melakukan prinsips organisasi dan manajemen koperasi jasa

PRINSIP KOPERASI
REIFFEISEN
1. Swadaya; Petani mengatasi kesulitannya
sendiri.
2. Daerah kerja terbatas dimana anggota saling
kenal.
3. Sisa hasil usaha seluruhnya sebagai
cadangan.
4. Tanggung jawab anggota tidak terbatas.
5. Usaha hanya kepada anggota.
6. Kerja Pengurus sukarela, tidak dapat balas
jasa.
7. Keanggotaan atas dasar watak yang baik.
2
MANAJEMEN KOPERASI
George Terry ”Menegiari ” = Mengendalikan
”Manajemen merupakan kegiatan
mengendalikan,
mengarahkan dan memanfaatkan
segala faktor/sumber daya yang dimiliki
untuk tujuan tertentu ”
.
3
MANAJEMEN KOPERASI
Menurut Ewell Paul Roy (2000), bahwa
manajemen koperasi melibatkan 4(empat)
unsur/ perangkat antara lain sebagai berikut:
1. Anggota
2. Pengurus
3. Manajer
4. Karyawan
4
PENGERTIAN MANAJEMEN KOPERASI
Manajemen Koperasi adalah kegiatan
pengelolaan SDM dan SDA secara bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu sesuai
prinsip-prinsip Koperasi.
Organisasi Koperasi adalah suatu cara atau
sistem hubungan kerjasama antara orang
orang- orang yang mempunyai kepentingan yang
sama dan bermaksud mencapai tujuan yang
ditetapkan bersama - sama dalam satu
wadah Organisasi.
5
Manajemen Koperasi
Manajemen Koperasi identik dengan Manajemen
Perusahaan yang lain,
bedanya pada tatanilai yang dianut
( Landasan Asas Prinsip dan Peran )
UNTUK MEMPERTEGAS KARAKTERISTIK MANAJEMEN
KOPERASI, DALAM PROSES PEMBELAJARAN PERLU
DIBANDINGKAN DENGAN PERUSAHAAN LAINNYA
* Perusahaan Pribadi
* Perseroan Terbatas
* Yayasan
6
George R Terry dalam bukunya “Principle of
Management”: FUNGSI DAN FAKTOR MAN.











FUNGSI MANAJEMEN ***
PLANNING ( Perencanaan )
ORGANIZING ( Pengorganisasian )
ACTUATING ( Pengerahan )
CONTROLLING ( Pengendalian )
FAKTOR MANAJEMEN
MEN (ORANG)
MONEY (UANG/DANA )
MACHINES (MESIN-MESIN)
MATERIALS (BAHAN BAKU)
METHODE (TATACARA).
7
Gambaran Fungsi
Manajemen secara umum :
M
A
N
A
J
E
M
E
N
PERENCANAAN
PENGORGANISASIAN
PENGKOORDINASIAN
TUJUAN
ORGANISASI
PENGENDALIAN
8
Mengidentifikasi Kebijakan Organisasi dan
Manajemen KJK
Aspek – aspek yang terkait dalam
Organisasi dan Manajemen KJK, meliputi :
1. Kelengkapan Organisasi
2. Kelengkapan Manajemen
3. Mengidentifikasi Data Kebijakan
9
Kelengkapan Organisasi
1. Badan Hukum Koperasi
2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
3. Buku administrasi organisasi KJKS -> 16 buku, yaitu :
1) Buku Daftar Anggota
2) Buku Daftar Pengurus
3) Buku Daftar Pengawas
4) Buku Daftar Karyawan
5) Buku Tamu
6) Buku Simpanan Anggota
7) Buku Saran Anggota
8) Buku Anjuran Pejabat
9) Buku Anjuran Pejabat dari Instansi lain
10) Buku Keputusan Rapat Pengawas
11) Buku Keputusan Rapat Pengurus
12) Buku Keputusan Rapat Anggota
13) Buku Kejadian Penting
14) Buku Kas
15) Buku Catatan Inventaris
16) Buku Agenda
10
KELENGKAPAN MANAJEMEN
1. AD/ART Koperasi
2. Perencanaan Strategis/Bisnis plan (5
Tahun)
3. Program Kerja dan RAPB tahunan.
4. Sarana dan Prasarana.
5. Kualifikasi SDM Pengelola KJK
6. Dan sebagainya.
11
IDENTIFIKASI KEBIJAKAN LAINNYA
1. Kebijakan yang terkait dengan
keanggotaan.
2. Kebijakan yang terkait dengan
karyawan.
3. Kebijakan yang terkait dengan mitra
usaha.
4. Kebijakan yang terkait dengan
operasional (SOM dan SOP)
5. Kebijakan yang terkait dengan
community social responsibility.
