o Wewenang Offisial, yaitu wewenang resmi yang diterima dari wewenang yang berada diatasnya.
 Tanggungjawab, yaitu tugas dan fungsi yang harus dikerjakan, untuk ini diperlukan wewenang dari pihak di atasnya.
Semuanya ini diperlukan sangsi agar dipatuhi oleh orang yang menerima.
3.
Dicipline
Melakukan apa yang sudah menjadi persetujuan bersama, disiplin ini sangat penting dalam tercapainya tujuan bersama,
sebab tanpa ini tidak akan mencapai kemajuan.
4
4.
Unity of Command
Setiap bawahan hanya menerima instruksi dari seorang atasan saja untuk menghilangkan kebingungan dan saling lempar
tanggungjawab. Bila hal ini dilanggar maka wewenang akan berkurang, disiplin terancam dan stabilitas akan goyah.
5.
Unity of Direction
Seluruh kegiatan dalam organisasi yang mempunyai tujuan sama harus diarahkan oleh seorang manajer.
6.
Subordination of Individual Interest to General Interest
Kepentingan seseorang tidak boleh di atas kepentingan bersama atau organisasi
7.
Renumeration
Gaji bagi pegawai merupakan harga servis atau layanan yang diberikan. Kompensasi harus adil baik bagi karyawan
maupun bagi pemilik
8.
Centralization
Standarisasi dan sentralisasi merupakan pembagian kekuasaan.
Sentralisasi dapat dipakai pada organisasi kecil dan desentralisasi digunakan pada organisasi besar. Bila peranan diberikan
kepada bawahan lebih besar, maka digunakan desentralisasi.
9.
Scalar Chain (garis wewenang)
Jalan yang harus diikuti oleh semua komunikasi yang bermula dari dan kembali kekuasaan terakhir. Prinsipnya
mempermudah komunikasi antar pegawai yang setingkat.
10. Order
Hal ini berlaku setiap tempat untuk setiap orang dan setiap orang pada tempatnya. Hendaknya setiap orang ditempatkan
pada posisi yang tepat untuk mereka, berdasarkan pada kemampuan, bakat dan minatnya.
11. Equity
Untuk merangsang agar pekerja melaksanakan pekerjaan dengan baik, sungguh-sungguh dan penuh kesetiaan, maka harus
ada persamaan perlakuan dalam organisasi
12. Stability of Tonure of Personel
Seorang pegawai memerlukan penyesuaian untuk mengerjakan pekerjaan barunya agar dapat berhasil dengan baik. Apabila
seseorang sering kali dipindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, akan menghambat dan membuat pekerja tersebut
produktivitasnya kecil.
13. Initiative
Bawahan diberi kekuasaan dan kebebasan di dalam mengeluarkan pendapatnya, menjalankan dan menyelesaikan
rencananya, walaupun ada kesalahan yang mungkin terjadi
14. Esprit the Corps
Persatuan adalah keleluasaan, pelaksanaan operasi organisasi perlu memiliki kebanggaaan, keharmonisan dan kesetiaan
dari para anggotanya yang tercermin dalam semangat korps.
2.
James D.Mooney
Seorang eksekutif General Motors. Mooney mengartikan organisasi sebagai kelompok orang yang terdiri atas 2 atau lebih
orang yang mencapai tujuan tertentu. Ada 4 unsur yang harus diperhatikan dalam organisasi, yaitu : koordinasi, prinsip
scalar, prinsip fungsional dan prinsip staff.
5
3.
Mary Parker Follett
Follett menjembatani antara teori klasik dan hubungan manusiawi, dimana pemikiran Follett pada teori klasik tapi
memperkenalkan unsur-unsur hubungan manusiawi. Dia menerapkan psikologi dalam perusahaan, industri dan pemerintah.
Konflik yang terjadi dalam perusahaan dapat dibuat konstruktif dengan menggunakan proses integrasi.
4.
Chaster I. Barnard
Dalam bukunya “The function of Executive (1938)”: mengatakan bahwa organisasi merupakan system kegiatan yang
diarahkan pada tujuan yang hendak dicapai. Fungsi utama manajemen yaitu merumuskan tujuan dan pengadaan sumber daya
yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Menurut teorinya yang diberi nama “teori penerimaan” mengatakan bahwa seorang
bawahan akan menerima perintah hanya bila dia memahami dan mampu serta berkeinginan untuk mencapainya. Barnard
adalah pelopor penggunaan “pendekatan system”
ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI (NEO KLASIK)
Aliran ini timbul karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi dalam produksi dan keselarasan kerja. Para
pakar mencoba melengkapi organisasi klasik dengan pandangan sosiologi dan psikologi. Tokoh aliran hubungan manusiawi
diantaranya adalah :
1.
Hugo Munsterberg (1863 – 1916)
Hugo merupakan pencetus psikologi industri, sehingga dikenal sebagai bapak psikologi industry. Dalam bukunya “Psikology
and Industrial Effeciency” menguraikan bahwa untuk mencapai tujuan produktivitas harus melakukan 3 cara, yaitu
penemuan best possible person, penciptaan best possible work dan penggunaan best possible effect.
2.
Elton Mayo (1880 – 1949)
Terkenal dengan percobaan “Howthorne”, dimana hubungan manusiawi menggambarkan manajer bertemu atau berinteraksi
dengan bawahan. Bila moral dan efisiensi kerja memburuk, maka hubungan manusiawi dalam organisasi juga akan buruk.
ALIRAN HUBUNGAN MODERN (ILMU PENGETAHUAN)
Dalam pengembangannya dibagi menjadi 2, yaitu : Perilaku Organisasi (aliran hubungan manusiawi) dan Manajemen Operasi
(manajemen ilmiah).
Ditandai dengan pandangan dan pendapat baru mengenai perilaku manusia dan system. Tokoh aliran perilaku organisasi, yaitu :
a.
Douglas McGregor, terkenal dengan “teori X & teori Y”
b.
Frederick Herzberg, terkenal dengan “teori motivasi higenis” atau “terori 2 faktor”
c.
Chris Argiris, mengatakan : organisasi sebagai sistem sosial atau “system antar hubungan budaya”
d.
Edgar Schein, dengan : “dinamika kelompok dalam organisasi”
e.
Abraham Maslow, mengemukakan tentang : “hirarki kebutuhan tentang perilaku manusia dan dinamika proses”
f.
Robert Blak dan Jane Mouton mengemukakan : “5 gaya kepemimpinan dengan kisi-kisi manajerial (managerial grid)”
g.
Rensislikert mengemukakan 4 sistem manajemen dari system 1 : “explotatif otoritatif” sampai system 4:”partisipatif
kelompok”
h.
Fred Feidler, menerapkan : “pendekatan contingency pada studi kepemimpinan”
6
Prinsip dasar perilaku organisasi :
1.
Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat (peranan, prosedur dan prinsip)
2.
Manajemen harus sistematis, pendekatannya harus dengan pertimbangan konservatif
3.
Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai
dengan situasi
4.
pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi
ALIRAN KUANTITATIF
Perkembangannya dimulai dengan digunakannya kelompok-kelompok riset operasi dalam memecahkan permasalahan dalam
industri. Teknik riset operasi sangat penting sekali dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini dalam pembuatan dan
pengambilan keputusan. Penggunaan riset operasi dalam manajemen ini selanjutnya dikenal sebagai aliran “manajemen science”
Langkah-langkah pendekatan manajemen science adalah :
1.
Perumusan masalah dengan jelas dan terperinci
2.
Penyusunan model matematika dalam pengambilan keputusan
3.
Penyelesaian model
4.
Pengujian model atas hasil penggunaan model
5.
Penetapan pengawasan atas hasil
6.
Pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi
PENDEKATAN SISTEM
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai satu kesatuan yang saling berinteraksi yang tak terpisahkan. Organisasi merupakn
bagian dari lingkungan eksternal dalam pengertian luas. Sebagai suatu pendekatan sistem manajemen meliputi sistem umum dan
system khusus serta analisis tertutup maupun terbuka
Pendekatan system umum meliputi konsep-konsep organisasi formal dan teknis, filosofis dan sosiopsikologis. Analis system
manajemen spesifik meliputi struktur organisasi, desain pekerjaan, akuntansi, system informasi, dan mekanisme perencanaan
serta pengawasan.
PENDEKATAN KONTINGENSI
Pendekatan kontigensi digunakan untuk menjembatani celah antara teori dan praktek. Biasanya antara teori dan praktek berbeda,
maka harus memperhatikan lingkungan sekitarnya. Kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep dan teknik manajemen
yang berbeda.
Pendekatan ini dipandang sebagai hubungan fungsional “bila maka”. Hubungan fungsional yaitu keterkaitan antara variabel yang
satu dengan variabel yang lain. Bila ada perubahan satu variabel akan mempengaruhi nilai variabel lainnya
Faktor lingkungan merupakan variabel bebas (independent variable), sedang konsep dan teknik manajemen merupakan variabel
bergantung (dependent variable).
Dalam pendekatan kontigensi ada 3 kerangka konseptual yaitu lingkungan, konsep-konsep dan teknik-teknik serta hubungan
antara keduanya.
  