12
BAGAN ORGANISASI KOPERASI
RAPAT ANGGOTA
1. RA BIASA
2. RA KHUSUS
3. RA LUAR BIASA
PENGURUS
PENGAWAS
1. KETUA
2. SEKRETARIS
3. BENDAHARA
1. KETUA
2. ANGGOTA
3. ANGGOTA
MANAJER
13
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI ***
RAPAT
ANGGOTA
KONSULTAN
KOPERASI /
PENGURUS
PENGAWAS
GENERAL
MANAJER
KEP. CABANG/
MANAJER
KEPALA
KABAG
DANA
KABAG
PINJAMAN/
PEMBIAYAAN
KABAG AKUNTANSI
PETUGAS
PENGAWASA
N INTERN
ANALIS
PINJAMAN/
CUSTOMER
SERVICES
PEMBIAYAAN
JURU
SURVEY
JURU
TAGIH
JURU
BUKU
KASIR
14
TIGA WAJAH KOPERASI
1. LEMBAGA EKONOMI
Tunduk pada Kaidah Ekonomi
2. LEMBAGA SOSIAL
Prinsip kehidupan Demokrasi
3. LEMBAGA PENDIDIKAN
Proses Belajar Mengajar
15
SEBAGAI LEMBAGA EKONOMI
1. Kegiatan Usaha berkaitan dng
kepentingan Anggota
2. Memberikan Manfaat sebesar-besarnya
kepada Anggota
3. Dikelola secara layak dan efisien sesuai
kaidah ekonomi
4. Mempunyai Aturan Main yang jelas untuk
mendukung keberhasilan usaha.
(SPI Manajemen dan SPI Akuntansi)
16
SEBAGAI LEMBAGA SOSIAL
1. Keanggotaan bersifat terbuka, tdk
diskriminatif
2. Pengelolaan bersifat terbuka thd
Anggota
3. Perlakuan yg adil thd Anggota sesuai
hak dan kewajiban Anggota
4. Adanya wadah/forum yang
menampung aspirasi Anggota
5. Adanya Aturan Main yang jelas untuk
mendukung keberhasilan demokrasi.
17
SEBAGAI LEMBAGA PENDIDIKAN
1. Tempat Pendidikan Ideologi, Organisasi,
maupun Usaha
2. Melakukan Pendidikan kpd Anggotanya
sesuai kebutuhan
3. Memberikan kesempatan promosi kpd
Anggota sesuai persyaratan jabatan
4. Adanya Aturan Main yang jelas untuk
mendukung keberhasilan Pendidikan.
18
MANAJEMEN
PROSES UNTUK MENGARAHKAN,
MEMIMPIN, DAN MENGAWASI KEGIATAN
KUMPULAN ORANG-ORANG UNTUK
MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH
DITETAPKAN
MANAJEMEN
BERARTI KEMAMPUAN SESEORANG
UNTUK MENGKOMBINASIKAN PIKIRANPIKIRAN, FASILITAS-FASILITAS,
PENGOLAHAN BARANG-BARANG, UANG
DAN ORANG-ORANG UNTUK DAPAT
MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH
DITETAPKAN
UNSUR-UNSUR MANAJEMEN : 4M
FUNGSI MANJEMEN
Dari kegiatan tersebut, dapat diketahui apa saja yang
merupakan fungsi dari manajemen
PERENCAANAAN
MENYUSUN KEGIATAN APA YANG AKAN DILAKSANAKAN UNTUK
MASA YANG AKAN DATANG UNTUK MENCAPAI TUJUAN
PENGORGANISASIAN
MENGORGANISASIKAN BGM AGAR RENCANA TSB DAPAT
DILAKSANAKAN
PENGARAHAN
PROSES UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA ATAU
MENGGERAKKAN PELAKSANAAN
PENGAWASAN
MENGETAHUI PERKEMBANGAN ORG DAN USAHA DIDALAM
MEREALISASIKAN RENCANA DAN MENENTUKAN
LANGKAH2 YANG HARUS DIAMBIL BILA MENGHADAPI
PERSOALAN DIDALAM MEREALISASIKAN RENCANA YANG
TELAH DITETAPKAN
PENGERTIAN KOPERASI
(UU No.25 TH.1992 Ps 1 Ay 1)
KOPERASI ADALAH BADAN USAHA
YANG BERANGGOTAKAN ORANGSEORANG ATAU BADAN HUKUM KOPERASI
DENGAN MELANDASKAN KEGIATANNYA
BERDASARKAN PRINSIP KOPERASI
SEKALIGUS SEBAGAI GERAKAN EKONOMI
RAKYAT
YANG BERDASAR ATAS ASAS
KEKELUARGAAN
PRINSIP KOPERASI
(UU No.25 TH.1992 Pasal 5)
1. Koperasi Melaksanakan Prinsip Sebagai Berikut:
a. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka
b. Pengelolaan dilakukan secara demokratis
c. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil
sebanding dengan besarnya jasa usaha masingmasing anggota
d. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal
e. Kemandirian
2. Dalam mengembangkan koperasi, maka koperasi
melaksanakan pula prinsip sebagai berikut:
a. Pendidikan perkoperasian
b. Kerja sama antar koperasi
NILAI-NILAI (ICA TH.1995)
NILAI DASAR
swadaya, swatanggung jawab, demokrasi,
kebersamaan, keadilan dan kesetiakawanan.
•
•
NILAI ETIS
kejujuran, keterbukaan,
tanggung jawab sosial
dan peduli terhadap orang lain.
PERBEDAAN KOPERASI DENGAN BADAN USAHA LAIN (PT)
KOPERASI
1. Sebuah perkumpulan Orang
(Human Based Assosiation) modal
diperlukan dalam koperasi tapi tidak
untuk modal/pemodal
2. Tujuan memaksimalkan pelayanan
khususnya kepada anggota sebagai
pemilik sekaligus
pelanggan/pengguna
3. Kebutuhan anggota adalah dalam
arti ekonomi, sosial, budaya yang
dicapai dengan berpedoman pada
prinsip2 koperasi sbg penjabaran
nilai2 yang dianut (koperasi tidak
bebas nilai)
4. Laba diperlukan tapi bukan
merupakan tujuan, laba merupakan
akibat dari efisiensi pengelolaan
koperasi
5. Pembagian keuntungan
berdasarkan partisipasi anggota
dalam transaksi usaha
6. Satu orang satu suara
BADAN USAHA LAIN
1. Perkumpulan Modal (capital Based
Assosiation)
2. Tujuan memaksimalkan Keuntungan untuk
memenuhi kepentingan modal/saham.
Pemilik adalah pemodal dan tidak mesti
sebagai pelanggan.
3. Bebas Nilai/tidak terikat oleh nilai-nilai
yang dikembangkan seperti pada
koperasi
4. Kebutuhan pemegang saham adalah
meningkatnya nilai saham akibat
pencapaian nilai keuntungan perusahaan
5. Pembagian keuantungan berdasarkan
banyaknya saham yang dimiliki
6. Suara didasarkan pada besarnya
kepemilikan saham/modal
MANAJEMEN KOPERASI DALAM
PERANGKAT ORGANISASI KOPERASI
RAPAT ANGGOTA
MELAKSANAKAN FUNGSI PERENCANAAN DENGAN
MEMBUAT RK YANG DISIAPKAN OLEH PENGURUS
PENGURUS
MENGERJAKAN APA YANG TELAH DIPUTUSKAN OLEH
RA DENGAN MELAKSANAKAN FUNGSI
PENGORGANISASIAN DAN PENGARAHAN ATAU
MENGGERAKKAN PELAKSANAAN
PENGAWAS
MELAKUKAN FUNGSI PENGAWASAN ATAS
PELAKSANAAN RK UNTUK DAN ATAS NAMA
ANGGOTA
MENGINVENTARISIR KEBIJAKAN O & M KJK
I.
PRINSIP-PRINSIP PERKOPERASIAN, KETENTUAN DAN ATURAN DALAM ORGANISASI
1, Azas dan Sendi Dasar Koperasi
2. Jatidiri Koperasi
3. Prinsip-Prinsip Perkoperasian (k,k,p,p,p,p,k)
- Alfred Hanel, kriteria atau ciri khusus koperasi
II.
- self help of the cooperative group
- cooperative group
- cooperative enterprise
- member promotion
4. Tujuan, Fungsi dan Peran Koperasi
5. Peranan Anggota
6. Menginventarisasi Ketentuan dan Aturan KJK
KEBIJAKAN O & M KJK
1. Organisasi dalam Koperasi
- Agar tujuan Org. Dan Individu tercapai, Kop hrs dilaks.
Dgn 3 cara pendekatan Kelembagaan, yaitu :
>Kop sebagai Lembaga Org Ekonomi, Org. Kemasyarakatan dan Org. Pendidikan
- RA: RAB 3, RAK, RALB
- Pengurus
- Pengawas
2. SO KJK
3. Manajemen dalam Kop (Georgr R Terry: POAC)
4. Mengidentifikasi Kebijakan O & M KJK
- Kelengkapan Organisasi
: BH, SOK dan Jobdisc, Buku Org.