7
PENGERTIAN MANAJEMEN
Ilmu manajemen sebenarnya sama usiannya dengan kehidupan manusia, mengapa demikian karena pada dasarnya manusia
dalam kehidupan sehari-harinya tidak bias terlepas dari prinsip-prinsip manajemen. Secara sadar atau tidak sadar manusia telah
menggunakan prinsip dari manajemen.
Ilmu manajemen ilmiah timbul sekitar awal abad ke-20 di benua Eropa Barat dan Amerika. Dimana di Negara tsb sedang dilanda
revolusi yang dikenal dengan “revolusi industri”, yaitu perubahan-perubahan dalam pengelolaan produksi yang efektif dan
efisien. Hal ini dikarenakan masyarakat sudah semakin maju dan kebutuhan manusia sudah semakin banyak dan beragam
jenisnya.
DEFINISI MANAJEMEN :
Pengertian manajemen dapat dilihat dari 3 pengertian ;
1. Manajemen sebagai suatu proses
Melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Pengertian manajemen
sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut :
o Encyclopedia of the social science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.
o Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang
dilakukan individu untuk mencapai tujuan.
o Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.
2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia,
Merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau
kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggungjawab terhadap terlaksananya
suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebut “manajer”.
3. Manajemen sebagai ilmu (science) dan seni (art)
Melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen. Pengertian manajemen sebagai
suatu ilmu dan seni dari :
1.
Chaster I Bernard, dalam bukunya : “The function of the Executive”, bahwa manajemen yaitu seni dan ilmu, demikian juga
Hendry Fayol, Alfin Brown Harold, Koontz Cyril O’donnel dan George R. Terry.
2.
Marry Parker Follett menyatakan bahwa manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan,
pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih
dahulu.
MANAJEMEN SEBAGAI ILMU DAN SENI :
o
Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab antara keduanya tidak bias dipisahkan.
8
Manajemen sebagai sutu ilmu pengetahuan, karena telah dipelajari sejak lama dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori,
karena didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah
yang dirumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang diwujudkan dalam bentuk suatu teori.
o
Manajemen sebagai suatu seni, di sini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerjasama dengan
orang lain. Caranya bagaimana agar orang mau bekerjasama. Tentunya dengan mengatur (managing). Untuk mengatur hal itu
diperlukan suatu seni.
MANAJEMEN SEBAGAI SUATU PROFESI :
Edgar H. Schein dalam bukunya : “Organizational Socialization and the Profession of Management” menguraikan karakteristik
atau criteria sesuatu bias dijadikan suatu profesi, yaitu :
1.
Para professional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum yang berlaku dalam situasi dan lingkungan, hal ini
banyak ditunjang dengan adanya pendidikan untuk menjadi seorang yang professional.
2.
Para professional memperoleh status dengan cara mencapai suatu standar prestasi kerja tertentu, ini tidak didasarkan pada
keturunan, favoritas, suku bangsa, agama dan kriteria-kriteria lain.
3.
Para professional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat.
TINGKATAN MANAJEMEN DAN MANAJER :
Manajemen digunakan dalam segala bentuk kegiatan, maka manajer dapat diklasifikasikan dalam 2 cara, yaitu tingkatan dalam
organisasi dan lingkup kegiatan yang dilakukan.
Jika dilihat dari tingkatan dalam organisasi, manajemen dibagi menjadi 3 golongan, yaitu :
1.
Manajemen Lini, yaitu tingkatan yang paling rendah dalam suatu organisasi, dimana seorang yang bertanggungjawab atas
pekerjaan orang lain, misalnya : mandor, pengawas produksi dalam suatu pabrik, pengawas teknik suatu bagian riset, dan
lain-lain
2.
Manajemen Menengah (Midle Manager), yaitu mencakup lebih dari satu tingkatan di dalam organisasi. Manager menengah
mengarahkan kegiatan manager lain, jua mengarahkan kegiatan-kegiatan yang melaksanakan kebijakan organisasi.
Contohnya : Kepala Bagian yang membawahi kepala seksi, kepala devisi dan lainnya.
3.
Manajemen Puncak (Top Manager), terdiri atas kelompok yang relative kecil, yang bertanggungjawab atas manajemen
keseluruhan dari organisasi. Mereka menetapkan kebijaksanaan operasional dan membimbing hubungan organisasi dengan
lingkungannya. Sebutan yang khas untuk manajemen puncak ini adalah Chief Executive Officer (Direktur Utama), Presiden
dan Senior Vicepresident.
Di dalam melaksanakan tugas setiap tingkatan manajer mempunyai fungsi yang berbeda-beda.
Ada 2 fungsi utama atau keahlian (skill) yaitu keahlian teknik (technical skill) dan keahlian manajerial (Managerial skill)
Keahlian teknik, yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengerjakan dan menghasilkan sesuatu yang terdiri atas pengarahan
dengan motivasi, supervisi dan komunikasi. Sedangkan keahlian manajerial yaitu keahlian yang berkenaan tentang hal penetapan
tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia dan pengawasan.
9
Sebutan-sebutan ;
Presiden Direktur, Wakil Direktur,
Sekretaris Perusahaan, Kepala Perwakilan,dll
Manajemen Puncak
Manajer-manajer :
Kepala Departemen, Manajer Cabang, Kepala
Pengawas, dll
Manajemen Menengah
Manajer Umum :
Penyelia, Mandor, Pemimpin
Manajemen Lini
Non Managerial :
Tenaga Penjualan, Pembukuan, Operasional
dan karyawan
Non-Manajerial
Kemanusiaan
Teknik
TOP MANAGER
MIDLE MANAGER
LOWER MANAGER
Konseptual
Administrasi
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN :
Manajemen dapat berarti pencapaian tujuan melalui pelaksanaan fungsi tertentu, tapi belum ada consensus dan kesepakatan apa
yang menjadi fungsi manajemen. Fungsi manajemen menurut beberapa penulis antara lain :
1.
Ernest Dale
: Planning, Organizing, Staffing, Directing, innovating, Representing and Controling
2.
Oey Liang Lee
: Planning, Organizing, Directing, Coordinating and Controling
3.
James Stoner
: Planning, Organizing, Leading and Controling
4.
Henry Fayol
: Planning, Organizing, Commanding, Coordinating and Controling
5.
Kontz dan O’donnel
: Organizing, Staffing, Directing, Planning and Controling
6.
William H. Newman
: Planning, Organizing, Assembling, Resources, Directing and Controling
7.
George R. Terry
: Planning, Organizing, Actualing and Controling
8.
Louis A. Allen
: Leading, Planning, Organizing and Controling
9.
John Robert Beishline
: Planning, Organizing, Coordinating and Controling
10. Williem Sprigel
: Planning, Organizingand Controling
11. Linda F Urwich
: Forecasting, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating and Controling
12. Dr. SP. Siagian MPA
: Planning, Organizing, Motivating and Controling
13. Prayudi Atmosudirjo
: Planning, Organizing, Directing/ Actualing and Controling
14. DR. Windardi, SE
: Planning, Organizing, Coordinating, Actualing, Leading, Communicating and Controling
15. The Liang Gie
: Planning, Decision Making, Directing, Coordinating, Controling and Improving
10
Pada hakekatnya fungsi-fungsi tersebut diatas dapat dikombinasikan menjadi 10 fungsi, yaitu :
 Forecasting (ramalan) yaitu kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu
dikerjakan
 Planning (perencanaa), yaitu penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan
 Organizing (organisasi), yaitu pengelompokkan kegiatan untuk mencapai tujuan, termasuk dalam hal ini penetapan susunan
organisasi, tugas dan fungsinya.
 Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia), yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga
kerja baru, latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada
organisasi
 Directing atau commanding (pengarahan atau mengkomando), yaitu usaha memberi bimbingan, saran dan perintah dalam
pelaksanaan tugas masing-masing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan
tujuan yang telah ditetapkan
 Leading, yaitu pekerjaan manajer untuk meminta oranglain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan
 Coordinating (koordinasi), menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling lempar tanggung
jawab dengan jalan menghubungkan, memadukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan
 Motivating (motivasi), yaitu pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang
telah ditetapkan secara sukarela
 Controlling (pengawasan), yaitu penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah
dilaksanakan sesuai dengan tujuan
 Reporting (pelaporan), yaitu penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan
  
11
MANAJEMEN dan LINGKUNGAN EKSTERNAL
Dalam pembahasan manajemen tidak lepas dari masalah lingkungan yang dihadapai oleh seorang manajer. Seorang manajer tidak
harus hanya memperhatikan lingkungan usahanya atau intern saja, tapi juga harus bias mengantisipasi lingkungan di luar
perusahaan (eksternal). Oleh karena itu manajer harus memperhatikan dan mempertimbangkan unsur-unsur serta kekuatankekuatan lingkungan eksternal dalam setiap kegiatan manajemen. Bagaimana reaksi seorang manajer bila ada perubahan
lingkungan eksternal ?
FAKTOR LINGKUNGAN EKSTERNAL
Lingkungan eksternal terdiri atas unsur yang berada di luar organisasi, dimana unsur tsb tidak dapat dikendalikan dan diketahui
terlalu dini oleh manajer. Contoh lingkungan eksternal diantaranya : perubahan perekonomian, peraturan pemerintah, perilaku
konsumen, perkembangan teknologi, politik, dan sebagainya.
Lingkungan eksternal dibagi menjadi 2, yaitu ;
1.
Lingkungan Mikro
Yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung terhadap kegiatan manajemen yang terdiri dari : penyedia, langganan,
para pesaing, lembaga perbankan dan bukan bank serta yang lainnya.
2.
Lingkungan Makro
Yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh secara tidak langsung, seperti kondisi perekonomian, perubahan teknologi,
politik, sosial, budaya dan lainnya.
TANGGUNG JAWAB SOSIAL MANAJER
Perubahan konsep manajerial dipengaruhi oleh faktor intern dan ekstern. Seorang manajer mempunyai tanggungjawab sosial atas
keputusan yang diambil. Hal tersebut disebabkan karena keputusan yang diambil seorang manajer dipengaruhi oleh pencapaian
tujuan organisasi dan juga menyangkut hajat hidup orang banyak yang kesemuanya tergantung kepada organisasi.
Atas dasar hal tsb diatas, maka seorang manajer dituntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha (the ethnics of
manager). Ada 5 faktor yang mempengaruhi keputusan manajer dalam etika berusaha ini, yaitu : hukum (peraturan pemerintah
termasuk UU yang dikeluarkan pemerintah), kode etik industri dan perusahaan, tekanan sosial, tegaangan antar standar
perorangan dan kebutuhan organisasi.
  