- Kelengkapan Manajemen
: AD/ART, Perenc, Strategis, PK/RAPB Sarana prasarana dsb
- Mengidentifikasi Data Kebijakan : Tentang. Angg, kary, mitra ush SOM-SOP, CSR
MELAKSANAKAN KEBIJAKAN O & M KJK
2.1. PELAKSANAAN KEBIJAKAN O & M KJK
a. Kebijakan O & M
Kebijakan O KJK yang akan disusun didasarkan AD, ART dan PK seperti :
Visi, misi, keanggotaan, pengawasan usaha, pendidikan anggota.
Kebijakan terkait per UU an dan peraturan seperti :
Tentang karyawan, penghimpunan dana, pemberian pinjaman, mitra usaha, ops.
b. Penerapan Prinsips Koperasi
2.2. PELAKSANAAN KEBIJAKAN O & M SECARA EFISIEN
Harus sesuai SOM, UU 25/92, PP 9/95, Permen
Untuk melaksanakan pengelolaan KJK berdasar Prinsips Koperasi dan SOM secara baik diperlukan
Standar Pengelolaan Organisasi, meliputi :
1). Std Kelengkapan Organisasi
a. SO yg menggambarkan secara jelas ttg. F, t, w, tj msg2 elemen secara tertulis.
b. Memiliki kantor
c. Pengurus, pngws dipilih dalam RA
d. Memiliki bisnis plan, RK jangka pendek, menengah, panjang.
e. Memiliki sistem dan prosedur kerja
f. Memiliki sistem pengendalian intern
2). Std Pengambilan Keputusan, Manajer>Pengurus>RA
3). Std Pengelola KJK
4). Std Penggunaan SHU
5). Std Pengelolaan Harta Kekayaan KJK
7). Menyesuaikan terhadap Perubahan Kebijakan
MELAKSANAKAN KEBIJAKAN O & M KJK
2.1. PRINSIP KEHATI-HATIAN
Penilaian permohonan pinjaman dpt menggunakan 5 C.
MELAKSANAKAN KEHATI-HATIAN
Melaksanakan PRUDENTIAL terutama dalam penyaluran pinjaman, berpegang pada :
- Prosedur penyaluran pinjaman
- Penerapan 5 C
- Perbandingan Cost dan Benefit
- Sumber daya yang dimiliki
- Aspek manfaat
- Likuiditas yang ada
- Tingkat resiko dari masing2 pinjaman
- Kelangsungan hidup KJK
2.2. PRINSIP MENGENAL ANGGOTA, memperhatikan 5 hal sbb :
a. Status keanggotaan > std pendaftaran anggota > c anggota, 3 bln > anggotaq
b. Pendaftaran anggota, ketentuan tertulis mengenai prosedur dan persyaratan sesuai AD-ART
c. Perlakuan kepada anggota baru, sama/tidak dng anggota lama > RA
d. Pemanfaatan pelayanan KJK > angg, c angg, Kop lain dan atau Angg. Nya
e. Prosedur permohonan keluar dari keanggotaan, tentang :
- Tambahan SP dan SW bagi angg keluar dan meninggal dunia
- Tambahan diambilkan dari Cadangan atau Cadangan Umum
- Besaran tambahan disesuaikan dng cadangan yang dimiliki
- Angg keluar karena meninggal, pindah kerja, habis masa kerja.
Cara mengenali anggota, lihat data individu anggota.
MELAYANI ANGGOTA, dengan memperhatikan :
- Std pelayanan minimum
- Trilogi Pelayanan Prima
- Handling Complain
- Hello Effect
2.5. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Kebijakan O & M
a). Kebijakan dari perusahaan apakah sudah dilaksanakan dengan baik ?
b). Struktur Organisasi apakah sudah sesuai dengan SOM dan SOP ?
c). Penempatan pegawai apakah sudah sesuai dengan keahliannya ?
d). SOP apakah sudah dilaksanakan denagn baik dan tidak ada kendala ?
e). Pendidikan anggota apakah sudah direncanakan dan sudah disusun dalam RAPB dan lain-lain?
> INTINYA EVALUASI DILAKUKAN DENGAN MEMBANDINGKAN : REALISASI >< SOM dan SOP ?
Memantau pelaksanaan Kebijakan O & M dengan cara :
1). Waskat
2). Monev
3). Pengawasan dini
4). Job desk
MENSOSIALISASIKAN KEBIJAKAN MANAJEMEN KJK
Melalui R Pengelola, R Kelompok, R Anggota, Pengumuman
MENYAMAKAN PERBEDAAN PERSEPSI
Pengelola KJK harus mengurangi Perbedaan Persepsi dengan :
- sosialisasi
- validasi
- verifikasi
- diseminasi
- bimbingan teknis
- pendampingan
- konvensi