12
13
PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
( PLANNING, GOAL AND DECISION MAKING )
PERENCANAAN (Planning).
Perencanaan sangat diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan merupak proses dasar
manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan, baik kegiatan
organisasi, perusahaan maupun kegiatan masyarakat.
Perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan yang telah
ditetapkan di dalam perencanaan.
BATASAN PERENCANAAN.
Menurut Newman : perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done (perencanaan merupakan memutuskan di depan apa
yang akan dilaksanakan).
Menurut A.Allen : planning is the determination of course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan tentu saja
tindakan untuk mencapai suatu hasil diinginkan)
Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan adalah memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan : What (apa), Who (siapa),
When (kapan), Where (dimana), Why (kenapa) dan How (bagaimana).
UNSUR PERENCANAAN.
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab 6 pertanyaan yang disebut sebagai unsure-unsur perencanaan, yaitu :
1.
Tindakan apa yang harus dikerjakan
2.
Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3.
Dimana tindakan tersebut dilakukan
4.
Kapan tindakan tersebut dilakukan
5.
Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6.
Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut
SIFAT RENCANA YANG BAIK.
Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat berikut ini :
1.
Pemakaian kata yang sederhana dan jelas, mudah dipahami oleh yang menerima sehingga menghilangkan penafsiran
yang berbeda-beda.
2.
Fleksibel, yaitu dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya. Bila ada perubahan kondisi, maka tidak semua
rencana harus dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku terhadap keadaan
dan orang.
3.
Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya. Setiap rencana harus ada
dalam perimbangan
4.
Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi
seimbang dengan kebutuhan
5.
Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi
14
PROSES PEMBUATAN RENCANA.
1.
Menetapkan tugas dan tujuan.
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa
yang menjadi tugas dan tujuaannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai
yang akan diperoleh
2.
Observasi dan analisa.
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi), bila sudah diketahui dan
terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang akan digunakan
3.
Mengadakan kemungkinan-kemungkinan.
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana
kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesaian, besarnya biaya yang
dibutuhkan, efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4.
Membuat sintesa.
Sintesa yaitu alternative yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari
kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan tersebut tidak mungkin diambil salah satu saja, sebab setiap
kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.
SIAPA PEMBUAT RENCANA ?
Bahwa salah satu fungsi manajer adalah membuat rencana bukan berarti manajer yang bertanggungjawab kepada keadaan dan
pembuatan rencana tsb, sebab tugas manajer bukan hanya membuat rencana saja, tapi dia harus memikirkan bagaimana agar
perusahaan atau organisasinya dapat terus berlangsung. Pembuatan rencana dapat ditugaskan kepada :
1.
Panitia Perencanaan :
Dalam organisasi dan perusahaan biasanya tugas perencanaan bukan merupakan tugas rutin, agar terdapat pelaksanaan
rencana perlu dijalin kerjasama dengan dibentuknya sebuah panitia perencanaan yang berfungsi membuat perencanaan.
Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk
menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
2.
Bagian Perencanaan :
Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam
organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsure perwakilan suatu bagian dalam organisasi.
3.
Tenaga Staf :
Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada 2 kelompok fungsional, yaitu :
a.
Pelaksana, tidak disamakan dengan pemimpin, yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
b.
Staf (pemikir), yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilka barang atau produk perusahaan, tugasnya
menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna
BENTUK-BENTUK PERENCANAAN.
1.
Rencana Global (Global Plan).
Rencana ini berisi tentang penentuan tujuan suatu organisasi secara menyeluruh dalam jangka panjang.
15
Tujuan global ini dapat dipandang sebagai misi suatu organisasi. Dimana dalam pengembangannya harus memperhatikan
situasi dan kondisi serta perkembangan organisasi dimasa yang akan dating, yang tidak lepas dari kekuatan dan kelemahan
yang dimiliki oleh organisasi.
Analisa penyusunan rencana global terdiri atas :
a.
b.
c.
d.
2.
Strength, yaitu kekuatan yang dimiliki organisasi atau perusahaan
Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi atau perusahaan
Opportunity, yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan
Treath, yaitu tekanan, hambatan, ancaman yang dihadapi organisasi atau perusahaan
Rencana Strategik (Strategic Plan).
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk
mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system
prioritas, mana yang aka dicapai terlebih dahulu
Merupakan proses perencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapka
bersama. Tiga alas an penggunaan rencana strategic adalah :
1.
memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2.
mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya
3.
titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi
Langkah-langkah Proses Perencanaan Strategik :
1.
Penentuan misi dan tujuan organisasi, yang mencakup tentang misi yang diemban, falsafah yang digunakan untuk mencapai
misi serta tujuan keseluruhan yang akan dicapai oleh organisasi
2.
Pengembangan profil perusahaan tentang kondisi dan kemampuan perusahaan.
3.
Analisa lingkungan eksternal, untuk mengetahui dan mengidentifikasikan cara-cara dalam menghadapi perubahan-perubahan
yang terjadi di luar organisasi
4.
Analisa internal, dengan menimbang kekuatan dan kelemahan yang dimiliki yang dibandingkan dengan profil perusahaan di
lingkungkan eksternal
5.
Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic, menggabungkan antara penentuan tujuan dan misi, strategi yang digunakan,
analisa lingkungan baik eksternaldan internal serta analisa kekuatan, kelemahan, kesempatan dan tekanan yang dihadapi
6.
Pembuatan keputusan strategic yang mencakup penetapan, penilaian dan pemilihan alternative yang akan digunakan
7.
Pengembangan strategi perusahaan, yang dikembangkan ke dalam berbagai sasaran
8.
Implementasi strategic, yang menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasikan strategic
9.
Peninjauan kembali dan evaluasi dengan memonitor dan membandingkan serta menilai semua kegiatan yang dilakukan
dengan tujuan yang akan dicapai
Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik :
Kebaikan :
Kelemahan :
1. Memberikan pedoman yang konsisten terhadap kegiatan 1. Kebaikan-kebaikan diatas dapat tercapai bila organisasi
yang dilakukan
melakukannya melalui proses perencanaan strategic
2. Tujuan organisasi dapat dirumuskan dengan jelas
formal
3. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah 2. diperlukan dana dan investasi serta waktu dalam jumlah
sebelum menjadi parah
yang besar.
4. Membantu manajer membuat keputusan
3. Membatasi organisasi hanya terhadap pilihan-pilihan
yang paling rasional dan bebas resiko
16
3.
Rencana Operasional (Operational Plan).
Merupakan penjabaran dari perencanaan strategic, adapun bentuk dari perencanaan ini yaitu berupa anggaran dan prinsipprinsip operasional, yaitu :
a. Consentrated, penerapan dari asas pengendalian yang dilaksanakan oleh manajer, agar terlaksana unity of command dan
unity of direction dalam setiap program kerja
b. Integrated, penerapan aspek koordinasi dalam setiap pekerjaan agar tercapai keterpaduan kerja guna menjamin tujuan yang
efektif
c. Continue, perlunya kesinambungan program kerja sehingga dapat digunakan untuk perbaikan program kerja selanjutnya,
sehingga terjadi peningkatan efisiensi
d. Multi Instansional Approach, agar integrasi tugas tetap terjaga dengan didukung system yang baik.
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan operasional yang bersifat jangka pendek. Ada 2 bentuk rencana
operasional yang perlu diketahui, yaitu :
1.
Rencana sekali pakai (single use plan), yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini
sifatnya lebih terperinci karena hanya sekali pakai.
Misalnya : rencana pembelian dan pemasangan mesin computer dalam perusahaan untuk mendukung kelancaran kerja
Bentuk rencana ini berupa : program, proyek dan anggaran
2.
Rencana Tetap (standing plan), yaitu berupa pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat
diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang
Wujud dari rencana tetap ini adalah berupa kebijaksanaan, prosedur dan aturan.
 Kebijaksanaan yaitu pedoman umum dalam pembuatan keputusan, mengenai apa yang dapat dibuat dan apa yang tidak
dapat dibuat.
 Prosedur yaitu urut-urutan pekerjaan yang harus dilakukan yang tergambar dalam instruksi yang terperinci.
 Aturan merupakan pernyataan tentang boleh tidaknya suatu kegiatan dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan ini
digunakan untuk mengimplementasikan rencana lain dan biasanya hasil dari kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap
kegiatan.
TUJUAN ORGANISASI (Organization Goal)
Tujuan berbeda dengan sasaran, dimana tujuan cakupannya lebih luas dibandingkan dengan sasaran. Sasaran merupakan tujuan
yang lebih khusus. Beda dengan pengertian misi, dimana misi merupakan pernyataan umum dan abadi tentang maksud tujuan
organisasi yang membedakan organisasi yang satu dengan yang lainnya.
Etzioni mengatakan bahwa tujuan organisasi merupakan keadaan yang diinginkan organisasi yang dikaitkan dengan tujuan yang
ingin dicapai yang dinyatakan dalam suatu pernyataan, serta memperkirakan tentang keadaan di masa yang akan datang.
2 unsur daripada tujuan, yaitu :
1. Hasil akhir yang ingin dicapai
2. kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tsb.
Dalam bukunya Manullang, Davis membagi tujuan menjadi 3 jenis, yaitu :
17
1.
Tujuan primer, berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak langsung kepada masyarakat dalam
bentuk pembuatan barang dan jasa yang diperlukan
2.
Tujuan kolateral, nilai umum dalam pengertian yang luas demi kebaikan masyarakat
3.
Tujuan sekunder, berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektivitas dalam pencapaian tujuan di atas.
BENTUK-BENTUK TUJUAN
Parrow membagi tujuan menjadi 5 bentuk, yaitu :
1.
Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari
masyarakat
2.
Output Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk fungsi konsumsi
3.
System Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa digunakan dalam organisasi
tersebut
4.
Product Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan
5.
Derived Goals, dihubungkan dan didasarkan pada tujuan lainnya yang ada di dalam organisasi
FUNGSI TUJUAN
1.
Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha maupun kegiatan dari
para anggota organisasi tsb tanpa kecuali
2.
Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang
diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
3.
Sebagai standar pelaksanaan dengan mendasarkan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat
dipahami oleh anggota lainnya
4.
Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya
5.
Sebagai dasar rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi
Peter Drucker menetapkan 8 unsur yang harus ada dalam suatu organisasi dalam menetapkan tujuan, yaitu :
a.
Posisi Pasar
Beberapa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan melihat berapa langganan dan produk yang dapat
dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan
b.
Produktivitas
Yaitu dengan menghitung antar input uang digunakan dengan output yang dicapai, yang merupakan efisiensi perusahaan
c.
Sumberdaya Fisik dan Keuangan
Dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi
keuangan yang dimiliki
d.
Profitabilitas
Pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan melakukan riset dan pengembangan,
tersedianya capital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima
e.
Inovasi
Yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru, teknologi yang canggih misalnya
yang didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah dari hari ke hari.
18
f.
Prestasi dan Pengembangan Manajer
Dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer
g.
Prestasi dan Sikap Karyawan
Dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut factor-faktor karyawan dalam pencapaian efektivitas kerja
h.
Tanggungjawab Sosial dan Publik
Guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk
rasa, hukum, pemerintahan dan kelompok masyarakat lainnya.
MANAGEMENT BY OBJECTIVE (MBO)
Pertama kali dikenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya “The Practice of Management” tahun 1954. Management by
Objective bisa disebut sebagai Manajemen Berdasarkan Sasaran, Manajemen Berdasarkan Hasil (Management by Result), Goals
Management, Work Planning and Review dan lain sebagainya.
Management by Objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan
prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama menetapkan tujuan yang akan dicapai, dilanjutkan dengan
kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai, baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan.
Kegiatan MBO yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang
dirumuskan dalam bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi
pengoperasian satuan kerja.
Peter Drucker membedakan antara MBO dengan MBD (management by drives), dimana MBD ditujukan untuk menerangkan
tanggapan-tanggapan organisasi atas berbagai hambatan, misalnya pasar baru, finansial, produk, dll.
MBD pada prakteknya hanya memberikan perbaikan sementara, yang menghasilkan ketidakefisienan dan selanjutnya akan
meningkatkan ketidakpuasan. Oleh karena itu antara tujuan individu dengan tujuan umum organisasi harus sama, sebab ini
penting sekali demi efisiensi dalam operasi seluruh kegiatan organisasi. Proses penerapan MBO ini tergantung pada 2 hipotesa,
yaitu :
1.
Bila seseorang sudah terikat pada tujuan organisasi, diharapkan dia bersedia berkorban lebih besar
2.
Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, maka dia berusaha akan mewujudkannya
SISTEM MANAGEMENT BY OBJECTIVE YANG EFEKTIF :
1.
Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk
membicarakan penetapan tujuan dan menilainya.
2.
Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan
bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui
antara tujuan individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3.
Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggungjawab terhadap
bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4.
Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang
akan dicapai
5.
Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan
program-program pencapaian tujuannya.
6.
Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
19
KEBAIKAN DAN KELEMAHAM MBO :
Kebaikan :
1. Mengetahui apa yang diharapkan dari organisasi
2. Membantu manajer membuat tujuan & sasaran
3. Memperbaiki komunikasi vertical antara manajer dengan
bawahan
4. Membuat proses evaluasi
Kelemahan :
1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam
konsumsi waktu dan biaya yang besar
2. Dalam hal pengembangan dan implementasi programprogram MBO
Proses Management by Objective :
1
Atasan & bawahan berdiskusi &
membicarakan tanggung jawab
penting jabatan atasan
2
Atasan & bawahan berdiskusi &
mencapai persetujuan tentang
komponen-komponen kunci
efektifitas jabatan bawahan
3
Atasan & bawahan menyetujui
tujuan-tujuan pelaksanaan tertentu
yang dapat diukur untuk bawahan
5
4
5 bertemu untuk
Atasan & bawahan
meninjau kembali tingkat prestasi
bawahan keseluruhan (peninjauan
kembali tahunan atau setengah
tahunan
4 bertemu
Atasan & bawahan
secara periodic untuk bersamasama mengevaluasi kemajuan
bawahan
UNSUR-UNSUR EFEKTIVITAS MBO :
1.
Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai ketrampilan serta mengetahui kemanfaatan dan
kegunaan dari MBO
2.
Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun sajau, sehingga tujuan ini sering digunakan
untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal
3.
Top manajer harus menjagai system MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya
4.
Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui
posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.
BENTUK-BENTUK PEMBUATAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)
Pembuatan keputusan merupakan bagian terpenting dari manajer, yang dihubungkan dengan pelaksanaan perencanaan, dalam hal
memutuskan tujuan yang akan dicapai, sumberdaya yang akan dipakai, siapa yang melaksanakan, siapa yang bertanggungjawab
atas pekerjaan yang diserahkannya dan lain sebagainya.
Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan
keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membuat keputusan yang berbeda dalam situasi dan
kondisi yang berbeda pula.
Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed Decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara
keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidakpastian.
 Keputusan Terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan
berulang-ulang.
Contohnya : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian, dll
20
 Keputusan Tidak Terprogram (Non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah
khusus atau tidak biasanya.
Contohnya : pengalokasian sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang terbaru
(canggih), dll
Herbert A. Simon mengemukan teknik-teknik tradisional dan modern dalam pembuatan keputusan yang terprogram dan tidak
terprogram.
Teknik Pembuatan Keputusan Tradisional dan Modern
Teknik-teknik
Tradisional
Tipe-tipe Keputusan
Diprogram :
Keputusan-keputusan rutin & berulang.
Organisasi mengembangkan proses-proses khusus bagi
penanganannya
Tidak diprogram :
Keputusan-keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat,
kebijaksanaan.
Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum
1. Kebiasaan
2. Kegiatan rutin :
 Prosedur-prosedur pengoperasian
standar
3. Struktur Organisasi
 Pengharapan umum
 Sistem tujuan
 Saluran-saluran informasi, yang di
susun dengan baik.
1. Kebijakan instuisi dan kreatifitas
2. Coba-coba
3. Seleksi dan latihan para pelaksana
Pembuatan Keputusan
Modern
1. Teknik-teknik Riset Operasi :
 Analisa matematika
 Model-model simulasi komputer
2. Pengolahan data elektronik
Teknik Pemecahan Masalah yang diterapkan
pada :
a. Latihan membuat keputusan
b. Penyusunan program-program komputer
“heutistic”
Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidakpastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan
dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan
sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam jenis situasi, yaitu :
1.
Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keadaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi
yang akurat dan responsibility
2.
Resiko (risk), yaitu denga diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya,
tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan
3.
Ketidakpastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi
yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut
keputusan yang kritsi dan paling menarik.
PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN
Ada 7 tahap dalam proses pembuatan keputusan, yaitu :
1.
Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan
dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan
2.
Pengumpulan dan Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
3.
Pengembangan Alternatif
21
Pengembangan alternative memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan
yang efektif
4.
Pengevaluasian terhadap Alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas dari alternative yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi
dengan alternative yang realistic serta menilai seberapa baik alternative yang diambil dapat membantu pemecahan masalah
5.
Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanan yang diambil oleh manajer
6.
Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan
wewenang dan tanggungjawab pelaksanaan tugas, dengan memperhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang
diambil. Sehingga perlu dibuat prosedut laporan kemajuan periodik dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul
masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.
7.
Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang
diharapkan
KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :
Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi misalnya : dengan pembuatan kelompok, bisa juga
bersifat tidak resmi misalnya : dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal
lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. Karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan
keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak
METODE KUANTITATIF DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN
Operasi organisasi sekain komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting manajer dalam membuat rencana dan
keputusan. Untuk ini diperlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif pembuatan
keputusan dikenal dengan nama teknik “management science” dan “operations research”. Riset operasi menggambarkan,
memahami dan memperkirakan perilaku berbagai sistem yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan
informasi yang akurat.
  
22
ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI
DAN PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI
ORGANISASI (ORGANIZATION)
Banyak Bentuk organisasi di masyarakat, misalnya Negara, partai, politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi
yang paling kecil yaitu : keluarga dan sebagainya. Kata organisasi mempunyai 2 pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga
atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagangan, perkumpulan olahraga dan
sebagainya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.
Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan rentang manajemen serta penyusunan
personalia.
DEFINISI ORGANISASI
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.
Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.
James D.Mooney mengatakan : “organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama”.
Chester I. Barnard memberikan pengertian :”organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh 2 orang
atau lebih.”
Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara
para anggota untuk mencapai tujuan.
Jadi organisasi dapat didefinisikan sbb :
1.
Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu
2.
Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi, yaitu :
1.
Adanya tujuan bersama
2.
Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3.
Adanya pembagian tugas
4.
Adanya kehendak untuk bekerjasama
STRUKTUR ORGANISASI (DISAIN ORGANISASI)
Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri atas unsur spesialisasi kerja,
standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Factor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1.
Strategi organisasi pencapaian tujuan
2.
Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi
3.
Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam
penyusunan struktur perusahaan.
23
4.
Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1.
Spesialisasi kegiatan
2.
Koordinasi kegiatan
3.
Standarisasi kegiatan
4.
Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5.
Ukuran satuan kerja
BENTUK-BENTUK ORGANISASI :
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerjasama.
Bagan ini menggambarkan 5 aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1.
Pembagian kerja
2.
Rantai perintah
3.
Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4.
Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
5.
Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Hendry G. Hodges dapat digambarkan sbb :
1.
Bentuk Piramidal, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas da mudah di mengerti.
2.
Bentuk Vertikal, hamper sama dengan bentuk pyramidal dalam pelimpahan kekuasaan
3.
Bentuk Horizontal, aliran wewenang dan tanggungjawab digambarkan dari kiri ke kanan
4.
Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya
Bentuk-bentuk Organisasi dapat dibedakan atas.
1.
Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu
organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
2.
Kebaikannya :
Kelemahannya :
 Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan
berada pada satu tangan
 Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan
berhubungan langsung dengan bawahan
 Proses pengambilan keputusan cepat
 Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang
rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan
malas
 Rasa solidaritas tinggi
 Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila
dia tidak mamu melaksanakan tugas maka seluruh
organisasi akan terancam kehancura
 Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis
 Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas
Organisasi Garis dan staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah
karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasihat dan saran dalam
bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi.
24
3.
Kebaikannya :
Kelemahannya :
 Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil,
serta apapun tujuan perusahaan
 Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan
pelaksana sebagai akibat adanya staf ahli
 Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat
dikembangkan menjadi suatu spesialisasi
 Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat
pula
 Pengambilan keputuasan dapat cepat walaupun banyak orang
yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu
tangan
 Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang
terperinci
 Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya
disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki
 Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan
menjadi tidak saling mengenal
 Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasihat dari staf,
karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah
sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda
 Kesatuan komando berkurang
 Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat
mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas
Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar fungsi yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian
tugasnya dapat dibedakan dengan jelas
Kebaikannya :
 Pembidangan tugas menjadi lebih jelas
 Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan
dikembangkan
 Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi
 Koordinasi berjalan lancar dan tertib
4.
Kelemahannya :
dan
 Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri
saja, sehingga pengalihan kerja menjadi sulit dilaksanakan
 Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan
 Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian
yang sama sehingga sering timbul konflik
Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kebaikannya :
 Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak
pembahasan yang dalam dan terperinci
 Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil
 Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team
Kelemahannya :
dalam
 Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang
berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas
 Tanggungjawabnya tidak jelas, karena tanggungjawabnya
sama
 Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk
dikembangkan,
karena
factor
kolektivitas
lebih
dipentingkan.
ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal,
organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional, dsb.
Yang kita bahas hanya beberapa jenis organisasi, yaitu :

Organisasi Statis
Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan

Organisasi Dinamis
25
Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan
menetapkan wewenang, tugas dan tanggungjawab.

Organisasi Formal
Yaitu system kerjasama yang dilaksanakan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang
ditetapkan secara rasional

Organisasi Informal
Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi
akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.
Argyris mengemukan 4 bidang utama organisasi informal berbeda dengan organisasi formal, yaitu :
1.
Hubungan antar pribadi, dimana dalam organisasi formal digambarkan dengan jelas, sedang dalam organisasi informal
tidak digambarkan dengan jelas, yang tergantung kepada kebutuhan mereka.
2.
Kepemimpinan, dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih secara informal
3.
Pengendalian perilaku, dalam organisasi formal pengendalian perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman,
sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan
4.
Ketergantungan, karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, sedang bawahan tergantung
pada kelompok informal.
DEPARTEMENTASI (DEPARTEMENTATION) :
Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses
penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Mcama bentuk departementasi, yaitu :
DEPARTEMENTASI FUNGSIONAL
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi
yang paling umum dan merupakan bentuk dasar dari departementasi.
Kebaikannya :
Kelemahannya :
 Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsifungsi utama
 Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
 Memusatkan keahlian organisasi
 Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap
fungis-fungsi yang ada dalam organisasi





Menciptakan konflik antar fungsi
Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
Umpan balik yang lambat
Memusatkan pada kepentingan tugasnya
Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang
inovatif
DEPARTEMENTASI DEVISIONAL
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi
dan memasarkan produknya sendiri
Struktur organisasi divisional atas dasar produk :
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan
dan metode pemasaran sangat berbeda
26
Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah :
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi
pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi, dll.
Struktur organisasi divisional atas dasar langganan :
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan,
pelayanan.
Struktur organisasi divisional atas dasar proses :
Pengelompokkan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat
dikelompokkan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian akhir. Ini digunakan
atas dasar pertimbangan ekonomis.
Struktur organisasi divisional atas dasar alphanumerical :
Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya : nomer 000000-500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya
ditempatkan di departemen yang lain juga.
Kebaikan Struktur Divisional :
Kelemahan Struktur Divisional :
 Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi
dan memasarkan dikelompokkan menjadi satu dibawah
seorang kepala
 Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja
terpelihara
 Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat
 Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat
dengan lingkungan divisi yang khas
 Merumuskan tanggungjawab dengan jelas dan perhatian
dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja
 Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan
keputusan strategi lebih luas
 Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah
 Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi
 Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas
sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan
prioritas
 Seberapa besar delegasi wewenang diberikan
 Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan
distribusi biaya overhead perusahaan
 Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi
 Maalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak
perlu
ORGANISASI PROYEK DAN MATRIKS
Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari
system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya.
Struktur organisasi proyek :
Menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Disini manajer proyek mempunyai wewenang lini
memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, jika telah selesai mak tim dibubarkan dan masing-masing anggota
kembali ke departemennya masing-masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali
Struktur organisasi matriks :
Pada prinsipnya sama dengan system proyek, tapi disini para karyawan mempunyai 2 atasan, yang tentunya berada di 2
wewenang.
Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical.
Rantai perintah kedua yaitu rantai perintah lateral / horizontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh
manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalulintas aliran wewenang
27
Kebaikan :
Kelemahan :
 Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional
 Mengembangkan ketrampilan dan kreativitas karyawan serta
fleksibilitas kepada organisasi
 Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta
memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi
perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak
untuk perencanaan
 Menstimulasikan kerjasama antar displin dan mempermudah
kegiatan perusahaan dengan orientasi proyek
 Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang
kontradiktif
 Memerlukan koordinasi vertical dan horizontal
 Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi
 Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki
 Sangat mahal untuk diimplementasikan
 Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah
perdebatan daripada kegiatan
  
28
PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN
ORGANISASI
PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang pengarahan dan pengembangan organisasi, termasuk didalamnya bagaimana menggerakkan para
anggotanya untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya, bagaimana memotivasi para anggotanya, bagaimana mengadakan
komunikasi di dalam organisasi, bagaimana mengadakan perubahan dan pengembangan dalam organisasi dan bagaimana
mengatasi segala konflik yang ada dalam organisasi.
Kemampuan seorang manajer untuk memotivasi bawahannya akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi akan
menentukan efektivitas manajer. Dan ini bukan satu-satunya factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Manajer yang
dapat melihat motivasi sebagai suatu system akan mampu meramalkan perilaku dari bawahannya.
Komunikasi penting bagi para manajer dalam melaksanakan seluruh fungsi manajemen dan dengan komunikasi para manajer
mencurahkan sebagian besar waktunya untuk berinteraksi dengan bawahan.
Semua hal di ats tidak terlepas dari kemampuan manajer memimpin anak buahnya, sebab seorang pemimpin memainkan peranan
kritis dalam membantu organisasi untuk mencapai tujuan. Kemampuan dan keterampilan memimpin adalam pengarahan adalah
factor penting efektivitas manajer. Bila dihubungkan dengan perubahan dan pengembangan organisasi, seorang manajer harus
mampu mengantisipasi dan mengambil tindakan untuk pencapaian tujuan. Perubahan-perubahan ini dipengaruhi olrh factor intern
dan ekstern.
Dalam perkembangan organisasi tidak lepas dari konflik yang diakibatkan oleh masalah komunikasi, struktur organisasi dan antar
pribadi, baik yang terjadi karena salah dalam memberikan motivasi maupun yang lainnya. Tinggal sekarang bagaimana seorang
manajer sebagai pimpinan dalam memanfaatkan konflik yang terjadi untuk dikelola menjadi sesuatu yang efektif.
PENGERTIAN DAN PANDANGAN MOTIVASI DALAM ORGANISASI
Motivasi seperti yang telah disebutkan, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya, yang
selanjutnya akan menentukan efektivitas manajer. Ada 2 faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu :
kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal (disebut Persepsi Peranan).
Dimana antara motivasi, kemampuan dan persepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.
Motivasi dapat juga disebut dengan istilah kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), atau dorongan (drive), yang
semuanya ini mempunyai pengertian yang sama yaitu sebagai suatu keadaan yang ada pada diri seseorang yang mendorong untuk
melakukan suatu kegiatan guna mencapai keinginan atau tujuan. Dorongan ini biasanya diujudkan dalam bentuk perilaku.
Pandangan motivasi dalam organisasi ini dapat dilihat dari 3 jenis teori motivasi yang ada, yaitu model tradisional, model
hubungan manusiawi dan model sumber daya manusia.
Model Tradisional
Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukan oleh Frederic Winslow Taylor. Model ini mengisyarakatkan bagaimana
manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan system pengupahan insentif untuk memacu para pekerja
agar memberikan produktivitas yang tinggi.
29
Teori produktivitas memandang bahwa tenaga kerja pada umumnya malas, dan hanya dapat dimotivasi dengan memberikan
penghargaan dalam ujud materi (uang) Pendekatan ini cukup efektif dalam banyak situasi sejalan dengan peningkatan efisiensi.
Disini pemutusan hubungan kerja sudah merupakan suatu kebiasaan dan para pekerja dakan mencari jaminan daripada hanya
kenaikan upah kecil dan sementara.
Model Hubungan Manusiawi :
Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menemukan bahwa kontak-kontak social karyawan pada pekerjaannya
adalah penting. Kebosanan dan tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para pekerja perlu dimotivasi
melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan sodial dan membuat mereka berguna dan penting dalam organisasi.
Para karyawan diberi kebebasan membuat keputusan sendiri dalam pekerjaannya, untuk para pekerja informal perlu mendapat
perhatian yang lebih besar. Lebih banyak informasi disediakan untuk karyawan tentang perhatian manajer dan operasi organisasi.
Model Sumber Daya Manusia
McGregor, Maslow, Argyris dan Likert mengertik model hubungan manusiawi, bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi
dengan memberikan uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh
pekerjaan yang berarti, dalam arti leibh menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggungjawab
yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.
TEORI-TEORI MOTIVASI.
1.
Teori Petunjuk (prescriptive theories)
Yaitu bagaimana cara memotivasi para karyawan yang didasarkan atas pengalaman coba-coba.
2.
Teori Isi (content theories).
Menanyakan apa penyebab perilaku. Macam teori ini yaitu :
1.
2.
3.
3.
Hirarki kebutuhan dari Abraham Maslow.
Teori motivasi higienis Frederick Herzberg,
Teori prestasi David McCleland
Teori Proses (process theories)
Menjelaskan bagiamana perilaku dimulai dan dilaksanakan. Termasuk dalam hal ini :
1.
2.
3.
4.
Teori Pengharapan
Teori Pembentukan Perilaku
Teori Porter Lawler
Teori Keadilan
TEORI ISI :
Memusatkan pada pertanyaan apa penyebab perilaku terjadi dan berhenti ?
Jawabnya terpusat pada kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan,
juga berhubungan dengan factor-faktor eksternal yang berupa insentif yang menyarankan, mendorong,
menyebabkan dan
mempengaruhi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian factor-faktro internal dan kebutuhan.
30
Hirarki Kebutuhan Maslow :
Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam bentuk hirarki kebutuhan dari yang terendah sampai tertinggi serta
kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku.
Teori Motivasi Pemeliharaan Herzberg
Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada pemuasan tingkat kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama
mereka, terutama ras aman, bila telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih tinggi, seperti kebutuhan inisiatif, kreativitas
dan tanggung jawab.
Ada 2 kelompok factor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang
pengaruhnya negarif. Disini dibedakan antara motivator dan factor-faktor pemeliharaan (hygienic factors = dissatisfiers)
Motivator
mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedangkan factor pemeliharaan mencegah
merosotnya semangat kerja. Teori ini hampir sama dengan teori hirarki kebutuhan dari Maslow.
Kebutuhan aktualisasi dari dan pemenuhan diri (self actualization needs) :
Teoritis
:
penggunaan potensi diri, pertumbuhan, pengembangan diri.
Terapan : menyelesaikan penugasan-penugasan yang bersifat menantang, melakukan pekerjaan-pekerjaan kreatif, pengembangan keterampilan.
Kebutuhan Harga diri (esteem needs):
Teoritis
:
status atau kedudukan, kepercayaan diri, pengakuan, reputasi dan prestasi, apresiasi, kehormatan diri, penghargaan.
Terapan
:
kekuasaan, ego, promosi, hadiah, status symbol, pengakuan, jabatan, “strokes”, penghargaan.
Kebutuhan Sosial (social needs):
Teoritis
:
Terapan
cinta, persahabatan, perasaan memiliki dan diterima dalam kelompok, kekeluargaan, asosiasi
:
kelompok-kelompok kerja formal dan informal, kegiatan-kegiatan yang disponsori perusahaan, acara-acara
peringatan.
Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs) :
Teoritis
:
perlindungan dan stabilitas
Terapan
:
pengembangan karyawan, kondisi kerja yang aman, rencana-rencana senioritas, serikat kerja, tabungan, uang
pesangon, jaminan pensiun, asuransi, sisitem penanganan keluhan.
Kebutuhan fisiologis (physiological needs):
Teoritis
:
makan, minum, perumahan, seks, istirahat
Terapan : ruang istirahat, berhenti utk makan siang, udara bersih untuk bernafas, air untuk minum, liburan, cuti, balas jasa dan
jaminan social, periode istirahat on the job.
31
Faktor Pemuas dan pemeliharaan dalam kerja :
Faktor – factor Pemuas
Faktor – factor Pemelihara
Prestasi
Penghargaan
Pekerjaan kreatif & menantang
Tanggung jawab
Kemajuan & peningkatan
Kebijaksanaan & administrasi perusahaan
Kualitas pengendalian teknik
Kondisi Kerja
Hubungan kerja
Status pekerjaan, Keamanan kerja, Kehidupan Pribadi, penggajian
Teori Prestasi dari McClelland :
Ada korelasi positif antara kebutuhan berprestasi dengan prestasi dan sukses pelaksanaann. Dia mengemukakan bahwa usahawan,
ilmuwan dan professional mempunyai tingkat motivasi prestasi di atas rata-rata. Orang yang berorientasi prestasi mempunyai
karakteristik tertentu yang dapat dikembangkan, yaitu :
1.
Menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi ketrampilan, menyukai tantangan dan menginginkan
tanggungjawab pribadi bagi hasil yang dicapai
2.
Punya kecendrungan untuk menetapkan tujuan prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan
3.
Mempunyai hubungan yang kuat akan umpan balik tentang apa yang telah dikerjakan
4.
Punya ketrampilan dalam perencanaan jangka panjang dan memiliki kemampuan organisasional
Teori Proses
Teori ini berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Teori yang dibahas adalah sbb :
Teori Pengharapan (expectancy theory)
Dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila :
 Kemungkinan usaha mereka mengarah ke prestasi yang tinggi
 Kemungkinan mencapai hasil yang menguntungkan
 Hasil-hasil tersebut akan menjadi pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka
Menurut Victor Vroom (teori pengharapan Vroom), orang dimotivasi untuk bekerja bila :
1.
usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas jasa tertentu
2.
menilai balas jasa dari hasil usahanya
Maka bila dirumuskan akan nampak sbb :
Motivasi
=
Pengharapan bhw
peningkatan usaha
akan mengarah ke
peningkatan balas
jasa
Penilaian individu
terhadap balas
X
jasa sebagai hasil
dari usahanya
32
KOMUNIKASI (COMMUNICATION)
Pengertian Komunikasi
Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang kepada orang lain. Komunikasi
mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tetapi mempunyai pengertia yang lebih luas
seperti ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya.
Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut dengan rantai pertukaran informasi.
Hal ini mengandung unsure-unsur ;
1.
sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti
2.
sebagai sarana pengendalian informasi
3.
sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu
Proses Komunikasi
1.
Model Komunikasi antar pribadi.
Model yang paling sederhana adalah model komunikasi antar pribadi.
PENGIRIM
BERITA
PENERIMA
Jika salah satu elemen (misal : Penerima) hilang, maka tidak akan terjadi komunikasi
Model komunikasi yang paling canggih adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sbb :
1.
Pengirim (sender = sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai
kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain
2.
Pengkodean (encoding), pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam symbol atau
isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikan
3.
Pemesan (message), pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari
indra penerima, missal : pidato dapat didengar, jika tertulis dapat dibaca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.
4.
Saluran (channel), adalah cara transmisikan (menyampaikan) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata
yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien, saluran (media) harus sesuai dengan pesan.
5.
Penerima (recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima maka
komunikasi tidak terjadi (gagal).
6.
penafsiran kode (decoding), adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi
informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim,
makin efektif komunikasi yang terjadi
7.
Umpan balik (feedback), adalah pembali dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim
dinyatakan. Karena penerima telah menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula.
Semakin cepat umpan balik semakin efektif dalam komuniksi
33
2.
Model Komunikasi dalam Organisasi.
Raymond V. Lesikar berpendapat bahwa yang mempengaruhi efektifitas komunikasi ada 4 faktor :
1.
Jalur Komunikasi Formal
Efektivitas komunikasi akan efektif melalui 2 cara, yaitu :
a.
Jalur formal, dimana jarak yang semakin meluas dan berkembang serta tumbuhnya organisasi.
Misalnya : pengecer yang besar dengan cabang yang luas komunikasinya tidak efektif dari pada toserba.
b.
Jalur formal komunikasi menghambat arus yang besar dari informasi diantara tingkat-tingkat organisasi.
Misalnya : Karyawan lini perakitan (assembly) hampir selalu akan mengkomunikasikan masalah-masalah yang
dihadapi dengan mandor atau dengan manajernya.
2.
Struktur Wewenang
Dalam organisasi dimana perbedaan statis dan kekuasaan akan mempengaruhi isi dan ketepatan komunikasi.
Contohnya : percakapan Direktur Utama dengan karyawan biasa dilakukan dengan tatakrama dan terbatas sehingga tak
ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.
3.
Spesialisasi Jabatan
Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang sama dalam
berkomunikasi
4.
Pemilikan Informasi
Berarti individu-individu mempunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya. Informasi ini memiliki
bentuk kekuatan bagi orang yang memilikinya, ini adalah bentuk komunikasi yang efektif.
Saluran Komunikasi
Saluran komunikasi ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu :
1.
Komunikasi Vertikal.
Adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah di mulai dari manajemen tingkat
atas sampai karyawan bukan supervisor.
Kegunaanya antara lain : untuk memberikan perintah, petunjuk dan lainnya serta membuka informasi kepada anggota
organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi
2.
Komunikasi Lateral atau Horizontal.
Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan di antara
departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama.
Kegunaannya : menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi
3.
Komunikasi Diagonal.
Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara
departemen lini dan staf.
34
Teori X & Y dari McGregor :
Douglas McGregor mengemukakan strategi kepemimpinan efektif dengan menggunakan konsep manajemen partisipasi. Konsep
ini dikenal karena menggunakan asumsi dari sifat dasar manusia.
Pemimpin yang menyukai teori X cenderung menyukai bergaya kepemimpinan otoriter. Dan sebaliknya pemimpin yang suka
teori Y lebih cenderung menyukai gaya kepemimpinan demokratis.
Asumsi teori X :
1.
rata-rata kodrat manusia malas atau tidak menyukai pekerjaan dan akan menghidarinya bila mungkin
2.
rata-rata manusia lebih menyukai diarahkan, menginginkan jaminan hidup diatas segalanya, ambisi relatif kecil dan ingin
menghindari tanggungjawab
3.
karakteristik manusia dalam menjalankan tugas untuk mencapai organisasi cenderung dipaksi, diawasi, diarahkan atau
diancam dengan hukuman
Asumsi teori X :
1.
Rata-rata kodrat manusia dalam kondisik layak, belajar tidak hanya untuk menerima tapi mencari tanggungjawab
2.
penghargaan yang berhubungan dengan prestasi merupakan tujuan
3.
potensi intelektual manusia dalam kondisi kehiudupan industri digunakan hanya sebagian
4.
penggunaan phisik dan mental merupakan kodrat manusia
5.
pengarahan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi tidak hanya dengan cara mengawasi dan mengacam dengan
hukuman. Orang akan melakukan pengendalian diri dan pengarahan diri untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
6.
punya kapasitas untuk melakukan imajinasi, kecerdikan dan kreatifitas dalam penyelesaian masalah organisasi yang
tersebar secara luas pada seluruh karyawan.
  
35
KOORDINASI ( Coordinations )
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah
bawahan yang adal dalam tanggungjawabnya, hal ini dikenal dengan istilah rentang manajemen.
Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahan dan kegiatan pada tingkat satu-satuan yang terpisah
dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, karena tanpanya setiap karyawan tidak mempunyai pegangan yang harus
diikuti dan akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan mancapai tujuan yang diharapkan , sehingga beban
tiap departemen atau bagian menjadi seimbang dan selaras.
Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa 3 S, yaitu Serasi, Selaras & Seimbang.
Koordinasi sangat dibutuhkan terutama pada pekerjaan yang insidentil dan tidak rutin serta pekerjaan yang tidak direncakan
terlebih dahulu, juga bagi organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.
James D. Thomson membagi 3 saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu :
1.
Ketergantungan yang menyatu ( Pooled interdependence)
Dimana tiap kegiatan departemen dan fungsional tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan
2.
Ketergantungan yang berurutan ( Sequential interdependence)
Dimana pekerjaan dari tiap departemen atau fungsional tergantung dari penyelesaian pekerjaan departemen yang lain
sebelum satuan lain dapat bekerja
3.
Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi
PEDOMAN KOORDINASI
1.
Koordinasi haru terpusat.
Sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah
ada dalam setiap bagian, ”Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan yang
berbeda.
2.
Koordinasi harus terpadu.
Keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi
3.
Koordinasi harus berkesinambungan.
Yaitu rangkaian
kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya
keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
4.
Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional.
Dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan
tugas yang lain.
36
KEBAIKAN DAN KELEMAHAN KOORDINASI YANG EFEKTIF :

Kebaikannya :
1.
Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian
2.
Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranannya masingmasing sehingga dapat memberikan saran dan komentar terhadap kemungkinan ketidakserasian antar bagian.
3.

Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.
Kelemahannya :
1.
Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan
2.
Perbedaan dalam orientasi waktu
3.
Perbedaan orientasi antar pribadi
4.
Perbedaan dalam formalitas struktur
RENTANG MANAJEMEN ( Span of Control )
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.
Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam, ada yang mengatakan : span of control, span of authority, span of
attention atau span of supervision.
Jumlah bawahan terlalu banyak tidak baik dan terlalu sedikit juga kurang baik.
Ada 2 alasan mengapa penentuan rentang manajemen yang baik dan tepat harus dibuat.
1.
Karena rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan
mereka
2.
Adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang manajemen maka
struktur organisasi akan berbentuk ”tall” (tinggi), sedangkan rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur
organisasi menjadi ”flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.
Untuk memilih suatu rentang manajemen, manajer harus mempertimbangkan hubungan manjer dengan bawahan dalam 2
kelompok atau lebih, juga harus memperhatikan hubungan satu dengan lainnya secara langsung dengan bawahan.
Secara matematika V.A. Graicunas menetapkan rumus matematika utk menghitung jumlah hubungan yg akan dilakukan, yaitu:
R = n ( 2 n1 + n-1 )
dimana : R = jumlah hubungan
n = jumlah bawahan
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI RENTANG MANAJEMEN :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Kesamaan fungsi
Kedekatan geografis
Tingkat pengawasan langsung
Tingkat koordinasi pengawasan
Perencanaan
Bantuan organisasi yang tersedia
37
WEWENANG ( Authority
Wewenang merupakan syarat yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang ada pada diri
seseorang yang bersifat formal harus didukung dengan wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang
baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan
kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.
Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu
agar tujuan dapat tercapai.
T. Hani Handoko membagi wewenang dalam 2 sumber, yaitu : teori formal (pandangan klasik) dan teori penerimaan
Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat
masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat.
Chaster I Bernand mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat wewenang bila memenuhi hal :
1.
memahami komunikasi tersebut
2.
tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3.
tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
4.
mampu secara mental dan phisik untuk menjalankannya
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahannya, maka diperlukan adanya :
1.
Kekuasaan (Power)
Yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok & keputusan.
Menurut jenisnya kekuasaan dibagi 2, yaitu :
a.
Kekuasaan Posisi (Position Power)
Kekuasaan ini didapat dari wewenang formal, besarnya tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki
posisi tersebut.
b.
Kekuasaan Pribadi (Personal Power)
Kekuasaan ini berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan
merasa terikat pada pemimpin.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi 6 jenis, yaitu :
1.
Kekuasaan balas jasa (reward power)
2.
Kekuasaan paksaan (coercive power)
3.
Kekuasaan sah (legitimate power)
4.
Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power)
5.
Kekuasaan panutan (referent power)
6.
Kekuasaan ahli (expert power)
38
2.
Tanggungjawab dan akuntabilitas. ( Responsibility )
Tanggungjawab adalah kewajiban untuk melaksanakan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang
dari atasannya.
Akuntabilitas adalah permintaab pertanggungjawaban atas pemenuhan tannggungjawab yang dilimpahkan kepadanya.
Yang perlu diperhatikan : ”Wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggungjawab yang akan diberikan
dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan yang akan diambil.
3.
Pengaruh (Influence),
Yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan
orang yang mempengaruhinya.
Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan, dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan
saluran komunikasi yang lebih baik.
DELEGASI WEWENANG
Untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan.
Pendelegasian tugas juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang.
Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal dari atasan kepada orang lain untuk
melaksanakan tugas tertentu.
Delegasi Wewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk adalah sbb:
1.
Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2.
Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang ditunjuk
3.
Orang yang ditunjuk punya kewajiban dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan agar tercapai tujuan
4.
Menerima hasil pertanggungjawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
Mengapa manajer mau mendelagasikan tugasnya ?
Ada beberapa alasan yang mendasar, yaitu :
1.
Tugas manajer bukan hanya pada satu kegiatan saja. Oleh karena itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya,
dilimpahkan kepada orang yang ditunjuk. Hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja.
2.
Manajer lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan
organisasi
3.
Manajer tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan
4.
Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang.
PRINSIP KLASIK AGAR MENCAPAI PENDELEGASIAN YANG EFEKTIF.
1.
Prinsip Skalar
Perlu adanya garis wewenang yang jelas agar tidak membingungkan orang yng menerima pendelegasian. Maka sebelum
mendelegasikan tugas, manajer harus memikirkan kepada siapa pendelegasian akan diberikan, umpan balik dari oran yang
menerima delegasi tadi (yaitu kepada siapa harus mempertanggungjawabkan tugas tersebut).
39
2.
Prinsip Kesatuan Perintah
Satu tugas satu kepala, ”Kepada siapa pertanggungjawaban ini diberikan ?” , ini tergantung pada : “dari siapa dia menerima
delegasi tugas tersebut”
3.
Tanggungjawab, Wewenang dan Akuntabilitas.
Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkat organisasi paling bawah, ada cukup kemampuan dan
informasi untuk menyelesaikannya agar tercapai efisiensi tugas
Untuk itu bagi orang yang menerima pelimpahan tugas harus diberi wewenagn yang cukup, sehingga dia dapat
mempertanggungjawabkan tugasnya pada atasan.
PENYUSUNAN PERSONALIA (STAFFING)
Sumber daya utama dalam organisasi adalah manusia yang memiliki bakat, kreatifitas, tenaga, imajinasi dan kemampuan
memajukan organisasi.
Tugas utama seorang pemimpin adalah “Bagaimana memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan
organisasi agar tercapai tujuan perusahaan dengan berbagai kegiatan penyusunan personalia mencakup :

Bagaimana Penarikannya

Bagaimana Pengembangannya

Bagaimana Penyeleksiannya

Bagaimana Penggunaan SDM
Sebab sukses atau gagalnya seorang manajer tidak terlepas dari bagaimana menjalankan fungsi penyusunan
personaliannya (staffing), oleh karena itu fungsi penyusunan personalia dimasukkan dalam fungsi pengarahan, yaitu bagaimana
mengarahkan manusia dalam mencapai tujuan bersama, juga berhubungan erat dengan fungsi organisasi, yaitu wadah manusia
didalam mencapai tujuan organisasi.
1. PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA.
Fungsi ini dilaksanakan dalam 2 tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal (semua factor diluar organisasi yang secara
langsung atau tidak akan mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal (semua factor di dalam organisasi).
Proses penyusunan personalian terdiri atas :
1.
Perencanaan SDM
2.
Penarikan tenaga kerja
3.
Penyeleksian tenaga kerja
4.
Pengenalan dan Orientasi organisasi
5.
Latihan dan Pengembangan karyawan
6.
Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
7.
Pemberian balas jasa dan penghargaan
8.
Perencanaan dan pengembangan kariesr.
40
2. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, untuk itu perlu adanya perencanaan yang terdiri atas :
1.
Pemenuhan jabatan yang akan di isi, kemampuan dan jumlah yang dibuthkan
2.
Pemahaman pasar tenaga kerja potensial
3.
Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
A. Penentuan Kebutuhan Jabatan
Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :

Penentuan tujuan dan rencana organisasi

Penentuan spesifikasi jabatan (job specifications) ,jenis-jenis jabatan dan ketrampilan yang dibutuhkan

Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan di masa mendatang

Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan
Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analysis) yang terdiri dari penentuan
keahlian dan ketrampilan yang dimiliki, tanggungjawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki
serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi
jabatan.
Deskripsi jabatan (job description) yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisa jabatan yang terdiri atas tugas dan
wewenang serta hubungan lini organisasi.
B. Pengembangan Sumber Penawaran Personalia.
Ada 2 sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai
perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tapi juga manajer perlu mencari orang
yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.
Ada 3 sumber penawaran intern, yaitu :
4.
Penataran (upgrading) yaitu dengan mendidik dan memberi latihan
5.
Pemindahan (transferring) yaitu dari posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan
kebutuhan
6.
Pengangkatan (Promoting),yaitu
Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh dari :
 Lamaran pribadi yang masuk
 Para pesaing
 Organisasi karyawan
 Immigrasi
 Kantor penempatan tenaga kerja
 Migrasi
 Sekolah-sekolah
3. PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN.
41
Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat
dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga
honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga
kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Adapun
langkah-langkah prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu :
1.
Wawancara pendahuluan
2.
Pengumpulan data pribadi (biografis)
3.
Pengujian (testing) dan psikotest
4.
Wawancara yang lebih mendalam
5.
Pemeriksaan referensi prestasi
6.
Pemeriksaan kesehatan
7.
Keputusan probadi
8.
Orientasi jabatan
42